Bab II. Perpustakaan USU Sebelumnya selama delapan belas tahun, USU hanya memiliki

Transkripsi

1 Bab II Perpustakaan USU A. Sejarah Singkat Perpustakaan USU Perpustakaan (USU) didirikan pada tahun Sebelumnya selama delapan belas tahun, USU hanya memiliki perpustakaan fakultas. Untuk peningkatan efisiensi, sejak tahun 1989 pengelolaan perpustakaan di lingkungan USU berubah menjadi sistem terpusat. Perubahan tersebut ditandai dengan digunakannya sebuah gedung baru Perpustakaan yang terletak di tengah Kampus Padang Bulan. Gedung ini memiliki luas lantai meter persegi dengan kapasitas 800 tempat duduk, dibangun di atas lahan seluas 3 Ha. Perpustakaan saat ini melayani lebih dari mahasiswa dan dosen. Perpustakaan menyimpan lebih dari judul atau eksemplar bahan pustaka tercetak, dengan pertambahan setiap tahun sekitar eksemplar. Selain itu, Perpustakaan juga memiliki koleksi elektronik yang terdiri dari jurnal dan bahan-bahan oleh dan tentang USU. Jumlah e-journal yang dilanggan lebih dari judul dalam berbagai disiplin ilmu, yang diperlukan terutama oleh para peneliti dan mahasiswa pascasarjana. Kedua jenis koleksi tersebut dapat diakses melalui jaringan kampus USUnet.

2 Koleksi tercetak dikelompokkan dengan sistem Dewey (DDC) dan diindeks dengan menggunakan daftar tajuk subjek Library of Congress (LCSH). Sistem housekeeping Perpustakaan seluruhnya terautomasi termasuk katalog, pelayanan sirkulasi, dan pengadaan bahan-bahan pustaka baru. Katalog Perpustakaan dapat diakses secara online (OPAC) baik di dalam Perpustakaan maupun melalui jaringan kampus dan Internet. Informasi tentang Perpustakaan dan berbagai sumberdaya elektronik yang dimiliki oleh Perpustakaan dapat dilihat di dan didownload dari situs web: library.usu.ac.id. 1. Visi Perpustakaan Menjadi perpustakaan pendidikan tinggi terkemuka di Indonesia dalam hal pelayanan kepada penggunanya. 2. Misi perpustakaan Menyediakan akses terhadap informasi dan layanan informasi secara tepat waktu, tepat guna dan efektif untuk mendukung fungsi Tridharma USU melalui pengadaan dan penyediaan bahan pustaka baik cetak maupun elektronik dan membantu mahasiswa dan dosen sehingga menjadi terampil dalam menemukan informasi yang relevan dengan kebutuhan mereka.

3 3. Tujuan perpustakaan 1. Mendukung fungsi pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian pada masyarakat USU dengan mengidentifikasi, memilih, mengadakan, mengatalog, memroses dan menjadikan bahan pustaka tersedia dengan mengidentifikasi, memilih, mengadakan, mengatalog, memproses dan menjadikan bahan pustaka tersedia dengan memperhatikan factor relavansi, kemutakhiran, keseimbangan dan pemeliharaan koleksi. 2. Menyediakan fasilitas yang memudahkan penggunaan koleksi dan pelayanan Perpustakaan. 3. Mengupayakan perencanaan keuangan yang efektif untuk pengembangan Perpustakaan. 4. Merencanakan, mempromosikan, mengimplementasikan dan mengevaluasi kegiatan Perpustakaan dalam kerangka proses penyelenggaraan pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian pada masyarakat di lingkungan USU. 5. Mengupayakan agar pelayanan Perpustakaan disediakan secara vefektif dan efisien dengan memanfaatkan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi. 6. Mengupayakan manajemen dan struktur organisassi yang tepat untuk mencapai tujuan dan sasaran Perpustakaan.

4 7. Menciptakan suatu lingkungan, peluang dan kondisi yang tepat untuk memungkinkan staf dapat mencapai dan memelihara kinerja yang baik dan meningkatkan karir. 8. Menyediakan suatu lingkungan fisik yang tepat untuk memenuhi kebutuhan koleksi, pengguna dan staf yang berbeda. 9. Menciptakan dan memelihara komunikasi dua arah yang efektif baik di dalam maupun ke luar Perpustakaan. 10. Mengoptimalkan resource sharing dan jaringan tingkat lokal, regional, nasional dan internasional. 11. Mengevaluasi perkembangan proses rencana strategis Perpustakaan. B. Jaringan Usaha Atau kegiatan Perpustakaan adalah institusi/lembaga yang menyediakan koleksi bahan perpustakaan tertulis, tercetak dan terekam sebagai pusat informasi yang diatur menurut sistem dan aturan yang baku dan di dayagunakan untuk keperluan pendidikan, penelitian dan rekreasi intelektual bagi masyarakat. Perpustakaan merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan. Perpustakaan berorientasi pada bidang penyediaan bahan untuk memudahkan mahasiswa dan dosen dalam memenuhi kebutuhannya dalam proses belajar mengajar. Dengan di berikannya fasilitas

5 informasi pengetahuan para pengguna akan lebih dapat mengembangkan informasi yang di dapat, atau memecahkan masalahnya di bidang pendidikan. C. Struktur Organisasi Perpustakaan dilayani oleh 79 orang staf yang terdiri dari 24 orang dengan latar belakang pendidikan ilmu perpustakaan dan informasi dan 55 orang asisten perpustakaan dan staf administrasi umum. Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan instansi yang telah ditetapkan sebelumnya. Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan pekerjaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai. Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi untuk melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal, melalui saluran tunggal. Struktur Organisasi Perpustakaan Sumatera Utara dapat dilihat pada gambar 2.1 berikut ini :

6 Gambar 2.1 : Bagan Struktur Organisasi Perpustakaan Universitas Sumatera Utara REKTOR KEPALA Sektr. unit Kelompok pustakawan Staf ahli Sub. Bag. Tata usaha Devisi d Devisi Pengatalogan & Perawatan Devisi Pelayanan Pengguna Divisi Sirkulasi Divisi ICT Pengendalian BUku Pengatalogan Buku Layanan Ref.&Kel Keanggotaan Sistem Automatis Pengadaan Jurnal Pengatalogan Non-buku Pengatalogan Sirkulasi Utama Layanan Elektronik Perawatan Pustaka Layanan Serial Koleksi pinjam Singkat Publikasi Elektronik Layanan deposit & audio visual Sumber : Buku Panduan Perpustakaan USU

7 D. Unsur Pimpinan A. Ridwan Siregar S.H. (USU), Drs. (Perp.) (USU), M.Lib. (Inf. & Lib.) (U. Wales) - Kepala Perpustakaan Irham S.E. (USU), Drs. (Perp.) (UI) - Wakil Kepala Jonner Hasugian Drs. (Perp.) (USU), M.Si. (Perp.) (UI)- Staf Ahli Masriani Ir. (UISU) - Kepala Sub Bagian Tata Usaha Syakirin Pangaribuan S.H. (USU), Drs. (Perp.) (UI) Kepala Divisi-Kepala Devisi Pengadaan Panti Astuti Dra. (Perp.) (USU) - Kepala Divisi Pengatalogan Siti Rohana - Kepala Divisi Pelayanan Pengguna Nurdin Salmi Drs. (Perp.) (USU) - Kepala Divisi Sirkulasi.251 Fahrizal Halomoan AMd. (Perp.) (IPB) - Kepala Divi ICT Nurlela - Kepala Sub Divisi Pengadaan Buku Assayati Sembiring - Kepala Sub Divisi Pengadaan Jurnal. 222 Abdul Hai AMd. (Perp.) (Unair) - Kepala Sub Divisi Pengatalogan Buku..232 Lili Damayanti Dra. (USU) - Kepala Sub Divisi Pengatalogan Non Buk Swandi S.E. (UGN) - Kepala Sub Divisi Perawatan Sofyan B.A. (USU) - Kepala Sub Divisi Pelayanan Ref. dan Kol Sofyan B.A. (USU) - Kepala Sub Divisi Pelayanan Ref. dan Kol Rosmina Purba - Kepala Sub Divisi Pel.Serial Rosmina Purba - Kepala Sub Divisi Pel.dan A/V Murniaty S.Sos. (Perp.) (Unpad) - Kepala Sub Divisi Keanggotaan Soripada AMd. (Perp.) (IPB) - Kepala Sub Divisi Sirkulasi

8 Nevitriany Gea S.Sos. (Perp.) (USU) - Kepala Sub Divisi KPS Rasiman S.Sos. (Perp.) (USU) - Kepala Sub Divisi Sistem Automasi Evi Yulfimar S.Sos. (Perp.) (USU) Kepala Sub Divisi Pel. Online Elisa Ekaningsih S.Sos. (Perp.) (USU) Kepala Sub Divisi Pel. Publikasi Web E. Job Description Berikut ini adalah Job Description dari setiap unit pada bagian Perpustakaan : 1. Bagian Tata Usaha Tugasnya yaitu : a. Menyusun rencana kerja sub bagian sesuai pedoman pelaksanaan tugas b. Menyusun konsep rencana dan program kerja perpustakaan sebagai bahan masukan atasan c. Membagi tugas kepada bawahan sesuai bidangnya d. Memberi petunjuk kepada bawahan untuk kelancaran pelaksanaan tugas e. Menilai prestasi kerja bawahan sebagai bahan pembinaan dan karir f. Melaksanakan administrasi persuratan perpustakaan berdasarkan ketentuan yang berlaku untuk kelancaran tugas. g. Melaksanakan adminstrasi kepegawaian perpustakaan berdasarkan ketentuan yang berlaku untuk kelancaran tugas

9 h. Melaksanakan administrasi kelengkapan perpustakaan berdasarkan ketentua n yang berlaku i. Melaksanakan administrasi yang rumah tangga perpustakaan berdasarkan ketentuan yang berlaku j. Melaksanakan administrasi keuangan perpustakaan berdasarkan ketentuan yang berlaku k. Melaksanakan administrasi kegiatan perpustakaan berdasarkan ketentuan yang berlaku 2. Bagian Devisi Pengadaan Tugasnya yaitu : a. Menentukan kewenangan, tugas dan tanggung jawab dari setiap pegawai pada seksinya b. Membimbing dan mengarahkan pegawai pada seksinya dalam melaksanakan pekerjaan c. Menghimpun berbagai sumber informasi yang dapat dijadikan sebagai alat pemilihan dan pengadaan koleksi d. Membantu menyeleksi, menyiangi dan mensurvey bahan pustaka e. Melakukan pendekatan, meminta pendapat, saran dan usul dari berbagai pihak secara langsung maupun tidak langsung sebagai bahan pertimbangan dalam seleksi dan pengadaan koleksi f. Membuat perencanaan pembelian koleksi setiap tahunnya

10 g. Melakukan pengawasan penerimaan h. Membantu menyebarkan informasi ilmiah terbaru atau menyusun bibliografi, indeks dan sejenisnya i. Menetapkan tata cara pengecapan tanda milik koleksi dan pencataan koleksi kedalam buku induk j. Mengawasi pengguanaan bahan kerja dan pemeliharaan alat-alat kerja pada seksinya k. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan 3. Bagian Devisi Pengatalogan Buku Tugasnya yaitu : a. Membuat deskripsi catalog b. Mengklasifikasi buku c. Memasukkan data ke computer d. Penyelesaian Fisik akhir buku : Mengetik Lebel Melebel buku Penyampulan Menempel slip pengembalian Melayankan buku baru kediplay

11 4. Bagian Devisi Layanan Sirkulasi Adapun tugas dari devisi ini adalah : 1. Menetapkan kebijakan umum yang diterapkan pada sub devisi layanan sirkulasi utama, Layanan sirkulasi koleksi pinjam singkat, dan layanan keanggotaan 2. Mengadakan pengawasan langsung di sub-sub di devisi layanan 3. Menyusun draft, rencana pengembangan pada sub-sub di devisi layanan sirkulasi 4. Membimbing bawahan 5. Menyusun laporan tengah tahunan dan tahunan layanan sirkulasi 6. Menyusun anggaran devisi layanan sirkulasi 7. Menyelesaikan buku-buku yang bermaslah dengan pinjaman 8. Mengadakan bimbingan layanan sirkulasi bagi para user 9. Melaksanakan pekerjaan yang sifatnya insidentil dari atasan 5. Bagian Devisi Layanan Sirkulasi Utama Tugasnya adalah : 1. Mengembangkan sub devisi layanan sirkulasi utama 2. Membuat uraian tugas pegawai di layanan sirkulasi utama 3. Merencanakan Kebutuhan-kebutuhan yang diperlukan pada sub devisi layanan sirkulasi utama 4. Membuat formulir-formulir yang baku untuk sub devisi layanan sirkulasi utama

12 5. Membimbing dan mengkoordinasi pekerjaan pegawai sub devisi layanan sirkulasi utama 6. Mengkoordinir semua penerimaan uang sub devisi layanan sirkulasi utama 7. Menyelesaikan kasus-kasus yang terjadi tentang tagihan buku dan masalah perobekan dan pencari buku 8. Mengumpulkan stastik-statistik yang ada di sub divisi layanan sirkulasi utama 9. Menstransfer pegawainya apabila suatu pekerjaan lain di sirkulasi utama ada yang menumpuk 10. Menkonsep surat-surat yang berhubungan dengan sirkulasi 11. Melaksanakan tugas-tugas yang sifatnya insidentil dari atasan F. Kinerja Usaha Terkini Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua, begitu juga pada Perpustakaan terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh Perpustakaan dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin dan loyalitas dalam bekerja. Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan Perpustakaan adalah memberikan jasa untuk mahasiswa atau dosen yang

13 membutuhkan buku atau penyedia lain untuk memenuhi keinginannya dalam mendapatkan informasi yang dibutukkannya. Perpustakaan juga berupaya memotivasi mahasiswa untuk membaca agar dapat dengan mudah mendapatkan informasi. Perpustakaan juga terus melakukan pelayanan lebih baik secara terus menerus agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.