BAB II TINJAUAN PUSTAKA. karena komunikasi merupakan pengaruh dan alat dalam aktifitas manusia.

Transkripsi

1 18 BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Uraian Teoritis Pengertian Komunikasi Komunikasi dibutuhkan seseorang untuk berhubungan dengan orang lain karena komunikasi merupakan pengaruh dan alat dalam aktifitas manusia. Komunikasi dapat menjadi saran-saran guna terciptanya ide bersama, memperkuat perasaan kebersamaan melalui tukar menukar pesan (informasi), menggambarkan emosi dan kebutuhan mulai dari yang paling sederhana sampai kompleks. Komunikasi merupakan suatu proses pertukaran informasi antar individu melalui suatu sistem yang biasa (lazim), baik dengan simbol-simbol, sinyal-sinyal maupun perilaku atau tindakan (Purwanto,3:2006). Wursanto (2005 : 55) menjelaskan perbedaan antara komunikasi dengan komunikasi organisasi, yaitu komunikasi adalah aktivitas yang berlaku dalam proses pertukaran pesan yang bermakna melalui seseorang atau sekumpulan orang dengan pihak lain yang menerima semua tindakan dan ujaran, sedangkan komunikasi organisasi merupakan komunikasi yang dilakukan oleh seseorang atau sekumpulan orang untuk memenuhi keperluan organisasi baik pada tingkat internal atau eksternal dan lingkungan yang kompleks. Menurut Widjaja (2000:1) Komunikasi pada umumnya diartikan sebagai hubungan atau kegiatan-kegiatan yang berkaitan dengan masalah hubungan atau dapat diartikan sebagai sarana tukar menukar pendapat atau sebgai kontak antara

2 19 manusia secara individu ataupun kelompok. Berdasarkan penjelasan tersebut, dapat disimpulkan bahwa komunikasi adalah proses kegiatan penyampaian warta berita, informasi yang mengandung maksud dari suatu pihak (seseorang atau tempat) kepada pihak lain sehingga apa yang dikomunikasikan dapat dimengerti Tujuan Komunikasi Tujuan komunikasi adalah sebagai saluran untuk melakukan dan menerima pengaruh mekanisme perubahan, alat untuk mendorong atau mempertinggi motivasi perantara dan sebagai sarana yang memungkinkan suatu organisasi mencapai tujuanya. Menurut Effendy (2006:27) ada empat tujuan komunikasi, yaitu: 1. Mengubah sikap (to change the attitude), yaitu sikap individu atau kelompok terhadap sesuatu menjadi berubah atas informasi yang mereka terima. 2. Mengubah pendapat atau opini ( to change opinion), yaitu pendapat individu atau kelompok terhadap sesuatu menjadi berubah atas informasi yang mereka terima. 3. Mengubah perilaku (to change the behavior), yaitu perilaku individu atau sekelompok terhadap sesuatu menjadi berubah atas informasi yang diterima. 4. Mengubah masyarakat (to change the society), yaitu tingkat social individu atau kelompok terhadap sesuatu menjadi berubah atas informasi yang mereka terima Proses Komunikasi Menurut Purwanto (2006:11), proses komunikasi mamiliki 6 tahapan yaitu:

3 20 1. Pengirim mempunyai suatu ide atau gagasan. Sebelum dilakukan proses penyampaian pesan, maka pengirim pesan harus menyiapkan idea tau gagasan apa yang ingin disampaikan. Ide dapat diperoleh dari berbagai sumber. 2. Pengirim mengubah ide manjadi suatu pesan. Dalam proses komunikasi, tidak semua ide dapat diterima atau dimengerti dengan sempurna. Agar ide tersebut sempurna, pengirim pesan harus memperhatikan beberapa hal, yaitu subjek (apa yang ingin disampaikan), maksud (tujuan), penerima pesan, gaya personal dan latar belakang budaya. 3. Pengirim menyampaikan pesan Pada saat pengirim menyampaikan pesan dapat menggunakan berbagai saluran yang ada kepada si penerima pesan. Ketika menyampaikan pesan dapat digunakan media komunikasi baik media tulis maupun lisan. 4. Penerima menerima pesan Komunikasi antar seseorang dengan dengan orang lain akan terjadi bila pengirim mengirimkan suatu pesan dan pengirim menerima pesan tersebut. 5. Penerima menafsirkan pesan Setelah penerima menerima suatu pesan, tahap berikutnya adalah bagaimana menafsirkan pesan. Suatu pesan yang disampaikan pengirim harus mudah dimengerti dan tersimpan dalam pikiran si penerima pesan.

4 21 Pesan dapat ditafsirkan secara benar bila penerima pesan telah memahami isi pesan sebagaimana yang dimaksudkan oleh pengirim Pesan. 6. Penerima memberi tanggapan dan mengirim umpan balik kepengirim. Setelah menerima pesan, penerima akan memberi tanggapan dengan cara mengirim sinyal atau umpan balik terhadap pengirim pesan. Sinyal yang diberikan beranekaragam, hal ini tergantung dari pasar yang diterima. Proses komunikasi diatas sebagai berikut: Tahap 1 Pengirim mempunyai ide/ gagasan Tahap 6 Penerima mengirim umpan balik Tahap 2 Pengirim mengubah ide Menjadi pesan SALURAN Dan MEDIA Tahap 5 Penerima menafsirkan pesan Tahap 3 Pengirim menyampaikan pesan Tahap 4 Penerimam menerima pesan Gambar : 2.1 Proses Komunikasi Sumber : Purwanto (2006:12)

5 Bentuk Komunikasi Menurut Wiludjeng (2007:168), bentuk komunikasi dapat dikelompokan sebagai berikut: 1. Berdasarakan Arah Komunikasi a. Komunikasi ke atas (Upward communication) Komunikasi ke atas adalah komunikasi yang disampaikan dari bawahan ke atasan. Media yang dipergunakan ialah laporan, keluhan, pendapat dan saran. b. Komunikasi ke Bawah ( Downward Communication) Komunikasi ke bawah adalah komunikasi yang disampaikan dari pimpinan ke bawahan. Media yang digunakan ialah memo, buku pedoman, perintah, teguran, dan pujian. c. Komunikasi Horizontal (Horizontal Communication) Komunikasi horizontal adalah komunikasi terhadap sesama anggota dalam kelompok kerja pada tingkatan yang sama dalam suatu organisasi. Komunikasi horizontal sangat diperlukan untuk mengadakan koordinasi dari bermacam-macam fungsi keorganisasian. d. Komunikasi Diagonal (Diagonal Communication) Komunikasi diagonal terjadi pada tingaktan organisasi yang berbeda, yaitu dapat berlangsung dari seorang pimpinan dengan karyawanya atau

6 23 pimpinan yang lebih rendah (bawahan) dengan pimpinan yang lebih tinggi yang hanya merupakan hubumgan kerja. 2. Berdasarkan Cara Penyampaiannya a. Komunikasi Verbal Komunikasi verbal ialah komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan pesan dalam bentuk kaya-kata baik lisan maupun tulisan. Komunikasi lisan ialah komunikasi melalui ucapan kata-kata atau kalimat meliputi apa yang dikatakan dan bagaimana mengatakanya yang bersifat tatap muka (face to face communication) atau tidak tatap muka. Komunikasi tertulis adalah komunikasi dengan mempergunakan rangkaian kata-kata atau kalimat, kode-kode (yang mengandung arti) tertulis yang dapat dimengerti pihak lain. b.komunikasi Non-Verbal Komunikasi non-verbal ialah komunikasi yang diekspresikan dalam bentuk bahasa isyarat atau symbol. Media yang dipergunakan ialah ekspresi, gerak isyarat, gerak dan posisi badan, yang disebut bahsa badan (language body) yang menyatakan sikap dan perasaan seseorang Unsur-Unsur Komunikasi Menurut Effendy ( 2006:10) komunikasi meliputi lima unsur sehingga dapat dilancarkan secara efektif, diantaranya: 1. Komunikator

7 24 Komunikator adalah seorang pencipta pesan sebagai suatu titik permulaan dan penginisiatif dalam proses kegiatan komunikasi. Untuk melaksanakan komunikasi yang efektif terdapat dua faktor yang penting dalam diri komunikator yang harus diperhatikan, yaitu daya tarik komunikator (source attractiveness) dan kredibilitas sumber atau kepercayaan akomunikan kepada komunikator. 2. Pesan Komunikasi Pesan komunikasi merupakan suatu informasi/ isi pernyataan dalam bentuk bahasa, kode, maupun lambang. Pesan komunikasi terdiri atas isi pesan dan lambang/symbol. Isi pesan adalah materi atau bahan yang dipilih oleh sumber (komunikator) umtuk menyampaikan maksudnya. Lambang pesan adalah symbol yang dipergunakan untuk menyampikan isi komunikasi, diantaranya bahasa, gambar, dan warna. 3. Media Komunikasi Media adalah alat atau sarana yang dipergunakan untuk menyampaikan pesan dari komunikator kepada komunnikan berupa surat, papan pengumuman, telepon, surat kabar, majalah, filim, fax, radio, dan sebagainya. Dalam berkomunikasi antar hubungan manusia di suatu organisasi, terdapat dua pembagian media yang dapat dipergunakan, yaitu media antar peribadi dan media antar kelompok. a. Media antar peribadi

8 25 Media yang dapat digunakan untuk hubungan perorangan (antar pribadi) ialah sebagaimana media komunikasi seperti telepon, surat kabar, majalah, filim, fax, radio, dan sebgainya. Akan tetap kurir (utusan) juga bisa dimasukan kedalam salah satu media antar peribadi. b. Media kelompok Media kelompok pada aktifitas komunikasi yang melibatakan hubungan audience lebih dari 15 orang maka media komunikasi yang di gunakan adalah media kelompok berupa rapat, breafing, seminar dan konferensi pers. 4. Komunikan Komunikan adalah orang yang dituju, pihak penjawab atau penerima berita dari komunikator dengan berbagai tujuan. 5. Efek Pemberi tanggapan atau dampak yang ditimbulkan oleh komunikasi dimana berasal dari komunikan Pengelolaan Komunikasi Menurut Purwanto (2006:46), ada dua hal dalam mengelola komunikasi : 1. Penanganan Pesan-Pesan rutin Volume pesan-pesan (tertulis) pada umumnya dalam organisasi besar lebih banyak daripada dalam organisasi bersekala kecil, tetapi semua organisasi memusatkan perhatianya pada bagaimana memaksimumkan

9 26 manfaat (benefit) dan kegiatan komunikasi dengan biaya (cost) tertentu. Untuk dapat memaksimumkan manfaat dan meminimkan biaya tersebut, seorang manajer perlu memperhatikan berbagai hal berikut: a. Mengurangi jumlah pesan Arus pesan dalam suatu organisasi yang disampaikan secara lisan maupu tulisan perlu dikelola denga baik. Dalam hal ini, seorang pimpinan organisasi perlu menentukan skala prioritas pesan. Untuk membuat suatu halam surat diperlukan waktu dan sumber-sumber (uang, bahan, waktu dan tenaga). Organisasi juga perlu menghitung berapa rata-rata biaya yang diperlukan untuk mencatat, mengetik, mengedit, dan mengirimkan surat serta berapa lama sebuah surat bisnis dapat diselesikan. Oleh karna itu, jika suatu pesan perlu diberikan secara tertulis, selembar surat tersebut hanya akan menambah beban informasi yang akan disampaikan., maka lebih baik pesan disampaikan dengan cara lain seperti lewat telepon atau tatap muka. b. Instruksi yang jelas Kesalahan yang menyebabkan macetnya komunikasi disebabkan ketidakjelasan instruksi. Dalam hal ini seorang pimpinan mempunyai tangung jawab khusus untuk membuat setiap orang dalam organisasi tahu apa yang harus dilakukan dan paham akan kebutuhan dan tujuan organisasi secara keseluruhan, sehingga ia dapat meghindari dirinya dari kesalahan member instruksi. c. Mendelegasikan wewenang

10 27 Tujuan organisasi secara keseluruhan dapat tercapai bila manajer mempunyai kepercayaan bahwa orang lain dapat menyelesaikan pekerjaan yang dibebankan kepada mereka. Hal ini penting karena seorang manajer harus mendelegasikan beberapa pekerjaan komunikasi kepada orang lain. Seorang manajer yang bersikeras untuk mengerjakan ulang setiap pesan denga gayanya sendiri tentu akan merepotkan semua pihak dalam suatu organisasi. d. Melatih tugas Suatu organisasi dianjurkan untuk menyelenggarakan pelatihan keterampilan berkomunikasi bagi orang-orang yang pekerjaan/tugasnya berhubungan erat dengan masalah komunikasi. Pelatihan ini mencakup paling tidak preferensi gaya organisasi dan falsafah-falsafah komunikasi. Komunikator juga perlu mengingatkan dan memperlancar kamampuan berbahasa dan keterampilan presentasenya, seghingga komunikasi bisa menjadi lebih baik dan lebih lancar Penanganan Krisis Komunikasi Mengelola arus pesan-pesan bisnis dari hari ke hari adalah suatu hal yang biasa. Tetapi tes keterampilan komunikasi yang sebenarnya adalah pada saat munculnya krisis komunikasi dalam suatu organisasi. Semakin besar tantangan atau resiko yang dihadapi, semakin tinggi tingat kemampuan atau keterampilan yang dibutuhkan. Terdapat dua tindakan dalam mengahdapi krisis komunikasi, yaitu

11 28 bersikap diam, tidak mengatakan sesuatu dam mengatakan yang terjadi dengan segera. Beberapa ahli hubungan masyarakat (public relation) menyarankan agar perusahaan menangkis rumor yang beredar dalam masyarakat dengan cara menjelaskan apa yang menjadi masalahnya secara terbuka tanpa ditutup-tutupi kepada public (mayarakat umum) dan para karyawanya. Pada saat yang sama perusahaan harus mencari sumber masalahnya dan berusaha mengendalikanya Efektivitas Kerja Efektivitas kerja merupakan suatu masalah yang kompleks. Ada banyak pengertian tentang efektivitas, akan tetapi ciri yang sama dari berbagai pengertian yang diberikan yaitu menyangkut keberhasilan suatu kegiatan yang dilakukan dalam suatu organisasi. Corrado (2004:135) mengatakan bahwa efektivitas kerja adalah fungsi dari peraturan-peraturan dan praktik-praktik yang digunakan perusahaan dengan konsisten. Bentuk-bentuk konsisten ini sebagai sumber kekuatan organisasi dan sebagai cara untuk memperbaiki kinerja dan efektivitas organisasi. Menurut (Gitosudarmo 2001:7) kata efektif memiliki konotasi atau berkaitan dengan banyaknya hasil yang dicapai sehingga efektif atau efektivitas dapat diartikan sebagai tingkat atau derajat pencapaian hasil yang diharapkan. Semakin besar hasil yang dapat diraihnya berarti semakin efektif. Efektif juga berarti tujuan yang telah ditetapkan dapat dicapai secara maksimal. Keberadaan komunikasi seharusnya dapat mendukung peningkatan efektivitas kerja pegawai di kantor. Artinya, dengan adanya sistem komunikasi yang

12 29 baik maka dapat memperlancar proses pengurusan pekerjaan-pekerjaan, menghemat tenaga dan waktu. dengan demikian terdapat pola hubungan positif, antara komunikasi dengan efisiensi. Semakin baik proses komunikasi maka semakin tinggi pula tingkat efisiensi di kantor. Kegiatan yang dilakukan secara efektif belum tentu efisien, karena mungkin saja hasil yang dicapai itu cukup besar akan tetapi korban yang ditimbulkan sangat banyak. Sebaliknya efisien belum tentu efektif, karena biaya yang dikelurkannya mungkin minimal akan tetapi hasil yang dicapainya juga sangat kecil. Pekerjaan dikatakan efisien dalam arti sesuai dengan indikator bahwa penyelesaian pekerjaan menjadi lebih cepat, akurat, murah, dan mudah. Siagian (2002:151) mengatakan bahwa efektiftas kerja adalah penyelesaian pekerjaan dinilai baik atau tidak sangat tergantung pada penyelesaian tugas tersebut, bagaimana cara melaksanakan dan berapa biaya yang dikeluarkan untuk itu. Pabundu (2006:16) berpendapat bahwa efektivitas kerja adalah suatu keadaan yang menunjukan tingkat keberhasilan kegiatan manajemen dalam mencapai tujuan manajemen yang efektif disertai dengan manajemen yang efisien. Agar dapat menjamin suatu keberhasilan usaha dalam meningkatkan efektivitas kerja karyawan dalam suatu organisasi, maka seorang pemimpin harus dapat menjalin komunikasi dengan baik terhadap bawahanya. Komunikasi yang baik akan mempengaruhi semangat kerja, disiplin, dan tanggung jawab dari para pegawai. Secara luas, komunikasi yang efektif akan manimbulkan lima hal yaitu, pengertian, kesenangan, pengaruh pada sikap, hubungan yang semakin baik dan

13 30 tindakan. Pengertian diartikan sebagai penerimaan yang cermat dari pesan-pesan yang disampaikan oleh komunikator. Kesenangan yang didapat ketika komunikasi dilakukan, bukan hanya menyajikan informasi, melainkan untuk menjalin hubungan yang lebih akrab dan menyenangkan. Pengaruh pada sikap merupakan bagaimana agar pesan yang disampaikan dapat mempengaruhi pendapat, sikap dan tingkah laku seseorang. Peningkatan kualitas sumber daya manusia tentunya sangat diperlukan guna mewujudkan hasil yang diharapkan oleh setiap organisasi. Setiap pegawai sudah sepatutnya diarahkan untuk lebih meningkatakan efektifitas kerja mereka melalui berbagai tahapan usaha secara maksimal. Sehingga dengan demikian pemanfaatan sumber daya manusia dalam hal ini pegawai akan lebih berpotensi dan lebih mendukung keberhasilan pencapaian tujuan organisasi. 2.2 Penelitian Terdahulu Tarigan (2006) melakukan penelitian yang berjudul Analisis Pengaruh Komunikasi Terhadap Kinerja Karyawan Pada PT.Twins Sukses Abadi Belawan. Penelitian ini dilakukan untuk mengetahui dan menganalisis pengaruh komunikasi terhadap kinerja karyawan, yang terbukti bahwa komunikasi berpengaruh positif dan signifikan serta dapat memprediksi, variabel dependen (kinerja karyawan) secara parsial melalui uji t dengan tingkat signifikan jauh dibawah 5% dan nilai t hitung > t tabel pada taraf signifikansi 5%. R square sebesar 0,318 menunjukan bahwa 31,8% kinerja karyawan (variabel dependen) dapat dijelaskan oleh komunikasi (variabel

14 31 independen), sedangkan sisanya 68,2% dijelaskan oleh variabel lain diluar variabel yang digunakan. 2.3 Kerangka Konseptual Efektivitas kerja adalah suatu pencapaian tugas yang menunjukan tingkat keberhasilan sesuai dengan tujuan atau sasaran yang telah ditetapkan sebelumnya (Purwanto, 43:2006). Menurut (Gitosudarmo, 2001:7) efektivitas dapat diartikan sebagai tingkat atau derajat pencapaian hasil yang diharapkan. Tingkat keberhasilan tersebut meliputi ketepatan waktu, pencapaian target yang maksimal, dan tanggung jawab para pegawai dalam menyelesaikan tugasnya. Ketepatan waktu adalah rentang waktu mulai masuknya data hingga proses pengerjaan sampai selesainya data sesuai dengan waktu yang telah disepakati bersama. Pencapaian target merupakan penyelesaikan pekerjaan sesuai harapan dengan pencapaian yang maksimal. Setiap pegawai diharapkan mampu untuk menyelesaikan pekerjaan dengan sebaik-baiknya sehingga target yang telah ditetapkan dapat tercapai. Tanggung jawab kerja adalah suatu sikap yang ditunjukan oleh pegawai dimana mereka harus betanggung jawab terhadap pekerjaan yang diberikan dengan bekerja sebaik-baiknya. Efektivitas kerja pegawai dapat berhasil disebabkan oleh komunikasi. Komunikasi merupakan suatu proses pertukaran informasi antar individu melalui suatu sistem yang biasa (lazim), baik dengan simbol-simbol, sinyal-sinyal maupun perilaku atau tindakan (Purwanto, 2006:3). Komunikasi yang baik akan terjadi

15 32 apabila terdapat tujuan komunikasi yang terarah, media komunikasi yang optimal, pengelolaan komunikasi yang lancar, serta adanya umpan balik (feedback). Tujuan komunikasi yang terarah maksudnya adanya pengertian yang sama ketika sipengirim pesan penyampaikan maksudnya kepada sipenerima pesan sehingga apa yang diharapkan dapat terlaksana dengan baik. Media merupakan alat atau sarana yang digunakan untuk mendukung kelancaran komunikasi. Agar komunikasi efektif maka perlu adanya pengelolaan komunikasi tujuanya adalah untuk menangani pesanpesan yang sifatnya rutin dan menangani masalah pada komunikasi sehingga pesan dapat diterima dengan baik. Umpan balik adalah respon yang diberikan ketika berkomunikasi sehingga dapat dilihat apakah sipenerima benar-benar paham dengan apa yang disampaikan. Pengaruh antara komunikasi dengan efektivitas kerja secara sederhana dapat dideskripsikan bahwa, semakin baik dan lancar komunikasi yang diterapkan maka semakin tinggi pula tingkat efektivitas kerja pegawai. Tanpa komunikasi yang baik segala rencana, aturan-aturan, keputusan ataupun konsep-konsep yang telah direncanakan secara matang tidak akan dapat ditangkap, dicerna, ataupun diproses oleh para bawahan. Dengan komunikasi yang baik akan memberikan jaminan yang lebih besar akan keberhasilan pelaksanaanya.

16 33 Berdasarkan teori teori yang dikemukakan, maka skematis kerangka konseptual dapat digambarkan sebagai berikut: Komunikasi (X) 1. Tujuan komunikasi 2. Media komunikasi 3. Pengelolaan komunikasi 4. Umpan balik (feedback) Efektivitas kerja (Y) 1. Ketepatan waktu 2. Target 3. Tanggung jawab Gambar 2.2 Kerangka Konseptual Sumber: Purwanto (2006), Gitosudarmo (2001) data diolah 2.4. Hipotesis Berdasarkan perumusan masalah yang telah dikemukakan, maka hipotesis dalam penelitian ini adalah Komunikasi berpengaruh positif dan signifikan terhadap efektifitas kerja Pegawai pada Pemda Kabupaten Asahan Bagian Kependudukan Dan Catatan Sipil.