Melaksanakan rapat yang lebih efektif dengan Skype for Business. Presentasi Pelatihan Microsoft Corporation

Transkripsi

1 Melaksanakan rapat yang lebih efektif dengan Skype for Business Presentasi Pelatihan Microsoft Corporation

2 Menemukan dan menambahkan orang ke daftar kontak Anda Memeriksa status kehadiran dan mengirimkan IM Memulai rapat ad hoc Skype for Business Menjadwalkan rapat Skype for Business Bergabung dalam rapat Skype for Business Bergabung dalam rapat Skype dari perangkat seluler Anda. Berbagi layar Anda Mengunggah dan berbagi presentasi PowerPoint Menggunakan video dalam rapat Anda Menggunakan OneNote untuk membuat dan berbagi catatan rapat Merekam rapat Anda Mengelola peserta rapat Sumber daya tambahan

3 Anda bisa menambahkan semua orang dari perusahaan Anda dan dua tipe kontak eksternal: Pengguna Skype for Business di perusahaan atau organisasi lain - Administrator di perusahaan Anda dan perusahaan orang lain harus membolehkan komunikasi eksternal. Pengguna Skype - Anda harus masuk ke Skype dengan akun Microsoft, seperti someone@outlook.com atau anotherone@hotmail.com.

4 Menambahkan kontak yang ada di organisasi Anda Video: Menambahkan kontak ke Skype for Business

5 Menambahkan kontak di luar organisasi Anda

6 Kurang formal dibandingkan dan lebih cepat dari panggilan telepon, kecepatan dan kemudahan penggunaan IM Skype for Business IM sukar ditandingi.

7 Video: Kehadiran & IM di Skype for Business

8

9 Segera bertemu untuk mendiskusikan subjek tanpa harus menjadwalkan rapat di Outlook.

10

11

12 Bertemu dan berkolaborasi dengan kolega Anda, di mana pun mereka berada. Anda bisa menyiapkan rapat Skype for Business di Outlook atau Outlook Web App, serupa dengan cara Anda menjadwalkan rapat biasa.

13 Video: Menjadwalkan rapat Skype for Business

14 1. 2.

15 Siapa yang langsung masuk? Apa yang terjadi Direkomendasikan jika Hanya saya, penyelenggara rapat Orang-orang dari perusahaan saya yang saya undang Siapa pun dari organisasi saya Anda satu-satunya yang langsung masuk ke rapat. Yang lain harus menunggu hingga diperbolehkan masuk. Hanya orang-orang yang diundang yang langsung bergabung dalam rapat. Yang lain harus menunggu hingga diperbolehkan masuk. Siapa pun dari perusahaan Anda bisa langsung masuk ke rapat, meskipun tidak diundang. Rapat Anda adalah rapat dengan dengan tingkat keamanan tinggi dan informasi rahasia. Anda sedang membahas informasi rahasia, dan ingin memperbolehkan orang-orang tertentu saja untuk bergabung. Tidak ada peserta eksternal dan Anda tidak sedang membahas informasi rahasia. Opsi Lainnya Penelepon masuk menggunakan telepon - Orang-orang yang menghubungi dengan telepon langsung tersambung. Umumkan saat orang-orang masuk atau meninggalkan rapat - Orang-orang bisa mendengar atau melihat nama orang-orang yang datang dan pergi. Siapa pun (tanpa pembatasan) Siapa pun yang memiliki akses ke link rapat langsung masuk ke rapat. Anda mengundang peserta dari luar dan Anda tidak sedang membahas informasi rahasia.

16 Siapa penyajinya? Apa yang terjadi Direkomendasikan jika Memilih penyaji Saat Anda memilih Orang yang saya pilih, pilih Pilih Hanya saya, penyelenggara rapat Orang yang saya pilih Siapa pun dari organisasi saya Siapa pun (tanpa pembatasan) Hanya Anda, sebagai penyelenggara rapat, yang akan memiliki izin penyaji. Anda dan orang-orang yang Anda pilih. Siapa pun dari perusahaan Anda bisa menjadi penyaji. Setiap orang yang Anda undang bisa menjadi penyaji. Gunakan jika peserta tidak harus berinteraksi dengan konten rapat. Anda bisa menunjuk penyaji lain selama rapat jika Anda berubah pikiran. Pilih opsi ini jika Anda ingin orangorang tertentu menjadi penyaji. Cocok untuk rapat biasa dengan rekan satu tim Anda, di mana semua peserta bisa berbagi dan mengubah konten. Gunakan jika ada peserta eksternal dan Anda ingin agar mereka menyajikan. Penyaji dan pindahkan dari sisi Peserta ke sisi Penyaji. Undangan eksternal dan daftar distribusi tidak bisa ditambahkan sebagai penyaji dengan opsi ini, tapi Anda bisa memberikan izin penyaji kepada individu saat Anda berada dalam rapat. Anda bisa menambahkan atau menghapus peserta sebagai penyaji setelah mereka berada dalam rapat. Membatasi partisipasi Jika Anda sedang menyiapkan acara besar atau ingin menghilangkan gangguan, Anda bisa mematikan suara semua peserta atau mencegah mereka menggunakan webcam mereka. Pengaturan ini hanya berlaku untuk peserta. Penyaji selalu bisa berbagi audio dan video dalam rapat.

17

18 Anda bisa bergabung dalam rapat Skype for Business dari mana saja selama Anda bisa mengakses internet. Opsi terbaik adalah menggunakan klien Skype for Business klien jika Anda telah menginstalnya. Jika tidak, Anda bisa menggunakan Skype for Business Web App atau cukup menelepon ke rapat dari telepon.

19 Mengatur dan uji audio Skype for Business

20 Video: Bergabung dalam rapat menggunakan Skype for Business

21

22 Jika Anda sedang dalam perjalanan, gunakan aplikasi Skype for Business untuk bergabung dalam rapat dari ponsel atau tablet Anda, seperti ponsel Android atau Apple ipad.

23 Lync 2013 untuk iphone di sini

24 Lync 2013 untuk ipad di sini

25 Aplikasi Lync di sini

26 Aplikasi Lync di sini

27 Jika Anda adalah penyaji, Anda bisa memperlihatkan seluruh desktop Anda atau hanya program yang dipilih kepada setiap orang dalam rapat Skype for Business.

28 Video: Berbagi desktop atau program Anda

29 Selama rapat, Anda dapat membuka presentasi Anda di komputer dan berbagi layar Anda. Tapi jika Anda mengunggah presentasi Anda dalam rapat Skype for Business, Anda bisa membuat anotasi slide, membaca catatan penyaji, beralih penyaji, memungkinkan orang lain menampilkan slide secara pribadi, atau meminta orang lain mengambil alih sebagai penyaji untuk membantu Anda selama rapat. Anda bahkan bisa membuat agar slide tersedia untuk diunduh oleh semua peserta sehingga mereka bisa meninjaunya setelah rapat.

30 1. Pilih Presentasi (monitor), kemudian pilih PowerPointdan unggah file yang Anda inginkan. 2. Untuk melanjutkan ke slide berikutnya,gunakan panah di bagian bawah rapat, atau tombol panah pada keyboard Anda. 3. Pilih Catatan untuk melihat catatan penyaji (hanya terlihat oleh Anda). 4. Jika sebuah slide berisi video, kontrol video muncul. Audio diputar untuk peserta secara otomatis. 5. Gunakan alat anotasi untuk menggambar, memberi stempel, menyoroti, dan seterusnya.

31 Mengubah izin bagi peserta untuk membuat anotasi, menampilkan secara pribadi, atau mengunduh. 1. Pilih Opsi Lainnya ( ) > Opsi Rapat Skype. 2. Pilih izin pada anotasi dan tampilkan opsi: Siapa yang bisa membuat anotasi presentasi PowerPoint Siapa yang bisa melihat konten secara pribadi 3. Pilih Presentasi (monitor), lalu pilih Kelola Konten Yang Dapat Disajikan. Pilih sebuah opsi dari menu Izin. Pilih Lainnya untuk melakukan tindakan lain, seperti Mengganti Nama, Mengirim ke OneNote, atau Menyimpan.

32 Berikut ini adalah salah satu fitur hebat Skype for Business: memungkinkan audiens melihat Anda.

33 1. Pilih ikon kamera untuk melihat pratinjau dari apa yang akan dilihat oleh orang-orang. Setelah Anda siap, pilih tombol Mulai Video Saya. 2. Untuk melihat jendela video di luar rapat, pilih Munculkan daerah orang. 3. Untuk mengakhiri video, klik ikon kamera lagi. Anda mungkin melihat opsi ini: Berhenti Berbagi Video Saya mengakhiri video Anda, tetapi Anda masih bisa melihat video peserta lainnya. Tinggalkan video mengakhiri semua video untuk Anda, namun Anda tetap bisa mendengar audio. Lihat slide berikutnya untuk mempelajari tentang kontrol video.

34 Pilih ikon Pilih Tata Letak, lalu pilih opsi, seperti Tampilan Galeri, Tampilan Speaker, atau Tampilan Presentasi. Untuk mengelola peserta, klik kanan video atau foto mereka untuk Mematikan Suara, Menyalakan Suara, atau Menghapus dari rapat. Anda juga bisa menyematkan atau melepas semat video peserta. Ini menonaktifkan video/foto semua orang kecuali untuk orang yang disorot. Sematkan ke Galeri membuat peserta tetap terlihat di Tampilan Galeri hingga dilepaskan sematnya.

35 Skype for Business memungkinkan Anda membuat catatan pribadi atau menambahkan catatan bersama yang bisa Anda edit bersama-sama dengan peserta di OneNote. Bila diberi izin, setiap orang bisa mengakses dan mengubah catatan dalam lokasi bersama. Lihat Membuat buku catatan di OneDrive untuk menyiapkan dan berbagi buku catatan.

36 Arahkan ke ikon presentasi dan pilih Catatan Saya atau Catatan Bersama. Pilih Catatan Saya untuk membuat catatan secara privat di komputer Anda. Pilih Catatan Bersama lalu pilih bagian di pemilih catatan, yang menunjukkan buku catatan yang telah dibuka sebelumnya di komputer Anda. Memilih sebuah bagian dan bukan halaman memungkinkan Anda membuat halaman kosong di bagian itu. Anda juga bisa mencari halaman dalam kotak Pencarian yang tersedia. Untuk Catatan Bersama, halaman yang Anda pilih ditambatkan di desktop Anda dan peserta menerima pemberitahuan dalam rapat mengenai buku catatan tersebut. Kemudian Peserta bisa membuka catatan tersebut di komputer lokal mereka dan menyumbangkan informasi jika mereka memiliki izin pada buku catatan.

37 Perekaman Skype for Business merekam audio, video, pesan instan (IM), berbagi aplikasi, PowerPoint, dan aktivitas papan tulis.

38 1. Pilih Opsi lainnya ( ) > Mulai Perekaman. 2. Gunakan kontrol di bagian bawah rapat untuk menjeda, melanjutkan, atau menghentikan perekaman. 3. Skype for Business secara otomatis menyimpan rekaman dalam format yang bisa diputar di Windows Media Player. 4. Pilih Kelola Rekaman di menu Opsi Lainnya untuk memutar, mengganti nama, atau menghapus rekaman. 5. Anda juga bisa memilih Telusuri untuk masuk ke lokasi sebuah rekaman dan membuat salinan file itu untuk diposting di lokasi bersama agar dapat ditampilkan oleh orang lain.

39 Anda bisa menggunakan alat rapat untuk mengelola dan berkolaborasi dengan peserta Anda.

40 Mengelola peserta rapat Pilih Orang untuk membuka panel Peserta jika panel itu tidak terbuka secara default. Lalu pilih tombol Tindakan Peserta. Pilih menu Tindakan, lalu pilih sebuah opsi: Matikan Suara Peserta untuk menghilangkan suara latar belakang. Tanpa IM Rapat untuk memblokir obrolan. Tanpa Video Peserta untuk memblokir video (Penyaji masih bisa menggunakannya). Sembunyikan Nama untuk menyembunyikan nama pada gambar. Setiap Orang adalah Peserta jika ada terlalu banyak penyaji. Undang melalui untuk mengirim undangan kepada peserta tambahan. Di panel Peserta, klik kanan nama orang tersebut dan gunakan opsi untuk mematikan suara, menyalakan suara, menjadikannya penyaji/peserta, atau menghapusnya dari rapat.

41 Kunjungi halaman Skype for Business Unduh Panduan Mulai Cepat. Beberapa panduan Skype for Business sepanjang 4 halaman penuh warna yang bisa ditampilkan (dalam PDF dan PowerPoint) dan dicetak. Hubungi dukungan Office 365 untuk bisnis Coba atau beli Skype for Business

42