BAB II URAIAN TEORITIS. oleh komunikasi sebesar 22,22% dan 77,8% dipengaruhi oleh faktor-faktor lain

Transkripsi

1 BAB II URAIAN TEORITIS A. Penelitian terdahulu 1. Rebecca (2005), skripsi: Pengaruh sistem komunikasi terhadap efisiensi pada karyawan PT.Swadharma Sarana Informatika Medan. Dengan hasil penelitian sebagai berikut: Sistem komunikasi berpengaruh positif dan signifikan terhadap efisiensi karyawan sebesar 22,22%. Artinya bahwa efisiensi kerja dipengaruhi oleh komunikasi sebesar 22,22% dan 77,8% dipengaruhi oleh faktor-faktor lain 2. Tarigan (2006), skripsi: Analisis pengaruh komunikasi terhadap kinerja karyawan pada PT. Twins Sukses Abadi Belawan. Dengan hasil penelitian sebagai berikut: Angka R square sebesar 0,318 menunjukkan bahwa 31,8% kinerja karyawan (variabel dependen) dapat dijelaskan oleh komunikasi (variabel independent) sedangkan sisanya 68,2% dijelaskan oleh variabel lain di luar variabel yang digunakan. B. Teori Komunikasi Manusia adalah mahluk sosial yang dalam kehidupannya saling membutuhkan satu sama lain. Agar dapat saling berinteraksi maka diperlukan suatu media yang bisa membantu terjadinya interaksi tersebut yaitu komunikasi. Muhammad (2004: 4) mendefinisikan komunikasi adalah pertukaran pesan verbal maupun nonverbal antara si pengirim dengan si penerima pesan untuk mengubah tingkah laku. Sedangkan menurut kamus, defenisi komunikasi dapat meliputi ungkapan-ungkapan seperti berbagai informasi atau pengetahuan, 18

2 19 memberi gagasan atau bertukar pikiran, informasi atau yang sejenisnya dengan tulisan atau ucapan. Komunikasi selain terjadi diantara manusia juga dapat terjadi diantara manusia dengan mesin (khususnya komputer) atau sebaliknya. Komunikasi dapat dibedakan dalam dua klasifikasi, yaitu berkomunikasi kelompok dan komunikasi massa. Komunikasi kelompok meliputi kelompok besar dan kelompok kecil, yang didalamnya setiap orang tetap pada identitas mereka masing-masing, seperti didalam ruang kelas, kantor atau klub olah raga. Komunikasi massa disampaikan kepada kelompok orang yang sangat besar melalui media massa. Komunikasi dapat dilakukan secara verbal, yaitu dengan kata-kata, sedangkan secara non verbal berarti tanpa kata-kata. Kegiatan komunikasi tersebut secara sederhana tidak hanya menyampaikan informasi, tetapi juga mengandung unsur persuasi, yakni agar orang lain bersedia menerima pemahaman dan pengaruh, mau melakukan suatu perintah, bujukan dan sebagainya. Himstreet dan Betty mengemukakan dalam Komunikasi Bisnis seperti yang dikutip oleh Purwanto (2002: 3) bahwa Komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi antar individu melalui suatu sistem yang biasa (lazim) baik dengan simbol-simbol, sinyal maupun prilaku dan tindakan. Dalam suatu perusahaan pelaksanaan kegiatan komunikasi dapat dibedakan menjadi dua yaitu komunikasi interna dan komunikasi eksternal. Beberapa pengetian komunikasi internal yang dikemukakan oleh beberapa ahli yaitu: Seperti dikutip oleh Effendy (2004: 122), Brennan mengatakan bahwa

3 20 Komunikasi internal adalah pertukaran gagasan di antara para administrator dan karyawan dalam suatu perusahaan atau jawatan yang menyebabkan terwujudnya perusahaan atau jawatan tersebut lengkap dengan strukturnya yang khas (organisai) dan pertukaran gagasan secara horizontal dan vertical di dalam perusahaan atau jawatan yang menyebabkan pekerjaan berlangsung (operasi dan manajemen). Lebih lanjut Zelko dan Dance seperti yan dikemukakan oleh Muhammad (2004: 66), Komunikasi internal adalah komunikasi dalam organisasi itu sendiri seperti komunikasi dari bawahan kepada atasan, komunikasi dari atasan kepada bawahan, komunikasi sesama karyawan yang sama tingkatnya. Berdasarkan kedua definisi di atas dapat disimpulkan bahwa komunikasi internal adalah kegiatan penyampaian informasi dan pertukaran gagasan didalam perusahaan, yang melibatkan atasan dan seluruh karyawan. Komunikasi ini hanya terjadi di dalam lingkungan perusahaan itu sendiri dan merupakan proses dua arah. C. Komunikasi Internal Pesan yang hendak disampaikan oleh komunikator kepada komunikan harus melalui satu proses agar pesan tersebut diterima dengan baik. Muhammad (2004: 68), mendefinisikan Proses komunikasi internal adalah satu sistem terbuka yang dinamis yang menciptakan dan saling menukar pesan di antara anggotanya sehingga menciptakan dan menukar informasi ini berjalan terusmenerus dan tidak ada henti-hentinya.

4 21 Pada hakekatnya proses komunikasi internal merupakan penyampaian pendapat, pikiran, atau perasaan oleh seseorang kepada orang lain. Dalam organisasi pandapat ataupun informasi ini ditujukan kepada atasan bisa juga dari atasan kepada bawahan dan berupa perintah. Komunikasi dapat berhasil apabila penyampaian pikiran, pendapat, atau perasaan tersebut dilakukan dengan satu emosi perasaan yang terkendali dan dikatakan gagal jika pada saat penyampaian dilakukan dengan emosi perasaan yang tidak terkendali. Proses komunikasi dapat dibagi menjadi dua tahap yaitu: a. Proses komunikasi secara primer Effendy (2004: 11), menyatakan bahwa proses komunikasi secara primer adalah Proses penyampaian pikiran atau perasaan seseorang kepada orang lain dengan menggunakan lambang (symbol) sebagai media. Lambang yang dipergunakan dalam komunikasi secara primer berupa isyarat, bahasa, warna, gambar dan lain sebagainya yang secara langsung dapat dimengerti oleh komunikan mengenai pikiran atau perasaan dari seorag komunikator. b. Proses komunikasi secara sekunder Proses komunikasi secara sekunder adalah suatu cara penyampaian informasi kepada orang lain dengan menggunakan alat bantu sebagai media. Selanjutnya Effendy (2004: 16) mengartikan proses komunikasi secara sekunder adalah proses penyampaian pesan oleh seseorang kepada orang lain sengan menggunakan alat atau sarana sebagai media kedua setelah memakai lambing sebagai media pertama. Seorang komunikator menggunakan media kedua dalam melancarkan komunikasinya karena komunikan sebagai sasarannya berada di

5 22 tempat yang relatif jauh atau jumlahnya banyak. Surat, telepon, teleks, surat kabar, majalah, radio, televise, dan banyak lagi adalah media kedua yang sering digunakan dalam komunikasi. Agar proses komunikasi dapat berjalan dengan lancar maka diperlukan beberapa unsur-unsur. Adapun unsur-unsur yang dimaksud yaitu: a. Sender Sender adalah komunikator (orang) yang menyampaikan pesan kepada seseorang atau sejumlah orang. b. Encoding Encoding adalah penyandian yaitu proses pengalihan pikiran ke dalam bentuk lambang. c. Message Message adalah pesan yang merupakan seperangkat lambang bermakna yang disampaikan oleh komunikator. d. Media Media adalah saluran komunikasi tempat berlalunya pesan dari komunikator kepada komunikan. e. Decoding Decoding adalah satu proses di mana komunikan mengartikan makna pada lambang yang disampaikan oleh komunkator. f. Receiver Receiver adalah komunikan yang menerima pasan dari komunikator

6 23 g. Response Response adalah tanggapan, seperangkat reaksi pada komunikan setelah meneria satu pesan h. Feedback Feedback adalah umpan balik, yakni tanggapan dari komunikan yang ditujukan kepada komunikator i. Noise Noise adalah gangguan tidak terencana yang terjadi dalam proses komunikasi sebagai akaibat dari diterimanya pesan lain oleh komunikan yang berbeda dengan pesan yang disampaikan oleh komunikator kepadanya. Secara sistematis maka gambaran proses komunikasi adalah sebagai berikut: Sender Encoding Message Decoding Receiver Media Noise Feedback Response Gambar 2.1 : Proses komunikasi Sumber : Effendy Onong Uchjana (2004 : 18) D. Jaringan Komunikasi Internal Jaringan komunikasi internal adalah pertukaran pesan dan informasi dalam suatu organisasi yang dilakukan oleh sejumlah orang dan menduduki posisi atau peranan tertentu. Pertukaran pesan tersebut berlangsung melalui suatu jalan tertentu pula. Karena jaringan komunikasi internal berkaitan dengan pola saluran

7 24 komunikasi di antara anggota kelompok dan berbagai posisi dalam struktur organisasi. Peranan individu dalam sistem komunikasi ditentukan oleh pola hubungan interaksi antara individu dengan arus informasi dalam jaringan komunikasi. Banyak faktor yang mempengaruhi hakikat dan luasnya jaringan komunikasi beberapa di antaranya adalah hubungan dalam organisasi, arah arus pesan, dan isi pesan. Secara umum jaringan komunikasi dapat dibedakan atas dua bagian yaitu formal dan informal. 1. Formal Jaringan komunikasi formal adalah aliran komunikasi internal yang memiliki struktur dan telah direncanakan sehingga tidak dapat lagi dihindari oleh organisasi. Komunikasi formal ini mencakup susunan tingkah laku organisasi, pembagian departemen ataupun tanggung jawab tertentu, posisi jabatan, dan distribusi pekerjaan yang ditetapkan bagi anggota organisasi yang berbeda-beda. Berdasarkan aliran pesan yang disampaikan maka jaringan komunikasi formal dapat dibagi menjadi empat bentuk yaitu: a. Komunikasi dari atas ke bawah (downward communication) Komunikasi dari atas ke bawah adalah satu aliran komunikasi yang dilakukan oleh pimpinan dan diteruskan kepada para karyawan. Menurut Gitosudarmo dan Sudita (2002: 211), Komunikasi dari atas ke bawah adalah merupakan aliran komunikasi dari tingkat atas ke tingkat bawah melalui hirarki organisasi. Bentuk aliran komunikasi dari atas kebawah meliputi prosedur

8 25 organisasi, instruksi tentang bagaimana melakukan tugas, umpan balik terhadap prestasi bawahan, penjelasan tentang tujuan organisasi dan lain sebagainya. Seperti yang dikutip oleh Muhammad (2004: 108), Lewis mendefinisikan bahwa komunikasi dari atas ke bawah adalah untuk menyampaikan tujuan, untuk merubah sikap, membentuk pedapat, mengurangi ketakutan dan kecurigaan yang timbul karena salah informasi, mencegah kesalahpahaman karena kurang informasi dan mempersiapkan anggota organisasi utnuk menyesuaikan diri dengan perubahan. Arus komunikasi dari atas ke bawah tidak selalu berjalan dengan baik dan lancar, karena dipengaruhi oleh beberapa faktor diantaranya adalah: 1. keterbukaan 2. kepercayaan pada pesan tulisan 3. pesan yang berlebihan 4. waktu 5. penyaringan Menurut Katz dan Kahn (Purwanto 2002: 24) menyatakan bahwa komunikasi dari atas ke bawah mempunyai lima tujuan pokok yaitu: 1. Memberi pengarahan atau instruksi kerja 2. Memberi informasi mengapa suatu pekerjaan harus dilaksanakan 3. Memberi informasi tentang prosedur dan praktek organisasional 4. Memberi umpan balik pelaksanaan kerja kepada para karyawan 5. Menyajikan informasi mengenai aspek ideology yang dapat membantu organisasi menanamkan pengertian tentang tujuan yang ingin dicapai. b. Komunikasi dari bawah ke atas (upward communication)

9 26 Komunikasi dari bawah ke atas merupakan satu proses aliran pesan yang berasal dari para karyawan dan ditujukan kepada atasan. Purwanto (2004: 24) mendefinisikan bahwa Komunikasi dari bawah ke atas adalah penyampaian informasi yang berasal dari bawah menuju ke atas. Upward communication di perlukan bagi seorang pimpinan untuk memecahkan semua permasalahan yang terjadi dalam organisasi sebelum seorang manajer membuat keputusan yang tepat terlebih dahulu harus memperhatikan semua aspirasi dari para bawahan ataupun karyawan. Selanjutnya Muhammad (2004: 116), mendefinisikan Upward communication adalah pesan yang mengalir dari bawahan kepada atasan atau dari tingkat yang lebih rendah kepada tingkat yang lebih tinggi. Semua karyawan dalam satu organisasi kecuali yang berada pada tingkat paling atas dapat berkomunikasi ke atas. Komunikasi dari bawah ke atas dapat memberikan informasi tentang praktek kerja dan prestasi karyawan serta kebijakan organisasi. Bagi seorang pimpinan komunikasi dari bawah ke atas merupakan satu sumber informasi ynag sangat penting dalam pembuatan keputusan, karena dengan adanya komunikasi ini maka pimpinan dapat mengetahui bagaimana pendapat para bawahan mengenai atasan, mengenai pekerjaan mereka, dan mengenai organisasi. Menurut Smith(Goldhaber, 1986) seperti yang dikutip oleh Muhammad (2004: 117) mengemukakan bahwa komunikasi ke atas berfungsi sebagai balikan bagi pimpinan memberikan petunjuk tentang keberhasilan suatu pesan yang disampaikan kepada bawahan dan dapat memberikan stimulus kepada karyawan

10 27 untuk berpartisipasi dalam merumuskan pelaksanaan kebijaksanaan bagi departemennya atau organisasinya. Dengan kata lain komunikasi dari bawah ke atas digunakan untuk memonitor prestasi organisasi. Permasalahan yang sering terjadi adalah bawahan memberikan informasi yang tidak sesuai dengan fakta karena dianggap hal tersebut dapat menyinggung perasaan atasan. c. Komunikasi horizontal (horizontal communication) Komunikasi horizontal ialah komunikasi ynag dilakukan oleh para karyawan yang memiliki tingkat jabatan sama ataupun setara. Effendy (2004: 124) menyatakan bahwa komunikasi horizontal ialah komunikasi secara mendatar, antara anggota staf, karyawan sesama karyawan dan sebagainya. Komunikasi horizontal seringkali berlangsung tidak formal, karena mereka berkomunikasi satu sama lain bukan pada saat mereka bekerja melainkan pada saat istirahat, sedang rekreasi, atau pada waktu pulang kerja. Lebih lanjut Hardjana (2003: 33) menyebutkan bahwa Komunikasi horizontal adalah komunikasi antara rekan erja sejawat dalam bagian atau kelompok yang sama, atau antar petugas antar bagian yang sama tingkatnya misalnya antara manajer produksi dengan manajer personalia. Dari kedua definisi di atas dapat diartikan bahwa komunikasi horizontal adalah pertukaran informasi yang berlangsung di antara orang-orang yang memiliki jabtan yang sama atau sejajar, misalnya komuniasi yang terjadi antara karyawan bagian produksi dengan karyawan bagian keuangan. Pada dasrnya komunikasi horizontal ini berguna untuk koordinasi kerja organisasi dalam perusahaan sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai.

11 28 d. Komunikasi diagonal (cross communication) Komunikasi diagonal merupakan satu aliran komunikasi dari orangorang yang memiliki tingkatan atau jabatan ayng berbeda dan tidak memiliki wewenang secara langsung, misalnya komunikasi yang terjadi antara manajer keuangan dengan kepala subbagian pengendalian mutu. Komunikasi diagonal digunakan untuk menigkatkan efisiensi kerja, memecahkan masalah antar bagian, dan meminta pertimbangan dari pihak manajemen. 2. Informal Jaringan komunikasi internal secara informal adalah komunikasi yang terjadi antara individu secara pribadi dalam organisasi tanpa memperdulikan pangkat atau jabatan yang dimilikinya sehingga dapat berkomunikasi lebih leluasa dan mengalir di luar rantai perintah formal organisasi. Topik pembicaraan juga menyangkut hal-hal yang umum seperti masalah keluarga, dunia olahraga, musik, dan acara film. Akan tetapi kadangkadang perbincangan juga berkaitan dengan situasi kerja yang ada dalam organisasi. Purwanto (1997: 29) menyatakan Apabila jaringan informal tersebut dapat dimanfaatkan untuk menyelesaikan suatu tugas antar bagian atau antar departemen, penyebaran informasi akan menjadi lebih efisien daripada bila melalui supervisor.

12 29 E. Jenis Komunikasi Internal Komunikasi internal dapat dilakukan melalui berbagai cara sehingga dapat diklasifikasikan menjadi dua jenis, yaitu: a. Komunikasi personal (personal communication) Komunikasi personal ialah komunikasi yang berlangsung di antara dua orang dan dapat berlangsung melalui dua cara yaitu komunikasi tatap muka dan komunikasi dengan media. Komunikasi personal dengan tatap muka berlangsung secara dialogis dan saling menatap sehingga terjadi kontak pribadi (personal contact). Sedangkan komunikasi bermedia adalah komunikasi terjadi dengan menggunakan alat, contohnya telepon atau mesin fax. Karena komunikasi dilakukan dengan media tertentu maka tidak terjadi suatu kontak pribadi di antara kedua pihak komunikan. b. Komunikasi kelompok (group communication) Komunikasi kelompok adalah komunikasi yang terjadi antara seseorang dengan sekelompok orang yang berlangsung secara tatap muka, misalnya rapat. Dalam komunikasi ini kelompok dapat dibagi menjadi dua yaitu kelompok kecil dan kelompok besar. Komunikasi kelompok kecil adalah komunikasi yang berlangsung antara seorang manajer dengan beberapa karayawan sehingga memungkinkan terdapatnya kesempatan bagi salah seorang di antaranya untuk mengemukakan tanggapan secara verbal. Komunikasi kelompok besar adalah komunikasi yang terjadi antara pimpinan organisasi dengan beberapa atau seluruh bagian yang ada dalam perusahaan, sehingga kecil kesempatan bagi komunikator untuk berdialog dengan

13 30 komunikan dan tercipta satu situasi komunikasi dimana hampir tidak ada kesempatan untuk memberikan tanggapan secara verbal. F. Media Komunikasi Internal Media komunikasi adalah satu alat yang digunakan untuk memperlancar seluruh pelaksanaan kegiatan komunikasi. Agar komunikasi internal dapat berjalan dengan baik dan lancar maka diperlukan media yang tepat untuk mendukung kelancaran arus komunikasi. Pada komunikasi internal media yang digunakan hanya terbatas dalam lingkugan organisasi atau perusahaan. Media komunikasi internal dapat diagi menjadi dua yaitu: 1. Media Tulisan Media komunikasi tulisan adalah satu cara yang digunakan dalam penyaluran pesan kepada pihak lain melalui tulisan. Berdasarkan arah aliran komunikasi media komuikasi internal tulisan terbagi tiga yaitu: 1. Media komunikasi ke bawah tertulis Komunikasi ke bawah tertulis adalah penyaluran pesan dari atasan kepada bawahan dan terlebih dahulu harus ditetapkan media komunikasi yang digunakan, agar komunikasi yang berlangsung dapat berjalan secara efektif. Bagian yang saling berhubungan dengan penetapan media komunikasi tertulis adalah bagian personalia, bagian humas, dan bagian pelayanan umum. Penyampaian pesan dapat dilakukan melalui beberapa cara, diantaranya adalah sebagai berikut: a. uraian tugas (job description) b. buku pedoman pelaksanaan tugas

14 31 c. majalah atau bulletin d. papan pengumuman e. memo f. laporan tahunan 2. Media komunikasi ke atas tertulis Komunikasi ke atas tertulis adalah komunikasi yang brlangsung antara karyawan dengan pihak manajemen kantor dan terjadi dengan saling tatap muka. Karyawan dapat menyampaikan pesan atau gagasannya melalui beberapa media, diantaranya yaitu: a. kotak saran b. program saran (suggestion programme) c. grievance procedure 3. Media komunikasi horizontal tertulis Komunikasi horizontal tertulis adalah komunikasi yang berlangsung di antar karyawan dalam tingkatan manajemen yang sama. Komunikasi horizontal bertujuan untuk mendapatkan koordinasi antar bagian sehingga dalam melaksanakan tugas tidak terjadi kesalahan. Media komunikasi yang digunakan untuk mengirim dan menerima informasi adalah memo dan nota antar bagian. 2. Media Lisan Komunikasi internal lisan adalah suatu cara penyampaian informasi dilakukan secara lisan tanpa menggunakan tulisan sebagai bukti. Berdasarkan aliran pesan yang disampaikan, komunikasi internal lisan dapat dilakukan melalui beberapa cara yaitu: 1. Rapat kerja

15 32 2. Laporan pertanggung jawaban 3. Pertemuan 4. Telepon 5. Wawancara 6. Kunjungan kerja 7. Konfrensi G. Hambatan Komunikasi Internal Proses komunikasi merupakan suatu proses yang sangat kompleks sehingga permasalahan dapat terjadi pada tingkat individu, kelompok, maupun organisasi. Hambatan adalah gangguan yaitu segala sesuatu yang menganggu kelancaran komunikasi serta akan menghambat kelancaran pengiriman dan penerimaan pesan. Gitosudarmo (2000: 213) menyatakan bahwa hambatan utama dari komunikasi adalah sebagai berikut: a. Menilai Sumber Menilai sumber maksudnya ialah penafsiran terhadap satu pesan sangat dipengaruhi oleh orang yang mengirimkan pesan tersebut, bahkan pengalaman masa lalu dari seorang komunikator akan sangat mempengaruhi pandangan dan reaksi komunikan terhadap gagasan atau pesan tersebut. b. Tekanan Waktu Keterbatasan waktu adalah yang sangat sering trjadi. Seorang manajer tidak memiliki banyak waktu untuk berkomunikasi dengan setiap bawahannya, karena mereka terlalu sibuk sehingga informasi penting sering terlewatkan.

16 33 c. Masalah Bahasa Kegiatan komunikasi merupakan satu proses simbolis yang sangat tergantung pada kata-kata dan mengandung arti tertentu. Sering seseorang berfikir bahwa ia telah berbicara dengan bahasa yang tepat dan dapat di mengerti oleh orang lain, namun kata-kata yang diucapkannya sama sekali tidak dimengerti oleh orang lain. d. Penyaringan Penyaringan sangat erat kaitannya dengan pengolahan pesan, terutama mengenai informasi yang negatif. Hal ini sering terjadi pada aliran komunikasi dari bawah ke atas. e. Mendengarkan secara selektif Mendengarkan secara selektif telah menjadi satu permasalahan besar dalam penyampaian pesan ataupun informasi karena seseorang hanya mendengarkan hal-hal tertentu dari informasi yang diberikan serta tidak memperdulikan bagian lainnya dari informasi tersebut. f. Bahasa kelompok Kelompok professional pada umumnya akan menggunakan istilah teknis yang hanya dapat di mengerti oleh anggota kelompok saja. Pemakaian istilah teknis seperti overheadcrost, break event point,dan convinience goods dan lain sebagainya sering dipakai oleh para ahli ekonomi dan tidak dimengerti oleh kelompok lainnya sehingga mengakibatkan adanya gangguan dalam komunikasi.

17 34 H. Mengatasi hambatan-hambatan komunikasi internal Komunikasi yang efektif sangat tergantung pada kualitas proses komunikasi baik pada tingkat individu maupun pada tigkat organisasi. Untuk mengatasi hambatan-hambatan komunikasi dan untuk meningkatkan efektifitas komunikasi dapat dilakukan melalui beberapa hal yaitu sebagai berikut: 1. Penentuan waktu yang efektif Permasalahan yang ditemukan dalam komunikasi antar pribadi adalah komunikator menyampaikan pesan kepada komunikan pada saat seorang komunikan belum siap untuk menerima pesan tersebut. Pesan yang disampaikan juga tidak sistematis sehingga komunikan tidak dapat mengerti mengenai pesan yang disampaikan. Langkah yang tepat untuk memperbaiki hambatan ini adalah dengan memilih waktu yang tepat untuk melakukan komunikasi sehingga pasan atau infromasi dapat disampaikan secara sistematis, ringkas dan mudah untuk di mengerti oleh seorang komunikan. 2. Menggunakan bahasa yang sederhana Penggunaan istilah ilmiah akan menyebabkan komunikasi sulit untuk dipahami oleh komunikan. Gagasan yang ilmiah dan bagus tidak harus disampaikan dengan bahasa ilmiah. Untuk itu bahasa yang digunakan harus sederhana dan dapat dimengerti oleh komunikan. 3. Mendengarkan secara efektif Komunikasi yang efektif dapat ditingkatkan melalui mendengarkan secara efektif. Komunikan tidak akan dapat mendengarkan pesan dengan baik apabila situasi dan kondisi lingkungan penuh dengan suara yang mengganggu. Melalui mendengarkan secara efektif komunikan akan merasa tergerak hatinya untuk

18 35 mengutarakan pendapatnya, keinginannya, serta perasaannya terhadap pesan yang disampaikan. Mendengarkan secara efektif tidak hanya dilakukan oleh komunikan, seorang manajer juga harus dapat mendengarkan secara efektif agar informasi yang disampaikan oleh bawahan dapat diterima dengan baik pula dan dapat menghindari kesalahpahaman. 4. Meningkatkan umpan balik Kesalahpahaman dapat dikurangi jika proses umpan balik dapat dilakukan dengan baik. Seorang manajer memerlukan adanya suatu umpan balik dari para karyawan terhadap pesan yang disampaikan, sehingga ia tahu apakah pesannya sudah diterima, dipahami, dan telah dilaksanakan atau tidak 5. Pengulangan Untuk meningkatkan efektifitas komunikasi cara yang paling tepat ialah dengan mengulangi pesan yang disampaikan. Pengulangan akan membantu komunikan atau pendengar untuk menginterprestasikan pesan serta memahami pesan pada saat pertama kali didengar. I. Hubungan Komunikasi internal dengan efisiensi kerja Dalam menjalankan aktivitas sehari-hari setiap organisasi merupakan satu kesatuan yang kompleks yang berusaha mengalokasikan sumber dayanya secara rasional demi tercapainya tujuan, walaupun rasionalisasi yang sempuran jarang tercapai. Usaha untuk mencapainya tetap merupakan ciri dari manajemen modern, pada umumnya orang percaya bahwa makin rasional suatu organisasi makin besar upayanya pada kegiatan yang mengarah ke tujuan tersebut. Manajemen yang baik adalah manajemen yang dapat memanfaatkan sumber daya

19 36 yang tersedia dengan tujuan untuk mencapai dan memelihara tingkat operasi yang efektif. Penyusunan struktur organisasi yang sesuai dengan perkembangan dan kebutuhan perusahaan akan menciptakan kesesuain kerja, pendelegasian wewenang dan tanggung jawab serta komunikasi internal yang baik dapat meningkatkan efisiensi kerja. Keberadaan teknologi komunikasi seharusnya dapat mendukung peningkatan efisiensi kerja dalam satu perusahaan, artinya adalah degan teknologi komunikasi tersebut maka dapat menghemat tenaga dan waktu bahkan produktivitas dapat lebih ditingkatkan atau dipertahankan. Semakin baik penggunaan teknologi komunikasi maka semakin tinggi pula tingkat efisiensi kerja dalam satu perusahaan, karena dengan adanya bantuan teknologi maka pekerjaan kantor dapat lebih cepat untuk diselesaikan. Suranto (2005: 135) mengatakan dengan bantuan teknologi itu, pekerjaan kantor menjadi lebih efisien dalam arti sesuai dengan indikator bahwa penyelesaian pekerjaan menjadi lebih cepat, akurat, murah, dan mudah.