LAPORAN SKRIPSI SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN DATA KARTU KENDALI SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR BERBASIS SMS GATEWAY PADA KECAMATAN KOTA KUDUS

Transkripsi

1 LAPORAN SKRIPSI SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN DATA KARTU KENDALI SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR BERBASIS SMS GATEWAY PADA KECAMATAN KOTA KUDUS Disusun Oleh : Nama : Erwin Bagus Aribowo Wijanarko NIM : Program Studi Fakultas : Sistem Informasi : Teknik FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS MURIA KUDUS KUDUS 2015 i

2 ii

3 iii

4 iv

5 RINGKASAN Pengarsipan surat masuk dan surat keluar pada Kecamatan Kota Kudus masih dilakukan secara manual dengan menggunakan buku kartu kendali. Diantaranya buku kartu kendali surat masuk, buku kartu kendali disposisi dan buku kartu kendali surat keluar. Pengarsipan yang masih manual dengan menggunakan buku akan lebih banyak menghabiskan buku yang digunakan dalam pendataan dalam tiap minggunya, sehingga staf bagian pengarsipan di Kecamatan Kota mengalami kesulitan dalam pencarian data surat masuk dan surat keluar yang suatu saat dibutuhkan. Sistem Informasi Pengarsipan Data Kartu Kendali Surat Masuk dan Surat Keluar Berbasis SMS Gateway pada Kecamatan Kota Kudus ini membahas mengenai pengarsipan surat pada suatu kartu kendali yang terkomputerisasi, apabila itu surat masuk maka didata di kartu kendali surat masuk dan apabila itu surat keluar maka didata di kartu kendali surat keluar yang dilakukan oleh admin dan disimpan di database. Dengan sistem ini akan memudahkan admin dalam pencarian data baik data kartu kendali surat masuk atau data kartu kendali surat keluar apabila suatu saat diperlukan. Selain itu dengan sistem berbasis SMS Gateway ini admin atau petugas pengarsipan juga dapat mengirim pesan disposisi melalui pesan sms yang ada di sistem, sehingga pesan disposisi akan lebih cepat tersampaikan kepada staff yang terkait. Hasil akhir perancangan tersebut menghasilkan Aplikasi Sistem Informasi Pengarsipan Data Kartu Kendali Surat Masuk dan Surat Keluar Berbasis SMS Gateway pada Kecamatan Kota Kudus. Kata Kunci : Sistem Informasi, Pengarsipan Surat, SMS gateway. v

6 KATA PENGANTAR Dengan memanjatkan puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas rahmat taufiq dan hidayah-nya kepada penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Skripsi dengan judul Sistem Informasi Pengarsipan Kartu Kendali Surat Masuk dan Surat Kelaur Berbasis SMS Gateway pada Kecamatan Kota Kudus. Penulis juga ingin mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu penulis dalam pembuatan laporan ini dan berbagai sumber yang telah penulis pakai sebagai data dan fakta pada Laporan Skripsi ini : 1. Bapak Dr. Suparnyo, SH, MS, selaku Rektor Universitas Muria Kudus. 2. Bapak Rochmad Winarso, ST.MT, selaku Dekan Fakultas Teknik Universitas Muria Kudus. 3. Bapak R Rhoedy Setiawan, M.Kom, selaku Ketua Program Studi Sistem Informasi Fakultas Teknik Universitas Muria Kudus. 4. Ibu Noor Latifah, M.Kom, selaku koordinator Skripsi. 5. Bapak Pratomo Setiaji, S.Kom., M.Kom dan Ibu Putri Kurnia Handayani, M.Kom, selaku pembimbing yang telah banyak memberikan petunjuk, nasehat, bimbingan dan arahan hingga terselesaikannya penulisan laporan ini. 6. Bapak dan Ibuku tercinta yang selalu mendoakan, memberi semangat, dan menguatkan hati penulis sehingga terselesaikannya laporan ini. 7. Teman-temanku Fakultas Teknik Sistem Informasi angkatan 2010, yang selalu memberi semangat di kampus, semoga kekompakan dan kebersamaan selalu terjaga sampai besok. 8. Semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu. Penulis mengakui bahwa penulis adalah manusia yang mempunyai keterbatasan dalam berbagai hal. Oleh karena itu tidak ada hal yang dapat diselesaikan dengan sangat sempurna. Begitu pula dengan Laporan ini yang telah penulis selesaikan. Tidak semua hal dapat penulis deskripsikan dengan sempurna dalam Laporan Skipsi ini. Penulis melakukannya semaksimal mungkin dengan vi

7 kemampuan yang penulis miliki. Di mana penulis juga memiliki keterbatasan kemampuan. Maka dari itu seperti yang telah dijelaskan bahwa penulis memiliki keterbatasan dan juga kekurangan, penulis bersedia menerima kritik dan saran dari pembaca yang budiman. Kudus, 31 Januari 2015 Penulis Ewin Bagus Aribowo Wijanarko vii

8 DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL.i HALAMAN PERSETUJUAN... ii HALAMAN PENEGSAHAN.iii SURAT PERSETUJUAN PUBLIKASI..iv RINGKASAN... v KATA PENGANTAR... vi DAFTAR ISI..viii DAFTAR TABEL..x DAFTAR GAMBAR.xi DAFTAR LAMPIRAN xv BAB I PENDAHULUAN Latar Belakang Masalah Rumusan Masalah Batasan Masalah Tujuan Penelitian Manfaat Sistem Tinjauan Pustaka Metodologi Penelitian Sistematika Penulisan... 6 BAB II LANDASAN TEORI Teori yang digunakan Konsep Dasar Sistem Informasi Flow Of Diagram (FOD) Pemodelan Objek Pemodelan Proses UML (Unified Modeling Language) Mengenal Multiplisitas Entity Relational Diagram viii

9 BAB III OBJEK PENELITIAN Sekilas Tentang Kecamatan Kota Kudus Visi dan Misi Letak Geografis Struktur Organisai Denah Lokasi Analisis Prosedur Pengarsipan Pada Kantor Kecamatan Kota Kudus BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN Analisis Masalah Perancangan yang di usulkan ERD (Enitity Relationship Diagram) Desain Input dan Desain Output BAB V IMPLEMENTASI SISTEM Implementasi Sistem BAB VI PENUTUP Kesimpulan Saran DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN ix

10 DAFTAR TABEL Tabel 2.1 : Simbol Flow Of Diagram Tabel 2.2 : Simbol Notasi UML Tabel 2.3 : Simbol-Simbol ERD Tabel 4.1 : Proses Bisnis Tabel 4.2 : Deskripsi use case Pengarsipan Kartu Kendali Surat Masuk Tabel 4.3 : Skenario use case Pengarsipan Kartu Kendali Surat Masuk Tabel 4.4 : Deskripsi use case Kartu Kendali Disposisi Tabel 4.5 : Skenario use case Kartu Kendali Disposisi Tabel 4.6 : Deskripsi use case Pengarsipan Kartu Kendali Surat Keluar Tabel 4.7 : Skenario use case Pengarsipan Kartu Kendali Surat Keluar Tabel 4.8 : Deskripsi use case Kelola Klasifikasi Kearsipan Tabel 4.9 : Skenario use case Kelola Klasifikasi Kearsipan Tabel 4.10 : Deskripsi use case Kelola Staff Tabel 4.11 : Skenario use case Kelola Kelola Staff Tabel 4.12 : Deskripsi use case Mengirim Pesan Disposisi Tabel 4.13 : Skenario use case Mengirim Pesan Disposisi Tabel 4.14 : Tabel tb_klasifikasikearsipan Tabel 4.15 : Tabel tb_suratmasuk Tabel 4.16 : Tabel tb_disposisi Tabel 4.17 : Tabel tb_suratkeluar Tabel 4.18 : Tabel tb_admin Tabel 4.19 : Tabel tb_staff Tabel 4.20 : Tabel tb_pesan Tabel 4.21 : Tabel gb_suratmasuk Tabel 4.22 : Tabel gb_suratkeluar x

11 DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1 : Diagram SMS gateway Gambar 2.2 : Diagram Konsep SMS gateway Gambar 2.3 : Diagram relationship unary (2005,145) Gambar 2.4 : Diagram relationship binary (2005,145) Gambar 2.5 : Diagram relationship ternary (2005,145) Gambar 3.1 : Struktur Organisasi Kecamatan Kota Kudus Gambar 3.2 : Denah Lokasi Gambar 3.3 : Flow Of Diagram Prosedur Pengarsipan Surat Masuk Gambar 3.4 : Flow Of Diagram Prosedur Pengarsipan Surat Keluar Gambar 4.1 : Bussines Use case diagram Gambar 4.2 : Use Case Sistem Diagram Sistem Informasi Pengarsipan Gambar 4.3 : Class Admin Gambar 4.4 : Class Kartu Kendali Surat Masuk Gambar 4.5 : Class Kartu Kendali Surat Keluar Gambar 4.6 : Class Kartu Kendali Disposisi Gambar 4.7 : Class Klasifikasi Kearsipan Gambar 4.8 : Class Staff Gambar 4.9 : Class Pesan Disposisi Gambar 4.11 : Sequence Diagram Login Gambar 4.12 : Sequence Diagram Kelola Klasifikasi Kearsipan Gambar 4.13 : Sequence Diagram Pengarsipan Kartu Kendali Surat Masuk Gambar 4.14 : Sequence Diagram Pengarsipan Kartu Kendali Disposisi Gambar 4.15 : Sequence Diagram Pengarsipan Kartu Kendali Surat Keluar Gambar 4.16 : Sequence Diagram Kelola Staff Gambar 4.17 : Sequence Diagram Mengirim Pesan Disposisi Gambar 4.18: Activity Diagram Login Gambar 4.19 : Activity Diagram Kelola Klasifikasi Kearsipan Gambar 4.20 : Activity Diagram Pengarsipan Kartu Kendali Surat Masuk Gambar 4.21 : Activity Diagram Pengarsipan Kartu Kendali Disposisi xi

12 Gambar 4.22 : Activity Diagram Pengarsipan Kartu Surat Keluar Gambar 4.23 : Activity Diagram Kelola Staff Gambar 4.24 : Activity Diagram Mengirim Pesan Disposisi Gambar 4.25 : Statechart Diagram Login Gambar 4.26 : Statechart Diagram Add Gambar 4.27 : Statechart Diagram Edit Gambar 4.28 : Statechart Diagram Cari Gambar 4.29 : Statechart Diagram Add Gambar 4.30 : Statechart Diagram Edit Gambar 4.31 : Statechart Diagram Cari Gambar 4.32 : Statechart Diagram Delete Gambar 4.33 : Statechart Diagram Cetak Gambar 4.34 : Statechart Diagram Add Gambar 4.35 : Statechart Diagram Edit Gambar 4.36 : Statechart Diagram Cari Gambar 4.37 : Statechart Diagram Delete Gambar 4.38 : Statechart Diagram Cetak Gambar 4.39 : Statechart Diagram Add Gambar 4.40 : Statechart Diagram Edit Gambar 4.41 : Statechart Diagram Cari Gambar 4.42 : Statechart Diagram Delete Gambar 4.43 : Statechart Diagram Cetak Gambar 4.44 : Statechart Diagram Add Gambar 4.45 : Statechart Diagram Edit Gambar 4.46 : Statechart Diagram Cari Gambar 4.47 : Statechart Diagram Delete Gambar 4.48 : Statechart Diagram Kirim Gambar 4.49 : Statechart Diagram Cancel Gambar 4.50: Mengidentifikasi Entitas Gambar 4.51 : Menentukan Atribut Key Gambar 4.52 : Menentukan Derajat Kardinalitas xii

13 Gambar 4.53: Entity Relationship Diagram Gambar 4.54 : Relasi Tabel Gambar 4.55 : Form Menu Utama Gambar 4.56 : Form Menu File Gambar 4.57 : Form Menu Kartu Kendali Gambar 4.58 : Form Menu Kelola Klasifikasi Kearsipan Gambar 4.59 : Form Menu Kelola User Gambar 4.60 : Form Login Sistem Gambar 4.61 : Form Kartu Kendali Surat Masuk Gambar 4.62 : Form Kartu Kendali Disposisi Gambar 4.63 : Form Kartu Kendali Surat Keluar Gambar 4.64 : Form Klasifikasi Kearsipan Gambar 4.65 : Form Input User Gambar 4.66 : Form Input Staff Gambar 4.67 : Form Kirim Pesan Disposisi Gambar 4.68 : Form Save Surat Masuk Gambar 4.69 : Form Save Surat Keluar Gambar 4.70 : Kartu Kendali Surat Masuk Gambar 4.71 : Kartu Kendali Disposisi Gambar 4.72 : Kartu Kendali Surat Keluar Gambar 5.1 : Tampilan Form Login Gambar 5.2 : Tampilan Form Menu Utama Gambar 5.3 : Tampilan Input Form KartuKendali Surat Masuk Gambar 5.4 : Tampilan Input Form Kartu Kendali Disposisi Gambar 5.5 : Tampilan Input FormKartu Kendali Surat Keluar Gambar 5.6 : Tampilan Input Form Kelola Klasifikasi Kearsipan Gambar 5.7 : Tampilan Input Form Kelola User Gambar 5.8 : Tampilan Input Form Kelola Staff Gambar 5.9 : Tampilan Input Form Kirim Pesan Disposisi Gambar 5.10 : Tampilan Input Form Save Surat Masuk Gambar 5.11 : Tampilan Input Form Save Surat Keluar xiii

14 Gambar 5.12: Tampilan Cetak Kartu Kendali SuratMasuk Gambar 5.13 : Tampilan Cetak Kartu Kendali Disposisi Gambar 5.14 : Tampilan Cetak Kartu Kendali Surat Keluar xiv

15 DAFTAR LAMPIRAN Fotocopy Buku Bimbingan Surat Balasan dari Kecamatan Kota Kudus Biografi Penulis xv