PROJECT RISK MANAGEMENT. : :

Transkripsi

1 TAHAPAN PLANNING PLANNING- PROJECT RISK MANAGEMENT Addr Contact No : [email protected] : [email protected] :

2

3

4

5

6 Dalam kamus manapun akan didefinisikan bahwa resiko erat kaitannya dengan keadaan potensial untuk kehilangan atau kerugian Resiko negative dapat dipahami sebagai suatu masalah yang mungkin terjadi dan berpotensi menghambat kesuksesan suatu proyek Negative risk management is like a form of Negative risk management is like a form of insurance; it is an investment.

7 Resiko positive merupakan resiko-resiko yang dapat menghasilkan sesuatu yang positive. Terkadang disebut peluang (opportunities) definisi i i umum dari resiko proyek adalah keadaan tidak pasti yang bila terjadi memiliki pengaruh positif atau negatif terhadap minimal satu tujuan proyek (waktu, biaya, ruang lingkup, mutu). Risiko mungkin memiliki satu atau lebih penyebab, yang bila terjadi memiliki satu atau lebih dampak Tujuan project risk management adalah bagaimana meminimalkan resiko negative dan memaksimalkan resiko positive

8 KEY: 1 = LOWEST MATURITY RATING 5 = HIGHEST MATURITY RATING Knowledge Area Engineering/ Construction Telecommunications Information Systems Hi-Tech Manufacturing Scope Time Cost Quality Human Resources Communications Risk Procurement *Ibbs, C. William and Young Hoon Kwak. Assessing Project Management Maturity, Project Management Journal (March 2000).

9 100% 80% 60% 40% 20% 0% 80% 60% 47% 47% 43% 35% 6% Meet custome er commitments e Reduce e schedule slips s Reduce cost overruns None *Kulik, Peter and Catherine Weber, Software Risk Management Practices 2001, KLCI Research Group (August 2001). Prevent surprises Improve abil bility to negotiate Pre /avoid problems Anticipate/a

10 Project risk management adalah proses sistematis untuk merencanakan, mengidentifikasi, menganalisis, dan merespon risiko proyek. Tujuannya untuk meningkatkan peluang dan dampak peristiwa positif, dan mengurangi peluang dan dampak peristiwa yang merugikan proyek. Proses yang terlibat: Perencanaan manajemen risiko Identifikasi risiko Analisis risiko kualitatif dan kuantitatif Perencanaan respon risiko Pengendalian dan monitoring risiko

11 Proses memutuskan bagaimana mendekati dan me- laksanakan aktivitas manajemen risiko untuk proyek. Memastikan tingkat, tipe, dan visibilitas manajemen risiko yang setara dengan risiko dan kepentingan proyek bagi organisasi Menyediakan sumberdaya dan waktu yang memadai untuk aktivitas it manajemen risiko ik Menetapkan basis yang disepakati untuk mengevaluasi risiko. The main output of risk management planning is a risk management plan - a plan that documents the procedures for managing risk throughout h a project.

12 Input Tehnik Output Faktor lingkungan Aset proses organisasi Pernyataan ruang lingkup proyek Rencana Manajemen proyek Planning Meeting and Analysis Rencana manajemen risiko: Metode Peran dan tanggung jawab Anggaran Waktu Kategori risiko Definisi peluang dan dampak risiko ik

13 Contingency plans are predefined actions that the project team will take if an identified ifi d risk event occurs. Fallback plans are developed d for risks thatt have a high impact on meeting project objectives, and are put into effect if attempts to reduce the risk are not effective. Contingency reserves or allowances are provisions held by the project sponsor or organization to reduce the risk of cost or schedule overruns to an acceptable level.

14 Menentukan risiko-risiko yang mempengaruhi proyek dan mendokumentasikan karakteristiknya. k ik Peserta yang terlibat: manajer proyek, anggota tim proyek, anggota manajemen risiko, ahli teknis diluar tim proyek, customer, end user, dan ahli manajemen risiko Merupakan proses iteratif karena risiko-risiko baru mungkin diketahui sebagai kemajuan proyek melalui siklus hidupnya.

15 Input Teknik Output Faktor lingkungan Aset proses organisasi Pernyataan ruang lingkup proyek Rencana manajemen proyek Rencana manajemen risiko Documentation review Brainstorming Delpi Interview Root cause identification SWOT Analisis Checklist Teknik diagram (cause effect, flow chart) Risk register Daftar risiko teridentifikasi Daftar respon potensial Risiko akar penyebab Kategori risiko yang up date.

16 risk breakdown structure adalah hirarki kategori resiko yang berpotensi muncul dalam pelaksanaan proyek

17 Knowledge Area Integration Scope Time Cost Quality Human Resources Communications Risk Procurement Risk Conditions Inadequate planning; poor resource allocation; poor integration management; lack of post-projectproject review Poor definition of scope or work packages; incomplete definition of quality requirements; inadequate scope control Errors in estimating time or resource availability; poor allocation and management of float; early release of competitive products Estimating errors; inadequate productivity, cost, change, or contingency control; poor maintenance, security, purchasing, etc. Poor attitude toward quality; substandard design/materials/workmanship; inadequate quality assurance program Poor conflict management; poor project organization and definition of responsibilities; absence of leadership Carelessness in planning or communicating; lack of consultation with key stakeholders Ignoring risk; unclear assignment of risk; poor insurance management Unenforceable conditions or contract clauses; adversarial relations

18 Brainstorming adalah sebuah teknik dimana sekelompok orang berdiskusi bersama-sama untuk mengidentifikasi resiko berikut solusinya secara spontan. Delphi Technique adalah suatu panel yang digunakan untuk menarik suatu konsensus dari setiap ahli (expert) guna dievaluasi dan dijustifikasi lebih lanjut. Interviewing adalah teknik untuk mendapatkan informasi melalui suatu diskusi face-to-face, menggunakan telepon, , atau instant-messaging SWOT analysis (strengths, weaknesses, opportunities, and threats) digunakan selama identifikasi resiko, baik negative maupun positive

19 The main output of the risk identification process is a list of identified ifi d risks and other information i needed to begin creating a risk register. A risk register is: A document that contains the results of various risk management processes and that is often displayed in a table or spreadsheet format. A tool for documenting potential risk events and related information. Risk events refer to specific, uncertain eventsthat may occur to the detriment or enhancement of the project.

20 An identification number for each risk event. A rank for each risk event. The name of each risk event. A description of each risk event. The category under which each risk event falls (RBS) The root cause of each risk. Triggers for each risk; triggers are indicators or symptoms of actual risk events. Potential responses to each risk. The risk owner or person who will own or take responsibility for each risk. The probability of the risk occurring (high, medium, low). The impact to the project if the risk occurs (high, medium, low) The status of each risk.

21 No. Rank Risk Description Category Root Triggers Potential Risk Cause Responses Owner Probability Impact Status R44 1 R21 2 R7 3

22 Menilai prioritas risiko teridentifikasi menggunakan peluang terjadinya dan dampaknya terhadap tujuan proyek bila risiko itu terjadi Menilai faktor faktor lain seperti kerangka waktu Menilai faktor-faktor lain seperti kerangka waktu dan tolerasi risiko dari kendala biaya, jadwal, ruang lingkup, dan mutu.

23 Input Teknik Output Aset proses organisasi Pernyataan ruang lingkup Rencana manajemen risiko Risk register Penilaian probabilitas dan dampak risiko Matrik probabilitas dan dampak Penilaian mutu data risiko Kategorisasi risiko Penilaian urgensi risiko Risk register (up date)

24 A probability/impact matrix or chart lists the relative probability bili of arisk occurring on one side of a matrix or axis on a chart and the relative impact of the risk occurring on the other. List the risks and then label each one as high, medium, or low in terms of its probability of occurrence and its impact if it did occur. Can also calculate risk factors: Numbers that represent the overall risk of specific events based on their probability of occurring and the consequences to the project if they do occur.

25

26

27

28 Monthly Ranking Risk k Item This Lastt Numberb Risk k Resolutionl Month Month of Months Progress Inadequate planning Poor definition of scope Absence of leadership Poor cost estimates Poor time estimates Working on revising the entire project plan Holding meetings with project customer and sponsor to clarify scope Just assigned a new project manager to lead the project p j after old one quit Revising cost estimates Revising schedule estimates

29 Dikerjakan berdasarkan risiko yang diprioritaskan oleh proses analisis risiko kualitatif Proses menggunakan teknik seperti simulasi monte carlo dan pohon keputusan untuk: Menghitung hasil yang mungkin dan peluangnya Menilai peluang untuk mencapai tujuan proyek Mengidentifikasi risiko yang membutuhkan perhatian paling besar dengan menghitung kontribusi relatifnya terhadap keseluruhan risiko proyek Mengidentifikasi biaya, jadwal, dan target ruang lingkup yang realistik dan dapat dicapai Menentukan keputusan manajemen proyek ketika beberapa kondisi atau hasil tidak pasti

30 Input Teknik Output Aset proses organisasi Pernyataan ruang lingkup Rencana manajemen risiko Risk register Rencana manajemen proyek Data gathering: Interviewing, probability distribution, expert judgment. Quantitative technique: analisis sensitivitas, analisis Expected Monetary Value (EMV), pohon keputusan, modeling dan simulasi i Risk register (updates): Analisis probabilistik proyek, peluang mencapai tujuan biaya dan waktu, daftar prioritas risiko terkuantifikasi

31 A decision tree is a diagramming analysis technique used to help select the best course of action in situations in which future outcomes are uncertain. Estimated monetary value (EMV) is the product of a risk event probability and the risk event s monetary value. You can draw a decision tree to help find the EMV.

32

33 Proses mengembangkan pilihan dan menentukan tindakan untuk meningkatkan k kesempatan dan mengurangi ancaman terhadap tujuan proyek. Ini mengikuti analisis risiko kualitatif dan kuantitatif.

34 Input Teknik Output Risk management plan Risk register Strategi untuk risiko negatif/ ancaman Strategi t untuk risiko ik positif/ kesempatan Strategi untuk ancaman dan kesempatan Strategi respon kontingen Risk register (updates) Project management plan (Updates) Risk related contractual agreement

35 Avoid. penghindaran risiko melibatkan perubahan rencana manajemen untuk menghilangkan ancaman oleh risiko merugikan, mengisolasi tujuan proyek dari dampak risiko, atau mengendurkan tujuan yang dalam bahaya. Transfer. pemindahan risiko mensyaratkan penggantian penerima dampak negatif dari pemilik ke pihak ketiga. Mitigate. pengurangan peluang dan atau dampak g p g g p g p peristiwa berisiko merugikan ke ambang/batas yang dapat diterima

36 Exploit. Strategi untuk memastikan bahwa kesempatan (risiko positif) dapat terealisasi. Contoh: menugaskan SDM yang lebih berbakat untuk mengurangi waktu penyelesaian atau menyediakan mutu lebih baik dari yang di- rencanakan. Share. Alokasi kepemilikan kepada pihak ke tiga yang memiliki kemampuan terbaik menangkap peluang manfaat proyek. Contoh: special purposes company, joint venture Enhance. Memodifikasi ukuran kesempatan dgn meningkatkan peluang dan atau dampak positif dengan mengidentifikasi dan memaksimalkan pengendali kunci dari risiko berdampak positif.

37 Acceptance. sangat jarang kemungkinan untuk menghilangkan seluruh risiko ik proyek. Tim proyek memutuskan tidak mengubah rencana manajemen proyek namun menyesuaikannya dengan risiko. Penerimaan pasif tidak ada tindakan Penerimaan aktif menetapkan cadangan kontingensi termasuk jumlah waktu, uang, dan sumber daya

38