SI REGISTRASI PANDUAN BAGI Biro Administrasi Akademik

Transkripsi

1 Software User Manual SI REGISTRASI PANDUAN BAGI Biro Administrasi Akademik Universitas IBA Palembang

2 DAFTAR ISI DAFTAR ISI... 2 A. Cetak Berkas... 3 B. Input Data Mahasiswa Baru... 4 C. Laporan Registrasi... 5 D. Loket Mahasiswa... 6 E. Pembuatan NIM F. Pengaturan Periode F.1 Aktivasi Periode F.2 Tambah Periode F.3 Ubah Periode G. Pindah Prodi H. Verifikasi I. Pengunduran Diri Halaman 2 dari 20

3 A. Cetak Berkas Proses yang dilakukan oleh user BAK untuk mencetak berkas mahasiswa, diantaranya cetak biodata mahasiswa, surat pernyataan dan tanda terima mahasiswa Adapun beberapa ketentuan proses yang harus dipenuhi : Mahasiswa sudah melakukan pembayaran Mahiasiswa sudah memiliki NIM Mahasiswa sudah melengkapi data Adapun langkah-langkah yang harus dilakukan adalah : 1. Pada menu utama pilih Menu Pendidikan Æ Cetak Berkas 2. Selanjutnya aakn tampil halaman Cetak Biodata & Pernyataan seperti tampak pada gambar di bawah. Pada halaman ini, masukkan NIM untuk mencari data mahasiswa yang akan dicetak berkasnya. Kemudian tekan tombol Cari 3. Kemudian akan tampil halaman Detil Mahasiswa seperti tamnpak pada gambar di bawah. Tekan tombol Cetak Biodata untuk mencetak Biodata, tombol Cetak Pernyataan untuk mencetak Pernyataan dan tombol Cetak Tanda Terima untuk mencetak Tanda Terima Input Adapun yang menjadi input pada proses ini adalah : 9 NIM mahasiswa untuk dicari datanya Output Halaman 3 dari 20

4 Adapun yang menjadi output pada proses ini adalah : 9 Hasil cetakan sesuai dengan pilihan yang dilakukan, biodata, pernyataan atau tanda terima B. Input Data Mahasiswa Baru Proses yang dilakukan user BAA untuk mendefinisikan data mahasiswa yang dipanggil untuk registrasi Adapun beberapa ketentuan proses yang harus dipenuhi : Data file yang akan diimportkan dalam format excel (.xls) Struktur filenya sesuai dengan spesifikasi aplikasi Gelombang calon mahasiswa yang akan dimasukkan sudah terdefinisi Jalur untuk mahasiswa yang akan didefinisikan sudah ada Adapun langkah-langkah yang harus dilakukan adalah : 1. Pada menu utama pilih Menu Pendidikan Æ Input Data Mahasiswa Baru 2. Selanjutnya akan tampil halaman Input Data Mahasiswa Baru seperti tampak pada gambar di bawah. Pada halaman ini, tentukan: - Gelombang - Jalur Mahasiswa - Direktori Tempat Penyimpanan File dalam format Excel (.xls) 3. Kemudian tekan tombol Upload untuk mengupload file data mahasiswa baru Input Adapun yang menjadi input pada proses ini adalah : 9 File calon mahasiwa sesuai dengan spesifikasi struktur tertentu ( sesuai kebutuhan aplikasi ) 9 Gelombang untuk data mahasiswa baru yang akan didefinisikan 9 Jalur masuk mahasiswa yang didefinisikan Output Adapun yang menjadi output pada proses ini adalah : 9 Data calon mahasiswa masuk dan bisa dipanggil no test nya di menu pembayaran Halaman 4 dari 20

5 C. Laporan Registrasi Proses pembuatan rekap mahasiswa yang telah melakukan registrasi Adapun items data yang dijadikan input adalah sebagai berikut : Data-data registrasi sudah masuk pada database Adapun langkah-langkah yang harus dilakukan adalah : 1. Pada menu utama pilih Menu Laporan Æ Laporan Rekap Registrasi 2. Selanjutnya akan tampil halaman Laporan Registrasi seperti tampak pada gambar di bawah. Pada halaman ini, tentukan : - Periode - Jenjang - Jalur - Tanggal 3. Kemudian tekan tombol Generate Laporan untuk pembuatan laporan. Untuk membuat laporan dalam format Excel (.xls), tekan tombol Export to Excel Input Adapun yang menjadi input pada proses ini adalah : 9 Periode 9 Jenjang 9 Jalur 9 Tanggal Halaman 5 dari 20

6 Output Adapun yang menjadi output pada proses ini adalah : 9 Laporan dalam format htm atau format Excel D. Loket Mahasiswa Proses yang dilakukan user BAA untuk memasukkan biodata mahasiswa sebagai alternatif entri mandiri oleh mahasiswa belum bisa dilakukan Adapun beberapa ketentuan proses yang harus dipenuhi : Mahasiswa yang akan dimasukkan biodatanya sudah memiliki NIM Adapun langkah-langkah yang harus dilakukan adalah : 1. Pada menu utama pilih Menu Pendidikan Æ Loket Mahasiswa 2. Selanjutnya akan tampil halaman Loket Mahasiswa seperti tampak pada gambar di bawah. Pada halaman ini, masukkan NIM yang akan dicari datanya. Kemudian tekan tombol Cari. 3. Selanjutnya akan tampil halaman Informasi Calon Mahasiswa seperti tampak pada gambar di bawah. Untuk mengubah Nama Mahasiswa, tekan tombol Ubah Nama. Sedangkan untuk menampilkan Informasi lain terkait data mahasiswa, tekan tombol Halaman Konfirmasi. Halaman 6 dari 20

7 4. Kemudian akan tampil halaman Informasi Calon Mahasiswa seperti tampak pada gambar di bawah. Untuk mengubah data, tekan tombol Ubah... sesuai dengan data yang akan diubah. Selanjutnya tekan tombol Setuju, apabila data-data yang Anda ubah telah benar. Halaman 7 dari 20

8 Halaman 8 dari 20

9 Halaman 9 dari 20

10 5. Apabila Anda telah berhasil, maka akan tampil halaman Konfirmasi Pembaharuan Data seperti tampak pada gambar di bawah. Input Adapun yang menjadi input pada proses ini adalah : 9 NIM mahasiswa 9 Biodata mahasiswa Output Adapun yang menjadi output pada proses ini adalah : 9 Data mahasiswa lengkap dan masuk pada list biodata serta siap untuk dicetak atau diproses lebih lanjut Halaman 10 dari 20

11 E. Pembuatan NIM Proses yang dilakukan oleh user BAA untuk membuatkan NIM mahasiswa baru dalam proses registrasi Adapun beberapa ketentuan proses yang harus dipenuhi : Calon mahasiswa sudah menyelesaikan masalah pembayaran No test terdaftar Adapun langkah-langkah yang harus dilakukan adalah : 1. Pada menu utama pilih Menu Pendidikan Æ Pembuatan NIM 2. Selanjutnya akan tampil halaman PEMBUTAN NIM seperti tampak pada gambar di bawah. Pada halaman ini, masukkan Kriteria Pencarian Data Mahasiswa. Ada 2 pilihan kriteria pencarian, yakni : Nomor Test atau Nama. Kemudian tekan tombol Cari. 3. Apabila data yang dicari diketemukan, maka akan ditampilkans eperti tampak pada gambar di bawah. Tekan tombol Buat NIM untuk membuat NIM, dan tombol Cetak untuk sekaligus membuat Password untuk Entri Data Mahasiswa. Halaman 11 dari 20

12 4. Hasil Pencetakan seperti tampak pada gambar di bawah. Input Adapun yang menjadi input pada proses ini adalah : 9 No test masuk calon mahasiswa 9 Nama calon mahasiswa Output Adapun yang menjadi output pada proses ini adalah : 9 NIM mahasiswa terbentuk 9 Password untuk entri mandiri terbentuk ( dengan mencetak berkas NIM) Halaman 12 dari 20

13 F. Pengaturan Periode Proses yang dilakukan oleh user BAA untuk mensetup periode perkuliahan yang akan dijalankan Adapun beberapa ketentuan proses yang harus dipenuhi : Data referensi untuk pendefinisian periode sudah siap untuk dimasukkan F.1 Aktivasi Periode Proses yang dilakukan untuk mengaktifkan periode registrasi Adapun beberapa ketentuan proses yang harus dipenuhi adalah : Periode sudah didefinisikan Adapun langkah-langkah yang harus dilakukan adalah : 1. Pada menu utama, pilih Menu Pengaturan Æ Periode 2. Selanjutnya akan tampil halaman Periode seperti tampak pada gambar di bawah 3. Kemudian tekan tombol Non Aktif untuk mengaktifkan periode yang terdapat pada kolom Status Halaman 13 dari 20

14 F.2 Tambah Periode Proses yang dilakukan untuk menambah periode registrasi Adapun beberapa ketentuan proses yang harus dipenuhi adalah : Aturan resmi penerbitan periode registrasi Adapun langkah-langkah yang harus dilakukan adalah : 1. Pada menu utama, pilih Menu Pengaturan Æ Periode 2. Selanjutnya akan tampil halaman Periode seperti tampak pada gambar di bawah 3. Untuk menambahkan Periode, tentukan terlebih dahulu : - masukkan item nama untuk periode yang akan didefinisikan - masukkan tahun periode - masukkan periode baru yang didefinisikan - masukkan range tanggal awal periode dan akhir periode 4. Kemudian tekan tombol Simpan untuk menyimpan data periode baru. F.3 Ubah Periode Proses yang dilakukan untuk mengubah periode pelaksanaan registrasi Adapun beberapa ketentuan proses yang harus dipenuhi adalah : Periode yang akan diubah sudah ada Adapun langkah-langkah yang harus dilakukan adalah : 1. Pada menu utama, pilih Menu Pendidikan Æ Periode 2. Selanjutnya akan tampil halaman Periode seperti tampak pada gambar di bawah. Pada halaman tersebut, tekan tombol Ubah yang terdapat pada kolom Action Halaman 14 dari 20

15 3. Kemudian akan tampil halaman Edit Periode seperti tamapk pada gambar di bawah. Pada halaman ini, edit data-data sesuai dengan kebutuhan. 4. Tekan tombol Simpan untuk menyimpan data periode Input Adapun yang menjadi input pada proses ini adalah : 9 Nama periode 9 Tahun ajaran 9 Awal periode bayar 9 Akhir periode bayar 9 Aktivasi periode Output Adapun yang menjadi output pada proses ini adalah : 9 Dattar periode bertambah sesuai dengan data baru yang dimasukkan 9 Data periode aktif sesuai dengan kebutuhan sistem, periode mana yang akan diaktifkan Halaman 15 dari 20

16 G.Pindah Prodi Proses yang dilakukan user BAA untuk melakukan pindah program studi mahasiswa Adapun beberapa ketentuan proses yang harus dipenuhi : Mahasiswa sudah menyelesaikan pembayaran Mahasiswa sudah memiliki NIM Adapun langkah-langkah yang harus dilakukan adalah : 1. Pada menu utama, pilih Menu Pendidikan Æ Pindah Prodi 2. Selanjutnya akan tampil halaman Pindah ProgramStudi seperti tampak pada gambar di bawah. Pada halaman tersebut, NIM dari Mahasiswa yang akan diproses pemindahan Prodi-nya. Kemudian tekan tombol Cari. 3. Kemudian akan tampil halaman Detil Mahasiswa seperti tampak pada gambar di bawah. Pada halaman ini, tentukan tempat target pemindahan, yakni : - Fakultas - Program Studi Input Adapun yang menjadi input pada proses ini adalah : 9 NIM mahasiswa yang akan pindah program studi 9 Fakultas tujuan pindah 9 Program studi tujuan pindah Output Adapun yang menjadi output pada proses ini adalah : 9 Mahasiswa sudah pindah sesuai dengan fakultas dan program studi yang dipilih Halaman 16 dari 20

17 H. Verifikasi Proses yang dilakukan oleh user BAA untuk memverifikasi calon mahasiswa yang dinyatakan sebagai mahasiswa Adapun beberapa ketentuan proses yang harus dipenuhi : Calon mahasiswa sudah menyelesaikan pembayaran Calon mahasiswa sudah mendapatkan NIM Calon mahasiswa sudah memasukkan biodatanya Calon mahasiswa sudah melengkapi persyaratan lainnya terkait administrasi yang harus dijalani adalah sebagai berikut : 1. Pada menu utama, pilih Menu Pendidikan Æ Verifikasi 2. Selanjutnya akan tampil halaman Verifikasi seperti tampak pada gambar di bawah. Pada halaman tersebut, tentukan NIM dari Mahasiswa yang akan diproses verifikasi-nya. Kemudian tekan tombol Cari. 3. Apabila data mahasiswa telah diketemukan, maka akan tampil halaman Detail Mahasiswa seperti tampak pada gambar di bawah. Pada halaman ini, tekan tombol Verifikasi. Input Adapun yang menjadi input pada proses ini adalah : 9 NIM calon mahasiswa Output Adapun yang menjadi output pada proses ini adalah : Halaman 17 dari 20

18 9 Calon mahasiswa resmi menjadi mahasiswa dengan masuknya biodata calon mahasiswa ke list data mahasiswa 9 Data dikirimkan ke sistem akademik Halaman 18 dari 20

19 I. Pengunduran Diri Proses yang dilakukan oleh user BAA untuk memproses pengunduran diri mahasiswa. Adapun beberapa ketentuan proses yang harus dipenuhi : Calon mahasiswa terdaftar yang harus dijalani adalah sebagai berikut : 1. Pada menu utama, pilih Menu Pendidikan Æ Pengunduran Diri 2. Kemudian akan tampil halaman Pengunduran Diri seperti tampak pada gambar di bawah. Pada halaman tersebut, tentukan Nomor Test calon mahasiswa. Kemudian tekan tombol Cari. 3. Selanjutnya akan tampil Form Detail Mahasiswa beserta data jumlah biaya yang telah disetorkan calon mahasiswa yang bersangkutan kepada pihak Universitas. Pada kolom Jumlah Yang Dikembalikan, isikan jumlah uang yang akan dikembalikan kepada mahasiswa, sesuai dengan kebutuhan dan aturan yang berlaku. Tekan tombol Cetak Kuitansi untuk mencetak Kuitansi. Halaman 19 dari 20

20 JENIS BIAYA JUMLAH YANG TELAH DIBAYARKAN JUMLAH YANG OIKEMBALIKAN Registrasi Rp ,00 lo AdministrasiMhs Baru Rp ,00 lo Biaya /SKS Rp , Koperasi Rp ,00 lwooo SPP Tetap Rp , Voucher warnet Rp ,00 lo UPP Rp ,00 lo KTM I ATM Rp ,00 lo Kuliah Intensif LIA Rp ,00 lo Keterangan : I Cetak Kuitansi Halaman 20 dari 20