Peranan Pimpinan dalam Manajemen Sistem Informasi

Transkripsi

1 Peranan Pimpinan dalam Manajemen Sistem Informasi N. Tri Suswanto Saptadi 1 sim/nts/ftiuajm Tujuan Pembahasan Menjelaskan organisasi dari Unit Layanan Informasi (Information Services Unit) Menunjukkan tanggungjawab CIO dulu, sekarang dan dimasa mendatang Menunjukkan perkembangan fungsi IT/IS department dalam suatu organisasi Menjelaskan cara-cara untuk menjadi seorang CIO 2 sim/nts/ftiuajm 1

2 Organisasi Unit Layanan Informasi (1 dari 4) Sumberdaya yang harus dikelola : Perangkat Keras (hardware) Perangkat Lunak (software) Information Specialist Para pemakai (users) Data Informasi Sumberdaya Informasi adalah merupakan hasil investasi yang mahal 3 sim/nts/ftiuajm Organisasi Unit Layanan Informasi (2 dari 4) Information Specialist : Sebagian besar berada di Unit Layanan Informasi Ada kecenderungan untuk menempatkan sebagian dari information specialist tsb pada semua unit yang ada di dalam organisasi tersebut Struktur organisasi Unit Layanan Informasi sangat bergantung pada kebutuhan dari organisasi tersebut. (Contoh : lihat slide berikut ini) 4 sim/nts/ftiuajm 2

3 Organisasi Unit Layanan Informasi (3 dari 4) Contoh Bagan Organisasi 5 sim/nts/ftiuajm Organisasi Unit Layanan Informasi (1 dari 4) Kompetensi dasar yg harus dimiliki oleh pekerja dalam bidang Teknologi Informasi : Concern for effectiveness Initiative Enthusiasm for work Self-confidence Concern with impact Interpersonal astuteness (kemampuan interpersonal) Conceptual thinking Analytical thinking Effective communication Flexibility 6 sim/nts/ftiuajm 3

4 Chief Information Officer (CIO) Jasa informasi sebagai suatu area fungsional utama dan pimpinannya harus masuk dalam top management (kelompok eksekutif) Chief Information Officer (CIO) Manajer jasa informasi Tugasnya memecahkan masalah yang berkaitan dengan sumberdaya informasi yang ada di semua area fungsional 7 sim/nts/ftiuajm Responsibilities CIO (1 dari 16) Dulu/Tradisional : Merencanakan Sistem (System Planning) Mengelola dan Mengoperasionalkan Pusat Data (data center management & operation) Mengelola sistem remote (management of remote system) Mengidentifikasi peluang untuk sistem yang baru (identification of opportunities for new systems) Menganalisa, merancang dan membangun sistem baru (analysis, design & construction of new system) 8 sim/nts/ftiuajm 4

5 Responsibilities CIO (2 dari 16) 9 sim/nts/ftiuajm Responsibilities CIO (3 dari 16) Sekarang : Memahami bidang usaha organisasi/perusahaan (understand the business), terutama markets Membangun kredibilitas (established credibility) IT/IS department Meningkatkan kematangan teknologi dari organisasi tsb (the technological maturity of the firm) Membuat visi kedepan dan menjualnya Mengimplementasikan Arsitektur Sistem Informasi Mengembangkan dan memelihara hubungan (nurture relationship) internal & eksternal 10 sim/nts/ftiuajm 5

6 Responsibilities CIO (4 dari 16) Understand the Business (1 dari 4) Penelitian (study) mengenai Marketplace dan hal lain yang perlu pula didapatkan adalah : Sejarah dan cara kerja dari organisasi/perusahaan Lingkungan dari organisasi/perusahaan Tujuan dan sasaran dari kegiatan bisnis Usaha-usaha yang dilakukan oleh kompetitor Hubungan2 dengan aturan pemerintah Input, Output dan Resources dari organisasi/perusahaan 11 sim/nts/ftiuajm Responsibilities CIO (5 dari 16) Understand the Business (2 dari 4) Konsentrasi pada Lines of Business Suatu organisasi/perusahaan mungkin mempunyai lebih dari satu line of business IS/IT lebih berhasil membantu masing2 line of business dari pada keseluruhan organisasi/perusahaan 12 sim/nts/ftiuajm 6

7 Responsibilities CIO (6 dari 16) Understand the Business (3 dari 4) Sponsor Weekly Briefings Briefings secara reguler dari unit-unit yang menangani line of business Ditujukan terutama untuk staf IS/IT Menghadiri pertemuan dng para executive lini Berbagai pertemuan yang dilakukan oleh masingmasing line of business sebaiknya diikuti Baik yang sifatnya strategis maupun teknis 13 sim/nts/ftiuajm Responsibilities CIO (7 dari 16) Understand the Business (4 dari 4) Membaca berbagai publikasi internal dan eksternal yang berhubungan dengan organisasi/perusahaan tsb Adakan Informal Meeting/Listening Session untuk membantu penyelesaian masalah Usahakan menjadi partner dari manajer lini terutama yang berkaitan dengan IT/IS 14 sim/nts/ftiuajm 7

8 Responsibilities CIO (8 dari 16) Established IT/IS department credibility Misi dari IT/IS department [Joseph Izzo] : Memelihara sistem yang ada sekarang Membangun sistem untuk masa mendatang Kedua misi tsb mempunyai objective yang berbeda, sehingga diperlukan manajemen yang berbeda pula Misi konsentrasi pada layanan yang harus dilakukan bertujuan untuk membantu bisnis organisasi/ perusahaan agar berjalan lebih baik 15 sim/nts/ftiuajm Responsibilities CIO (9 dari 16) Established IT/IS department credibility (lanjutan) Untuk membangun kredibilitas, laksanakan misi pertama sebaik-baiknya Jenis-jenis permintaan layanan : Sederhana dapat diselesaikan < 1 bulan, 80-90%, menghabiskan 25-35% beban kerja IT/IS department Menengah dapat diselesaikan < 1 tahun, 9-15%, menghabiskan 50-65% beban kerja IT/IS department Berat dapat diselesaikan > 1 tahun, 1-5%, menghabiskan 10-25% beban kerja IT/IS department 16 sim/nts/ftiuajm 8

9 Responsibilities CIO (10 dari 16) Increase the technological maturity of the firm Tingkat maturity ditentukan oleh : Sejauhmana karyawan (pimpinan dan staf) dari organisasi/perusahaan tsb memanfaatkan IT untuk membantu tugasnya sehari-hari Peran CIO atau IT/IS department : Memperkenalkan IT/IS pada semua karyawan Membantu mereka untuk beradaptasi ke dalam sistem yg memanfaatkan IT 17 sim/nts/ftiuajm Responsibilities CIO (11 dari 16) Create Vision of the Future & Sell it Visi (vision) Suatu artikulasi dari keinginan yang akan dicapai (termasuk falsafah usaha) dalam bentuk kebijaksanaan dan nilai-nilai sosial, yang dipercaya bahwa keinginan tersebut akan dapat dicapai Visi ini harus jelas, dimengerti dan dihayati oleh seluruh staf Visi ini harus dapat dianggap sebagai komitmen dari seluruh staf Ditentukan berdasarkan : Keadaan/kondisi saat ini Trend perkembangan masa mendatang Sosialisasikan visi tsb pada semua staf 18 sim/nts/ftiuajm 9

10 Responsibilities CIO (12 dari 16) Implement an Information System Architecture Isu teknis yang menjadi tanggung jawab CIO Arsitektur IS sangat berkaitan dengan proses binis dari organisasi/perusahaan Tolok ukur yang digunakan oleh CEO : Organisasi dapat disederhanakan Mengurangi intermediasi è organisasi lebih flat atau dapat menggunakan struktur matriks 19 sim/nts/ftiuajm Responsibilities CIO (13 dari 16) Nurture Relationship Hubungan yg harus dipelihara : dengan Senior Management (terpenting) dengan Customers (internal & eksternal) dengan Suppliers (eksternal) Hubungan dengan Senior Management Diane Wilson meneliti para CEO, berkaitan dengan pandangannya terhadap pemanfaatan IT 52% tidak tahu mengenai IT è bukan partner yg baik 48% tahu IT dan dikelompokkan ke dalam 4 kelompok 20 sim/nts/ftiuajm 10

11 Responsibilities CIO (14 dari 16) Nurture Relationship (lanjutan) Hubungan dengan Senior Management (lanjutan) I. partner yang baik, memberikan pendelegasian penuh pada CIO, tantangan buat CIO untuk dapat menjaga persepsi tsb II. partner yang baik, namun tidak/sedikit pendelagasian pada CIO, sering ikut campur dalam penentuan kebijakan tentang IT III. partner yg kurang baik, namum berpandangan pesimis mengenai IT & umumnya sangat membatasi anggaran untuk IT IV. partner yg tidak baik dan penghambat utama dalam implementasi IT 21 sim/nts/ftiuajm Responsibilities CIO (15 dari 16) Nurture Relationship (lanjutan) Hubungan dengan Customer (internal & eksternal) Customers adalah semua pihak didalam dan diluar organisasi yang memanfaatkan layanan dan product yang dihasilkan oleh IT/IS department Perusahaan harus menciptakan struktur organisasi yang dapat menanamkan mutual trust diantara para profesional dan endusers Membina hubungan dengan departemen lain dan memindahkan tanggungjawab pemanfaatan IT pada pimpinan departemen tsb dilakukan bersamaan 22 sim/nts/ftiuajm 11

12 Responsibilities CIO (16 dari 16) Nurture Relationship (lanjutan) Hubungan dengan supplier Diperlukan untuk mengetahui perkembangan dari product-product IT para vendor Sangat diperlukan dalam rangka pemeliharaan infrastructure IT Hubungan ini biasanya tampak lebih dekat pada pelaksanaan proyek-proyek pengembangan Hubungan ini diperluas dengan pihak-pihak lain yang related, mis. : data center, network management, dsb 23 sim/nts/ftiuajm Kegiatan CIO Administrator (30%) People developer (10%) City planner (10%) Futurist (10%) Fund raiser (10%) World diplomat (10%) Corporate MIS representative (10%) Designer (10%) 24 sim/nts/ftiuajm 12

13 Perkembangan Fungsi IS (1 dari 8) Peningkatan keuntungan (escalating benefits) dari IT Wave of innovation [Kenneth P, et al] Wave 1 : Reducing Cost (1960 an) Wave 2 : Leveraging investments (1970 an) Wave 3 : Enhancing product and services (awal 1980) Wave 4 : Enhancing executive decision making (akhir 1980) Wave 5 : Reaching the customer (1990 an) 25 sim/nts/ftiuajm Perkembangan Fungsi IS (2 dari 8) Peningkatan keuntungan dari IT (lanjutan) Wave of innovation [Kenneth P, et al] (lanjutan) 26 sim/nts/ftiuajm 13

14 Perkembangan Fungsi IS (3 dari 8) Peningkatan keuntungan dari IT (lanjutan) Wave 1 & 2 è fokusnya pada penghematan (saving money) Wave 3, 4 & 5 è konsentrasi pada pencarian keuntungan (making money) dan mempertahankan bisnisnya (staying in business) Untuk pindah dari wave 2 ke wave 3 diperlukan keterlibatan top executive dalam usaha pemanfaatan IT untuk bisnis, karena: Bisnis yang dilakukan, telah memasuki lingkungan yang baru Resiko dari ketidakbenaran dalam pemanfaatan IT, meningkat 27 sim/nts/ftiuajm Perkembangan Fungsi IS (4 dari 8) Perkembangan Organisasi IT/IS Monolithic organization è Cluster pd 4 area : Run operations mengoperasionalkan komputer & jaringan Develop systems mengembangkan & memelihara sistem Develop architecture setting strategy dan memelihara arsitektur untuk IT & informasi, menciptakan framework/standard untuk system operations Identify business requirement Menjabarkan kebutuhan IT dalam membantu bisnis perusahaan 28 sim/nts/ftiuajm 14

15 Perkembangan Fungsi IS (5 dari 8) Perkembangan Organisasi IT/IS (lanjutan) 29 sim/nts/ftiuajm Perkembangan Fungsi IS (6 dari 8) Perkembangan Organisasi IT/IS (lanjutan) Kegagalan dalam mengidentifikasi 4 area tsb, pada beberapa kasus terjadi : Penempatan yg salah dari resources Pengembangan keahlian yg tidak sesuai Pada umumnya, perusahaan hanya investasi dan menaruh perhatian pada area 1 dan 2, sedangkan area 3 dan 4 tidak 30 sim/nts/ftiuajm 15

16 Perkembangan Fungsi IS (7 dari 8) Perkembangan Organisasi IT/IS (lanjutan) Peranan IS organization dimasa mendatang Sebagai broker menjembatani antara perusahaan itu sendiri dengan perusahaan lain pemberi layanan jasa yang di-outsourcing-kan (mis : maintenance H/W, dsb) Mengembangkan dan memelihara IT yang digunakan untuk supporting the business system infrastructure tantangan terberat 31 sim/nts/ftiuajm Perkembangan Fungsi IS (8 dari 8) Perkembangan Organisasi IT/IS (lanjutan) Peran IS organization dimasa mendatang (lanjutan) 32 sim/nts/ftiuajm 16

17 Kiat untuk menjadi CIO Pelajari bisnis perusahaan tersebut dalam segala aspek (tidak hanya dari segi teknologinya) Buat hubungan kerja yang baik dengan manajemen lini Fokuskan pada perbaikan proses dasar bisnis perusahaan Jangan bersifat defensif dalam segala segi Bangun kepercayaan dengan memberikan jasa informasi yang dapat diandalkan Jelaskan biaya2 utk mengelolaan informasi dlm istilah bisnis Tekankan : tanggungjawab pengelolaan sumberdaya informasi juga menjadi tanggungjawab manajer-manajer lainnya 33 sim/nts/ftiuajm 17