Principles and Models for Organizing the IT Function

Transkripsi

1 Principles and Models for Organizing the IT Function Oleh : Ritu Agarwal University of Maryland V. Sambamurthy University of Maryland Sumber : MIS Quarterly Executive Vo.1 No.1/March 2002 Kelompok 164 Budi Irawan Y Catur Adi Nugroho Kata Kunci IT Function, IT Principle, IT Model, Partner Model, Platform Model, Scalable Mode, Business Innovation Masalah yang dibahas Saat ini IT merupakan salah satu bagian terpenting yang memungkinkan bisnis untuk berinovasi pada produk, jasa, serta proses bisnisnya. IT memiliki kemampuan yang memungkinkan bisnis untuk berinovasi. Ada begitu banyak model yang dipergunakan oleh perusahaan-perusahaan dalam mengelola IT Function nya, namun belum ada usaha untuk mendokumentasikan model-model tersebut dan menjelaskan setiap model akan sesuai dengan kondisi yang seperti apa. Latar belakang inilah yang mendorong penulis untuk melakukan penelitian. Tujuan Penelitian ini bertujuan untuk 1. Menemukan prinsip-prinsip dasar dalam mengelola IT Function di suatu perusahaan. 2. Menghadirkan model-model yang ada dalam mengelola IT Function di suatu perusahaan. Metode Penelitian Penelitian dilakukan selama dua tahun melalui wawancara dengan para CIO dan para senior eksekutif IT dari hampir 30 perusahan, dan melakukan studi kasus mendalam pada tujuh perusahaan dalam sektor ekonomi yang berbeda. 1

2 Summary Penelitian berhasil menemukan 3 buah prinsip dan 3 buah model yang dapat dipergunakan oleh suatu perusaaan untuk mengatur dan mengelola IT Functionnya, supaya dapat memberikan kontribusi yang besar terhadap proses inovasi bagi bisnis perusahaan. Prinsip-prinsip untuk mengelola IT Function 1. Kelola IT untuk membantu proses co-evolution antara bisnis dan IT Function. Co- evolution berarti bahwa kemampuan baik IT Function dan bisnis berkembang secara iterative dan saling jalin-menjalin sesuai dengan jalannya waktu. Struktur organisasi IT harus memfasilitasi terjadinya coevolution semacam ini. 2. Kelola IT untuk memelihara jaringan hubungan/network relationship untuk visioning, innovation, dan sourcing. IT Function saat ini dipandang tidak lagi sebagai sebuah divisi yang mendukung suatu perusahaan untuk beraktivitas namun IT dipandang sebagai bagian yang menentukan arah kemana perusahaan akan dibawa (visioning), sebagai bagian yang memiliki kemampuan untuk mendukung suatu bisinis berinovasi (innovation) dan menyediakan infrastruktur serta aplikasi yang strategik (sourcing). Kesemua peranan tersebut membutuhkan kolaborasi yang dilakukan oleh manajemen eksekutif, manajemen bisnis, manajemen IT dan juga external vendor. Struktur organisasi IT harus memfasilitasi terjadinya kolaborasi semacam ini. Ada 3 macam jaringan hubungan yang penting untuk mengatur aktivitas IT untuk membantu kolaborasi semacam ini. Visioning networks Jaringan hubungan yang terjadi antara senior management dengan IT executives. Tujuannya adalah membantu para eksekutif ini untuk berkolaborasi dalam pembuatan dan pengartikulasian visi strategik perusahaan mengenai nilai dan peranan IT. Innovation networks Jaringan hubungan yang terjadi antara bisnis dan IT executives. Tujuannya adalah membantu para eksekutif ini untuk berkolaborasi dalam menciptakan inovasi-inovasi baik pada produk, jasa, bisnis proses, supply dan value chain perusahaan. 2

3 Sourcing networks Jaringan hubungan yang terjadi antara IT executives dan eksternal partner. Tujuannya untuk membantu para eksekutif dan pihak luar saling bekerjasama (negosiasi, outsource, dsb). 3. Kelola IT untuk secara eksplisit mengatur 8 buah proses pembuat nilai (eight value-creating processes). IT Function memiliki 8 buah proses yang harus dikelola dengan baik : Proses yang berperan sebagai fondasi : Manajemen infrastruktur, Manajemen Sumberdaya Manusia, Manajemen Hubungan/Relationhsip Management. Proses utama : Value Innovation, Solutions Delivery, Services Provisioning Proses kedua : Perencanaan strategik, Manajemen finansial Ada tiga model organisasi untuk fungsi IT yaitu 1. The Partner Model Model dimana fungsi IT berperan aktif dan langsung dalam berkolaborasi dengan bisnis guna menciptakan inovasi melalui IT dan merealisasikannya. Cocok digunakan pada perusahaan yang ingin mempromosikan inovasi bisnisnya dengan melalui IT tapi perusahaan tersebut memiliki eksekutif bisnis yang tidak mengerti tentang IT. Prinsip 1: Co-Evolution Dilakukan oleh CIO. Dengan meningkatkan customer relationship dan meningkatkan citra merek. Prinsip 2: Partnership Networks Dengan meningkatkan efektivitas dan kekuatan dari innovation network. Prinsip 3: Value-Creating Process Mengurangi biaya dari aplikasi, infrastruktur, peralatan dan overhead cost. 3

4 Gambar 1 Partner Model - Principles and Models For Organizing The IT Function / Ritu Agarwal, V. Sambamurthy MISQ / 2002 / 1 2. The Platform Model Model dimana fungsi IT memberikan aset, pelayanan, dan sumber daya terhadap inovasi bisnis dalam perusahaan. Bisa dikatakan sebagai pencipta inovasi. Mengutamakan dalam pengembangan platform dan kemampuan. Cocok diaplikasikan pada perusahaan global yang memiliki banyak divisi dimana masing-masing menjalankan beberapa bisnis yang berbeda. Prinsip 1: Co-Evolution Dilakukan oleh account manager berkolaborasi dengan eksekutif bisnis( CIO ). Prinsip 2: Partnership Networks Fokus terhadap innovation dan sourcing networks. Prinsip 3: Value-Creating Process Account Manager mencari tahu apa yang menjadi kebutuhan customer dan membuat produk atau servis berdasarkan kebutuhan itu. 4

5 Gambar 2 Platform Model - Principles and Models For Organizing The IT Function / Ritu Agarwal, V. Sambamurthy MISQ / 2002 / 1 3. The Scalable Model Model dimana fungsi IT menciptakan fleksibilitas yang maksimum dalam hal sumberdaya manusia. Meningkatkan kemampuan IT dalam menyelaraskan fungsinya terhadap perkembangan bisnis yang naik atau turun. Cocok digunakan pada perusahaan global yang bergerak di bidang bisnis yang berbeda. Prinsip 1: Co-Evolution Dilakukan oleh eksekutif senior IT untuk mencari inovasi dengan melihat kebutuhan dari klien. Prinsip 2: Partnership Networks Lebih fokus terhadap sourcing network dengan meningkatkan relationship kepada vendor( partner eksternal ). Prinsip 3: Value-Creating Process Adakalanya bekerjasama dengan partner eksternal. 5

6 Gambar 3 Scalable Model - Principles and Models For Organizing The IT Function / Ritu Agarwal, V. Sambamurthy MISQ / 2002 / 1 Kesimpulan Tidak ada model yang terbaik karena IT tergantung dari lingkungan dimana dia berada. Berikut ini adalah empat langkah yang direkomendasikan untuk melakukan proses redesign. 1. Memperkirakan proporsi nilai IT 2. Menentukan model mana yang paling mendekati 3. Mengatur transformasi organisasi sesuai dengan desain yang baru 4. Memastikan desain organisasi tetap relevan. Komentar Kelompok kami mengomentari hasil pekerjaan dari Kelompok 3 yang beranggotakan Anggraini Widjanarti, Annisa Utami, Maria Gracia Deita. Mereka cukup baik dalam membuat ringkasan tapi tidak terlalu memperhatikan struktur penulisan sehingga beberapa poin penting sulit untuk dicari dan dipahami. Referensi Utama Rockart, J.F., Earl, M.J., and Ross, J.W., Eight Imperatives for the New IT Organization, Sloan Management Review (38:1), Fall 1996, pp Venkatraman, N., IT-Induced Business Reconfiguration, in M.S. Scott Morton (Ed.) The Corporation of the 1990s: Information Technology and Organizational Transformation, Oxford Press, 1991, pp ; Venkatraman and Henderson, ibid. 6

7 Brown, C.V. and Sambamurthy, V., Coordination Theory in the Context of the IT Function: Linking the Logic of Governance and Coordination Mechanisms, University of Maryland Working Paper,