Komunikasi Bisnis Kelompok 7 1

Transkripsi

1 1.1 Pengertian Komunikasi bisnis adalah komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis ynag mencakup berbagai macam bentuk komunikasi baik komunikasi verbal maupun non verbal. Berikut ini merupakan beberapa pengertian menurut para ahli : Purwanto, Djoko Jakarta : Erlangga. adalah kegiatan yang meliputi pengiriman dan penerimaan pesan-pesan di antara dua orang, kelompok kecil atau dalam satu lingkungan atau lebih dengan tujuan untuk mempengaruhi perilaku di dalam suatu organisasi. Floyd, James J dkk dan Profesionalisme. Bandung : Rosdakarya. adalah komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis yang mencakup berbagai macam jenis dan bentuk komunikasi untuk mencapai tujuan bisnis. Katz (1994:4) adalah adanya pertukaran ide, pesan, dan konsep yang berkaitan dengan pencapaian serangkaian tujuan komersil. Persing (1981:108) adalah proses penyampaian arti melalui lambang lambang yang meliputi keseluruhan unsur-unsur yang berhubungan dengan proses penyampaian dan Penerimaan pesan, baik itu dalam bentuk tulisan, lisan, maupun nonverbal yang dilakukan di dalam suatu organisasi yang membayar orang yang secara bersama-sama memproduksi dan memasarkan barang-barang dan jasa guna memperoleh keuntungan. Rosenbalt (1982:7) adalah pertukaran ide-ide opini, informasi, instruksi dan sejenisnya, yang dikemukakan baik secara personal ataupun nonpersonal melalui simbol atau tanda, untuk mencapai tujuan- tujuan perusahaan. 1.2 Bentuk Dasar Komunikasi Bentuk dasar komunikasi ada dua, yakni komunikasi nonverbal dan komunikasi verbal. Komunikasi Nonverbal Bentuk yang paling dasar dari komunikasi adalah komuniksi nonverbal. Komuniksi nonverbal adalah kumpulan isyarat, gerak tubuh, intonasi suara, sikap, dan sebagainya, Kelompok 7 1

2 yang memungkinkan seseorang untuk berkomunikasi tanpa kata-kata (Bovee dan Thill, 2003:4). Komunikasi nonverbal sering juga disebut bahasa isyarat atau bahasa diam (silent language). Ahli antropologi mengungkapkan bahwa sebelum kata-kata ditemukan, komunikasi terjadi melalui gerakan badan atau bahsa tubuh (body language). Sebagai contoh, membelalakkan mata atau mengepalkan tangan untuk menyatakan kemarahan, mengangguk untuk menyatakan persetujuan, saling menyentuh untuk menunjukkan perhatian, dan lain sebagainya. Komunikasi Verbal Komunikasi verbal merupakan suatu bentuk komunikasi di mana pesan disampaikan secara lisan atau tertulis menggunakan suatu bahasa. Bahasa didefinisikan sebagai seperangkat kata yang disusun secara terstruktur sehingga menjadi kalimat yang mengandung arti. Komunikasi verbal tidak hanya menyangkut komunikasi lisan atau oral communication (berbicara dan mendengar), tetapi juga komunikasi tertulis atau written communication (menulis dan membaca). Berdasarkan aktif atau pasifnya peserta komunikasi, bentuk komunikasi verbal dibedakan menjadi dua yaitu : 1. Berbicara dan menulis (speaking and writing) Dalam menyampaikan pesan, berbicara pada umumnya lebih disukai daripada menulis karena lebih nyaman dan praktis. Namun, tidak semua pesan bisa dengan tepat disampaikan secara lisan. Pesan yang kompleks dan sangat penting umumnya disampaikan menggunakan tulisan. Tulisan untuk tujuan bisnis bisa berupa surat dan laporan. 2. Mendengar dan membaca (listening and reading) Komunikasi yang efektif adalah komunikasi yang terjadi dua arah. Namun, orang-orang yang terlibat dalam dunia bisnis cenderung lebih suka memperoleh atau mendapatkan informasi daripada menyampaikannya. Unutk itu, keterampilan mendengar dan membaca sangat diperlukan. 1.3 Fungsi dan Bentuk Komunikasi Organisasi Di dalam buku Sutrisna Dewi diuraikan 5 (lima) tipe atau tingkatan komunikasi beserta fungsinya masing-masing, yaitu : Kelompok 7 2

3 1. Komunikasi dengan Diri Sendiri (Intrapersonal Communication) Komunikasi dengan diri sendiri adalah suatu proses komunikasi yang terjadi di dalam diri individu atau komunikasi dengan diri sendiri. Proses Komunikasi terjadi karena seseorang memberi arti terhadap sesuatu objek yang diamatinya atau terbaik dalam pikirannya sendiri. Komunikasi dengan diri sendiri berfungsi mengembangkan kreativitas imajinasi, memahami dan mengendalikan diri sendiri, serta meningkatkan kematangan berpikir sebelum mengambil keputusan. 2. Komunikasi Antarpribadi (Interpersonal Communication) Komunikasi antarpribadi adalah proses komunikasi yang berlangsung antara dua orang atau lebih. Komunikasi antara dua orang dalam situasi tatap muka disebut komunikasi diadik (Dyadic Communication). Fungsi komunikasi itu adalah untuk meningkatkan hubungan insane (human relations), menghindari dan mengatasi konflik-konflik pribadi, mengurangi ketidakpastian, serta berbagi pengetahuan dan pengalaman dengan orang lain. 3. Komunikasi Kelompok Kecil (Small Group Communication) Komunikasi kelompok adalah komunikasi yang berlangsung antara tiga orang atau lebih secara bertatap muka atau menggunakan sebuah alat untuk membantu interaksi antara satu dengan yang lain. 4. Komunikasi Massa (Mass Communication) Dalam komunikasi massa, pesan dikirim dari sumber lembaga kepada khalayak yang bersifat missal melalui alat-alat mekanis, seperti televise, radio, surat kabar atau film. Komunikasi massa berfungsi menyebarluaskan informasi, meratakan pendidikan, merangsang pertumbuhan ekonomi, dan menciptakan kegembiraan. 5. Komunikasi Publik (Public Communication) Komunikasi publik biasa disebut pidato, kolektif, retorika, public speaking, atau audiens communication. Komunikassi publik berfungsi menumbuhkan semangat kebersamaan (solidaritas), memengaruhi orang lain, memberi informasi, mendidik, dan menghibur. Kelompok 7 3

4 1.4 Proses Komunikasi Komunikasi antarmanusia hanya bisa terjadi bila didukung unsure-unsur komunikasi, dan komunikasi memerlukan proses. Pembahasan mengenai proses komunikasi akan dijelaskan melalui beberapa model komunikasi. Model Komunikasi Aristoteles Aristoteles dalam bukunya Rhetorica (Cangara, 2004:39) berpendapat bahwa setiap komunikasi terdiri atas 3 unsur penting, yaitu : 1. Pembicara 2. Apa yang dibicarakan 3. Penerima Model Komunikasi David K. Berlo Dalam model komunikasi David K. Berlo, unsure-unsur utama komunikasi terdiri atas SMCR, yakni : 1. Source (sumber atau pengirim) 2. Message (pesan atau informasi) 3. Channel (saluran dan media) 4. Receiver (penerima) Di samping itu, terdapat tiga unsur lain, yaitu Feedback (tanggapan balik), efek, dan lingkungan. Model Komunikasi Boove dan Thill Boove dan Thill dalam bukunya Business Communication Today mengemukakan proses komunikasi terdiri dari 5 tahap, yakni : 1. Pengirim memiliki ide/gagasan 2. Ide diubah menjadi pesan 3. Pemindahan pesan 4. Penerima menerima pesan 5. Penerima pesan bereaksi dan mengirimkan umpan balik 1.5 Komunikasi yang Efektif dalam Pekerjaan Berkomunikasi efektif berarti bahwa komunikator dan komunikan sama-sama memiliki pengertian yang sama tentang suatu pesan. Oleh karena itu, dalam bahasa asing Kelompok 7 4

5 orang menyebutnya the communication is in tune,yaitu kedua belah pihak yang berkomunikasi sama-sama mengerti apa pesan yang disampaikan. Syarat-syarat untuk berkomunikasi secara efektif adalah antara lain : 1. Menciptakan suasana yang menguntungkan. 2. Menggunakan bahasa yang mudah ditangkap dan dimengerti. 3. Pesan yang disampaikan dapat menggugah perhatian atau minat di pihak komunikan. 4. Pesan dapat menggugah kepentingan dipihak komunikan yang dapat menguntungkannya. 5. Pesan dapat menumbuhkan sesuatu penghargaan atau reward di pihak komunikan. Berbicara tentang minat di pihak komunikan, dapat dikemukakan bahwa minat akan timbul bilamana ada unsure-unsur sebagai berikut : a. Tersedianya suatu hal yang menarik minat. b. Terdapat kontras, yaitu perbedaan antara hal yang satu dengan lainnya, sehingga apa yang menonjol itu menumbuhkan perhatian. c. Terdapat harapan untuk mendapat keuntungan atau mungkin gangguan dari hal yang dimaksudkan. 1.6 Hambatan Komunikasi Komunikasi merupakan sesuatu hal yang sangat penting bagi manusia dalam melakukan interaksi dengan sesama. Kita pada suatu waktu merasakan komunikasi yang kita lakukan menjadi tidak efektif karena kesalahan dalam menafsirkan pesan yang kita diterima. Hal ini terjadi karena setiap manusia mempunyai keterbatasan dalam menelaah komunikasi yang disampaikan. Kesalahan dalam menafsirkan pesan bisa disebabkan karena tiga hal yaitu: 1. Hambatan Fisik a. Sinyal nonverbal yang tidak konsisten. b. Gangguan. Noises. c. Gangguan fisik (gagap, tuli, buta). d. Teknik bertanya yang buruk. e. Teknik menjawab yang buruk. f. Kurang menguasai materi. g. Kurang persiapan. Kelompok 7 5

6 2. Hambatan Psikologis : a. Mendengar. b. Mengabaikan informasi yang bertentangan dengan apa yang kita ketahui. c. Menilai sumber. d. Pengaruh emosi. e. Kecurigaan. f. Tidak jujur. g. Tertutup. h. Destruktif. i. Kurang dewasa. j. Kurang respek. k. Kebiasaan menjadi pembicara dan pendengar yang buruk. 3. Semantik : a. Persepsi yang berbeda. b. Kata yang berarti lain bagi orang yang berbeda. c. Terjemahan yang salah. 1.7 Cara Mengatasi Hambatan dan Memperbaiki Komunikasi Cara mengatasi Hambatan dan Memperbaiki komunikasi agar menjadi lebih efektif (Beeve dan Thill, 2003;22) adalah : 1. Memelihara ikliim komunikasi terbuka Iklim komunikasi merupakan campuran dari nilai, tradisi dan kebiasaan. Komunikasi terbuka akan mendorong keterusterangan dan kejujuran serta mempermudah umpan balik. 2. Bertekad memegang teguh etika berkomunikasi 3. Memahami kesulitan komunikasi antarbudaya Majunya perkembangan teknologi dan informasi telah menyebabkan terjadinya interaksi antarbudaya baik dalam lingkup regional, nasional, maupun internasional. 4. Menggunakan pendekatan berkomunikasi yang berpusat pada penerima Menggunakan pendekatan yang berpusat pada penerima berarti tetap mengingat penerima ketika sedang berkomunikasi. Kelompok 7 6

7 5. Menggunakan teknologi secara bijaksana dan bertanggungjawab untuk memperoleh dan membagi informasi. Teknologi dapat dipergunakan untuk menyusun, merevisi dan mendistribusikan pesan. Penggunaan teknologi yang bertanggung jawab dan bijaksana akan mendorong terciptanya komunikasi yang efektif. 6. Menciptakan dan memproses pesan secara efektif dan efisien. Hal itu dapat dilakukan dengan cara : a. Memahami penerima pesan b. Menyesuaikan pesan dengan penerima c. Mengurangi jumlah pesan d. Memilih saluran atau media yang tepa e. Meningkatkan keterampilan berkomunikasi 1.8 Etika dalam Berkomunikasi Dalam setiap pembicaraan yang kita lakukan kepada lawan bicara kita, kita harus memperhatikan beberapa hal atau etika berkomunikasi untuk menjaga perasaan, kepercayaan dan harga diri seseorang terutama pada dunia bisnis atau kerja, yaitu antara lain: 1. Berbicara dengan suara yang jelas, dalam arti suara tidak kecil maupun tidak terlalu kencang. 2. Tidak berbicara terlalu cepat maupun terlalu lambat. 3. Saat berbicara dengan lawan bicara maupun saat mendengarkan lawan bicara, mata kita harus saling melihat, sehingga tidak terkesan malu ataupun tidak mendengarkan lawan bicara. 4. Berbicara seperlunya, tidak panjang lebar tanpa arti yang jelas ataupun berputar-putar (berbelit-belit). 5. Memberikan kesempatan kepada lawan bicara untuk berbicara, sehingga tidak terkesan mendominasi berbicara. 6. Jangan menyela atau memutus pembicaraan lawan bicara apabila lawan bicara kita belum selesai berbicara, karena itu akan membuat lawan bicara kita tiak senang dan tidak dihargai. 7. Dalam berkomunikasi diharapkan menjaga emosi kita, yaitu jangan sampai terbawa emosi sehingga marah-marah kepada lawan bicara. Kelompok 7 7

8 8. Tidak tertawa secara berlebihan dan terus menerus. 9. Sebaiknya tidak menguap saat lawan bicara sedang berbicara, karena lawan bicara akan merasa kita bosan dengan pembicaraannya. 10. Tidak mengerjakan sesuatu saat lawan bicara sedang berbicara (misalnya sambil menulis, mengetik, dan lain sebagainya). 11. Menghargai pendapat, masukan atau kritik dari lawan bicara. Artinya tidak langsung membantah Kelompok 7 8

9 Referensi Dewi, Sutrisna Yogyakarta : Penerbit Andi. Purwanto, Djoko Jakarta : Erlangga. diakses pada tanggal 23 September diakses pada tanggal 22 september diakses pada tanggal 22 september 2013 Kelompok 7 9