OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN. BAHAGIAN KESELAMATAN UNIVERSITI Kod Dokumen: UPM/OPR/BKU/AK05/IRING ARAHAN KERJA PERMOHONAN PENGIRINGAN

Transkripsi

1 Halaman: 1 / TUJUAN Arahan kerja ini disediakan untuk menerangkan tatacara permohonan tugas pengiringan dilaksanakan. 2.0 SKOP Skop arahan kerja ini merangkumi semua urusan permohonan tugas pengiringan tetamu kehormat / aktiviti-aktiviti yang dijalankan di dalam kampus untuk kakitangan dan pelajar. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Nombor Dokumen UPM/PGR/MK/001 UPM/BK/TAD/Pek.k/0038 UPM/OPR/BKU/AT01/SOP Tajuk Dokumen Manual Kualiti Pekeliling Permohonan Khidmat Papan Tanda, Pengiringan dan Kebenaran Memasang Kain Rentang. Arahan Tetap Operasi (S.O.P) 4.0 TERMINOLOGI / SINGKATAN : PGH - Pengarah KB - Ketua Bahagian PK - Pegawai Keselamatan PPK - Penolong Pegawai Keselamatan PT - Penyelia Tadbir - Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) PO - Penyelia Operasi - Pengawal Keselamatan Kanan / Pengawal Keselamatan Pemohon - Pegawai / Pelajar PYB - Pegawai Yang Bertanggungjawab 5.0 TANGGUNGJAWAB PGH, KB, PK, PPK,, PT, PO,, Pemohon dan PYB yang terlibat dengan proses ini bertanggungjawab menentukan arahan kerja Permohonan Pengiringan ini dilaksanakan.

2 Halaman: 2 / CARTA ALIR Mula 7.1 Terima Borang Permohonan 7.2 Tidak Semakdan Sahkan Borang Permohonan 7.3 Lengkap? Ya Kelulusan Tidak Diluluskan? Ya Rekod / Fail Terima Salinan Borang 7.8 Semak dan Catatkan di Papan Kenyataan 7.9 Salinan Borang Difailkan 7.10 Periksa Kenderaan 7.11 Tidak Pastikan Lokasi Tunggu Tetamu Kehormat / Aktiviti Yang Dijalankan Iring Tetamu Kehormat / Aktiviti Yang Dijalankan 7.14 Beritahu Kehadiran Tetamu Kehormat 7.15 Bersedia 7.16 Hubungi (Tugas Dilaluan) 7.17 Iring Kepulangan Tetamu Kehormat 7.18 Buat Laporan 7.19 Tamat 7.20

3 Halaman: 3 / PROSES TERPRINCI Tindakan Tanggungjawab 7.1 Mula 7.2 Terima Borang Permohonan Pastikan setiap permohonan untuk tugas mengiring perlu mengisi Borang Permohonan Pengiringan (OPR/BKU/BR05/IRING) yang disediakan oleh Pejabat Keselamatan Pastikan setiap borang permohonan yang telah lengkap diisi dalam dua (2) salinan dan diserahkan semula ke Pejabat Keselamatan selewat-lewatnya tiga (3) hari bekerja sebelum aktiviti dijalankan Permohonan yang diterima sehari sebelum tarikh aktiviti hendaklah dicap SEGERA dan akan ditapis, dan kelulusan hanya akan diberi mengikut kesesuaian program / aktiviti. / Pemohon PK / PT(P/O) 7.3 Semak Dan Sahkan Borang Permohonan Setiap borang permohonan perlu dibuat semakan dengan teliti dan diisi lengkap sepertimana yang dikehendaki dalam borang permohonan tersebut Pastikan setiap permohonan pengiringan untuk aktiviti pelajar tidak bertindih dengan aktiviti rasmi universiti. 7.4 Lengkap? Jika ya, ikut langkah Jika tidak, ikut langkah Kelulusan Dapatkan kelulusan daripada PK/PPK. 7.6 Dilulus? Jika ya, ikut langkah 7.7. PK/PPK Jika tidak, ikut langkah 7.20.

4 Halaman: 4 / Rekod / Fail Satu (1) salinan borang disimpan didalam fail di Seksyen Pentadbiran dan Kewangan Serahkan satu (1) salinan borang kepada Penyelia Tadbir Penyelia Tadbir dikehendaki menandatangani borang tersebut sebagai pengesahan penerimaan borang. / PT PT 7.8 Terima Salinan Borang Terima satu (1) salinan Borang Permohonan Pengiringan daripada. PT / 7.9 Semak Dan Catatkan Di Papan Kenyataan Catatkan maklumat tetamu kehormat, nombor kenderaan, jenis kenderaan, warna, masa, tempat dan tarikh aktiviti untuk makluman bagi memudahkan anggota yang akan ditugaskan untuk tugas pengiringan. PT 7.10 Salinan Borang Di Failkan Simpan salinan Borang Permohonan Pengiringan ke dalam fail untuk rujukan. PT 7.11 Periksa Kenderaan Pastikan kenderaan yang akan digunakan untuk tugas pengiringan sentiasa berkeadaan baik Pastikan peralatan seperti lampu biru, siren dan alat perhubungan berfungsi Semak di papan kenyataan dan catatkan di buku catatan, butir-butir kenderaan tetamu kehormat sebagai rujukan Pastikan Lokasi yang bertanggungjawab hendaklah memastikan laluan muktamad sehari sebelum aktiviti dijalankan.

5 Halaman: 5 / Tunggu Tetamu Kehormat / Aktiviti Yang Dijalankan Pergi menunggu tetamu kehormat di laluan masuk utama UPM 30 minit sebelum ketibaan tetamu kehormat / aktiviti akan dijalankan Buat panggilan ujian percubaan alat perhubungan ke manamana lokasi untuk menentukan alat perhubungan berfungsi dengan baik Hubungi anggota yang bertugas di laluan ke lokasi aktiviti untuk mendapatkan perkembangan laluan Iring Tetamu Kehormat / Aktiviti Yang Dijalankan Iringi tetamu kehormat ke lokasi aktiviti Hubungi anggota yang bertugas disimpang laluan bagi memaklumkan ketibaan tetamu kehormat Beritahu Kehadiran Tetamu Kehormat Hubungi anggota yang bertugas dilokasi aktiviti bagi memberitahu ketibaan tetamu kehormat untuk dimaklumkan kepada urusetia Bersedia Tunggu dilokasi aktiviti untuk mengiringi kepulangan tetamu kehormat Hubungi (Tugas Di Laluan) Maklumkan kepada semua anggota yang bertugas dilaluan apabila tetamu bertolak pulang Iring Kepulangan Tetamu Kehormat Iring tetamu kehormat melalui laluan yang telah ditetapkan Buat Laporan Buat laporan tugas ke dalam Buku Laporan Tugas Harian Tamat

6 Halaman: 6 / REKOD KUALITI Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Kuasa Melupus 1 UPM/BKU/IRING Borang Permohonan Pengiringan (OPR/BKU/BRO5/IRING) PYB Bilik Dokumen dan Rekod 3 tahun PGH 2 UPM/BKU/IRING (UNIT KERETA PERONDA) Salinan Borang Permohonan Pengiringan (OPR/BKU/BRO5/IRING) PT PYB Kabinet Fail Unit Kereta Peronda 3 Tahun PGH 3 Buku Laporan Tugas harian PT PYB Kabinet Fail Unit Kereta Peronda PGH 3 Tahun 9.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD /2012 Kelulusan Mesyuarat Keluaran Pertama untuk satu persijilan Mesyuarat Pengurusan BKU bil 4/2011 Disedia dan Disemak Dilulus/ Diluluskan Semula Tarikh Kuatkuasa PGH WP 03/01/2011 PGH WP 30/01/ /2013 MSKP Bil 1/2013 PGH WP 30/04/2013