BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar belakang

Transkripsi

1 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar belakang Berdirinya sebuah organisasi di dasarkan oleh visi atau tujuan yang ingin dicapai oleh organisasi tersebut. Dilakukan berbagai cara untuk mencapai tujuan agar kinerja organisasi tersebut meningkat. Salah satu faktor yang mengukur peningkatan kinerja untuk mencapai tujuan suatu organisasi adalah dalam hal pengelolaan kinerja pegawai yang efektif, mencakup proses pengukuran hasil kerja pegawai secara objektif melalui serangkaian indikator kinerja yang tepat. Melalui metode Key Performance Indicators (KPI), diharapkan dapat meningkatkan kinerja pegawai secara optimal dan objektif sehingga memberikan kontribusi positif bagi kinerja suatu organisasi. Key Performance Indicator adalah metrik finansial ataupun non-finansial yang digunakan untuk membantu suatu organisasi menentukan dan mengukur kemajuan terhadap sasaran organisasi (David Parmenter, 2010). KPI digunakan dalam intelijen bisnis untuk menilai keadaan kini suatu bisnis dan menentukan suatu tindakan terhadap keadaan tersebut. Pentingnya mengetahui keadaan performa saat ini, akan dapat menghasilkan gambaran performa yang akan datang, seperti yang dikemukakan oleh Velimirović et al (2011), bahwa KPI memberitahu performa sebelumnya, performa sekarang, dan yang paling berguna untuk memprediksi performa kedepannya. Mengukur kinerja organisasi merupakan hal yang cukup sulit karena disertai dengan adanya aktifitas-aktifitas yang bersifat kualitatif. Menurut David Parmenter (2010), KPI sering digunakan untuk menilai aktivitas-aktivitas yang sulit diukur seperti keuntungan pengembangan kepemimpinan, perjanjian, layanan, dan kepuasan. Menurut Palan (2007), KPI memiliki indikator yang harus dapat diukur atau dihitung, merujuk pada hasil kerja (output kerja), dan ukuran keberhasilan juga sudah jelas, spesifik, rinci, dan dinyatakan secara eksplisit. KPI mengubah ukuran strategi organisasi yang bersifat kualitatif menjadi kuantitatif sehingga memperoleh hasil yang mempengaruhi kesuksesan. Seperti pendapat dari Hani et al (2010), bahwa KPI secara kuantitatif mengukur kemajuan menuju tujuan organisasi yang terkait dengan strategi organisasi untuk mencapai kesuksesan. 1

2 2 Kebanyakan organisasi menerapkan metode ini melalui aplikasi Microsoft Office Excel secara manual, dengan menginput data-data KPI untuk setiap tim, divisi atau pegawai. Dari penggunaan aplikasi Microsoft Office Excel timbul beberapa masalah, beberapa diantaranya adalah pengumpulan data memerlukan waktu yang cukup lama, kurang akuratnya penghitungan data, dan sering terjadi data yang tidak valid atau tidak sesuai dengan kebenaran yang ada. Juga dalam pencapaian KPI personal maupun unit tidak terintegrasi atau saling berhubungan yang menyebabkan indikator yang melekat pada unit tidak dapat langsung masuk ke dalam evidence indikator yang bersangkutan sehingga diharuskan menyalin atau menginput ulang indikator tersebut untuk personal juga. Melihat kondisi tersebut, dengan berkembangnya aplikasi online yang sangat pesat dapat digunakan sebagai solusi untuk mengatasi kesulitan yang dihadapi saat membuat KPI, yaitu dengan ketelitian, performa, dan kinerja yang sangat cepat dan tepat. Dengan merancang aplikasi Smart KPI (Fast, Better, and Responsive Key Performance Indicator), diharapkan aplikasi ini dapat mengatasi masalah yang terjadi dalam menginput dan mengolah data KPI melalui aplikasi Microsoft Excel, sehingga mereduksi terjadi lagi kesalahan data, informasi yang kurang serta cara mengolah data yang kurang tepat. Aplikasi Smart KPI akan menghubungkan berbagai divisi dan karyawan pada suatu organisasi maupun perusahaan, sehingga penilaian kinerja pada setiap karyawan menjadi transparan dan adil. Melihat semakin meningkatnya jumlah pengguna internet hingga saat ini, aplikasi Smart KPI akan dikembangkan dengan berbasis aplikasi web. Dengan dikembangkan dalam bentuk aplikasi web, aplikasi ini memungkinkan untuk diakses tidak hanya dengan media komputer. Berdasarkan World Internet Usage and Population Statistics, terlihat pertambahan jumlah pengguna internet yang sangat signifikan pada 31 Desember 2000 berbanding dengan data pengguna internet terakhir yang didapat. Oleh karena itu, aplikasi Smart KPI dibuat berbasis web sehingga informasi akan dengan mudah dapat diakses melalui jaringan internet.

3 3 Gambar 1.1 World Internet Usage and Population Statistics (Sumber: Miniwatts Marketing Group, Juni 2012) 1.2 Ruang lingkup Penyusunan dan penulisan yang akan dibahas ada di dalam beberapa lingkup yaitu: 1. Aplikasi Smart KPI pada web yang menggunakan metode responsive web yang dapat diakses melalui browser dengan platform apapun. 2. Aplikasi web dibangun dengan bahasa pemrograman PHP. 3. Penyimpanan semua data ke dalam database berbasis MySQL. 4. Pada aplikasi front-end terdapat fitur view dan insert KPI yang mendukung informasi mengenai personal KPI dan pengisian skor KPI sehingga setiap individu dapat mengetahui dan mengisi skor KPI yang sedang melekat padanya. 5. Fitur report KPI akan mendukung pembuatan laporan hasil perolehan skor user pada setiap periode yang telah ditentukan dengan target KPI per satu tahun. 6. Pengaturan KPI dapat ditemukan pada bagian back-end yang dibagi menjadi tiga bagian, yaitu perspective, goal, dan indicator. Hanya admin yang dapat mengakses back-end. 7. Aplikasi Smart KPI juga mendukung adanya relasi antara posisi atasan dengan bawahan untuk membatasi hak akses KPI individu lain. Berdasarkan relasi tersebut, setiap atasan dapat melihat seluruh KPI bawahannya dengan

4 4 tujuan untuk pelaporan KPI dari bawahan sehingga mendukung adanya struktur organisasi terhadap organisasi. 8. Target pengguna aplikasi Smart KPI saat ini adalah karyawan School of Computer Science Bina Nusantara. 9. Security tidak akan dibahas dalam skripsi ini karena skripsi ini diutamakan sebagai pembuktian konsep dari ide yang tercantum dalam latar belakang. 1.3 Tujuan dan manfaat Tujuan dan manfaat yang akan dicapai dalam pembangunan aplikasi Smart KPI adalah: Tujuan a. Mengembangkan dan merancang suatu sistem key performance indicator sebagai pengukuran kinerja yang efektif dan efisien pada suatu organisasi perusahaan. b. Menyediakan data yang valid sehingga membantu memantau penilaian kinerja setiap karyawan dalam pencapaian target. c. Membentuk relasi atau hubungan antara atasan dan bawahan dalam proses pengukuran kinerja menggunakan KPI sehingga membentuk struktur organisasi perusahaan Manfaat a Mendukung pengukuran kinerja dalam organisasi perusahaan yang lebih komprehensif. b Memberikan laporan kinerja karyawan untuk menentukan suatu tindakan terhadap keadaan tersebut. c Memberikan gambaran yang jelas bagi karyawan mengenai peran mereka dalam organisasi perusahaan.

5 1.4 Metode penelitian Dalam skripsi ini metode penelitian yang digunakan adalah Scrum berdasarkan Andrew Pham (2011) yang meliputi tahap-tahap sebagai berikut: Product backlog Pada tahap ini dilakukan analisis data untuk mendapatkan requirement serta untuk menentukan urutan prioritas dalam backlog. Analisis yang dilakukan adalah: 1. Studi literatur Landasan dasar dari teori untuk mengembangkan aplikasi dalam penulisan skripsi ini akan didapat dari buku, artikel dan jurnal. 2. Hasil penelitian atau produk sebelumnya Mencari beberapa jurnal dari penelitian sebelumnya dan aplikasi yang sejenis guna memperkuat tujuan pengembangan aplikasi dan memperoleh informasi dalam pengembangan aplikasi dalam hal fitur yang disediakan, fitur yang penting atau harus ada, keterbatasan aplikasi lain dari fitur yang ada, dan tampilan aplikasi yang disediakan. 3. Penyebaran kuesioner Dilakukan pengumpulan data dengan pengisian kuisioner yang akan digunakan dalam analisa kebutuhan user. 4. Wawancara Memberikan beberapa pertanyaan kepada IT expert untuk mendapatkan informasi secara langsung kebenaran dari permasalahan atau kebutuhan sehingga menghasilkan pemecahan masalah Sprint Pada tahap ini disusun perancangan aplikasi yang akan dibuat. Perancangan tersebut terbagi dalam beberapa langkah, yaitu: a. Sprint and Release Planning Pada tahap ini tim dan product owner mengidentifikasi semua fitur yang akan dibuat kemudian melakukan penjadwalan keseluruhan dari pembuatan program.

6 6 b. Actual Sprinting Work i. Daily Scrum Tim akan mengerjakan pembuatan program sesuai dengan waktu yang sudah dijadwalkan pada sprint and release planning. ii. Sprint Review Sprint review dilakukan pada akhir sprinting day. Dalam tahap ini yang dilakukan adalah: 1. Tim akan melakukan diskusi dengan product owner mengenai apa yang sudah dibuat dan apa yang belum 2. Tim melakukan demonstrasi aplikasi yang sudah dibuat lalu product owner memberikan feedback. 3. Tim akan mendapatkan update dari product owner mengenai perubahan aplikasi. iii. Sprint Retrospective Pada akhir sprinting day dan setelah sprint review selesai dilaksanakan, tim melakukan pertemuan untuk membahas adanya masalah saat kolaborasi pekerjaan yang bertujuan untuk memperbaiki kinerja dari tim scrum.

7 1.5 Sistematika penulisan Sistematika penulisan menjelaskan susunan penulisan skripsi yang dibuat secara teratur dan sistematik yang dibagi dalam beberapa bab. Sistematika penulisan disusun dengan urutan sebagai berikut: BAB 1 BAB 2 BAB 3 BAB 4 BAB 5 PENDAHULUAN Bab ini menjelaskan latar belakang pengembangan aplikasi serta perumusan masalah, ruang lingkup skripsi, tujuan dan manfaat penulisan skripsi, metodologi yang digunakan dalam penulisan skripsi dan sistematika penulisan skripsi. LANDASAN TEORI Bab ini menjelaskan tentang teori-teori yang digunakan sebagai dasar dalam penyusunan penulisan dan pengembangan aplikasi skripsi. Teori-teori tersebut diambil dari pelaksanaan studi literatur, analisis aplikasi sejenis dan pengumpulan data berupa hasil wawancara yang mendukung pengembangan aplikasi dan skripsi. ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM Bab ini menjelaskan struktur organisasi, pembagian tugas, tanggung jawab, wewenang dan hal lainnya yang berkaitan dengan perusahaan dan bagaimana prosedur yang sedang berjalan di perusahaan tersebut yang kemudian dikembangkan menjadi perancangan sistem aplikasi ke dalam beberapa model diagram. Membahas juga mengenai permasalahan yang dihadapi beserta dengan alternatif pemecahan masalah tersebut. IMPLEMENTASI DAN EVALUASI Bab ini menjelaskan spesifikasi sistem yang akan dibuat, prosedur dan langkah-langkah operasional, pengimplementasian aplikasi yang telah dikembangkan kepada user dan evaluasi hasil percobaan terhadap aplikasi melalui kuesioner evaluasi dan wawancara. SIMPULAN DAN SARAN Bab ini menjelaskan kesimpulan dari pengembangan aplikasi yang dapat menjawab masalah penelitian dan saran untuk implikasi dan usulan pengembangan aplikasi. 7

8 8