Panduan Sistem SAMS Aktiviti Disediakan oleh: Pasukan UIS 2016

Transkripsi

1 1. Login ke Portal UUM dengan alamat url berikut menggunakan UUM Single Sign On seperti rajah 1. Rajah 1 2. Skrin seperti rajah 2 akan dipaparkan. Klik pada tab Activity. Rajah 2 1

2 3. Di bawah Student Development, pilih menu Almanac seperti Rajah 3 untuk masukkan almanak bagi setiap badan pelajar. Rajah 3 4. Pilih BADAN PELAJAR daripada menu drop down dan klik butang Hantar seperti rajah 4. Rajah 4 5. Skrin SENARAI ALMANAK akan dipaparkan. Sekiranya belum ada permohonan almanak, sistem akan memaparkan Tiada Rekod Aktiviti Almanak seperti rajah 5. Klik pada butang Permohonan Baru untuk input permohonan almanak. Rajah 5 2

3 6. Skrin DAFTAR ALMANAK akan dipaparkan seperti Rajah 6. Masukkan semua maklumat almanak dan klik butang Simpan. Permohonan akan dihantar kepada penasihat untuk kelulusan. Pelajar dan penasihat akan mendapat emel makluman setiap kali permohonan dibuat. Rajah 6 7. Mesej seperti rajah 7 akan dipaparkan. Klik butang YES untuk hantar permohonan atau klik butang NO untuk batal. 3

4 Rajah 7 8. Skrin KEMASKINI ALMANAK seperti rajah 8 akan dipaparkan selepas pengguna klik butang YES. Pengguna dibenarkan untuk kemaskini almanak selagi status permohonan BELUM PROSES. Rajah 8 9. Klik pada ikon untuk lihat maklumat almanak yang telah diinput dan skrin ALMANAK DETAILS seperti rajah 9 akan dipaparkan. Rajah 9 4

5 10. Klik pada ikon untuk kemaskini maklumat permohonan almanak. Klik pada butang Kemaskini untuk kemaskini maklumat almanak seperti rajah 10. Rajah Senarai almanak yang telah dipohon akan dipaparkan di skrin SENARAI ALMANAK. Status permohonan almanak boleh disemak di ruang STATUS seperti rajah 11. Bagi almanak yang belum diproses, status yang akan dipaparkan ialah BELUM PROSES. Rajah Bagi almanak yang telah disemak dan mendapat kelulusan Penasihat Badan Pelajar, status yang dipaparkan ialah LULUS. Butang Mohon Aktiviti hanya akan dipaparkan apabila almanak telah diluluskan oleh Penasihat Badan Pelajar seperti rajah 12. Pelajar boleh memohon aktiviti dengan menekan butang tersebut. Rajah 12 5

6 13. Bagi program aktiviti yang telah dipohon, tiada lagi butang Mohon Aktiviti di skrin SENARAI ALMANAK seperti contoh di rajah 13. Rajah Klik pada menu Senarai Mendapat Kelulusan seperti Rajah 14 untuk lihat senarai almanak yang belum dapat kelulusan. Klik ikon maklumat almanak akan dipaparkan. untuk papar maklumat permohonan dan skrin Rajah Klik pada Kalendar untuk lihat kalendar almanak yang diluluskan seperti rajah 15. Tanda pada Semua Badan pelajar untuk papar almanak bagi semua badan pelajar. 6

7 Rajah Untuk buat permohonan aktiviti, terdapat 2 kaedah. Kaedah pertama, pengguna boleh Klik pada menu Club Activity seperti rajah 16. Rajah Skrin SENARAI AKTIVITI PROJEK seperti rajah 17 akan dipaparkan. Sekiranya belum ada permohonan aktiviti, sistem akan memaparkan Tiada Rekod Aktiviti Pelajar. Untuk buat permohonan baru, klik pada butang Permohonan Baru. Rajah Pengguna perlu memilih Badan Pelajar dan Tajuk aktiviti daripada menu drop down. Tajuk aktiviti adalah tajuk aktiviti almanak yang telah diluluskan sahaja akan disenaraikan dalam menu tersebut. Masukkan maklumat permohonan kertas kerja seperti Tujuan, Latar Belakang, Matlamat, Aturcara Program dan AJK Pelaksana. Klik butang Simpan untuk simpan maklumat yang dimasukkan seperti rajah 18. 7

8 Rajah Kaedah yang kedua, pengguna juga boleh membuat permohonan aktiviti melalui skrin SENARAI ALMANAK apabila permohonan almanak diluluskan. Pengguna hanya perlu klik butang Mohon Aktiviti pada senarai almanak yang diluluskan seperti rajah 19. Rajah Skrin permohonan aktiviti seperti rajah 20 akan dipaparkan. Pengguna tidak perlu memilih badan pelajar dan tajuk aktiviti. Masukkan maklumat permohonan kertas kerja seperti Tujuan, Latar Belakang, Matlamat, Aturcara Program dan AJK Pelaksana. Klik butang Simpan untuk simpan maklumat yang dimasukkan. 8

9 Rajah Klik pada butang Tambah untuk input aturcara program. Skrin input MAKLUMAT ATURCARA PROGRAM akan dipaparkan seperti rajah 21. Masukkan Tarikh, Masa Mula, Masa Tamat, dan Program. Klik butang Simpan untuk simpan maklumat aturcara program atau klik butang Batal untuk batal maklumat yang dimasukkan. Rajah Klik butang Tambah untuk input Jawatankuasa Pelaksana program. Skrin MAKLUMAT JAWATANKUASA PELAKSANA akan dipaparkan seperti rajah 22. Masukkan Matrik, Nama pelajar akan dipaparkan. Pilih Jawatan daripada menu drop down. Masukkan nombor Telefon dan klik butang Simpan untuk simpan maklumat Jawatankuasa pelaksana atau klik butang Batal untuk batal maklumat yang dimasukkan. 9

10 Rajah Klik butang Simpan di bahagian bawah skrin PERMOHONAN KERTAS KERJA dan skrin PERMOHONAN KELULUSAN PROJEK seperti rajah 23 akan dipaparkan. No. Telefon Bimbit pengarah projek boleh dikemaskini. Masukkan nama Pegawai Pengiring, No. Telefon dan pilih Kategori Projek daripada menu drop down. Klik butang Simpan. Rajah Skrin PERMOHONAN TEMPAHAN akan dipaparkan seperti rajah 24. Klik pada permohonan tempahan yang dikehendaki iaitu Kenderaan atau Penginapan Dalam Kampus atau Kemudahan Sukan. 10

11 Rajah Sekiranya klik pada tempahan Kenderaan, skrin Tempahan Kenderaan seperti rajah 25 akan dipaparkan. Rajah Klik pada butang seperti rajah 26 untuk tambah maklumat baru. Rajah Skrin TAMBAH MAKLUMAT PERJALANAN seperti rajah 27 akan dipaparkan. Masukkan semua maklumat yang diperlukan. Semua kolum adalah wajib diisi dan klik pada butang Submit. Mesej akan dipaparkan sekiranya terdapat kolum yang belum diisi. 11

12 Rajah Maklumat tempahan kenderaan akan dipaparkan seperti rajah 28. Klik butang tambah untuk tambah lagi jenis kenderaan yang diperlukan. Maklumat tempahan ini tidak akan dihantar ke Pendaftar/SAC sehingga permohonan projek ini telah mendapat kelulusan. Rajah 28 12

13 Pelajar akan mendapat status seperti berikut: Keterangan Belum Diluluskan Projek Belum Diluluskan Oleh Pendaftar. Belum Diluluskan Oleh SAC. Diluluskan Tempahan Dihantar ke Jabatan Pendaftar oleh SAC Tidak Diluluskan (SAC/PEND) Situasi Apabila permohonan projek pelajar belum diluluskan Apabila permohonan projek telah diluluskan, dihantar ke Jabatan Pendaftar untuk permohonan kenderaan (BAS) untuk aktiviti LUAR. Apabila permohonan projek telah diluluskan, dihantar ke SAC untuk permohonan kenderaan (BAS) untuk aktiviti DALAM, dan kenderaan jenis LORI/VAN/KERETA. Apabila SAC/Pendaftar telah membuat kelulusan. Apabila SAC membuat keputusan untuk hantar maklumat tempahan ke Pendaftar Apabila pihak SAC/ Pendaftar tidak meluluskan tempahan 29. Sekiranya klik pada tempahan Penginapan Dalam Kampus, skrin Tempahan Penginapan Dalam Kampus seperti rajah 29 akan dipaparkan. Rajah Pilih Jenis Penginapan, masukkan Kuantiti dan Bilangan Hari, Jumlah perbelanjaan akan dipaparkan seperti contoh di rajah 30. Klik butang Simpan. Rajah 30 13

14 31. Sekiranya klik pada Kemudahan Sukan, skrin Tempahan Kemudahan Sukan seperti rajah 31 akan dipaparkan. Rajah Pilih Jenis Kemudahan sukan, masukkan Kuantiti dan Bilangan Hari, Jumlah perbelanjaan akan dipaparkan seperti contoh di rajah 32. Klik butang Simpan. Rajah Klik butang Seterusnya di bahagian bawah skrin Tempahan Kemudahan mesej seperti rajah 33 akan dipaparkan. Mesej ini akan dipaparkan sekiranya terdapat perbelanjaan melebihi pendapatan. Klik OK dan skrin Permohonan Belanjawan Projek dipaparkan. Rajah Masukkan maklumat Pendapatan dan Perbelanjaan pada skrin PERMOHONAN BELANJAWAN PROJEK. Klik pada butang Tambah untuk tambah maklumat pendapatan seperti rajah 34. Rajah 34 14

15 35. Skrin MAKLUMAT PENDAPATAN akan dipaparkan seperti rajah 35. Pilih Jenis Pendapatan daripada menu drop down dan masukkan Amaun. Klik butang Simpan. Rajah Maklumat pendapatan akan dipaparkan seperti rajah 36. Klik ikon untuk kemaskini maklumat pendapatan atau klik ikon untuk buang maklumat pendapatan. Rajah Untuk kemaskini maklumat Perbelanjaan, klik pada butang Tambah. Skrin MAKLUMAT PERBELANJAAN seperti rajah 37 akan dipaparkan. Pilih Jenis Perbelanjaan daripada menu drop down, Harga/Perunit akan dipaparkan. Masukkan Kuantiti dan Amaun akan dipaparkan. Klik butang Simpan. Rajah Maklumat perbelanjaan akan dipaparkan seperti rajah 38. Klik ikon untuk kemaskini maklumat perbelanjaan atau klik ikon untuk buang maklumat perbelanjaan. Rajah 38 15

16 39. Jumlah pendapatan dan perbelanjaan akan dipaparkan setiap kali berlaku perubahan pada maklumat pendapatan dan perbelanjaan di bawah skrin PERMOHONAN BELANJAWAN PROJEK seperti rajah 39. Rajah Jumlah bajet keseluruhan program dan bilangan program yang telah dijalankan turut dipaparkan seperti rajah 40. Rajah Klik butang Seterusnya di bahagian bawah skrin PERMOHONAN BELANJAWAN PROJEK, Skrin MAKLUMAT PENCERAMAH dipaparkan seperti rajah 41. Klik butang Tambah untuk tambah maklumat penceramah. Rajah Skrin MAKLUMAT PENCERAMAH akan dipaparkan seperti rajah 42. Masukkan maklumat dan klik butang Simpan. 16

17 Rajah Klik butang Seterusnya di bahagian bawah skrin MAKLUMAT PENCERAMAH. Skrin PENGESAHAN maklumat projek dipaparkan. Klik butang Hantar untuk hantar permohonan projek seperti rajah 43. Rajah Mesej seperti rajah 44 akan dipaparkan. Klik butang YES sekiranya pasti untuk hantar permohonan atau klik butang NO untuk tidak hantar. 17

18 Rajah Mesej seperti rajah 45 akan dipaparkan selepas klik butang YES. Makluman permohonan projek telah dihantar kepada pegawai pelulus. Klik butang OK. Rajah Klik pada tab Menu Aktiviti untuk buat semakan status permohonan projek seperti rajah 46. Rajah Senarai aktiviti projek akan dipaparkan seperti rajah 47. Status kelulusan projek dipaparkan di bahagian STATUS. Klik pada status yang dipaparkan di kolum status untuk semak kelulusan. Rajah Skrin STATUS KELULUSAN dipaparkan seperti di rajah 48. Rajah Klik pada ikon di kolum LIHAT untuk papar maklumat permohonan projek seperti rajah

19 Rajah Klik pada ikon untuk cetak pada kolum CETAK seperti rajah 50. Rajah MENU CETAK akan dipaparkan seperti rajah 51. Rajah Kertas Kerja, Aturcara Projek dan Jawatankuasa Projek boleh dicetak selepas permohonan dihantar tetapi untuk cetak selain daripada itu, kelulusan projek diperlukan. Mesej seperti rajah 52 akan dipaparkan. Rajah Klik pada ikon pada kolum LAPORAN untuk kemaskini laporan seperti rajah

20 Rajah Skrin untuk input laporan projek akan dipaparkan seperti rajah 54. Status Laporan yang dipaparkan ialah Belum Hantar. Antara maklumat yang perlu dimasukkan ialah Aktiviti Yang Dijalankan, Masalah Yang Dihadapi dan Cadangan. Rajah Untuk tambah Ahli Jawatankuasa Pelaksana, klik pada butang Tambah pada bahagian Ahli Jawatankuasa Pelaksana, untuk kemaskini klik ikon dan untuk buang klik ikon seperti rajah 55. Rajah Untuk tambah peserta klik butang Tambah pada kolum Peserta Kursus/ Aktiviti seperti rajah

21 Rajah Maklumat pendapatan dan perbelanjaan selepas projek boleh dikemaskini di bahagian Amaun Sebenar. Klik butang Tambah untuk tambah maklumat pendapatan atau perbelanjaan atau klik butang Kemaskini untuk kemaskini maklumat tersebut seperti rajah 57. Rajah Gambar kumpulan dan aktiviti pelajar perlu dimuat naik dalam laporan projek. Klik Choose File seperti rajah 58 untuk pilih lokasi gambar dan tekan butang open. Rajah 58 21

22 59. Klik butang Simpan untuk simpan maklumat yang dimasukkan. Mesej seperti rajah 59 akan dipaparkan. Klik OK. Rajah Klik butang Hantar untuk hantar laporan, mesej seperti rajah 60 akan dipaparkan. Klik OK. Rajah Mesej seperti rajah 61 akan dipaparkan. Laporan projek telah berjaya dihantar untuk disemak. Rajah Klik OK dan Status Laporan projek bertukar kepada Telah Hantar seperti rajah 62. Rajah 62 22

23 63. Pelajar akan mendapat emel makluman selepas pengesahan dibuat oleh Penasihat, seperti rajah 63. Klik pada link dalam emel untuk cetak laporan. Laporan yang dicetak perlu dihantar ke Jabatan Hal Ehwal Pelajar/ Kolej Akademik bersama dengan resit asal untuk tujuan tuntutan. Rajah Laporan juga boleh dicetak daripada skrin SENARAI AKTIVITI PROJEK, klik pada ikon di kolum LAPORAN, laporan seperti rajah 64 dipaparkan. Laporan yang berstatus Laporan Lengkap sahaja yang akan paparkan butang Cetak. Klik pada butang Cetak untuk cetak laporan projek. Rajah Laporan projek dalam format.pdf akan dipaparkan seperti rajah 65. Pelajar perlu cetak laporan dan hantar bersama dokumen sokongan ke Jabatan Hal Ehwal Pelajar atau Kolej Akademik. Status projek akan bertukar kepada Projek Tamat apabila laporan lengkap telah diterima dan disemak di Jabatan Hal Ehwal Pelajar atau Kolej Akademik. Rajah 65 23