DOKUMEN LEVEL Standar Operasional Prosedur (SOP)

Transkripsi

1 TUJUAN SOP ini bertujuan untuk memberikan penjelasan mengenai : 1. Untuk membantu mahasiswa dalam menyusun rencana studi sejak semester pertama sampai selesai studi. 2. Untuk menjelaskan tata cara pembimbingan akademik DEFINISI 1. Pembimbingan akademik adalah suatu proses konsultasi oleh mahasiswa kepada dosen PA mengenai penyusunan rencana studi dan strategi belajar di Fakultas Teknik Universitas Halu Oleo. 2. Dosen PA adalah seorang dosen tetap UHO yang ditunjuk oleh Ketua Jurusan/Ketua Program Studi untuk memberikan bimbingan akademik kepada beberapa mahasiswa sesuai dengan jurusannya masing-masing. RUANG LINGKUP SOP ini meliputi : 1. Tugas dan kewajiban dosen pembimbing akademik (PA). 2. Penunjukan dosen PA 3. Tata cara pembimbingan akademik PELAKSANA Semua dosen PA di Jurusan /program studi/diploma dalam lingkup Fakultas Teknik Universitas Halu Oleo. MEKANISME a. Umum Penyelenggaraan program pendidikan atas dasar Sistem Kredit Semester (SKS) berorientasi kepada mahasiswa, oleh karena itu bimbingan terhadap mahasiswa sangat perlu dilakukan. Bimbingan dilakukan agar mahasiswa mengikuti perkuliahan terencana dengan baik dan dapat menyelesaikan studinya tepat waktu tanpa mengalami hambatan. Oleh karena itu, perlu ditunjuk seorang Dosen Pembimbing Akademik untuk membimbing beberapa mahasiswa dan ditentukan tugas dan kewenangannya. b. Tugas Dosen PA 1. Membantu mahasiswa menyusun rencana studi sejak semester pertama sampai selesai studi. Page 1 of 4

2 2. Memberi pertimbangan tentang mata kuliah yang dapat diambil pada semester yang akan berlangsung sesuai peraturan akademik dengan memperhatikan kode mata kuliah, SKS, dosen penanggung jawab (PJ), mata kuliah wajib/pilihan. 3. Memvalidasi KRS/KPRS, perubahan nilai dan menandatangani KHS. 4. Memberitahukan kepada mahasiswa jika masih ada kesalahan dalam pengisian KRS ataupun mahasiswa belum mengisi KRS. 5. Mencatat dan mengevaluasi program yang dijalani mahasiswa yang dibimbingnya dalam catatan/file yang telah ditentukan agar mudah memantaunya. 6. Menguasai kurikulum yang diikuti mahasiswa bimbingannya 7. Mengetahui kegiatan mahasiswa yang dibimbing. 8. Menetapkan dan mengumumkan jadwal bimbingan kepada mahasiswa. 9. Membimbing mahasiswa bimbingannya dengan baik. 10. Melapor kepada ketua jurusan/program studi jika akan meninggalkan tugas. c. Kewenangan Dosen PA 1. Memberi nasihat kepada mahasiswa yang dibimbing. 2. Memberi peringatan kepada mahasiswa apabila melakukan pelanggaran kode etik mahasiswa. 3. Membantu mengatasi masalah yang menghambat kelancaran studi mahasiswa yang dibimbingnya baik yang terkait dengan akademik maupun diluar akademik. 4. Meneruskan permasalahan mahasiswa yang bukan kewenangannya atau diluar kemampuan dosen PA kepada yang berwenang di jurusan/program studi untuk dapat diselesaikan. 5. Mengirim mahasiswa bimbingannya dosen konseling apabila diperlukan. d. Penunjukan Dosen PA 1. Dekan mengangkat dosen PA atas usulan ketua jurusan/program studi yang dituangkan dalam bentuk surat keputusan dekan tiap semester untuk membimbing 5-10 mahasiswa (kecuali dalam keadaan terpaksa boleh lebih dari 10 mahasiswa). 2. Dosen PA yang tidak berada di kampus untuk sementara waktu, sedangkan saat itu sangat diperlukan mahasiswa bimbingannya, maka tugasnya sebagai PA digantikan oleh ketua jurusan/ketua program studi. 3. Dosen PA yang meninggalkan tugas selama 6 bulan atau lebih, tugasnya sebagai PA digantikan dosen lain dengan surat keputusan dekan atas usulan ketua jurusan/program studi. e. Tata cara Pembimbingan 1. Dosen PA menetapkan dan mengumumkan jadwal bimbingan setiap awal semester 2. Dosen PA mengevaluasi hasil kuliah semester sebelumnya dan memberikan arahan tentang mata kuliah (meliputi kode mata kuliah, SKS, dosen PJ, mata kuliah Page 2 of 4

3 wajib/pilihan) dan jumlah kredit yang dapat diambil pada semester yang akan berlangsung pada pertemuan pembimbingan tersebut. 3. Mahasiswa mengisi KRS sesuai jadwal yang telah ditentukan oleh Universitas dan Fakultas 4. Mahasiswa melaporkan kepada dosen PA, bahwa ia telah selesai mengisikan KRS untuk dapat divalidasi 5. Dosen PA memvalidasi KRS dalam waktu 1 minggu dimulai sejak berakhirnya pengisian KRS oleh mahasiswa 6. Mahasiswa menyerahkan KRS di jurusan/program studi dan Kasubag Akademik untuk diproses lebih lanjut. REFERENSI 1. SK R ektor Universitas Halu Oleo No. 145/SK/J29/PP/2006 tentang Peraturan Akademik. 2. Panduan Akademik FTeknik Tahun Akademik 2010/ Kalender Akademik Universitas Halu Oleo 4. Jadwal Perkuliahan FTeknik UHO PROSEDUR (lihat halaman berikut) Gambar : Bagan Alir Tata Cara Pembimbingan Page 3 of 4

4 Kegiatan Dosen PA menetapkan dan mengumumkan jadwal bimbingan setiap awal semester Dosen PA Mulai 1 Unit Mahasiswa Jurusan/Prodi /Diploma Kasubag Akademik Waktu Dokumen Jadwal Bimbingan Dosen PA mengevaluasi hasil kuliah semester sebelumnya dan memberikan arahan tentang mata kuliah (meliputi kode mata kuliah, SKS, dosen PJ, mata kuliah wajib/pilihan dan jumlah kredit yang dapat diambil pada semester yang akan berlangsung pada pertemuan pembimbingan tersebut. Mahasiswa mengisi KRS sesuai jadwal yang telah ditentukan oleh Universitas dan Fakultas Mahasiswa melaporkan kepada dosen PA, bahwa ia telah selesai mengisikan KRS untuk dapat divalidasi Dosen PA memvalidasi KRS dalam waktu 1 minggu dimulai sejak berakhirnya pengisian KRS oleh mahasiswa Mahasiswa menyerahkan KRS di Jurusan/Program Studi dan Kasubag Akademik untuk diproses lebih lanjut. 2 KHS Kalender Akademik Selesai Page 4 of 4

5 Page 5 of 5