BAB III STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT (PPM)

Transkripsi

1 BAB III STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT (PPM) Pengabdian Kepada Masyarakat (PPM) merupakan bagian elemen pokok tri dharma perguruan tinggi. Untuk menjamin pelaksanaan Pengabdian Kepada Masyarakat (PPM) yang baik diperlukan kaidah pokok yang memberikan arah dalam pelaksanaannya yaitu berupa Standard Operating Procedures (SOP). SOP ini perlu terus disempurnakan sesuai dengan tuntutan dan kondisi kebutuhan, sehingga sedikit banyaknya dapat mendorong penerapan good governance dalam pelaksanaan PPM di Universitas Siliwangi. Adapun SOP pelaksanaan PPM terdiri dari: 1 Ketentuan Pokok Penjaminan Mutu dan SDM Pengabdian Kepada Masyarakat (PPM) 2 Ketentuan Umum Pemberian Penghargaan Bagi Pelaksana PPM yang Berkualitas 3 Ketentuan Pelatihan PPM 4 Prosedur Penyelenggaraan kegiatan Pelatihan PPM di Internal 5 Prosedur Mengikuti kegiatan Pelatihan PPM yang diselenggarakan pihak eksternal 6 Ketentuan Rekruitmen Tenaga Ahli PPM LPPM Universitas Siliwangi 7 Prosedur Rekruitmen Tenaga Ahli PPM LPPM Unsil 8 Ketentuan Rekruitmen Reviewer Proposal PPM 9 Prosedur Rekruitmen Reviewer Proposal PPM 10 Ketentuan Penggunaan Reviewer PPM dari Luar 11 Ketentuan Jadwal Waktu PPM 12 Ketentuan Pengajuan Proposal Dana Bantuan PPM 13 Prosedur Pengajuan Proposal bantuan PPM kelompok Dosen 14 Prosedur pengajuan Proposal bantuan PPM Unit Kerja 15 Ketentuan Desk Evalusi Proposal PPM Halaman 60

2 16 Prosedur Pelaksanaan Desk Evaluasi Proposal PPM 17 Ketentuan Pelaksanaan Review dan seminar Proposal PPM 18 Prosedur Pelaksanaan Review dan Seminar Proposal PPM 19 Ketentuan Penetapan Pemenang Seleksi Proposal PPM 20 Prosedur Penetapan Pemenang Seleksi Proposal PPM 21 Ketentuan Pengumuman Proposal PPM yang Lolos Seleksi 22 Prosedur Pengumuman Proposal PPM yang Lolos Seleksi 23 Ketentuan Pengajuan Dana Bantuan PPM 24 Prosedur Pengajuan Dana Bantuan PPM dari LPPM ke Lembaga 25 Ketentuan Pencairan Dana Bantuan PPM 26 Prosedur Pencairan Dana Bantuan PPM 27 Ketentuan Perjanjian LPPM dengan Pihak Pelaksana PPM yang sumber Dana nya dari Luar 28 Prosedur Perjanjian LPPM dengan Pihak Pelaksana PPM yang sumber Dana nya dari Luar 29 Ketentuan Perjanjian LPPM dengan Pelaksana PPM yang sumber Dananya dari Internal 30 Prosedur Perjanjian LPPM dengan Pelaksana PPM yang sumber Dananya dari Internal 31 Ketentuan Monitoring dan Evaluasi Internal Pelaksanaan PPM 32 Prosedur Monitoring dan Evaluasi Internal Pelaksanaan PPM 33 Ketentuan Laporan Hasil PPM Sumber Dana Internal 34 Prosedur Laporan Hasil PPM Sumber Dana Internal 35 Ketentuan Pelaporan Kelembagaan ke DIKTI 36 Prosedur Pelaporan Kegiatan Pelaksanaan PPM ke DIKTI 37 Ketentuan Pelaksanaan Seminar Hasil PPM Internal 38 Prosedur Pelaksanaan Seminar Hasil PPM Internal 39 Ketentuan Tindaklanjut Hasil PPM 40 Prosedur Tindaklanjut Hasil Kegiatan PPM 41 Prosedur Publikasi Hasil PPM ke Jurnal Internal 42 Ketentuan Sangsi Wanprestasi untuk Pelaksana PPM yang Sumber Dana nya dari DIKTI Halaman 61

3 43 Ketentuan Sangsi Wanprestasi untuk Pelaksana PPM Yang Sumber Dana nya dari Internal 44 Ketentuan Penggalangan Dana Kegiatan PPM yang Sumber Dana nya dari Luar 45 Prosedur Pengajuan Penggalangan Dana Kegiatan PPM yang Sumber Dana nya dari Luar 46 Prosedur Pencairan Penggalangan Dana Kegiatan PPM yang Sumber Dana nya dari Luar 1 Ketentuan Pokok Penjaminan Mutu dan SDM Pengabdian Kepada Masyarakat (PPM) a Dilaksanakannya benchmarking ke beberapa perguruan tinggi mengenai manajemen LPPM dan manajemen PPM b Dibuatnya buku pedoman PPM dengan sk rektor c Pengembangan ketentuan pokok dan manajemen PPM 1) Dibentuknya tenaga akhli PPM LPPM Unsil dengan sk rektor 2) Dibentuknya tim reviewer proposal PPM dengan sk rektor 3) Dibentuknya tim monev internal pelaksanaan PPM berdasarkan surat tugas/sk ketua LPPM 4) Dilaksanakannnya sosialisasi secara rutin ke masing masing unit kerja mengenai ketentuan internal maupun eksternal serta SOP PPM d Peningkatan fasilitas dan kompetensi IT, 1) Dibuatnya web mandiri LPPM 2) Dibuatnya jurnal ilmiah 3) E- Journal e Pengembangan SDM dalam PPM 1) Pengembangan kemampuan dosen dalam PPM dan penulisan karya ilmiah, melalui seminar, pelatihan, workshop maupun lokakarya baik yang diselenggarakan mandiri, kerjasama maupun yang diselenggarakan oleh Halaman 62

4 pihak eksternal (perguruan tinggi lain, kopertis, maupun dikti) 2) Pengembangan kemampuan tenaga administrasi LPPM, dengan cara mengikuti pelatihan kemampuan teknologi informasi, sosialisasi ketentuan, tata administrasi PPM dan pelatihan soft skill lainnya, baik yang diselenggarakan mandiri, kerjasama maupun yang diselenggarakan oleh pihak eksternal (perguruan tinggi lain, Kopertis, maupun Dikti) 2 Ketentuan Umum Pemberian Penghargaan Bagi Pelaksana PPM yang Berkualitas a. Pelaksanaan PPM yang menghasilkan karya yang berkualitas dan bermanfaat bagi masyarakat serta hasil karyanya dipublikasikan di jurnal terakreditasi diberikan penghargaan dalam bentuk insentif b. Hasil PPM yang berkualitas berdasarkan hasil penilaian tim, dipromosikan untuk ikut kompetisi baik ditingkat regional (Jawa Barat Award), nasional (program Dikti) maupun internasional. c. Besarnya nilai penghargaan/insentif sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan melalui SK rektor. 3 Ketentuan Pelatihan PPM a Pelatihan peningkatan kemampuan penulisan proposal PPM harus menjadi salah satu program kerja pokok LPPM yang sifatnya rutin minimal 2 kali dalam satu tahun b Pelatihan peningkatan kemampuan pelaksanaan PPM dosen harus menjadi program kerja dimasing masing unit kerja terutama LPPM yang sifatnya rutin Halaman 63

5 c Pelaksanaan kegiatan pelatihan bisa dilakukan mandiri atau kerjasama dengan perguruan tinggi lain maupun dengan Dikti melalui dana stimulan d Mengikutsertakan pelatihan para dosen dalam pelatihanpelatihan yang diselenggarakan pihak luar sesuai dengan kebutuhan (perguruan tinggi lain, Kopertis maupun Dikti). e Melaksanakan pelatihan-pelatihan dalam upaya meningkatkan skil tenaga administrasi termasuk pelatihan dan sosialisasi ketentuan yang berlaku baik diselenggarakan sendiri, melalui kerjasama, atau diselenggarakan oleh pihak luar (perguruan tinggi, Kopertis, maupun Dikti) f Dosen/Staf administrasi yang ditugaskan untuk mengikuti pelatihan di luar harus melaporkan hasil pelatihan kepada LPPM g LPPM berkewajiban memfasilitasi dosen/staf yang akan sosialisasi hasil PPM h LPPM wajib mendokumentasikan hasil pelatihan secara memadai. 4 Prosedur Penyelenggaraan kegiatan Pelatihan PPM di Internal a. LPPM menyampaikan surat pengajuan pelaksanaan kegiatan pelatihan PPM ditujukan ke Rektor cq PR2 melalui BAUM, dilampiri proposal kegiatan pelatihan PPM. b. Surat dan proposal yang telah didisposisi oleh rektor/pr dikembalikan lagi ke BAUM, kemudian bagian keuangan membayarkan dana untuk penyelenggaraan pelatihan kepada LPPM sesuai disposisi disertai bukti dokumen pengeluaran uang c. LPPM/Panitia yang dibentuk mengirimkan surat undangan dan publikasi kepada sasaran peserta pelatihan sesuai dengan kriteria dan kebutuhan (peserta dari internal maupun eksternal) Halaman 64

6 d. LPPM Wajib mendokumentasikan hasil pelaksanaan pelatihan secara memadai. e. LPPM/panitia yang dibentuk menyampaikan laporan pertanggungjawaban kepada rektor, disampaikan melalui BAUM Flowchart Penyelenggaraan kegiatan Pelatihan PPM diinternal Calon Peserta/Peserta LPPM/Kepanitiaan BAUM Rektor/PR Mengajukan Surat permohonan kegiatan dan proposal Surat dan Proposal diadministrasikan, dilengkapi Form. disposisi Melaksanakan disposisi Surat dan proposal yang sudah didisposisi Penyerahan dana kegiatan dan kelengkapan administrasi Bagian keuangan menyiapkan dana dan kelengkapan administrasi LPPM/Panitia mempersiapkan pelaksanaan kegiatan Brosur/surat undangan pelatihan. Brosur/surat undangan pelatihan Calon peserta mendaftarkan diri Pelaksanaan kegiatan Pembuatan LPJ Kegiatan LPJ Kegiatan diadministrasikan, dilampiri disposisi LPJ kegiatan Arsif Halaman 65

7 5 Prosedur Mengikuti Kegiatan Pelatihan PPM yang Diselenggarakan pihak Eksternal a Berdasarkan informasi/surat/undangan dari pihak penyelenggara kegiatan pelatihan, LPPM menunjuk calon peserta untuk mengikuti pelatihan yang diselenggarakan pihak luar. b LPPM mengajukan surat permohonan untuk mengikuti pelatihan PPM kepada Rektor cq PR 2 melalui BAUM, dengan mencantumkan identitas calon peserta yang akan mengikuti pelatihan secara lengkap, disertai foto copy brosur/undangan dari pihak penyelenggara kegiatan c Rektor melalui PR 2 menerbitkan SPPD dan biaya untuk mengikuti pelatihan. d LPPM menyampaikan SPPD dan biaya mengikuti pelatihan kepada peserta yang ditunjuk, disertai surat tugas yang ditandatangani ketua LPPM e peserta yang telah mengikuti pelatihan menyampaikan laporan hasil pelatihan (bahan pelatihan secara lengkap), SPPD yang telah ditandatangani, dan foto copi sertifikat telah mengikuti pelatihan, kemudian LPPM mendokumentasikan secara memadai. f LPPM berkewajiban untuk memfasilitasi tindaklanjut hasil pelatihan yang dilakukan oleh peserta yang telah mengikuti pelatihan. Halaman 66

8 Flowchart Mengikuti kegiatan Pelatihan PPM yang diselenggarakan pihak Eksternal Pihak Penyelenggara LPPM BAUM Rektor/PR Calon Peserta Pelatihan Informasi/surat undangan mengikuti pelatihan LPPM menunjjuk calon peserta sesuai kriteria Calon peserta siap untuk mengikuti pelatihan Membuat surat permohonan pengajuan mengikuti pelatihan Surat diadministrasikan dan dilampiri Form. disposisi Surat di disposisi, kemudian PR 2 menerbitkan SPPD LPPM menerima uang biaya pelatihan dan kelengkapan adm Bagian keuangan mempersiapkan adm keuangan dan biaya untuk pelatihan LPPM menyiapkan SPPD, biaya pelatihan dan surat tugas Calon peserta menerima SPPD, biaya, dan surat tugas LPPM menerima laporan hasil pelatihan, SPPD, dan sertifikat Peserta pelatihan wajib melaporkan hasil pelatihan, dan kelengkapan administrasi File SPPD Tindaklanjut sosialisasi hasil pelatihan 6 Ketentuan Rekruitmen Tenaga Ahli PPM LPPM Universitas Siliwangi a. LPPM mengajukan surat permintaan dosen kepada unit kerja sebagai tenaga ahli PPM, sesuai dengan jumlah yang ditetapkan LPPM Halaman 67

9 b. Tenaga ahli sebagaimana dimaksud harus memenuhi kriteria sebagai berikut: mempunyai kompetensi yang cukup atau memiliki sertifikat keahlian, atau sertifikat profesi Mempunyai tanggungjawab, berintegritas, dan sanggup menjalankan tugas tugas sebagai tenaga ahli pengalaman dalam penelitian atau pernah terlibat dalam kegiatan yang diselenggarakan oleh pihak internal maupun pihak eksternal sesuai bidangnya Minimal berijazah S2 Memiliki jabatan fungsional serendah rendahnya Lektor Membuat komitmen kesanggupan menjadi tenaga ahli yang dituangkan dalam kontrak komitmen c. Pihak unit kerja wajib menyeleksi tenaga ahli sesuai kriteria d. Pihak unit kerja mengusulkan tenaga ahli tersebut ke LPPM e. LPPM wajib melakukan verifikasi tenaga ahli sesuai kriteria. f. LPPM mengajukan tenaga ahli ke rektor untuk dibuat SK g. Calon tenaga ahli wajib menyampaikan CV secara lengkap sesuai dengan format yang ditetapkan LPPM h. LPPM wajib menyampaikan SK rektor ke masing masing tenaga ahli yang ditetapkan dalam SK rektor 7 Prosedur Rekruitmen Tenaga Ahli PPM LPPM Unsil a. LPPM mengajukan permintaan dosen untuk calon tenaga ahli PPM LPPM dilampiri kriteria yang ditetapkan LPPM b. Unit kerja wajib menyeleksi calon tenaga ahli sesuai kriteria c. Unit kerja mengusulkan calon tenaga ahli tersebut ke LPPM paling lambat 7 hari terhitung dari tanggal surat LPPM yang disampaikan ke unit kerja Halaman 68

10 d. LPPM wajib melakukan verifikasi calon tenaga ahli sesuai kriteria. e. LPPM mengajukan calon tenaga ahli ke rektor untuk dibuat SK f. LPPM wajib menyampaikan SK rektor ke masing masing tenaga ahli yang ditetapkan dalam SK rektor g. LPPM menyampaikan SK tembusan ke masing masing unit kerja Flowchart Rekruitmen Tenaga Ahli PPM LPPM Unit Kerja Rektor Tenaga Ahli Penelitian LPPM mengajukan permintaan tenaga ahli diserta kriteria LPPM mengajukan permintaan tenaga ahli diserta kriteria Unit kerja menyeleksi tenaga ahli sesuai kriteria Daftar nama tenaga ahli hasil seleksi Daftar nama tenaga ahli hasil seleksi Verifikasi kesesuaian dengan kriteria Draf Sk tenaga ahli Draf Sk Ditandatangani Sk Rektor mengenai tenaga ahli SK Tenaga ahli SK diperbanyak sesuai tenaga ahli dan unit kerja Tembusan SK ke Unit kerja Penyampaian SK ke tenaga ahli Arsif Halaman 69

11 8 Ketentuan Rekruitmen Reviewer Proposal PPM a. LPPM mengajukan surat permintaan dosen kepada unit kerja sebagai tenaga reviewer proposal PPM LPPM, sesuai dengan jumlah yang ditetapkan LPPM b. Tenaga reviewer sebagaimana dimaksud harus memenuhi kriteria sebagai berikut: mempunyai kompetensi yang cukup pengalaman dalam pelaksanaan PPM Minimal berijazah S2 mempunyai kompetensi yang cukup atau memiliki sertifikat keahlian, atau sertifikat profesi Mempunyai tanggungjawab, berintegritas, dan sanggup menjalankan tugas tugas sebagai tenaga reviewer Berpengalaman dalam bidang penelitian, minimal pernah menjadi ketua peneliti atau pernah memperoleh hibah penelitian Berpengalaman dalam publikasi karya ilmiah minimal pada jurnal ber ISSN sebagai first author atau corresponding author Berpengalaman sebagai pemakalah, baik dalam seminar ilmiah lokal, nasional atau seminar ilmiah internasional Minimal berijazah S2 Memiliki jabatan fungsional serendah rendahnya Lektor Membuat komitmen kesanggupan menjadi tenaga reviewer yang dituangkan dalam kontrak komitmen c. Pihak unit kerja wajib menyeleksi tenaga reviewer sesuai kriteria d. Pihak unit kerja mengusulkan tenaga reviewer tersebut ke LPPM e. LPPM wajib melakukan verifikasi tenaga reviewer sesuai kriteria. f. LPPM mengajukan tenaga reviewer ke rektor untuk dibuat SK Halaman 70

12 g. Calon tenaga reviewer wajib menyampaikan CV secara lengkap sesuai dengan format yang ditetapkan LPPM h. LPPM wajib menyampaikan SK rektor ke masing masing tenaga reviewer yang ditetapkan dalam SK rektor 9 Prosedur Rekruitmen Reviewer Proposal PPM a LPPM mengajukan permintaan dosen untuk calon reviewer LPPM dilampiri kriteria yang ditetapkan LPPM b Unit kerja wajib menyeleksi calon reviewer LPPM sesuai kriteria c Unit kerja mengusulkan calon reviewer tersebut ke LPPM paling lambat 7 hari terhitung dari tanggal surat LPPM yang disampaikan ke unit kerja d LPPM wajib melakukan perifikasi calon reviewer sesuai kriteria. e LPPM mengajukan calon reviewer ke rektor untuk dibuat SK f LPPM wajib menyampaikan SK rektor ke masing-masing reviewer yang ditetapkan dalam SK rektor g LPPM menyampaikan SK tembusan ke masing-masing unit kerja Halaman 71

13 Flowchart rekruitmen reviewer internal PPM LPPM Unit Kerja Rektor Reviewer Surat permohonan permintaan reviewer dan kriteria Surat permohonan permintaan reviewer dan kriteria Seleksi reviewer oleh unit kerja sesuai kriteria Pengusulan reviewer dari unit kerja Pengusulan reviewer dari unit kerja Verifikasi ulang keseuaian dengan kriteria Pengajuan draf sk tim reviewer Penandatanganan sk oleh rektor Sk tim reviewer telah di tandatangani rektor Sk tim reviewer telah di tandatangani rektor Penggandaan sk sesuai tim reviewer Sk rektor sebagai tembusan Distribusi sk rektor Sk rektor ke reviewer Arsif Halaman 72

14 10 Ketentuan Penggunaan Reviewer PPM dari Luar a Penggunaan reviewer dari luar Unsil dilaksanakan sesuai kebutuhan b Jika tim reviewer internal jumlahnya kurang dari kebutuhan c Karena alasan substansi dan teknis d Karena adanya kerjasama kelembagaan yang mengharuskan adanya tim reviewer luar 11 Ketentuan Jadwal Waktu PPM Untuk menjamin kepastian bagi para dosen yang akan mengajukan dana bantuan pengabdian kepada masyarakat dari Universitas Siliwangi, maka diperlukan ketentuan sehingga PPM yang dilaksanakan akan lebih terkontrol dan terkendali baik dari segi administrasi, pelaksanaan maupun pelaporan. Adapun ketentuan jadwal waktu PPM yang sumber dana nya dari Universitas Siliwangi sebagaimana diatur dalam tabel sebagai berikut: No 1 Periode Periode 1 Periode 2 Periode 3 Periode 4 September Desember Maret Juni minggu ke4 minggu ke-4 Minggu ke 4 Minggu ke 4 Keterangan Penyampaian Informasi 2 Oktober Januari April Juli Pengumpulan Proposal Nopember Minggu ke 2 Nopember Minggu ke 3 Nopember Minggu ke 4 Desember minggu ke 3 Pebruari Minggu ke 2 Pebruari Minggu ke 3 Pebruari Minggu ke 4 Maret Minggu ke 3 Mei Minggu ke 2 Mei Minggu ke 3 Mei Minggu ke 4 Juni Minggu ke 3 Agustus Minggu ke 2 Agustus Minggu ke 3 Agustus Minggu ke 4 September Minggu ke 3 Proses Review dan Revisi Proposal Penandatanganan MOU antara Ketua pelaksana dengan LPPM dan pencairan dana. Pelaksanaan Pengabdian kepada Masyarakat Batas maksimal pelaporan hasil PPM secara lengkap Halaman 73

15 12 Ketentuan Pengajuan Proposal Dana Bantuan PPM a. Bantuan dana kegiatan PPM internal diberikan untuk kegiatan PPM kelompok dosen dan PPM unit kerja b. PPM kelompok dosen minimal beranggotakan 2 orang dosen, sedangkan PPM unit kerja merupakan kegiatan PPM yang dilaksanakan atas nama unit kerja (prodi/ fakultas/ pascasarjana/ LPPM) c. Personal PPM dimungkinkan lintas unit kerja d. Proposal PPM wajib dilegalisasi oleh pimpinan unit kerja (mengacu terhadap form. standar) e. Proposal PPM diserahkan kepada LPPM rangkap tiga disertai surat pengantar dari pimpinan unit kerja (surat pengantar ditujukan kepada rektor c.q ketua LPPM). f. Dalam surat pengantar dari pimpinan unit kerja harus menunjukkan pos sumber pembiayaan. g. Proposal PPM disampaikan ke LPPM paling lambat 3 (tiga) minggu sebelum kegiatan PPM dilaksanakan 13 Prosedur Pengajuan Proposal bantuan PPM kelompok Dosen a. Ketua tim PPM kelompok dosen mengajukan permintaan legalisasi proposal PPM ke pimpinan unit kerja (mengacu terhadap form. Standar) b. Pimpinan unit kerja melakukan legalisasi dan membuat surat pengantar ditujukan ke Rektor c.q Ketua LPPM (isi surat pengantar harus menunjukkan pos sumber pembiayaan yang digunakan). c. Proposal penelitian disampaikan ke LPPM rangkap 3 paling lambat 3 (tiga) minggu sebelum kegiatan PPM dilaksanakan. d. Staft administrasi/ktu mencatat ke dalam buku proposal PPM Halaman 74

16 Flowchart Pengajuan Proposal Bantuan Dana PPM Kelompok Dosen Tim PPM Pimpinan Unit Kerja LPPM Pengajuan proposal untuk legalisasi pimpinan unit kerja Proposal dilegalisasi, dan dibuat surat pengantar Ketua tim menerima proposal dan surat pengantar Proposal yang sudah dilegalisasi disertai surat pengantar Proposal rangkap 3 diserahkan ke LPPM LPPM menerima proposal rangkap 3 dan surat pengantar 14 Prosedur pengajuan Proposal bantuan PPM Unit Kerja a. Ketua tim PPM Unit kerja mengajukan permintaan legalisasi proposal PPM ke pimpinan unit kerja (mengacu terhadap form. Standar) b. Pimpinan unit kerja melakukan legalisasi dan membuat surat pengantar ditujukkan ke Rektor c.q Ketua LPPM (isi surat pengantar harus menunjukan pos sumber pembiayaan yang digunakan). c. Proposal penelitian disampaikan ke LPPM rangkap 3 paling lambat 3 (tiga) minggu sebelum kegiatan PPM dilaksanakan. d. Staft administrasi/ktu mencatat ke dalam buku proposal PPM Halaman 75

17 Flowchart Pengajuan Proposal Bantuan Dana PPM Unit Kerja Ketua Tim PPM Unit Kerja Pimpinan Unit Kerja LPPM Pengajuan proposal untuk legalisasi pimpinan unit kerja Proposal dilegalisasi, dan dibuat surat pengantar Ketua tim menerima proposal dan surat pengantar Proposal yang sudah dilegalisasi disertai surat pengantar Proposal rangkap 3 diserahkan ke LPPM LPPM menerima proposal rangkap 3 dan surat pengantar 15 Ketentuan Desk Evalusi Proposal PPM Beberapa indikator pokok dalam pelaksanaan desk evaluasi terhadap proposal PPM antara lain: a Kualifikasi ketua dan anggota peneliti sesuai dengan ketentuan yang berlaku b Warna jilid dan kelengkapan proposal penelitian harus sesuai dengan ketentuan yang berlaku c Sistematika penulisan proposal PPM harus mengacu terhadap ketentuan yang berlaku d Jenis huruf, ukuran kertas, jumlah halaman, kata kunci, serta jumlah kata dalam abstrak harus sesuai dengan ketentuan yang berlaku Halaman 76

18 e Proposal harus lengkap sesuai dengan ketentuan yang berlaku dalam pedoman f Proposal yang tidak merujuk terhadap poin 1, 2, 3, 4 dan 5, dikembalikan lagi ke pengusul untuk direvisi dalam jangka waktu sesuai dengan ketentuan yang berlaku g Pelaksanaan desk evaluasi proposal dilaksanakan oleh tim verifikasi yang dibentuk LPPM (bagian administrasi) 16 Prosedur Pelaksanaan Desk Evaluasi Proposal PPM a Pengusul proposal menyampaikan proposal ke LPPM, sesuai dengan periodesasi pengusulan proposal yang ditetapkan b Staf administrasi melakukan identifikasi dan mengadministrasikan proposal secara memadai c Staf administrasi/ktu LPPM yang ditunjuk atau dibentuk LPPM menjadi tim verifikasi melakukan desk evaluasi terhadap proposal PPM merujuk terhadap ketentuan yang berlaku (pedoman PPM) d Proposal yang tidak lolos dalam desk evaluasi dikembalikan kepada pengusul, disertai catatan perbaikan dalam jangka waktu sesuai dengan ketentuan yang berlaku e Proposal yang lolos dalam desk evaluasi, diserahkan ke staf administrasi/ktu untuk diadministrasikan dan tindaklanjut pelaksanaan review oleh tim reviewer LPPM dan atau seminar Halaman 77

19 Flow Chart Pelaksanaan Desk Evaluasi Proposal PPM Pengusul Proposal Staf adm/ktu LPPM Tim Reviewer Proposal Lengkap Rangkap 3 Diidentifikasi dan diadministrasikan Proposal yang tidak Lolos Desk Evaluasi Revisi Pelaksanaan Desk Evaluasi Proposal yang Lolos Desk Evaluasi Hasil revisi Proposal hasil Revisi Desk Evaluasi Ulang Proposal di review dan atau diseminarkan 17 Ketentuan Pelaksanaan Review dan Seminar Proposal PPM a. Proposal PPM yang lolos dalam desk evaluasi oleh staf administrasi/ktu wajib diadministrasikan ke dalam buku proposal PPM b. KTU/staf administrasi wajib merekap judul-judul proposal PPM dalam formulir rancangan tim reviewer PPM c. Kapus PPM berkewajiban menunjuk reviewer yang relevan dengan substansi materi PPM maksimal tiga orang (dilihat dari kemampuan substansi keilmuan), serta dengan mempertimbangkan pemerataan keterlibatan tim reviewer, termasuk menentukan jadwal seminar proposal PPM yang akan dilaksanakan. Halaman 78

20 d. Ketua dan sekretaris LPPM berwenang memberikan rekomendasi, masukan atau pertimbangan terhadap tim reviewer yang diajukan oleh kapus PPM, jika sepakat maka membubuhkan tandatangan pada kolom yang telah disediakan. e. Staf adm/ktu wajib mempersiapkan kelengkapan administrasi antara lain: surat tugas melakukan review kepada tim reviewer yang ditunjuk, proposal PPM, form. Penilaian, dan surat undangan seminar proposal. Sedangkan surat pemberitahuan melakukan presentasi seminar proposal disampaikan kepada pengusul proposal. f. Seminar proposal dipimpin oleh kepala pusat PPM atau struktural LPPM yang ditunjuk atau koordinator tim reviewer g. Kelengkapan administrasi sebagaimana poin 5 tersebut harus disampaikan minimal 4 hari sebelum pelaksanaan seminar tersebut dilaksanakan. h. Pada saat seminar tim review berkewajiban untuk mengembalikan proposal yang direview disertai form hasil review i. KTU/staf administrasi berkewajiban mengembalikan atau menyampaikan koreksian tersebut ke dosen pengusul proposal, disertai surat pemberitahuan dan bukti hasil koreksi (batas waktu revisi maksimal 4 hari), Jika dalam 4 hari hasil revisi tidak disampaikan ke LPPM, maka proposal PPM tersebut dianggap gugur. j. Nilai akumulasi proposal yang kurang dari standar yang ditetapkan dianggap tidak layak/ditolak. 18 Prosedur Pelaksanaan Review dan Seminar Proposal PPM a. KTU/staf administrasi merekap judul judul proposal PPM yang lolos desk evaluasi, kemudian disampaikan kepada kapus PPM b. Kapus PPM berkewajiban menunjuk reviewer yang relevan dengan substansi materi PPM maksimal tiga orang (dilihat dari Halaman 79

21 kemampuan substansi keilmuan dan metodologi), serta dengan mempertimbangkan pemerataan keterlibatan tim reviewer. c. Setelah kapus PPM menentukan tim reviewer kemudian membubuhkan tandatangan pada kolom yang telah disediakan. Kemudian form tersebut disampaikan ke ketua LPPM melalui sekretaris LPPM d. Ketua LPPM memberikan rekomendasi, masukan atau pertimbangan terhadap tim reviewer yang diajukan oleh kapus PPM, jika sepakat maka membubuhkan tandatangan pada kolom yang telah disediakan. e. Jika ketua berhalangan sekretaris berkewajiban merekomendasi atas nama ketua LPPM f. Rancanngan tim rviewer yang sudah disetujui ketua LPPM, disampaikan ke KTU LPPM untuk dibuatkan surat tugas untuk reviewer termasuk form penilaiannya. g. Staf adm/ktu mempersiapkan kelengkapan administrasi antara lain: surat tugas melakukan review kepada tim reviewer yang ditunjuk, proposal PPM, form. Penilaian, dan surat undangan seminar proposal. Sedangkan surat pemberitahuan melakukan presentasi seminar proposal disampaikan kepada pengusul h. Tim reviewer menyampaikan hasil penilaian proposal PPM setelah seminar proposal selesai dilaksanakan disertai hasil koreksi ditulis dalam lembar koreksi secara singkat, i. KTU/staf administrasi berkewajiban mengembalikan atau menyampaikan koreksian tersebut ke dosen pengusul proposal, disertai surat pemberitahuan dan bukti hasil koreksi (batas waktu revisi maksimal 4 hari); jika dalam 4 hari hasil revisi tidak disampaikan ke LPPM dan di verifikasi oleh kepala pusat PPM, maka proposal PPM tersebut dianggap gugur. j. Nilai akumulasi dari proposal yang kurang dari standar yang ditetapkan dianggap tidak layak/ditolak Halaman 80

22 Flowchart pelaksanaan review/seminar proposal PPM Pengusul proposal Staf Adm/KTU Kepala Pusat PPM Sekretaris/Ketua LPPM Reviewer Dilakukan rekap proposal yang lolos desk evaluasi Menunjuk reviewer maksimal 3 orang Disposisi usulan reviwer Reviewer proposal yang disetujui Draf Surat Tugas Reviewer Otorisasi/ penandatanganan surat tugas Surat undangan seminar proposal Surat tugas yang ditandatangani diperbanyak Surat Tugas, Form Review, undangan seminar dan Proposal Seminar proposal penelitian Rekapitulasi rekomendasi, nilai reviewer dan hasil seminar Hasil Seminar proposal PPM keputusan Diterima tanpaditerima dengan revisi ditolak Revisi maksimal 4 hari Proposal hasil revisi Verifikasi hasil revisi Halaman 81

23 19 Ketentuan Penetapan Pemenang Seleksi Proposal PPM a Proposal yang lolos desk evaluasi wajib dilakukan review oleh tim reviewer LPPM b Tim reviewer wajib independen dan profesional dalam melaksanakan pekerjaannya dengan mengacu terhadap kriteria, indikator, bobot, skor, dan nilai yang telah ditetapkan dalam pedoman PPM c Seluruh hasil final penilaian reviwer dijumlahkan untuk kemudian di hitung nilai rata ratanya d Kriteria penetapan pemenang seleksi proposal Jika hasil rata rata < 200 proposal ditolak Jika hasil rata rata di atas 300 sampai 399 diterima dan masuk pagu 1 Jika hasil rata rata di atas 399 sampai 500 diterima dan masuk pagu 2 e Ketua LPPM harus menerbitkan surat keputusan tentang proposal yang diterima sesuai pagu penelitian, serta proposal yang ditolak. 20 Prosedur Penetapan Pemenang Seleksi Proposal PPM a Staf Administrasi/KTU LPPM mengadministrasikan dan merekap hasil nilai review proposal dari tim reviewer. b Hasil perhitungan tersebut disampaikan ke kepala pusat terkait untuk di verifikasi dan ditandatangani c Staf administrasi/ktu LPPM membuat surat keputusan tentang proposal yang diterima berdasarkan pagu penelitiannya, serta proposal yang ditolak d Draft SK disampaikan kepada sekretaris LPPM untuk diotorisasi, selanjutnya disampaikan ke ketua LPPM untuk ditandatangani Halaman 82

24 e SK yang ditandatangani disampaikan kembali kepada staf adm/ktu untuk ditindaklanjuti. Flowchart Penetapan Pemenang Seleksi Proposal PPM Staf Adm/KTU LPPM Kepala Pusat PPM Sekretaris LPPM Ketua LPPM Mengadministrasik an dan merekap nilai hasil review dari tim reviewer Hasil rekapitulasi diverifikasi dan otorisasi Membuat SK SK di paraf/di otorisasi SK ditandatangani SK diadministrasikan dan ditindaklanjuti 21 Ketentuan Pengumuman Proposal PPM yang Lolos Seleksi a. LPPM wajib membuat surat edaran ke pengusul proposal berkaitan dengan keputusan diterima dan ditolaknya proposal yang diajukan, baik yang sumber dananya dari internal maupun dari pihak luar b. Surat edaran sebagaimana pada poin a wajib ditembuskan ke rektor dan pimpinan unit kerja Halaman 83

25 c. LPPM berkewajiban pula mempublikasi hasil seleksi proposal dalam situs LPPM atau dipampangkan dalam sebuah baligo serta didokumentasikan dalam data base penerima bantuan PPM 22 Prosedur Pengumuman Proposal PPM yang Lolos Seleksi a. KTU/staf administrasi LPPM, membuat rekapitulasi proposal yang lolos seleksi dan surat pemberitahuan ke pelaksana PPM yang akan mendapat batuan dana b. Surat tersebut ditandatangani ketua LPPM setelah diparaf oleh sekretaris atau pihak yang diperkenankan dalam ketentuan. Jika ketua LPPM tidak ada surat tersebut ditandatangani oleh sekretaris atau pihak yang diperkenankan oleh ketentuan c. KTU/staf administrasi menyampaikan surat ke pihak pelaksana PPM yang mendapat bantuan d. KTU/staf administrasi meng upload pemberitahuan ini ke dalam situs LPPM atau dipampang dalam sebuah baligo e. KTU/staf administrasi menyampaikan surat tembusan ke rektor dan pimpinan unit kerja sebagai laporan dan koordinasi, f. KTU/staf administrasi mengadministrasikan surat tersebut dalam buku surat keluar dan mendokumentasikan arsipnya sesuai ketentuan. Halaman 84

26 Flowchart Pengumuman Proposal PPM Lolos Seleksi KTU LPPM/Staf Adm Sekretaris LPPM Ketua LPPM Pengusul Proposal Rektor dan Pimpinan Unit kerja Surat pemberitahuan dan rekap proposal yang lolos dan gagal Surat pemberitahuan dan rekap proposal yang lolos dan gagal Surat pemberitahuan dan rekap proposal yang lolos dan gagal setuju Surat dan rekap perlu diperbaiki Revisi Diverifikasi jika setuju dibubuhkan paraf Surat dan rekap ditandatangani Surat dan rekap yang sudah ditandatangani Surat dan rekap yang sudah ditandatangani Surat dan rekap yang sudah ditandatangani Tindaklanjut upload ke web LPPM dan pengadministrasian Arsif 23 Ketentuan Pengajuan Dana Bantuan PPM a. Proposal yang selesai di review diajukan untuk mendapat pembiayaan b. Surat pengajuan pembiayaan PPM ditujukan ke rektor dan disampaikan melalui BAUM, dilampiri rekomendasi kriteria pagu pembiayaan dari LPPM c. BAUM mencatat surat ajuan tersebut dalam agenda surat masuk, selanjutnya melakukan disposisi dan menyampaikan surat tersebut kepada Rektor, PR 1, PR 2 sebagai bentuk koordinasi. d. PR. 2 menentukan besaran nilai pembiayaan yang mengacu terhadap rekomendasi LPPM mengenai katagori pagu Halaman 85

27 24 Prosedur Pengajuan Dana bantuan PPM dari LPPM ke Lembaga a. LPPM mengajukan proposal yang selesai direview diajukan untuk mendapat pembiayaan b. Surat pengajuan pembiayaan PPM ditujukan ke rektor dan disampaikan melalui BAUM, dilampiri rekomendasi kriteria pagu pembiayaan dari LPPM c. Kemudian BAUM mencatat surat ajuan tersebut dalam agenda surat masuk, selanjutnya melakukan disposisi dan menyampaikan surat tersebut kepada Rektor, PR 1, PR 2 sebagai bentuk koordinasi. d. Selanjutnya PR 2 menentukan besaran nilai pembiayaan yang mengacu terhadap rekomendasi LPPM mengenai katagori pagu, kemudian surat tersebut disampaikan ke bagian keuangan. Flowchart Pengajuan Biaya PPM dari LPPM ke Lembaga LPPM BAUM Rektor/PR Bagian Keuangan Surat Pengajuan pencairan dana, daftarppm yang lolos direview, kriteria pagu Surat diadministrasikan dan dilampiri form.disposisi Surat pengajuan pencairan dana dan disposisi Dilakukan disposisi oleh Rektor dan PR Surat yang sudah didisposisi/spm Surat yang sudah di disposisi/spm Surat yang sudah didisposisi/spm Halaman 86

28 25 Ketentuan Pencairan Dana Bantuan PPM a. KTU/staf keuangan LPPM mengambil dana bantuan PPM kelompok dosen/unit kerja di bagian keuangan dilampiri kwitansi penerimaan uang. b. KTU/staf keuangan LPPM wajib menyampaikan informasi ke pihak pelaksana PPM pada hari diambilnya uang atau selambat lambatnya 1 hari dana penelitian tersebut cair dari bagian keuangan c. KTU/staf keuangan LPPM wajib membuat MoU dengan pihak pelaksana PPM, ditandatangani sebanyak dua rangkap, masing masing rangkap bermaterai Rp untuk masing masing pihak (ketua LPPM dan ketua pelaksana PPM) d. Biaya administrasi dan meterai dibebankan kepada pihak pelaksana PPM e. Penyerahan dana PPM dialas dengan kuitansi rangkap 3 f. Besaran uang tersebut dicatat dalam buku agenda proposal masuk dan pelaporan hasil pelaksana PPM dan buku kas keluar, g. Kwitansi lembar pertama diberikan kepada pelaksana PPM, lembar kedua akan disampaikan untuk tembusan ke unit kerja sebagai dokumen lampiran dalam laporan penyerapan dana PPM ke masing masing unit kerja, sedang lembar ketiga arsip di LPPM. 26 Prosedur Pencairan Dana Bantuan PPM a. KTU/staf keuangan LPPM mengambil dana bantuan dana PPM kelompok dosen/unit kerja di bagian keuangan. b. KTU/staf keuangan LPPM melakukan konfirmasi ke pihak pelaksana PPM pada hari diambilnya uang atau selambat lambatnya 1 hari dana pelaksana PPM tersebut cair dari bagian keuangan bahwa dana segera diambil di LPPM. Halaman 87

29 c. Sebelum penyerahan dana pelaksana PPM pihak LPPM memberikan MoU pelaksanaan PPM, untuk dibaca dan dipahami oleh pihak pelaksana PPM d. Setelah sepakat MOU tersebut di tandatangani sebanyak dua rangkap, masing masing rangkap bermaterai Rp untuk masing masing pihak e. Biaya administrasi dan meterai dibebankan kepada pihak pelaksana PPM f. Setelah MOU disepakati dan ditandatangani, selanjutnya dilakukan penyerahan dana PPM yang dialas dengan kuitansi rangkap 3 (untuk dosen pelaksana PPM, tembusan untuk unit kerja dan arsip). g. Besaran uang tersebut dicatat dalam buku agenda proposal masuk dan pelaporan hasil PPM dan buku kas keluar, h. Kwitansi lembar pertama diberikan kepada pelaksana PPM, lembar kedua akan disampaikan untuk tembusan ke unit kerja sebagai dokumen lampiran dalam laporan penyerapan dana PPM ke masing masing unit kerja, sedang lembar ketiga arsip di LPPM. Halaman 88

30 Flowchart Pencairan Dana PPM Bagian Keuangan Universitas KTU/Staf Keuangan LPPM Dosen/Kelompok Dosen Uang Kas Bantuan PPM Uang Kas Bantuan PPM Konfirmasi ke pengusul dan Penyiapan MUO MOU Penandatangan MOU oleh Dosen dan LPPM Uang Kas Bantuan Penelitian 27 Ketentuan Perjanjian LPPM dengan Pihak Pelaksana PPM yang Sumber Dana nya dari Luar a. LPPM dan pelaksana PPM wajib mengadakan perjanjian pelaksanaan kegiatan sesuai dengan prosedur yang ditetapkan oleh LPPM b. Isi perjanjian tersebut sesuai dengan isi perjanjian antara LPPM dengan DIKTI melalui Kopertis. Halaman 89

31 c. LPPM bertindak sebagai pihak pertama dan pelaksana PPM bertindak sebagai pihak kedua d. Perjanjian dibuat rangkap 2, dan masing masing bermaterei Rp , e. Perjanjian bermaterei yang ditandatangan oleh LPPM sebagai pihak pertama diserahkan kepada pelaksana PPM sebagai pihak kedua, sedangkan perjanjian bermaterei yang ditandatangan oleh pelaksana PPM sebagai pihak kedua diarsipkan di LPPM f. Perjanjian tersebutnya sifatnya mengikat para pihak 28 Prosedur Perjanjian LPPM dengan Pihak Pelaksana PPM yang Sumber Dana nya dari Luar a. KTU/staf administrasi menyampaikan surat undangan penandatanganan MoU atara LPPM dengan pihak penerima dana batuan PPM b. Pelaksana PPM datang ke LPPM memenuhi undangan LPPM c. Ketua LPPM atau yang mewakilinya menjelaskan tentang isi MoU d. Pelaksana PPM kemudian menandatangani MoU sebagai pihak kedua, dan ketua LPPM menandatangani sebagai pihak pertama, MoU dibuat rangkap 2, dan masing masing bermaterei Rp , e. Perjanjian bermaterei yang ditandatangan oleh LPPM sebagai pihak pertama diserahkan kepada pelaksana PPM sebagai pihak kedua, sedangkan perjanjian bermaterei yang ditandatangan oleh pelaksana PPM sebagai pihak kedua diarsipkan di LPPM f. KTU/staf administrasi mengdadministrasikan MoU tersebut dalam buku dokumen kerjasama dan mendokumentasikan sesuai dengan ketentuan. Halaman 90

32 Flow Chart Pelaksanaan Perjanjian LPPM dengan Pelaksana PPM (Dana Luar) Pelaksana PPM Staf Adm/ KTU LPPM Sekretaris LPPM/Pihak Yang Ditunjuk Ketua LPPM Undangan Pelaksanaan MoU Undangan Pelaksanaan MoU Membuat Draft MoU Penjelasan MoU Penjelasan isi MoU Penandatanganan Mou Rangkap 2 Pembubuhan paraf Penandatanganan MoU Mou Mou File 29 Ketentuan Perjanjian LPPM dengan Pelaksana PPM yang Sumber Dananya dari Internal a. LPPM dan pelaksana PPM wajib mengadakan perjanjian b. Perjanjian tersebut berisi hak dan kewajiban, serta hal lainnya diantara para pihak c. LPPM bertindak sebagai pihak pertama dan pelaksana PPM bertindak sebagai pihak kedua Halaman 91

33 d. Perjanjian dibuat rangkap 2, dan masing masing bermaterei Rp , e. Perjanjian bermaterei yang ditandatangan oleh LPPM sebagai pihak pertama diserahkan kepada pelaksana PPM sebagai pihak kedua, sedangkan perjanjian bermaterei yang ditandatangan oleh pelaksana PPM sebagai pihak kedua diarsipkan di LPPM f. Perjanjian tersebut sifatnya mengikat para pihak 30 Prosedur Perjanjian LPPM dengan Pelaksana PPM yang Sumber Dana nya dari Internal a. KTU/staf administrasi menyampaikan surat undangan penandatanganan MoU atara LPPM dengan pihak penerima dana batuan dana PPM b. Pelaksana PPM datang ke LPPM memenuhi undangan LPPM c. Ketua LPPM atau yang mewakilinya menjelaskan tentang isi MoU d. Pelaksana PPM kemudian menandatangani MoU sebagai pihak kedua, dan ketua LPPM menandatangani sebagai pihak pertama, MoU dibuat rangkap 2, dan masing masing bermaterei Rp , e. Perjanjian bermaterei yang ditandatangan oleh LPPM sebagai pihak pertama diserahkan kepada pelaksana PPM sebagai pihak kedua, sedangkan perjanjian bermaterei yang ditandatangan oleh pelaksana PPM sebagai pihak kedua diarsipkan di LPPM f. KTU/staf administrasi mendadministrasikan MoU tersebut dalam buku dokumen kerjasama dan mendokumentasikan sesuai dengan ketentuan. Halaman 92

34 Flow Chart Pelaksanaan Perjanjian LPPM dengan Pelaksana PPM (Dana Internal) Pelaksana PPM Staf Adm/ KTU LPPM Sekretaris LPPM/Pihak Yang Ditunjuk Ketua LPPM Undangan Pelaksanaan MoU Undangan Pelaksanaan MoU Membuat Draft MoU Penjelasan MoU Penjelasan isi MoU Penandatanganan Mou Rangkap 2 Pembubuhan paraf Penandatanganan MoU Mou Mou File Halaman 93

35 31 Ketentuan Monitoring dan Evaluasi Internal Pelaksanaan PPM a. LPPM wajib melakukan monitoring dan evalusi pelaksanaan kegiatan b. Kegiatan sebagaimana pada poin 1 dilakukan oleh tim atau pihak yang direkomendasi kepala pusat PPM (tenaga reviewer/tenaga ahli) yang disyahkan oleh ketua LPPM melalui surat penugasan c. Indikator monitoring dan evaluasi internal pelaksanaan PPM mengacu terhadap proposal yang diusulkan dan MoU yang telah ditandatangani pihak pelaksana PPM dengan LPPM d. Tim atau pihak yang ditunjuk wajib melaporkan hasil monev atau perkembangan pelaksanaan kegiatan kepada kepala pusat PPM yang bertindak sebagai koordinator kegiatan monev e. Kepala pusat PPM wajib menyampaikan hasil monev sebagaimana poin d kepada ketua LPPM melalui sekretaris dalam form. monev PPM yang ditetapkan. 32 Prosedur Monitoring dan Evaluasi Internal Pelaksanaan PPM a. LPPM membuat tim monitoring dan evalusi pelaksanaan PPM b. Kapus PPM mengajukan nama anggota tim monev, sedangkan koordinator tim secara otomatis kapus terkait, usulan tersebut disampaikan ke KTU/staf administrasi c. KTU/staf administrasi membuat draf surat tugas kemudian disampaikan ke sekretaris untuk dievalusi dan diverifikasi, jika sudah setuju maka membubuhkan paraf pada nama ketua LPPM d. Sekretaris LPPM menyampaikan draf surat yang sudah diotorisasi e. Ketua LPPM melakukan evaluasi nama-nama yang dajukan, jika setuju maka langsung ditandatangani (jika ada revisi tentang nama tim, maka surat tugas tersebut direvisi kembali) Halaman 94

36 f. KTU/staf administrasi mengambil surat tugas yang sudah ditandatangani ketua LPPM g. KTU/staf administrasi menggandakan surat tugas/sk tersebut dan didistribusikan ke nama nama yang tercantum, kemudian mencatat surat tugas/sk tersebut dalam buku dokumen SK, kemudian mengarsipkannya sesuai ketentuan h. Tim monev melaksanakan tugasnya mengacu terhadap substansi i. Setiap periode tertentu tim monev menyampaikan hasil kepada Kapus PPM, dan ketua LPPM melalui sekretaris. j. Rekomendasi hasil monev dari kapus PPM/sekretaris/ketua LPPM ditindaklanjuti oleh tim dalam melaksanakan monev Halaman 95

37 Flow Chart Monitoring dan Evaluasi Internal Pelaksanaan PPM Staf adm/ktu LPPM Kapus PPM Sekretaris LPPM Ketua LPPM Tim Monev Internal Usulan Tim Monev Usulan Tim Monev Internal Pembuatan Draf surat Tugas Tim Monev Draf Surat Tugas Tim Monev diverifikasi dan di paraf Draf Surat Tugas Tim Monev Revisi Draf direvisi Disetujui Surat Tugas diadministrasikan dan ditindaklanjuti Draf di tandatangani Arsif Surat Tugas Laporan Hasil Monev Laporan Hasil Monev Laporan Hasil Monev Pelaksanaan Monev Rekomendasi Rekomendasi Rekomendasi 33 Ketentuan Laporan Hasil PPM Sumber Dana Internal a. Hasil PPM dilaporkan sesuai dengan sistematika yang diatur dalam pedoman LPPM yang berlaku Halaman 96

38 b. Pelaksana PPM wajib menyerahkan 1 eksemplar laporan hasil penelitian utuh, 1 eksemplar bahan untuk jurnal dalam bentuk PDF, dan 1 CD yang memuat soft copy laporan hasil PPM utuh dan bahan untuk jurnal dalam bentuk PDF c. Pelaporan hasil harus sesuai dengan MoU yang disepakati antara pelaksana PPM dengan LPPM d. Staf administrasi/ktu mendokumentasikan ke dalam buku agenda proposal masuk dan pelaporan hasil PPM (bila perlu memakai bukti terima), untuk selanjutnya disimpan pada tempat tertentu yang sudah dikodefikasi, sedangkan CD disimpan dalam tempat khusus. e. LPPM berwenang untuk mengadakan seminar hasil PPM terutama hasil PPM yang dianggap layak dan baik untuk diseminarkan. f. Setiap semester atau setiap tahun proposal dan pelaporan hasil PPM harus direkap dalam sebuah tabel rekapitulasi proposal dan pelaporan hasil PPM (antara proposal dan pelaporan hasil PPM terpisah). 34 Prosedur Laporan Hasil PPM Sumber Dana Internal a. Pelaksana PPM sesuai batas waktu yang ditetapkan dalam MoU wajib menyerahkan hasil PPM ke LPPM dengan sistematika yang diatur dalam pedoman LPPM yang berlaku b. Pelaksana PPM wajib menyerahkan 1 eksemplar laporan hasil PPM lengkap (sesuai dengan ketentuan dan MoU), antara lain 1 eksemplar bahan untuk jurnal dalam bentuk PDF, dan 1 CD yang memuat soft copy laporan PPM utuh dan bahan untuk jurnal dalam bentuk PDF c. Staf adm/ktu melakukan verifikasi kelengkapan laporan hasil PPM, Jika laporan tersebut tidak lengkap maka dikembalikan lagi kepada pelaksana PPM untuk dilengkapi Halaman 97

39 d. KTU/Staf administrasi mendokumentasikan ke dalam buku agenda proposal masuk dan pelaporan hasil PPM (bila perlu memakai bukti terima), untuk selanjutnya disimpan pada tempat tertentu yang sudah dikodefikasi, sedangkan CD disimpan dalam tempat khusus. e. Bukti terima penyerahan hasil PPM disampaikan ke pihak pelaksana PPM Flowchart Laporan Hasil PPM Sumber Dana Internal Pelaksana PPM Staf Adm/KTU LPPM Hasil PPM Hasil PPM CD CD Hasil PPM CD Tidak Verifikasi kelengkapan ya Perbaikan kelengkapan Hasil PPM CD Dokumentasi dan administrasi hasil PPM Bukti penyerahan hasi PPM Bukti penyerahan hasi PPM Arsif Halaman 98

40 35 Ketentuan Pelaporan Kelembagaan Ke DIKTI a. LPPM secara kelembagaan wajib melakukan pelaporan ke DIKTI atas kegiatan PPM yang pembiayaannya dari DIKTI b. LPPM wajib mematuhi ketentuan yang telah disepakati dalam MoU dengan DIKTI c. Pelaporan hasil PPM dilakukan secara kolektif dan diajukan ke DIKTI sebagai bentuk pertanggungjawaban kelembagaan sesuai dengan MoU antara LPPM dengan DIKTI melalui Kopertis. 36 Prosedur Pelaporan Kegiatan Pelaksanaan PPM Ke DIKTI a. Pelaksana PPM yang sumber dananya dari DIKTI menyampaikan laporan lengkap sesuai dengan ketentuan ke LPPM b. KTU/staf administrasi menerima dan mencatat laporan (laporan termin ke 1 atau laporan akhir) dalam buku laporan PPM (dialas dengan bukti penerimaan rangkap 2, ragkap 1 untuk pelaksana PPM, rangkap 2 sebagai arsip di LPPM) c. KTU/staf aministrasi LPPM mempersiapkan surat pengantar laporan hasil PPM ke DIKTI jika dikirim melalui maka KTU/staf administrasi LPPM mengirim via sesuai dengan ketentuan berlaku dalam MoU (bila dikirim secara on line), d. Ketua LPPM melalui sekretaris melakukan verifikasi terhadap surat dan dokumen laporan tersebut e. Ketua LPPM melakukan otorisasi surat tersebut. f. KTU/staf administrasi mengirimkan laporan tersebut disertai surat pengantar lembar pertama, sedangkan surat lembar ke 2 disampaikan ke rektor sebagai laporan dan lembar ke 3 sebagai arsip g. KTU/staf administrasi surat keluar tersebut dalam buku surat keluar dan mendokumentasikan bukti pengiriman/faktur pengiriman serta arsip laporan sesuai ketetuan Halaman 99

41 Flowchart Pelaporan Kegiatan PPM Sumber Dana Dari DIKTI Pelaksana PPM Staf Adm/KTU LPPM Sekretaris LPPM Ketua LPPM Rektor Dikti Laporan per termin atau akhir Laporan per termin atau akhir Bukti Penerimaan Laporan Bukti Penerimaan Laporan (3 Rangkap) Surat Pengantar Laporan (3 rangkap) dan dokumennya. Surat Pengantar Laporan (3 rangkap) dan dokumennya. Surat Pengantar Laporan (3 rangkap) dan dokumennya. Verifikasi dan Paraf Penandatanganan Surat Pengantar Laporan (3 rangkap) dan dokumennya. Surat Pengantar Laporan (Sebagai Laporan) arsip Surat Pengantar Laporan dan dokumennya. 37 Ketentuan Pelaksanaan Seminar Hasil PPM Internal a. LPPM melalui kepala pusat PPM melakukan seleksi kualitas hasil PPM, yang diselenggarakan per akhir tahun anggaran b. LPPM berwenang untuk meminta pihak pelaksana PPM untuk melakukan publikasi melalui seminar hasil internal. Halaman 100

42 c. Teknis penyelengaraan kegiatan sepenuhnya kewenangan LPPM melalui ketua pelaksana PPM d. LPPM melalui kepala pusat PPM berkewajiban mengundang peserta seminar sesuai dengan relevansi keilmuan maupun jika diperlukan mengundang pihak luar yang memungkinkan adanya tindak lanjut kegiatan (unit kerja internal, lembaga dan instansi pemerintah, perusahaan, para praktisi atau pihak lainnya). 38 Prosedur Pelaksanaan Seminar Hasil PPM Internal a Kepala pusat PPM melakukan seleksi terhadap hasil PPM setiap akhir tahun anggaran. b Hasil penyeleksian tersebut direkapitulasi kemudian disampaikan ke staf adm/ktu untuk ditindaklanjuti c Staf Adm/KTU membuat surat undangan melakukan seminar terhadap para pelaksana PPM yang terpilih, selain itu juga dibuatkan undangan kepada pihak pihak terkait yang memiliki relevansi (unit kerja internal, lembaga dan instansi pemerintah, perusahaan, para praktisi atau pihak lainnya). d Surat undangan disampaikan kepada sekretaris LPPM untuk diparaf selanjutnya disampaikan kepada ketua LPPM untuk ditandatangani e Staf adm/ktu LPPM menyebarkan surat undangan kepada narasumber dan peserta seminar. Halaman 101

43 Flowchart Pelaksanaan Seminar Hasil PPM Narasumber/ Pelaksanan PPM Staf adm/ktu LPPM Kepala Pusat PPM Sekretaris LPPM Ketua LPPM Peserta Undangan Rekapitulasi hasil penyeleksian hasil PPM Penyeleksiaan hasil PPM Surat Undangan terhadap narasumber dan peserta undangan Dilakukan paraf terhadap surat undangan Penandatanganan surat undangan Undangan narasumber Surat undangan disebar Undangan sebagai peserta seminar File 39 Ketentuan Tindak Lanjut Hasil PPM a. Setiap hasil PPM yang didanai oleh internal maupun yang memperoleh sumber dana dari luar wajib untuk dipublikasi pada jurnal pengabdian kepada masyarakat (abmas) b. Publikasi sebagaimana pada poin 1, minimal diterbitkan pada jurnal ber ISSN di lingkungan internal c. Lembaga Universitas berkewajiban untuk memfasilitasi dan mendukung publikasi hasil PPM pada sarana publikasi lain yang memungkinkan. d. Lembaga Universitas berkewajiban memfasilitasi dan mendukung terhadap hasil PPM yang memiliki daya manfaat dan sangat dibutuhkan masyarakat untuk ditindaklanjuti dan diterapkan pada desa/ukm/sekolah binaan, dan jika kegiatan Halaman 102

44 PPM tersebut bersifat original hasil temuan tim didorong untuk memperoleh HAKI 40 Prosedur Tindaklanjut Hasil Kegiatan PPM a. Hasil PPM yang lolos seleksi tim yang dibentuk LPPM akan ditindak lanjuti untuk kegiatan PPM tahap berikutnya b. LPPM menyampaikan informasi kepada pelaksana PPM, bahwa hasil PPM tersebut layak untuk dilanjutkan, LPPM melalui kepala pusat PPM membuat tim PPM termasuk di dalamnya personil pelaksana PPM terdahulu c. Tim PPM membuat proposal pelaksanaan PPM ditujukan ke rektor c.q ketua LPPM d. LPPM melakukan review proposal oleh tim reviewer yang ditunjuk e. Kalau ada revisi perlu diperbaiki paling lambat 4 hari sejak surat pemberitahuan diterima pengusul f. Proposal yang diterima akan didanai g. Tim melakukan PPM h. Pelaksanaan PPM dilakukan monev oleh tim yang dibentuk LPPM dengan koordinator kepala pusat PPM i. Hasil PPM wajib dilaporkan dalam bentuk pertanggungjawaban kegiatan kepada LPPM j. LPPM mengupayakan hasil PPM dibuat dalam jurnal pengabdian kepada masyarakat Halaman 103

45 Flowchart Tindaklanjut Hasil Kegiatan PPM Pelaksana PPM LPPM TIM PPM Tim Reviewer Proposal Tim Monev Laporan Hasil PPM Membentuk tim seleksi hasil Hasil seleksi tim Pemberitahuan bahwa hasil PPM akan ditindaklanjuti Lolos Lolos / tidak lolos seleksi LPPM tim PPM termasuk personil Pelaksana PPM, tim review proposal, dan tim monev Surat tugas tim review proposal Surat tugas monev PPM Tim PPM membuat proposal Proposal dismapikan ke LPPM, dilengkap surat pengatar Proposal direview Hasil review, disertai catatn untuk revisi Perbaikan proposal Revisi Hasil review Lolos Proposal lolos seliksi Pelaksanaan PPM Pelaksanaan Monev PPM Laporan kegiatan PPM 41 Prosedur Publikasi Hasil PPM ke Jurnal Internal a. Pelaksana PPM membuat artikel dari hasil PPM sesuai dengan ketentuan jurnal yang dituju, kemudian menyampaikannya ke pengelola jurnal Halaman 104

46 b. Pengelola jurnal mendokumentasikan secara baik artikel yang diusulkan, kemudian mendistribusikan ke tim penyunting/review, disertai form. Penilaian, dan surat tugas review artikel c. Tim penyunting/review mengembalikan artikel paling lambat 3 hari kepada pengelola jurnal disertai hasil telaahan yang disajikan dalam form. Penilaian d. Artikel yang revisinya tidak selesai 2 minggu sebelum waktu pencetakan jurnal dialokasikan untuk terbitan jurnal berikutnya. e. Artikel yang memenuhi ketentuan berdasarkan pertimbangan tim penyunting/review kemudian diterbitkan. Halaman 105