BAB I PENDAHULUAN. pertimbangan terkait dengan pengambilan keputusan. Kegiatan organisasi seperti perencanaan, penganalisisan, perumusan dan

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Masalah Kebutuhan informasi yang semakin meningkat disertai dengan perkembangan teknologi informasi pada era globalisasi saat ini berpengaruh terhadap bisnis di lembaga pemerintah maupun lembaga swasta. Tersedianya informasi yang dibutuhkan oleh lembaga baik lembaga pemerintah maupun lembaga swasta dapat menjadi bahan pertimbangan terkait dengan pengambilan keputusan. Kegiatan organisasi seperti perencanaan, penganalisisan, perumusan dan pengambilan keputusan membutuhkan informasi yang tepat dan sesuai. Salah satu sumber informasi dalam lembaga atau organisasi adalah arsip. Arsip memiliki peranan yang sangat penting dalam penyajian informasi bagi pimpinan sebagai dasar dalam membuat keputusan dan merumuskan kebijakan. Bentuk arsip sekarang tidak hanya berbentuk tulisan saja melainkan audio visual seperti foto dan video. Berkembangnya teknologi informasi secara tidak langsung berpengaruh terhadap bentuk arsip. Perawatan dan penataan arsip yang baik dan benar dapat meminimalkan terjadinya kerusakan terhadap arsip dan dapat memudahkan dalam penemuan kembali arsip. Arsip atau (record) yang dalam istilah bahasa Indonesia ada yang menyebutkan sebagai warkat, pada pokoknya dapat diberikan pengertian sebagai : setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar atau pun bagan yang memuat keteragan keterangan mengenai sesuatu subbyek (pokok persoalan) atau pun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingat orang (itu) pula 1 1 Basir Barthos, Manajemen Kearsipan, Bumi Aksara, Jakarta, 2003, hal 1. 1

2 Berdasarkan Undang Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan Ketentuan Pokok Kearsipan pasal 1 ayat a dan b menetapkan bahwa yang dimaksud dengan arsip adalah : a. Naskah naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Lembaga Negara dan Badan Badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan b. Naskah naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan Swasta dan atau perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan Bangsa 2 Naskah naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Lembaga Negara dan Badan Badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan Salah satu syarat yang harus diperhatikan dalam pengelolaan arsip adalah arsip yang telah disimpan dapat ditemukan kembali dengan cepat ketika dibutuhkan kembali sewaktu waktu, artinya inti dari suatu kearsipan adalah proses pencarian kembali arsip yang telah disimpan. Penyimpanan arsip sebaiknya tidak menggunakan tempat yang terlalu banyak dan dapat memungkinkan pegawai mudah dalam menemukan arsip arsip yang telah disimpan apabila diperlukan. Menyimpan arsip harus memperhatikan berbagai faktor, hal ini dikarenakan rentannya arsip mengalami kerusakan, sehingga dengan terawatnya arsip yang disimpan sesuai dengan jumlah dan volume arsip dapat berpengaruh terhadap usia arsip yang disimpan. 2 Indonesia, Undang Undang Republik Indonesia Tentang Ketentuan Ketentuan Pokok Kearsipan Nomor 7 Tahun 1971, pasal 1, ayat a dan b. 2

3 Selain memperhatikan penyimpanan arsip, sistem yang diterapkan oleh suatu lembaga harus mudah dilaksanakan dan tidak menimbulkan kesulitan bagi pegawai. Penyimpanan arsip juga harus memperhatikan ruangan, suhu udara dan cahaya. Ruangan yang digunakan untuk menyimpan arsip harus memiliki ventilasi udara. Kontrol suhu 18 sampai dengan 21 celcius. Ruangan juga harus terhindar dari sinar ultraviolet secara langsung 3 Seringkali kita mengetahui masih terdapat kantor swasta maupun pemerintah yang belum menerapkan sistem kearsipan dengan benar. Misalnya dengan ditumpuk digudang, di meja tempat kerja, tidak terawatnya arsip yang disimpan. Pengelolaan arsip perlu memperhatikan pemisahan antara arsip yang masih aktif dan juga arsip inaktif. Pemisahaan arsip aktif dan arsip inaktif disesuaikan dengan intensitas penggunaanya. Arsip aktif yang telah dipisahkan dari arsip inaktif disimpan dalam filling cabinet dan diberi kode sedangkan arsip inaktif disimpan dalam tempat penyimpanan dan diberi nama serta disimpan ditempat yang telah ditentukan. Mengelola arsip tidaklah mudah seperti kebanyakan orang membayangkan, diperlukannya tenaga ahli dalam mengelola arsip, sehingga sesuai dengan apa yang diharapkan. Menjadi tenaga ahli dalam mengelola arsip haruslah orang orang yang memilki tingkat ketelitian yang tinggi dan harus memiliki syarat syarat tertentu seperti memiliki sikap jiwa yang cermat, cerdas dan cekatan. Pegawai arsip juga memiliki kemampuan dalam memahami sesuatu dan bekerja dengan cepat, serta rapi, rapi yang dimaksud adalah arsip arsip yang disimpan oleh instansi baik instansi swasta maupun pemerintah. 3 Basir Barthos, Op. Cit., hal 50. 3

4 Apotek Hasil yang terletak dijalan Makam Pahlawan Salatiga adalah salah satu sarana pelayanan kesehatan bagi masyarakat. Apotek Hasil ini berdiri sejak tahun 2014 dan dimiliki oleh bapak Didik selaku pemilik baru. Apotek Hasil beroperasi setiap hari Senin hingga hari Jumat dimulai pukul WIB WIB. Sales dari berbagai macam merk datang setiap hari untuk menawarkan produk produk kesehatan ataupun menagih inkaso (pembayaran jatuh tempo) produk produk kesehatan di Apotek Hasil Salatiga. Batas inkaso (menagih pembayaran jatuh tempo) rata rata adalah hari. Pengiriman barang pesanan dari sales juga tidak dapat diatur waktu sesuai dengan keinginan Apotek Hasil, hal ini terjadi dikarenakan pengiriman barang pesanan tersebut sesuai dengan kebijakan perusahaan bisa pagi, siang ataupun malam. Ketika barang pesanan sudah sampai diapotek, karyawan akan mengecek lembaran faktur terakhir yang diberikan oleh pengirim barang, hal ini dilakukan dengan tujuan untuk mengecek apakah barang yang dipesan sesuai dengan faktur atau tidak. Barang yang sudah dicek, tidak langsung di display di Apotek Hasil, tetapi barang tersebut akan dimasukkan didalam gudang dengan tujuan untuk mengecek kode batch dan kadaluarsa barang pesanan. Setelah semua barang di cek, barulah barang pesanan akan di display untuk diperjual belikan kepada konsumen. Lembar faktur yang dipegang oleh karyawan, selanjutnya akan dicatat dan dibuatkan arsip manual di Apotek Hasil tujuan dari pembuatan data arsip ini adalah untuk mengetahui baarang apa saja yang sudah dibayar lunas kepada sales ketika sales datang untuk menagih inkaso. Obat yang diperjual belikan di Apotek Hasil ini dibedakan menjadi 2 jenis yaitu HV dan OWA (Obat Wajib Apotek). Batas kadaluarsa obat yang diperjual belikan di Apotek Hasil kira kira 3-4 tahun, dan ketika obat yang ada sudah kadaluarsa, obat tersebut tidak langsung dimusnahkan pada saat itu juga, hal ini dikarenakan adanya kebijakan dari pemerintah untuk pemusnahan obat rata rata 7 sampai 10 tahun. 4

5 Pemusnahan obat kadaluarsa ini tidak boleh dilakukan perseorangan dengan cara dibakar, ditanam didalam tanah, dilarutkan disungai atau saluran pembuangan air, hal ini dikarenakan adanya kekhawatiran ketika obat tersebut dimusnahkan perseorangan, ada dampak bagi orang lain atau lingkungan terkait dari pemusnahan obat tersebut. Pemusnahan obat kadaluarsa ini dilakukan oleh dinas kesehatan setempat, dan disaksikan oleh seluruh apoteker yang ada di Salatiga, selain obat yang dimusnahkan, resep dokter juga ikut dimusnahkan, ini bertujuan untuk menghindari adanya penyalahgunaan resep dokter oleh oknum yang tidak bertanggung jawab. 4 Transaksi pembelian dan penjualan terkait dengan produk yang dijual oleh Apotek Hasil tentunya terjadi fluktuatif, sehingga diperlukannya pengelolaan arsip secara baik dengan tujuan untuk memudahkan karyawan dan pemilik apotek dalam mengambil keputusan ataupun menemukan kembali informasi yang ingin dicari Fokus Penelitian Arsip berperan penting dalam kegiatan administrasi. Peranan penting arsip dalam kegiatan administrasi adalah sebagai pusat ingatan dan informasi dalam rangka melakukan kegiatan seperti: pembuatan laporan, penilaian, pengendalian, serta pertanggung jawaban dengan tepat. Pengamatan pendahuluan dilakukan pada Apotek Hasil Salatiga yang mengamati langsung lingkungan apotek serta wawancara awal dengan pengelola apotek Hasil. Pengelolaan arsip sebagai bahan informasi yang dibutuhkan oleh Apotek Hasil adalah arsip HV dan OWA. Penyusunan arsip HV dan OWA dilakukan secara manual dengan menggunakan buku berukuran folio. Mekanisme pembuatan arsip HV dan OWA berdasarkan dari faktur yang diterima oleh pihak Apotek Hasil yang kemudian di tulis kembali sesuai dengan faktur yang 4 Hasil wawancara awal dengan Ibu Siti Mindaryati Selaku Pengelola Apotek Hasil Salatiga 2 September

6 berisikan tentang tanggal pembelian, jenis produk HV dan OWA dan harga produk. Setiap jenis obat baik HV dan OWA di display di dalam etalase Apotek Hasil Salatiga sesuai dengan kelompok jenis obat. Setiap transaksi penjualan obat baik jenis obat HV maupun OWA, semua karyawan baik apoteker, asisten apoteker dan pengelola melayani dan melakukan pencatatan didalam buku transaksi penjualan obat HV dan OWA. Laporan HV dan OWA di buat perbulan dan di kelola oleh pengelola dan asisen apoteker, yang kemudian diproses dan dijadikan menjadi laporan HV dan OWA pertahun. Laporan HV dan OWA yang disusun sering mengalami permasalahan berupa adanya selisih antara laporan HV dan OWA yang dibuat antara pengelola apotek dengan asisten apoteker, sehingga harus mencari dan menemukan faktur yang disimpan untuk mencocokkan produk yang dijual di Apotek Hasil Salatiga dan memakan waktu yang cukup lama. Ketersediaan fasilitas dalam mengelola arsip di Apotek Hasil Salatiga juga dirasakan masih kurang. Salah satunya adalah fasilitas penyimpanan arsip dinamis yang hanya ada 1 lemari kecil yang terbuat dari kayu jati. Jangka penyimpanan arsip yang diterapkan di Apotek Hasil Salatiga adalah selama lima tahun dan di kunci oleh apoteker, selain itu penyimpanan faktur yang hanya ditaruh diatas lemari tanpa adanya tindak lanjut sehingga membuat arsip ysng disimpan didalam lemari berupa laporan HV dan OWA sering dimakan rayap. Berdasarkan permasalahan yang dijabarkan diatas, dapat dirumuskan masalah sebagai berikut : 1. Bagaimana sistem kelola arsip dinamis aktif di Apotek Hasil Salatiga? 2. Bagaimana ketersediaan fasilitas yang ada dalam mengelola arsip dinamis aktif di Apotek Hasil Slatiga? 6

7 1.3. Tujuan Penelitian Adapun tujuan dari penelitian ini adalah sebagai berikut : 1. Mendeskripsikan sistem kelola arsip dinamis aktif di Apotek Hasil Salatiga 2. Mendeskripsikan ketersediaan fasilitas penunjang dalam mengelola arsip dinamis aktif di Apotek Hasil Salatiga 1.4. Manfaat Penelitian Manfaat Teoritis Secara teoritis penelitian ini diharapkan dapat mendukung pendapat Basir Barthos yang menyatakan : Arsip mempunyai peranan penting dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan, oleh sebab itu dapat menyajikan informasi yang lengkap, cepat dan benar haruslah ada sistem dan prosedur kerja yang baik di bidang kearsipan Manfaat Praktis 1. Bagi Pemiik Memberikan sumbangan pemikiran dalam bentuk penelitian dalam rangka pengelolaan arsip dinamis aktif di Apotek Hasil Salatiga 2. Bagi Mahasiswa Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan kontribusi terhadap pengembangan pengetahuan tentang Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis. Selain itu, penelitian ini juga dapat menjadi referensi riset selanjutnya mengenai topik topik pembahasan yang berkaitan dengan Kearsipan. 5 Basir Barthos, Op. Cit., hal 2 7

8 3. Bagi Penulis Memberikan pengetahuan tentang penelitian kualitatif teristimewa tentang sistem kelola arsip dinamis aktif. 8