PANDUAN PENERAPAN. success.office.com. Office 365 Adoption Guide 1

Transkripsi

1 PANDUAN PENERAPAN success.office.com Office 365 Adoption Guide 1

2 Pendahuluan Cara orang terhubung dalam kehidupan pribadi dan profesional pada dasarnya telah berubah dalam beberapa tahun terakhir - dunia telah berhasil membentuk sebuah jaringan raksasa. Kini orang berharap untuk dapat menyelesaikan pekerjaan di tempat kerja dengan cara yang sama. Office 365 adalah undangan bagi organisasi Anda untuk bekerja dengan cara demikian. Hal ini memungkinkan Anda menjadi lebih terhubung, kolaboratif, dan terstruktur dalam menyelesaikan pekerjaan. Namun hal ini hanya dapat dilakukan jika Anda mengajak orangorang dalam organisasi Anda dalam perjalanan tersebut bersama Anda. Tim Sukses Pelanggan Office 365 telah berkontribusi terhadap pengalaman kami bekerja dengan pelanggan dalam perjalanan mereka bekerja secara berbeda dengan panduan ini. Kami harap hal ini akan menginspirasi Anda mengenai sesuatu yang mungkin dan bahwa Anda menyukainya, menggunakannya, dan membagikannya kepada orang-orang di organisasi Anda. Kami menerima umpan balik mengenai program ini, melalui Jaringan Office 365. Mengubah cara Anda bekerja, karena cara kerja Anda berdampak pada pekerjaan yang Anda lakukan. Mike Grafham, Tim Sukses Pelanggan Office 365 Microsoft Bergabung dalam percakapan di jaringan Office 365 aka.ms/office365network/drivingadoption Office 365 Adoption Guide 3

3 Mencapai rollout Office 365 yang sukses berarti fokus mendorong penerapan dan memastikan semua orang memahami manfaat bekerja dengan cara yang baru. Sebelum peluncuran Office 365, renungkan dan pikirkan tentang mengapa pada awalnya Anda memperolehnya. Apakah karena persyaratan teknis tertentu, sebagai bagian dari siklus peningkatan TI, atau apakah Anda menemukan kebutuhan khusus dalam bisnis? Mendorong penerapan adalah tentang memahami tantangan bisnis yang akan Anda hadapi dengan solusi berdasarkan Office 365. Hal ini adalah tentang memastikan bahwa orang-orang di seluruh organisasi Anda memahami manfaat dan menerima solusi yang Anda berikan DEFINISIKAN VISI DAN TENTUKAN SKENARIO BISNIS PRIORITASKAN SOLUSI DAN BUAT RENCANA PENERAPAN Di Microsoft, kami ingin Anda memanfaatkan investasi Anda di Office 365 dan perencanaan adalah inti untuk mencapainya. Tujuan satu-satunya dari Panduan Penerapan ini adalah membantu Anda dalam proses penerapan dan panduan ini dibagi menjadi empat langkah utama: 1 Definisikan Visi dan Tentukan Skenario Bisnis 2 Prioritaskan Solusi dan Buat Rencana Penerapan 3 Tentukan Sumber Daya dan Jalankan Rencana Penerapan 4 Ukur, Ceritakan Kesuksesan, & Ulangi Panduan penerapan ini akan membantu Anda menggunakan pendekatan praktik terbaik dalam perencanaan dan rollout Office 365 memungkinkan Anda untuk mencapai program penerapan yang berkelanjutan TENTUKAN SUMBER DAYA DAN JALANKAN RENCANA PENERAPAN UKUR, CERITAKAN KESUKSESAN, DAN ULANGI Panduan Penerapan Office 365 5

4 Visi bisnis yang jelas dan daftar target tujuan bisnis akan berfungsi sebagai pembimbing Anda sepanjang perencanaan peluncuran dan rollout, serta akan membantu menjamin pembelian di seluruh organisasi Anda. LANGKAH 1: Dalam langkah ini, Anda akan mempelajari cara menyusun pernyataan visi, melihat contoh tujuan umum, dan tantangan yang dihadapi oleh organisasi, membuat daftar skenario bisnis Anda sendiri, serta mendapatkan dukungan eksekutif untuk perencanaan peluncuran Anda. DEFINISIKAN VISI & TENTUKAN SKENARIO BISNIS Panduan Penerapan Office 365 7

5 Mengapa harus mengidentifikasi pemangku kepentingan utama? Strategi penerapan yang sukses dimulai dengan tim yang terdiri dari individu berkomitmen yang mewakili berbagai divisi di organisasi Anda. Gunakan tabel di bawah untuk memahami berbagai pemangku kepentingan, peran dan tanggung jawab mereka dalam rollout Office 365 yang sukses. PERAN TANGGUNG JAWAB DEPARTEMEN Manajer proyek Mengawasi seluruh proses pelaksanaan peluncuran dan rollout Office 365 Manajemen Proyek Sponsor eksekutif Menginformasikan visi tingkat tinggi dan nilai-nilai Office 365 untuk perusahaan Pemimpin Eksekutif Pemimpin pelatihan Mengelola dan menyampaikan konten pelatihan tentang Office 365 TI dan/atau Sumber Daya Manusia Pemimpin Kepala departemen Membantu mempromosikan Office 365 dan mengelola penanganan penolakan Mengidentifikasi seberapa spesifik departemen akan menggunakan Office 365 serta mendorong keterlibatan Pakar TI Mengawasi semua aspek teknis rollout, termasuk integrasi TI Setiap Departemen (staf) Setiap Departemen (Manajemen) Mengapa sponsor eksekutif penting? Penting untuk memastikan bahwa eksekutif dilibatkan dalam Rencana Penerapan Office 365. Mereka memiliki pengaruh terbesar pada budaya perusahaan dan dapat menyampaikan nilai dan manfaat ke seluruh organisasi secara aktif. Mereka juga dapat memberikan pemahaman penting dari tujuan bisnis utama serta tantangan umum untuk diatasi - dan inilah manfaat Office 365. Sponsor eksekutif harus: Membantu tim proyek menyusun visi menyeluruh Office 365 dengan mencobanya ke tujuan organisasi yang lebih luas. Berperan dalam mengkomunikasikan visi kepada pemimpin lainnya di seluruh organisasi. Berpartisipasi aktif dan menggunakan kemampuan Office 365 untuk membantu mendorong penerapan di seluruh pengguna akhir dan memperkuat perilaku yang diinginkan. Manajer SDM Kepala bidang komunikasi Manajer komunitas Mengintegrasikan Office 365 ke dalam proses SDM dan mengelola konten SDM di Office 365 Mengawasi komunikasi di seluruh perusahaan tentang Office 365 Mengelola aktivitas harian jaringan Yammer; memberikan panduan dan praktik terbaik Sumber Daya Manusia (Manajemen) Komunikasi Perusahaan dan/ atau TI Komunikasi Perusahaan dan/ atau TI Bergabung dalam sesi makan siang & pembelajaran untuk mengulang kembali visi perusahaan bagi perubahan melalui Office 365. Membantu menyusun pesan kesadaran Office 365. Manajer situs Share- Point Membantu mengelola strategi situs SharePoint untuk organisasi, berperan sebagai perantara antara sisi bisnis dan TI TI dan/atau staf TIPS & TRIK PERINGATAN Perlu diingat bahwa setiap peran tersebut hanya pedoman. Tergantung pada ukuran dan susunan organisasi Anda peran ini mungkin tumpang tindih. TIPS & TRIK Penting untuk mendapatkan sponsor eksekutif saat Anda mengidentifikasi pemangku kepentingan yang penting dalam organisasi Anda. Jika Anda memiliki tim kepemimpinan dan pemangku kepentingan, akan ada dorongan bisnis yang signifikan untuk menjaga momentum dan mencapai penerapan pengguna akhir. Identifikasikan peluang untuk memimpin berdasarkan contoh. Latih sponsor eksekutif dan asisten mengenai beberapa kemampuan Office 365 untuk membantu mereka menunjukkan cara bekerja dengan cara yang baru dan lebih efektif dalam organisasi Anda. Gunakan Yammer untuk kabar terbaru tentang perusahaan atau rapat umum informal. Gunakan Skype for Business untuk mengurangi jumlah rapat pimpinan secara pribadi - artinya Anda dapat mengadakan rapat yang lebih cepat, lebih sering, dan efisien. Penerapan kepemimpinan sangat penting untuk kesuksesan, terutama dalam organisasi yang masih belum mengalami perubahan budaya tersebut. Grup Fokus Penerapan Pengguna, Microsoft, April 2013 Panduan Penerapan Office 365 9

6 Mengapa menetapkan visi? Visi yang jelas memungkinkan karyawan di semua tingkat mengetahui sebelumnya nilai yang akan diberikan oleh alat baru; tidak hanya untuk organisasi secara keseluruhan, tetapi juga bagaimana peran mereka masing-masing sesuai dengan visi ini. Hal ini akan memberikan inspirasi, dan menyebarkan motivasi ini serta bagaimana Anda berencana untuk mencapainya menjadi penting untuk kesuksesan Anda. Bagaimana cara menyusun pernyataan visi? Contoh pernyataan visi Saat menyusun visi, penting agar memikirkan cara memposisikan visi tersebut untuk mencakup seluruh organisasi. Pemposisian ini penting agar memiliki dampak jangka panjang. CONTOH Komunikasi yang Transparan "Platform untuk menyampaikan pesan yang konsisten dan memfasilitasi komunikasi dua arah." Saat menentukan visi, mulai dengan melibatkan pemangku kepentingan utama dan sponsor bisnis. Hal ini akan membantu Anda memastikan bahwa pendekatan Anda selaras dengan prioritas utama bisnis, mendapatkan dukungan eksekutif, dan memperkuat gagasan bahwa Office 365 adalah solusi yang sangat penting bagi bisnis. Mengadakan lokakarya visi dan mengajukan pertanyaan berikut: CONTOH Kerja yang Menginspirasi CONTOH Pengetahuan Bersama "Mempercepat inovasi memberi kita fleksibilitas untuk memenuhi kebutuhan bisnis yang selalu berubah" "Meningkatkan akses ke informasi dan kemampuan untuk berbagi praktik terbaik dan belajar antar sesama rekan." Bagaimana cara karyawan menggunakan alat produktivitas perangkat lunak yang ada untuk menyelesaikan pekerjaan mereka? Apa tantangan bagi kolaborasi dan komunikasi saat ini tantangan dalam organisasi? Mengapa organisasi mengubah cara kerja kita sekarang? Bagaimana bekerja dengan cara baru mendukung keseluruhan visi & strategi organisasi? Bagaimana bekerja dengan cara baru akan mengubah organisasi? Seperti apa kesuksesan setelah penerapan cara kerja baru ini? Bagaimana cara kerja yang lebih sosial dan terbuka dapat bermanfaat bagi organisasi secara keseluruhan? Bagaimana cara kerja yang lebih sosial, kolaboratif, dan terbuka dapat bermanfaat bagi setiap karyawan secara pribadi? Menyusun pernyataan visi Anda Susun pernyataan visi Anda di bawah dalam 1-4 kalimat. Pernyataan tersebut akan membantu pengguna akhir Anda memahami manfaat teknologi baru, yang merupakan kunci untuk mendapatkan pembelian dan dukungan. TIPS & TRIK 1. Anda harus tetap fokus pada arah bisnis tingkat tinggi dan memastikan visi Anda memiliki dampak nyata bagi karyawan. 2. Hasilkan dampak dan buy-in pengguna yang melebihi departemen TI dengan melakukan di luar manfaat TI tertentu serta menunjukkan keuntungannya bagi bisnis dan karyawan. Ingat bahwa visi Anda dapat berubah dari waktu ke waktu, sebagaimana organisasi dan kebutuhan Anda berubah seiring kemajuan Anda. Panduan Penerapan Office

7 Mengidentifikasi dan menentukan skenario bisnis Mengidentifikasi dan menentukan skenario bisnis merupakan langkah penting dalam memastikan penerapan Office 365 yang lancar. Skenario bisnis dikonfigurasikan pada tingkat di bawah visi Anda. Skenario bisnis adalah sasaran target yang ingin Anda capai sebagai bisnis atau individu dan terikat kepada inisiatif organisasi yang ada. Penting untuk menentukan skenario bisnis yang jelas dan dapat digunakan untuk secara efektif mengukur kesuksesan serta mewujudkan hasil yang nyata. Bagaimana kesesuaian semua elemen tersebut? Visi mencakup area di mana suatu organisasi harus berkembang agar berhasil menjalankan strategi bisnis saat ini. Contoh: Mendorong produktivitas dengan memfasilitasi kolaborasi oleh tim proyek dari berbagai wilayah dan fungsi Skenario bisnis memiliki lingkup yang lebih ketat daripada visi yang sesuai, dan menggambarkan tujuan yang ingin dicapai oleh perusahaan atau departemen dalam jangka pendek. Hal ini dapat memiliki dampak pada tim tertentu atau di seluruh organisasi. Skenario bisnis Visi Skenario bisnis Bergabung dengan Pusat Orientasi SEKARANG ADALAH SAAT YANG TEPAT UNTUK MEMINTA TIM TI ANDA TERLIBAT Perlu bantuan menggunakan Office 365? FastTrack dan Pusat Orientasinya adalah program baru yang memberikan jalur cepat dan dapat diprediksi untuk penyebaran Office 365. Jika Anda adalah pelanggan baru Office 365 yang memiliki lebih dari 150 pengguna, Anda akan dihubungkan dengan pakar Microsoft untuk membantu proses orientasi. Pakar tersebut akan bekerja sama dengan Anda untuk memahami tantangan bisnis, memandu melalui lingkungan saat ini, mengatasi segala masalah, dan membantu menghubungkan infrastruktur Anda saat ini agar dapat menjalankan dengan segera. Contoh: Melaksanakan rapat yang efektif Solusi akan membantu mempersiapkan kemampuan Office 365 untuk mengaktifkan setiap skenario dan pada akhirnya mencapai tujuan dan strategi bisnis. Contoh: Mengajak peserta rapat menggunakan grup Yammer untuk pembaruan status rutin daripada mengadakan rapat mingguan Solusi Solusi Solusi Dapatkan uji coba gratis Buat pengguna Anda menikmati nilai Office 365 secara gratis. Mulai pengalaman Office 365 dengan skenario dan dokumentasi cara penggunaan yang berguna untuk pengguna Anda dan profesional TI - semua dari dalam lingkungan Office 365 Anda sendiri. deploy.office.com/getting-started Panduan Penerapan Office

8 Mengidentifikasi skenario bisnis Menentukan skenario bisnis Anda sendiri Untuk mendapatkan pembelian, ada baiknya untuk melibatkan orang yang dapat mendorong dan mendukung perubahan di seluruh organisasi. Anda harus menjalankan beberapa lokakarya yang mengundang pimpinan departemen, manajer proyek, TI, dan pimpinan lainnya yang dapat membantu mendorong transisi yang positif. Pertanyaan berikut adalah titik awal besar untuk menentukan dan mengidentifikasi skenario bisnis dalam lokakarya: SKENARIO BISNIS: Contoh: Melaksanakan rapat yang efektif 1 Apa saja tantangan yang dihadapi organisasi terkait komunikasi dan kolaborasi? 2 Apa saja area yang perlu ditingkatkan dalam organisasi Anda? TANTANGAN: Contoh: Metode komunikasi dan kolaborasi mana yang biasanya lebih mudah diterapkan dalam organisasi Anda? Bagaimana proses untuk menyusun, mendistribusikan, dan berbagi informasi? Apa saja faktor yang akan membantu menyukseskan skenario bisnis? Peserta rapat tidak selalu berfokus penuh pada jalannya rapat dan mungkin berusaha melakukan tugas lain saat rapat berlangsung. DEPARTEMEN: Contoh: Lihat buklet 'Mengenal Office 365' Membaca buklet ini digabung dengan lokakarya, akan membantu Anda mengidentifikasi skenario bisnis. aka.ms/o365booklet Tantangan khusus ini telah disampaikan dari semua departemen dalam organisasi. Mulai proyek Kunjungi Pusat Sukses Pelanggan Office 365 dan manfaatkan skenario Persiapan. Success.office.com Panduan Penerapan Office

9 Setelah Anda menetapkan visi dan telah menilai tantangan dan peluang bisnis, langkah berikutnya adalah tentang pemetaan kemampuan Office 365 terhadap skenario bisnis yang ditargetkan dan mengutamakan beban kerja yang akan membantu Anda mencapainya. STEP LANGKAH 2: 2: PRIORITASKAN SOLUSI DAN BUAT RENCANA PENERAPAN Panduan Penerapan Office

10 Menentukan dan memprioritaskan solusi Anda Office 365 dapat membantu orang dalam berbagai cara: dari kemampuan yang berbeda dari yang lainnya hingga solusi khusus, kemungkinannya hampir tak terbatas. Agar berhasil, Anda harus melakukan segala sesuatu dengan benar dari awal. Anda harus menyederhanakan, dan mulai dari kecil, untuk menghindari melimpahkan orang dengan perubahan. 1 Manfaat Relatif Efisiensi yang dirasakan didapatkan oleh inovasi yang berhubungan dengan alat dan prosedur saat ini Mulai dengan skenario yang paling mendasar dan merencanakan pendekatan bertahap, di mana Anda dapat menambahkan lebih banyak solusi untuk mengetahui nilai penuh Office 365 dalam organisasi Anda. Fokus pada skenario yang paling menarik untuk pengguna bisnis, selaraskan dengan tujuan bisnis, dan targetkan tim yang tepat. Posisikan diri Anda sebagai pengguna, dan bentuk grup pengguna yang representatif dari unit bisnis untuk menguji solusi. Buat grup campuran dari sponsor bisnis, pemimpin, namun juga skeptis untuk memiliki representasi yang baik dari profil pengguna, budaya, dan demografismenjadikan orang di pusat pengalaman tersebut. 2 Kompatibilitas Dengan sistem yang ada Apakah solusi Anda sesuai dengan faktor tersebut? Everett m. rogers Kami ingin mereka menyukai alat ini, dan bagian dari hal tersebut tidak hanya mendengarkan karyawan, tapi menggunakan umpan balik tersebut dan benar-benar mengubah serta mengimplementasikan umpan balik tersebut. Jeff schuman, Direktur, Pemasaran Digital, Sosial dan Kolaborasi, Nasional 3 Kerumitan atau Kesederhanaan Hal ini sulit dipelajari (6 Maret Oktober 2004) Rogers menentukan beberapa karakteristik intrinsik dari inovasi yang mempengaruhi keputusan individu untuk menerapkan atau menolak inovasi. Lihat webcast Nationwide - Building a World-Renowned Intranet with SharePoint 2013 and Yammer (SPC311) aka.ms/nationwidespot 4 Dapat diuji coba Apakah dapat diuji dan dicoba? Rogers merupakan lulusan komunikasi, sosiolog, penulis, dan guru. Ia terkenal sebagai pemrakarsa teori difusi inovasi dan memperkenalkan istilah pengguna awal. TIPS & TRIK Tahukah bahwa Anda dapat menggunakan aplikasi Office 365 yang tersedia di Office Store untuk dapat menggunakan manfaat dari perluasan platform Office 365 tanpa harus membuat solusi khusus Anda sendiri? 5 Keteramatan Pengaruh pengamatannya Panduan Penerapan Office

11 Mencapai solusi Menentukan solusi Tidak tahu cara memulai? Gunakan empat pernyataan ini untuk membantu menentukan solusi yang diperlukan untuk mengaktifkan tujuan bisnis Anda: SKENARIO BISNIS: Contoh: Melaksanakan rapat yang efektif Sebagai... [Peran Seseorang] Saya ingin... [Mengambil tindakan] Sehingga saya dapat... [Melakukan apa/mengapa] Ini berarti saya harus... [Elemen yang diperlukan untuk mencapai di atas] Tugas 1 : Mengidentifikasi fitur terkait Mengidentifikasi fitur terkait Office 365 memungkinkan Anda untuk menentukan solusi. Untuk setiap skenario bisnis, gunakan tabel di bawah ini untuk mengidentifikasi fitur terkait untuk memetakan kemampuan Office 365 ke tujuan bisnis yang ditargetkan. Mengidentifikasi fitur TANTANGAN: DEPARTEMEN: Contoh: Peserta rapat tidak selalu berfokus penuh pada jalannya rapat dan mungkin berusaha melakukan tugas lain saat rapat berlangsung. Contoh: Tantangan khusus ini telah disampaikan dari semua departemen dalam organisasi. Tantangan: Example - Melibatkan peserta rapat Produk Yammer Skype for Business SharePoint OneDrive for Business Office & Outlook Solusi yang Diusulkan Contoh - Gunakan grup Yammer untuk pembaruan status reguler daripada mengadakan rapat pembaruan status mingguan. Contoh - poling online untuk menanyakan dan mencatat jawaban peserta. Menggunakan panggilan video dengan kapasitas papan tulis. Contoh - Dengan mudah berbagi dokumen secara langsung dengan peserta lain. Disarankan untuk proyek jangka panjang yang terstruktur dengan baik. Contoh - Dengan mudah berbagi dokumen secara langsung dengan peserta lain. Disarankan untuk rapat ad-hoc. Tidak ada fitur yang langsung dapat diterapkan ke skenario ini. SOLUSI: Contoh: Membuat poling di Skype for Business untuk mengukur sentimen peserta rapat, atau untuk memilih keputusan dan menggunakan Whiteboard untuk mendorong kolaborasi secara real time. Gunakan grup Yammer untuk pembaruan status reguler daripada mengadakan rapat pembaruan status mingguan. Panduan Penerapan Office

12 Tugas 2: Memprioritaskan solusi Jika Anda memiliki beberapa kemungkinan solusi, langkah ini akan membantu untuk memprioritaskan dan menyorot solusi yang akan memberikan nilai paling besar untuk bisnis. Sebaiknya mulai dari hal kecil dan tunjukkan nilai yang pesat, sehingga Anda tidak membuat anggota tim mengalami kerumitan. Kami mendorong Anda untuk mempertimbangkan keempat parameter berikut saat Anda berupaya memprioritaskan solusi dan menentukan pendekatan langkah demi langkah. Kerumitan Seberapa rumit atau sulitkah untuk menerapkan solusi? Kerumitan dapat berkaitan dengan tantangan teknis, organisasi, atau budaya. Nilai Tambah Seberapa besar nilai yang akan dihasilkan solusi bagi karyawan? Dampak Apakah solusi akan berdampak pada karyawan di seluruh perusahaan, atau khusus pada tim maupun departemen? Dukungan Pemimpin Untuk setiap solusi, perkiraan jumlah dukungan pimpinan yang mungkin Anda terima. Memprioritaskan solusi Sekarang, saatnya untuk melihat Office 365 Roadmap roadmap.office.com untuk mengetahui pembaruan atau fitur apa pun yang direncanakan untuk layanan ini. Tanyakan ke tim TI Anda untuk memastikan mereka menggunakan Pusat Orientasi dan Rencana Penerapan. Bekerja sama dengan mereka untuk memastikan solusi yang telah Anda identifikasi merupakan bagian dari Rencana Penerapan organisasi Anda. Tugas 3: Tentukan kriteria kesuksesan Saat Anda mengembangkan skenario dan solusi bisnis ideal, penting agar Anda memikirkan serangkaian kriteria kesuksesan formal untuk mengukur dampak yang dihasilkan dari rollout Office 365. Anda harus menentukan apa yang harus diukur dan cara Anda mengumpulkan data kuantitatif dan kualitatif. Pikirkan tentang pernyataan berikut untuk membantu saat menentukan kriteria kesuksesan Anda: Evaluasi posisi Anda sebelum persiapan. Tetapkan tolok ukur dan survei pengguna. Identifikasikan KPI bisnis yang dapat meningkat berdasarkan hasil yang diinginkan (kepuasan, waktu pemrosesan pesanan, dsb.). Identifikasikan kisah sukses serta kumpulkan kutipan menggunakan wawancara, diskusi, Grup Yammer, dsb. Ukur kemajuan terhadap KPI untuk melengkapi analisis kualitatif dengan data. Setelah memiliki semua penilaian, Anda dapat menerapkan skor pada tabel prioritas untuk menganalisis perbandingan solusi tersebut satu sama lain. Solusi Kerumitan Nilai Tambah Dampak Kepemimpinan Total Dukungan Contoh: Membuat poling di Skype for Business mengukur sentimen peserta rapat, atau untuk memilih keputusan dan menggunakan Whiteboard untuk mendorong penyusunan bersama Rendah - Tinggi Rendah - Tinggi Rendah - Tinggi Tidak Ada - Kuat 14 Kami menyarankan agar Anda memilih kriteria yang akan membantu menampilkan kesuksesan kepada tim pimpinan, seperti kepuasan pengguna, keterlibatan karyawan, kecepatan penerapan, dan angka terkait skenario bisnis yang diinginkan. Lingkari satu Lingkari satu Lingkari satu Lingkari satu Rendah - Tinggi Rendah - Tinggi Rendah - Tinggi Tidak Ada - Kuat Panduan Penerapan Office

13 Tentukan kriteria kesuksesan Gunakan mnemonik SMART untuk memandu Anda KRITERIA KESUK- SESAN: Contoh: Biaya operasional berkurang Peningkatan penerapan berhubungan erat dengan berkurangnya penggunaan konferensi pihak ketiga, waktu perjalanan, dan alokasi sumber daya. S M A KHUSUS: Jelas & tidak ambigu; menjawab pertanyaan - Apa? Mengapa? Siapa? Di Mana? TERUKUR: Konkret, jelas menunjukkan progres. DAPAT DICAPAI: Realistis, tidak ekstrem. METODE/SUMBER: Contoh: Kuantitatif Pelaporan Office 365 Laporan keuangan/akuntansi Laporan staf dukungan Laporan pengeluaran perjalanan dan biaya telepon Ukuran output R T RELEVAN: Bermanfaat bagi pemangku kepentingan. TEPAT WAKTU: Didasarkan pada tanggal target spesifik; menjawab pertanyaan - Kapan? METRIK: Contoh: Catatan: Penggunaan kotak pesan Penggunaan SharePoint Tagihan dan penggunaan konferensi audio Pengeluaran perjalanan dan biaya telepon Panggilan staf dukungan TUJUAN: Contoh: Perbandingan laporan sebelum dan setelah penggunaan Office 365 akan menampilkan penghematan biaya. Penggunaan konferensi telepon pihak ketiga pasca-rollout harus menunjukkan penurunan penggunaan sebesar 10% per bulan. Panduan Penerapan Office

14 Buat program pemimpin Pemimpin sangat antusias dan bersemangat untuk membimbing serta membantu rekan mereka mempelajari lebih lanjut tentang solusi yang lebih efektif. Pemimpin dapat membantu mengurangi ketegangan pada sumber daya tim proyek inti dan mendorong keterlibatan di seluruh komunitas. Mengapa pemimpin penting? Mereka membentuk opini luas dan antusiasme yang akan meningkatkan penerapan cara kerja yang disempurnakan. Mereka membangun lingkaran pengaruh di antara tim. Mereka mewujudkan cara baru dalam bekerja di seluruh tim. Mereka mengidentifikasi tantangan bisnis dan kemungkinan solusi. Mereka memberikan umpan balik kepada tim proyek dan sponsor. Bagaimana cara membangun komunitas pemimpin? Cari pemimpin antusias yang berkomitmen terhadap waktu dan usaha. Berikan pelatihan ringan mengenai elemen inti Office 365. Buat grup Yammer agar pemimpin dapat membagikan pembaruan dan kesuksesan. Berikan materi yang siap untuk mendukung pekerjaan aktual mereka dengan tim dan individu rapat informal, misalnya. Pastikan ritme yang teratur untuk diskusi dengan pemimpin mengenai apa yang berfungsi dan yang tidak berfungsi. Susun program untuk melibatkan dan mengenali usaha mereka, seperti memberikan akses istimewa untuk acara yang relevan, atau menjadi pembicara tentang membangun Komunitas Pemimpin. Berkomunikasi dengan individu tentang peran pemimpin dan tempat menemukannya ingat ini bukan fungsi dukungan TI melainkan perwakilan bisnis. Saya pengguna yang terampil. Saya berusaha mempertahankannya agar orang lain melakukan hal yang sama. Ini tentang berbagi gagasan. -Paul Ini tentang menemukan orang-orang yang termotivasi. Saya melihatnya sebagai peluang. Bagian dari tugas saya adalah mendorong komunitas dan aktivitas berbagi wawasan. TIPS & TRIK Jadikan program pemimpin sesuatu yang harus ada dalam rencana penerapan. Kami menemukan bahwa solusi yang paling umum dan efektif agar orang belajar adalah melalui rekan mereka. Identifikasikan dan dekati mereka yang memiliki sifat pemimpin atau guru alami dalam organisasi Anda, dan gunakan mereka sebagai dasar untuk mengembangkan komunitas Anda. - Darren Lihat webcast Best Buy: The rise of the ninjas a SharePoint 2013 user adoption story (SPC296) aka.ms/bestbuyninjas Panduan Penerapan Office

15 Buat rencana penerapan Kini Anda siap menentukan aktivitas untuk membuat penerapan Office 365 yang berkelanjutan. Meningkatkan kesadaran sekitar solusi tersebut merupakan langkah penting dalam mendorong penerapan karena hal tersebut menginformasikan, melibatkan, dan menginspirasi pengguna Anda. Pertimbangkan untuk menggabungkan semua aktivitas ini agar dapat memaksimalkan dampak dan penerapan: Komunikasi Menggabungkan pengumuman internal maupun buletin. Hal ini sangat penting dalam mendorong penerapan karena komunikasi akan menginformasikan dan menginspirasi pengguna tentang teknologi baru, serta membantu menciptakan kehebohan atau antusiasme yang natural. Kegiatan Partisipasi Hal-hal seperti perayaan, rapat umum informal, kontes, dan pemberian hadiah, dapat membantu membangun momentum dan mendorong karyawan untuk mulai berinteraksi dengan alat bantu baru. Pelatihan Dapat bervariasi dari sesi ruang kelas hingga panduan persiapan mandiri. Sangat penting untuk memastikan karyawan memahami cara menggunakan teknologi baru dengan benar untuk menyelesaikan pekerjaan mereka. Bagikan dan tinjau rencana penerapan Office 365 dengan orang lain dalam organisasi Anda Selesaikan rencana penerapan dengan mengikuti pendekatan langkah demi langkah dan dengan mudah mengakses sumber daya yang Anda butuhkan untuk setiap langkah tersebut Mulai proyek Anda menggunakan serangkaian skenario Office 365 mendasar dan manfaatkan template komunikasi serta pelatihan yang sesuai untuk pengguna akhir Anda TIPS & TRIK Gunakan alat Perencanaan Penerapan Office 365 untuk membuat rencana penerapan Anda sendiri yang dapat menggabungkan berbagai aktivitas dalam satu dokumen. Manfaatkan aktivitas penerapan yang paling umum yang didorong oleh pelanggan yang berhasil selama roll-out Office 365 Simpan rencana penerapan dalam laporan yang dipersonalisasi hanya dengan mengklik tombol Panduan Penerapan Office

16 Dalam langkah ini, Anda akan menggunakan pekerjaan yang Anda selesaikan di Langkah 2 dan mulai mewujudkan perencanaan dengan memasukkan sumber daya dan melaksanakan rencana penerapan Anda. Anda akan menemukan sumber daya utama yang tersedia dan praktik terbaik tentang cara menggunakannya dan dalam tahap apa Anda dapat menggunakannya. LANGKAH 3: TENTUKAN SUMBER DAYA & JALANKAN RENCANA PENERAPAN Panduan Penerapan Office

17 Kesadaran & sumber daya komunikasi Untuk membantu menginformasikan pengguna mengenai rollout mendatang, bagikan 'apa manfaatnya bagi mereka' untuk mengantisipasi. Kegiatan partisipasi & aktivitas komunitas Untuk membantu mereka mengantisipasi, pertemukan orang-orang, dan tingkatkan kepercayaan diri. POSTER, BUKLET & CETAKAN Pastikan Office 365 memiliki keberadaan visual di seluruh kantor perusahaan Anda dengan menggunakan pesan cetak. HITUNG MUNDUR & PENGUMUMAN Biarkan orang mengetahui apa yang akan terjadi, tetapkan ekspektasi, dan bangkitkan minat dengan fokus pada Apa manfaatnya bagi saya?. SOROTAN DAN CUPLIKAN Cara terbaik untuk menciptakan kehebohan dan membuat orang-orang antusias adalah dengan memutar video cuplikan saat acara berlangsung atau di dekat kafetaria. SWAG & BROSUR Gunakan swag dan brosur untuk benar-benar memaksimalkan efek acara seperti sesi 'Makan Siang dan Pembelajaran'. success.office.com/resources success.office.com/resources success.office.com/resources success.office.com/resources RANGKAIAN TIPS & TRIK Template yang dapat disesuaikan untuk membantu memaksimalkan penggunaan secara luas dan mendalam dari waktu ke waktu. PANDUAN MULAI CEPAT Panduan yang dapat dicetak ini berisi tips yang berguna, pintasan, dan tangkapan layar untuk membantu orang menemukan cara menggunakan Office 365. success.office.com/resources aka.ms/officestart Pesan & buletin (Dimulai 4-8 minggu sebelum peluncuran) Buat yang singkat dan menarik dengan ajakan untuk bertindak yang jelas dan tautan ke informasi selengkapnya, seperti Tanya Jawab. harus dikirim oleh perorangan, terutama sponsor eksekutif, bukan grup atau daftar distribusi. Isi dan buletin harus menjawab pertanyaan utama pengguna akhir: "Mengapa beralih ke Office 365?" "Apa yang wajib saya lakukan" "Bagaimana hal ini akan membantu saya menyelesaikan pekerjaan?" Gunakan Tetapkan Visi Bisnis Anda dan Mengidentifikasi latihan Skenario Bisnis untuk membantu memandu pesan. Buat menarik dengan gaya dan warna yang konsisten dengan kampanye. Aktifkan komunikasi dua arah bersama pengguna dengan menyertakan tautan ke situs internal Anda dan grup Yammer untuk memperoleh umpan balik, dukungan, dan pelatihan. Acara penggunaan pertama & makan siang dan pembelajaran (Dimulai 4 minggu sebelum peluncuran) Mengadakan acara langsung di mana pengguna dapat menelusuri Office 365 dan mengakses sumber daya pelatihan. Mengadakan acara di area dengan lalu lintas tinggi seperti lobi atau ruang makan siang. Mengajak pemimpin berinteraksi secara aktif dengan khalayak untuk menjawab pertanyaan, mengatasi kekhawatiran, dan mendorong penggunaan Office 365. Menjalankan sesi makan siang & pembelajaran secara rutin (misalnya, per kuartal) dan mendorong partisipasi dengan menawarkan insentif. Sesi makan siang & pembelajaran informal memberikan pengguna akhir kemampuan untuk mengajukan pertanyaan dalam forum terbuka. Menyelenggarakan kontes, permainan mengumpulkan benda terbanyak, hadiah, dan suvenir yang mengharuskan orang berinteraksi dengan Office 365. Menampilkan materi cetak untuk meningkatkan kesadaran tentang aktivitas pada hari tersebut dan menunjukkan fitur Office 365 yang menarik. Mengarahkan pengguna ke Grup Yammer untuk melanjutkan percakapan serta membantu menggabungkan informasi. Panduan Penerapan Office

18 Pelatihan & dukungan Membantu transisi pengguna dan mulai dengan aplikasi baru. PUSAT PEMBELAJARAN OFFICE 365 Buat orang memulai dan menjalankan dengan segera menggunakan pembelajaran penting dan sumber daya pelatihan Office 365. PELATIHAN & TUTORIAL OFFICE Gunakan sumber daya tersebut untuk membantu beralih ke Office baru dan dengan cepat mempelajari cara melakukan tugas seharihari. "Mengapa?" harus menjadi aspek terpenting dari pelatihan Anda. Jika pengguna akhir baru mengenal Office 365, pelatihan harus berfungsi lebih dari sekadar memberi mereka informasi tentang cara menjalankan tugas. Mereka perlu mengetahui mengapa perubahan terjadi, apa manfaatnya bagi mereka, dan mengapa mereka diminta untuk berubah. Bagian penting dari rencana pelatihan Anda adalah untuk menunjukkan manfaat dari perubahan. Memahami dan mengatasi kekhawatiran pengguna adalah kunci menuju proses peralihan yang mudah dan kepastian kesuksesan pengembangan. Berikut adalah beberapa tips : aka.ms/o365learning PUSAT PEMBELAJARAN BoM OFFICE 365 Gunakan pusat pembelajaran ini untuk membantu menemukan yang anda butuhkan di antara semua konten pelatihan yang tersedia. success.office.com/resources aka.ms/officetraining SUMBER DAYA STAF DUKUNGAN Gunakan panduan ini untuk membantu agar staf dukungan Anda siap untuk memecahkan masalah pengguna Office 365. success.office.com/resources MEMBUAT PUSAT PEMBELAJARAN: Gunakan situs tim internal untuk menyimpan sumber daya pelatihan seperti panduan persiapan dan tips & trik. MEMIMPIN DENGAN MANFAAT: Jelaskan tampilan pekerjaan spesifik mereka nantinya dengan Office 365 dan manfaat yang dapat mereka peroleh dibandingkan dengan alat bantu lama atau proses yang lama. GUNAKAN SKENARIO KERJA NYATA: Gunakan tugas atau proses bisnis yang telah dipahami khalayak sebagai cara untuk mengarahkan mereka ke informasi khusus fitur. SERTAKAN TATA KELOLA: Pastikan untuk mengintegrasikan informasi tentang aturan, proses, dan praktik terbaik yang harus diterapkan organisasi terkait Office 365. MOBILISASIKAN PEMIMPIN: Hubungi jaringan pemimpin Anda yang berkomitmen terhadap pengembangan keahlian Office 365 untuk memberikan pelatihan dan panduan dalam tim mereka. Kunjungi Pusat Sukses Pelanggan Office 365 Temukan sumber daya tersebut dan buat rencana penerapan dengan garis waktu terperinci dan tugas khusus. Success.office.com Panduan Penerapan Office

19 Dalam langkah akhir ini, Anda akan mempelajari cara menggunakan umpan balik yang dikumpulkan selama perjalanan penerapan, mengukur kemajuan, mengidentifikasi dan berbagi kesuksesan dan kemudian ulangi. LANGKAH 4: UKUR, CERITAKAN KESUKSESAN, & ULANGI Panduan Penerapan Office

20 Ukur kemajuan terhadap tolok ukur Saat Anda mengembangkan kriteria kesuksesan dan survei Anda, manfaatkan contoh yang kami berikan. Penting untuk mengukur kemajuan terhadap tolok ukur Anda selama proses roll-out, terus tingkatkan solusi berdasarkan umpan balik pengguna dan raih kesuksesan untuk dibagikan. Hal tersebut akan menginspirasi orang lain untuk menggunakan Office 365 dan memungkinkan mereka untuk menggunakannya sebagai tolok ukur kesuksesan. Salah satu cara untuk mengumpulkan data kualitatif dan kuantitatif adalah untuk mendistribusikan survei tentang pengetahuan dan sentimen pengguna terhadap Office 365. TEMPLATE SURVEI PENGGUNA AKHIR Gunakan template survei untuk mengukur kepuasan dan kemajuan terhadap tolok ukur Anda. CONTOH KRITERIA KESUKSESAN Gunakan contoh kriteria kesuksesan dan dasbor untuk memantau progres roll-out dan penerapan. Berikut adalah beberapa saran untuk mensurvei pengguna akhir selama rollout: Peluncuran awal atau percontohan Sebarkan survei dasar sesaat sebelum pengguna yang ikut serta dalam peluncuran percontohan menerima akun dan perangkat yang diaktifkan, untuk mengumpulkan data tentang pengetahuan mereka mengenai Office 365. Rilis survei di tengah peluncuran percontohan untuk mengumpulkan data tentang pengalaman mereka dengan Office 365, dan menggunakan hasilnya untuk melakukan penyesuaian sebelum rollout secara umum. Gunakan survei akhir segera setelah periode percontohan untuk menentukan apakah Anda perlu melakukan penyesuaian lebih lanjut atas pelatihan umum dan materi kesadaran. success.office.com/resources success.office.com/resources Gunakan dasbor KPI untuk memantau kemajuan penerapan Grafik ini menunjukkan beberapa laporan yang tersedia di dalam Office 365 Admin Console yang dapat dihubungkan dengan metrik yang diperlukan untuk menunjukkan peningkatan pemakaian atau penerapan. Exchange Lync SharePoint Rollout penuh Sebarkan survei dasar sesaat sebelum pengguna menerima akun dan perangkat yang diaktifkan, untuk mengumpulkan data tentang pengetahuan mereka mengenai Office 365. Rilis survei di tengah peluncuran untuk mengumpulkan data tentang pengalaman pengguna dengan Office 365, dan gunakan hasilnya untuk melakukan penyesuaian yang perlu. Setelah rollout tingkat perusahaan, gunakan survei akhir untuk menilai kepuasan pengguna terhadap proses rollout. Anda dapat merilis survei ini 90 hari setelah peluncuran, kemudian per kuartal untuk membantu mengukur penerapan pengguna dari segi kepuasan dan produktivitas. TIPS & TRIK Sebelumnya di panduan penerapan, kami menetapkan serangkaian tugas untuk mendefinisikan kriteria kesuksesan Anda, silakan lihat saat Anda menggunakan template tersebut yang bisa ditemukan di success.office.com/resources Panduan Penerapan Office

21 Raih & ceritakan kesuksesan Kisah sukses sering kali cukup bernilai sebagai penilaian kuantitatif saat menunjukkan kesuksesan Office 365. Selama rollout, minta anggota dan pemimpin tim proyek mengidentifikasikan contoh yang menunjukkan kolaborasi dan kerja sama tim lintas fungsional. Mereka dapat melakukannya cukup dengan mensurvei pengguna akhir tentang nilai pribadi yang telah mereka capai, dan bagaimana Office 365 membantu mereka memenuhi sasaran mereka. Ulangi Mendorong penerapan merupakan siklus yang kontinu dan tidak berakhir setelah hari peluncuran atau setelah mengukur dampak peluncuran Anda. Cari cara baru Office 365 yang dapat menambah nilai bisnis untuk terus mengikuti perkembangan kebutuhan pengguna dan organisasi Anda. Gunakan informasi dari proses evaluasi untuk memulai pelatihan tambahan guna mengedukasi pengguna tentang praktik terbaik dan solusi Office 365 yang berdampak besar. Seorang karyawan di kru malam menandai masalah non-rutin CHARLESTON Toko lain di seluruh negara mengkonfirmasi masalah DALLAS Jadwalkan sesi tambahan untuk skenario bisnis dan pengembangan solusi dengan lebih banyak departemen dalam organisasi Anda. Selanjutnya, adakan pelatihan tingkat departemen untuk menjelaskan bagaimana Office 365 dapat mendorong kesuksesan di setiap lini bisnis tertentu. Mengadakan kegiatan partisipasi tambahan secara berkala, seperti rapat umum informal atau makan siang & pembelajaran, untuk mendorong partisipasi dalam organisasi Anda. Pastikan untuk mendorong pengguna dan pemimpin Anda untuk mengembangkan ide tentang bagaimana Office 365 dapat meningkatkan praktik bisnis dan membagikannya dengan orang lain melalui kegiatan partisipasi, aktivitas komunitas, dan grup Yammer. Gunakan ide ini untuk menghasilkan solusi tambahan dan mengadakan pelatihan tambahan. Eksekutif mengonfirmasi masalah CHICAGO Pendapat akhir Ingat, bisnis Anda dan cloud terus bergerak. Cari peluang baru untuk meningkatkan proses bisnis dan membantu orang-orang. Ikuti Office 365 Public Roadmap dan blog Office untuk mengantisipasi potensi fitur layanan baru dan pembaruan yang dapat Anda ambil manfaatnya. roadmap.office.com blogs.office.com Masalah teratasi CHICAGO Panduan Penerapan Office

22 Daftar periksa lengkap untuk proses penerapan Langkah 1: Tetapkan visi & identifikasikan skenario bisnis Identifikasikan pemangku kepentingan utama dan libatkan tim Anda Lakukan latihan membayangkan untuk membantu menetapkan visi Anda Adakan lokakarya skenario bisnis untuk membantu mengidentifikasi skenario Anda Dapatkan sponsor eksekutif untuk proyek penerapan Anda Langkah 2: Prioritaskan solusi & buat rencana penerapan Definisikan solusi dengan memetakan kemampuan Office 365 ke skenario Anda Mulai dari hal kecil, buat tetap sederhana: prioritaskan solusi dan buat pendekatan bertahap Mulai program pemimpin untuk membantu mengumpulkan umpan balik, menilai, dan mendorong penerapan umum Uji solusi dan komunikasi dengan pemimpin dan kumpulkan umpan balik Buat rencana penerapan Anda termasuk serangkaian komunikasi, pelatihan, dan aktivitas komunitas Langkah 3: Tentukan sumber daya & jalankan rencana penerapan Fase Percontohan/Prapeluncuran: Dorong kesadaran sebelum peluncuran untuk mengkonfigurasi ekspektasi, mendorong rasa antisipasi, dan menjawab pertanyaan Fase Peluncuran: Dukung roll-out organisasi selama minggu peluncuran dan open loop umpan balik Fase Pasca Peluncuran: Tetap terlibat, mempertahankan momentum, dan mengukur kemajuan Kunjungi Office 365 Pusat Sukses Pelanggan success.office.com Ikuti berita terbaru tentang Office 365 blogs.office.com Langkah 4: Ukur, ceritakan kesuksesan & ulangi Tetap ukur kemajuan seiring waktu dan identifikasikan kesuksesan Bagikan kesuksesan untuk membantu memperluas penerapan di antara tim dan departemen lain Identifikasikan area peningkatan dan serangkaian skenario baru untuk organisasi Anda Ikuti Office 365 Public Roadmap untuk mempelajari lebih lanjut tentang fitur yang akan datang Bergabung dalam percakapan di Yammer aka.ms/office365network/drivingadoption Unduh semua sumber daya yang tersedia success.office.com/resources 2016 Microsoft Corporation. Semua hak dilindungi undang-undang. Dokumen ini diberikan sebagaimana adanya. Informasi dan pendapat yang terdapat dalam dokumen ini, termasuk URL dan referensi situs Web Internet lainnya, dapat berubah sewaktu-waktu tanpa pemberitahuan sebelumnya. Penggunaan atas risiko Anda sendiri. Dokumen ini tidak memberikan Anda hak hukum apa pun atas kekayaan pribadi pada produk Microsoft. Anda dapat menyalin dan menggunakan dokumen ini untuk tujuan referensi internal. Anda dapat mengubah dokumen ini untuk tujuan Office referensi 365 internal. Adoption Guide 43

23 success.office.com