Kuliah Kerja Nyata (KKN), adalah kegiatan akademik yang merupakan

Transkripsi

1 BAB IV STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) KKN UNIVERSITAS SILIWANGI PELAKSANAAN Kuliah Kerja Nyata, adalah kegiatan akademik yang merupakan mata kuliah Institusional, oleh karena itu KKN wajib diikuti oleh seluruh mahasiswa universitas Siliwangi yang telah memenuhi persyaratan yang ditetapkan. Kegiatan KKN harus dilaksanakan secara terencana dan terkendali sehingga dapat mencapai esensi dari kegiatan KKN itu sendiri dalam memberikan nilai positip baik bagi mahsiswa peserta KKN, masyarakat maupun terhadap Unsil sebagai lembaga penyelenggara KKN. Salah satu elemen penting tata kelola penyelenggaraan kegiatan KKN yang baik adalah dengan adanya Standard Operating Procedures (SOP), sehingga kegiatan tersebut dilaksanakan secara terkendali. Untuk kepentingan hal tersebut, Universitas Siliwangi telah menyusun beberapa SOP Pokok, untuk kepentingan pengembangan kiranya SOP ini bisa ditambah dan disempurnakan sesuai dengan tuntutan kebutuhan. Melalui pembuatan SOP ini diharapkan dapat mendorong terwujudnya good governance pelaksanaan KKN di Universitas Siliwangi. Adapun SOP pelaksanaan KKN ini terdiri dari : 1. Ketentuan Koordinasi pra Kegiatan KKN dengan Pemerintah Setempat 2. Prosedur Koordinasi pra Kegiatan KKN dengan Pemerintah Setempat 3. Ketentuan Pembuatan Proposal Kegiatan KKN 4. Ketentuan sosialisasi Penyelenggaraan Kegiatan KKN 5. Prosedur Sosialisasi Penyelenggaraan Kegiatan KKN 6. Ketentuan Penetapan Biaya KKN 7. Prosedur Penetapan Biaya KKN 8. Ketentuan Pembentukan Panitia KKN selain DPL 9. Prosedur Pembentukan Panitia KKN selain DPL Halaman 114

2 10. Ketentuan Pembentukan DPL 11. Prosedur Pembentukan DPL 12. Persyaratan DPL KKN 13. Persyaratan Panitia KKN selain DPL 14. Ketentuan Mengenai Tugas Pokok Panitia Pelaksana KKN 15. Ketentuan Persyaratan Pendaftar Calon Peserta KKN 16. Prosedur Pendaftaran Calon Peserta KKN 17. Ketentuan Persyaratan Peserta KKN 18. Ketentuan Photo untuk Pendaftaran Calon Peserta KKN 19. Ketentuan Materi Diklat Peserta KKN 20. Ketentuan Materi Diklat DPL KKN 21. Ketentuan Sanksi dalam Diklat dan General Tes 22. Ketentuan Pemeriksaan dan Penilaian Hasil Diklat KKN 23. Prosedur Pemeriksaan dan Penilaian Hasil Diklat KKN 24. Ketentuan Penyampaian Surat Undangan Kegiatan Diklat DPL dan Peserta KKN 25. Ketentuan Narasumber Diklat DPL dan Peserta KKN 26. Ketentuan Administrasi dan Dokumentasi Bahan Diklat DPL dan Peserta KKN 27. Ketentuan Tata Tertib Peserta KKN 28. Ketentuan Pengadaan Barang Kelengkapan KKN 29. Prosedur Pengadaan Barang Kelengkapan KKN 30. Ketentuan Kesiapan Kelengkapan KKN di Panitia 31. Ketentuan Pembagian Kelengkapan KKN kepada Peserta 32. Prosedur Pembagian Kelengkapan KKN kepada Peserta 33. Ketentuan Pelaksanaan Monitoring DPL 34. Prosedur Pelaksanaan Monitoring DPL 35. Ketentuan Pelaksanaan Monitoring Struktural 36. Prosedur Pelaksanaan Monitoring Struktural 37. Ketentuan Pelaksanaan Monitoring oleh Panitia KKN 38. Prosedur Pelaksanaan Monitoring Panitia 39. Ketentuan Pelaporan Hasil Monitoring KKN 40. Prosedur Pelaporan Hasil Monitoring KKN Halaman 115

3 41. Ketentuan Pinjaman Peralatan Ke LPPM 42. Prosedur Pinjaman Peralatan Ke LPPM 43. Ketentuan Pengajuan Permintaan Narasumber di Lokasi KKN ke LPPM/Panitia KKN 44. Prosedur Pengajuan Permintaan Narasumber di Lokasi KKN 45. Ketentuan Penulisan Laporan Kelompok Kegiatan KKN 46. Ketentuan Penyampaian Laporan Kelompok KKN 47. Prosedur Penyampaian Laporan Kelompok KKN 48. Ketentuan Sangsi Keterlambatan Penyampaian Laporan Kelompok KKN 49. Ketentuan Penyusunan Laporan Panitia Kegiatan KKN ke LPPM 50. Prosedur Penyusunan Laporan Panitia Kegiatan KKN ke LPPM 51. Ketentuan Pelaksanaan Evaluasi Kegiatan KKN 52. Prosedur Pelaksanaan Evalusi Kegiatan KKN 53. Ketentuan Pelaksanaan Rapat Yudisium Nilai KKN 54. Prosedur Pelaksanaan Rapat Yudisium Nilai KKN 55. Ketentuan Pengambilan Sertifikat KKN 56. Prosedur Pengambilan Sertifikat KKN 57. Ketentuan Penerbitan Sertifikat KKN 58. Prosedur Penerbitan Sertifikat KKN 59. Ketentuan Pembuatan Sertifikat KKN 60. Ketentuan Penyampaian Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan KKN Ke Rektor 61. Prosedur Penyampaian Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan KKN Ke Rektor 62. Ketentuan Penyampaian Laporan Kegiatan KKN ke Unit Kerja 63. Prosedur Penyampaian Laporan Kegiatan KKN ke Unit Kerja 64. Ketentuan Penyampaian Laporan Kegiatan KKN ke Pihak Pemberi Hibah/Bantuan Dana KKN 65. Prosedur Penyampaian Laporan Kegiatan KKN ke Pihak Pemberi Hibah/Bantuan Dana KKN 66. Ketentuan Laporan Kegiatan KKN ke Pemerintah Setempat Halaman 116

4 67. Prosedur Penyampaian Laporan Kegiatan KKN Pemerintah Setempat 68. Ketentuan Tindaklanjut Pasca Kegiatan KKN 1 Ketentuan Koordinasi pra Kegiatan KKN dengan Pemerintah Setempat a. Ketua LPPM secara sendiri atau melalui sekretaris dan kapus terkait wajib melakukan koordinasi dengan pemerintah setempat (Bupati/walikota, melalui instansi/ dinas terkait), paling lambat 2 bulan sebelum kegiatan KKN dilaksanakan b. Kegiatan Koordinasi tersebut diawali dengan pengiriman surat ijin kunjungan ke instansi termaksud, atau surat undangan ke instansi termasud untuk hadir ke LPPM c. Koordinasi bertujuan untuk menyelaraskan dan membahas program kegiatan KKN, serta tindak lanjut dengan instansi/dinas terkait) d. Teknis pelaksanaan koordinasi bisa dilaksanakan di LPPM, atau pihak LPPM mengunjungi pihak terkait. e. Koordinasi sebagaimana poin c, sekaligus membahas mengenai bantuan pendanaan program kegiatan KKN yang akan dilaksanakan ke pemerintah daerah f. Ketua LPPM membentuk tim kecil dengan tanggungjawab penuh kapus PPM, untuk menindaklanjuti hasil koordinasi, termasuk pembuatan proposal pengajuan bantuan dana kegiatan KKN yang akan disampaikan ke pimpinan pemerintah daerah (Bupati/Walikota/ instansi/dinas terkait) g. Proposal bantuan dana kegiatan KKN wajib tandatangani oleh ketua LPPM atau yang mewakilinya sesuai ketentuan, diketahui oleh Rektor atau pembantu rektor yang ditunjuk sesuai ketentuan Halaman 117

5 h. Proposal bantuan pendanaan kegiatan KKN ke pemerintah daerah /instansi disampaikan selambat lambatnya 45 hari sebelum pelaksanaan kegiatan KKN dilaksanakan 2 Prosedur Koordinasi pra Kegiatan KKN dengan Pemerintah Setempat a. LPPM menyampaikan surat permohonan ijin bertemu di Dinas/Instansi termaksud, atau menyampaikan surat undangan koordinasi di LPPM b. Instansi/Dinas terkait menyampaikan konfirmasi apakah setuju atau tidak setuju sesuai waktu yang disampaikan LPPM c. Jika tidak setuju mengenai waktu maka LPPM perlu untuk menyelaraskan dengan waktu yang ditetapkan oleh pihak dinas/instansi terkait. Jika setuju maka rapat koordinasi dilaksanakan sesuai agenda semula (rapat koordinsasi dilaksanakan paling lambat 2 bulan sebelum kegiatan KKN dilaksanakan) d. Paling lambat 3 hari setelah rapat koordinasi dilaksanakan maka LPPM membentuk tim kecil untuk menyusun proposal kegiatan KKN yang akan disampaikan ke pemerintah daerah (Bupati/Walikota/ instansi/ dinas terkait) e. Proposal yang sudah dilegalisasi disampaikan ke pemerintah daerah (Bupati/Walikota/ instansi/ dinas terkait) disertai dengan surat pengantar, tembusan disampaikan ke rektor dan disimpan di LPPM sebagai arsip. Halaman 118

6 Flowchart Koordinasi Pra KKN dengan Pemerintah Setempat Rektor LPPM Instansi/Dinas Terkait Bupati/Walikota Surat permohonan berkunjung atau surat undangan Surat permohonan berkunjung atau surat undangan Koordinasi waktu Tidak Jawaban Ya/tidak mengenai waktu Ya Koordinasi antara LPPM dengan dinas/instansi terkait, mengenai program kegiatan KKN, dan peluang pendanaan kegiatan KKN dan pasca KKN LPPM Membuat tim kecil pembuat Proposal Pembuatan Proposal Proposal dilegalisasi oleh Rektor/pihak yang ditunjuk Proposal ditandatangani oleh ketua LPPM Telah dilegalisasi Proposal dilengkapi surat pengantar dari LPPM Proposal dan surat pengantar Proposal dan surat pengantar Surat tembusan Arsip Halaman 119

7 3 Ketentuan Pembuatan Proposal Kegiatan KKN a. Proposal kegiatan pelaksanaan KKN dibuat dan menjadi tanggungjawab Kapus PPM b. Draf proposal yang sudah dibuat dari kapus PPM wajib diverifikasi oleh sekretaris LPPM dan atau ketua LPPM c. Draf proposal yang sudah disetujui wajib ditandatangani oleh ketua LPPM atau pihak yang dapat ditunjuk sesuai ketentuan d. Dalam hal tertentu ketua LPPM atau melaui sekretaris LPPM dapat atau berwenang menunjuk pihak atau tim kecil yang bertanggungjawab untuk membuat proposal kegiatan pelaksanaan KKN, termasuk tim penyusun anggaran kegiatan KKN 4 Ketentuan Sosialisasi Penyelengaraan Kegiatan KKN 1. Informasi penyelenggaraan KKN selambat lambatnya harus tersosialisasikan terhadap pihak terkait selambat lambatnya 1 bulan sebelum masa pendaftaran calon peserta KKN dimulai 2. Sosialisasi informasi wajib dilaksanakan minimal melalui: Surat Edaran dari LPPM ke masing-masing unit kerja atau pihak terkait Baligo Situs LPPM 3. Isi sosislisasi atau publikasi harus memuat waktu mulai dan berakhirnya pendaftaran peserta KKN, waktu pelaksanaan diklat, lokasi wilayah tempat KKN dan waktu berakhirnya pelaksanaan KKN serta informasi lain yang relevan 4. Isi informasi disesuaikan dengan kebutuhan, dan wajib diperbaiki/ diralat/diupdate jika terjadi perubahan atas substansi yang berkaitan dengan penyelenggaraan kegiatan KKN Halaman 120

8 5. Ketua LPPM, melalui sekretaris atau kapus PPM atau KTU/staf administrasi atau pihak yang ditunjuk harus memastikan dengan keyakinan memadai bahwa informasi tersebut dapat diakses dan telah sampai kepada pihak terkait (terutama unit kerja dan mahasiswa calon peserta KKN) 5 Prosedur Sosialisasi Penyelengaraan Kegiatan KKN Hasil rapat Koordinasi LPPM dengan pihak unit kerja berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan KKN yang meliputi waktu mulai dan berakhirnya pendaftaran peserta KKN, waktu pelaksanaan diklat, lokasi wilayah tempat KKN dan waktu berakhirnya pelaksanaan KKN serta informasi lain yang relevan disosialisasikan melalui tiga bentuk yaitu 1) surat edaran ke masing masing fakultas; 2) menggunakan baligo; dan 3) melalui situs LPPM. Sosialisasi Informasi KKN melalui Surat Edaran 1. Sekretaris/Kepala Pusat PPM berkoordinasi dengan KTU/staf administrasi untuk menyiapkan surat edaran ke masing masing fakultas berkaitan dengan hasil rapat koordinasi beserta berita acara hasil rapat (bila diperlukan) 2. Ketua LPPM atau yang mewakilinya (sekretaris LPPM/Kepala Pusat) menandatangani surat tersebut, yang sebelumnya telah ditelaah dan diparaf oleh pihak yang ditunjuk sesuai ketentuan. 3. Sekretaris/Kepala Pusat PPM berkoordinasi dengan KTU/staf administrasi untuk menjamin bahwa surat tersebut sampai ke pihak unit kerja (gunakan buku kontrol penerima surat) 4. KTU/staf administrasi mendokumentasikan arsip surat tersebut ke dalam agenda surat keluar Halaman 121

9 Flowchart Sosialisasi Informasi KKN melalui Surat Edaran KTU LPPM/Staf Adm Kapus PPM Sekretaris LPPM Ketua LPPM Unit Kerja KTU, Kapus PPM dan Sekretaris LPPM melakukan koordinasi untuk sosialisasi Informasi KKN ke unit kerja KTU/staf adm menyiapkan surat edaran Pemarafan penandatangan bisa dilaksanakan oleh Kapus PPM atau sekretaris LPPM atas nama ketua LPPM Penandatangan surat edaran Surat edaran yang sudah ditandatangani Surat Edaran informasi KKN Arsif Sosialisasi Informasi KKN melalui Pembuatan Baligo Sosialisasi informasi pelaksanaan KKN dengan media baligo minimal dilakukan di 3 titik tempat strategis di lingkungan Unsil: 1. Sekretaris/Kepala Pusat PPM berkoordinasi dengan KTU/staf administrasi untuk menyiapkan konsep pembuatan baligo berisi informasi penyelenggaraan KKN, bila perlu dikonsultasikan terlebih dahulu dengan ketua LPPM 2. Sekretaris/Kepala Pusat PPM berkoordinasi dengan KTU/staf administrasi untuk menunjuk pihak yang akan mengerjakan pembuatan baligo Halaman 122

10 3. KTU/staf administrasi berkoordinasi dengan pihak BAUM dalam hal pemasangan baligo (berkaitan dengan petugas pemasang baligo, ijin pemasangan dan lokasi pemasangan) 4. Sekretaris/Kepala Pusat PPM berkoordinasi dengan KTU/staf administrasi untuk meyakinkan bahwa pemasangan baligo telah sesuai dengan yang direncanakan. Flowchart Sosialisasi Informasi KKN melalui Baligo KTU LPPM/staf adm Kapus PPM Sekretarsi LPPM BAUM Koordinasi Sosialisasi informasi KKN melalui Baligo, perumusan konsep dan dan Penunjukkan Pembuatan Baligo KTU/staf adm menindaklanjuti Pembuatan Baligo Melakukan koordinasi ijin, tempat, petugas pemasangan baligo Pemasangan baligo Pemasangan baligo sesuai dengan yang telah disepakati Sosialisasi Informasi KKN melalui Situs LPPM 1. Sekretaris/Kepala Pusat PPM berkoordinasi dengan KTU/staf administrasi untuk menyiapkan konsep berkenaan dengan sosialisasi informasi pelaksanaan kegiatan KKN, konsep tersebut bila perlu dikonsultasikan terlebih dahulu dengan ketua LPPM Halaman 123

11 2. KTU/staf administrasi melakukan upload informasi tersebut ke situs LPPM (kalau diperlukan konsultasi dengan pihak Pusdasi) 3. Bila terjadi update data atau informasi maka KTU/staf administrasi harus segera melakukan updating informasi tersebut. Flowchart sosialisasi informasi KKN melalui situs LPPM KTU LPPM/staf sdm Kapus PPM Sekretaris LPPM Pusdasi Koordinasi konsep dan bahan sosialisai KKN melalui situs LPPM Bahan siap di Upload informasi ke situs LPPM Dilakukan koordinasi Bahan siap di Upload informasi ke situs LPPM KTU LPPM/staf adm meng upload informasi ke situs LPPM 6 Ketentuan Penetapan Biaya KKN a. LPPM wajib membentuk tim kecil penyusun anggaran diformalkan dengan SK atau surat tugas dari ketua LPPM b. Tim penyususn anggaran biaya kegiatan KKN berada dalam koordinasi langsung kepala pusat pengabdian kepada masyarakat c. Yang menjadi acuan atau pedoman tim dalam merumuskan besarnya biaya anggaran KKN meliputi: besarnya biaya periode sebelumnya, rencana program KKN, lokasi KKN, Jumlah Halaman 124

12 sementara peserta KKN, dan faktor faktor lain yang relevan dan terkait. d. Lamanya waktu tim menyusun anggaran biaya selambat lambatnya 6 hari sejak SK atau surat tugas dikeluarkan. e. Hasil perumusan biaya KKN dibahas dalam rapat pleno LPPM (minimal kehadiran ¾ dari personil struktur LPPM), f. Rapat Pleno LPPM dipimpin oleh Ketua LPPM atau yang mewakilinya. g. Hasil rapat LPPM merumuskan rancangan penetapan biaya KKN yang akan dilaksanakan wajib dibahas dengan pimpinan unit kerja atau perwakilannya (Dekan atau Pembantu Dekan 1) h. Hasil pembahasan antara LPPM dan Pimpinan Unit kerja, merupakan keputusan final, kesepakatan tersebut dituangkan dalam berita acara atau risalah rapat yang ditandatangani oleh para peserta rapat, yang bertindak sebagai notulen adalah sekretaris LPPM atau yang mewakilinya. i. Besaran anggaran biaya kegiatan KKN yang telah disepakati antara LPPM dan Pimpinan Unit kerja, diajukan oleh ketua LPPM kepada Rektor untuk diterbitkan dalam sebuah SK. j. LPPM wajib menyampaikan copy SK rektor mengenai penetapan biaya KKN ke masing masing unit kerja disertai surat pengantarnya, dan diupload dalam berita situs LPPM 7 Prosedur Penetapan Biaya KKN a. Ketua LPPM membentuk tim kecil penyusun anggaran kegiatan KKN berdasarkan usulan Kepala Pusat Pengabdian kepada Masyarakat dan atau berdasarkan inisiatif sendiri. b. Tim Penyusun anggaran biaya kegiatan KKN diformalkan dengan SK atau surat tugas dari ketua LPPM c. Tim penyususn anggaran biaya kegiatan KKN berada dalam koordinasi langsung Kepala Pusat Pengabdian kepada Masyarakat Halaman 125

13 d. Yang menjadi acuan atau pedoman Tim dalam merumuskan besarnya biaya anggaran KKN meliputi: besarnya biaya periode sebelumnya, rencana program KKN, lokasi KKN, Jumlah sementara peserta KKN, dan faktor faktor lain yang relevan dan terkait. e. Lamanya waktu Tim menyusun anggaran biaya selambat lambatnya 6 hari sejak SK atau surat tugas dikeluarkan. f. Hasil perumusan biaya anggaran kegiatan KKN setelah disepakati di internal Tim, maka dibahas dalam rapat pleno LPPM (minimal kehadiran ¾ dari personil struktur LPPM), g. Rapat Pleno LPPM dipimpin oleh Ketua LPPM atau yang mewakilinya. h. Hasil final rapat pleno LPPM tentang biaya anggaran KKN ditetapkan sebagai draft anggaran biaya KKN yang dilaksanakan dan akan dibahas dalam rapat dengan pimpinan unit kerja (Fakultas) i. Ketua LPPM atau sekretaris LPP atau Kepala Pusat PPM mengundang para pimpinan unit kerja ( Dekan atau Pembantu Dekan 1), untuk membahas draf anggaran biaya pelaksanaan KKN j. Rapat antara LPPM dan pihak fakultas dipimpin oleh ketua LPPM atau yang ditunjuk mewakili (Sekretaris, Kepala Pusat Pengabdian kepada Masyarakat) k. Hasil pembahasan antara LPPM dan Pimpinan Unit kerja, merupakan keputusan final, kesepakatan tersebut dituangkan dalam berita acara atau risalah rapat yang ditandatangani oleh para peserta rapat, yang bertindak sebagai notulen adalah sekretaris LPPM atau yang mewakilinya. l. Besaran anggaran biaya kegiatan KKN yang telah disepakati antara LPPM dan Pimpinan Unit Kerja, diajukan oleh ketua LPPM kepada Rektor untuk diterbitkan dalam sebuah SK. m. KTU/staf administrasi LPPM memperbanyak SK rektor tersebut sesuai kebutuhan. Halaman 126

14 n. KTU/staf administrasi LPPM membuat surat pengantar penyampaian SK rektor ke masing masing fakultas yang ditandatangani oleh ketua LPPM, diparaf terlebih dahulu oleh sekretaris LPPM (jika yang menandatangani surat pengantar tersebut Sekretaris LPPM atau Kepala Pusat PPM di paraf oleh KTU) o. KTU/staf administrasi menyampaikan copy SK disampaikan ke masing masing Fakultas disertai surat pengantarnya, dan diupload dalam berita situs LPPM, sedangkan arsip dicatat dan disimpan dalam buku dokumen SK Halaman 127

15 Flowchart Penetapan Biaya KKN Tim Kecil Penyusun Anggaran Ketua LPPM Pimpinan Unit Kerja Rektor Rumusan biaya KKN dari tim kecil Rumusan biaya KKN dari tim kecil Ketua LPPM melakukan rapat pleno LPPM Penetapan Biaya KKN sementara Rapat Pleno antara LPPM dengan Pimpinan Unit Kerja, seluruh hasil rapat dibuat berita acara Penandatangan berita acara Berita acara hasil KKN Pengajuan SK penetapan biaya KKN, disertai copi bukti berita acara Pengajuan SK penetapan biaya KKN, disertai copi bukti berita acara Sk ditndatangani rektor SK yang ditandatangani rektor diperbanyak dan ditembuskan ke unit kerja, dan di upload ke situs LPPM Tembusan SK ke semua unit kerja dan pihak terkait Arsif Halaman 128

16 8 Ketentuan Pembentukan Panitia KKN Selain DPL a. Ketua LPPM atau Kepala Pusat Pengabdian kepada Masyarakat atas nama ketua LPPM menentukan jumlah personil panitia KKN selain DPL sesuai kebutuhan. b. Ketua LPPM atau Kepala Pusat Pengabdian kepada Masyarakat atas nama ketua LPPM, mengirimkan surat permohonan permintaan personil Panitia KKN selain DPL kepada pimpinan unit kerja (fakultas) sesuai dengan jumlah dan persyaratan yang ditentukan LPPM c. Jawaban surat dari pimpinan unit kerja berkaitan dengan usulan untuk panitia KKN selain DPL selambat lambatnya 8 hari sejak surat diterima oleh Unit kerja d. Pusat Pengabdian kepada Masyarakat wajib melakukan evaluasi kesesuaian kriteria dengan nama-nama dosen yang diajukan, jika terjadi ketidaksesuaian dengan kriteria maka pengajuan panitia KKN selain DPL dari unit kerja wajib diperbaiki atau diganti selambat lambatnya dalam kurun waktu 3 hari sejak pemberitahuan ke unit kerja e. Keputusan penentuan panitia KKN selain DPL dilaksanakan dalam rapat koordinasi internal LPPM. f. LPPM wajib mengajukan penetapan panitia KKN selain DPL ke rektor untuk menerbitkan SK panitia KKN g. LPPM wajib menyampaikan SK Panitia selain DPL dan kelengkapan administrasi lainnya ke masing masing dosen yang tertera dalam SK panitia KKN, dan mempublikasi panitia KKN ke dalam situs LPPM 9 Prosedur Pembentukan Panitia KKN Selain DPL a. Ketua LPPM atau Kepala Pusat Pengabdian kepada Masyarakat atas nama ketua LPPM menentukan jumlah personil panitia Halaman 129

17 pelaksana KKN berdasarkan kebutuhan dalam sebuah rapat koordinasi internal LPPM. b. Ketua LPPM atau Kepala Pusat Pengabdian kepada Masyarakat atas nama ketua LPPM, mengirimkan surat permohonan permintaan personil kepada pimpinan unit kerja (fakultas) untuk menjadi panitia kegiatan, sesuai dengan jumlah dan persyaratan yang ditentukan LPPM c. Jawaban surat dari pimpinan unit kerja berkaitan dengan panitia KKN selambat lambatnya 8 hari d. Pusat Pengabdian kepada Masyarakat atas nama LPPM mengkompilasi dan mengevaluasi nama nama dosen yang diajukan oleh masing masing unit kerja untuk menjadi panitia KKN e. Jika dari hasil kompilasi dan evalusi pusat pengabdian kepada masyarakat diketahui terdapat kekeliruan atau tidak memenuhi ketentuan yang ditetapkan LPPM maka akan segera diberitahukan kepada unit kerja untuk segera diperbaiki selambat lambatnya 3 hari sejak pemberitahuan diterima oleh unit kerja f. Jika berdasarkan hasil rapat koordinasi internal LPPM, nama nama yang diusulkan masing masing unit kerja dianggap telah memenuhi ketentuan yang ditetapkan, selanjutnya KTU atau staf administrasi PPM membuat draft SK Panitia Kegiatan KKN untuk disampaikan ke rektor disertai dengan surat pengantarnya. g. KTU atau staf administrasi PPM menyerahkan draf SK panitia pelaksanaan KKN disertai dengan surat pengantarnya kepada sekretaris LPPM. h. Sekretaris LPPM menelaah ajuan SK dan surat pengantarnya secara teliti, dan jika dianggap sudah lengkap, jelas dan benar, maka surat pengantar tersebut diparaf untuk ditandatangani oleh ketua LPPM. Halaman 130

18 i. Sebelum Pengajuan SK kepanitiaan KKN dan surat pengantarnya disampaikan ke rektor dicatat terlebih dahulu dalam agenda surat keluar j. Selanjutnya Pengajuan SK Kepanitiaan KKN dan surat pengantar tersebut disampaikan ke Rektor melaui BAUMK k. SK Kepanitiaan KKN yang telah ditandatangani oleh rektor, diperbanyak oleh LPPM (KTU/staf administrasi PPM) sesuai dengan kebutuhan. l. Selanjutnya copy SK disampaikan ke masing-masing panitia disertai surat pengantarnya, sedangkan arsip dicatat dan disimpan dalam buku dokumen SK m. Nama nama Panitia berikut keterangan lain sesuai format yang ditetapkan LPPM di upload ke situs LPPM Halaman 131

19 Flowchart Pembentukkan Panitia KKN Selain DPL KTU/Staf PPM Sekretaris Kapus Pengabdian Ketua LPPM Rektor Fakultas/Unit Kerja Panitia KKN Penentuan Struktur Panitia Penentuan Struktur Panitia Surat Permintaan DPL Diarsip Surat Permintaan Panitia Surat KKNL Permintaan Panitia KKN Surat Permintaan Panitia KKN Surat Jawaban dilampiri nama Calon Panitia Surat Jawaban dilampiri nama Calon panitia Penentuan Panitia KKN Draft SK Panitia KKN acc perubahan Draft SK Panitia KKN Draft SK Panitia KKN Draft SK Panitia KKN Draft SK Panitia KKN SK Panitia Diarsip dan diperbanyak SK Panitia Panitia Di Upload DI Web LPPM SK Panitia SK Panitia 10 Ketentuan Pembentukan DPL a. Ketua LPPM atau Kepala Pusat Pengabdian kepada Masyarakat atas nama ketua LPPM menentukan jumlah personil DPL KKN sesuai kebutuhan. b. Ketua LPPM atau Kepala Pusat Pengabdian kepada Masyarakat atas nama ketua LPPM, mengirimkan surat permohonan Halaman 132

20 permintaan personil DPL KKN kepada pimpinan unit kerja (fakultas) sesuai dengan jumlah dan persyaratan yang ditentukan LPPM c. Jawaban surat dari pimpinan unit kerja berkaitan dengan usulan untuk DPL KKN selambat lambatnya 8 hari sejak surat diterima oleh unit kerja d. Pusat Pengabdian kepada Masyarakat wajib melakukan evaluasi kesesuaian kriteria dengan nama nama dosen yang diajukan, jika terjadi ketidaksesuaian dengan kriteria maka pengajuan DPL dari unit kerja wajib diperbaiki atau diganti selambat lambatnya dalam kurun waktu 3 hari sejak surat pemberitahuan diterima dari LPPM oleh unit kerja e. Keputusan penentuan DPL KKN dilaksanakan dalam rapat koordinasi internal LPPM. f. LPPM wajib menerbitkan SK DPL KKN g. LPPM wajib menyampaikan SK DPL dan kelengkapan administrasi lainnya ke masing masing dosen yang tertera dalam SK DPL KKN 11 Prosedur Pembentukan DPL a. Ketua LPPM atau Kepala Pusat Pengabdian kepada Masyarakat atas nama ketua LPPM menentukan jumlah personil DPL KKN berdasarkan kebutuhan dalam sebuah rapat koordinasi internal LPPM. b. Ketua LPPM atau Kepala Pusat Pengabdian kepada Masyarakat atas nama ketua LPPM, mengirimkan surat permohonan permintaan personil DPL KKN kepada pimpinan unit kerja (fakultas) sesuai dengan jumlah dan persyaratan yang ditentukan LPPM c. Jawaban surat dari pimpinan unit kerja berkaitan dengan usulan untuk DPL KKN selambat lambatnya 8 hari Halaman 133

21 d. Pusat Pengabdian kepada Masyarakat atas nama LPPM mengkompilasi dan mengevalusi nama nama dosen yang diajukan oleh masing masing unit kerja untuk menjadi DPL KKN e. Jika dari hasil kompilasi dan evalusi pusat pengabdian kepada masyarakat diketahui terdapat kekeliruan atau tidak memenuhi ketentuan yang ditetapkan LPPM maka akan segera diberitahukan kepada unit kerja untuk segera diperbaiki selambat lambatnya 3 hari sejak surat pemberitahuan dari LPPM diterima oleh unit kerja f. Jika berdasarkan hasil rapat koordinasi internal LPPM, nama nama yang diusulkan masing masing unit kerja dianggap telah memenuhi ketentuan yang ditetapkan, selanjutnya KTU atau staf administrasi PPM membuat draft SK DPL KKN g. KTU atau staf administrasi PPM menyerahkan draf SK DPL KKN dan surat pengantar kepada sekretaris LPPM. h. Sekretaris LPPM menelaah draft SK dan surat pengantar secara teliti, dan jika dianggap sudah lengkap, jelas dan benar, maka Draft SK dan surat pengantar tersebut diparaf untuk ditandatangani oleh ketua LPPM. i. Setelah SK DPL KKN dan surat pengantar ditandatangan ketua LPPM, maka KTU/Staf administrasi PPM memperbanyak sesuai dengan kebutuhan. j. KTU/Staf administrasi selanjutnya copy SK disampaikan ke masing masing DPL, sedangkan arsip dicatat dan di simpan dalam buku dokumen SK k. Nama nama DPL berikut keterangan lain (nama DPL, lokasi KKN yang dibimbing, nomor kantak yang bisa dihubungi) sesuai format yang ditetapkan LPPM di upload ke situs LPPM oleh KTU/Staf administrasi. Halaman 134

22 Flowchart Pembentukkan DPL KTU/Staf PPM Sekretaris Kapus Pengabdian Ketua LPPM Fakultas/Unit Kerja DPL Penentuan Jumlah DPL Penentuan Jumlah DPL Surat Permintaan DPL Surat Permintaan DPL Surat Permintaan DPL Diarsip Surat Permintaan DPL Surat Jawaban dilampiri nama DPL Surat Jawaban dilampiri nama DPL perubahan Penentuan DPL Draft SK DPL acc Draft SK DPL Draft SK DPL Draft SK DPL SK DPL Diarsip dan diperbanyak SK DPL didistribusikan SK DPL SK DPL 12 Persyaratan DPL KKN a. Dosen tetap Universitas Siliwangi b. Berpendidikan minimal Strata 2. c. Memiliki jabatan Akademik Halaman 135

23 d. Tidak sedang melanjutkan studi e. Bersedia menjadi DPL KKN-Tematik dan mengikuti ketentuan yang ditetapkan LPPM Unsil (dinyatakan dalam surat kesediaan) f. Bersedia ditempatkan di lokasi KKN-Tematik dalam jangka waktu tertentu (dinyatakan dalam surat kesediaan) g. Bersedia mengikuti pembekalan/diklat DPL yang diselenggarakan oleh LPPM 13 Persyaratan Panitia KKN Selain DPL a. Pegawai Universitas Siliwangi b. Tidak sedang melanjutkan studi c. Bersedia menjadi Panitia KKN-Tematik dan mengikuti ketentuan yang ditetapkan LPPM Unsil (dinyatakan dalam surat kesediaan) d. Rektor, Pembantu Rektor, Dekan dan Pembantu Dekan 1 serta personil LPPM merupakan ex-offisio panitia KKN 14 Ketentuan Mengenai Tugas Pokok Panitia Pelaksana KKN Kegiatan KKN merupakan realisasi salah satu program kerja Pusat Pengabdian kepada Masyarakat LPPM Universitas Siliwangi. Panitia pelaksanan KKN diketuai oleh Kepala Pusat Pengabdian kepada Masyarakat berdasarkan SK Rektor Nomor 614a.SK/US- LPPM/E.1/I/. Tugas pokok panitia pelaksana kegiatan KKN Universitas Siliwangi sebagai berikut: Ketua LPPM (Penanggungjawab) a. Memimpin dan menjalankan wewenang selaku penanggungjawab kegiatan pelaksanaan Kuliah Kerja Nyata. b. Melakukan koordinasi dengan pembantu rektor 1, sebagai penanggungjawab bidang akademik di Universitas Siliwangi Halaman 136

24 c. Menentukan kebijakan strategis berkaitan dengan kegiatan KKN d. Menentukan kebijakan umum pelaksanaan kegiatan KKN e. Melakukan koordinasi dan kerjasama dengan unit kerja dilingkungan Universitas Siliwangi yang berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan Kuliah Kerja Nyata. f. Melakukan koordinasi dan kerjasama dengan pihak eksternal baik dengan pemerintah daerah, pelaku usaha, organisasi kemasyarakatan maupun pihak lain yang memiliki relevansi dengan pelaksanaan kegiatan Kuliah Kerja Nyata g. Melakukan pengendalian baik secara rutin maupun insidentil terhadap tim pelaksanaan kegiatan Kuliah Kerja Nyata h. Melakukan monitoring dan evaluasi baik secara rutin maupun insidentil terhadap pelaksanaan kegiatan Kuliah Kerja Nyata i. Menandatangani sertifikat KKN j. Bertanggung jawab kepada Rektor Ketua Pelaksana KKN a. Memimpin dan menjalankan wewenang selaku pelaksana kegiatan Kuliah Kerja Nyata. b. Melakukan perencanaan dan koordinasi kegiatan seluruh bidang dan seksi atau tim kerja pelaksanaan kegiatan Kuliah Kerja Nyata. c. Melakukan kerjasama dengan pihak eksternal baik dengan instansi pemerintah, perusahaan, atau pihak lainnya yang dapat dijadikan mitra dalam pelaksanaa KKN Tematik, d. Merencanakan, mengarahkan dan mengembangkan kegiatan KKN Tematik sesuai rencana strategis dan kebijakan umum yang ditetapkan ketua LPPM e. Melaksanakan koordinasi penginventarisasian program dan agenda Kegiatan KKN, penyusunan Format/Instrumen Halaman 137

25 Pelaksanan KKN Tematik mulai dari persiapan, Pelaksanaan, monitoring, dan pelaporan serta tindaklanjut; f. Melaksanakan koordinasi sosialisasi program KKN-Tematik kepada pihak-pihak terkait termasuk (pemerintah daerah atau pihak terkait lainya). g. Melaksanakan koordinasi pemetaan, penentuan lokasi KKN, penentuan Program Kerja, penyusunan laporan dan pemberian informasi tentang hasil evaluasi KKN Tematik, h. Mengendalikan pelaksanaan kegiatan KKN sesuai kebijakan umum, tema dan program yang telah ditetapkan ketua LPPM i. Menyelenggarakan rapat koordinasi dengan bagian terkait sehubungan dengan persiapan, pelaksanaan maupun kegiatan monitoring dan evalusi kegiatan KKN j. Melaksanakan koordinasi dengan Ketua LPPM k. Menandatangani laporan kegiatan KKN l. Bertanggung jawab kepada Ketua LPPM Wakil Ketua Pelaksana KKN a. Membantu Ketua Pelaksana memimpin dan menjalankan wewenang selaku pelaksana kegiatan Kuliah Kerja Nyata. b. Membantu ketua pelaksana dalam melaksanakan koordinasi kegiatan seluruh bidang dan seksi atau tim kerja pelaksanaan kegiatan Kuliah Kerja Nyata. c. Membantu ketua pelaksana melakukan kerjasama dengan pihak eksternal baik dengan instansi pemerintah, perusahaan, atau pihak lainnya yang dapat dijadikan mitra dalam pelaksanaa KKN Tematik, d. Membantu Ketua Pelaksana merencanakan, mengarahkan dan mengembangkan kegiatan KKN Tematik sesuai rencana strategis dan kebijakan umum yang ditetapkan ketua LPPM Halaman 138

26 e. Membantu Ketua Pelaksana melaksanakan koordinasi sosialisasi program KKN-Tematik kepada pihak-pihak terkait termasuk (pemerintah daerah atau pihak terkait lainya). f. Membantu Ketua Pelaksana melaksanakan koordinasi pemetaan, penentuan lokasi KKN, penentuan Program Kerja, penyusunan laporan dan pemberian informasi tentang hasil evaluasi KKN Tematik, g. Membantu Ketua Pelaksana mengendalikan pelaksanaan kegiatan KKN sesuai kebijakan umum, tema dan program yang telah ditetapkan ketua LPPM h. Membantu Ketua Pelaksana menyelenggarakan rapat koordinasi dengan bagian terkait sehubungan dengan persiapan, pelaksanaan maupun kegiatan monitoring dan evalusi kegiatan KKN i. Bertanggung jawab kepada Ketua Pelaksana KKN Sekretaris Kegiatan KKN a. Koordinasi dengan seluruh bidang, seksi atau tim kerja pelaksanaan kegiatan Kuliah Kerja Nyata. b. Menyiapkan laporan pertanggunjawaban pelaksanaan kegiatan Kuliah Kerja Nyata baik secara administratif maupun keuangan c. Merencanakan, mengarahkan dan mengembangkan KKN d. Koordinasi monitoring dan evaluasi pelaksanaan kegiatan KKN e. Inventarisasi program dan agenda Kegiatan KKN, penyusunan penyusunan Format/Instrumen Pelaksanan KKN mulai dari persiapan, Pelaksanaan, monitoring, dan pelaporan; f. Pelaksanaan koordinasi penyusunan laporan dan pemberian informasi tentang hasil evaluasi KKN Tematik, pemetaan lokasi KKN, dan Program Kerja KKN Tematik. g. Menyusun laporan pertanggungjawaban kegiatan Kuliah Kerja Nyata kepada Ketua LPPM yang dituangkan dalam sebuah laporan kegiatan. Halaman 139

27 h. Koordinasi dengan bagian atau koordinator lainnya untuk menjaga sinergitas pelaksanaan KKN-Tematik i. Bertanggung jawab kepada Ketua Pelaksana KKN Wakil Sekretaris Kegiatan KKN a. Membantu sekretaris dalam melakukan koordinasi dengan seluruh bidang, seksi atau tim kerja pelaksanaan kegiatan Kuliah Kerja Nyata. b. Membantu sekretaris menyiapkan laporan pertanggunjawaban pelaksanaan kegiatan Kuliah Kerja Nyata baik secara administratif maupun keuangan c. Membantu sekretaris merencanakan, mengarahkan dan mengembangkan KKN d. Membantu sekretaris dalam melaksanakan koordinasi monitoring dan evaluasi pelaksanaan kegiatan KKN e. Membantu sekretaris melaksanakan inventarisasi program dan agenda Kegiatan KKN, penyusunan penyusunan Format/Instrumen Pelaksanan KKN mulai dari persiapan, Pelaksanaan, monitoring, dan pelaporan; f. Membantu sekretaris dalam pelaksanaan koordinasi penyusunan laporan dan pemberian informasi tentang hasil evaluasi KKN Tematik, pemetaan lokasi KKN, dan Program Kerja KKN Tematik. g. Membantu sekretaris dalam menyusun laporan pertanggungjawaban kegiatan Kuliah Kerja Nyata kepada Ketua LPPM yang di tungkan dalam sebuah laporan kegiatan. h. Membantu sekretaris melaksanakan koordinasi dengan bagian atau koordinator lainnya untuk menjaga sinergitas pelaksanaan KKN-Tematik i. Bertanggung jawab kepada sekretaris Halaman 140

28 Bendahara Kegiatan KKN a. Membuat tatakelola administrasi keuangan b. Melakukan pembayaran kepada pihak pihak terkait, sehubungan dengan kegiatan KKN c. Membuat administrasi kegiatan maupun keuangan pelaksanaan KKN Tematik d. Membuat laporan keuangan kegiatan pelaksanaan KKN Tematik e. Melakukan koordinasi dengan bagian atau koordinator lainnya untuk menjaga sinergitas pelaksanaan KKN-Tematik f. Bertanggung jawab kepada Ketua Pelaksana KKN Dosen Pembimbing Lapangan (DPL) Dosen pembimbing adalah anggota tim pelaksana kegiatan Kuliah Kerja Nyata Universitas Siliwangi di tingkat unit kerja yaitu di lokasi tempat Kuliah Kerja Nyata ditempatkan. Dosen Pembimbing Lapangan mempunyai peran sebagai motivator, pembina, pengarah, penasehat, penghubung, pengawas, penyuluh, dan sekaligus penilai kegiatan mahasiswa di lapangan. Dengan status sebagai pengajar, Dosen Pembimbing berfungsi di dalam menciptakan situasi dan kondisi di lapangan agar para mahasiswa KKN secara aktif berupaya merubah perilaku masyarakat sebagai bagian dari proses belajarnya. Atas dasar fungsi dan peran tersebut maka tugas-tugas Dosen Pembimbing Lapangan meliputi : a. Mengikuti diklat dosen pembimbing KKN b. Membantu memperlancar dan mendayagunakan proses pendekatan sosial mahasiswa melalui kerjasama dengan perangkat kecamatan, kelurahan/ Desa, instansi/dinas, masyarakat serta mitra kerja lainnya di lokasi KKN Tematik. Halaman 141

29 c. Membimbing dan mendampingi mahasiswa dalam identifikasi potensi dan masalah serta penyusunan langkah-langkah pemecahan yang akan menjadi program kerja KKN-Tematik. d. Mendampingi peserta KKN saat menyusun kurikulum pelatihan, pelaksanaan dan evaluasi proses pelatihan. e. Menjaga dan membina disiplin mahasiswa agar menunaikan tugas dengan penuh tanggung jawab sesuai dengan aturan yang berlaku. f. Membentuk iklim untuk timbulnya kreativitas, serta mendorong semangat dan keaktifan mahasiswa di lapangan secara individu maupun kelompok, agar selalu mengarah pada pencapaian tujuan KKN. g. Menampung segala permasalahan yang timbul dan hambatan yang dihadapi mahasiswa serta memberikan saran dan bantuan cara pemecahannya. h. Sebagai nara sumber sepanjang materi yang disampaikan sesuai dengan keahliannya. i. Membimbing mahasiswa dalam penyusunan laporan serta menilai kegiatan mahasiswa dalam rangka menentukan nilai prestasi keberhasilan mahasiswa KKN j. Membuat laporan tertulis sesuai format yang disediakan panitia KKN tentang kegiatan bimbingan yang telah dilakukan mahasiswa setiap periode bimbingan dan wajib diserahkan kepada panitia KKN. k. Melakukan penilaian terhadap mahasiswa maupun terhadap penyelenggaraan KKN Tematik dalam rangka evaluasi KKN Tematik. l. Melakukan pengarahan dan pendampingan pada saat lokakarya hasil KKN. m. Pada Akhir periode DPL wajib menyusun laporan mengenai pelaksanaan program dan pembimbingan mahasiswa peserta KKN Tematik serta memberikan saran-saran untuk perbaikan dan keberlanjutan program. Halaman 142

30 Seksi Lapangan a. Membantu tugas Ketua Pelaksanan KKN-Tematik berkenaan tahap persiapan dan pelaksanaan kegiatan KKN di Lapangan b. Bersama dengan bagian perencanaan program, bagian diklat dan pelatihan mengembangkan program-program KKN Tematik c. Melakukan penjajagan untuk lokasi KKN berdasarkan hasil kajian bagian perencanaan program d. Melakukan koordinasi dengan aparat pemerintah/tokoh dalam menyediakan informasi tempat pemondokan peserta KKN e. Melakukan pemetaan lokasi dan penentuan lokasi tempat KKN termasuk melakukan negosiasi dengan pihak lain serta menentukan biaya transfortasi f. Berkoordinasi dengan seksi monev dalam membuat jadwal dan matrik monitoring wajib bagi para DPL g. Berkoordinasi dengan seksi monev dalam membuat jadwal monitoring untuk pejabat struktural dan fihak lain yang terkait dengan penyelenggaraan kegiatan KKN h. Melakukan koordinasi dengan Dosen Pembimbing Lapangan berkenaan pelaksanaan KKN di lapangan i. Melakukan koordinasi dengan bagian atau koordinator lainnya untuk menjaga sinergitas pelaksanaan KKN-Tematik j. Bertanggung jawab kepada Ketua Pelaksana KKN Kesekretariatan a. Merupakan bidang yang berfungsi mengkoordinasikan segenap kegiatan administrasi umum dan administrasi akademik b. Mempersiapkan surat surat yang dibutuhkan baik untuk koordinasi dengan pihak internal maupun koordinasi dengan pihak eksternal sehubungan dengan kegiatan KKN. c. Menyusun matrik rencana penyelenggaraan kegiatan KKN Halaman 143

31 d. Mempersiapkan sarana dan prasarana serta kelengkapan perlengkapan yang dibutuhkan dalam mendukung pelaksanaan KKN e. Melakukan koordinasi dengan sekretaris dan bendahara dalam menyusun dan membuat laporan kegiatan pelaksanaan KKN f. Melakukan koordinasi dengan bagian atau koordinator lainnya untuk menjaga sinergitas pelaksanaan KKN-Tematik g. Bertanggung jawab kepada Ketua Pelaksana KKN Perencanaan Program dan Kerjasama a. Membantu tugas Ketua Pelaksanan KKN dalam hal kegiatan perencanaan program, pengembangan dan penentuan tema serta upaya kerjasama. b. Bersama dengan seksi dokumentasi dan publikasi melakukan upaya dalam mencari mitra kerjasama baik dengan pemerintah daerah, pihak swasta, serta pihak lainnya yang dapat mendukung penyelenggaraan program KKN terutama berkenaan dengan sumber pelaksanaan program kerja KKN c. Mengkaji dan mengusulkan tema kegiatan KKN (tema induk maupun tema program) d. Melakukan kerjasama dengan pihak eksternal baik dengan instansi pemerintah, perusahaan, atau pihak lainnya yang dapat dijadikan mitra dalam pelaksanaa KKN Tematik, e. Mengembangkan program-program KKN Tematik melalui pengkajian tema pelaksanaan KKN berdasarkan kondisi riil masyarakat dan wilayahnya. f. Bersama dengan seksi lapangan melakukan pemetaan wilayah dengan tema yang sudah ditetapkan g. Bersama dengan seksi atau koordinator bagian lain membuat perencanaan pelaksanaan KKN mulai dari tahap persiapan, pelaksanaan, monitoring dan evaluasi Halaman 144

32 h. Melakukan koordinasi dengan bagian atau koordinator lainnya untuk menjaga sinergitas pelaksanaan KKN-Tematik i. Bertanggung jawab kepada Ketua Pelaksana KKN Diklat dan Pembekalan a. Melakukan Koordinasi dengan seksi perencanaan program berkaitan dengan fokus kegiatan dan tema yang ditetapkan b. Penyusunan materi pelatihan dan pemateri KKN tematik sesuai dengan lingkup penyelenggaraan KKN Tematik; c. Penyusunan Pola pendidikan dan pelatihan yang dibutuhkan masyarakat yang akan dilaksanakan oleh peserta KKN d. Menyelenggarakan Pembekalan bagi DPL e. Menyelenggaraakan Pembekalan dan tes bagi bagi calon peserta KKN f. Merekomendasikan dan mengevalusi pengajuan proposal/surat yang berkaitan penyelenggaraan kegiatan seminar, maupun penentuan narasumber dari lokasi KKN g. Melakukan koordinasi dengan seksi lapangan dan DPL dalam pelaksanaan lokakarya dikecamatan yang diselenggarakan oleh peserta KKN h. Menyusun dan mempersiapkan pola pelatihan lainnya yang berkaitan dengan pelaksanaan KKN Tematik i. Melakukan koordinasi dengan bagian atau koordinator lainnya untuk menjaga sinergitas pelaksanaan KKN-Tematik j. Bertanggung jawab kepada Ketua Pelaksana KKN Dokumentasi dan Publikasi Seksi dokumentasi dan publikasi membantu ketua dalam hal kegiatan dokumentasi, kehumasan dan publikasi serta kegiatan kerjasama dan usaha, meliputi: Halaman 145

33 a. Melakukan koordinasi dengan bidang terkait mulai dari tahap persiapan sampai dengan tahap kegiatan berakhir. b. Melakukan dokumentasi terhadap kegiatan yang dilakukan dalam setiap tahap penyelenggaraan KKN. c. Melakukan koordinasi dengan pihak media, untuk melakukan publikasi d. Melakukan penataan publikasi yang sistematik mulai dari tahap awal sampai dengan tahap akhir baik melalui web Unsil maupun media cetak. e. Bersama dengan seksi pengembangan program melakukan upaya dalam mencari mitra kerjasama baik dengan pemerintah daerah, pihak swasta, serta pihak lainnya yang dapat mendukung penyelenggaraan program KKN terutama berkenaan dengan sumber pelaksanaan program kerja KKN f. Melakukan koordinasi dengan bagian atau koordinator lainnya untuk menjaga sinergitas pelaksanaan KKN-Tematik g. Bertanggung jawab kepada Ketua Pelaksana KKN Monitoring dan Evaluasi a. Membuat matrik pelaksanaan monitoring dan evaluasi pada kegiatan KKN b. Bersama dengan seksi lapangan dan DPL menyiapkan dan membuat instrumen untuk pelaksanaan kegiatan monitoring dan evaluasi KKN baik form untuk yang harus diisi oleh Pimpinan, panitia, maupun DPL. c. Memeriksa kehadiran dan hasil test diklat calon peserta KKN d. Melakukan rekapitulasi hasil setiap monitoring baik yang dilaksanakan DPL, panitia, maupun struktural. e. Membuat laporan hasil monitoring dan evaluasi pelaksanaan kegiatan KKN, beserta rekomendasi yang diperlukan untuk perbaikan, penyempurnaan dan pengembangan KKN berikutnya. Halaman 146

34 f. Melakukan koordinasi dengan bagian atau koordinator lainnya untuk menjaga sinergitas pelaksanaan KKN-Tematik g. Bertanggung jawab kepada Ketua Pelaksana KKN 15 Ketentuan Persyaratan Pendaftar Calon Peserta KKN a. Terdaftar sebagai mahasiswa Unsil Program S-1. b. Telah/sedang menempuh minimal 100 sks. c. Memiliki IPK minimal 2.0. d. Sudah Melakukan Kontrak dan melakukan Validasi KRS. e. Sudah Melakukan Pembayaran Biaya KKN. f. Surat Keterangan sehat dari Dokter (khusus bagi yang memiliki penyakit kronis atau penyakit bawaan dan yang hamil) g. Melakukan pendaftaran on line h. Mengisi biodata secara on-line i. Mengupload pas foto sesuai ketentuan. j. Mengisi formulir pernyataan kesediaan mengikuti seluruh tata tertib KKN. k. Mengisi formulir pernyataan kesediaan mengikuti seluruh tata tertib KKN. l. Sanggup ditempatkan di desa lokasi KKN yang telah ditentukan. 16 Prosedur Pendaftaran Calon Peserta KKN a. Mahasiswa calon peserta KKN yang memenuhi kriteria persyaratan KKN mengontrak KKN dalam KRS b. Mahasiswa calon peserta KKN membayar biaya KKN ke bank yang ditunjuk (PT. BPR Siliwangi) c. Setelah membayar biaya kegiatan KKN, mahasiswa daftar melalui situs LPPM dan mengisi form yang tersedia secara benar dan lengkap (password membuka menu dalam situs Halaman 147

35 sesuai dengan password yang digunakan mahasiswa dalam login ke SIMAK) d. Setelah mengisi form dalam situs LPPM dan berhasil mendaftar maka mahasiswa tersebut sudah terdaftar sebagai calon peserta KKN e. Untuk melengkapi persyaratan maka mahasiswa wajib menyerahkan surat keterangan dari dokter khusus bagi calon peserta KKN yang memiliki penyakit kronis atau penyakit bawaan atau sedang hamil secara langsung ke sekretariat KKN di Gedung LPPM. Flowchart Pendaftaran KKN Mahasiswa Bank SIMAK LPPM Form Pembayaran KKN Form Pembayaran KKN Penerimaan Pembayaran PIN PIN Proses Login dan Pedaftaran Peserta Bukti Telah Daftar Bukti Telah Daftar Keterangan Dokter Bagi Yg Sakit Rekapitulasi Halaman 148

36 17 Ketentuan Persyaratan Peserta KKN a. Telah memenuhi semua ketentuan persyaratan pendaftaran sebagai calon peserta KKN b. Telah mengikuti diklat KKN c. Telah melaksanakan general test sesuai jadwal yang ditetapkan LPPM 18 Ketentuan Foto untuk Pendaftaran Calon Peserta KKN a. Photo diupload pada saat pendaptaraan KKN dengan ukuran 3x4 b. Wajib berlatar merah, c. Memakai jaket almamater, pakaian berkerah warna putih d. Memakai dasi warna hitam e. Yang tidak memenuhi ketentuan, sertifikat KKN tidak akan dicetak 19 Ketentuan Materi Diklat Peserta KKN a. Materi diklat peserta KKN harus dirumuskan dan dibentuk dalam kurikulum Diklat b. Materi Pokok Diklat peserta KKN fokus terhadap : Pemahaman esensi dan falsafah KKN Penjelasan ketentuan, dan tata tertib Penjelasan mengenai sistem IT KKN Cara merumuskan dan membuat program kerja serta pemahaman terhadap program kerja sesuai tema KKN Penjelasan mengenai ruanglingkup materi sesuai tema (Posdaya, pendidikan, daya beli dan kesehatan) Pembekalan pemahaman mengenai beberapa jenis TTG Pelaporan hasil KKN, dan penjelasan komponen penilaian Materi lain yang dibutuhkan Halaman 149

37 c. Materi pokok Diklat peserta KKN sebagaimana poin b, dalam pelaksanaanya disesuaikan dengan kebutuhan d. Kurikulum diklat DPL KKN, disusun oleh seksi perencanaan program KKN atau oleh Pusat Pengabdian Kepada Masyarakat 20 Ketentuan Materi Diklat DPL KKN a. Materi diklat DPL KKN harus dirumuskan dan dibentuk dalam kurikulum Diklat b. Ruanglingkup materi diklat DPL KKN fokus terhadap : Pemahaman esensi dan falsafah KKN Penjelasan ketentuan tugas dan tanggungjawab DPL, dan tata tertib peserta Penjelasan mengenai sistem IT KKN Cara merumuskan dan membuat program kerja serta pemahaman terhadap program kerja sesuai tema KKN Penjelasan mengenai ruanglingkup materi sesuai tema (Posdaya, pendidikan, daya beli dan kesehatan) Pelaporan hasil KKN, dan penjelasan komponen penilaian Materi lain yang dibutuhkan c. Materi pokok diklat DPL KKN sebagaimana poin b, dalam pelaksanaanya disesuaikan dengan kebutuhan d. Kurikulum diklat DPL KKN, disusun oleh seksi perencanaan program KKN atau oleh Pusat Pengabdian Kepada Masyarakat 21 Ketentuan Sanksi dalam Diklat dan General Tes a. Kehadiran diklat calon peserta KKN kurang dari 75%, dianggap gugur dan dianggap tidak mengikuti diklat b. Kehadiran diklat calon peserta KKN kurang dari 75%, tidak bisa mengikuti general test, atau meskipun mengikuti general test nilai dianggap kosong (tidak ada) Halaman 150

38 c. Calon peserta KKN sebagaimana poin a yang memberikan alasan dapat dipertanggungjawabkan diberi kesempatan untuk mengikuti general test d. Calon peserta KKN yang tidak melaksanakan general test dalam jadwal yang ditetapkan LPPM, dianggap gugur sebagai peserta KKN e. Calon peserta KKN sebagaimana poin d, karena sesuatu hal dengan alasan dapat dipertanggungjawabkan dapat mengikuti general test susulan atau tugas tambahan yang ditetapkan oleh panitia KKN f. Alasan ketidak hadiran dalam Diklat atau tidak mengikuti general test pada jadwal yang ditetapkan harus dilakukan secara tertulis atau ada bukti yang menguatkan ketidakhadiran tersebut. g. Alasan yang tidak merujuk kepada poin f tidak akan dipertimbangkan oleh panitia KKN/LPPM 22 Ketentuan Pemeriksaan dan Penilaian Hasil Diklat KKN a. Diklat wajib diikuti oleh semua calon peserta KKN b. Instrumen penilaian dari pelaksaan diklat yaitu jumlah kehadiran dan general test c. General test dilaksanakan secara on line dalam batas waktu yang ditetapkan oleh LPPM d. Kehadiran peserta calon peserta KKN dan hasil general test wajib diperiksa dan direkap secara baik. e. Panitia yang memiliki kewajiban melakukan pemeriksaan dan merekap kehadiran peserta calon peserta KKN dan hasil general test adalah bagian evalusi yang dibantu dengan bagian kesekretariatan f. Panitia yang melakukan pemeriksaan dan melakukan rekapitulasi penilaian wajib membubuhkan tandatangan Halaman 151

39 g. Rekapitulasi hasil penilaian tersebut paling lambat diterima oleh pihak kesekretariatan 12 hari setelah kegiatan Diklat dilaksanakan h. Entri data yang dilakukan oleh bagian kesekretariatan paling lambat harus masuk sistem 4 hari sejak diterimanya rekapitulasi dari bagian evaluasi 23 Prosedur Pemeriksaan dan Penilaian Hasil Diklat KKN a. Seksi diklat dan bagian sekretariat mendokumetasikan instrumen yang akan menjadi bahan evaluasi dan penilaian calon peserta KKN dari kegiatan diklat. b. Instrumen penilaian dari pelaksaan diklat yaitu jumlah kehadiran dan general test c. Dokumen instrumen tersebut disampaikan ke seksi evalusi dan monitoring untuk ditelaah dan direkap sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan d. Seksi evaluasi dan monitoring yang melakukan pemeriksaan dan melakukan rekapitulasi penilaian wajib membubuhkan tandatangan e. Rekapitulasi hasil penilaian tersebut paling lambat diterima oleh pihak kesekretariatan 12 hari setelah kegiatan diklat dilaksanakan f. Entri data yang dilakukan oleh bagian kesekretariatan paling lambat harus masuk sistem 4 hari sejak diterimanya rekapitulasi dari bagian evaluasi Halaman 152

40 Flowchart Penilaian Hasil Diklat Seksi Diklat Kesekretariatan Seksi Evaluasi dan Monitoring Mendokumentasikan Instrumen Bahan Evaluasi Dokumen Instrumen Dokumen Instrumen Pemeriksaan dan Penilaian Rekapitulasi Hasil Penilaian Rekapitulasi Hasil Penilaian Maks 12 hari 24 Ketentuan Penyampaian Surat Undangan Kegiatan Diklat DPL dan Peserta KKN a. Surat undangan wajib disiapkan oleh KTU LPPM/staf adm/ kesekretariatan panitia KKN b. Surat undangan disampaikan ke pihak yang diundang paling lambat 3 hari sebelum diklat KKN dilaksanakan c. Surat undangan wajib dilampiri susunan acara kegiatan d. Penyampaian surat undangan wajib dicatat dalam buku agenda surat keluar/ atau buku ekspedisi surat keluar e. Pihak pihak yang diundang diputuskan dalam rapat koordinasi kepanitiaan KKN berdasarkan pertimbangan dan masukan Ketua/sekretaris LPPM Halaman 153