SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBAYARAN PREMI BEASISWA MELALUI e-finance DI PT. ASURANSI JIWASRAYA (PERSERO) KANTOR CABANG SURAKARTA

Transkripsi

1 SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBAYARAN PREMI BEASISWA MELALUI e-finance DI PT. ASURANSI JIWASRAYA (PERSERO) KANTOR CABANG SURAKARTA TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan Vokasi Ahli Madya ( A.Md.) Dalam Bidang Manajemen Administrasi Oleh : Mawar Noviana D PROGRAM STUDI DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA commit 2016 to user i

2 ii

3 iii

4 iv

5 MOTTO Yang terpenting usaha dulu karena hasil tidak akan mengecewakan usaha Ibu- Barang siapa keluar untuk mencari ilmu maka dia berada di jalan Allah HR. Turmudzi- Harapan adalah kenyataan yang paling nyata. Jika kau percaya, harapan itu akan menjadi nyata Bill Gates- Pain is not permanent Tamtam- v

6 PERSEMBAHAN Tugas akhir ini kupersembahkan untuk: Kedua Orangtua Para sahabat-sahabatku MA. B angkatan 2013 Universitas Sebelas Maret vi

7 KATA PENGANTAR Puji syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT atas rahmatnya sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan tugas akhir ini dengan baik. Tugas Akhir dengan judul Sistem Informasi Akuntansi Pembayaran Premi Beasiswa Melalui e-finance di PT. Asuransi Jiwasraya (PERSERO) Kantor Cabang Surakarta, disusun sebagai salah satu syarat guna memperoleh gelar profesi ahli madya (A. Md) dalam bidang Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. Banyak hambatan yang ditemui dalam penulisan tugas akhir ini, namun adanya bantuan baik secara langsung maupun tidak langsung dari berbagai pihak akhirnya penulisan tugas akhir ini dapat selesai. Oleh karena itu penulis mengucapkan terimakasih kepada: 1. Bapak Irsyadul Ibad,S.AB.,M.Ed.,M.Si selaku pembimbing tugas akhir yang telah membimbing penulis dalam penulisan tugas akhir. 2. Bapak Drs. Sakur, M.S. selaku dosen penguji tugas akhir. 3. Bapak Drs. Ali, M.Si selaku Ketua Program Studi Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret dan pembimbing akademik yang telah membimbing penulis selama menjalani masa perkuliahan. 4. Ibu Prof. Dr. Ismi Dwi Astuti Nurhaeni, M.Si selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 5. Bapak Slamet Budiyanto, Bapak Dhony Oktaviana, Bapak Arif Riswanto, Mbak Tari, Mas Rachmad yang telah membantu selama penulis melaksanakan Praktik Kerja Magang. 6. Seluruh karyawan PT. Asuransi Jiwasraya (PERSERO) Kantor Cabang Surakarta. 7. Keluarga dan sahabat yang telah mendukung dalam penulisan ini. vii

8 8. Teman-teman Wisma Liya II yang telah banyak membantu dalam penulisan ini. 9. Teman-teman MA B angkatan Semua orang yang telah membantu dalam penulisan tugas akhir yang tidak dapat penulis sebutkan satu-persatu. Penulis menyadari bahwa penulisan tugas akhir ini masih jauh dari sempurna sehingga segala kritik dan saran yang membangun penulis terima dengan senang hati. Penulis berharap tugas akhir ini dapat berguna bagi setiap orang yang berkepentingan. Surakarta, Mei 2016 Penulis viii

9 DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL... i PERSETUJUAN... ii PENGESAHAN... iii PERNYATAAN... iv MOTTO... v PERSEMBAHAN... vi KATA PENGANTAR... vii DAFTAR ISI... ix DAFTAR TABEL... xiii DAFTAR BAGAN... xiv DAFTAR GAMBAR... xv DAFTAR LAMPIRAN... xvi ABSTRAK... xvii BAB 1 PENDAHULUAN... 1 A. Latar Belakang Masalah... 1 B. Perumusan Masalah... 4 ix

10 C. Tujuan Pengamatan... 4 D. Manfaat Pengamatan... 5 BAB II TINJAUAN DAN METODE PENGAMATAN... 6 A. Tinjauan Pusataka Sistem Informasi Akuntansi (SIA)... 6 a. Pengertian SIA... 6 b. Peran SIA... 7 c. Komponen SIA... 7 d. Subsistem SIA... 8 e. Penggunaan SIA... 9 f. Siklus-siklus Pemrosesan Transaksi g. Komponen-komponen Sistem Pemrosesan Transaksi h. Catatan (Record Akuntansi) Asuransi a. Pengertian Asuransi b. Prinsip-prinsip Asuransi c. Manfaat Asuransi d. Premi Asuransi B. Metode Pengamatan Lokasi Penelitian Jenis Pengamatan Penentuan Sampel dan Sumber Data Teknik Pengumpulan Data commit... to user 25 x

11 5. Teknik Analisis Data BAB III DESKRIPSI PERUSAHAAN A. Logo B. Sejarah C. Visi dan Misi D. Tujuan E. Struktur Organisasi dan Rincian Tanggungjawab F. Program G. Jumlah Tenaga Kerja H. Pengawasan BAB IV PEMBAHASAN HASIL PENGAMATAN A. Sistem Informasi Akuntansi pada aplikasi e-finance B. Komponen Sistem Informasi Akuntansi dalam e-finance Orang-orang yang Mengoperasikan e-finance Prosedur Pembayaran Premi Beasiswa melalui e-finance Data-data yang Diperlukan Pembayaran Premi Beasiswa Software yang digunakan Infrastruktur Teknologi Informasi yang Digunakan C. Subsistem Sistem Informasi Akuntansi pada e-finance Sistem Pemrosesan Transaksi (SPT) pada e-finance D. Komponen Sistem Pemrosesan Transaksi pada e-finance Masukan Pemrosesan xi

12 3. Penyimpanan Keluaran BAB V PENUTUP A. Kesimpulan B. Saran DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN xii

13 DAFTAR TABEL Tabel 1.1 Data Pembayaran Premi Beasiswa... 3 Tabel 3.1 Data Jumlah Karyawan xiii

14 DAFTAR BAGAN Bagan 3.1 Struktur Organisasi Bagan 3.2 Struktur Organisasi Seksi Keuangan dan Umum Bagan 4.1 Flowchart penggunaan e-finance Bagan 4.2 Prosedur Pembayaran Premi Beasiswa Pertama Bagan 4.3 Prosedur Pembayaran Premi Lanjutan Melalui Kantor Bagan 4.4 Prosedur Pembayaran Premi Lanjutan Melalui Virtual Account 47 Bagan 4.5 Prosedur Pembayaran Premi Lanjutan Melalui Autodebet Bagan 4.6 Prosedur Pembuatan SIP (Surat Ijin Pembayaran) xiv

15 DAFTAR GAMBAR Gambar 3.1 Logo Gambar 4.1 Tampilan Menu Utama Aplikasi e-finance Gambar 4.2 Nomor Rekening atau Takod Umum Gambar 4.3 Jurnal atau Bukti Memorial Gambar 4.4 Buku Besar Gambar 4.5 Neraca Saldo xv

16 DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1. Pedoman Wawancara Lampiran 2. Surat Tugas Lampiran 3. Surat Keterangan Magang Lampiran 4. Form Presensi Magang Lampiran 5. Form Monitoring Magang Lampiran 6. Form Penilaian Magang Lampiran 7. Surat Konfirmasi Kuliah Kerja Magang Lampiran 8. Tampilan Menu e-finance Lampiran 9. Formulir Entry SIP Lampiran 10. Surat Ijin Pembayaran Lampiran 11. Lesting Transaksi Lampiran 12. Surat Permintaan Asuransi Jiwa (SPAJ) Lampiran 13. Surat Kuasa Pendebetan Rekening Tabungan xvi

17 ABSTRAK Mawar Noviana. D Sistem Informasi Akuntansi Pembayaran Premi Beasiswa Melalui e-finance Di PT. Asuransi Jiwasraya (PERSERO) Kantor Cabang Surakarta. Tugas Akhir. Program Studi Manajemen Administrasi. Program Diploma III. Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik. Universitas Sebelas Maret Surakarta. 68 halaman. Sistem Informasi Akuntansi digunakan di Perusahaan Asuransi untuk mengolah data-data keuangan. Asuransi mengandalkan pembayaran premi salah satunya adalah pembayaran premi beasiswa. Oleh karena itu Perusahaan Asuransi memerlukan Sistem Informasi Akuntansi untuk memproses data premi beasiswa lebih cepat dan optimal. Penulisan tugas akhir ini bertujuan mendeskripsikan sistem informasi akuntansi pembayaran premi beasiswa melalui e-finance pada PT. Asuransi Jiwasraya (PERSERO) Kantor Cabang Surakarta. Jenis pengamatan yang digunakan adalah deskriptif kualitatif, menjelaskan kejadian yang terjadi dengan keadaan sebenarnya. Teknik penentuan sampel menggunakan purposive sample dan sumber data yang digunakan informan penelitian, kejadian atau peristiwa dan dokumen. Teknik pengumpulan data menggunakan wawancara terstruktur, observasi dan kajian dokumen. Teknik analisis data menggunakan reduksi data, sajian data dan penarikan kesimpulan dan verifikasi. Berdasarkan hasil pengamatan, sistem informasi akuntansi pembayaran premi beasiswa melalui e-finance di PT. Asuransi Jiwasraya (PERSERO) Kantor Cabang Surakarta menggunakan komponen-komponen yang terdiri dari orangorang, prosedur, data-data, software dan infrastruktur teknologi informasi. Aplikasi e-finance digunakan oleh Seksi Pertanggungan, Seksi Operasional dan Penjualan dan Seksi Keuangan dan Umum. Pembayaran premi beasiswa terdapat dua macam yaitu premi pertama dan premi lanjutan dan dilakukan setiap bulan membayar Rp dengan masa asuransi 30 tahun. Cara pembayaran premi beasiswa melalui datang langsung ke kantor, Host to Host, Virtual Account dan Autodebet. Fungsi e-finance sebagai sistem administrasi keuangan. Infrastruktur teknologi informasi yang digunakan seperangkat komputer dan server. Server berada di kantor pusat. Buku besar, jurnal dan neraca dibuat otomatis menggunakan e-finance. Sistem informasi akuntansi pembayaran premi beasiswa melalui e-finance sudah dilaksanakan dengan otomatis sehingga memudahkan penggunanya dalam pembuatan laporan keuangan. Komponen Sistem Pemrosesan Transaksi terdiri dari masukan, pemrosesan, penyimpanan dan keluaran. Hambatan yang dialami adalah jaringan atau server masih berada di kendali kantor pusat sehingga sering mengalami masalah pada router. Untuk meminimalisir adanya error sebaiknya jaringan atau server berada di bawah kendali kantor cabang agar pengawasan pada jaringan atau server lebih mudah. Kata kunci: sistem, informasi, akuntansi, asuransi, prosedur xvii