BAB I PENDAHULUAN. publik dalam upaya menciptakan opini publik yang menguntungkan lembaga atau

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah Pada era globalisasi saat ini, keberadaan persaingan yang sangat ketat semakin dirasakan dalam dunia usaha yang selalu berkembang. Dengan perkembangan tersebut diharapkan organisasi mampu bersaing dengan kemajuan zaman. Hal inilah yang menuntut perusahaan untuk terus berusaha mencari upaya terbaik agar memiliki kemampuan bersaing yang tinggi dari perusahaan lain yang bergerak di bidang yang sama. Persaingan tersebut, tentunya perlu dilakukan pendekatan strategi lain yaitu sudah mulai harus mengedepankan aspek citra dan reputasi melalui upaya kegiatan Public Relations. Public Relations merupakan usaha menciptakan hubungan yang harmonis antara suatu organisasi dengan publicnya baik intern maupun ekstern, dalam rangka menanamkan pengertian, menumbuhkan motivasi dan partisipasi publik dalam upaya menciptakan opini publik yang menguntungkan lembaga atau organisasi. Menurut Cutlip dan Center mengatakan bahwa fungsi Public Relations sebagai manajemen yang menilai sikap publik, mengidentifikasikan kebijaksanaan dan tata cara seseorang atau organisasi demi kepentingan publik, serta merencanakan dan melakukan suatu program kegiatan untuk meraih pengertian dan dukungan publik. 1 1 Onong Uchjana Effendy, 1993, Human Relations dan Public Relations,, Penerbit Mandar Maju, Bandung, Hal

2 2 Definisi lain mengkonsepsikan PR lebih dari sekedar kegiatan komunikasi. PR adalah sebuah fungsi manajemen yang berkaitan dengan usaha untuk membangun hubungan yang saling menguntungkan (mutual beneficial relationship) antara organisasi dengan publiknya, seperti yang dikatakan oleh Frank Jefkins juga mengatakan bahwa Public Relations adalah semua bentuk komunikasi yang terencana, baik itu ke dalam maupun ke luar, antara suatu organisasi dengan semua khalayaknya dalam mencapai tujuan-tujuan spesifik yang berlandaskan pada saling pengertian. 2 Terkait dengan tugas public relations sebagai fasilitator yang membantu pihak manajemen diharapkan mampu menjembatani komuniasi antara pimpinan dan karyawan. Salah satunya diadakan program employee relations yang diharapkan akan menimbulkan hasil yang positif yakni karyawan merasa dihargai dan diperhatikan oleh pimpinan perusahaan. Sehingga dapat menciptakan rasa memiliki sense of belonging, motivasi, kreativitas dan ingin mencapai prestasi kerja semaksimal mungkin. Senada hal diatas, kegiatan internal relations yang dilakukan oleh public relations disebut employee relations dapat diaplikasikan sebagai mediator antara perusahaan dengan publiknya dalam konteks menumbuhkan pengertian guna mencapai persamaan makna. Kefektifan kesamaan makna dari komunikasi dapat diketahui melalui ada atau tidaknya perubahaan yang ditimbulkan pesan komunikator ke dalam diri komunikannya dalam menjalankan suatu program. Efek yang dimaksud yakni meliputi perubahan pengetahuan (efek kognitif), 2 Frank Jefkins & Yadin, 2003, Public Relations, Penerbit Erlangga, Jakarta,Edisi ke-5, hal. : 10

3 3 perubahan sikap (efek afektif), perubahan perilaku (efek behavioral) sebelum dan sesudah komunikan menerima pesan. Tanggapan yang diberikan oleh penerima atas perubahaan tersebut dapat dikatakan sebagai umpan balik. Umpan balik disini adalah unsur yang sangat penting. Adanya umpan balik memberikan kita petunjuk mengenai isi pesan yang telah disampaikan sudah efektif atau tidak. Dalam konteks pelaksanaan suatu program, umpan balik ini dapat berguna untuk mencari solusi, membangun rasa persatuan, tujuan dan target pribadi dan perusahaan. Khusus untuk khalayak internal yakni karyawan, kegiatan komunikasi ini juga memberi manfaat untuk memperat hubungan komunikasi kebawah (downward communication), komunikasi keatas (upward communication), komunikasi ke sesama (horizontal communication). Pada hakekatnya Public Relations ini merupakan metode komunikasi yang meliputi berbagai teknik komunikasi. Salah satu bentuk hubungan publik internal dalam public relations yang mengatur hubungan antara perusahaan dan para karyawannya adalah employee relations. Employee relations merupakan suatu kekuatan yang hidup dan dinamis yang dibina dan diabadikan dalam bentuk hubungan baik dengan semua pekerja, baik atasan maupun bawahan yang dilakukan secara intensif dapat menumbuhkan motivasi, semangat kerja karyawan dan sarana dalam upaya menjelaskan keinginan atau sumbang saran, informasi atau kegiatan antar karyawan atau perusahaan dan pimpinan. Terbentuknya Public Relations biasanya berawal dari hal yang sederhana dan tidak sengaja. Pembentukan PR tidak selalu berasal dari sesuatu yang baik, tapi ada juga dari keadaan darurat misalnya adanya penarikan produk, kecelakaan,

4 4 pemecatan banyak karyawan bahkan korupsi yang menarik perhatian khalayak publik. Karena hal tersebut, PR banyak bermunculan di berbagai organisasi atau perusahaan, bahkan ada yang menyewa PR dari luar perusahaan. Senada hal diatas, dalam prakteknya ada juga perusahaan besar yang belum tentu mempunyai departement khusus dibagian Public Relations, tapi peran dan fungsi PR tersebut dikerjakan oleh GA dan HR Department dalam membina employee relations sebagai fasilitator yang membantu pihak manajemen dalam rangka untuk mendengar apa yang diinginkan, diharapkan perusahaan dengan publik sasarannya baik internal maupun eksternal melalui penyampaian dua arah timbal balik Dalam pelaksanaan program employee relations mencakup aktivitas pemberitaan internal, program pelatihan dan pengembangan, program bantuan karyawan dan program sumber daya manusia. Kegiatan tersebut memiliki kekuatan mengelola sumber daya manusia demi pencapaian tujuan perusahaan, kemudian pada akhirnya hal tersebut bermuara pada peningkatan produktivitas perusahaan, baik secara kualitas maupun kuantitas. Terkait hal di atas, peneliti tertarik mengkaji lebih dalam mengenai salah satu program penilaian prestasi kerja yang diadakan internal perusahaan yang berada di PT. Toyota Tsusho Indonesia sebagai perusahaan trading export import. Berkaitan dengan tempat penelitian, pelaksanaan MBO ini tidak di lakukan oleh departement khusus Public Relations melainkan fungsi PR tersebut dijalankan oleh Human Resoruces & General Affairs Department sebagai mediator antar karyawannya. Program internal tersebut melibatkan interaksi antara atasan dan

5 5 bawahan dalam menerapkan sasaran mengenai penilaian prestasi kerja yakni Management By Objective. PT. Toyota Tsusho Indonesia dalam hal ini menggunakan manajemen by obejctive sebagai hasil penilaian prestasi kerja untuk mengevaluasi dan menghargai kinerja organisasi yang cerminkan kinerja karyawan. PT. Toyota Tsusho Indonesia merupakan perusahaan investasi negara jepang, afiliasi dari Toyota Tsusho Corporation, salah satu perusahaan trading terbesar di Jepang. Toyota Tsusho memiliki kehadiran di seluruh dunia melalui divisi operasi, termasuk lebih dari 100 kantor, dan 500 anak perusahaan dan afiliasi di seluruh dunia. Toyota Tsusho bisnis mencakup industrial, komersial dan sektor konsumen yang menyalurkan komoditas seperti komponen Otomotif, kimia, plastik, makanan, eletronik, tekstil, minyak & gas, metal, dan lainnya. PT. Toyota Tsusho Indonesia memiliki nilai tinggi dengan misi nya dalam mempromosikan perdagangan global dengan mensuplai produk dan jasa berkualiatas dikirim tepat waktu dengan proses kompettif internasional yang selalu memiliki target selalu menyediakan dukungan dan peningkatan berkelanjutan yang terkemuka bagi pelanggan. Selain itu, PT. Toyota Tsusho Indonesia sebagai studi kasusnya penulis merupakan bagian dari group perusahaan Toyota yang menjadi salah satu perusahaan keluarga terbesar yang masih mempercayai kepimpinan keluarga dari pendiri perusahaan untuk mempengaruhi arah maju- mundurnya perusahaan

6 6 sampai sekarang dan telah melanggengkan warisan tersebut sejak abad ke-19 3, selain itu PT. Toyota Tsusho Indonesia mempunyai philosofi Toyota Tsusho Way dari Group Toyota Tsusho dan mempunyai Management by Objective sebagai hasil penilaian prestasi kerja untuk kalangan tersendiri yang berbeda dari perusahaan lain yang bergerak dibidang yang sejenis. Group Way bagi Toyota Tsusho itu adalah perusahaan global dan hampir ada di seluruh dunia, karena banyaknya anak perusahaan didunia dengan latar belakang yang berbeda dan juga budaya dan berbeda, kita memerlukan Way tersendiri yang mengacu kesuatu sistem makna bersama yang dianut oleh anggota karyawan yang membedakan organisasi itu dari organisasi yang lain. Sejalan dengan diatas, Nilai budaya dalam Toyota Tsusho Way merupakan nilai- nilai universal yang perlu ditanamkan dan dihayati untuk dapat mencapai kinerja maksimal. Bahkan, banyak nilai- nilai budaya dalam Toyota Tsusho Way sebenarnya ada dalam nilai- nilai budaya Indonesia, seperti respek pada manusia yang kita kenal dalam bahasa Jawa nguwongke wong atau semangat kerjasama kelompok yang memang sudah lama ada dalam budaya Indonesia seperti kita kenal sebagai budaya gotong royong. Adanya Toyota Tsusho Way bagi PT. Toyota Tsusho Indonesia merupakan pedoman yang dapat membantu perusahaan dalam menentukan arah perkembangan perusahaan dimasa mendatang. Hal tersebut untuk membentuk cara berpikir dan cara pandang yang sama kepada perusahaan. Dengan membentuk budaya yang pas antar internal karyawan maka perusahaan akan lebih mudah bersaing dan meraih keberhasilan. 3 David Magee, 2008, How TOYOTA Became, Penerbit PT. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta Cetakan-1, Hal 3.

7 7 Terkait hal diatas, penilaian prestasi kerja ini dapat dilihat untuk mengevaluasi dan menghargai kinerja organisasi yang cerminkan kinerja karyawan. Menurut Peter Drucker mengatakan, Manajemen By objective adalah suatu sistem manajemen komprenship yang berbasiskan tolok ukur tertentu dan partisipasif peserta untuk mencapai tujuan bersama dan objective. 4 Program Management By Objective ini memberikan tantangan bagi karyawan untuk fokus, terarah dalam pengembangan strategi dalam memonitor kemajuan kinerja. Program MBO yang telah di jalankan PT. Toyota Tsusho Indonesia telah mendapatkan kesepakatan antara karyawan dan atasan, agar mereka melaksanakan dan memiliki komitmen yang sama antara lain memiliki tujuan yang ingin di capai oleh setiap bawahan, membuat perencanaan yang akan dilakukan setiap divisi untuk mendukung tujuan bersama, mempunyai standar pengukuran keberhasilan pencapaian tujuan, prosedur untuk mengevaluasi keberhasilan pencapaian tujuan. Berkaitan dengan ini, program MBO telah menjadi kewajiban rutin setiap tahun Inti dari kegiatan. Program MBO ini antara lain : Pertama, melibatkan atasan dan manajer antara lain untuk masing- masing menetapkan tujuan (goal setting) yang konkret dan realistis serta memberikan target yang spesifik dan jangka waktu tertentu serta memerlukan tanggung jawab untuk bekerja sama untuk mencapai tujuan organisasi, Kedua; mengembangkan rencana pelaksanaan (develop action plan) yakni sebuah rencana pelaksanaan yang menjelaskan arah tindakan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan yang ditentukan. Rencana 4 Rosady Ruslan, 2007, Manajemen Publik Relation & Media Komunikasi, Penerbit PT.RajaGrafindo, Jakarta, 2007, Hal. 101

8 8 pelaksanaan disusun untuk individu sekaligus department masing- masing. Ketiga; meninjau kemajuan yang dicapai (review progress) untuk mengembangkan rencana pelaksanaaan, kemajuan secara periodik merupakan hal penting untuk menjamin rencana pelaksanaan dijalankan dengan baik. Pemeriksaaan periodik ini membuat manajer dan karyawan untuk saling memperhatikan apakah mereka berada dalam tindakan yang diperlukan. Keempat; memberikan penghargaan atas kinerja keseluruhan (appraise overall performance) yakni secara cermat mengevaluasi apakah tujuan tahunan telah dicapai baik oleh individu maupun department. Keberhasilan ataupun kegagalan individu dalam mencapai tujuan dapat menjadi bagian dari sistem penilaian kinerja dan arah dari kenaikan penghasilan dan penghargaan lainnya. Penghargaan tersebut juga mempengaruhi kinerja department dan perusahaan secara keseluruhan dalam menentukan tujuan untuk tahun selanjutnya. MBO sebagai sistem yang strategis merupakan siklus yang dimulai dengan penentuan tujuan umum dan tujuan khusus perusahaan yang akhirnya kembali kepada tujuan semula dari perusahaan itu sendiri. Berikut adalah contoh MBO dari Staff GA & HR Departement. Tahapan yang di butuhkan dalam pelaksanaan MBO sebagai berikut : 1. Penyusunan tujuan perusahaan : menetapkan rencana perusahaan secara menyeluruh untuk meningkatkan pertumbuhan penjualan % dan menargetkan kepuasan pelanggan, memberikan yang terbaik untuk pelanggan.

9 9 2. Penyusunan tujuan department GA & HR Departement : Memberikan Traning Leadership Program kepada Manager & Supervisor. 3. Diskusi tujuan Staff dalam department GA & HR Department : memonitor untuk biaya pengeluaran sebesar 5%, mengoptimalkan jam kerja supaya bisa menekan jam lembur setiap harinya, Mengikuti kursus bahasa jepang Level 3 supaya dipergunakan percakapan sehari- hari, mempelajari dokument Expat. 4. Melakukan peninjauan prestasi periode May & June dalam hal ini penyelia membandingkan antara prestasi kerja yang sesungguhnya dicapai karyawan dengan hasil yang diharapkan 5. Penyelia melakukan evaluasi dengan mengadakan pertemuan peninjauan prestasi kerja secara berkala antara atasan dan bawahan untuk memberikan penghargaaan atas kinerja yang telah di capai berupa penyesuaian gaji bahkan promosi pegawai. Terkait hal diatas, peran dan fungsi PR yang menjembatani hubungan internal karyawan dikerjakan oleh GA & HR Department untuk memotivasi dalam menerapkan penilaian kinerja melalui Manajemen By Objective dan PT. Toyota Tsusho Indonesia menggunakan sistem ini untuk menjadi pedoman dalam meninjau performansi kerja karyawan dan untuk mengetahui seberapa dekat karyawan kepada pencapaian sasaran kerjanya.

10 Perumusan Masalah Berdasarkan latar belakang masalah diatas, maka perumusan masalah dalam fokus penelitian yang dibahas adalah : Sejauhmana efektifitas komunikasi program management by objective untuk meningkatkan motivasi kerja karyawan PT. Toyota Tsusho Indonesia? 1.3. Tujuan dan Kegunaan Penelitian Tujuan Penelitian Berdasarkan perumusan masalah diatas, maka tujuan yang hendak dicapai dari penelitian ini adalah untuk mengetahui adanya efektif atau tidak efektif komunikasi program management by objective untuk meningkatkan motivasi kinerja karyawan PT. Toyota Tsusho Indonesia Kegunaan Penelitian Kegunaan Akademis Kegunaan akademis dari penelitian ini adalah untuk menunjang dan memfasilitasi perkembangan ilmu kehumasan khususnya praktisi dibidang Public Relations yang ingin mengetahui secara lebih jelas dan mendalam tentang efektif atau tidak efektifnya komunikasi program Management By Objective meningkatkan motivasi kerja bagi karyawan di PT. Toyota Tsusho Indonesia.

11 Kegunaan Praktis a) Bagi peneliti diharapkan dapat menambah wawasan dan pengetahuan peneliti tentang pentingnya efektifitas komunikasi dalam menjalankan Program Management by Objective untuk meningkatkan motivasi kerja di PT. Toyota Tsusho Indonesia. b) Bagi peneliti berharap penelitian ini dapat menjadi bagian dari pedoman bagi penelitian di bidang Public Relations sebagai pendukung dalam fungsi manajemen perusahaan c) Bagi pengambil kebijakan dapat memberikan kontribusi yang lebih besar dalam pengembangan program hasil penilaian objective terhadap sasaran dan rencana kinerja yang konsisten dengan tingkat pekerjaan dan sasaran organisasi. d) Bagi karyawan PT. Toyota Tsusho Indonesia dapat dijadikan sebagai kontribusi untuk dapat memotivasi karyawan agar memiliki prestasi kerja yang maksimal dalam menjalankan program Management by Objective.