BAB VI STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) ADMINISTRASI LPPM UNIVERSITAS SILIWANGI

Transkripsi

1 BAB VI STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) ADMINISTRASI LPPM UNIVERSITAS SILIWANGI Administrasi dan dokumentasi bukti adalah merupakan salah satu bentuk pokok dalam mewujudkan tatakelola institusi/lembaga/unit kerja yang baik. bukti adalah merupakan sumber informasi yang dapat menjelaskan mengenai suatu kejadian atau kegiatan, administrasi dan dokumentasi bukti wajib untuk dilakukan sehingga sumber informasi tersebut terpelihara sebagai jejak rekam dari aktifitas secara lengkap kegiatan lembaga. Oleh karena itu instrumen untuk mewujudkan tatakelola, administrasi dan dokumentasi tersebut harus ditunjang Standard Operating Procedures (SOP) yang memadai. Adapun SOP administrasi dan dokumentasi khusus LPPM Universitas Siliwangi terdiri : 1 Ketentuan Administrasi Surat Masuk 2 Prosedur Administrasi Surat Masuk 3 Ketentuan Administrasi Surat Keluar 4 Prosedur Administrasi Surat Keluar 5 Ketentuan Administrasi Surat Keputusan 6 Prosedur Administrasi Surat Keputusan 7 Ketentuan Administrasi Naskah Kerjasama 8 Prosedur Administrasi Naskah Kerjasama 9 Ketentuan Pihak Penandatangan Dan Pemaraf Surat Resmi Kelembagaan LPPM 10 Ketentuan Pihak Penandatangan dan Pemaraf Surat Kepanitiaan 11 Ketentuan Penggunaan Tujuan Surat Internal Unsil 12 Ketentuan Pemegang Inventaris LPPM 13 Ketentuan Administrasi Jurnal Dan Buku Dari Lingkungan Unsil 14 Prosedur administrasi jurnal dan buku dari lingkungan unsil Halaman 231

2 15 Ketentuan administrasi jurnal dan buku dari luar lingkungan unsil 16 Prosedur Administrasi Jurnal Dan Buku Dari Luar Lingkungan Unsil 17 Ketentuan Administrasi Proposal Penelitian dan PPM 18 Prosedur Administrasi Proposal Penelitian dan PPM 19 Ketentuan Administrasi Laporan Hasil PPM 20 Prosedur Administrasi Laporan Hasil PPM 21 Ketentuan Administrasi Laporan Hasil Penelitian 22 Prosedur Administrasi Laporan Hasil Penelitian 23 Ketentuan Adminstrasi Peralatan/Inventaris LPPM 24 Prosedur Pengajuan Barang Inventaris Peralatan LPPM 25 Prosedur Penerimaan Barang Inventaris Peralatan LPPM 26 Ketentuan Adminstrasi Perlengkapan LPPM 27 Prosedur Pengajuan Perlengkapan LPPM 28 Prosedur Penerimaan Perlengkapan LPPM 29 Ketentuan Pengelolaan Kas LPPM 30 Ketentuan Pengajuan Pencairan Dana LPPM Ke Rektor 31 Prosedur Pengajuan Pencairan Dana LPPM Ke Rektor 32 Ketentuan Pengeluaran Dana LPPM 33 Prosedur Pengeluaran Dana LPPM 34 Ketentuan Penarikan Kas Dari Rekening LPPM 35 Prosedur Penarikan Kas Dari Rekening LPPM Ketentuan dan Standard Operating Procedures (SOP) ini perlu dilengkapi dan disempurnakan sesuai dengan tuntutan dan keperluan operasional LPPM. Namun setidaknya dengan telah dibuatnya ketentuan dan SOP ini akan memberikan panduan dan pijakan bagi pelaksana administrasi di LPPM dalam menjalankan tugas dan tanggungjawabnya. 1 Ketentuan Administrasi Surat Masuk KTU/staf LPPM wajib melaksanakan administrasi surat masuk dengan cara mencatat nya ke buku agenda surat masuk (Buku Halaman 232

3 Agenda Surat masuk memuat : nomor urut, tanggal, bulan tahun surat Masuk, nomor surat, pengirim, isi surat, keterangan) a. KTU/staf LPPM wajib melampirkan form disposisi jika surat masuk tersebut sifatnya kedinasan dan perlu diketahui oleh struktural LPPM, minimal disposisi dilakukan oleh ketua, LPPM, sekretaris, kapus dan KTU sebagai fungsi kontrol dan koordinasi b. KTU atau pihak termaksud dalam surat wajib menindaklanjuti hasil disposisi (bila sipatnya harus ditindaklanjuti) c. Surat masuk wajib didokumetasikan secara baik dalam tempat penyimpanan dokumen surat masuk secara tersendiri. d. Dalam tempat penyimpanan dokumen surat masuk diberi pembatas berdasarkan nama bulan terjadinya surat masuk No Contoh Format Agenda Surat masuk (ASM) Tanggal, bulan, tahun surat masuk Nomor surat Pengirim surat Isi Keterangan 2 Prosedur Administrasi Surat Masuk Prosedur pokok yang harus dilakukan dalam membuat administrasi dan dokumentasi surat masuk adalah sebagai berikut : a. Surat Masuk diadministrasikan oleh KTU/staf LPPM dengan mencatat nya ke buku agenda surat masuk b. Setelah dicatat ke dalam buku agenda surat masuk kemudian dilampiri Formulir disposisi. c. Surat yang sudah dilampiri form. Disposisi diserahkan ke Ketua LPPM, Sekretaris LPPM, Kapus Penelitian, Kapus Pengabdian, dan KTU untuk di dilakukan disposisi. d. KTU atau pihak termaksud dalam surat menindaklanjuti hasil disposisi (bila sifatnya harus ditindaklanjuti) Halaman 233

4 e. Selanjutnya KTU/staf administrasi LPPM mendokumentasikan secara baik dalam tempat penyimpanan dokumen surat masuk secara tersendiri.penyimpanan dokumen surat masuk diberi pembatas berdasarkan nama bulan terjadinya surat masuk Flowchart Administrasi Surat Masuk Staf Adm / KTU Sekretaris LPPM Ketua LPPM Kapus Penelitian Kapus Pengabdian Surat Masuk Surat Masuk Surat Masuk Surat Masuk Surat Masuk Disposisi Disposisi Disposisi Disposisi Disposisi Agenda Surat Masuk Surat Masuk Tindaklanjut/arsifkan Disposisi Tindaklanjut Arsip 3 Ketentuan Administrasi Surat Keluar a. Surat Keluar di buat oleh staf adm/ktu LPPM atas dasar inisiatif sendiri atau berdasarkan instruksi dari Ketua LPPM, Sekretaris LPPM, Kapus Penelitian, Kapus Pengabdian pada masyarakat (sesuai dengan isi, sifat) rangkap 3 (asli ketujuan, rangkap ke dua untuk tembusan yang sifatnya laporan, rangkap ke 3 sifatnya laporan/arsip). Halaman 234

5 b. Surat yang isi, sifatnya antara lembaga yang berhak menandatangani adalah Ketua LPPM atau sekretaris LPPM, dan kapus atas nama Ketua LPPM. c. Surat yang dibuat dikonsultasikan dulu kepada yang akan melakukan otorisasi d. Surat yang akan ditandatangani harus diparaf sebagai salah satu fungsi koordinasi dan control (Ketua LPPM di paraf oleh Sekretaris LPPM jika sekretaris tidak ada oleh KTU, Sekretaris diparaf oleh KTU/staf administrasi, Kapus di paraf oleh Sekretaris jika sekretaris tidak ada maka di paraf oleh KTU/staf administrasi) e. Surat keluar wajib diadministrasikan dalam buku agenda surat Keluar (Buku Agenda keluar memuat : nomor urut, tanggal, bulan tahun surat keluar, nomor surat, pihak yang dituju, isi surat, keterangan) f. Surat keluar yang di tandatangani oleh ketua LPPM atau sekretaris atas nama ketua LPPM dibuat rangkap 3, tembusannya kepada rektor sebagai laporan, dan arsip, g. Surat keluar yang di tandatangani oleh kepala pusat atau sekretaris atas nama LPPM dibuat rangkap 3, tembusannya kepada rektor, ketua LPPM sebagai laporan juga berfungsi sebagai arsip, h. Surat keluar wajib di dokumentasikan secara baik dokumen surat keluar secara tersendiri. i. Dalam tempat penyimpanan dokumen surat keluar diberi pembatas berdasarkan nama bulan dibuatnya surat keluar. NO Contoh Format Agenda Surat Keluar (ASK) TANGGAL, BULAN, TAHUN SURAT KELUAR NOMOR SURAT TUJUAN ISI KETERANGAN Halaman 235

6 4 Prosedur Administrasi Surat Keluar Prosedur pokok yang harus dilakukan dalam membuat administrasi dan dokumentasi surat Keluar adalah sebagai berikut : a. Surat Keluar di buat oleh staf adm/ktu LPPM atas dasar inisiatif sendiri atau berdasarkan instruksi dari Ketua LPPM, Sekretaris LPPM, Kapus Penelitian, Kapus Pengabdian pada masyarakat (sesuai dengan isi, sifat) rangkap 3 (asli ketujuan, rangkap ke dua untuk tembusan yang sifatnya laporan, rangkap ke 3 arsip). b. Surat yang isi, sifatnya antara lembaga yang berhak menandatangani adalah Ketua LPPM atau Sekretaris LPPM atas nama Ketua LPPM. c. Surat yang isi, sifatnya Internal dan atau kelembaga lain secara khusus yang berhak menandatangani adalah Ketua LPPM atau Sekretaris LPPM atas nama Ketua LPPM, Kepala Pusat Penelitian, Kepala Pusat pengabdian. d. Surat yang dibuat dikonsultasikan dulu kepada yang akan melakukan otorisasi e. Surat yang akan ditandatangani harus diparaf sebagai salah satu fungsi koordinasi dan control (Ketua LPPM di paraf oleh Sekretaris LPPM jika sekretaris tidak ada oleh KTU, Sekretaris diparaf oleh KTU, Kapus di paraf oleh sekretaris jika sekretaris tidak ada maka di paraf oleh KTU) f. Surat keluar diadministrasikan oleh staf LPPM dengan mencatat nya ke buku agenda surat Keluar (Buku Agenda keluar memuat : nomor urut, tanggal, bulan tahun surat keluar, nomor surat, pihak yang dituju, isi surat, keterangan) g. Surat keluar yang di tandatangani oleh ketua LPPM atau sekretaris atas nama ketua LPPM tembusannya kepada rektor sebagai Laporan, dan arsip, Halaman 236

7 h. Surat keluar yang di tandatangani oleh kepala pusat atau sekretaris atas nama kepala pusat tembusannya kepada ketua LPPM sebagai Laporan, dan arsip, i. Selanjutnya surat tersebut di dokumentasikan secara baik dalam tempat penyimpanan dokumen surat keluar secara tersendiri. Penyimpanan dokumen surat keluar diberi pembatas berdasarkan nama bulan dibuatnya surat keluar Flowchart Administrasi Surat Keluar Staf Adm / KTU Sekretaris LPPM Ketua LPPM Rektor Tujuan Surat Surat Keluar Surat Keluar Agenda Surat Keluar Surat Keluar Revisi Acc/faraf ditandatangan Hasil Revisi Surat Keluar Surat Keluar Surat Keluar Tembusan Surat Keluar Surat Keluar Arsip Halaman 237

8 5 Ketentuan Administrasi Surat Keputusan a. Surat keputusan baik yang dikeluarkan oleh Yayasan, Rektor, Ketua LPPM, lembaga lembaga/unit kerja yang ada di Unsil dan atau Pemerintah di catat ke dalam buku Dokumen Surat keputusan (buku Dokumen Surat Keputusan memuat : No. urut, No. Surat keputusan, isi keputusan, Pihak yang mengeluarkan, keterangan) b. Untuk hal tertentu surat keputusan tersebut wajib di perbanyak untuk disampaikan kepada pihak pihak terkait c. Surat keputusan wajib di administrasikan dengan baik dalam buku Dokumen Surat Keputusan oleh KTU/staf administrasi d. Dalam tempat penyimpanan dokumen surat keputusan diberi pembatas berdasarkan nama bulan dibuatnya surat keputusan. Contoh Format Buku Dokumen Surat Keputusan (BDSK) NO NOMOR SK ISI WAKTU PIHAK YANG MENGELUARKAN KETERANGAN 6 Prosedur Administrasi Surat Keputusan Prosedur pokok administarsi dan dokumentasi surat keputusan sebagai berikut : a. Surat keputusan baik yang dikeluarkan oleh Yayasan, Rektor, Ketua LPPM, lembaga lembaga/unit kerja yang ada di Unsil dan atau Pemerintah di catat ke dalam buku Dokumen Surat keputusan (buku Dokumen Surat Keputusan memuat : No. urut, No. Surat keputusan, isi keputusan, Pihak yang mengeluarkan, keterangan) b. Surat Keputusan yang dikeluarkan oleh internal LPPM secara otomatis arsipnya harus didokumentasikan, sedangkan surat keputusan yang dikeluarkan oleh pihak diluar LPPM (Yayasan, Halaman 238

9 Universitas, Lembaga/unit kerja, dan atau pemerintah) yang masuk ke LPPM setelah dicatat dalam buku Dokumen Surat Keputusan perlu mendapat tanda disposisi dari ketua LPPM, Sekretaris LPPM, Kapus, dan KTU sebagai bukti bahwa Surat keputusan tersebut sudah diketahui). c. Untuk hal tertentu surat keputusan tersebut wajib di perbanyak untuk disampaikan kepada pihak pihak terkait d. Selanjutnya surat keputusan tersebut di dokumentasikan secara baik dalam tempat penyimpanan dokumen surat keputusan secara tersendiri. Penyimpanan dokumen surat keputusan diberi pembatas berdasarkan nama bulan dibuatnya surat keputusan Flowchart Administrasi Surat Keputusan Rektor/YUS/Lainnya Staf Adm / KTU Ketua LPPM SekretarisLPPM/Kapus Surat Keputusan Surat Keputusan Surat Keputusan Surat Keputusan disposisi disposisi Buku Dokumen SK Surat Keputusan Arsip Halaman 239

10 7 Ketentuan Administrasi Naskah Kerjasama a. Naskah Kerjasama wajib di dicatat ke dalam buku Dokumen Kerjasama (buku Dokumen kerjasama memuat : No. urut, No. Kerjasama, isi kerjasama, Waktu kerjasama, Pihak yang kerjasama, keterangan) b. Dokumen naskah kerjasama perlu mendapat tanda disposisi dari ketua LPPM, Sekretaris LPPM, Kapus, dan KTU sebagai bukti bahwa naskah tersebut sudah diketahui).dalam hal tertentu Naskah Kerjasama perlu di perbanyak dan disampaikan kepada pihak pihak terkait. c. Selanjutnya naskah kerjasama tersebut di dokumentasikan secara baik dalam tempat penyimpanan dokumen naskah kerjasama secara tersendiri. d. Dalam tempat penyimpanan dokumen naskah kerjasama diberi pembatas berdasarkan nama bulan dibuatnya naskah kerjasama Contoh Format Buku Dokumen Kerjasama (BDK) NO NOMOR KERJASAMA ISI WAKTU PIHAK KERJASAMA KETERANGAN 8 Prosedur Administrasi Naskah Kerjasama Prosedur pokok administarsi dan dokumentasi surat kerjasama sebagai berikut : a. Naskah Kerjasama wajib dicatat ke dalam buku Dokumen Kerjasama (buku Dokumen kerjasama memuat : No. urut, No. Kerjasama, isi kerjasama, Waktu kerjasama, Pihak yang kerjasama, keterangan) Halaman 240

11 b. Dokumen naskah kerjasama perlu mendapat tanda disposisi dari ketua LP2M, Sekretaris LP2M, Kapus, dan KTU sebagai bukti bahwa Surat keputusan tersebut sudah diketahui). Dalam hal tertentu Naskah Kerjasama perlu di perbanyak dan disampaikan kepada pihak pihak terkait. c. Selanjutnya naskah kerjasama tersebut di dokumentasikan secara baik dalam tempat penyimpanan dokumen naskah kerjasama secara tersendiri. Penyimpanan dokumen naskah kerjasama diberi pembatas berdasarkan nama bulan dibuatnya naskah kerjasama. Flowchart Administrasi Naskah Kerjasama Staf Adm / KTU Sekretaris LPPM Ketua LPPM Kapus Penelitian Kapus Pengabdian Naskah Kerjasama Naskah Kerjasama Naskah Kerjasama Naskah Kerjasama Naskah Kerjasama Disposisi Disposisi Disposisi Disposisi Disposisi Buku Dokumen Kerjasama Naskah Kerjasama Disposisi Arsip Halaman 241

12 9 Ketentuan Pihak Penandatangan Dan Pemaraf Surat Resmi Kelembagaan LPPM a. Ketua LPPM diparaf oleh sekretaris LPPM, atau kepala Pusat atau KTU b. Sekretaris bertindak atas nama ketua LPPM diparaf oleh KTU atau staf administrasi c. Kepala Pusat bertindak atas nama ketua LPPM diparaf oleh sekretaris atau KTU atau staf administrasi atau bidang terkait d. Bidang tertentu bertindak atas nama LPPM atau kepala pusat terkait diparaf oleh sekretaris atau KTU/staf administrasi 10 Ketentuan Pihak Penandatangan dan Pemaraf Surat Kepanitiaan a. Ketua LPPM menandatangani sebagai penanggungjawab diparaf oleh sekretaris LPPM, atau kepala pusat, atau KTU b. Sekretaris dan kapus bertindak atas nama ketua LPPM diparaf KTU atau staf administrasi c. Ketua pelaksana Kegiatan diparaf oleh sekretaris atau KTU/kesekretariatan d. Sekretaris panitia bertindak atas nama ketua pelaksana di paraf oleh KTU/kesekretariatan e. Seksi seksi/bagian tertentu bertindak atas nama ketua pelaksana di paraf oleh sekretaris panitia atau KTU/kesekretariatan 11 Ketentuan Penggunaan Tujuan Surat Internal Unsil a. Surat ke rektor Surat yang sifat substansinya kebijakan Universitas, ditujukan langsung ke rektor Surat ke rektor yang sifat substansinya akademik, ditujukan ke rektor c.q pembantu rektor 1 Halaman 242

13 Surat ke rektor yang sifat substansinya keuangan, administrasi, personalia, dan kelengkapan operasional, ditujukan ke rektor c.q pembantu rektor 2 Surat ke rektor yang sifat substansinya kemahasiswaan, ditujukan ke rektor c.q pembantu rektor 3 Surat ke rektor yang sifat substansinya kerjasama, IT, dan kehumasan, ditujukan ke rektor c.q pembantu rektor 4 b. Surat ke dekan/direktur Surat yang sifat substansinya kebijakan fakultas/pasca, ditujukan langsung ke dekan, tembusan ke rektor sebagai laporan Surat ke dekan yang sifat substansinya akademik, ditujukan dekan c.q pembantu dekan/asdir 1, tembusan ke rektor sebagai laporan Surat ke dekan yang sifat substansinya keuangan, administrasi, personalia, dan kelengkapan operasional, ditujukan ke dekan c.q pembantu dekan/asdir 2, tembusan ke rektor sebagai laporan Surat ke dekan yang sifat substansinya kemahasiswaan, ditujukan ke rektor c.q pembantu dekan/asdir 3, tembusan ke rektor sebagai laporan c. Surat ke biro, ditujukan langsung ke biro terkait, tembusan ke rektor sebagai laporan d. Surat ke prodi, ditujukan langsung ke prodi terkait, tembusan ke disampaikan ke rektor sebagai laporan, dan ke dekan/direktur sebagai koordinasi 12 Ketentuan Pemegang Inventaris LPPM a. Setiap barang/peralatan LPPM yang karena tugas dan jabatanya dikuasakan ke pihak tertentu wajib dibuat SK penujukkan penggunaan dan penguasaan barang tersebut Halaman 243

14 b. SK sebagaimana poin a ditandatangani ketua LPPM, dibuat rangkap 2 (untuk pejabat pemegang kuasa dan arsip) c. Barang yang di inventariskan harus tercatat dalam daftar peralatan/invebtaris LPPM 13 Ketentuan Administrasi Jurnal Dan Buku Dari Lingkungan Unsil a KTU/Staf administrasi wajib mengadministrasikan penerbitan jurnal atau buku yang berasal dari internal ke dalam catatan jurnal internal khusus untuk jurnal, sedangkan untuk buku dicatat ke dalam catatan buku internal (catatan tersebut memuat : No urut, nama jurnal/buku, No. ISSN/ISBN, Unit Kerja, volume/nomor, edisi terbit, dan tahun, keterangan) b Jurnal/buku tersebut didokumentasikan di LPPM maksimal 3 jurnal/buku c Jurnal/buku tersebut disimpan dengan urutan volume dan tahun terbit pada rak yang sudah dikodefikasi sesuai unit kerja sumber jurnal/buku (FE= Fakultas Ekonomi, FKIP = Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan, FT= Fakultas Teknik, Fisip= Fakultas Ilmu Sosial Politik, Faperta = Fakultas Pertanian, FIK = Fakultas Ilmu Kesehatan, Pasca = Pascasarjana Unsil, FAI = Fakultas Agama Islam), bila ada tambahan fakultas bisa disesuaikan. d Jurnal/buku tersebut harus di rekap dalam sebuah tabel rekapitulasi jurnal/buku berdasarkan kodefikasi pada poin c kemudian dibuat data base Contoh format buku catatan jurnal dari pihak internal No Nama jurnal Nama penulis ISSN Unit kerja Volume / nomor Tahun /penerbit Ket Halaman 244

15 contoh format buku catatan buku dari pihak internal No Judul buku Nama penulis ISBN Unit kerja Edisi Tahun /penerbit Ket 14 Prosedur administrasi jurnal dan buku dari lingkungan unsil Administrasi dan dokumentasi Jurnal yang diterbitkan dilingkungan Universitas Siliwangi atau buku hasil karya tulis dosen Universitas Siliwangi harus diadministrasikan dan didokumentasikan secara baik. Prosedur administrasi dan dokumentasi jurnal ini sebagai berikut : a. KTU/staf administrasi, mencatat jurnal/buku dari lingkungan Unsil ke dalam catatan jurnal/buku internal (catatan tersebut memuat : No urut, nama jurnal/buku, No. ISSN/ISBN, Unit Kerja, volume/nomor, tahun/penerbit, keterangan) b. KTU/Staf administrasi LPPM mendokumentasikan jurnal/buku tersebut Minimal 1 jurnal/buku di LPPM, Jika ada eksemplarnya banyak didisitribusikan ke pihak yang ditetapkan c. Selanjutnya KTU/staf administrasi menyimpan jurnal/buku tersebut sesuai dengan ketentuan. Halaman 245

16 Flowchart Administrasi Jurnal/Buku Dari Lingkungan Unsil Unit Kerja (Fakultas / PPS) LPPM Distribusi ke Pihak Tertentu Surat Pengantar Surat Pengantar Jurnal/Buku Jurnal/Buku Jurnal/Buku Jurnal/Buku Jurnal/Buku Jurnal/Buku Jurnal/Buku Mencatat Dalam Buku Catatan Jurnal/Buku Buku Catatan Jurnal / Buku disimpan 15 Ketentuan administrasi jurnal dan buku dari luar lingkungan unsil a. KTU/Staf administrasi wajib mengadministrasikan penerbitan jurnal atau buku yang berasal dari luar Unsil ke dalam catatan jurnal eksternal khusus untuk jurnal, sedangkan untuk buku dicatat ke dalam catatan buku eksternal (catatan tersebut memuat : No urut, nama jurnal/buku, No. ISSN/ISBN, Unit Kerja/pengirim, volume/nomor, tahun/penerbit, dan, keterangan) b. Jurnal/buku tersebut didokumentasikan di LPPM minimal 1 jurnal/buku, Jika eksemplarnya banyak maka disampaikan ke perpustakaan Unsil Halaman 246

17 c. Jurnal/buku tersebut disimpan dengan urutan volume dan tahun terbit pada rak yang sudah dikodefikasi sesuai rumpun keilmuan. d. Jurnal/buku tersebut harus di rekap dalam sebuah tabel rekapitulasi jurnal/buku berdasarkan kodefikasi pada poin c kemudian dibuat data base No Contoh format buku catatan jurnal dari pihak Eksternal (Luar Unsil) Nama jurnal Nama penulis ISSN Unit kerja Volume / nomor Tahun /penerbit Ket No contoh format buku catatan buku dari pihak Eksternal (Luar Unsil) Judul buku Nama penulis ISBN Unit kerja Edisi Tahun /penerbit Ket 16 Prosedur Administrasi Jurnal Dan Buku Dari Luar Lingkungan Unsil Administrasi dan dokumentasi Jurnal yang diterbitkan dari luar lingkungan Universitas Siliwangi atau buku yang diberikan ke LPPM harus diadministrasikan dan didokumentasikan secara baik. Prosedur administrasi dan dokumentasi jurnal ini sebagai berikut a KTU/staf administrasi, mencatat jurnal/buku yang berasal dari diseminasi perguruan lain ke dalam catatan jurnal/bukueksternal (catatan tersebut memuat : No urut, nama jurnal/buku, No. ISSN/ISBN, Unit Kerja, volume/nomor, tahun/penerbit, keterangan) Halaman 247

18 b KTU/Staf administrasi LPPM mendokumentasikan jurnal/buku tersebut sesuai urutan volume dan tahun terbit pada rak yang sudah dikodefikasi sesuai rumpun keilmuan c KTU/staf administrasi LPPM harus melakukan updating catatan jurnal/buku tersebut untuk setiap buku/jurnal yang masuk dalam sebuah tabel rekapitulasi jurnal/buku berdasarkan kodefikasi, kemudian dibuat data base. Flowchart Administrasi Jurnal/Buku Dari Luar Lingkungan Unsil Perguruan Tinggi Lain KTU/Staf ADM LPPM Perpustakaan Unsil Surat Pengantar Surat Pengantar Jurnal/Buku Jurnal/Buku Jurnal/Buku Jurnal/Buku Jurnal/Buku Jurnal/Buku Jurnal/Buku Mencatat Dalam Buku Catatan Jurnal/Buku Buku Catatan Jurnal / Buku Disimpan 17 Ketentuan Administrasi Proposal Penelitian dan PPM a Proposal PPM yang diajukan ke LPPM wajib disertai surat pengantar dari pimpinan unit b Proposal yang diajukan ke LPPM rangkap 3 c KTU/staf adm wajib melakukan desk evaluasi Halaman 248

19 d KTU/Staf administrasi wajib mengadministrasikan proposal PPM secara memadai ke dalam buku proposal dan hasil PPM e KTU LPPM staf adm. Wajib membuat rekapitulasi proposal PPM setiap semester/tahun f KTU LPPM/staf adm wajib menindaklanjuti proposal yang diterima sesuai ketentuan g KTU LPPM/wajib mendokumentasikan proposal/hasil sesuai kodefikasi dan ketentuan berlaku NO TANGGAL MASUK PROPOSAL JUDUL PROPOSAL PPM NAMA PENGUSUL UNIT KERJA REALISASI DANA TANGGAL MASUK PELAPORAN KETERANGAN Contoh Format Buku Proposal dan pelaporan hasil PPM REKAPITULASI PROPOSAL PPM SEMESTER...TAHUN... LP2M UNIVERSITAS SILIWANGI TASIKMALAYA NO NAMA PENGUSUL JUDUL/TEMA PROPOSAL UNIT KERJA KETERANGAN Contoh Format Rekapitulasi Pengajuan Proposal PPM Per Semester REKAPITULASI PELAPORAN HASIL PPM SEMESTER...TAHUN... LP2M UNIVERSITAS SILIWANGI TASIKMALAYA NO NAMA PENGUSUL JUDUL /TEMA PPM UNIT KERJA REALISASI DANA KETERANGAN Contoh Format Rekapitulasi Laporan Hasil PPM Per Semester Halaman 249

20 18 Prosedur Administrasi Proposal Penelitian dan PPM a KTU LPPM/staf adm menerima proposal PPM rangkap 3 dari pengusul secara lengkap disertai surat pengantar dari pimpinan unit kerja b Proposal yang diterima tersebut diverifikasi kelengkapan dan kesesuaian dengan ketentuan (desk evaluasi), jika sesuai maka dicatat ke dalam buku proposal dan hasil PPM c Jika tidak sesuai maka proposal tersebut dikembalikan ke pihak pengusul d KTU LPPM/staf adm menindaklanjuti proposal tersebut dan melakukan dokumentasi Flowchart Administrasi proposal PPM Pengusul Proposal KTU LPPM/Staf Adm Proposal rangkap 3, disertai surat pengantar dari pimpinan unit kerja Proposal rangkap 3, disertai surat pengantar dari pimpinan unit kerja Proposal dilengkapi/direvisi Revisi Melakukan verifikasi dan desk evaluasi Lolos Proposal lolos verifikasi Tindaklanjut dan dokumentasi 19 Ketentuan Administrasi Proposal Penelitian a Proposal penelitian yang diajukan ke LPPM wajib disertai surat pengantar dari pimpinan unit b Proposal yang diajukan ke LPPM rangkap 3 c KTU/staf adm wajib melakukan desk evaluasi Halaman 250

21 d KTU/Staf administrasi wajib mengadministrasikan proposal penelitian secara memadai ke dalam buku proposal dan hasil penelitian. e KTU LPPM staf adm. Wajib membuat rekapitulasi proposal penelitian setiap semester/tahun f KTU LPPM/staf adm wajib menindaklanjuti proposal yang diterima sesuai ketentuan g KTU LPPM/wajib mendokumentasikan proposal/hasil penelitian sesuai kodefikasi dan ketentuan berlaku NO WAKTU MASUK PROPOSAL JUDUL PROPOSAL PENELITIAN NAMA PENGUSUL UNIT KERJA REALISASI DANA TANGGAL MASUK PELAPORAN KET Contoh Format Buku Proposal dan pelaporan hasil Penelitian REKAPITULASI PROPOSAL PENELITIAN SEMESTER...TAHUN... LP2M UNIVERSITAS SILIWANGI TASIKMALAYA NO NAMA PENGUSUL JUDUL/TEMA PROPOSAL PENELITIAN UNIT KERJA KETERANGAN Contoh Format Rekapitulasi Pengajuan Proposal Penelitian Per Semester REKAPITULASI PELAPORAN HASIL PENELITIAN SEMESTER...TAHUN... LP2M UNIVERSITAS SILIWANGI TASIKMALAYA NO NAMA PENGUSUL JUDUL /TEMA PENELITIAN UNIT KERJA REALISASI DANA KETERANGAN Contoh Format Rekapitulasi Laporan Hasil Penelitian Per Semester Halaman 251

22 20 Prosedur Administrasi Proposal Penelitian a KTU LPPM/staf adm menerima proposal Penelitian rangkap 3 dari pengusul secara lengkap disertai surat pengantar dari pimpinan unit kerja b Proposal yang diterima tersebut diverifikasi kelengkapan dan kesesuaian dengan ketentuan (desk evaluasi), jika sesuai maka dicatat ke dalam buku proposal dan hasil Penelitian c Jika tidak sesuai maka proposal tersebut dikembalikan ke pihak pengusul d KTU LPPM/staf adm menindaklanjuti proposal tersebut dan melakukan dokumentasi Flowchart Administrasi proposal Penelitian Pengususl Proposal KTU LPPM/Staf Adm Proposal rangkap 3, disertai surat pengantar dari pimpinan unit kerja Proposal rangkap 3, disertai surat pengantar dari pimpinan unit kerja Proposal dilengkapi/direvisi Revisi Melakukan verifikasi dan desk evaluasi Lolos Proposal lolos verifikasi Tindaklanjut dan dokumentasi Halaman 252

23 21 Ketentuan Administrasi Laporan Hasil PPM a Laporan hasil PPM terdiri dari 1 eksemplar laporan utuh/ lengkap dan 1 CD yang berisi laporan PPM secara lengkap termasuk dokumentasi. b KTU/staf adm wajib melakukan desk evaluasi c KTU/Staf administrasi wajib mengadministrasikan laporan hasil PPM secara memadai ke dalam buku proposal dan hasil PPM. d KTU LPPM staf adm. Wajib membuat rekapitulasi laporan hasil PPM setiap semester/tahun e KTU LPPM/wajib mendokumentasikan laporan hasil PPM sesuai kodefikasi dan ketentuan berlaku 22 Prosedur Administrasi Laporan Hasil PPM a KTU LPPM/staf adm menerima laporan hasil PPM secara lengkap (laporan penelitian, dan CD/soft copy laporan hasil PPM) b Laporan hasil PPM tersebut diverifikasi kelengkapan dan kesesuaian dengan ketentuan (desk evaluasi), jika sesuai maka dicatat ke dalam buku proposal dan hasil PPM c Jika tidak sesuai maka laporan hasil PPM tersebut dikembalikan ke pihak pelaksana PPM d KTU LPPM/staf adm mengadministrasikan melakukan dokumentasi hasil PPM, artikel dan CD sesuai ketentuan yang berlaku Halaman 253

24 Flowchart Administrasi Laporan Hasil PPM Peneliti KTU LPPM/Staf Adm Laporan lengkap 1 eksemplar dan CD berisi laporan Laporan lengkap 1 eksemplar dan CD berisi laporan Perbaikan/revisi laporan Revisi Verifikasi kelengkapan dan kesesuaian dengan ketentuan sesuai Laporan telah sesuai Aministrasi dan dokumentasi sesuai ketentuan 23 Ketentuan Administrasi Laporan Hasil Penelitian a Laporan hasil penelitian terdiri dari 1 eksemplar laporan penelitian utuh/ lengkap, 1 eksemplar laporan untuk publikasi ke jurnal ilmiah, dan 1 CD yang berisi laporan hasil penelitian, artikel untuk jurnal dan dokumen pendukung penelitian. b KTU/staf adm wajib melakukan desk evaluasi c KTU/Staf administrasi wajib mengadministrasikan laporan hasil penelitian secara memadai ke dalam buku proposal dan hasil penelitian. d KTU LPPM staf adm. Wajib membuat rekapitulasi laporan hasil penelitian setiap semester/tahun e KTU LPPM/wajib mendokumentasikan laporan laporan hasil penelitian sesuai kodefikasi dan ketentuan berlaku Halaman 254

25 24 Prosedur Administrasi Laporan Hasil Penelitian a KTU LPPM/staf adm menerima laporan hasil penelitian secara lengkap (laporan penelitian, CD, dan artikel penelitian) b Laporan hasil penelitian tersebut diverifikasi kelengkapan dan kesesuaian dengan ketentuan (desk evaluasi), jika sesuai maka dicatat ke dalam buku proposal dan hasil Penelitian c Jika tidak sesuai maka laporan hasil penelitian tersebut dikembalikan ke pihak peneliti d KTU LPPM/staf adm mengadministrasikan melakukan dokumentasi hasil penelitian, artikel dan CD sesuai ketentuan yang berlaku Flowchart Administrasi Laporan Hasil Penelitian Peneliti KTU LPPM/Staf Adm Laporan lengkap 1 eksemplar dan CD berisi laporan, dan artikel Laporan lengkap 1 eksemplar dan CD berisi laporan, dan artikel Perbaikan/revisi laporan Revisi Verifikasi kelengkapan dan kesesuaian dengan ketentuan sesuai Laporan telah sesuai Aministrasi dan dokumentasi sesuai ketentuan Halaman 255

26 25 Ketentuan Adminstrasi Peralatan/Inventaris LPPM a. Semua peralatan inventaris yang ada di LPPM harus tercatat dalam buku catatan peralatan/iventaris LPPM b. Buku catatan tersebut dipegang oleh KTU, setidak tidaknya harus menjelaskan mengenai : 1) Nama barang, 2) kode barang, 3) tanggal, bulan dan tahun pembelian/ pembuatan, 4) jumlah barang, 5) nomor faktur pembelian, 6) nama toko barang tersebut dibeli 7) harga barang c. Jika terjadi pembelian maka dokumen order barang harus diperiksa untuk mencocokan spesifikasi barang dengan permintaan, jika sudah cocok maka KTU sebagai kuasa penerima atau bagian yang ditunjuk menandatanganinya sebagai bukti barang tersebut cocok d. Setiap penerimaan barang, kwitansi dan dokumen order barang harus dimintakan copian nya dan diarsipkan dalam file khusus e. Barang tersebut wajib dihitung beban penyusutannya (ketentuan penyusustan mengacu kepada ketentuan perpajakan) f. ketua LPPM baik secara langsung maupun melalui sekretaris berkewajiban utuk melakukan pengecekan terhadap kebenaran buku catatan tersebut secara periodik maupun secara insidentil. Halaman 256

27 Contoh Buku catatan peralatan/inventaris Tanggal Pembelian Uraian Nama Barang Kode barang No Faktur dan Sfesifikasi Harga Nama Toko Golongan 26 Prosedur Pengajuan Barang Inventaris Peralatan LPPM a. KTU/staf administrasi membuat surat pengajuan pengadaan peralatan/inventaris LPPM sesuai dengan kebutuhan yang ditetapkan b. Surat tersebut harus memuat: nama, jumlah, jenis, dan spesifikasi peralatan/inventaris yang diajukan c. Surat dibuat ragkap 2, ditujukan ke rektor c.q pembantu rektor 2, d. Surat tersebut disampaikan ke sekretaris atau pihak yang diperkenankan menurut ketentuan untuk di verifikasi dan diotorisasi e. Surat ditandatangani oleh ketua LPPM atau pihak yang diperkenankan menurut ketentuan f. KTU/staf administrasi mengirimkan surat melalui BAUM, g. BAUM menandatangani buku expedisi surat keluar sebagai bukti bahwa surat sudah sampai ke BAUM h. KTU/staf administrasi mengadministrasikan kedalam buku surat keluar dan mendokumentasikan surat lembar kedua sesuai dengan ketentuan Halaman 257

28 Flowchart Pengajuan Peralatan/Inventaris LPPM KTU LPPM/Staf Adm Sekretaris LPPM Ketua LPPM BAUM Usulan kebutuhan peralatan Usulan kebutuhan peralatan Verifikasi/ACC Surat Pengajuan Peralatan Surat Pengajuan Peralatan diverifikasi dan di paraf Surat Pengajuan Peralatan diverifikasi dan ditandatangani Surat yang sudah ditandatanganai ketua LPPM Buku ekspedisi Surat Pengajuan peralatan Buku ekspedisi Buku ekspedisi File 27 Prosedur Penerimaan Barang Inventaris Peralatan LPPM a. KTU atau pihak penerima barang peralatan/inventaris menerima bukti order pengiriman barang dan kwitansi pembayaran barang b. KTU atau pihak penerima barang peralatan/inventaris melakukan pengecekan terhadap barang tersebut untuk mencocokan kesesuaian dengan spesifikasi yang diminta c. Jika barang tersebut sesuai dengan permintaan maka pihak penerima dari LPPM memaraf tanda penyerahan/pengiriman Halaman 258

29 barang sebagai bukti bahwa barang tersebut sesuai dan telah diterima. d. KTU atau pihak penerima barang peralatan/inventaris mempotocopi atau menerima salinan kwitansi dan bukti penerimaan oreder barang, e. Barang tersebut diadministrasikan ke dalam buku administrasi peraltan berdasarkan bukti kwitansi dan bukti order barang dalam file khusus f. Barang tersebut selanjutnya ditatalaksanakan sesuai dengan peruntukan dan tempat yang telah ditentukan berdasarkan kebijakan LPPM. Flowchart Penerimaan Barang Peralatan Bagian Pengadaan Unsil/Suplier KTU LPPM/Pihak yang ditunjuk Order permintaan barang dan kwitansi pembelian Order permintaan barang dan kwitansi pembelian Barang perlengkapan Barang perlengkapan Pencocokan dengan spesifikasi yang diminta Kwitansi lembar ke 2 Penerimaan, administrasi, penyimpanan File Halaman 259

30 28 Ketentuan Adminstrasi Perlengkapan LPPM a. Semua perlengkapan harus tercatat dalam buku catatan perlengkapan b. Buku catatan tersebut dipegang oleh KTU, setiap bulan harus diperiksa supaya dapat diketahui posisi saldo dan kebutuhan perlengkapan berikutnya, c. Saldo perlengkapan tersebut akan menjadi penambah perlengkapan periode berikutnya, buku tersebut setidak tidaknya harus menjelaskan mengenai : 1) Keterangan (menjelaskan mengenai keterkaitan munculnya perlengkapan), 2) kode barang, 3) tanggal, bulan dan tahun pembelian/ pembuatan, 4) jumlah barang, 5) nomor faktur pembelian, 6) nama toko barang tersebut dibeli 7) harga barang 8) jumlah pemakaian 9) saldo perlengkapan d. Dokumen order barang harus diperiksa untuk mencocokan spesifikasi barang dengan permintaan, jika sudah cocok maka KTU sebagai kuasa penerima atau bagian yang ditunjuk menandatanganinya sebagai bukti barang tersebut cocok e. Setiap penerimaan barang, kwitansi dan dokumen order barang harus dimintakan copian nya dan diarsipkan dalam file khusus f. Ketua LPPM baik secara langsung maupun melalui sekretaris berkewajiban utuk melakukan pengecekan terhadap kebenaran buku catatan tersebut secara periodik maupun secara insidentil. Halaman 260

31 29 Prosedur Pengajuan Perlengkapan LPPM a. KTU/staf administrasi membuat surat pengajuan pengadaan perlengkapan LPPM sesuai dengan kebutuhan yang ditetapkan b. Surat tersebut harus memuat: nama, jumlah, jenis, dan spesifikasi perlengkapan yang diajukan c. Surat dibuat rangkap 2, ditujukan ke rektor c.q pembantu rektor 2, d. Surat tersebut disampaikan ke sekretaris atau pihak yang diperkenankan menurut ketentuan untuk di verifikasi dan diotorisasi e. Surat ditandatangani oleh ketua LPPM atau pihak yang diperkenankan menurut ketentuan f. KTU/staf administrasi mengirimkan surat melalui BAUM, g. BAUM menandatangani buku ekspedisi surat keluar sebagai bukti bahwa surat sudah sampai ke BAUM h. KTU/staf administrasi mengadministrasikan kedalam buku surat keluar dan mendokumentasikan surat lembar kedua sesuai dengan ketentuan Halaman 261

32 Flowchart Pengajuan Perlengkapan KTU Sekretaris LPPM Ketua LPPM BAUM Usulan Kebutuhan Perlengkapan Usulan Kebutuhan Perlengkapan tidak Verifikasi / acc ya Surat Pengajuan Surat Peralatan Pengajuan Perlengkapan Verifikasi dan Paraf Surat Pengajuan Surat Peralatan Pengajuan Perlengkapan ditandatangani Surat Pengajuan Perlengkapan ekspe disi Surat Pengajuan Surat Peralatan Pengajuan Perlengkapan ekspe disi Surat Pengajuan Perlengkapan ekspe disi 30 Prosedur Penerimaan Perlengkapan LPPM a. KTU atau pihak penerima barang perlengkapan menerima bukti order pengiriman barang dan kwitansi pembayaran barang b. KTU atau pihak penerima barang perlengkapan melakukan pengecekan terhadap barang tersebut untuk mencocokan kesesuaian dengan spesifikasi yang diminta c. Jika barang tersebut sesuai dengan permintaan maka pihak penerima dari LPPM memaraf tanda penyerahan/pengiriman Halaman 262

33 barang sebagai bukti bahwa barang tersebut sesuai dan telah diterima. d. KTU atau pihak penerima barang perlengkapan mempotocopi atau menerima salinan kwitansi dan bukti penerimaan order barang, e. Perlengkapan diadministrasikan ke dalam buku administrasi perlengkapan berdasarkan bukti kwitansi dan bukti order barang dalam file khusus f. Selanjutnya perlengkapan tersebut disimpan atau ditatalaksanakan sesuai dengan peruntukan dan tempat yang telah ditentukan berdasarkan kebijakan LPPM. Flowchart Penerimaan Perlengkapan Bagian Pengadaan Unsil/Suplier KTU LPPM/Pihak yang ditunjuk Order permintaan barang dan kwitansi pembelian Order permintaan barang dan kwitansi pembelian Barang perlengkapan Barang perlengkapan Pencocokan dengan spesifikasi yang diminta Kwitansi lembar ke 2 Penerimaan, administrasi, penyimpanan File Halaman 263

34 Contoh buku administrasi perlengkapan Tanggal Uraian Nama Barang Jumlah Barang Harga No Faktur Kode barang Nama Toko Jumlah Pemakaian Saldo/ unit 31 Ketentuan Pengelolaan Kas LPPM a. Kas perlu di kelola dengan baik melalui administrasi dan dokumentasi bukti yang memadai. b. Kas LP2M terdiri dari Kas yang ada di tangan (pekas) atau kas kecil dan kas yang ada di.bank. c. Kas kecil diperuntukan untuk membiayai kegiatan sehari hari untuk mndukung operasional LP2M dengan maksimal saldo tidak lebih dari Rp kecuali jika ada kegiatan yang menuntut frekuensi pengeluaran kas cukup tinggi disesuaikan dengan jumlah pemenuhan kebutuhan. d. Sedangkan kas di bank adalah dana dana yang bersumer baik dari pencairan APP yang belum digunakan atau kas dari saldo kegiatan baik internal maupun dari eksternal. e. Kas di bank menggunakan rekening LP2M dengan dual control Ketua LP2M dan Pekas/staf Adm LP2M. f. Dalam pengelolaan kas di LP2M akan menggunakan Buku Kas (buku kas tersebut memuat: no urut, tanggal, bulan tahun, uraian, Kode mata anggaran, no bukti penerimaan, pengeluaran, saldo). g. LaporaN Kas yang dibuat harus menyajikan bahwa saldo menurut catatan (kas di tangan dan saldo kas di bank) harus sesuai dengan riilnya, termasuk juga konsistensi mutasi catatan dengan dokumennya.adapun dalam pengelolaan kas ini diperlukan tiga prosedur antara lain : pengajuan dana LPPM, pengeluaran kas, dan pengambilan kas dari rekening LP2M. Halaman 264

35 32 Ketentuan Pengajuan Pencairan Dana LPPM Ke Rektor a. Surat pengajuan permintaan pencairan dana diajukan dari LP2M harus di otorisasi oleh ketua LP2M atau Sekretaris LP2M atas nama Ketua LP2M ditujukan ke Rektor c.q pembantu rektor 2. b. Jika yang melakukan otorisasi ketua LP2M maka surat tersebut harus diparaf oleh sekteraris LP2M atau KTU LP2M, dan Jika yang melakukan otorisasi sekretaris LP2M atas nama Ketua LP2M maka surat tersebut di paraf oleh KTU LP2M. c. Jika sumber dana berasa dari dana transitoris kegiatan rutin atau insidentil dalam surat tersebut harus dicantumkan sumber dana yang dimaksud. d. Jika sumber dana berasal dari APP dalam surat tersebut harus dicantumkan mata anggaran atau pos/sub pos yang diminta untuk dikeluarkan, khusus untuk permintaan pengeluaran dana yang sifatnya rutin dan dalam penganggaran jumlahnya sama (biaya dapur, biaya photo copy, biaya rapat, dll) setiap bulan, maka pengajuan tersebut harus dilampiri laporan yang mencerminkan jumlah penerimaan, pengeluaran dan saldo serta dialas oleh foto copi dokumen pengeluaran. e. Penerimaan dana tersebut wajib di administrasikan ke dalam buku kas. f. Penerimaan kas harus ditutup setiap akhir bulan dan saldonya masuk pada saldo awal bulan g. Bukti penerimaan kas di dokumentasikan dalam arsip tersendiri yang disusun berdasarkan urutan terjadinya transaksi. h. Setiap bulan harus dibuat rekapitulasi penerimaan dan pengeluaran disesuaikan dengan mata anggaran yang berlaku. Halaman 265

36 33 Prosedur Pengajuan Pencairan Dana LPPM Ke Rektor Pengajuan pencairan dana bisa bersumber dari APP atau dana transitoris kegiatan rutin (misalnya KKN) atau insidentil. a. KTU/staf administrasi membuat surat pengajuan permintaan pencairan Dana ditujukan ke Rektor c.q pembantu rektor 2, surat tersebut sebelum di ajukan harus di paraf oleh sekretaris atau pihak yang diperkenankan berdasarkan ketentuan kemudian ditandatangani oleh ketua LPPM. b. Jika sumber dana berasal dari dana transitoris kegiatan rutin atau insidentil dalam surat tersebut harus dicantumkan sumber dana yang dimaksud. c. Jika sumber dana berasal dari APP dalam surat tersebut harus dicantumkan mata anggaran atau pos/sub pos yang diminta untuk dikeluarkan, khusus untuk permintaan pengeluaran dana yang sifatnya rutin dan dalam penganggaran jumlahnya sama (biaya dapur, biaya photo copy, biaya rapat, dll) setiap bulan, maka pengajuan tersebut harus dilampiri laporan yang mencerminkan jumlah penerimaan, pengeluaran dan saldo serta dialas oleh foto copi dokumen pengeluaran. d. KTU/staf administrasi menyampaikan surat melalui BAUM sambil membawa buku ekspedisi untuk ditandatangani pihak BAUM bahwa surat tersebut telah diterima e. KTU/Staf keuangan/pekas menerima pencairan dana dari bagian keuangan wajib memintakan bukti berupa kwitansi lembar pertama sebagai dokumen di LPPM f. KTU/staf keuangan/pekas kemudian mengadministrasikan penerimaan dana tersebut ke dalam buku penerimaan dan pengeluaran kas. g. Bukti penerimaan kas di dokumentasikan dalam arsip tersendiri yang disusun berdasarkan urutan terjadinya transaksi. Halaman 266

37 Flowchart Penarikan Dana Rutin dan Transitoris LPPM KTU LPPM/staf LPP M Sekretaris LPPM Ketua LPPM BAUM/Bag. Keuangan Unsil Rektor/PR Surat Pengajuan Penarikan Dana Surat Pengajuan Penarikan Dana disposisi Surat Pengajuan Penarikan Dana Surat Pengajuan Penarikan Dana buku ekspedisi disposisi Surat Pengajuan Penarikan Dana Surat Pengajuan Penarikan Dana Buku ekspedisi Penandatanganan buku ekspedisi Mencatat surat keluar dan mendokumentasi kan lembar ke 2 Surat Pengajuan yang telah didisposisi Rektor/PR disposisi Uang diterima dilampiri kwitansi Bagian Keuangan menyiapkan dana dan kwitansi Kwitansi yang telah ditandatangani ketua LPPM Penandatanganan kwitansi Kwitansi yang telah ditandatangani ketua LPPM Pencatatan dana yang diterima dan mendokumentasikan kwitansi satu rangkap Halaman 267

38 34 Ketentuan Pengeluaran Dana LPPM a. Segala bentuk pengeluaran kas harus ada otorisasi dan di ketahui oleh Ketua LP2M, sekretaris LP2M atau pejabat tertentu yang ditunjuk dalam sebuah kepanitiaan. b. Pengeluaran kas di administrasikan ke dalam buku penerimaan dan pengeluaran kas. (buku tersebut memuat: no urut, tanggal, bulan tahun, no bukti, penjelasan/mata anggaran, penerimaan, pengeluaran, saldo). c. Pengeluaran tersebut harus ditutup setiap akhir bulan d. Bukti pengeluaran kas di dokumentasikan dalam arsip tersendiri yang disusun berdasarkan urutan terjadinya transaksi e. Setiap bulan pengeluaran kas harus dibuat rekapitulasi disesuaikan dengan mata anggaran yang berlaku 35 Prosedur Pengeluaran Dana LPPM a. KTU/staf keuangan/pekas mengajukan permintaan pengeluaran kas kepada ketua lppm melalui sekretaris lppm b. Sekretaris LPPM atau pihak yang ditunjuk berdasarkan ketentuan membubuhkan paraf jika pengajuan tersebut dianggap benar, kemudian menyampaikan ke ketua LPPM. c. Ketua LPPM menandatangani dan memberikan disposisi apakah di realisasi semua, sebagian, atau di tolak usulan tersebut atau ajuan tersebut. d. KTU/staf keuangan/pekas, menyiapkan administrasi untuk keperluan pengeluaran dana tersebut. Jika dana tersebut tersedia di kas kecil LPPM maka KTU/staf keuangan/ pekas bisa secara langsung melakukan transaksi pembayaran dana tersebut ke pihak yang mengusulkan. e. Jika dana tersebut tidak tersedia dalam kas kecil LPPM, maka KTU/staf keuangan/pekas harus meminta tandatangan kuasa rekening LPPM yaitu ketua LPPM dalam slip pengambilan uang. Halaman 268

39 f. Setelah slip tersebut ditandatangani ketua LPPM KTU/staf keuangan/ pekas mencairkan dana ke bank g. KTU/staf keuangan/ pekas selanjutnya membayarkan uang tersebut yang dialas dengan kwitansi minimal rangkap 2 h. Selanjutnya KTU/staf keuangan/ pekas mencatat dan mendokumentasikan bukti transaksi tersebut secara memadai sesuai ketentuan. Flowchart Pengeluaran Kas KTU/Staf Keuangan LPPM Sekretaris LPPM Ketua LPPM Bank Usulan Kebutuhan Dana dan form penarikan Usulan Kebutuhan Dana dan form penarikan Usulan Kebutuhan Dana dan form penarikan Disposisi Disposisi Usulan Kebutuhan Dana dan form penarikan Penandatangan form penarikan uang Disposisi Form. Penarikan Uang Uang Uang Dicatat dalam Buku Penerimaan dan Pengeluaran Kas Halaman 269

40 Buku Penerimaan dan Pengeluaran Kas Unit Kerja LPPM Bulan : Tahun No Tanggal Uraian Kode mata Anggaran Nomor Kwitansi Penerimaan Pengeluaran Saldo Rp Rp Rp Catatan : Sumber dari bukti Transaksi penerimaan dan pengeluaran kas Laporan Rincian Keuangan Bulanan Per Mata Anggaran Unit kerja LPPM Universitas Siliwangi Bulan : Tahun : Nama Mata Anggaran: Kode mata Anggaran : No Tanggal Uraian No Kwitansi Penerimaan Pengeluaran Saldo Rp Rp Rp Catatan : Sumber dari Buku Penerimaan dan Pengeluaran Kas Laporan Rekapitulasi Keuangan Bulanan Unit kerja LPPM Universitas Siliwangi Bulan : Tahun : No Kode Mata Mata Anggaran Penerimaan Pengeluaran Saldo Anggaran Rp Rp Rp Catatan : Sumber dari Laporan rincian keuangan bulanan Halaman 270

41 Laporan Rekapitulasi Keuangan Semester : Gasal/Genap Tahun Unit kerja LPPM Universitas Siliwangi No Kode Mata Mata Anggaran Angagaran Realisasi Persentase Anggaran Rp Rp % Catatan : Sumber dari rekapitulasi keuangan bulanan Laporan Rekapitulasi Keuangan Tahun Anggaran : Unit kerja LPPM Universitas Siliwangi No Kode Mata Mata Anggaran Angagaran Realisasi Persentase Anggaran Rp Rp % Catatan : Sumber dari rekapitulasi keuangan semester gasal dan genap. 36 Ketentuan Penarikan Kas Dari Rekening LPPM a. Pengambilan kas dari rekening LP2M hanya bisa dilakukan oleh dua orang yaitu oleh ketua LP2M dan staf administrasi LP2M yang ditunjuk, kecuali jika dalam hal tertentu bisa dilakukan pengambilan oleh selain ke dua orang tersebut di atas yaitu melalui pihak lain yang dikuasakan. b. Pengambilan kas tersebut harus berdasarkan ijin dan rekomendasi ketua dan Sekretaris LP2M. c. Jika dalam sebuah kegiatan, pengambilan dana kegiatan tersebut diajukan oleh pihak penyelenggara/panitia (ketua, sekretaris atau bendahara) ditujukan ke Ketua LP2M (sesuai poin b) Halaman 271

42 d. Setelah memperoleh ijin dan rekomendasi dari Ketua dan atau sekretaris LP2M pemegang rekening (staf keuangan LPPM) bisa melakukan penarikan kas. e. Selanjutnya dibukukan dan didokumentasikan ke dalam buku kas yang sifatnya mengurangi kas dibank, atau menambah saldo kas kecil atau menambah penerimaan kas kepanitiaan kegiatan. f. Pengelolaan kas wajib dilakukan pertanggungjawaban melalui sistem pelaporan secara sistematis dan terstruktur, sehingga pelaporan ini merupakan salah satu bentuk akuntabilitas dari setiap unit kerja. Sistem pelaporan harus berbasis dari sistem record untuk setiap transaksi yang dituangkan dalam buku penerimaan dan pengeluaran kas, selanjutnya dilaksanakan secara berjenjang mulai dari pelaporan bulanan, semesteran dan tahunan. 37 Prosedur Penarikan Kas Dari Rekening LPPM a. KTU/staf keuangan/ pekas mengajukan pencairan dana dari rekening LPPM ke ketua LPPM melalui sekretaris. b. Sekretaris LPPM atau pihak yang ditunjuk berdasarkan ketentuan membubuhkan paraf jika pengajuan tersebut dianggap benar, kemudian menyampaikan ke ketua LPPM. c. Ketua LPPM menandatangani dan memberikan disposisi apakah di realisasi semua, sebagian, atau di tolak usulan tersebut atau ajuan tersebut. Jika setuju pencairan tersebut maka ketua lppm menandatangani slip pengambilan uang d. KTU/staf keuangan/ pekas mencairkan dana ke bank dimana rekening LPPM tersebut berada e. KTU/staf keuangan/ pekas wajib mengadministrasikan ke dalam buku kas yang sifatnya mengurangi kas dibank, atau menambah saldo kas kecil Halaman 272

43 Flowchart Penarikan Kas dari Rekening LPPM KTU/Staf Keuangan Sekretaris LPPM Ketua LPPM Bank Permohonan Pengajuan Kas Permohonan Pengajuan Kas Permohonan Pengajuan Kas Paraf Sekretaris Persetujuan dan Penandatangan slip Slip Penarikan Permohonan Pengajuan Kas Permohonan Pengajuan Kas Slip Penarikan Slip Penarikan Slip Penarikan Kas Kas Buku Kas Halaman 273

44 38 Ketentuan Pengelolaan/Updating Informasi di Situs LPPM a. Ketua LPPM melalui sekretaris LPPM bertanggungjawab untuk membuat kebijakan melakukan pengkinian informasi dan data di situs LPPM b. KTU LPPM adalah pihak yang bertanggungjawab secara teknis untuk melakukakan updating atau pengkinian informasi dan data di situs LPPM bertanggungjawab langsung terhadap ketua/sekretaris LPPM c. Staf administrasi yang ditunjuk adalah pihak teknis yang harus mengelola, melakukan pengkinian dan updating informasi dan data di situs LPPM, bertanggungjawab langsung kepada KTU LPPM Halaman 274