STANDARD OPERATING PROCEDURE Transfer Program Internal

Transkripsi

1 Issued Date: 2016 Expired Date: 2021 Page 1 of 5 ACTIVITIES 1. SOP ini memuat panduan bagaimana RUANG ARTIFACTS proses transfer program internal di Universitas ROLES Ciputra dilakukan / * REMARKS LINGKUP 2. transfer program internal dapat membawa atau tidak membawa sks dari program yang lama ke program yang baru 3. mengacu pada Petunjuk Pelaksanaan Administrasi Akademik dari Keputusan Direktur Akademik Universitas Ciputra Surabaya no. 148/SK-DA-UC/IV/2012 KRITERIA AWAL Kapan SOP akan dimulai? yang masih terdaftar sebagai mahasiswa di Universitas Ciputra ingin pindah program lain di dalam Universitas Ciputra PARTISIPAN Siapa saja yang terlibat dalam proses? Dosen PA Ketua Studi Staf Biro Administrasi Akademik (BAA) Staf Finance and Accounting (FNA) INPUT Dokumen apa yang digunakan sebagai masukan proses? UC/BAA/DTF/004 UC/BAA/DTF/005 Keluar UC/BAA/DTF/006 Alih Kredit Intern UC/BAA/DTF/026 Internal UC/BAA/DTF/027 Masuk UC/BAA/DTF/028 UC/BAA/DTF/029 UC/BAA/DTF/030 Surat Keputusan KRITERIA AKHIR Kapan SOP akan berakhir? siap untuk mengikuti kelas di program yang baru DOKUMEN TERKAIT SOP & WI internal apa yang terkait? OUTPUT Dokumen apa yang dimodifikasi/ dihasilkan? Masuk Internal Keluar Hasil Test Alih Kredit Intern Pindah Surat Keputusan STATUS DOKUMEN Historical Controlled Information DAFTAR Revisi Tanggal REVISI Obyek Revisi Terbit Awal Halaman All PENGESAHAN Status Dibuat Nama Dra. Veronica Hidayati, M.Pd. Jabatan Kepala Biro Administrasi Akademik Tanda Tangan Tanggal Diperiksa Ir. Yohannes Somawiharja, M.Sc. Direktur Akademik Disetujui Rektor Diregister Surya Adipranata, S.T, M.MT. Kepala Kantor Penjaminan Mutu

2 Issued Date: 2016 Expired Date: 2021 Page 2 of 5 START Mengambil form Mengumpulkan form, transkrip, dan KHS Transkrip & KHS Note 1: 1. yang dikumpulkan harus ditanda tangani mahasiswa di atas materai dan wajib diketahui orang tua 2. Dosen PA atau Ketua Studi wajib memeriksa keaslian dan kebenaran Surat Pernyataan 3. KHS yang dikumpulkan mahasiswa adalah KHS semester terakhir Memeriksa data mahasiswa Data beasiswa Keluar Note 2: Data beasiswa diper dari BMA Mengkonsultasikan rencana pindah program Keluar, Dosen PA Membuat surat pengantar dokumen dari program yang lama ke program yang baru Keluar Internal Ketua Studi & Dekan A

3 Issued Date: 2016 Expired Date: 2021 Page 3 of 5 A Menyerahkan berkas ke program baru Baru keluar dari program lama Note 3: Berkas diserahkan ke program yang baru paling lambat 5 hari kerja, terhitung mulai dari dikumpulkan mahasiswa Melakukan wawancara Masuk, Ketua Studi Tidak Ada test masuk? Ya Mengikuti test Soal Test Hasil Test Ketua Studi Melakukan alih kredit intern Transkrip & KHS Alih Kredit Intern Ketua Studi Note 4: Hasil dari alih kredit internal wajib disampaikan kepada mahasiswa B

4 Issued Date: 2016 Expired Date: 2021 Page 4 of 5 B Mengumumkan hasil evaluasi mahasiswa pindah program Masuk Penyetaraan/Alih Kredit Intern diterima di program baru Hasil Test Pindah Menyerahkan berkas ke BAA Pindah Note 5: Berkas diserahkan ke BAA paling lambat 5 hari kerja, terhitung mulai dari berkas mahasiswa pindah program internal diterima program yang baru Menentukan dan menginformasikan tagihan Pindah Tagihan Pembayaran Staf FNA Note 6: Tagihan diiberikan kepada mahasiswa melalui atau diinformasikan melalui telepon C

5 Issued Date: 2016 Expired Date: 2021 Page 5 of 5 C Melakukan Tagihan Pembayaran Note 7: Setelah melakukan mahasiswa wajib melakukan konfirmasi ke FNA Memeriksa mahasiswa Staf FNA Pindah Note 8: 1. Staf FNA akan memberikan stempel pada Pindah apabila mahasiswa telah melunasi 2. Staf FNA wajib menyerahkan berkas mahasiswa pindah program kembali ke BAA paling lambat 4 hari kerja, terhitung mulai dari berkas pindah program diterima FNA Mengumumkan hasil keputusan kepada stakeholder Direktur Akademik, Dekan resmi diterima di program baru Pindah Surat Keputusan Pindah Note 9: Surat Keputusan dicetak di kertas kop Universitas Ciputra Memasukkan data mahasiswa pindah program CIS Note 10: Data mahasiswa pindah program internal wajib dimasukkan ke CIS paling lambat 2 hari kerja sejak berkas diterima BAA dari FNA END