MANUAL PENGGUNA SISTEM MYEDMS MODUL BINA, IMBAS & MUAT NAIK DOKUMEN

Transkripsi

1 MANUAL PENGGUNA SISTEM MYEDMS MODUL BINA, IMBAS & MUAT NAIK DOKUMEN

2 MENU PENGGUNA Bil Muka Modul Keterangan. Surat 1. - Carta Alir Imbas/Muat Naik Dokumen Carta Alir Bina Surat Keluar Carta Alir Bina Dokumen (Selain Surat Keluar) Carta Alir Tindakan pegawai yang menerima Surat Masuk 5 yang diimbas di JTM (oleh Unit Pengimbasan Dokumen) 5. Imbas Imbas Dokumen Dokumen Cara kerja daftar & hantar dokumen untuk tindakan Muat Naik Muat Naik Dokumen Dokumen Cara kerja daftar & hantar dokumen untuk tindakan Bina Bina Surat Keluar Dokumen Cara kerja daftar & hantar dokumen untuk tindakan Bina Bina Dokumen (Selain Surat Keluar) Dokumen 9. Bina/ Imbas/ Muat Naik Dokumen 10. Bina/ Imbas/ Muat Naik Dokumen Cara kerja daftar & hantar dokumen untuk tindakan Cara kerja selepas selesai semua tindakan Cara kerja dokumen yang dikembalikan/tidak diluluskan Cara kerja bagi pegawai yang menerima Surat Masuk yang diimbas di JTM (oleh Unit Pengimbasan Dokumen) Nota: Pengguna perlu menggunakan browser Internet Explorer versi 9 dan ke atas untuk mendapatkan paparan terbaik. Jabatan Teknologi Maklumat Muka Surat 1

3 Carta Alir Imbas/Muat Naik Dokumen Mula Isi maklumat dokumen Simpan maklumat dokumen Imbas/Muat naik dokumen Tidak Imbas/Muat naik berjaya? Ya Simpan dokumen Tambah dokumen? Ya Tidak Pergi ke skrin maklumat tindakan Isi tindakan sebagai simpanan Tidak Ya Perlu tindakan daripada pegawai? Isi maklumat pegawai & tindakan Tambah pegawai & tindakan? Ya Tidak Hantar Tindakan Tamat Jabatan Teknologi Maklumat Muka Surat 2

4 Carta Alir Bina Surat Keluar Mula Isi maklumat mengenai surat Simpan maklumat Lihat surat mengikut template yang dipilih & kemaskini surat Simpan Isi tindakan sebagai simpanan Tidak Ya Perlu tindakan daripada pegawai? Isi maklumat pegawai & tindakan Tambah pegawai & tindakan? Ya Tidak Hantar Tindakan Tamat Jabatan Teknologi Maklumat Muka Surat 3

5 Carta Alir Bina Dokumen (Selain Surat Keluar) Mula Isi maklumat dokumen Simpan maklumat dokumen Isi tindakan sebagai simpanan Tidak Ya Perlu tindakan daripada pegawai? Isi maklumat pegawai & tindakan Tambah pegawai & tindakan lain? Ya Tidak Hantar Tindakan Tamat Jabatan Teknologi Maklumat Muka Surat 4

6 Carta Alir Tindakan pegawai yang menerima Surat Masuk yang diimbas di JTM (oleh Unit Pengimbasan Dokumen) Mula Paparan notifikasi Pilih tindakan daripada senarai notifikasi Pilih dokumen daripada senarai yang perlu diambil tindakan Semak dokumen Terima dokumen? Ya Dokumen diterima & akan dihantar tindakan Skrin Imbas Surat Masuk Tidak Dokumen dipulangkan. Notifikasi kepada pemilik dokumen. Lengkapkan maklumat dokumen Simpan maklumat dokumen Perlu tindakan daripada pegawai? Ya Tidak Isi tindakan sebagai simpanan Isi maklumat pegawai & tindakan Tambah pegawai & tindakan lain? Tidak Ya Hantar Tindakan Tamat Jabatan Teknologi Maklumat Muka Surat 5

7 IMBAS DOKUMEN Modul ini digunakan bagi mendaftar dan mengimbas dokumen baru sekiranya penguna mempunyai salinan hardcopy dokumen tersebut. Cara kerja daftar & hantar dokumen untuk tindakan (contoh: Imbas Surat Masuk) 1. Login ke Klik eservis modul > MyEDMS (capaian Umum) > Imbas Dokumen Jabatan Teknologi Maklumat Muka Surat 6

8 2. Isikan maklumat dokumen yang ingin didaftarkan. Item Keterangan Kod Tidak perlu diisi No. Rujukan Penghantar No. rujukan yang terdapat pada surat No. Rujukan Dalaman Bagi no. rujukan dalaman, pendaftar hanya perlu menaip sebahagian nama (minimum 4 huruf) dan senarai no. rujukan akan dipaparkan atau pendaftar boleh menggunakan butang cari untuk mencari no. rujukan. Tajuk Tajuk surat Pendaftar Nama pendaftar (staf PPUM). Hanya perlu menaip sebahagian nama (minimum 4 huruf) dan nama-nama akan disenaraikan untuk dipilih atau pendaftar boleh menggunakan butang cari untuk mencari nama. Tarikh Surat Tarikh yang tercatat pada surat Tarikh Terima Tarikh penerimaan surat Daripada Agensi yang menghantar surat. Hanya perlu menaip sebahagian nama (minimum 4 huruf) dan senarai nama akan dipaparkan untuk dipilih atau pendaftar boleh menggunakan butang cari untuk mencari agensi. Pendaftar dibenarkan memasukkan nama selain daripada dalam senarai. Jabatan Jabatan pendaftar. Hanya perlu menaip sebahagian nama jabatan (minimum 4 huruf) dan senarai nama jabatan akan dipaparkan untuk dipilih atau pendaftar boleh menggunakan butang cari untuk mencari. Jabatan Teknologi Maklumat Muka Surat 7

9 3. Selepas maklumat disimpan, sistem akan memaparkan page untuk mengimbas. Skrin imbas akan mengenalpasti scanner yang disambungkan ke komputer pendaftar.klik butang Acquire. Jabatan Teknologi Maklumat Muka Surat 8

10 4. Skrin baru akan dipaparkan dan pendaftar boleh mengubah settings seperti scan type, paper size dan image mode. Selepas selesai, klik butang scan. Setting resolution yang disyorkan adalah 150x150 dpi. 5. Paparan dibawah menunjukkan proses mengimbas sedang berjalan. Jabatan Teknologi Maklumat Muka Surat 9

11 6. Setelah proses imbas selesai, paparan dibawah akan dipaparkan. Pendaftar boleh menukar susunan dokumen dan memadam dokumen di bahagian Thumbnail atau di bahagian tab Arrange. 7. Pendaftar perlu menukar kepada tab Edit/Upload bagi memuat naik dokumen yang telah diimbas. Nama fail yang diimbas telah disetkan sebagai tarikhmasa_nombordokumen.pdf tetapi tetapan ini boleh diubah. Klik butang Upload bagi memuat naik dokumen tersebut. Jabatan Teknologi Maklumat Muka Surat 10

12 8. Paparan dibawah menunjukkan dokumen tersebut berjaya disimpan. Seterusnya, sistem akan memaparkan page tab Kawalan Tindakan untuk menghantar tindakan kepada pegawai. Pendaftar boleh pergi ke tab Imbas Dokumen sekiranya ingin mengimbas semula ataupun pendaftar boleh pergi ke tab Maklumat Dokumen sekiranya menambah catatan pada dokumen yang diimbas. Jabatan Teknologi Maklumat Muka Surat 11

13 9. Jika pendaftar ingin menambah catatan pada dokumen yang diimbas sila klik tambah catatan. Page di bawah akan dipaparkan apabila pendaftar menekan Tambah Catatan dibahagian senarai fail yang diimbas. Jabatan Teknologi Maklumat Muka Surat 12

14 10. Selepas itu, pendaftar perlu menekan tab Kawalan Tindakan untuk menghantar tindakan kepada pegawai. Di page ini akan dipaparkan maklumat dokumen berserta dengan senarai dokumen yang telah dimuat naik. Sekiranya pendaftar ingin memuat naik dokumen lain, pendaftar perlu pergi ke tab Maklumat Dokumen. Dibahagian Maklumat Kawalan Tindakan, pendaftar boleh memilih untuk menghantar melalui emel ataupun portal. Dokumen yang dihantar melalui emel adalah sebagai makluman sahaja. Sekiranya pendaftar memilih emel: Pendaftar perlu memilih pilihan penghantaran, kumpulan emel dan mengisi alamat emel. Jika kumpulan emel Ketua Jabatan dan Emel Bekumpulan, alamat emel akan diisi secara automatik. Setelah selesai menyimpan dan tiada kawalan tindakan lain yang ingin diisi, pendaftar perlu klik Hantar. Jabatan Teknologi Maklumat Muka Surat 13

15 Sekiranya pendaftar memilih portal: Pendaftar perlu memilih tujuan, kepada dan catatan untuk pegawai sekiranya ada. Ruangan Memerlukan Turutan Tindakan untuk hanya perlu dipilih sekiranya pilihan kepada adalah staf. Ia bertujuan untuk menentukan penghantaran tindakan kepada pegawai sama ada perlu mengikut turutan atau tidak. Contoh: tindakan sokongan perlu disokong dahulu sebelum pegawai yang membuat kelulusan dapat mengambil tindakan Setelah selesai menyimpan dan tiada kawalan tindakan lain yang ingin diisi, pendaftar perlu klik Hantar. 11. Sekiranya tiada tindakan yang perlu dilakukan, sila pilih tujuan simpanan. Jabatan Teknologi Maklumat Muka Surat 14

16 12. Pendaftar boleh menambah bilangan pegawai yang perlu mengambil tindakan menggunakan langkah yang sama seperti di atas. Pendaftar juga boleh menyusun, mengemaskini dan memadam maklumat pengguna. 13. Selepas selesai mengisi maklumat tindakan, pendaftar perlu menghantar maklumat tersebut dengan menekan butang Hantar. Pendaftar boleh mengemaskini atau memadam maklumat pengguna yang telah disimpan. Jabatan Teknologi Maklumat Muka Surat 15

17 MUAT NAIK DOKUMEN Modul ini digunakan bagi mendaftar dan memuat naik dokumen baru sekiranya penguna mempunyai salinan softcopy dokumen tersebut. Cara kerja daftar & hantar dokumen untuk tindakan (contoh: Muat Naik Surat Masuk) 1. Login ke Klik eservis modul > MyEDMS (capaian Umum) > Muat Naik Dokumen. Jabatan Teknologi Maklumat Muka Surat 16

18 2. Isikan maklumat dokumen yang ingin didaftarkan. Item Keterangan Kod Tidak perlu diisi No. Rujukan Penghantar No. rujukan yang terdapat pada surat No. Rujukan Dalaman Bagi no. Rujukan dalaman, pendaftar hanya perlu menaip sebahagian nama (minimum 4 huruf) dan senarai no. rujukan akan dipaparkan atau pendaftar boleh menggunakan butang cari untuk mencari no. rujukan. Tajuk Tajuk surat Pendaftar Nama pendaftar (staf PPUM). Hanya perlu menaip sebahagian nama (minimum 4 huruf) dan nama-nama akan disenaraikan untuk dipilih atau pendaftar boleh menggunakan butang cari untuk mencari. Tarikh Tarikh yang tercatat pada surat Tarikh Terima Tarikh penerimaan surat Daripada Agensi yang menghantar surat. Hanya perlu menaip sebahagian nama (minimum 4 huruf) dan senarai nama akan dipaparkan untuk dipilih atau pendaftar boleh menggunakan butang cari untuk mencari. Pendaftar dibenarkan memasukkan nama selain daripada dalam senarai. Jabatan Jabatan pendaftar. Hanya perlu menaip sebahagian nama jabatan (minimum 4 huruf) dan senarai nama jabatan akan dipaparkan untuk dipilih atau pendaftar boleh menggunakan butang cari untuk mencari. Jabatan Teknologi Maklumat Muka Surat 17

19 3. Selepas maklumat disimpan, pendaftar boleh memuat naik dokumen dengan mengisi bahagian muat naik fail dan menekan butang Hantar. 4. Seterusnya, sistem akan memaparkan page Kawalan Tindakan untuk menghantar tindakan kepada pegawai. Di page ini akan dipaparkan maklumat dokumen berserta dengan senarai dokumen yang telah dimuat naik. Sekiranya pendaftar ingin memuat naik dokumen lain, pendaftar perlu pergi ke tab Maklumat Dokumen. Dibahagian Maklumat Kawalan Tindakan, pendaftar boleh memilih untuk menghantar melalui emel ataupun portal. Dokumen yang dihantar melalui emel adalah sebagai makluman sahaja. Jabatan Teknologi Maklumat Muka Surat 18

20 Sekiranya pendaftar memilih emel: Pendaftar perlu memilih pilihan penghantaran, kumpulan emel dan mengisi alamat emel. Jika kumpulan emel Ketua Jabatan dan Emel Bekumpulan, alamat emel akan diisi secara automatik. Setelah selesai menyimpan dan tiada kawalan tindakan lain yang ingin diisi, pendaftar perlu klik Hantar. Sekiranya pendaftar memilih portal: Pendaftar perlu memilih tujuan, kepada dan catatan untuk pegawai sekiranya ada. Ruangan Memerlukan Turutan Tindakan untuk hanya perlu dipilih sekiranya pilihan kepada adalah staf. Ia bertujuan untuk menentukan penghantaran tindakan kepada pegawai sama ada perlu mengikut turutan atau tidak. Contoh: tindakan sokongan perlu disokong dahulu sebelum pegawai yang membuat kelulusan dapat mengambil tindakan Setelah selesai menyimpan dan tiada kawalan tindakan lain yang ingin diisi, pendaftar perlu klik Hantar. Jabatan Teknologi Maklumat Muka Surat 19

21 5. Sekiranya tiada tindakan yang perlu dilakukan, sila pilih tujuan simpanan. 6. Pendaftar boleh menambah bilangan pegawai yang perlu mengambil tindakan menggunakan langkah yang sama seperti di atas. Pendaftar juga boleh menyusun, mengemaskini dan memadam maklumat pengguna. 7. Selepas selesai mengisi maklumat tindakan, pendaftar perlu menghantar maklumat tersebut dengan menekan butang Hantar. Pendaftar boleh mengemaskini atau memadam maklumat pengguna yang telah disimpan. Jabatan Teknologi Maklumat Muka Surat 20

22 BINA DOKUMEN BINA SURAT KELUAR Cara kerja daftar & hantar dokumen untuk tindakan 1. Login ke Klik eservis modul > MyEDMS (capaian Umum) > Bina Dokumen > Bina Surat Keluar. Jabatan Teknologi Maklumat Muka Surat 21

23 2. Isikan maklumat surat yang ingin dibina. Ruangan 1 Ruangan 2 Item Kod No. Rujukan *wajib diisi dengan betul Tajuk Pendaftar Keterangan Tidak perlu diisi Bagi No. Rujukan, pendaftar hanya perlu menaip sebahagian nama (minimum 4 huruf) dan senarai no. rujukan akan dipaparkan atau pendaftar boleh menggunakan butang cari untuk mencari no. rujukan. Tajuk surat Nama pendaftar (staf PPUM). Hanya perlu menaip sebahagian nama (minimum 4 huruf) dan nama-nama akan disenaraikan untuk dipilih atau pendaftar boleh menggunakan butang cari untuk mencari. Jabatan Teknologi Maklumat Muka Surat 22

24 Tarikh Surat Kepada Nama Penerima Nama Jabatan Agensi Penerima Lain-lain Penerima Penerima Emel Berkumpulan Jenis Surat Kandungan Tarikh surat tersebut Senarai pilihan penerima yang perlu dipilih sama ada: Staf PPUM Staf tertentu yang berkhidmat di PPUM Jabatan PPUM Jabatan-jabatan di PPUM Agensi Luar Agensi Luar Lain-lain penerima Lain-lain penerima Emel berkumpulan Emel berkumpulan Akan dipaparkan sekiranya pilihan kepada adalah Staf PPUM. Nama penerima (staf PPUM). Hanya perlu menaip sebahagian nama (minimum 4 huruf) di ruangan pertama dan nama-nama akan disenaraikan untuk dipilih atau pendaftar boleh menggunakan butang cari untuk mencari dan selepas itu klik Tambah. Nama tersebut akan dipindahkan di ruangan kedua dan pendaftar boleh menambah lagi nama lain jika perlu dengan menggunakan kaedah yang sama. Akan dipaparkan sekiranya pilihan kepada adalah Jabatan PPUM. Hanya perlu menaip sebahagian nama (minimum 4 huruf) di ruangan pertama dan jabatan akan disenaraikan untuk dipilih atau pendaftar boleh menggunakan butang cari untuk mencari dan klik Tambah. Jabatan tersebut akan dipindahkan di ruangan kedua dan pendaftar boleh menambah lagi jabatan lain jika perlu dengan menggunakan kaedah yang sama. Akan dipaparkan sekiranya pilihan kepada adalah Agensi Luar. Hanya perlu menaip sebahagian nama (minimum 4 huruf) dan senarai nama akan dipaparkan untuk dipilih atau pendaftar boleh menggunakan butang cari untuk mencari. Pendaftar dibenarkan memasukkan nama selain daripada dalam senarai. Kemudian klik Tambah. Agensi tersebut akan dipindahkan di ruangan kedua dan pendaftar boleh menambah lagi agensi lain jika perlu dengan menggunakan kaedah yang sama. Akan dipaparkan sekiranya pilihan kepada adalah lain-lain Penerima. Isikan nama penerima dan klik Tambah. Nama tersebut akan dipindahkan di ruangan kedua dan pendaftar boleh menambah lagi nama lain jika perlu dengan menggunakan kaedah yang sama. Akan dipaparkan sekiranya pilihan kepada adalah Emel Berkumpulan. Pilih senarai emel berkumpulan yang telah disenaraikan dan klik Tambah. Emel Berkumpulan tersebut akan dipindahkan di ruangan kedua dan pendaftar boleh menambah lagi emel berkumpulan lain jika perlu dengan menggunakan kaedah yang sama. Pilihan template bagi header dan footer surat sama ada: Surat Rasmi Keluar Tanpa Header Surat Rasmi Keluar Dengan Header Surat Dalaman/Rasmi_BM Surat Dalaman/Rasmi_BI Surat Rasmi Keluar Dengan Header Pejabat Pengarah (BM) Surat Rasmi Keluar Dengan Header Pejabat Pengarah (BI) Isi kandungan surat yang ingin dibina. Hanya perlu mengisi kandungan surat selepas kata pendahuluan sehingga ucapan terima kasih. Dicadangkan memilih format formal dan font Arial. Jabatan Teknologi Maklumat Muka Surat 23

25 3. Selepas selesai mengisi, sila klik Lihat Dokumen untuk melihat surat telah dibina di dalam format jenis surat yang telah dipilih. Pendaftar boleh mengemaskini maklumatmaklumat yang ada dan klik Simpan. Jika penerima adalah agensi luar, pendaftar boleh mengemaskini alamat penerima. Pembuka.kata Tajuk. Kata pendahuluan. Kata penutup. Jabatan Teknologi Maklumat Muka Surat 24

26 4. Seterusnya, pendaftar akan dibawa ke paparan Kawalan Tindakan untuk menghantar tindakan kepada pegawai. Jabatan Teknologi Maklumat Muka Surat 25

27 5. Dibahagian Maklumat Kawalan Tindakan, sila isikan maklumat tujuan, catatan untuk pegawai jika perlu, kepada hendaklah dipilih staf dan perlu memasukkan nama staf (minimum 4 huruf) dan senarai staf untuk dipilih akan disenaraikan atau pendaftar boleh menggunakan butang cari untuk mencari. Jika terdapat lebih daripada satu tindakan yang ingin dimasukkan, dicadangkan turutan dipilih Y. Seterusnya klik Simpan. Bahagian nama pegawai dan jawatan pegawai akan diisi secara automatik jika tujuan tandatangan dipilih. Jika tujuan yang lain dipilih, pendaftar perlu mengemaskini bahagian ini secara manual. Dibahagian ini, pendaftar perlu memilih hantar melalui portal untuk menghantar tindakan kepada pegawai lain. Bagi tindakan tandatangan, turutan akan diletakkan default sebagai Y. Dokumen yang dihantar melalui emel adalah sebagai makluman sahaja. Jabatan Teknologi Maklumat Muka Surat 26

28 6. Jika tujuan yang dipilih adalah tandatangan, sistem akan mengisi secara automatik bahagian Nama Pegawai dan Jawatan Pegawai tetapi pendaftar masih boleh mengemaskini maklumat tersebut. Jika tujuan tindakan selain daripada itu, pendaftar perlu mengisi ruangan tersebut dan klik Kemaskini. Bahagian nama pegawai dan jawatan pegawai akan diisi secara automatik jika tujuan tandatangan dipilih. Jika tujuan yang lain dipilih, pendaftar perlu mengemaskini bahagian ini secara manual. Selepas tujuan tindakan pertama disimpan,bagi Surat Keluar ruangan Salinan Dokumen Kepada dan Dokumen Dihantar Melalui akan dipaparkan. Pendaftar boleh mengisi bahagian ini jika perlu. 7. Untuk mengisi ruang Dokumen Dihantar Melalui (pegawai), pendaftar hanya perlu menaip nama pegawai (minimum 4 huruf) yang mereka mahukan. Senarai nama akan dipaparkan. Pendaftar juga boleh menggunakan butang cari untuk mencari. Mereka perlu memilih dan menekan butang Simpan. Jabatan Teknologi Maklumat Muka Surat 27

29 8. Untuk mengisi ruang Salinan Dokumen Kepada, pendaftar hanya perlu menaip nama pegawai (minimum 4 huruf) yang mereka mahukan. Senarai nama akan dipaparkan. Pendaftar juga boleh menggunakan butang cari untuk mencari. Mereka perlu memilih dan menekan butang Simpan. 9. Pendaftar boleh menambah bilangan pegawai yang perlu mengambil tindakan menggunakan langkah yang sama seperti di atas. Pendaftar juga boleh menyusun, mengemaskini dan memadam maklumat pengguna. Jabatan Teknologi Maklumat Muka Surat 28

30 10. Selepas selesai mengisi maklumat tindakan, pendaftar perlu menghantar maklumat tersebut dengan menekan butang Hantar. Jabatan Teknologi Maklumat Muka Surat 29

31 BINA DOKUMEN SELAIN BINA SURAT KELUAR Cara kerja daftar & hantar dokumen untuk tindakan 1. Login ke Klik eservis modul > MyEDMS (capaian Umum) > Bina Dokumen. Jabatan Teknologi Maklumat Muka Surat 30

32 2. Isikan maklumat dokumen dan klik Simpan. Item Keterangan Kod Tidak perlu diisi No. Rujukan Bagi No. Rujukan, pendaftar hanya perlu menaip sebahagian nama (minimum 4 huruf) dan senarai no. rujukan akan dipaparkan atau pendaftar boleh menggunakan butang cari untuk mencari no. rujukan. Pendaftar Nama pendaftar (staf PPUM). Hanya perlu menaip sebahagian nama (minimum 4 huruf) dan nama-nama akan disenaraikan untuk dipilih atau pendaftar boleh menggunakan butang cari untuk mencari. Jenis Pekeliling Jenis pekeliling. Dikeluarkan oleh Senarai pilihan dikeluarkan oleh. Tarikh Pekeliling Tarikh yang tercatat pada dokumen. Bilangan Pekeliling Bilangan pekeliling dalam numeric format. Kandungan Isi kandungan dokumen tersebut. Jabatan Teknologi Maklumat Muka Surat 31

33 3. Selepas maklumat disimpan, sistem akan memaparkan page maklumat tindakan. Page ini bertujuan untuk menghantar tindakan kepada pegawai yang berkenaan. Sekiranya tiada tindakan diperlukan, sila pilih tujuan Simpanan. Untuk melihat atau menyembunyikan kandungan yang telah disimpan, pendaftar boleh menekan ikon expand/collapse. Pendaftar perlu mengisi bahagian ini dan klik Simpan. Maklumat yang telah disimpan akan dipaparkan di bahagian maklumat pengguna. Sekiranya pendaftar memilih emel: Pendaftar perlu memilih pilihan penghantaran, kumpulan emel dan mengisi alamat emel. Jika kumpulan emel Ketua Jabatan dan Emel Bekumpulan, alamat emel akan diisi secara automatik. Setelah selesai menyimpan dan tiada kawalan tindakan lain yang ingin diisi, pendaftar perlu klik Hantar. Jabatan Teknologi Maklumat Muka Surat 32

34 Sekiranya pendaftar memilih portal: Pendaftar perlu memilih tujuan, kepada dan catatan untuk pegawai sekiranya ada. Ruangan Memerlukan Turutan Tindakan untuk hanya perlu dipilih sekiranya pilihan kepada adalah staf. Ia bertujuan untuk menentukan penghantaran tindakan kepada pegawai sama ada perlu mengikut turutan atau tidak. Contoh: tindakan sokongan perlu disokong dahulu sebelum pegawai yang membuat kelulusan dapat mengambil tindakan Setelah selesai menyimpan dan tiada kawalan tindakan lain yang ingin diisi, pendaftar perlu klik Hantar. 4. Sekiranya tiada tindakan yang perlu dilakukan, sila pilih tujuan simpanan. Jabatan Teknologi Maklumat Muka Surat 33

35 5. Pendaftar boleh menambah bilangan pegawai yang perlu mengambil tindakan menggunakan langkah yang sama seperti di atas. Pendaftar juga boleh menyusun, mengemaskini dan memadam maklumat pengguna. 6. Selepas selesai mengisi maklumat tindakan, pendaftar perlu menghantar maklumat tersebut dengan menekan butang Hantar. Jabatan Teknologi Maklumat Muka Surat 34

36 Cara kerja selepas selesai semua tindakan 1. Selepas dokumen selesai dan lulus semua tindakan, pendaftar akan menerima notifikasi di portal myummc. Klik di bahagian notifikasi untuk melihat senarai notifikasi MyEDMS untuk anda Klik untuk melihat senarai notifikasi yang telah selesai tindakan Jabatan Teknologi Maklumat Muka Surat 35

37 2. Senarai dokumen yang telah selesai tindakan akan dipaparkan. Klik dokumen yang terlibat bagi melihat maklumat lengkap dokumen tersebut. Jabatan Teknologi Maklumat Muka Surat 36

38 3. Notifikasi berkenaan dokumen yang telah selesai tindakan akan terus dipaparkan selagi pendaftar tidak menyimpan dokumen tersebut. Untuk menghapuskan notifikasi, sila klik simpan dokumen. Penerangan tentang ikon: Salin & kemaskini fungsi ini akan menyalin maklumat dokumen untuk digunakan di dalam dokumen yang baru. Buka sebagai word fungsi ini hanya terdapat pada surat keluar yang dibina. Pendaftar boleh melihat surat tersebut di dalam word. Cetak fungsi ini hanya terdapat pada dokumen yang dibina bertujuan untuk mencetak surat tersebut. Buka PDF - fungsi ini hanya terdapat pada dokumen yang dibina bertujuan untuk melihat atau menyimpan dokumen tersebut dalam bentuk PDF. Hantar Emel - fungsi ini hanya terdapat pada surat keluar yang dibina. Emel akan dihantar kepada penerima surat yang telah diisi. Jabatan Teknologi Maklumat Muka Surat 37

39 Cara kerja dokumen yang dikembalikan/tidak diluluskan 1. Jika dokumen dikembalikan atau tidak diluluskan oleh pegawai yang mengambil tindakan, pendaftar akan menerima notifkasi di portal myummc. 2. Senarai dokumen yang dikembalikan akan dipaparkan. Klik dokumen yang terlibat bagi melihat maklumat lengkap dokumen tersebut. Jabatan Teknologi Maklumat Muka Surat 38

40 3. Notifikasi berkenaan dokumen tesebut akan terus dipaparkan selagi pendaftar tidak menamatkan atau mengubah dokumen tersebut. Untuk menghapuskan notifikasi, sila klik sama ada Ubah Dokumen atau Dokumen Tamat. 4. Jika pendaftar memilih untuk mengubah dokumen, pendaftar akan dibawa ke page baru untuk mendaftar dokumen baru. Di page ini, maklumat daripada dokumen yang dipulangkan akan diisi secara automatik dan pendaftar boleh mengemaskini maklumat tersebut. 5. Cara kerja yang seterusnya adalah sama seperti cara kerja Bina Dokumen /Imbas Dokumen / Muat Naik Dokumen yang biasa. Jabatan Teknologi Maklumat Muka Surat 39

41 Cara kerja bagi pegawai yang menerima Surat Masuk yang diimbas di JTM (oleh Unit Pengimbasan Dokumen) 1. Login ke Pegawai yang perlu mengambil tindakan akan mendapat notifikasi di portal. Klik notifikasi tersebut untuk melihat senarai notifikasi yang ada. 2. Klik notifikasi Untuk Tindakan Surat Masuk yang telah diimbas untuk melihat senarai dokumen yang telah dihantar. Klik dokumen tersebut untuk melihat maklumat lengkap. Jabatan Teknologi Maklumat Muka Surat 40

42 3. Penerima perlu membuat tindakan sama ada ingin menerima atau memulangkan dokumen tersebut dan klik Simpan. 4. Jika dokumen tersebut diterima, penerima akan dibawa ke paparan baru untuk mendaftar dokumen itu di jabatan penerima sendiri (di dalam fail jabatan). 5. Penerima juga dapat melihat dokumen yang telah diimbas. Penerima perlu mengisi nombor rujukan dalaman dan nama pendaftar. Maklumat lain telah diisi secara automatik mengikut maklumat yang telah diisi oleh pentadbir di JTM. Selepas itu, klik Simpan. Jabatan Teknologi Maklumat Muka Surat 41

43 6. Selepas maklumat disimpan, sistem akan memaparkan page maklumat tindakan. Page ini bertujuan untuk menghantar tindakan kepada pegawai yang berkenaan. 7. Cara kerja yang seterusnya adalah sama seperti cara kerja Bina Dokumen /Imbas Dokumen / Muat Naik Dokumen yang biasa. Jabatan Teknologi Maklumat Muka Surat 42