SUNDARI, S.SOS Universitas Sumatera Utara

Transkripsi

1 SISTEM PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SUMATERA UTARA TERINTEGRASI DENGAN PERPUSTAKAAN CABANG FAKULTAS SUNDARI, S.SOS

2 KATA PENGANTAR Puji dan syukur kehadirat Allah SWT karena rahmat dan karunia-nya jualah penulis dapat mempersembahkan karya yang sederhana ini kepada pembaca. Shalawat dan salam kepada junjungan Nabi Muhammad SAW, semoga kita mendapatkan pertolongan syafaat beliau di kemudian hari. Aamiin. Karya ini ditulis sebagai laporan pekerjaan sehari hari. Penulis telah banyak menerima bimbingan, saran, motivasi, dan doa dari berbagai pihak selama penulisan karya ini. Penulis menyadari tulisan ini jauh dari sempurna dan masih banyak kekurangannya. Penulis masih berharap masukan masukan untuk perbaikan dan penyempurnaannya. 3

3 DAFTAR ISI Kata Pengantar 1 Daftar Isi 3 I. LATAR BELAKANG.. 4 II. TUJUAN.. 5 III. PRESTASI UNGGULAN. 5 IV. PEMBAHASAN Konsep Dasar Pengelolaan Berintegrasi (Koleksi, SDM, Sistem Informasi) 2. Pengelolaan Koleksi Berintegrasi Pengelolaan Bahan Pustaka Akusisi (Pengadaan Bahan pustaka) Klasifikasi, Katalogisasi dan Pendistribusian Koleksi SDM 9 2.3SistemTeknologi Keanggotaaan Sirkulasi Pencapaian Hasil V. DAFTAR BACAAN 15

4 PENDAHULUAN I. Latar Belakang Perpustakaan universitas dipandang sebagai komponen utama dari sistem pendidikan tinggi. Penyelenggaraan perpustakaan sebagai sumber belajar mempunyai peran penting dalam pendidikan. Pendidikan tinggi tidak akan terselenggara dengan baik jika para dosen dan mahasiswa tidak didukung oleh sumber belajar yang bermutu. Perpustakaan sebagai fasilitas penunjang utama program Tridharma Perguruan Tinggi memiliki peran besar dalam mendukung visi d an misi perguruan tinggi. Berkaitan dengan itu, perpustakaan terus berupaya dalam menyelaraskan perannya dalam mengikuti dinamika perkembangan. (USU) memposisikan perpustakaan sebagai unsur penunjang akademik. Sesuai dengan Statuta USU (PP no.16 Tahun 2014) pasal 25 ayat 4 dan pasal 49 ayat 1 secara tegas menjelaskan bahwa perpustakaan menyelenggarakan pelayanan sumber informasi keilmuan di USU. Perpustakaan USU menempati sebuah gedung berlantai empat dengan luas sekitar m2 yang terletak ditengah tengah kampus. Gedung Perpustakaan Universitas saat ini hanya dapat menampung sekitar 750 orang pembaca dalam waktu bersamaan. Pada masa kuliah (Agustus s.d Desember dan Februari s.d. Juni) Perpustakaan biasanya sangat ramai sehingga daya tampung ruangan tidak mencukupi. Inilah yang menjadi adalah salah satu indikator yang mendorong perpustakaan untuk melakukan pengembangan dan memperluas layanannya dengan membuka perpustakaan fakultas. Hingga sekarang ini telah ada 13 (tiga belas) Perpustakaan Universitas Cabang di sejumlah fakultas dan Rumah Sakit USU. Adapun ketiga belas perpustakaan tersebut terdiri dari : (1) Perpustakaan Universitas Cabang Fakultas Hukum yang mulai beroperasi pada akhir 2006, (2) Perpustakaan Universitas Fakultas MIPA yang mulai beroperasi pada awal tahun 2007, (3) Perpustakaan Universitas Cabang Fakultas Gigi mulai beroperasi awal tahun 2008 (4) Perpustakaan Universitas Cabang Kedokteran mulai beroperasi bulan Agustus 2008, (5) Perpustakaan Universitas Cabang Fakultas Kesehatan Masyarakat mulai beroperasi pada bulan Desember 2008; (6) Perpustakaan Cabang Fakultas Keperawatan mulai beroperasi pada awal tahun 2011, (7) Perpustakaan Universitas Cabang Fakultas Farmasi mulai beroperasi pada Januari 2012, (8) Perpustakaan Universitas Cabang Fakultas Ilmu Budaya mulai

5 beroperasi Juni 2012, (9) Perpustakaan Universitas Cabang Fakultas Psikologi mulai beroperasi 5 September 2011, (10) Perpustakaan Universitas Cabang Pertanian mulai beroperasi November 2012 (11) Perpustakaan Universitas Cabang Fakultas Ekonomi mulai beroperasi Oktober 2014 (12) Perpustakaan Universitas Sekolah Pascasarjana mulai beroperasi maret 2016 dan, (13) Perpustakaan Universitas Cabang Rumah Sakit Usu mulai beroperasi November Masih ada 2 (dua) Fakultas yang perpustakaannya belum terintegrasi dengan Perpustakaan Universitas, yaitu Fakultas Teknik dan Fakultas Ilmu Sosial dan Politik. Agar pengelolaan manajemen dan layanan perpustakaan berjalan dengan baik, perpustakaan USU telah merancang sebuah sistem manajeman pengelolaan yang terencana. Sistem pengelolaan ini dilakukan secara integrasi yaitu segala pengelolaan koleksi, pengelolaan SDM, serta pengelolaan Sistem Teknologi dilakukan di Perpustakaan Universitas atau pengelolaan terpusat kemudian akan didistribusikan ke Perpustakaan Cabang Fakultas. Sistem integrasi ini juga mengorganisasikan semua aktivitas didalam suatu perpustakaan sehingga semua tugas dan fungsi berjalan guna mencapai tujuan. Perpustakaan Usu sudah membangun sistem ini pada tahun 2006 bersama dibukanya layanan Perpustakaan Cabang Fakultas Ilmu Hukum. Berdasar observasi penulis Perpustakaan USU adalah perpustakaan yang pertama yang melakukan sistem pengelolaan secara Integrasi. Ini merupakan suatu inovasi didalam dunia perpustakaan. II. TUJUAN Adapun tujuan perpustakaan membangun Sistem Pengelolaan dan Layanan Berintegrasi antara Perpustakaan Universitas dengan Perpustakaan Cabang Fakultas yaitu : 1. Mendekatkan koleksi dengan Pengguna 2. Mengoptimalkan pemakaian koleksi perpustakaan 3. Menghindari antrian peminjaman dan pengembalian di perpustakaan pusat 4. Untuk melacak keberadaan koleksi 5. Meningkatkan citra perpustakaan 6. Mengontrol pelayanan

6 IV. PEMBAHASAN 1. Konsep Dasar Pengelolaan Berintegrasi (Koleksi, SDM, Sistem Informasi) Pengelolaan berintegrasi pada kegiatan perpustakaan biasa disebut Integrated Library System (ILS) atau seringkali juga disebut dengan Library Management System (LMS) suatu sistem yang bermanfaat untuk mengelola kegiatan perpustakaan secara terpadu dari proses pengadaan buku sampai siap dilayankan kepada pengunjung. Adapun konsep sistem manajemen integrasi Perpustakaan Usu yaitu segala pengelolaan koleksi, pengelolaan SDM, serta pengelolaan Sistem Teknologi dilakukan di Perpustakaan Universitas atau pengelolaan terpusat kemudian akan didistribusikan ke Perpustakaan Cabang Fakultas. Perpustakaan Cabang Fakultas hanya menjalankan layanan saja seperti layanan Keanggotaan, Sirkulasi serta melakukan kegiatan sosialisasi maupun promosi koleksi, baik koleksi tercetak maupun elektronik. 2. Pengelolaan Koleksi Berintegrasi 2.1 Pengelolaan Bahan Pustaka Pengelolaan bahan pustaka adalah kegiatan yang diawali dengan kegiatan akusisi kemudian katalogisasi dan klasifikasi serta diakhiri penataan atau penyusunan dirak buku. Adapun langkah langkah pengelolaan bahan pustaka yang dilakukan pada Perpustakaan USU dan Perpustakaan Cabang fakultas Akusisi (Pengadaan Bahan pustaka) Akusisi atau pengadaan bahan pustaka adalah serangkaian kegiatan menghimpun dan menyeleksi bahan pustaka baik tercetak dan elektronik berdasarkan peraturan kebijakan yang telah ditentukan agar dapat memenuhi kebutuhan informasi yang dibutuhkan pengguna perpustakaan. Langkah awal dari pengadaan adalah menganalisis kebutuhan pengguna, dimana kegiatan ini dipergunakan untuk pengusulan bahan pustaka. Perpustakaan Cabang Fakultas memiliki hak sebatas melakukan pengusulan secara verbal maupun korespondensi terhadap perorangan maupun lembaga seperti program studi/departemen dan fakultas. Pembelian koleksi hanya dilakukan oleh Perpustakaan Universitas. 6

7 2.1.2 Klasifikasi, Katalogisasi dan Pendistribusian Koleksi Proses klasifikasi dan katalogisasi adalah sebuah proses pengelompokan bahan pustaka sesuai subjek yang disusun berdasarkan sistematik. Secara teknis seluruh rangkaian kegiatan klasifikasi dan katologisasi koleksi dilakukan di Perpustakaan Universitas kemudian didistribusikan ke Perpustakaan Cabang Fakultas sesuai lokasi dalam sistem. Gambar 1 : SIPus Pengolahan Buku Gambar 2 : Sipus Pengolahan Lokasi Distribusi Koleksi 7

8 Gambar 2: SIPus Pengolahan Lokasi Koleksi Sudah Ditentukan Gambar 3 :OPAC Menunjukan Lokasi Koleksi 8

9 3. SDM Semua kegiatan ini akan berjalan dengan baik dan terencana, jika didukung oleh SDM yang berkualitas. Standar BAN-PT mengisyaratkan bahwa setiap program studi harus dilayani oleh minimal satu orang pustakawan dengan pendidikan minimal diploma tiga (D-3). Maka dari itu Perpustakaan Universitas melakukan kebijakan dengan menempatkan pegawai yang berpendidikan minimal diploma tiga (D-3) diperpustakaan Cabang Fakultas. Setiap pegawai yang ditempatkan pada Perpustakaan Cabang diberikan sebuah ID dan password untuk menjalankan sebuah sistem perpustakaan terpadu guna mendukung kegiatan perpustakaan. Gambar 4 : Tampilan SIPus ID dn Password 4. Sistem Teknologi Sistem Teknologi adalah sebuah system pengelolaan secara terpadu yang berbasis komputerisasi. Perpustakaan Usu menggunakan sistem SIPus sebagai media teknologinya. Keunggulan dari sistem ini adalah tampilannya yang sederhana dan sangat mudah dalam penggunaan. Adapun bagian kegiatan pada Perpustakaan Cabang Fakultas yang menggunakan system ini : a. Keanggotaan Mahasiswa yang terdaftar di USU otomatis terdaftar sebagai anggota perpustakaan Universitas dan Perpustakaan Cabang Fakultas. 9

10 b. Sirkulasi Pengertian layanan sirkulasi menurut Rahayuningsih, (2007: 95) adalah layanan pengguna yang berkaitan dengan peminjaman, pengembalian, dan perpanjangan koleksi. Namun layanan sirkulasi perpustakaan bukan hanya sekedar pekerjaan peminjaman, pengembalian, dan perpanjangan koleksi saja, melainkan suatu kegiatan menyeluruh dalam proses pemenuhan kebutuhan pengguna melalui jasa sirkulasi. Semua kegiatan yang dilakukan pelayanan sirkulasi saling berkaitan, maka hendaklah layanan sirkulasi disusun dan terkoordinasi sesuai dengan jenis tugas pada setiap bagian. Sjahrial-Pamuntjak (2000 : 98): Proses pelayanan sirkulasi meliputi kegiatan sebagai berikut: 1. Peminjaman 2. Pengembalian 3. Perpanjangan 4. Penagihan 5. Sanksi 6. Memberikan keterangan bebas/bersih pinjaman Gambar 5 : Tampilan SIPus Layanan Sirkulasi 10

11 3 Pencapaian Hasil Adapun Pencapaian yang dihasilkan setelah Perpustakaan Universitas melakukan pengolahan koleksi secara integrasi dengan Perpustakaan Cabang yaitu 1. Sudah tidak terjadi antrian pada layanan sirkulasi pada Perpustakaan USU. Karena sebahagian pengguna sudah melakukan peminjaman,pengembalian serta perpajangan pada Perpustakaan Cabang Fakultas. Ini bisa dilihat pada tabel kunjungan dan Peminjaman Perpustakaan Cabang Fakultas. Tabel 3.1 : Jumlah Pengunjung Perpustakaan No Perpustakaan Universitas dan Fakultas Jumlah (1) (2) (3) 1 Perpustakaan Universitas Kedokteran Hukum Pertanian Ekonomi Ked. Gigi Ilmu Budaya MIPA Kesehatan Masyarakat Psikologi Farmasi Keperawatan Pasca Sarjana 490 Jumlah

12 Pengunjung 1,472, , ,659 1,060,668 1,057, Gambar 6 : Grafik Pengunjung Perpustakaan Tabel-3.2: Jumlah Peminjam dan Pinjaman Mahasiswa pada Perpustakaan Universitas Cabang Fakultas No Cabang Peminjam Jumlah Pinjaman (1) (2) (3) (4) 1 Fak. Kedokteran Fak. Hukum Fak. Pertanian Fak. Ekonomi Fak. Ked. Gigi Fak. Ilmu Budaya Fak. MIPA Fak. Kesehatan Masy Fak. Psikologi

13 10 Fak. Farmasi Fak. Keperawatan Sekolah Pascasarjana Total ,000 40,000 30,000 20,000 44,115 36,395 22,445 21,808 33,274 20,840 29,619 23,466 40,476 26,330 Peminjam Pinjaman 10, Gambar 7 : Grafik Jumlah Peminjam dan Pinjaman Mahasiswa pada Perpustakaan Universitas Cabang Fakultas ( ) 13

14 2. Pengadaan Bahan Pustaka mengalami kenaikan pada perolehan bahan pustaka karena bertambahnya data usulan dari Perpustakaan Cabang Fakultas melalui dosen dn Mahasiswa. 30,000 22,989 20,000 16,419 10,000 10,357 8,019 9,898 12,458 7,303 8,602 6,771 1, Judul Eksemplar Gambar 8 : Grafik Jumlah Perolehan Bahan Pustaka Perpustakaan Universitas Cabang Fakultas ( ) 14

15 V. DAFTAR BACAAN I. DAFTAR PUSTAKA Rahayuningsih, Pengelolaan Perpustakaan. Yogyakarta: Graha Ilmu. Sjahrial-Pamuntjak, Rusina (2000). Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan. Jakarta: Djambatan 15