ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENDATAAN SEKOLAH (SIPENSEK) BERBASIS WEB DI DINAS PENDIDIKAN PEMUDA DAN OLAHRAGA KABUPATEN SLEMAN

Transkripsi

1 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENDATAAN SEKOLAH (SIPENSEK) BERBASIS WEB DI DINAS PENDIDIKAN PEMUDA DAN OLAHRAGA KABUPATEN SLEMAN NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh Suhendra Juniar Azhari kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2015

2

3 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENDATAAN SEKOLAH (SIPENSEK) BERBASIS WEB DI DINAS PENDIDIKAN PEMUDA DAN OLAHRAGA KABUPATEN SLEMAN Suhendra Juniar Azhari 1), Rum Muhamad Andri Kr, Ir, M.Kom 2), Teknik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta Jl Ringroad Utara, Condongcatur, Depok, Sleman, Yogyakarta Indonesia suhendra.a@students.amikom.ac.id 1), andri@amikom.ac.id 2) Abstract - Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten (Disdikpora) Sleman dibentuk dalam rangka meningkatkan penyelenggaraan tugas dan fungsi pendidikan. Disdikpora Sleman memiliki banyak data yang salah satunya yaitu data sekolah yang perlu untuk disimpan dan dimanajemen dengan baik. Namun menajemen data sekolah yang dilakukan Disdikpora masih manual dan belum terintegritasi. Beberapa pertanyaan yang muncul: Bagaimana proses transformasi sebuah sistem informasi pendataan sarana prasarana sekolah untuk menggantikan manajemen pendataan sarana prasarana sekolah sebelumnya yang dilakukan secara manual pada Disdikpora Sleman? Pada skripsi ini, peneliti mencoba menganalisis beberapa pokok permasalahan yang ada untuk membandingkan antara sistem manual dengan sistem yang akan dibangun. Selain itu peneliti juga melakukan beberapa model perancangan sistem ang menghasilkan sistem informasi berbasis web yang sementara belum dapat diimplementasikan secara penuh dimana sistem informasi web ini masih digunakan secara lokal di Disdikpora saja. Belum di implementasikan di setiap sekolah dasar, dikarenakan proses instalasi sistem yang belum dapat terealisasikan. Keywords - Sistem Informasi, Pendataan, Sekolah, Analisis, Perancangan, dan Implementasi. 1. Pendahuluan 1.1 Latar belakang Perkembangan teknologi informasi yang sangat pesat menuntut suatu instansi menggunakan sebuah sistem informasi yang dapat mendukung kinerja pengguna sistem yang lebih baik. Hal ini dilakukan agar pengelohan data dapat menghasilkan informasi yang cepat dan akurat serta dapat meminimalisir kesalahan pada proses pengolahan. Disdikpora sleman memiliki banyak data yang salah satunya adalah data sekolah. Data sekolah tersebut memerlukan pengolahan secara cepat dan tepat. Dari permasalahan tersebut penulis mengambil judul Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Pendataan Sekolah (SIPENSEK) Berbasis Web di Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Sleman. 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang telah disampaikan, maka rumusan masalah yang dikaji adalah Bagaimana proses transformasi sebuah sistem informasi pendataan sarana prasarana sekolah untuk menggantikan manajemen pendataan sarana prasarana sekolah sebelumnya yang dilakukan secara manual pada Disdikpora Sleman? Bagaimana cara memberikan respon positif bagi penggunaan sistem informasi pendataan sarana prasarana sekolah baik dari pihak Disdikpora, sekolah yang bersangkutan, maupun masyarakat umum? 1.3 Tujuan Penelitian Tujuan dari penelitian yang dilakukan yaitu: 1. Untuk mengetahui sejauh mana perkembangan pengolahan dan penyimpanan data sarana prasarana sekolah yang sudah diterapkan di Disdikpora Sleman. 2. Penggabungan pengetahuan teoritis dan aplikatif terhadap sistem yang diusulkan 3. Untuk memperoleh gambaran sistem yang efektif dan efisien, sehingga sistem yang baru dapat lebih baik dari sistem yang sedang berjalan selama ini. 1.4 Metode Penelitian Metode yang dilakukan pada penelitian ini diataranya: 1. Pengumpulan data 2. Analisis 3. Perancangan sistem 4. Pembangunan dan pengembangan sistem 5. Pengujian sistem 6. Implementasi dan pemeliharaan sistem 1.5 Tinjauan Pustaka Suatu penelitian tentang Aplikasi Pendataan Siswa Baru SMK N 1 Pelepat Ilir Muara Bungo, Jambi Berdasarkan Kelas dan Jurusan menjelaskan rancangan aplikasi tersebut. Aplikasi tersebut dirancang berbasis desktop yang model penginputan datanya dilakukan oleh admin yang menghasilkan sebuah rekap data siswa baru pertahun ajaran. Rancangan yang telah dilakukan dinilai sudah baik namun perlu adanya pengembangan dari basis desktop menjadi web sehingga terealisasikannya sistem informasi yang lebih baik dengan proses penginputan data yang dapat dilakukan lebih cepat dan efisien melalui proses input mandiri dari setiap siswa (Mukorobin, 2012). 1

4 2. Pembahasan 2.1 Analisis Sistem Analisis dilakukan dengan menganalisis kelemahan sistem dengan metode PIECES. Analisis PIECES merupakan analisa yang melihat sistem dari sisi performance, information, economy, control, efficiency, dan service (Taufiq, 2013). 1. Perfomance Dengan sistem yang masih manual, jumlah informasi yang mampu dihasilkan pada proses pengumpulan informasi hanya ± 65% yaitu 322 sekolah dari keseluruhan sekolah yang ada di wilayah Sleman. Semestinya sistem mampu menghasilkan informasi 100% yaitu 496 sekolah. 2. Information Dalam pengumpulan informasi sarana prasarana sekolah, 30% dari jumlah keseluruhan atau sekitar 148 sekolah mengisikan data secara tidak lengkap dan 25% dari jumlah keseluruhan atau sekitar 124 sekolah melakukan kesalahan pengisian. Hal ini dinilai tidak akurat, karena Disdikpora menginginkan informasi yang tepat dan jelas, maka seharusnya ketidak lengkapan dan tingkat kesalahan dalam mengisikan data bisa dikurangi atau dihilangkan. Nilai keakuratan jumlah informasi yang diharapkan paling tidak mendekati 100% yaitu 496 sekolah. 3. Economy sistem lama membutuhkan banyak biaya operasional yang sebenarnya dapat diminimalisasi, diantaranya kertas-kertas arsip yang jumlahnya tidak sedikit, tempat penyimpanan data yang cukup besar, dan besarnya kebutuhan tenaga pengelola baik dalam hal administrasi maupun akomodasi. Sebenarnya biaya dapat ditekan serendah mungkin dengan cara meminimalkan penggunaan kertas, meminimalkan tempat penyimpanan data, mengurangi pembiayaan tenaga pengelola. 4. Control Pada sistem lama, tidak ada pengamanan terhadap laporan data sarana prasarana yang penting, sehingga resiko kehilangan atau kerusakan data dapat terjadi. 5. Eficiency Beban kerja yang diterima sangat banyak, yakni proses penarikan data dari sekolah dasar harus dilakukan langsung melalui UPT setiap kecamatan. Setelah dilakukan penarikan data, masih harus dilakukan input ke dalam aplikasi pembantu sistem untuk mengolah data tersebut. Semestinya sistem mampu meningkatkan efisiensi secara signifikan melalui penggunaan sumberdaya. 6. Service Pengelolaan informasi pada sistem lama menghasilkan informasi yang cukup lama, sehingga sering terjadi keterlambatan dalam penyaluran informasi kepada pengguna. Hal tersebut mengakibatkan semua pihak terkait merasa kurang puas. Agar kepuasan pengguna dapat terpenuhi maka sistem harus bisa melakukan perbaikan pelayanan untuk memnuhi kebutuhan pengguna. Dari analisis yang dilakukan disimpulkan bahwa sistem manual yang sebelumnya masih memiliki banyak kekurangan yang sebenarnya dapat ditangani sistem informasi berbasis web. 2.2 Perancangan Sistem Sistem informasi web yang diajukan dirancangan dengan membuat model alur sistem menggunakan Data Flow Diagram (DFD). Data Flow Diagram (DFD) adalah representasi grafik yang menggabarkan aliran informasi dan transformasi informasi yang diplikasikan sebagai data yang mengalir dari masukan (input) dan keluaran (output) (Rosa & Shalahuddin, 2013). Berikut ini DFD level 0 yang dirancang. Gambar 1. DFD Level 0 Untuk memodelkan struktur Basis data untuk sistem informasi yang akan dibangun, dilakukan teknik normalisasi, perancangan relasi antar tabel, dan perancangan struktur tabel. Perancangan untuk mengukur efektifitas sistem dilakukan perancangan antarmuka. Efektif artinya siap digunakakan dan hasilnya sesuai dengan kebutuhan. Berikut beberapa rancangan antar muka yang telah dirancang. Gambar 2. Rancangan Form Login 2

5 Gambar 3. Rancangan Halaman Utama 2.3 Implementasi dan Pembahasan Tahap implementasi sistem (system implementation) merupakan tahap pembuatan, pemasangan sistem secara utuh baik dari perangkat keras (hardware), perangkat lunak (Software), dan sumber daya manusia (brainware) (Yakub, 2012). Tahap Implementasi yang dilakukan dengan tahap pembuatan database, implementasi program, implementasi halaman antar muka, pengujian sistem, instalasi sistem, dan pemeliharaan sistem Pembuatan Database Pembuatan database sangat diperlukan karena sangat akan berperan penting untuk mendukung sistem dalam melakukan proses input dan output data Implementasi Program Implementasi Program merupakan tahap untuk membangun sistem hingga sistem dapat dijalankan sesuai dengan rancangan yang telah dibuat sebelumnya. Sistem yang telah dirancang dibangun dengan cara membuat kode program (script) dalam bahasa pemrograman php. <?php $hostname = "localhost"; $username = "root"; $password = ""; $dbname = "dbsipensek"; mysql_connect( $hostname, $username, $password ) or die ("Unable to connect to database"); mysql_select_db( $dbname );?> Gambar 4. Kode Program Koneksi Database Implementasi Halaman Antar Muka Pada tahap ini, akan ditampilkan hasil implementasi dari penyusunan dan pengembangan kode program yang telah dibahas pada sub bab sebelumnya. Hasil implementasi yang akan ditampilkan berupa halaman anatar muka sistem Pengujian Sistem Gambar 4. Form Login Pengujian Sistem dilakukan dengan 2 metode pengujian, yaitu black box testing, dan white box testing. Black box testing merupakan tahap pengujian untuk meguji kesesuaian data dan validasi. Tabel 2. Uji Sistem Kesesuaian Data Media Pembelajaran Metode Pengujian Hasil Keputusan Metode Pengujian Hasil Keputusan Instalasi Sistem Pilih jenis media pada form input kondisi media pembelajaran Data jenis media pembelajaran tampil pada form input jenis media pada data media spembelajaran. Terpenuhi Tabel 2. Uji Validasi Data Kosong Form input tidak diisikan Data tidak tersimpan Terpenuhi proses instalasi sistem belum dapat dilakukan secara makmsimal dikarenakan proses perizinan akses sistem informasi pendataan berbasis web (SIPENSEK) oleh Disdikpora Sleman belum terpenuhi. Artinya sistem ini belum dapat berjalan secara online. Maka untuk sementara penggunaan sistem masih dilakukan secara offline (tidak ada akases internet) dengan akses lokal (hanya digunakan oleh admin Disdikpora) dengan menggunakan web hosting dari fasilitas software XAMPP Pemeliharaan Sistem Setelah aplikasi dirancang, dibangun, dan diujicoba dengan sebaik-baiknya, seiring dengan terus beroperasinya sistem secara online maka kemungkinan sistem dapat mengalami masalah. Masalah yang dimaksudkan seperti error sistem ataupun kurang memadainya fitur-fitur yang ada saat ini untuk kebutuhan di masa yang akan datang. Sistem perlu dipelihara karena beberapa hal yaitu: 3

6 1. Sistem memiliki kesalahan yang dulunya belum terdeteksi, sehingga kesalahan-kesalahan sistem perlu diperbaiki. 2. Sistem mengalami perubahan-perubahan karena permintaan baru dari pengguna sistem. 3. Kualitas sistem perlu ditingkatkan. 4. Penambahan fitur-fitur baru sesuai perkembangan teknologi yang ada. 3. Kesimpulan Kesimpulan yang dapat diambil adalah Dari hasil uji coba fungsional yang dilakukan, sistem informasi pendataan sarana prasarana sekolah berbasis web mampu menggantikan proses pendataan sarana prasarana sekolah dari sistem manual sebelumnya dengan beberapa kelebihan seperti validasi data, rekap data, cetak data, export data, pencarian data, hingga pencegahan kesalahan pengguna sistem dalam melakukan proses pendataan sarana prasarana sekolah. Selain itu sistem informasi pendataan sarana prasarana sekolah juga memberikan manfaat yang baik khususnya untuk pengguna sistem/pengelola data sarana prasarana sekolah Disdikpora Sleman. Daftar Pustaka [1] Rosa, A.S. dan Shalahuddin M Rekayasa Perangkat Lunak Terstruktur dan Berorientasi Objek. Bandung: Informatika. [2] Taufiq, Rohmat Sistem Informasi Manajemen Konsep Dasar, Analisis Data, dan Metode Pengembangan. Yogyakarta: Graha Ilmu. [3] Yakub Pengantar Sistem Informasi. Yogyakarta: Graha Ilmu. Biodata Penulis Suhendra Juniar Azhari, memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom), Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun Rum Muhamad Andri, Saat ini menjadi Dosen di STMIK AMIKOM Yogyakarta 4