BAB V STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PUBLIKASI KARYA ILMIAH DAN PENGHARGAAN

Transkripsi

1 BAB V STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PUBLIKASI KARYA ILMIAH DAN PENGHARGAAN Ketentuan dan Standard Operating Procedures (SOP) mengenai karya ilmiah dan penghargaan, dibuat sebagi upaya untuk memberikan kepastian bagi para pihak yang berkepentingan. Ketentuan dan SOP ini dibuat sebagai upaya untuk mendorong terciptanya good corporate governance khusus nya di LPPM. Ketentuan dan SOP ini, masih perlu terus disempurnakan sesuai dengan tuntutan dan kondisi kebutuhan. Adapun ketentuan dan SOP tentang karya ilmiah dan penghargaan ini terdiri: 1 Ketentuan Umum Pemberian Bagi Peneliti yang Berprestasi 2 Ketentuan Pengajuan Insentip Karya Ilmiah (Buku ISBN, Jurnal Terakreditasi dan Jurnal Internasional) dari peneliti/penulis ke LPPM 3 Prosedur Pengajuan Insentip Karya Ilmiah (Buku ISSN, Jurnal Terakreditasi Dan Jurnal Internasional) dari peneliti/penulis ke LPPM 4 Ketentuan Pembayaran Insentip Karya Ilmiah 5 Prosedur Pembayaran Insentip Karya Ilmiah 6 Ketentuan Pembayaran Insentip Kepada Reviewer 7 Prosedur Pembayaran Insentip Kepada Reviewer 8 Ketentuan Pengajuan Pencetakan dan review Jurnal 9 Prosedur Pengajuan Pencetakan dan Review Jurnal 10 Ketentuan Bantuan Biaya Untuk Jurnal 11 Ketentuan Mitra Bestari Jurnal 12 Prosedur Pembayaran Insentif Pengelola Jurnal Dan Insentif Mitra Bestari 13 Ketentuan Pelaksanaan Pencetakan Jurnal 14 Prosedur Pelaksanaan Pencetakan Jurnal Halaman 206

2 15 Ketentuan MoU dengan pihak percetakan 16 Prosedur Penandatanganan MoU/Kerjasama Dengan Pihak Percetakan 17 Prosedur Penandatanganan MoU/Kerjasama Dengan Pihak Percetakan 18 Ketentuan Pelaksanaan Pengiriman Jurnal 19 Prosedur Pelaksanaan Pengiriman Jurnal 20 Ketentuan Pengajuan Pencairan Insentif Karya Ilmiah ke Lembaga 21 Prosedur Pengajuan Pencairan Insentif Karya Ilmiah ke Lembaga 1 Ketentuan Umum Pemberian Bagi Peneliti yang Berprestasi a. Peneliti yang menghasilkan penelitian yang berkualitas dan hasil karyanya dipublikasikan di jurnal terakreditasi diberikan penghargaan dalam bentuk insentif b. Peneliti yang menghasilkan penelitian yang berkualitas dan hasil karyanya dipublikasikan di jurnal terakreditasi diberikan penghargaan dalam bentuk insentif c. Dosen yang membuat buku diberikan penghargaan dalam bentuk insentif d. Peneliti yang berprestasi berdasarkan hasil penilaian tim, dipromosikan menjadi perwakilan dosen berprestasi ditingkat Kopertis Wilayah Jawa Barat maupun Nasional e. Secara periodik menjelang dies natalis peneliti terbaik diberikan penghargaan uang pembinaan oleh Universitas f. Besarnya nilai penghargaan/insentif sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan melalui SK rektor. g. Bagi dosen yang memenuhi poin b dan c selain mendapat insentif dari internal juga diusulkan ke Dikti untuk memperoleh penghargaan dalam bentuk insentif berdasarkan ketentuan Dikti Halaman 207

3 h. Bagi dosen yang melaksanakan PPM yang berkualitas diajukan untuk mendapat penghargaan dari pihak internal lembaga sesuai kriteria dan ketentuan berlaku i. Bagi dosen yang melaksanakan PPM yang berkualitas diajukan untuk mendapat Jawa Barat Award, atau atau penghargaan lainnya 2 Ketentuan Pengajuan Insentip Karya Ilmiah (Buku ISBN, Jurnal Terakreditasi dan Jurnal Internasional) dari peneliti/penulis ke LPPM a. Karya tulis ilmiah diajukan ke LPPM rangkap 1. b. Khusus untuk karya ilmiah jurnal terkareditasi dan jurnal internasional selain hard copy dilengkapi dengan soft copy jurnal dalam bentuk PDF c. Pengajuan tersebut diajukan oleh pembuat karya ilmiah langsung ke LPPM yang dilengkapi dengan persyaratan sebagaimana poin a dan b d. LPPM wajib melakukan verifikasi baik dilakukan oleh LPPM atau melibatkan fihak diluar LPPM jika diperlukan, untuk menentukan katagori untuk hasil karya ilmiah dalam bentuk buku 3 Prosedur Pengajuan Insentip Karya Ilmiah (Buku ISBN, Jurnal Terakreditasi dan Jurnal Internasional) dari peneliti/penulis ke LPPM a. Penulis/Peneliti yang membuat karya ilmiah (buku ber ISBN/jurnal terbit di jurnal teraktrditasi/jurnal terbit di jurnal internasional), mengajukan surat permohonan insentif karya ilmiah ditujukan ke rektor cq. Ketua LPPM b. Karya tulis ilmiah diajukan ke LPPM rangkap 1. Halaman 208

4 c. Khusus untuk karya ilmiah jurnal terkareditasi dan jurnal internasional selain hard copy dilengkapi dengan soft copy jurnal dalam bentuk PDF d. KTU/staf administrasi mencatat surat masuk dan lampiran berupa buku/jurnal ke dalam dokumen surat masuk dan catatan buku/jurnal internal e. KTU/staf administrasi melampirkan form disposisi kemudian surat dan lampirannya disampaikan minimal kepada kapus, sekretaris dan ketua LPPM untuk memberikan disposisi mengenai kategori karya ilmiah tersebut (bila diperlukan bisa melibatkan pihak di luar LPPM) f. Form disposisi dan lampirannya disampaikan kembali ke KTU/Staf Adm Flowchart Pengajuan Insentif Karya Ilmiah dari Penulis/Peneliti ke LPPM Penulis/Peneliti KTU LPPM/ Staf Adm Kapus Sekretaris LPPM Ketua LPPM Surat permohonan dana insentif karya ilmiah Surat permohonan dana insentif karya ilmiah Surat permohonan dana insentif karya ilmiah Surat permohonan dana insentif karya ilmiah Surat permohonan dana insentif karya ilmiah Karya ilmiah Karya Ilmiah Karya Ilmiah Karya Ilmiah Karya Ilmiah KTU/Staf adm mencatat dan mengadministrasikan dan melampirkan form. disposisi Disposisi Disposisi Disposisi Karya ilmiah yang telah didisposisi Halaman 209

5 4 Ketentuan Pembayaran Insentip Karya Ilmiah a. KTU/staf keuangan berkewajiban menghubungi pembuat karya ilmiah pada hari turunnya dana dari universitas, atau paling lambat satu hari setelah turunnya dana. b. Pada saat insentif diambil, pembuat karya ilmiah menandatangani kwitansi rangkap 2 c. Staf keuangan menyerahkan uang kepada pembuat karya ilmiah dialas dengan kwitansi rangkap ke 1 d. Staf keuangan wajib mengadministrasikan ke dalam buku pengeluaran kas, dan mendokumentasikan kwitansi rangkap ke 2 dalam dokumen bukti kas keluar 5 Prosedur Pembayaran Insentip Karya Ilmiah a. Staf keuangan LPPM setelah menerima pencairan uang dari bagian keuangan Rektorat, mempersiapkan kuitansi rangkap 2, yang dibuat secara benar, jelas dan lengkap. b. KTU/staf keuangan berkewajiban menghubungi pembuat karya ilmiah pada hari turunnya dana dari universitas, atau paling lambat satu hari setelah turunnya dana. c. Pihak pembuat karya ilmiah datang ke LPPM, menghubungi KTU/staf keuangan LPPM d. KTU/staf keuangan menyerahkan dana insentif tersebut dialas dengan kwitansi rangkap 2 yang harus ditandatangani oleh pihak penerima insentif e. Staf keuangan menyerahkan uang kepada pembuat karya ilmiah dilampiri kwitansi lembar ke 1 f. Staf keuangan wajib mengadministrasikan ke dalam buku pengeluaran kas, dan mendokumentasikan kwitansi rangkap ke 2 dalam dokumen bukti kas keluar Halaman 210

6 Flowchart Pembayaran Insentif karya Ilmiah KTU/Staf Keuangan LPPM Keuangan Unsil Penerima Insentif Uang imsentif karya Ilmiah, dan kwitansi pembayaran diterima oleh KTU/staf keuangan LPPM Uang imsentif karya Ilmiah, dan kwitansi pembayaran Penandatanganan kwitansi pembayaran oleh Ketua LPPM Kwitansi pembayaran yang sudah ditandatangani KTU/Staf keuangan LPPM menghubungi penerima insentif Arsif Penerima insentif menerima informasi Meyiapkan kwitansi pembayaran dan uang insentif Penandatanganan kwitansi Uang insentif dan kwitansi pembayaran Arsif 6 Ketentuan Pembayaran Insentip Kepada Reviewer Pembayaran insentif reviewer dilaksanakan pada saat penyerahan hasil review proposal. a. Besarnya pembayaran insentif sesuai dengan banyaknya proposal yang direview dikali dengan besarnya insentif reviewer sesuai ketentuan b. Staf keuangan melakukan pembayaran yang dialas dengan kuitansi rangkap 2 Halaman 211

7 c. Reviewer menandatangani kuitansi pembayaran dan menerima pembayaran insentif disertai kwitnsi lembar ke 1 d. Staf keuangan wajib mengadministrasikan ke dalam buku pengeluaran kas, dan mendokumentasikan kwitansi pembayaran lembar ke 2 ke dalam file bukti kas keluar 7 Prosedur Pembayaran Insentip Kepada Reviewer a. Reviewer menyampaikan hasil review dan berikut proposal yang direview nya b. KTU/staf keuangan LPPM melakukan pembayaran insentif untuk reviewer. c. Besarnya pembayaran insentif sesuai dengan banyaknya proposal yang direview dikali dengan besarnya insentif reviewer sesuai ketentuan d. KTU/Staf keuangan melakukan pembayaran dialas dengan kuitansi rangkap 2 e. Reviewer menandatangani kuitansi pembayaran dan menerima pembayaran insentif disertai kwitansi lembar ke 1 f. Staf keuangan wajib mengadministrasikan ke dalam buku pengeluaran kas, dan mendokumentasikan kwitansi pembayaran lembar ke 2 ke dalam file bukti kas keluar Halaman 212

8 Flowchart Pemberian Insentif Reviewer Reviewer Staf Adm LPPM Staf Keuangan LPPM Hasil Review Hasil Review Rekapitulasi Hasil Review Kwitansi Insentif Reviewer Kwitansi Insentif Reviewer Penandatangan kwitansi dan penerimaan uang insentif uang uang 8 Ketentuan Pengajuan Pencetakan dan review Jurnal a. Pengelola jurnal menyampaikan surat permohonan pencetakan dan penyebaran jurnal b. Surat tersebut dilampiri daftar alamat yang akan dikirim surat c. Pencetakan jurnal sebanyak 100 eksemplar, kecuali jurnal yang akan ditargetkan untuk diakreditasi dicetak sebanyak 300 eksemplar d. Tim review jurnal LPPM berkewajiban melakukan editing kembali terutama fokus kepada hal hal umum (lay out, redaksional, tata tulis) e. Jika dipandang perlu untuk koreksi yang dilakukan pihak pengelola maka draft jurnal dikembalikan yang dilampiri surat rekomendasi perbaikan f. Perbaikan draft jurnal oleh pengelola maksimal dua minggu. g. LPPM wajib mencetak jumlah eksemplar jurnal sesuai poin 3 Halaman 213

9 9 Prosedur Pengajuan Pencetakan dan Review Jurnal a. Pengelola jurnal menyampaikan surat permohonan pencetakan dan penyebaran jurnal ke LPPM, dilampiri draf jurnal dan daftar alamat yang akan dikirim jurnal b. KTU LPPM/Staf adm, menindaklanjuti dengan melakukan pendokumentasian surat dan daftar alamat yang akan dikirim jurnal serta menyusun tim review untuk melaksanakan review final terhadap jurnal yang akan dicetak. c. Draf jurnal disampaikan ke tim review jurnal yang ditunjuk. d. Tim review jurnal LPPM berkewajiban melakukan editing kembali terutama fokus kepada hal hal umum (lay out, redaksional, tata tulis) e. Jika dipandang perlu untuk koreksi yang dilakukan pihak pengelola maka draft jurnal dikembalikan yang dilampiri surat rekomendasi perbaikan f. Perbaikan draft jurnal oleh pengelola maksimal dua minggu. g. LPPM wajib mencetak jumlah eksemplar jurnal sesuai permintaan pengelola dan ketentuan yang ditetapkan Halaman 214

10 Flowchart Permohonan Pencetakan dan pelaksanaan review Jurnal Pengelola Jurnal KTU LPPM/ Staf Adm Ketua/Sekretaris LPPM Tim Reviewer Jurnal Surat permohonan pencetakan jurnal Surat permohonan pencetakan jurnal Daftar alamat yang diminta dikirim Daftar alamat yang diminta dikirim Pengajuan surat tugas tim reviewer Penandatanganan surat tugas tim reviewer Surat tugas tim reviewer yang telah ditandatangani Surat tugas review, draf jurnal, dan form review Surat tugas review, draf jurnal, dan form review Draf di revisi maks. 2 minggu Revisi Draf perlu revisi Tidak lolos Proses review Draf jurnal lolos review siap dicetak dan dikirim Lolos review 10 Ketentuan Bantuan Biaya Untuk Jurnal a. Pengelola jurnal diberikan fasilitas untuk pencatakan jurnal dan biaya pengiriman jurnal b. Tim editorial pengelola jurnal diberikan insentif sesuai dengan ketentuan. Halaman 215

11 c. Bagi jurnal yang didorong akan diakreditasi diberikan pula bantuan insentif mitra bestari d. Pencetakan jurnal sebagaimana poin a, sepenuhnya wewenang LPPM e. Fasilitas, insentif dan bantuan biaya sebagaimana poin a, b, dan c sifatnya temporer f. Sifatnya temporer sebagaimana poin e, akan dihentikan sebagian atau seluruhnya jika pengelola jurnal telah benar benar bisa mandiri, berdasarkan evaluasi dan pertimbangan LPPM 11 Ketentuan Mitra Bestari Jurnal a. Jumlah mitra bestari untuk jurnal yang akan diakreditasi per terbit adalah sebanyak 4 orang b. Besarnya honor mitra bestari disesuaikan dengan anggaran yang disediakan oleh LPPM maksimal Rp per jurnal per sekali terbit c. Poin a dan b bisa berubah sesuai dengan pertimbangan LPPM d. Perubahan sebagaimana poin c akan diinformasikan melalui surat edaran dari LPPM 12 Ketentuan Pembayaran Insentif Pengelola Jurnal dan Insentif Mitra Bestari a. KTU/staf administrasi LPPM wajib memberikan informasi bahwa insentif pengelola jurnal dan atau insentif mitra bestari sudah bisa diambil di LPPM b. Besarnya pembayaran insentif sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan dalam ketentuan LPPM, yang dialas dengan kwitansi rangkap 2 Halaman 216

12 c. Pihak pengelola jurnal menandatangani kuitansi pembayaran dan menerima pembayaran insentif disertai kwitansi rangkap ke 1 d. Staf keuangan wajib mengadministrasikan ke dalam buku pengeluaran kas, dan mendokumentasikan kwitansi pembayaran rangkap ke 2 ke dalam file bukti kas keluar e. Pengelola jurnal wajib menyampaikan bukti pembayaran insentif ke pihak mitra bestari ke LPPM (khusus bagi jurnal yang akan diakreditasi) 13 Prosedur Pembayaran Insentif Pengelola Jurnal Dan Insentif Mitra Bestari a. KTU/staf administrasi LPPM berkewajiban memberikan informasi bahwa insentif pengelola jurnal dan atau insentif mitra bestari sudah bisa diambil di LPPM b. Berdasarkan informasi tersebut pengelola datang ke LPPM c. Staf keuangan melakukan pembayaran yang dialas dengan kuitansi rangkap 2, besarnya pembayaran insentif sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan dalam ketentuan LPPM d. Pihak pengelola jurnal menandatangani kwitansi pembayaran dan menerima pembayaran insentif disertai kwitansi rangkap ke 1 e. Staf keuangan wajib mengadministrasikan ke dalam buku pengeluaran kas, dan mendokumentasikan kwitansi pembayaran rangkap ke 2 ke dalam file bukti kas keluar f. Pengelola jurnal wajib menyampaikan bukti pembayaran insentif ke pihak mitra bestari ke LPPM (khusus bagi jurnal yang akan diakreditasi) Halaman 217

13 Flowchart pembayaran insentif Pengelola Jurnal dan Mitra Bestari Pengelola Jurnal KTU LPPM/Staf Adm Staf Keuangan LPPM Mitra Bestari Informasi diterima pengelola jurnal Infor masi disampaikan ke pengelola jurnal Staf keuangan menyiapkan uang dan kwitansi pembayaran Menerima uang insentif dan kwitansi lembar ke 1 Proses penandatangan kwitnsi pembayaran Pengelola Jurnal membayarkan insentif mitra bestari Penerimaan uang insentif dan penandatanganan kwitansi Kwitansi lembar ke 1 Kwitansi pembayaran ke mitrabestari Arsif 14 Ketentuan Pelaksanaan Pencetakan Jurnal a. LPPM menunjuk pihak yang akan mencetak jurnal sesuai dengan penilaian terhadap kemampuan dan kinerja perusahaan tersebut b. LPPM harus membuat MoU dengan perusahaan yang ditunjuk Halaman 218

14 c. Pihak pencetak jurnal wajib memperlihatkan sampel hasil pencetakan jurnal d. Pihak LPPM berkewajiban melakukan evaluasi sampel pencetakan, kemudian dikoordinasikan kepada pihak pengelola jurnal e. Pengelola wajib membubuhkan paraf sebagai bukti persetujuan bahwa sampel tersebut telah sesuai f. LPPM wajib mengadministrasikan dengan baik dokumen yang berkaitan dengan pencetakan jurnal (terutama untuk jurnal yang didorong akreditasi harus lengkap sesuai dengan kriteria penilaian jurnal terakreditasi) 15 Prosedur Pelaksanaan Pencetakan Jurnal a. LPPM menyerahkan draf jurnal siap cetak disertai surat pengantar kepada pihak percetakan yang sudah ditunjuk dan sudah melaksanakan MoU dengan LPPM b. Pihak pencetak jurnal wajib memperlihatkan sampel hasil pencetakan jurnal c. Pihak LPPM berkewajiban melakukan evaluasi sampel pencetakan, kemudian dikoordinasikan kepada pihak pengelola jurnal. d. pengelola jurnal membubuhkan paraf sebagai bukti persetujuan bahwa sampel tersebut telah sesuai e. LPPM segera mengintruksikan ke percetakaan untuk segera dilakukan pencetakan f. Jurnal yang sudah beres dicetak disampaikan ke LPPM, dan menandatangani bukti penerimaan jurnal setelah dilakukan verifikasi kebenaran dan keseuaiannya. g. LPPM wajib mengadministrasikan dengan baik dokumen yang berkaitan dengan pencetakan jurnal (terutama untuk jurnal yang di dorong akreditasi harus lengkap sesuai dengan kriteria penilaian jurnal terakreditasi) Halaman 219

15 Flowchart Pelaksanaan Pencetakan Jurnal Percetakan LPPM Pengelola Jurnal Menerima draf jurnal dan surat pengantar Menyerahkan draf jurnal siap cetak disertai surat pengantar Membuat sampel hasil pencetakan jurnal Sampel hasil pencetakan jurnal di verifikasi Sampel hasil pencetakan jurnal di verifikasi Direvisi sesuai ketentuan Tidak sesuai Tidak sesuai/sesuai Pencetakan jurnal dilanjut Sesuai Jurnal yang sudah dicetak, diverifikasi, penandatanganan surat penerimaan Arsif 16 Ketentuan MoU dengan pihak percetakan a. LPPM berdasarkan perrtimbangan rapat internal sepakat menunjuk perusahaan percetakan sebagai mitra LPPM dalam pelaksanaan pengerjaan pencetakan ATK, jurnal/buku maupun hal lain b. MoU dibuat rangkap 2, masing masing pihak menandatangani MoU bermaterei c. MoU dilaksanakan paling lama 2 tahun dan bisa dilanjutkan diperpanjang jika pihak percetakan mampu menjaga komitmen dengan baik Halaman 220

16 d. Yang ditandatangani ketua LPPM diserahkan ke pihak percetakan, sedangkan yang ditandatangan pihak percetakan disimpan di LPPM e. MoU minimal harus memuat hak dan kewajiban para pihak, jaminan pekerjaan, jangka waktu pekerjaan, sistem pembayaran, sangsi wan prestasi, penyelesaian perselisihan serta hal lain yang dianggap perlu f. LPPM dalam hal ini KTU/staf administrasi wajib mengadministrasikan dokumen MoU/ kerjasama tersebut sesuai ketentuan 17 Prosedur Penandatanganan MoU/Kerjasama Dengan Pihak Percetakan a. Ketua, sekretaris LPPM atau pihak yang ditunjuk, berdasarkan hasil rapat mengundang pihak peusahaan percetakan, KTU/Staf Adm menyiapkan surat undangan dan membuat draf MoU b. Sekretaris LPPM/melakukan verifikasi atas surat undangan dan Draf MoU jika setuju maka diparaf, selanjutnya surat tersebut ditandatangani oleh ketua LPPM (surat undangan tersebut bisa ditandatangani oleh selain ketua LPPM atau oleh pihak yang diperkenankan menurut ketentuan) c. Pihak percetakan berdasarkan undangan LPPM, datang ke LPPM untuk melakukan pertemuan tentang MoU/kerjasama yang akan dilaksanakan d. Draft Mou kemudian dibacakan untuk memperoleh kesepahaman dan masukan atau saran dari pihak perusahaan percetakan. Jika ada yang perlu direvisi maka perlu direvisi berdasarkan kesepakatan bersama. e. Draft Mou yang sudah disepakati dibuat rangkap 2, masing masing pihak menandatangani MoU bermaterei Halaman 221

17 f. Yang ditandatangani ketua LPPM diserahkan ke pihak percetakan, sedangkan yang ditandatangan pihak percetakan disimpan di LPPM g. KTU/staf administrasi kemudian mengadministrasikan dokumen MoU/ kerjasama tersebut sesuai ketentuan Flowchart MoU dengan pihak Percetakan Percetakan KTU LPPM /Staf Adm Sekretaris LPPM Ketua LPPM KTU/Staf adm menyiapkan draf surat undangan ke pihak percetakan dan MOu Draf surat dan MoUdiverifikasi jika setuju maka di paraf Ya Surat ditandatangani Draf surat dan MoU di perbaiki Revisi Surat undangan dan Draf MoU disampaikan ke pihak percetakan Surat yang sudah ditandatangani dan Draft MoU Pihak percetakan datang ke LPPM dengan membawa draft MoU Pelaksanaan pertemuan membahas MoU Revisi Setuju KTU/Staf Adm memperbaiki Draf MoU Draf MoU di paraf Sekretaris LPPM Penandatangan MoU dan dilegalisasi Penandatanganan MoU dan dilegalisasi MoU yang sudah ditandatangani dan dilegalisasi MoU untuk pihak LPPM MoU untuk pihak percetakan Arsip MoU Halaman 222

18 18 Ketentuan Pelaksanaan Pengiriman Jurnal a. KTU/staf administrasi LPPM wajib mendata ulang instansi dan alamat yang diminta untuk dikirm oleh pengelola jurnal. b. KTU/staf administrasi LPPM wajib mengirimkan jurnal ke alamat dan pihak yang menurut ketentuan di LPPM wajib dan rutin dikirim. c. KTU/staf adminstrasi LPPM wajib mengadministrasikan dengan baik bukti pengiriman setiap jurnal dan membuat data base pihak yang dikirim setiap jurnal. d. KTU/staf administrasi LPPM menyampaikan foto copi bukti pengiriman jurnal disertai daftar pihak yang dikirim jurnal dan minimal 5 jurnal untuk arsif di pengelola jurnal 19 Prosedur Pelaksanaan Pengiriman Jurnal a. KTU/staf administrasi mendata ulang instansi dan alamat yang diminta untuk dikirim oleh pengelola jurnal. b. KTU/staf administrasi LPPM mengirimkan jurnal disertai kelengkapan administrasi ke alamat yang diminta pengelola jurnal maupun ke alamat dan pihak yang menurut ketentuan di LPPM wajib dan rutin dikirim. c. KTU/staf administrasi wajib mendokumentasikan jurnal sesuai ketentuan dengan baik d. KTU/staf adminstrasi LPPM kemudian mengadministrasikan dengan baik bukti pengiriman setiap jurnal dan membuat data base pihak yang dikirim setiap jurnal, e. KTU/staf adminstrasi LPPM wajib menyampaikan fotocopi dokumen pengiriman disertai daftar pihak yang dikirim dan arsip jurnal di pengelola minimal 5 eksemplar Halaman 223

19 Flowchart Pengiriman Jurnal oleh LPPM KTU/Staf Administrasi LPPM Pihak Yang Dikirim Jurnal Pengelola Jurnal Mendata ulang pihak yang akan dikirim jurnal Surat pengantar dan bukti pengiriman jurnal Surat pengantar dan bukti pengiriman jurnal Jurnal Jurnal Bukti pengiriman jurnal Administrasi dan dokumentasi pengiriman jurnal Foto copi bukti pengiriman, daftar pihak yang dikirim, dan arsif jurnal Arsif 20 Ketentuan Pengajuan Pencairan Insentif Karya Ilmiah ke Lembaga a. LPPM wajib menindaklanjuti ajuan insentif karya ilmiah, b. Surat tersebut ditujukan kepada Rektor cq. PR.2 melalui BAUM Halaman 224

20 c. Isi surat harus menjelaskan pos/sub pos sumber pembiayaan, dan kategori karya ilmiah d. KTU/Staf administrasi LPPM menyampaikan surat tersebut ke BAUM e. KTU/staf administrasi wajib mengadministrasikan surat keluar ke dalam buku dokumen surat keluar, buku ekspedisi, dan mendokumentasikan sesuai ketentuan f. Pencairan insentif karya ilmiah paling lambat 8 hari sejak surat permohonan dari pembuat karya ilmiah diterima di LPPM g. BAUM wajib mengadministrasikan surat tersebut dan melampirkan disposisi dan menyampaikan surat tersebut ke rektor c.q PR 2. h. Setelah rektor dan PR 2 memberikan disposisi, maka surat dan disposisi tersebut diberikan ke bagian keuangan 21 Prosedur Pengajuan Pencairan Insentif Karya Ilmiah ke Lembaga a. KTU/staf administrasi LPPM mendokumentasikan buku/jurnal (kalau ada CD) yang diajukan pembuat karya ilmiah ke dalam catatan dokumen jurnal/buku internal b. KTU/staf administrasi menindaklanjuti ajuan insentif karya ilmiah c. KTU/staf administrasi membuat surat pengajuan pencairan insentif karya ilmiah rangkap 2 yang diotorisasi ketua LPPM atau pihak yang diperkenankan oleh ketentuan, dilampiri cover jilid karya ilmiah sebagai bukti d. Surat tersebut ditujukan ke Rektor cq. PR 2 e. KTU/Staf administrasi LPPM menyampaikan surat tersebut ke BAUM f. Pihak BAUM menandatangani dalam buku ekspedisi surat keluar sebagai bukti surat sudah diterima di BAUM, g. BAUM mengadministrasikan surat tersebut dan melampirkan disposisi dan menyampaikan surat tersebut ke rektor c.q PR 2 Halaman 225

21 h. Setelah rektor dan PR 2 memberikan disposisi, maka surat dan disposisi tersebut diberikan ke bagian keuangan i. KTU/staf administrasi mengadministrasikan surat lembar kedua ke dalam buku dokumen surat keluar dan menndokumentasikan sesuai ketentuan. Flowchart Pengajuan Pencairan Insentif Karya Ilmiah KTU LPPM/ Staf Adm Sekretaris LPPM Ketua LPPM BAUM Rektor/PR Bag Keuangan Surat Pengajuan insentif karya ilmiah dari dosen KTU/Staf adm membuat surat pengajuan, dilampiri cover karya ilmiah Surat dan cover karya ilmiah diverifikasi Ya Surat yang sudah di paraf Surat di revisi Revisi Surat yang sudah ditandatangani, cover karya ilmiah Buku ekspedisi surat keluar Buku ekspedisi surat keluar Surat pengajuan insentif dilampiri cover karya ilmiah Buku ekspedisi surat keluar Surat pengajuan insentif dilampiri cover karya ilmiah Disposisi oleh Rektor/PR Surat pengajuan insentif yang telah didisposisi Surat pengajuan insentif yang telah didisposisi Surat pengajuan insentif yang telah didisposisi Halaman 226

22 22 Ketentuan Pengajuan Bantuan Insentif Pendaftaran HKI a. Hasil Penelitian dan PPM yang sudah didaftarkan dan tercatat di Kemenkumham untuk memperoleh HKI diberikan insentif dari lembaga b. Pengusul HKI wajib menyampaikan surat permohonan bantuan insentif pendaftaran HKI yang diketahui pimpinan unit kerja ditujukan ke Rektor cq ketua LPPM c. Surat permohonan tersebut dilampiri bukti nomor pendaftaran HKI di Kemenkumham d. Besarnya insentif disesuaikan dengan ketentuan yang berlaku 23 Prosedur Pengajuan Bantuan Insentif Pendaftaran HKI ke LPPM a. Pengusul HKI menyampaikan surat permohonan insentif bantuan pendaftaran HKI yang diketahui pimpinan unit kerja kepada Rektor c.q ketua LPPM b. KTU/staf administrasi mencatat surat masuk dan lampiran berupa bukti pendaftaran HKI ke dalam dokumen surat masuk dan catatan buku/hki c. KTU/staf administrasi melampirkan form disposisi kemudian surat dan lampirannya disampaikan minimal kepada kapus, sekretaris dan ketua LPPM untuk memberikan disposisi d. Form disposisi dan lampirannya disampaikan kembali ke KTU/Staf Adm Halaman 227

23 Flowchart Pengajuan Bantuan Insentif Pendaftaran HKI ke LPPM Pengususl HKI KTU LPPM/ Staf Adm Kapus Sekretaris LPPM Ketua LPPM Surat permohonan dana insentif karya ilmiah Surat permohonan dana insentif HKI Surat permohonan dana insentif HKI Surat permohonan dana insentif HKI Surat permohonan dana insentif HKI Bukti/Dokumen pendaftaran HKI Bukti/Dokumen pendaftaran HKI Bukti/Dokumen pendaftaran HKI Bukti/Dokumen pendaftaran HKI Bukti/Dokumen pendaftaran HKI KTU/Staf adm mencatat dan mengadministrasikan dan melampirkan form. disposisi Disposisi Disposisi Disposisi Usulan bantuan insentif pendaftaran HKI yang didisposisi 24 Ketentuan Pembayaran Bantuan Insentif Pendaftaran HKI a. KTU/staf keuangan berkewajiban menghubungi pemohon bantuan insentif pendaftaran HKI pada hari turunnya dana dari universitas, atau paling lambat satu hari setelah turunnya dana. b. Pada saat insentif diambil, pemohon bantuan insentif pendaftaran HKI menandatangani kwitansi rangkap 2 c. Staf keuangan menyerahkan uang kepada pemohon bantuan insentif pendaftaran HKI dialas dengan kwitansi rangkap ke 1 d. Staf keuangan wajib mengadministrasikan ke dalam buku pengeluaran kas, dan mendokumentasikan kwitansi rangkap ke 2 dalam dokumen bukti kas keluar Halaman 228

24 25 Prosedur Pembayaran Bantuan Insentif Pendaftaran HKI a. Staf keuangan LPPM setelah menerima pencairan uang dari bagian keuangan Rektorat, mempersiapkan kuitansi rangkap 2, yang dibuat secara benar, jelas dan lengkap. b. KTU/staf keuangan berkewajiban menghubungi pemohon bantuan insentif pendaftaran HKI pada hari turunnya dana dari universitas, atau paling lambat satu hari setelah turunnya dana. c. Pemohon bantuan insentif pendaftaran HKI datang ke LPPM, menghubungi KTU/staf keuangan LPPM d. KTU/staf keuangan menyerahkan dana insentif tersebut dialas dengan kwitansi rangkap 2 yang harus ditandatangani oleh pihak penerima insentif e. Staf keuangan menyerahkan uang kepada pemohon bantuan insentif pendaftaran HKI dilampiri kwitansi lembar ke 1 f. Staf keuangan wajib mengadministrasikan ke dalam buku pengeluaran kas, dan mendokumentasikan kwitansi rangkap ke 2 dalam dokumen bukti kas keluar Halaman 229

25 Flowchart Pembayaran Bantuan Insentif Pendaftaran HKI KTU/Staf Keuangan LPPM Keuangan Unsil Penerima Insentif Uang insentif Pendaftaran HKI, dan kwitansi pembayaran diterima oleh KTU/staf keuangan LPPM Uang insentif Pendaftaran HKI, dan kwitansi pembayaran Penandatanganan kwitansi pembayaran oleh Ketua LPPM Kwitansi pembayaran yang sudah ditandatangani KTU/Staf keuangan LPPM menghubungi penerima insentif Arsif Penerima insentif menerima informasi Meyiapkan kwitansi pembayaran dan uang insentif Penandatanganan kwitansi Uang insentif dan kwitansi pembayaran Arsif Halaman 230