ADMINISTRASI OPERASIONAL GUDANG DAN PERALATAN PENANGANAN BAHAN DALAM RANGKA PENINGKATAN EFEKTIVITAS DAN EFISIENSI GUDANG HASIL PRODUKSI PADA

Transkripsi

1 ADMINISTRASI OPERASIONAL GUDANG DAN PERALATAN PENANGANAN BAHAN DALAM RANGKA PENINGKATAN EFEKTIVITAS DAN EFISIENSI GUDANG HASIL PRODUKSI PADA PG. TASIKMADU KARANGANYAR TUGAS AKHIR Disusun untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Mencapai Sebutan Gelar Ahli Madya Program Studi D3 Manajemen Industri Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta Disusun Oleh : Yudi Fajar Kristiawan F PROGRAM STUDI D3 MANAJEMEN INDUSTRI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2011 i

2 HALAMAN PERSETUJUAN Judul Tugas Akhir : Administrasi Operasional Gudang dan Peralatan Penanganan Bahan dalam Rangka Peningkatan Efektivitas dan Efisiensi Gudang Hasil Produksi pada PG. Tasikmadu Karanganyar Telah disetujui oleh Dosen Pembimbing Tugas Akhir untuk dijadikan topik dalam penulisan Tugas Akhir mahasiswa Program Studi D3 Manajemen Industri Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret. Surakarta, Juni 2011 Dosen Pembimbing Bambang Hadinugroho Drs., M.Si. NIP ii

3 HALAMAN PENGESAHAN Tugas Akhir dengan Judul : ADMINISTRASI OPERASIONAL GUDANG DAN PERALATAN PENANGANAN BAHAN DALAM RANGKA PENINGKATAN EFEKTIVITAS DAN EFISIENSI GUDANG HASIL PRODUKSI PADA PG. TASIKMADU KARANGANYAR Telah disahkan oleh Tim Penguji Tugas Akhir Program Studi Diploma III Manajemen Industri, Fakultas Ekonomi, Universitas Negeri Sebelas Maret, Surakarta. Surakarta, Juli 2011 Tim Penguji Tugas Akhir 1. Suryandari Istiqomah, SE. NRP (...) Penguji 2. Bambang Hadinugroho. Drs., M.Si NIP (..) Pembimbing iii

4 iv

5 MOTTO DAN PERSEMBAHAN MOTTO : Hidup untuk menyenangkannya Miliki keyakinan, pegang dengan kepercayaan dan lakukan untuk mempertahankannya. Dengan demikian kita memiliki integritas. Karena integritas penting dalam segala hal. Penulis persembahkan untuk : 1. Tuhan Allah yang Maha Penyayang 2. Ayahanda dan Alm. Ibunda tercinta 3. Kakak-kakakku tersayang 4. Semua orang yang mengenalku 5. Teman-teman MI Almamaterku v

6 KATA PENGANTAR Puji dan syukur yang tak terhingga penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, atas limpahan rahmat dan hidayah-nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini. Tugas akhir dengan judul Administrasi Operasional Gudang dan Peralatan Penanganan Bahan dalam Rangka Peningkatan Efektivitas dan Efisiensi Gudang Hasil Produksi pada PG. Tasikmadu Karanganyar ini disusun dengan maksud untuk melengkapi syarat-syarat guna memperoleh gelar Ahli Madya (A.md) dengan lancar Penulis menyadari sepenuhnya akan keterbatasan penulis dalam menyusun tugas akhir ini, maka tidak mudah bagi penulis untuk menyelesaikan tugas akhir ini tanpa bantuan dari banyak pihak. Akhirnya penulis menyampaikan ungkapan dan ucapan terima kasih kepada: 1. Bapak Dr. Wisnu Untoro, MS. selaku Dekan Fakultas Ekonomi, Universitas Sebelas Maret Surakarta. 2. Ibu. Sinto Sunaryo, SE, M.Si. selaku Ketua Program Studi Manajemen Industri, Diploma III, Fakultas Ekonomi, Universitas Sebelas Maret Surakarta. 3. Adnan Efendi, SE. selaku pembimbing akademik, yang telah menyediakan waktu untuk membimbing penulis sehingga tugas akhir ini selesai sesuai rencana dan arahanya. vi

7 4. Bapak Bambang Hadinugroho. Drs., Msi. selaku pembimbing tugas akhir. Sebagai ungkapan terima kasih atas pengetahuan, kebaikan, ketenangan dan kesabaran yang beliau berikan selama memberikan bimbingan, sehingga tugas akhir ini dapat terselesaikan sesuai rencana penulis. 5. Bapak Hari Fitrianto, SH selaku Manager SDM PG. Tasikmadu Karanganyar, yang telah berkenan memberikan izin kepada penulis untuk melakukan magang kerja di PG. Tasimadu Karanganyar. 6. Bapak Hari Purnomo selaku staf SDM PG. Tasikmadu Karanganyar, yang menjadi karyawan pemdamping penulis selama melaksanakan magang kerja di PG. Tasikmadu Karanganyar. 7. Bapak Iman Sulis selaku kepala gudang PG. Tasikmadu Karanganyar atas bimbingan dan bantuannya dalam menbarikan data. 8. Ibu Novita Anggraini PW. SE selaku petugas A.K.U PG. Tasikmadu Karanganyar, yang memberikan kelengkapan data administrasi. 9. Bapak-bapak selaku mandor dan karyawan di bagian gudang PG. Tasikmadu Karanganyar yang telah membantu penulis dalam pencarian data. 10. Ayahanda tercinta yang telah memberikan dorongan moral, semangat dan materi yang sangat berarti, Alm ibunda terimakasih atas pengorbanan jiwa anda dan setiap kenangan yang indah yang tak terlupakan selama hidup penulis. vii

8 11. Kakak-kakak tersayang (Mbak Nita, Mas Anto, Mas Endro, Mbak Yuli, Mas Adi, Mas Guntur dan kakak-kakak lainnya yang belum disebutkan satu per satu) dan keponakan yang senantiasa memberikan tawa dan bahagia (Geovana). 12. Sahabat-sahabat yang membantu penulis menyelesaikan tugas akhir: Andreas, Azis, Galih, Hafit, Jeksen, Soleh, Puput, Tatas. Terima kasih atas bimbingan dan suntikan semangatnya. 13. Rekan-rekan MI 2008 dan sahabat-sahabat yang selalu ada saat untuk mengisi hari-hari penulis. 14. Dan semua pihak yang tidak sempat penulis sebutkan satu persatu. Semoga segala bentuk bantuan dan amal baik dari seluruh pihak diatas mendapatkan balasan pahala yang lebih besar dari Tuhan Allah. Penulis menyadari bahwa masih banyaknya kekurangan dalam kemampuan menyusun tugas akhir berikut ini. Maka penulis berharap adanya sumbang, saran maupun kritik yang bersifat membangun dari semua pihak untuk perbaikan tugas akhir ini. Semoga Tuhan Allah senantiasa memberikan petunjuk kepada hambanya yang sedang menuntut ilmu. Surakarta, Juni 2011 viii Penulis

9 DAFTAR ISI Halaman HALAMAN JUDUL.... i ABSTRAK... ii HALAMAN PERSETUJUAN.... iv HALAMAN PENGESAHAN... v MOTTO DAN PERSEMBAHAN... vi KATA PENGANTAR... vii DAFTAR ISI... x DAFTAR TABEL... xiv DAFTAR GAMBAR... xv DAFTAR LAMPIRAN... xvi BAB I. PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah... 1 B. Rumusan Masalah... 3 C. Tujuan Penelitian... 4 D. Manfaat Penelitian... 5 E. Kerangka Pemikiran... 6 F. Metode Penelitian... 7 ix

10 BAB II. TINJAUAN PUSTAKA A. Pengertian Pergudang B. Pengertian Macam-macam Gudang C. Pengartian Jenis-jenis Gudang D. Tugas-tugas Pergudangan E. Fungsi Pergudangan F. Pengertian Peralatan Penanganan Bahan G. Pengertian Efektifitas dan Efisiensi H. Pengertian Efektifitas dan Efisiensi Gudang 23 BAB III. DESKRIPSI OBJEK PENELITIAN DAN PEMBAHASAN A. Gambaran Objek Penelitian Sejarah PG. Tasikmadu Karanganyar Lokasi PG. Tasikmadu Karanganyar Struktur Organisasi dan Job Description Aspek Personalia Aspek Produksi Aspek Pemasaran. 47 B. Laporan Magang Kerja Pengertian Magang Kerja Tujuan Magang Kerja Kegiatan Magang Kerja.. 51 x

11 C. Pembahasan Masalah Tugas dan Fungsi Gudang PG. Tasikmadu Karanganyar a. Pelaksanaan Tugas Gudang pada PG. Tasikmadu Karanganyar b. Peranan Fungsi Gudang pada PG. Tasikmadu Karanganyar Administrasi Operasional Gudang pada PG. Tasikmadu Karanganyar a. Proses Penyimpanan Barang. 61 b. Proses Pengeluaran Barang.. 62 c. Proses Stok Opname Peralatan penanganan Bahan atau material handling equipment pada PG. Tasikmadu Karanganyar berhubungan dengan tata letaknya.. 80 a. Peralatan Penanganan Bahan b. Tata Letak Keterkaitan Administrasi Operasional Gudang dan Peralatan Penanganan Bahan Gudang Hasil Produksi dengan Efektifitas dan efisiensi Gudang xi

12 BAB IV. PENUTUP A. Kesimpulan B. Saran DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN xii

13 DAFTAR TABEL Tabel 3.1. Batas Waktu Pengambilan Gula Berdasarkan Kuantal Pembelian 65 Tabel 3.2. Batas Waktu Pengambilan Tetes Berdasarkan Kuantal Pembelian 67 xiii

14 DAFTAR GAMBAR Gambar 1.1. Kerangka pemikiran. 6 Gambar 3.1. Struktur Organisasi PG. Tasikmadu Karangayar Gambar 3.2. Strutur Organisasi Gudang Hasil Produksi. 53 Gambar 3.3. Kartu gudang.. 73 Gambar 3.4. Surat Jalan Gambar 3.5. Bon Pengeluaran Gula.. 75 Gambar 3.6. Bon Pengeluaran Tetes. 76 Gambar 3.7. Adfis Gula. 77 Gambar 3.8. Laporan Harian Persediaan Gula. 78 Gambar 3.9. Laporan Harian Persediaan Tetes. 79 Gambar Peralatan Penanganan Bahan. 84 Gambar Denah Lokasi Gudang Gula. 87 Gambar Denah Lokssi Tengki Tetes xiv

15 DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1. Surat Keterangan Magang Kerja PG. Tasikmadu Karanganyar Lampiran 2. Blanko nilai dari PG. Tasikmadu Karanganyar Lampiran 3. Surat Keaslian Tugas Akhir xv

16 ABSTRAK ADMINISTRASI OPERASIONAL GUDANG DAN PERALATAN PENANGANAN BAHAN DALAM RANGKA PENINGKATAN EFEKTIVITAS DAN EFISIENSI GUDANG HASIL PRODUKSI PADA PG. TASIKMADU KARANGANYAR YUDI FAJAR KRISTIAWAN F Penelitian tugas ini dilakukan dengan tujuan untuk mengetahui secara langsung proses pergudangan pada gudang hasil produksi PG. Taikmadu Karanganyar, untuk mengetahui segala administrasi yang dilaksanakan pada setiap kegiatan gudang dan implementasi peralatan penunjang untuk mengetahui bagaimana penerapannya dalam kegitan nyatanya, serta mencapai efektifitas dan efisiensi gudang hasil produksi PG. Tasikmadu Karanganyar. Penelitian dilakukan di PG. Tasikmadu Karanganyar dengan alamat di Desa Ngijo, Kecamatan Tasikmadu, Kabupaten Karanganyar, Jawa Tengah. Data yang digunakan sebagai bahan analisis diperoleh melalui wawancara, observasi langsung di lapangan dan pemeriksaan terhadap dokumen perusahaan. Jenis data yang digunakan data sekunder yaitu data yang diperoleh secara tertulis dari perusahaaan yang bersangkutan dengan metode pembahasan diskriptif. Hasil pengamatan mengenai pelaksanaan administrasi operasional gudang dan peralatan yang mendukung untuk terciptanya efisiensi dan efektifitas gudang hasil produksi PG. Tasikmadu Karanganyar dituangkan dalam pembahasan. Hasil pembahasan mengenai pelaksanaan operasional gudang dan penanganan peralatan barang jadi pada PG. Tasikmadu Karanganyar umumnya telah dilakukan dengan baik, dengan melibatkan pelaksanaan tugas yang dilakukan personil gudang, fungsi keberadaan gudang, pelaksanaan administrasi yang dilakukan sesuai wewenang juga bisa dipertanggung jawabkan dan pemakaian teknologi peralatan penanganan bahan yang tepat guna dan tempat. Walaupun masih perlunya penekanan pada beberapa hal yang dirasakan penting guna mencapai efektifitas dan efesiensi gudang hasil produksi yang ingin dicapai. Hal itu adalah pelaksanaan administrasi operasional gudang supaya bisa lakukan dengan tepat, aman dan cepat sehingga mampu menambah pelayanan dan kurangnya teknologi peralatan penanganan bahan yang tepat dalam penataan barang jadi gula yaitu konveyor yang dilihat mampu mengkombinasikan antara teknologi material handling dengan manual

17 handling berupa tenaga panggul berjalan baik pada gudang hasil produksi milik PG. Tasikmadu Karanganyar. Berdasarkan pembahasan yang dilakukan, peneliti memberikan usulan kepada perusahaan membuat pelaksanaan administrasi dapat dilakukan dengan tepat, aman dan cepat dengan menambah pelayanan kepada pihak yang berwenang sebagai pengambil barang jadi. Dan penambahan teknologi peralatan penanganan bahan dalam penataan barang jadi hasil produksi yaitu gula, guna sebagai penanganan barang dan memaksimalkan kapasitas gudang. Kata kunci : administrasi operasional gudang, peralatan penanganan bahan, dan efektifitas dan efisiensi gudang.

18 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah Pergudangan memegang peran sangat penting dalam kehidupan sebuah perusahaan manufaktur. Sehubungan gudang merupakan asset penting bagi perusahaan maka keberadaannya perlu pengawasan dan pengendalian. Hal ini bertujuan untuk bisa meminimalkan biaya pelayanan dalam waktu pengoperasian, ketepatan jumlah barang, memaksimalkan kapasitas gudang dan memberikan keamanan terhadap barang jadi perusahaan. Di dalam menyelenggarakan kegiatan proses pergudangan dalam perusahaan yang bersangkutan harus memiliki administrasi operasional gudang yang terstandarisasi. Apabila administrasi operasional gudang dalam perusahaan kurang begitu diperhatikan dan dilakukan dengan terstandarisasi atau tersistem dapat mengakibatkan timbulnya beberapa kerugian-kerugian dikarenakan kurangnya pengendalian dan pengawasan akan bahan atau barang yang keluar dan masuk di gudang. Maka akan sulit memastikan ketepatan berapa bahan atau barang yang dimiliki sekarang dan akan memudahkan kehilangan barang hasil karena kurangnya pengawasan. 1

19 Selain itu, peralatan penanganan bahan juga asset perusahaan yang digunakan untuk merepresentasikan penanganan material dengan memakai peralatan dan metode yang benar. Dengan jenis materialnya yang berbeda-beda antara satu perusahaan dengan perusahaan yang lain atau dengan kata lain tidak persis sama tentu peralatan penanganan bahan juga berbeda-beda. Peralatan penanganan bahan pada banyak perusahaan, terkhusus bagian penanganan gudang atau teknologi asesoris gudang menjadikan hal yang harus diperhatikan dalam seleksi lokasi atau tata letak. Sehingga perlu memperhatikan dalam pembuatan banyak keputusan yang saling terkait mengenai rancangan suatu fasilitas sebelumnya. Tata letak suatu lokasi menentukan aliran umum gerakan orang dan bahan didalam fasilitas yang bersangkutan dan memiliki dampak yang penting pada efisiensi pengoperasiannya. Hal yang sama terjadi pada gudang bahan hasil produksi pada PG. Tasikmadu Karanganyar yang mengelola harta kekayaan pabrik gula berupa produk jadinya yaitu gula dan tetes. Gudang yang memiliki guna menyimpan hasil produksi. PG. Tasikmadu Karanganyar sudah melakukan administrasi terhadap semua operasional gudang, meskipun demikian, masih diperlukan peningkatan akan pelayanan pada pihak yang berkepantingan mendapat pelayanan untuk pengeluaran barang jadi produksi. Selain pelaksanaan administrasi dijumpai adanya permasalahan pada bagian penanganan bahan hasil produksi. Peralatan penanganan bahan yang muncul pada bagian gudang hasil produksi di PG. Tasikmadu 2

20 Karanganyar disebabkan karena masalah teknis maupun non teknis dalam penanganan bahan hasil produksi dan tata letak, masih perlunya penambahan pengadaan alat dan perawatan peralatan penaganan bahan yang sudah ada. Kedua hal ini akan berpengaruh pada dampak akan efektifitas dan efisiensi gudang dalam pengelolaan dan pengawasan bahan hasil produksi pada gudang hasil produksi PG. Tasikmadu Karanganyar supaya mudah tercapai. Untuk membahas mengenai masalah di atas agar dapat menghasilkan komitmen terhadap administrasi operasional dan peralatan penanganan bahan gudang maka penulis mencoba melakukan penelitian dan menuliskan hasilnya dalam tugas akhir dengan judul Administrasi Operasional Gudang dan Peralatan Penanganan Bahan dalam Rangka Peningkatan Efektivitas dan Efisiensi Gudang Hasil Produksi Gula dan Tetes pada PG. Tasikmadu Karanganyar. B. Rumusan Masalah Sesuai dengan uraian latar belakang diatas, maka rumusan masalah penelitian ini adalah sebagai berikut : 1. Bagaimana pelaksanaan tugas dan penerapan fungsi gudang pada PG. Tasikmadu Karanganyar? 3

21 2. Bagaimana administrasi operasional Gudang pada PG. Tasikmadu Karanganyar? 3. Bagaimana penggunaan peralatan penanganan bahan atau material handling equipment berhubungan dengan bahan dan tata letak pada gudang hasil produksi PG. Tasikmadu Karanganyar? 4. Apakah administrasi operasional gudang dan peralatan penanganan bahan pada gudang dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi gudang hasil produsi pada PG. Tasikmadu Karanganyar? C. Tujuan Penelitian sebagai berikut : Dari rumusan masalah di atas, tujuan penelitian ini adalah 1. Mengetahui penerapan tugas dan fungsi gudang pada PG. Tasikmadu Karanganyar. 2. Mengetahui administrasi operasional gudang pada PG. Tasikmadu Karanganyar. 3. Mengetahui penggunaan peralatan penanganan bahan atau marterial handling equiepment yang berhubungan dengan bahan dan tata letak pada Gudang hasil PG. Tasikmadu Karanganyar. 4

22 4. Mengetahui peranan administrasi operasional gudang dan peralatan penanganan gudang dalam meningkatkan efektivitas dan efisiensi gudang hasil produksi pada PG. Tasikmadu Karanganyar. D. Manfaat Penelitian Manfaat yang dapat diambil dari hasil penelitian ini adalah: 1. Bagi Perusahaan Hasil pembahasan dalam tugas akhir dapat menjadi bahan bagi perusahaan dalam rangka penentuan kebijakan mengenai pengelolaan gudang dalam perusahaan. 2. Bagi Peneliti a. Memperoleh gambaran secara langsung tentang dunia kerja dari perusahaan yang diamati. b. Sebagai media dalam membandingkan antara pengetahuan dan keterampilan mengenai manajemen pergudangan yang telah dipelajari selama di bangku kuliah dengan penerapan manajemen pergudangan di perusahaan. 3. Bagi Peneliti Selanjutnya Diharapkan hasil pengamatan ini dapat memberikan manfaat bagi pembaca yang akan mengamati tentang manajemen pergudangan pada masa yang akan datang. 5

23 E. Kerangka Pemikiran Pelaksanaan Administrasi Operasional Gudang Efektivitas dan Efisiensi Gudang Penambahan Penggunaan Peralatan Penanganan Gambar 1.1 Kerangka Pemikiran Sumber : Usulan Peneliti Masalah yang terjadi di PG. Tasikmadu Karanganyar adalah pengelolaan akan barang hasil produksi pada bagian gudang hasil produksi. Mengenai pelaksanaan administrasi operasional gudang yang diharapkan dapat terlaksana dengan baik guna dapat mengantisipasi akan ketepatan barang yang dimiliki dan melakukan pengelolaan gudang dalam pengawasan pada barang hasil produksi akan ancaman kahilangan, sehingga tercapai ketepatan dan keamanan hasil produksi dapat tercapai secara efektif. Dan, keberadan peralatan penanganan bahan perlu diperhatikan lagi, juga hubungannya dengan tata letak pabrik yang dapat diharapkan untuk memaksimalkan kapasitas penggunaan bangunan gudang, peningkatan kinerja personil gudang mengenai pengelolaan biaya 6

24 pengoperasian gudang dan memperketat pengawasan. Akan penambahan peralatan penanganan bahan akan memberikan dampak positif terhadap efektivitas dan efisiensi gudang hasil produksi PG. Tasikmadu Karanganyar. Apabila kedua hal ini terwujud, maka masalah pengelolan barang jadi dan penanganan bahan pada gudang hasil produksi mengenai harapan gudang menjadi efektif dan efisien dapat tercapiakan. F. Metode Penelitian 1. Desain Penelitian Desain penelitian ini dilakukan dengan cara pengamatan langsung di lapangan, kemudian membandingkan dengan teori yang diuraikan dalam kajian pustaka dan melakukan pembahasan terhadap rumusan masalah yang telah ditentukan. 2. Obyek Penelitian Magang kerja dilaksanakan di Pabrik Gula Tasikmadu Karanganyar yang tepatnya di Desa Ngijo, Kecamatan Tasikmadu, Kabupaten Karanyar. Peneliti melakukan penelitian di perusahaan tersebut dengan ditempatkan di bagian A.K.U, bagian SDM dan bagian Gudang bahan baku atau Magasin serta Gudang hasil produksi selama satu bulan yang dimulai pada tanggal 7 Februari sampai dengan tanggal 7 Maret

25 3. Jenis dan Sumber Data Data yang digunakan merupakan data yang diperoleh dari sumber data secara tidak langsung oleh peneliti. Dalam penelitian ini, peneliti tidak menggunakan data primer karena data yang akan digunakan sudah tersedia di perusahaan. Maka dari itu, data yang digunakan adalah data sekunder. Data sekunder yang digunakan adalah: 1) Dokumen administrasi operasional gudang perusahaan. 2) Studi Kepustakaan yaitu dengan mempelajari buku-buku yang berkaitan dengan manajemen pergudangan. 4. Teknik Pengumpulan Data a. Wawancara Mengambil data dengan bertanya secara langsung kepada pihak perusahaan agar data yang diperoleh lebih lengkap. Wawancara yaitu peneliti melakukan tanya jawab secara langsung dengan narasumber. Narasumber tersebut ialah pembimbing magang di perusahaan, staf SDM, petugas atau staf A.K.U (Administrasi, Keuangan dan Umum), kepala bagian gudang dan karyawan lainnya. 8

26 b. Observasi Teknik pengumpulan data dengan mengamati obyek secara langsung di lokasi pengamatan sehingga dapat mengetahui secara langsung obyek yang diamati. c. Studi Pustaka Pengumpulan data yang diperoleh dari catatan, laporan, dokumen, serta tulisan ilmiah dan sumber-sumber lain yang sekiranya dapat dipergunakan. 5. Metode Pembahasan Metode pembahasan yang digunakan adalah pembahasan desktriptif yaitu teknik untuk membuat gambaran atau deskripsi secara sistematis, faktual, dan akurat mengenai suatu obyek yang diteliti. Dalam penelitian ini, peneliti melakukan pembahasan atas sistem administrasi operasional gudang pada PG Tasikmadu Karanganyar kemudian melakukan pengamatan mengenai implementasi sistem tersebut pada perusahaan dan diakhiri dengan menyimpulkan hasil pembahasan perusahaan mengenai administrasi operasional gudang dan implementasi peralatan penanganan bahan pada gudang. 9

27 BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Pergudangan Gudang adalah lokasi untuk penyimpanan produk sampai permintaan (demand) cukup besar untuk melaksanakan distribusinya (Bowersox, 2006: 293). Pergudangan merupakan bagian integral dari sistem logistik yang berperan penting dalam melayani pelanggan dengan biaya seminimal mungkin. Selain itu juga merupakan jaringan primer diantara produsen dan pelanggan yang digunakan untuk menyimpan persediaan selama seluruh bagian proses logistik berjalan. Pergudangan diperlukan dalam rangka : 1. Mencapai transportasi yang ekonomis 2. Mencapai produksi yang ekonomis 3. Mendapat keuntungan dari diskon pembelian dengan kuantitas banyak dan pembelian duluan. 4. Memelihara sumber persediaan. 5. Mendukung kebijakan pelayanan pelanggan perusahaan. 6. Mengantisipasi kondisi perubahan pasar (musiman, fluktuasi permintaan, kompetisi). 10

28 7. Mengatasi perbedaan ruang dan waktu yang berada diantara produsen dan konsumen. 8. Menetapkan setidak-tidaknya biaya total logistik seimbang dengan tingkat pelayanan pelanggan yang diinginkan. 9. Mendukung program just in time dari supplier dan pelanggan. B. Macam-macam Gudang Seiring dengan perkembangan dunia usaha yang menuntut adanya optimalisasi penggunaan gudang, maka macam-macam gudang yang sering dijumpai di dunia kerja nyata adalah sebagai berikut (Widjaja Tunggal. 2009: 49 50) : 1. Gudang Campuran (mixing warehouse) Produk campuran melibatkan banyak lokasi pabrik (pabrik A, B, dan C) yang mengirimkan produk (produk A, B, dan C) ke gudang pusat dengan jumlah yang banyak, dimana pesanan pelanggan sifatnya bervariasi dan digabungkan saat dikirim. 2. Gudang Breakbulk (breakbulk warehouse) Gudang Breakbulk adalah fasilitas yang menerima pengiriman produk dengan jumlah banyak dari pabrik. Beberapa pesanan pelanggan digabungkan ke dalam pengiriman tunggal dari pabrik menuju gudang breakbulk kemudian pesanan akan dibagi / 11

29 dibuat menjadi pengiriman LTL (Least-than-truckload/kurang dari muatan gudang) yang lebih kecil jumlahnya, dan dikirim ke pelanggan yang letaknya dekat dengan gudang. 3. Gudang Konsolidasi (consolidation warehouse) Pesanan skala kecil dari sejumlah supplier dikirimkan ke gudang konsolidasi yang dekat dengan supplier sehingga LTL (Least-thantruckload) dapat digunakan bila perlu dalam jumlah sedikit dan sisanya digunakan untuk waktu jangka panjang dari gudang ke perusahaan. Menyimpan persediaan di dalam gudang diperlukan untuk memelihara sumber persediaan. Sebagai contoh, pemilihan waktu dan kuantitas pembelian penting untuk dipertahankan supplier terutama selama periode kritis. Diperlukan juga penanganan persediaan jangka pendek sebagai akibat kerusakan dalam pengangkutan, stockout penjual, ataupun pemogokan pada salah satu supplier perusahaan. Mayoritas perusahaan menggunakan pergudangan dengan tujuan untuk mencapai total biaya logistik seminimal mungkin dalam melayani pelanggan karena pergudangan memungkinkan manajemen untuk menyeleksi model transport dan tingkat persediaan sehingga bila digabungkan dengan komunikasi dan sistem proses pesanan serta alternatif produksi, dapat meminimalkan total biaya pelayanan pelanggan. 12

30 Faktor-faktor utama yang mempengaruhi sifat dasar dan pentingnya pergudangan, yaitu: 1. Waktu Waktu merupakan salah satu unsur terpenting dalam keefektifan pergudangan. Maka dari itu, operasi gudang terbaik adalah gudang yang dirancang untuk mengurangi setiap aspek waktu siklus pesanan. 2. Kualitas Kualitas sama pentingnya dengan ketepatan waktu, dan user saat ini selalu mengharapkan hasil yang mendekati kesempurnaan. 3. Perhatian Perhatian pada gudang merupakan perbaikan produktivitas aset. Tiga fungsi kritis adalah mengurangi biaya total, penggunaan kembali dan daur ulang. 4. Perkembangan jaman Di abad 21, Manajer gudang harus mengembangkan jenis tenaga kerja baru serta perlu bagi manajemen dan tenaga kerja untuk berubah secara signifikan. 13

31 C. Jenis-jenis Gudang Konsep gudang dalam dunia industri sangatlah berbeda dengan konsep gudang pada keseharian dalam rumah tangga yang sering kita ketahui. Seringkali kita mengasumsikan bahwa gudang adalah merupakan ruangan, dimana ruangan itu digunakan untuk menyimpan barang. Asumsi ini tidak selamanya benar, berikut kita akan ditunjukkan mengenai jenis-jenis gudang dalam dunia industri. Terdapat 6 (enam) jenis gudang yang biasa digunakan, yaitu : 1. Gudang barang dagangan umum untuk barang hasil pabrik (General merchandise warehouses for manufactured goods). 2. Gudang untuk penyimpanan yang bersifat dingin (Refrigerated or cold storage warehouse). 3. Gudang dengan bea/pajak (bonded warehouses). 4. Gudang barang-barang rumah tangga (household goods warehouses). Dalam kategori pergudangan ini terdapat beberapa alternatif penyimpanan : a. Konsep penyimpanan terbuka. b. Ruang pribadi atau kubah penyimpanan. c. Penyimpanan dalam wadah. d. Gudang komoditas khusus (special commodity warehouses). 14

32 e. Gudang penyimpanan barang penting (bulk storage warehouses). D. Tugas-tugas pergudangan Pergudangan dalam perusahaan bukan hanya sekedar sebagaitempat penyimpanan saja. Secara garis besar, pergudangan memiliki tugas sebagai berikut: 1. Menerima, menyimpan 2. Masukan pesanan 3. Pengambilan, penyelenggaraan, pemuatan 4. Cross Docking 5. Proses pengembalian, penggantian 6. Packing, labeling 7. Pengumpulan, perpaduan, pengisian 8. Promosi 9. Breadbulk dan konsolidasi 10. Transportasi 11. Pelayanan ekspor/impor 12. Bukti pengiriman 13. Peniruan/pelayanan pelanggan 15

33 14. Laporan pelayanan/pengawasan pengangkutan 15. Lokasi 16. Manajemen real estate 17. Jaringan analisis 18. Perkembangan sistem E. Fungsi pergudangan Terdapat 3 (tiga) fungsi dasar pergudangan, yakni: perpindahan, penyimpanan, dan transfer informasi (Widjaja Tunggal: 55) 1. Perpindahan (movement) Fungsi ini dibagi menjadi beberapa aktivitas, yakni : a. Penerimaan (receiving) b. Transfer atau penyimpanan (transfer or put away) c. Pengambilan pesanan pelanggan atau penyeleksian pesanan (customer order picking or order selection) d. Cross Docking e. Pengiriman (shipping) 16

34 2. Penyimpanan (storage) Berfungsi sebagai penyimpanan terbagi atas penyimpanan sementara dan semi permanen. 3. Transfer Informasi (information transfer) Transfer informasi terjadi secara serempak dengan pergerakan dan fungsi penyimpanan. Gudang adalah hal yang penting bagi perusahaan dalam rangka menjaga konsistensi ketersediaan bahan/barang ketika bahan/barang terebut dibutuhkan untuk dikonsumsi. Namun keberadaanya tidak merupakan harga mati bagi sebagian perusahaan karena keberadaan gudang hanya akan menambah adanya tambahan biaya yang nantinya akan menjadi beban biaya tambahan pada produk yang dijual ke konsumen. Maka dari itu gudang yang dimiliki perusahaan, harus memperhitungan tingkat efektivitas dan efisiensi penggunaannya. Hal ini yang menjadi pekerjaan besar bagi Manajemen perusahaan sebelum memutuskan bahwa perlu membuat gudang baru atau cukup sewa gudang dengan cara sub kontrak. 17

35 Sedangkan, menurut Hadiguna dan Setiawan (2008: 155), Macam macam gudang menurut karakteristik yang akan disimpan yaitu : 1. Penyimpanan Bahan Baku Gudang akan menyimpan setiap material yang dibutuhkan atau digunakan untuk proses produksi. Lokasi gudang umumnya di dalam bangunan pabrik. Beberapa jenis barang tertentu bisa pula diletakan di luar bangunan pabrik, sehingga perusahaan dapat menghemat biaya gudang karena tidak memerlukan bangunan khusus untuk itu. Gudang demikian disebut stockroom karena fungsinya memang menyimpan stok untuk kebutuhan tertentu. 2. Penyimpanan Barang Setengah Jadi Dalam perusahaan manufaktur, kita sering menemui bahwa benda kerja harus melalui beberapa macam operasi dalam pengerjaannya. Prosedur demikian sering pula harus terhenti karena dari satu operasi ke operasi berikutnya waktu pengerjaan yang dibutuhkan tidaklah sama. Akibatnya, barang atau material harus menunggu sampai mesin atau operator berikutnya siap mengerjakan. Ada dua macam barang setengah jadi (work in process storage), yaitu bahan berjumlah kecil dan barang berjumlah banyak. 18

36 3. Penyimpanan Produk Jadi Gudang demikian kadang kadang disebut pula gudang dengan fungsi menyimpan produk produk yang telah selesai dikerjakan. F. Peralatan Penganan Bahan (Material Handling Equipment) Peralatan penanganan bahan adalah semua peralatan yang berhubungan dengan, penyimpanan mengendalikan gerakan, dan perlindungan bahan, barang dan produk selama proses manufaktur, distribusi konsumsi, dan pembuangan. Peralatan penanganan Material adalah peralatan mekanik yang terlibat dalam sistem lengkap. Peralatan penanganan material umumnya dipisahkan ke dalam empat kategori utama: penyimpanan dan penanganan peralatan, sistem rekayasa, truk industri, dan bulk peralatan penanganan bahan. (en.wikipedia.org 2011). Jadi dapat disimpulkan bahwa peralatan penanganan bahan adalah peralatan yang digunakan untuk memindahkan muatan yang berat dari satu tempat ketempat lain dalam jarak yang tidak jauh, misalnya pada bagian-bagian atau departemen pabrik, pada tempattempat penumpukan bahan, lokasi konstruksi, tempat penyimpanan dan pembongkaran muatan dan sebagainya. Mesin pemindah bahan hanya memindahkan muatan dalam jumlah dan besar tertentu serta 19

37 jarak tertentu dengan perpindahan bahan kearah vertikal, horizontal, dan atau kombinasi keduanya. Seni dan ilmu pengetahuan dari perpindahan, penyimpanan, perlindungan dan pengawasan material. Tujuan : 1. Menjaga atau mengembangkan kualitas produk, mengurangi kerusakan dan memberikan perlindungan terhdap material. 2. Meningkatkan keamanan dan mengembangkan kondisi kerja 3. meningkatkan produktivitas 4. Meningkatkan tingkat penggunaan fasilitas 5. mengurangi bobot mati 6. sebagai pengawasan persediaan Peralatan penangan bahan atau material handling equipment dapat menjadi sumber pembiayaan modal utama bagi perusahaan. Tiga katagori peralatan terkait kegiatan : 1. Penyimpanan dan pengambilan order 2. Tranportasi (perpindahan bahan) dan pengurutan 3. Peralatan untuk pengiriman Secara umum mesin pemindah bahan (material handling equipment) dapat dibagi dalam tiga kelompok, yaitu: 20

38 a. Peralatan pengangkat, yaitu peralatan yang ditujukan untuk memindahkan muatan satuan dalam satu batch, misal: 1) Mesin pengangkat: kerek, dongkrak. 2) Crane: mobile crane, tower crane. 3) Elevator. b. Peralatan pemindah (konveyor), yaitu peralatan yang ditujukan untuk memindahkan muatan curah (banyak partikel, homogen) maupun muatan satuan secara kontinu. Misal: screw conveyor, belt conveyor, pneumatic conveyor, vibratory conveyor, dan sebagainnya. c. Peralatan permukaan dan overhead, yaitu peralatan yang ditujukan untuk memindahkan muatan curah dan satuan, baik batch maupun berlanjutan, misal : scrapper, excavator, bulldozer, dan lain-lain. Tata letak gudang dan penyimpananya juga mempengaruhi penanganan bahan. Tujuan tata letak gudang adalah menemukan titik optimal di antara biaya penanganan bahan dan biaya-biaya yang berkaitan dengan luas ruangan dalam gudang (Haizer, Render. 2006, 468). 21

39 G. Efektivitas dan Efisiensi Griffin (2004: 8) mengemukakan bahwa efektif yaitu membuat keputusan yang tepat dan mengimplementasikannya dengan sukses. Sedangkan efisien adalah menggunakan berbagai sumber daya secara bijaksana dan dengan cara yang hemat biaya. Menurut Heizer dan Render (2006), efektif adalah mengerjakan pekerjaan yang benar. Sedangkan efisien adalah mengerjakan pekerjaan dengan baik, dengan sumber daya dan limbah yang minimum. Pendefinisian mengenai efektitivitas maupun efisiensi, oleh para pakar memang beraneka ragam, tetapi secara substansi memiliki persamaan. Efektivitas merupakan kemampuan untuk memilih tujuan yang tepat atau peralatan yang tepat untuk pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Sedangkan efisiensi adalah kemampuan untuk menyelesaikan sesuatu pekerjaan dengan lancar. Hal ini merupakan konsep matematik atau merupakan perhitungan rasio antara keluaran (output) dengan masukan (input). 22

40 H. Efektivitas dan Efisiensi Gudang Gudang seringkali dikonotasikan sebagai tempat yang kotor, dan tempat menyimpan barang yang sudah tidak digunakan. Pemahaman seperti itu harus kita hilangkan ketika kita mendefinisikan gudang dalam perusahaan. Gudang dalam perusahaan, khususnya perusahaan manufaktur. Gudang dalam perusahaan manufaktur merupakan terminal (peranta) untuk bahan yang akan diproses maupun terminal untuk produk yang sudah jadi sebelum dikirimkan ke tangan konsumen. Hal inilah yang menjadi latar belakang bahwa gudang harus efektif dan efisien. Makna dari gudang yang efektif adalah gudang yang ada harus dapat meminimalkan kerusakan bahan maupun kerusakan barang akibat dari adanya penanganan bahan/barang. Jadi keberadaan gudang merupakan media pendukung dalam menjaga konsistensi kualitas bahan/barang yang dihasilkan bukan media atau tempat yang dapat menurunkan kualitas bahan/barang yang dihasilkan dari proses produksi. Sedangkan gudang yang efisien adalah selalu dikaitkan dengan penataan bahan/barang dalam gudang. Gudang dapat dikatakan efisien apabila, karyawan bagian gudang dapat dengan mudah menyimpan bahan/barang maupun mengeluarkan bahan/barang. Gudang yang efisien bukanlah gudang harus berarti rapi, tetapi harus memperhatikan aspek kemudahan dalam pencarian 23

41 bahan/barang dalam rangka pengecekan, maupun pengambilan bahan/barang. Setiap organisasi atau perusahaan mempunyai keterbatasan akan sumber daya manusia, uang dan fisik untuk mencapai tujuan organisasi. Keberhasilan mencapai tujuan tergantung pada pemilihan tujuan yang akan dicapai dan cara menggunaan sumber daya untuk mencapai tujuan tersebut. Manajemen menentukan keefektivitasan dan efisiensi kegiatan-kegiatan organisasi. Efektif mengacu pada pencapaian tujuan sedangkan efisien mengacu pada penggunaan sumber daya minimum untuk menghasilkan keluaran (output) yang telah ditentukan. Bagi manajemen yang diutamakan efektif dahulu baru efisien. Jadi, organisasi membutuhkan manajemen terutama untuk : 1. Pencapaian tujuan secara efektif dan efisien. 2. Menyeimbangkan tujuan tujuan yang saling bertentangan dan menentukan skala prioritas. 3. Mempunyai keunggulan daya saing (competitive advantage) dalam menghadapi persaingan global. Selain itu, dengan adanya manajemen gudang yang baik tentu akan menjamin ketersediaan bahan ketika dibutuhkan oleh bagian produksi. Sehingga kesesuaian bahan yang diberikan oleh bagian 24

42 gudang dengan bahan yang diminta bagian produksi terwujud dalam rangka mendukung proses produksi agar berjalan lancar. Dalam rangka mendukung fungsi gudang menjadi support system bagi bagian produksi, maka perlu diadakannya administrasi operasional gudang yang sistematis dan terstandar, sehingga pengawasan terhadap aktivitas operasional gudang serta keadaan bahan/barang dalam gudang dapat dilakukan dengan mudah dan akurat. 25

43 BAB III PEMBAHASAN A. Gambaran Obyek Penelitian 1. Sejarah Perusahaan PG. Tasikmadu Karanganyar didirikan oleh Kanjeng Gusti Pangeran Adipati Arya Mangkunegara IV pada tahun 1871 yang sebelumya telah banyak membangun pabrikpabrik gula disekitar Solo. Pesan yang disampaikan Mangkoenegoro saat membangun PG. Tasikmadu Karanganyar: Pabrik iki openono, senajan ora nyugihi, nanging nguripi, kinaryo papan pangupo jiwone kawulo dasih. (Pabrik ini peliharalah, meskipun tidak membuat kaya, tapi menghidupi, memberikan perlindungan, menjadi jiwa rakyat kecil) Secara garis besar, sejarah PG. Tasikmadu Karanganyar sebagai berikut: a. Pada tahun 1871 Pada tahun 1871 Kanjeng Gusti Pangeran Adipati Arya Mangkunegara IV bekerjasama dengan pemerintah Hindia Belanda (Superintendents M.E. Zeken) mendirikan PG. Tasikmadu Karanganyar. Pembangunan PG. Tasikmadu Karanganyar dengan arsitek berkebangsaan Jerman yang bernama Het Founds Eigendommen Mangkoenegaranse Rijk 26

44 b. Pada tahun Pada tahun 1926 dilakukan perbaikan untuk meningkatkan kapasitas dan mulai beroperasi normal kembali pada tahun 1937 sampai dengan kedudukan Jepang. c. Pada tahun Pengelolaan perusahaan berada di bawah kantor pimpinan Oemoem Peroesahaan Mangkoenegaran (POPMN) yang pada awal mulanya bernama Soepritendas. d. Pada tahun Pada tahun 1946 perusahaan Mangkoenegaran bergabung dengan Perusahaan Kasunanan menjadi Perusahaan Nasional Surakarta (PNS). e. Pada tahun Pada tahun 1947 lahir Peraturan Pemerintah (PP) No. 9/PP/1947 yang merubah Perusahaan Nasional Surakarta (PNS) menjadi Perusahaan Perkebunan Pepublik Indonesia (PPRI) sampai dengan tahun f. Pada tahun Pada tahun 1960 lahir Peraturan Pemerintah (PP) No. 47/PP/1960 tentang penyerahan Perusahaan Perkebunan Republik Indonesia (PPRI) kepada Perusahaan Perkebunan 27

45 Negara (PPN) dan pada tahun 1961 lahir PP No. 164/PP/1961 yang memasukkan PG. Tasikmadu Karanganyar ke dalam PPN Jawa Tengah dan memiliki status Badan Usaha Milik Negara (BUMN) sampai dengan tahun g. Pada tahun Pada tahun 1963 lahir Peraturan Pemerintah (PP) No. 1/PP/1963 yang mengubah PPN menjadi Badan Pimpinan Umum Perusahaan Perkebunan Negara (BPUPPN) sampai dengan tahun h. Pada tahun Pada tahun 1965 tepetnya tanggal 15 Mei keluar Keputusan Menteri Koordinator Departemen Pertanian dan Agraria No. 179/SK/Kompag/1965 yang mengubah BPUPPN menjadi Badan Pimpinan Umum Perusahaan Perkebunan Negara Gula (BPUPPN Gula) sampai dengan tahun i. Pada tahun Pada tahun 1968 berdasarkan PP No. 14/PP/1968 didirikan Perusahaan Negara Perkebunan XVI (PNP XVI) dan BPUPPN Gula dimasukkan ke dalam PNP XVI dan PG Tasikmadu masuk dalam unit kerja PNP XVI sampai tahun

46 j. Pada tahun Pada tahun 1973 lahir PP No. 32/PP/1973 yang mengubah status PNP menjadi Persero yaitu PT. Perkebunan XVI (PTP XVI) sampai dengan tahun k. Pada tahun Pada tahun 1981 tepatnya tanggal 28 April keluar Surat Keputusan Menteri Keuangan No. 236/KMK.011/1981 yang menggabungkan PTP XV dengan PTP XVI menjadi PTP XVXVI (Persero) yang berkedudukan di Jl. Ronggowarsito No. 164 Surakarta sampai dengan tahun Pada rentang waktu tersebut tepatnya tahun 1989 diadakan rehabilitasi PG. Tasikmadu Karanganyar dengan menaikkan kapasitas dari 2500 TCD menjadi 4000 TCD. l. Pada tahun 1996 Pada tahun 1996 berdasarkan PP No. 17/PP/1996 tanggal 14 Februari 1996, Surat Keputusan Menteri Keuangan No. 168/KMK.016/1996 tanggal 16 Maret 1996 dan No. 256/KMK.016/1996 tanggal 8April, PTPXVXVI (Persero) digabung dengan PTPXVIII (Persero) menjadi PT Perkebunan Nusantara IX (Persero) dan PG. Tasikmadu Karanganyar menjadi salah satu unit kerja dari PT Perkebunan Nusantara IX (Persero). 29

47 m. Pada tahun 1997 Pada tahun 1997 PG Colomadu ditidurkan dan tahun 1998 digabung dengan PG Tasikmadu Afdeling Colomadu. n. Pada tahun 2005 Pada tanggal 18 Desember 2005 diresmikan berdirinya Agro Wisata Sondokoro yang merupakan salah satu diversifikasi usaha dari PG Tasikmadu. o. Pada tahun 2007 Pada tahun 2007 yang tepatnya tanggal 11 Mei diresmikan alih proses PG. Tasikmadu Karanganyar dari Karbonatasi menjadi Sulfitasi. PG. Tasikmadu Karanganyar merupakan salah satu di antara delapan pabrik gula yang pengelolaannya di bawah PT. Perkebunan Nusantara IX (Persero) yang berkedudukan di Jl. Ronggowarsito No. 164 Surakarta. Delapan pabrik gula tersebut yaitu: 1) PG. Jati Barang yang berada di Brebes 2) PG. Pangka yang berada di Tegal 3) PG. Sumberharjo yang berada di Pemalang 4) PG. Sragi yang berada di Pekalongan 5) PG. Rendeng yang berada di Kudus 6) PG. Gondang Baru yang berada di Klaten 30

48 7) PG. Tasikmadu Karanganyar yang berada di Karanganyar 8) PG. Mojo yang berada di Sragen 2. Lokasi Perusahaan Lokasi PG. Tasikmadu Karanganyar terletak di Desa Ngijo, Kecamatan Tasikmadu, Kabupaten Karanganyar, Jawa Tengah. Lokasi PG. Tasikmadu Karanganyar cukup strategis, karena danya faktor-faktor sebagai berikut: a. Bahan Baku Di PG. Tasikmadu Karanganyar adalah daerah yang dekat dengan bahan baku yaitu tebu. Tebu adalah bahan baku utama di PG. Tasikmadu Karanganyar untukkegiatan produksi. Selain di Karanganyar, bahan baku tebu juga di dapatdari Sukoharjo, Wonogiri, Sragen, Grobogan, Boyolali, dan di daerahdaerah lainnya. b. Sumber Air Untuk proses produksi dan kegiatan lainnya PG. Tasikmadu Karanganyar kebutuhan akan air dapat dipenuhi karena lokasi pabrik dekat dengan Waduk Delingan, Karanganyar. 31

49 c. Tenaga Kerja Tenaga kerja PG. Tasikmadu Karanganyar sebagian besar berasal dari daerah sekitar tetapi untuk karyawan stafnya berasal dari luar daerah pabrik, karena pengangkatan stafnya ditentukan oleh Direksi PT. Perkebunan Nuisantara IX (Persero) yang terletak di Jl. Ronggowarsito No. 164 Surakarta. d. Sarana Transportasi PG. Tasikmadu Karanganyar terletak di sebelah utara jalan raya SoloTawangmangu, sehingga dapat mempermudah transportasi pengangkutan bahan baku, bahan baku,dan transportasi karyawan. 32

50 ADMINISTRATUR KEPALA TANAMAN KEPALA A.K.U KEPALA INSTALASI KEPALA PENGOLAHAN Libang SKK Ka. Sub 4 sub bagian Teb/Angk Masinis Stasiun chemiker SKW KARYAWAN PELAKSANA TETAP PEKERJA PKWT Gambar 3.1 Struktur Organisasi PG. Tasikmadu Karananyar Sumber: bagian SDM PG. Tasikmadu Karangayar 3. Struktur Organisasi dan Job Description Struktur Organisasi di PG. Tasikamadu tidak jauh berbeda dengan perusahaan perkebunan lainnya, dimana selaku pimpinan perusahaan adalah Administratur yang bertanggung jawab langsung kepada Direksi. Didalam tugasnya, Administratur dibantu oleh Kepala Bagian yang meliputi bagian tanaman, bagian instalasi, 33

51 bagian pengolahan, bagian A.K.U (Administratur Keuangan dan Umum) Adapun beberapa tugas dan tanggung jawab seorang Administratur dan kepala bagian tersebut adalah : a. Administratur Administratur mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut : 1) Melakukan keputusan dan kebijakan semua pengolahan di PG. Tasikmadu Karanganyar yang ditetapkan oleh Direksi Utama. 2) Memimpin dan mengelola semua kegiatan usaha yang meliputi perencanaan dan pelaksanaan seluruh operasional produksi, finansial dan administratur dengan efektif dan efisien 3) Administratur bertanggung jawab atas semua bidang kegiatan pabrik gula dan langsung membawahi kepala bagian. b. Kepala Bagian Tanaman Kepala bagian tanaman yang membawahi : 1) Sinder Kebun Kepala (SKK) 2) Sinder Kebun Wilayah (SKW) 34

52 3) Sinder Kebun Percobaan / Litbang 4) Kepala Tebang dan Angkut Kepala Bagian Tanaman mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut : 1) Merumuskan kebijakan dakam masalah areal, baik bibit maupun tebu giling, pengolahan tanah/lahan, penanaman dan pemeliharaan, penebangan dan pengangkutan. 2) Memberi bimbingan teknis dalam penanaman tebu kepada petani tebu rakyat. 3) Menjamin kebutuhan pasokan akan bahan baku tebu ke PG. Tasikmadu Karanganyar secara kualitas maupun kuantitas. 4) Menyelenggarakan administrasi, arsip dokumen, dan statistic dalam bagiannya. c. Kepala Bagian Instalasi Kepala Instalasi yang membawahi : 1) Masinis Stasiun Gilingan 2) Masinis Stasiun Ketekan 3) Masinis Pabrik Tengah 4) Masinis Pabrik Belakang 35

53 5) Masinis Stasiun Listrik 6) Masinis Bangunan 7) Masinis Basali 8) Masinis Remisse 9) Masinis Kendaraan Kepala Bagian Instalasi mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut : 1) Bertanggung jawab atas kelancaran fungsi stasiunstasiun secara optimal terutama saat musim giling. 2) Menyusun daftar kebutuhan semua barang perlengkapan, bahan dan alat lengkap dengan spesifikasi teknisnya serta melakukan evaluasi dan pengawasan terhadap penggunaannya. 3) Merencanakan investasi, rehabilitasi dan eksploitasi beserta perhitungan ekonomi tekniknya. 4) Melakukan koordinasi pemeliharaan terhadap peralatan atau mesinmesin sehingga dapat digunakan secara optimal dan ekonomis. 5) Bertanggung jawab atas keselamatan dan kesehatan kerja para karyawan dan menciptakan suasana kerja yang tenang dan kerjasama yang baik dengan karyawan 36

54 d. Kepala Bagian Pengolahan Kepala pengolahan yang membawahi Kepala Bagian Pengolahan mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut : 1) Bertanggung jawab atas seluruh proses pengolahan tebu menjadi gula. 2) Merumuskan kebijakan dan memberikan bimbingan teknis dalam bidang pabrikasi termasuk pemecahan masalahmasalah yang timbul. 3) Menyusun daftar kebutuhan semua perlengkapan, bahan, saran prasarana lengkap dengan spesifikasi teknis. 4) Menetapkan standard produksi, metode dan rendemen yang wajar, optimal dan ekonomis. e. Kepala Bagian A.K.U (Administrasi, Keuangan dan Umum) Kepala A.K.U yang membawahi : 1) Keuangan 2) Pembukuan 3) Hubungan Antar Kerja (H.A.K) dan Umum 4) Gudang 37

55 Kepala Bagian A.K.U mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagi berikut : 1) Mengatur dan melakukan pengawasan terhadap keuangan PG yang meliputi penerimaan, penyimpanan, dan pengeluaran atau penggunaan dana secara efektif dan efisien. 2) Menyelenggarakan pembukuan dan perhitungan rugi laba. 3) Mengkoordinir dan melakukan pengawasan terhadap tenaga kerja secara keseluruhan baik kuantitas maupun kualitas. 4) Menyelenggarakan administrasi, dokumentasi dan tanggung jawab atas kelancaran suratmenyurat serta menyimpan dokumen dokumen dan surat surat yang bersifat rahasia. 5) Melakukan pembinaan, bimbingan teknis dan memberikan penilaian kepada karyawan bagian A.K.U. 4. Aspek Personalia a. Di PG. Tasikmadu Karanganyar terdiri dari tiga golongan karyawan yaitu karyawan tetap, karyawan kampanye, dan karyawan PKWT (Perjanjian kerja Waktu Tertentu). 1) Karyawan Tetap Karyawan tetap adalah karyawan yang bekerja sesuai dengan jam kerja perusahaan baik pada musim giling 38

56 maupun diluar musim giling.perekrutan karyawan tetap langsung dilakukan oleh pihak PTP Nusantara IX, melalui seleksi penerimaan pegawai dan dinyatakan sebagai pegawai tetap dari PG. Tasikmadu Karanganyar dan menerima gaji setiap bulannya. 2) Karyawan Kampanye Karyawan kampanya adalah para pekerja yang melakukan pekerjaannya hanya pada saat pabrik melakukan proses produksi dalam hal ini adalah pada saat musim giling. Ketika pada waktu giling dimulai para pekerja yang tahun lalu sudah bekerja dipanggil untuk melekukan tes kesehatan dan setelah lolos tes kesehatan para pekerja menandatangani kintrak kerja.karyawan mempunyai hak yang sama seperti karyawan tetap dan kontrak kerja akan berakhir ketika masa giling juga berakhir. 3) Karyawan PKWT Karyawan PKWT hampir sama dengan karyawan kampanye, namun hal yang membedakannya adalah pada hakhak yang diterimanya yaitu : a) Jika karyawan kampanye, ketika masa giling berakhir maka setiap pegawai mendapatkan pesangon tetapi karyawan PKWT tidak mendapatkan pesangon. 39

57 b) Ketika kaeryawan kampanye telah pension maka setiap karyawan mendapatkan hak jaminan di hari tua berupa hak jamsostek tetapi karyawan PKWT tidak mendapatkan jamsosotek. Untuk semua karyawan memiliki batas kerja atau pension pada umur 55 tahun, terkecuali pada karyawan kampanye dan karyawan PKWT. Jika kedua golongan ini tidak memenuhi atau lulus dalam seleksi penerimaan karyawan lagi meskipun tahun sebelumnya bisa bekerja di PG. Tasikmadu Karanganyar dinyatakan tidak lolos dan tidak dapat bekerja di PG. Tasikmadu Karanganyar. Di PG. Tasikmadu Karanganyar untuk merekrut calon karyawan baru dapat dilakukan dengan dua cara yaitu, dengan cara intern dan ekstern. Cara intern adalah merekrut calon karyawan baru dimana pihak PG. Tasikmadu Karanganyar mengusulkan atau merekomendasikan dari karyawan harian lepas tetap untuk dijadikan sebagai karyawan tetap dan kemudian usulan tersebut disampaikan kepada pihak direksi untuk mendapatkan persetujuan diterima atau tidaknya usukan tersebut. Cara ekstern adalah merekrut calon karyawan baru dimana pihak PG. Tasikmadu Karanganyar melakukan seleksi penerimaan calon karyawan untuk seluruh pelamar dengan ketentuan-ketentuan dan syarat-syarat yang harus dipenuhi 40

58 pelamar sesuai dengan aturan yang telah ditentukan oleh pihak PG. Tasikmadu Karanganyar. b. Pengaturan Jam Kerja Pengaturan jam kerja di PG. Tasikmadu Karanganyar dibagi dalam dua bagian, yaitu : 1) Pengaturan jam kerja karyawan diluar masa giling Senin sampai Kamis dan Sabtu : pukul Istirahat : pukul Jumat : pukul ) Pengaturan jam kerja di dalam masa giling Shift I : pukul Shift II : pukul Shift III : pukul c. Penggajian Karyawan Sistem penggajian karyawan tetap didasarkan pada golongan seperti yang diatur dalam Perjanjian Kerja Bersama antara PTPN IX (Persero) dengan SP BUN Nusantara IX, sedangkan untuk karyawan musiman didasarkan pada pengaturan hubungan dan syaratsyarat kerja dalam Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT). 41

59 PG. Tasikmadu Karanganyar penggajiannya dengan sistem gaji bulanan yaitu Karyawan tetap pemberian gaji pada tanggal 25, karyawan kampanye pemberian gajinya pada tanggal 27, dan karyawan harian lepas pemberian gajinya pada tanggal 5 bulan berikutnya. d. Kesejahteraan Karyawan 1) Perusahaan menanggung perawatan kesehatan seluruh karyawan, istri dan anak melalui poliklinik perusahaan dan dokter perusahaan. 2) Seluruh karyawan diikutsertakan dalam program JAMSOSTEK. 3) Seluruh karyawan tetap diikutsertakan dalam Program Dana Pensiun Perkebunan (DAPENBUN) 4) Seluruh karyawan kampanye diikutsertakan dalam program asuransi pensiun JIWASRAYA. 5) Perusahaan menyediakan perumahan yang layak untuk tempat tinggal karyawan beserta keluarganya. 6) Perusahaan memberikan bantuan kepada karyawan yang meninggal dunia yang akan diberikan kepada ahli warisnya. 7) Perusahaan memberikan tunjangan pemondokan kepada anak karyawan yang kuliah di luar kota. 42

60 e. Keselamatan Kerja Untuk menunjang dan mewujudkan program kerja yang ditetapkan, serta untuk memperlancar proses produksi maka perusahaan memberikan saran keselamatan kerja diantaranya adalah sebagai berikut : 1) Memperbaiki keselamatan tenaga kerja dan lingkungan perusahaan. 2) Meningkatkan efisiensi dan produktifitas kerja, sehingga dapat meningkatkan taraf hidup pekerja dan meningkatkan pendapatan bagi perusahaan. 3) Melindungi tenaga kerja dan masyarakat sekitar dari hal - hal yang tidak diinginkan. 4) Memperbaiki lingkungan kerja, sarana kerja dan ketrampilan kerja dalam menggunakan alatalat dan mesin. Keselamatan kerja harus dilaksanakan oleh perusahaan, karena dapat menekan dan bahkan dapat mencegah terjadinya kecelakaan dalam bekerja. 43

61 5. Aspek Produksi a. Bahan Baku Bahan baku yang digunakan untuk membuat gula adalah tebu. Tebu yang di giling di PG. Tasikmadu Karanganyar sebagian adalah tebu milik petani non kredit dan tebu milik petani yang penggarapannya dibiayai oleh program Kredit Ketahanan Pangan (KKP) yang dirancang oleh pemerintah. KKP adalah kredit kepada petani dengan bunga yang disubsidi oleh pemerintah yang disalurkan melalui bank yang telah ditentukan. Kredit tersebut dipergunakan untuk membeli segala kebutuhan, misalnya pembelian bibit, biaya garap, pupuk, dan biaya tebang dan angkut. Dana KKP digunakan untuk biaya penggarapan kebun tebu dengan ketentuan tebu yang dihasilkan harus digilingkan kepada Pabrik Gula yang menyalurkan kredit dana. Pengembalian kredit dipotong dari hasil gula mereka sesuai dengan ketentuan bagi hasil. b. Bahan Pembantu Selain bahan baku yang berupa tebu untuk menghasilkan gula, dalam pembuatan gula juga dibutuhkan beberapa bahan pembantu, yaitu : 1) Kapur tohor 2) Belerang 44

62 3) Floculant 4) Tri sodium phosphat c. Proses Produksi Proses produksi di PG. Tasikmadu Karanganyar pada dasarnya adalah mengambil sukrosa dari nira tebu menjadi kristal gula yang memenuhi syarat pasar. Dalam pembuatan gula dimulai dari stasiun pemerahan, yaitu untuk memerah atau memeras nira dari batang tebu sebanyak-banyaknya dan dengan kerusakan atau kehilangan gula sekecil-kecilnya. Kemudian proses dilanjutkan ke stasiun pemurnian, yaitu untuk menghilangkan bukan gula dari dalam nira sebanyakbanyaknya. Proses berikutnya adalah ke stasiun penguapan, tujuannya untuk menguapkan air yang terkandung dalam nira dan dalam waktu yang sesingkat mungkin dan dengan pemakaian kalori sehemat mungkin. Dari stasiun penguapan dilanjutkan ke stasiun kristalisasi, yaitu menguapkan air dalam nira sampai menjadi kristal sukrosa yang memenuhi syarat permintaan pasar. Tahap berikutnya adalah ke stasiun putaran, tujuannya untuk memisahkan kristal gula dengan larutan yang melapisinya dengan gaya sentrifugal. Tahap yang paling akhir adalah di stasiun penyelesaian, yaitu mengemas gula SHS (Superior High Sugar) hasil dari pengeringan dan pemisahan antara gula Kristal normal, halus, dan kasar. Kristal gula normal 45

63 dikemas dalam sak, sedangkan kristal gula kasar dilebur kembali untuk bahan masakan utama. d. Penyimpanan dan Pengeluaran Gula Hasil Produksi Penyimpanan gula hasil produksi dikemas dalam karung atau zak dengan masing-masing berat karung netto 50 kg. Setiap pagi petugas gudang mencatat laporan dari bagian pengolahan mengenai gula hasil proses produksi, kemudian mencocokkan dengan kondisi fisik yang ada di stanfloor kemudian diangkut ke gudang menggunakan lori yang ditarik sapi untuk disimpan dan dicatat pada agenda harian produksi gula. Setiap periode (15 harian) dibuat laporan hasil pasti produksi gula. Pengeluaran gula hasil produksi harus menggunakan Surat Perintah Pengeluaran Barang (SPPB) atau delivery order DO. Untuk gula bagian PG. Tasikmadu Karanganyar menggunakan SPPB yang dikeluarkan oleh Direksi dan untuk gula bagian petani menggunakan SPPB yang dikeluarkan oleh Assosiasi Petani Tebu untuk kemudian diserahkan kepada pihak ketiga pemenang tender lelang gula. Laporan tersebut dibuat secara harian untuk mengetahui jumlah gula yang telah dikeluarkan berdasarkan SPPB atau DO yang ada. 46

64 6. Aspek Pemasaran a. Produk PG. Tasikmadu Karanganyar merupakan suatu unit produksi dari PTPN IX (Persero), yang melakukan kegiatan proses produksi mengolah tebu menjadi gula. Proses produksi gula menghasilkan produk sampingan yang berupa tetes, ampas, blotong, dan limbah. Gula yang dihasilkan oleh PG Tasikmadu Karanganyar digunakan untuk memenuhi kebutuhan masyarakat seharihari, seperti pemanis minuman, makanan dan bumbu masak. Tetes digunakan untuk pembuat alkohol dan bahan untuk pembuat bumbu masak seperti moto atau mecin dan kecap. Ampas digunakan untuk bahan bakar produksi, bahan untuk membuat kertas dan sebagai media jamur merang. Blotong digunakanuntuk media penimbunan. Limbah digunakan untuk pupuk, minyak pelumas dan bahan bakar produksi. Dalam memasarkan gula dan tetes dengan sistem lelang, sedangkan produk sampingan lainnya masih digunakan keperluan PG Tasikmadu. 47

65 b. Harga Penetapan harga langsung oleh Kantor Direksi. Melalui sistem lelang. Direksi menetapkan harga terendah dan kemudian para peserta lelang menawar dengan harga yang lebih tinggi dari harga yang telah ditetapkan oleh Direksi. Dalam penetapan harga dipengaruhi oleh kualitas gula. PG Tasikmadu Karanganyar tidak turut campur masalah penetapan harga, PG Tasikamadu Karanganyar hanya melaksanakan perintah dari Direksi. c. Promosi PG Tasikmadu Karanganyar selama ini tidak melakukan promosi, PG Tasikmadu Karanganyar hanya memproduksi gula dengan kualitas yang baik dan hasilnya dilaporkan kepada Kantor Direksi. Penjualan gula semuanya diatur oleh Direksi secara langsung melalui system lelang dengan menggunakan media massa dan surat langsung ke peserta lelang. d. Distribusi Distribusi adalah kegiatan yang harus dilakukan oleh pengusaha untuk menyalurkan, menyebarkan, mengirim serta menyampaikan barang yang dipasarkan itu kapada konsumen. Dalam menentukan saluran distribusi yang digunakan 48

66 sebaiknya perusahaan harus berhatihati dan selektif, karena dengan menggunakan saluran distribusi yang tepat dan efektif dapat menunjang keberhasilan perusahaan di dalam mencapai tujuan yaitu meningkatkan penjualan yang tinggi. Semua transaksi penjualan gula dilakukan di Kantor Direksi yang berada di Jln. Ronggowarsito No. 164 Surakarta. Awalnya PG hanya melaporkan hasil produksi gula ke Direksi, kemudian diadakan pelelangan. Tetapi sebelumnya Direksi mengundang dahulu semua peserta lelang dari wilayah Jateng melalui media massa dan mengirimkan surat langsung ke peserta lelang. Pelaksanaan lelang sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan. Di dalam pelelangan Direksi menentapkan harga terendah dan para pelelang menawar dengan harga yang paling tinggi.pemenang lelang adalah peserta yang berani menawar harga paling tinggi diantara para pelelang lainnya. Pemenang lelang mengambil gula dari PG Tasikmadu Karanganyar dengan menggunakan Surat Perintah Pengeluaran Barang (SPPB). Distributor pemenang lelang melayani penjualan dalam jumlah besar kepada para pedagang besar seperi grosir, pengumpul, tengkulak dan pengusaha. Pedagang besar melayani pengecer seperti kios-kios, toko kecil dan ritel lainnya. Setelah pengecer baru ke konsumen akhir. 49

67 B. Laporan Magang Kerja 1. Pengertian Magang Kerja Magang kerja adalah suatu praktek kerja nyata sebagai persyaratan menyusun tugas akhir yang merupakan salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan pada program studi D3 Manajemen Industri Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret. Pelaksanaan magang kerja dimaksudkan untuk memberian kesempatan kepada mahasiswa dalam pengamatan dilapangan terhadap materi materi yang didapat selama masa kuliah. Dengan adanya magang mahasiswa diharapkan dapat memperoleh media untuk mendapatkan pengalaman sejak dini untuk melatih kemampuan atau keterampilan yang nantinya banyak digunakan dibidang usaha industri. Pada waktu pelaksanaan magang kerja mahasiswa selain menerapkan ilmu yang didapat pada waktu berada di bangku perkuliahan, juga melakukan penelitian untuk mendapatkan data yang diperlukan untuk menyusun tugas akhir. Data yang diperoleh akan diolah dan kemudian akan dicari solusi atau penyelesaiannya. 2. Tujuan Magang Kerja Pelaksanaan program magang kerja bagi mahasiswa Program Studi D3 Manajemen Industri Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret dilaksanakan untuk mencapai tujuan : 50

68 a. Mencoba untuk belajar menerapkan ilmu dari bangku perkuliahan dengan realita yang ada di lapangan. b. Untuk lebih mengenal dan mengetahui lokasi kerja praktik secara umum dalam hal ini Semar Mas Garment milik PT Batik Semar Surakarta. c. Agar mahasiswa mengetahui permasalahan permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan industri dan juga cara pemecahannya. d. Agar mengenal dan merasakan sendiri situasi dan kondisi kerja sebenarnya 3. Kegiatan Magang Kerja Magang kerja adalah suatu kegiatan yang dilakukan oleh mahasiswa baik secara kelompok maupun individu yang terjun langsung di dunia kerja. Proses pelaksanaan dan waktu magang kerja: 1. Tempat dan waktu pelaksanaan magang kerja Magang kerja dilaksamakan di PG. Tasikmadu Karanganyar yang tepatnya di Desa Ngijo, Kecamatan Tasikmadu, Kabupaten Karanganyar. 51

69 Peneliti melakukan penelitian di perusahaan tersebut dengan ditempatkan di bagian A.K.U (tepatnya bagian gudang) dan bagian SDM selama satu bulan yang dimulai pada tanggal 7 Februari Sampai dengan tanggal 7 Maret Kegiatan yang dilakukan mahasiswa selama magang kerja a. Minggu pertama : Pengenalan pada staf Karyawan PG. Tasikmadu Karanganyar dan pengenalan lokasi dan Tempat-tempat yang ada di PG. Tasikmadu Karanganyar dan dilanjutkan dengan pemberian dokumen sejarah perusahaan dan struktur organisasi. b. Minggu kedua : Peneliti di tempatkan di bagian SDM dan diberikan penjelasan mengenai struktur organisasi dan cara kerja di bagian SDM c. Minggu ketiga : Peneliti ditempatkan di bagian gudang magasin dan gudang hasil produkasi untuk mengetahui tahap-tahap proses pergudangan dan administrasi operasional gudang yang dilakukan oleh PG. Tasikmadu Karanganyar. d. Minggu keempat : Peneliti ditempatkan di bagian administrasi untuk pencarian datadata untuk kelengkapan menyelesaikan tugas akhir. 52

70 C. Pembahasan Masalah 1. Tugas dan fungsi Gudang PG. Tasikmadu Karanganyar a. Pelaksanaan tugas gudang PG. Tasikmadu Gudang PG. Tasikmadu Karanganyar dibagi menjadi tiga bagian kepengurusan gudang dengan satu kepala mandor dimasing-masing gudang. Gudang tersebut diantaranya : 1). Gudang Magasin (gudang material, pupuk, bahan bakar, gudang oli, ampas) 2). Gudang Hasil Produksi (gudang gula, tengki tetes) 3). Gudang Gula Catu (gudang hasil produksi gula untuk karyawan) Tugas gudang seluruhnya dilakukan oleh pengurus dan pegawai yang ada pada setiap gudang yang berkoordinator dengan setiap lininya. 53

71 Struktur keorganisasian gudang hasil produksi sebagai berikut : Kepala gudang PG. Tasikmadu Karanganyar Kepala mandor gudang hasil produksi Koordinasi tenaga panggul Mandor penimbunan Mandor Pengeluaran barang Gambar 3. 2 Strutur Organisasi Gudang Hasil Produksi Sumber : bagian gudang hasil PG. Tasikmadu Karanganyar Pelaksanaan tugas yang dilakukan personil gudang pada bagian gudang hasil produksi PG. Tasikmadu Karanganyar : 1) Kepala gudang PG. Tasikmadu Karanganyar Merupakan bagian dibawah A.K.U (Administratur, Keuangan dan Umum) dari PG. Tasikmadu Karanganyar. 54

72 Kepala gudang bertanggung jawab atas segala hal sesuatu yang berada di gudang. 2) Kepala mandor gudang hasil produksi Kepala mandor disini adalah pegawai gudang yang berwewenang memberi pengesahan pada surat SPPB (Surat Perintah Pengeluaran Barang) maupun DO (Delivery Order) yang dikeluarkan dari kantor direksi maupun APTRI yaitu pengeluaran baik untuk petani. Surat SPPB maupun DO tersebut berupa Bon pengeluaran Gula / Tees maupun Surat Angkutan Gula Pasir atu Tetes yang dibawa oleh para sopir pengambil hasil produksi berupa gula maupun tetes. 3) Koordinator tenaga panggul Koordinator tenaga panggul disini merupakan pegawai yang membantu kepala mandor dalam pengesahan surat SPPB atau DO dan mencatat setiap banyak barang jadi yang telah disimpan digudang hasil produksi, karena setiap barang yang masuk gudang telah dikenakan biaya bongkar dan muat dan biaya sewa gudang. Setiap barang jadi produksi baik gula dan tetes terlebih dahulu disimpan dalam gudang hasil maupun tetes, dengan demikian barang jadi tersebut baru bisa dokumentasikan dan dikeluarkan kepada petani maupun lelang yang dilakukan APTRI. 55

73 4) Mandor penimbunan Mandor penimbunan adalah pegawai yang melakukan stok opname. Stock opname bertujuan membandingkan kodisi persediaan barang hasil produksi dengan keadaan nyata. Dalam pengertian untuk mengetahui persediaan dan melakukan pengawasan terhadap persediaan barang hasil produksi PG. Tasikmadu Karanganyar. Maka mandor juga yang nantinya melakukan koordinasi untuk melakukan penimbunan hasil produksi milik PG. Tasikmadu Karanganyar sendiri. 5) Mandor pengeluaran barang Mandor pengeluaran barang merupakan pegawai yang mencatat setiap barang yang masuk dan keluar dari gudang mengecek dan mengawasi setiap pengeluaran barang hasil jadi saat pengambil barang jadi hasil produksi PG. Tasikmadu Karanganyar oleh truk atau armada lainnya. Mandor pengeluaran barang juga merupakan pegawai yang melakukan monitoring gudang yang dalam pekerjaannya ditemani pekerja security atau satpam. Pada gudang hasil produksi PG. Tasikmadu Karanganyar juga memiliki ketentuan melaksanakan pokokpokok tugas seksi gudang yang telah ditetapakan direksi PTPN sebagai berikut : 56

74 1) Melaksanakan perkembangan organisasi dalam bidangnya sesuai dengan garis kebijaksanaan Administratur cq. Kepala AKU sehingga dapat dicapai koordinasi untuk kemajuaan dan perkembangan usaha perusahaan. 2) Melaksanaakan rencana kerja, rincian kerja dan pedoman pelaksanaan kerja dalam bidangnya menyarah kepada tercapainya sasaran perusahaan secara efektif dan efisien. 3) Memberikan pengarahan atau bimbingan dan pengawasan atas terlaksananya prosedur, kebijaksanaan, rencana kerja dalam bidangnya serta memberikan pertanggung-jawaban bila terjadi penyimpangan penyimpangan. 4) Merencanakan tata ruang atau tata letak barang-barang jadi dan memberikan label pada setiap jenis barang demi kelancaran dan ketertiban penerimaan dan pengeluaran barang. 5) Menangani penerimaan barang hasil produksi, meliputi : a) Melaksanakan permintaan barang baik atas SP Direksi, SP Lokal maupun pembelian tunai dengan menilai atau meneliti kebenaran kualitas dan kuantitasnya sesuai SP tersebut atau ketentuan lainnya, serta mendukung kerja sama dengan bagian teknis yang bersangkutan untuk diminta pertimbangannya dalam hal kualitas atau spesifikasi teknis. 57

75 b) Membuat berita acara penerimaan barang (BPB) atas barang barang telah sesuai dengan SP menurut ketentuan dan prosedur yang berlaku. 6) Melakukan aktifitas penyimpanan barang hasil produksi: a) Melakukan penyimpanan - penyimpanan barang hasil jadi dengan usaha menekan seminimal mungkin resiko yang dihadapi seperti penyusutan jumlah, kemerosotan kualitas dan kemungkinan adanya kehilangan dan kebakaran dan sebagainya. b) Mencatat dengan seksama semua barang di gudang dan mutasinya terhadap barang barang tertentu yang telah tersedia, dan untuk segera melapor apabila persediaan telah menipis. 7) Melakukan pengeluaran barang barang sesuai dengan jenis dan jumlah yang ada pada bon gudang yang telah di fiat oleh pejabat - pejabat yang berwenang sesuai ketentuan yang berlaku. 8) Menangani secara khusus hal hal yang berhubungan dengan ketertiban inventory, yakni antara lain: a) Menjaga agar semua barang barang gudang yang menjadi tanggung-jawabnya berada dalam daerah gudang (gudang gula, tengki tetes dan lain lain. 58

76 b) Barang barang berharga hendaknya dapat diusahakan dalam ruangan yang dapat dikunci. c) Secara periodik melakukan pencocokan keadaan barang menurut kartu gudang. d) Melakukan administrasi dengan tertib dan teratur semua barang bekas atau barang barang tak terpakai (non moving materials) 9) Membantu dalam melaksanakan stock opname barang oleh petugas petugas yang berwenang atau ditunjuk sesuai kebijakan Direksi cq. Administratur. 10) Mengkoordinir, menimbang dan menentukan tugas jabatan bagi karyawannya serta memberikan penilaian guna bahan pertimbangan kepegawaian bagi Administrator cq. Kepala AKU. 11) Memberikan laporan secara periodik atau tahunan (managerial report) dan atau loporan laporan lain sesuai kebijaksanaan Administrutur cq. Kepala AKU. 12) Melaksanakan tugas lain atau diluar bidangnya atas perintah Kepala AKU dan memberikan laporan insidentil berhubungan dengan tugas-tugas yang diberikan tersebut mengikuti perkembangan-perkembangan sistem pergudangan yang ditetapkan oleh Direksi maupun Pembinaan Administrasi dan perkembangan-perkembangan 59

77 ilmiah dalam bidang pergudangan atau penyimpanan barang atau inventory serta kemungkinan penerapannya demi ketertiban dan kelancaran tugas tugas pergudangan. Dari penjabaran dari keseluruhan ketentuan tugas pokok gudang yang telah ditentukan oleh PG. Tasikamadu Karanganyar maka dapat disimpulkan bahwa tugas gudang hasil produksi adalah penyimpanan gula hasil produksi, pengeluaran gula hasil produksi dan pelaksana dalam melakukan administrasi operasional gudang hasil produsi, baik secara material dan fisik. b. Peranan fungsi gudang pada PG. Tasikmadu Karanganyar Gudang hasil produksi PG. Tasikmadu Karanganyar merupakan gudang barang jadi. Gudang ini berfungsi untuk menampung hasil produksi (output) dari pabrik. Jenis gudang ini adalah gudang barang dagangan umum untuk barang hasil pabrik (general merchandise warehouses for manufactured goods). Gudang di lingkungan PG. Tasikmadu Karanganyar dalam berfungsi sebagai tempat penyimpanan sementara dari (keluar masuknya) barang-barang hasil produksi PG. Tasikmadu Karanganyar berupa gula dalam karung zak dan air tetes. Diantaranya adalah gudang gula produksi (Gudang A, C, D, E, F) Gudang gula PG. Tasikmadu Karanganyar 60

78 menggunakan sistem penataan stafle 6 x 4 zak dalam melakukan penyimpanan gula dengan tinggi maksimal 40 zak. Untuk hasil air tetes disimpan di gudang tetes (Tangki 1, 2, 3, 4) 2. Administrasi Operasional Gudang PG. Tasikmadu Karanganyar Proses administrasi pada PG. Tasikmadu Karanganyar telah ditetapkan menurut ketentuan yang telah dibuat oleh kantor Direksi PTPN Pabrik Gula seluruh pulau jawa. Proses administrasi operasional gudang hasil produksi pada PG. Tasikmadu Karanganyar telah dikenakan pada kegitan-kegitan atau proses penyimpanan, pengeluaran dan stock opname. Menurut keterangan didapat keterangan sebagai berikut : a. Proses Penyimpanan Barang Pada saat masa giling, proses penyimpanan gula dilakukan setiap hari pada pagi hari. Petugas gudang akan melakukan pencatatan gula hasil produksi atas dasar berita acara penyerahan produksi dari bagian pengolahan yang dinamakan dengan advise gula dan akan ditanda tangani oleh Kepala AKU dan Administratur. Proses stock opname gula dilakukan satu kali setiap minggu. Petugas gudang akan melakukan pencatatan gula hasil produksi atas dasar Berita Acara Penyerahan Produksi (BAPP) dari bagian pengolahan 61

79 yang telah ditanda tangani oleh Kepala Pengolahan dan Kepala AKU. Proses perhitungan tetes dilakukan dengan cara mengukur atau menghitung volume tangki tetes yang ada, Penghitungan Stock opname tetes juga dilakukan selama satu kali dalam satu minggu selama masa giling, sedangkan di luar masa giling dilakukan satu kali setiap akhir bulan. Setelah dilakukan stock opname dibuat laporan berita acara Stock opname tetes yang ditandatangani oleh Staf Gudang, Staf TU Hasil, Staf Pengolahan dan diketahui oleh Kepala Bagian pengolahan, Kepala Bagian AKU dan Administratur. b. Proses Pengeluaran Barang Hasil Produsi Gula dan Tetes Untuk pengeluaran hasil produksi PG. Tasikmadu Karanganyar, yaitu gula dan tetes, dilakukan berdasarkan Surat Perintah Pengeluran Barang (SPPB) maupun Delivery Order (DO) yang diterbitkaan oleh Kantor Direksi PTPN yang telah dicek oleh bagian TU hasil terlebih dahulu kemudian diparaf oleh kepala gudang kemudian baru diserahkan ke bagian gudang gula untuk selanjutnya bisa mengeluarkan gula atau tetes. Surat Perintah Pengeluran Barang (SPPB) ini disertai dengan Bukti Penyerahan Tetes atau Gula yang ditanda tangani 62

80 oleh petugas timbang, pengemudi dan kepala gudang serta kepala bagian AKU yang mana didasarkan pada kuanta pengambilan dan batas waktu pengambilannya. Surat Perintah Pengeluaran Barang (SPPB) tersebut berwujud formulir yang bernama Bon Pengeluaran Gula /Tetes. Kemudian setelah selesai disusunlah berita acara penyerahan tetes berdasarkan bukti yang ada sebagai arsip dan pertanggung jawaban ke direksi. Bukti penyerahan tetes ini dibuat rangkap 4 (empat) yang mana nantinya ditujukan ke transportir, pembeli, bagian gudang dan bagian TU Hasil. Berikut adalah proses administrasi pengeluaran barang hasil produksi melalui gudang: 1) Pengeluaran Gula Agar terlaksananya sistem adrninistrasi yang tertib dan menghindari terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan terhadap sistem pengambilan gula dari tempat gudang gula, maka berdasar Surat Edaran Nomor PTPN IX 0/SE/314/2010.SL menetapkan hal-hal sebagai berikut: a) Pada prinsipnya pelayanan pengeluaran gula diambilkan dari gudang gula dengan sistem FIFO (First In First Out) b) Tidak dibenarkan pelayanan atau pengambilan langsung dari stanfloor. 63

81 c) Tidak dibenarkan truk pihak ke III atau pengambil atau penyalur, masuk ke stanfloor d) Bilamana karena situasi dan kondisi terpaksa pengambilan dilakukan dari stanfloor, harus ada pengawasan yang ekstra yang dilakukan oleh bagian AKU dan Pengolahan. e) Atas pengambilan langsung dari stanfloor tersebut, apabila terjadi sesuatu akan menjadi tanggung jawab sepenuhnya Kepala AKU bersama Kepala Pengolahan. Gula PTR, merupakan gula milik pihak ke III maka biaya muat dan angkut dari gudang Pabrik Gula ke atas alat angkut menjadi beban pembeli yang besarnya didasarkan atas persetujuan dari APTRI, Gudang, Investor dan Pabrik Gula. Batas waktu pengambilan gula berdasarkan kuanta pembelian terhitung sejak tanggal penerbitaaan SPPB / DO sebagai berikut: 64

82 Tabel 3.1 Batas Waktu Pengambilan Gula Berdasarkan Kuantal Pembelian kuanta Ton s.d 500 Batas Waktu 12 hari kerja 501 s.d hari kerja 1,001 s.d 2, hari kerja 2,001 s.d hari kerja > 5, hari kerja Sumber: bagian gudang pada PG. Tasikmadu Karanganyar Tetapi dalam keadaan tertentu dapat diberikan juga perpanjangan batas waklu pengambilan gula. Misalnya sedang adanya libur panjang resmi atau keadaan dimana pasar sedang jenuh sehingga perpanjangan waktu ini pun juga diharapkan dapat memancing pasar agar bisa berjalan lebih baik. Hal yang sama berlaku begi gula PG Tasikmadu Karanganyar, pengeluaran dilakukan berdasarkan Surat Perintah Pengeluaran Barang (SPPB) atau Delivery Order (DO) yang dikeluarkan oleh Kantor Direksi. 65

83 2) Pengeluaran Tetes Hal yang sama juga berlaku untuk tetes PTR, Surat Perintah Pengeluran Barang (SPPB) ini disertai dengan Bukti Penyerahan Tetes yang ditanda tangani oleh petugas timbang, pengemudi dan Staf Gudang serta Kepala Bagian AKU yang mana didasarkan pada kuanta pengambilan dan batas waktu pengambilannya. Kemudian setelah selesai disusunlah berita acara penyerahan tetes berdasarkan bukti yang ada sebagai arsip dan pertanggung jawaban ke direksi. Bukti penyerahan tetes ini dibuat rangkap 4 (empat) yang mana nantinya ditujukan ke Transportir, Pembeli, Bagian Gudang dan Bagian TU Hasil. Apabila realisasi pengambilan kuanta penyerahan tetes kurang atau melebihi ketentuan kuota yang tercantum di Surat Perintah Pengeluaran Barang (SPPB) rnaka akan diadakan perhitungan kembali sebagaimana mestinya. Dimana untuk Tetes PG perhitungan kembali kelebihan ataupun kekuranganya dilakukan oleh Kantor Direksi PTP Nusantara IX, Persero sedangkan untuk tetes PTR akan dilakukan perhitungan pada akhir masa giling melalui APTRI. Asosiasi Petani Tebu Indonesia (APTRI) merupakan pelaksana pelelangan produk hasil jadi dari pabrik gula, baik gula maupun tetes. 66

84 Pengambilan tetes yang telah melewati batas waktu yang ditentukan akan dikenakan biaya administrasi tangki tetes sebesar Rp. 2O/ku/minggu. Batas waktu pengambilan tetes dihitung dari tanggal penerbitan SPPB atau DO dengan rincian sebagai berikut : Tabel 3.1 Batas Waktu Pengambilan Tetes Berdasarkan Kuantal Pembelian Kuanta Ton s.d. 500 Batas Waktu 7 hari keria 501 s.d hari keria > 1, hari keria Sumber: bagian gudang pada PG. Tasikmadu Karanganyar 3) Pengeluaran Gula Catu Gula catu merupakan gula yang diperuntukan bagi karyawan pimpinan dan karyawan pelaksana. Pengeluaran gula catu didasarkan oleh permohonan masing-masing pabrik Gula kepada Kantor Direksi, selanjutnya Kantor Direksi akan mengeluarkan Surat Perintah Pengeluaran Gula untuk kalangan sendiri atau Delivery Order (DO) yang didalamnya terdiri dari: 67

85 a) Jenis Gula b) Kuanta, baik dengan angka maupun huruf c) Dasar perhitungan gula d) Keterangan e) Tanda tangan peminta, dalam hal ini Administratur Pabrik Gula f) Disetujui dan ditanda tangan oleh Direktur Pemasaran dan Renbang PTPN IX Setelah disetujui, TU Hasil akan melakukan administrasi pengeluaran gula dengan mengeluarkan PB 36. Pengambilan gula dikeluarkan berdasarkan bon pengeluaran barang. PG. Tasikmadu Karanganyar telah mengusahakan membantu para petani tebu untuk membiayai kegiatan pertanian tebu dengan bekerja sama dengan KKP. Bagi petani yang dibiayai KKP Kredit Ketahanan Pangan yang dirancang oleh pemerintah. KKP adalah kredit kepada petani dengan bunga yang disubsidi oleh pemerintah yang disalurkan melalui bank yang telah ditentukan. Dana tersebut digunakan petani untuk biaya garap, pupuk dan biaya penebangan tebu atau panen. Maka petani wajib mengembalikan pinjaman atau piutang kepada pihak KKP. Maka untuk pengambilan produk jadi hasil produksi di atur sedemikaan rupa untuk tidak 68

86 merugikan pihak satu dengan yang lainnya. Pembagian hasil produksi tebu yang dilakuakan oleh oleh PG. Tasikmadu Karanganyar dilakukan menurut rendemen yang dilakukan oleh kantor direksi. Hasil rendemen bisa saja berbeda dari tahun sebelumnya. Pembagian hasil produksi untuk tahun ini adalah 33% untuk Pabrik gula dan 66% untuk petani. Petani bisa mengambil dau kali yaitu 90% dan 10%. Untuk pengambilan hasil 90% diatur oleh APTRI dan yang 10% bisa langsung diambil oleh petani. Sedangkan sebelum barang dikeluarkan untuk pelelangan dilakukan perhitungan terlebih dahulu pada akhir masa giling melalui APTRI. Asosiasi Petani Tebu Indonesia (APTRI) merupakan pelaksana pelelangan produk hasil jadi dari pabrik gula, baik gula maupun tetes. Untuk menambah keamanan akan barang yang akan didistribusikan keluar dari gudang hasil produksi tepatnya gudang gula PG. Tasikmadu Karanganyar, setiap kendaraan yang dipakai untuk pengambil barang akan terlebih dahulu dihadang para petugas keamanan atau satpam untuk dilakukan pengecekan surat dengan ketepatan jumlah barang yang dibawa keluar. 69

87 c. Proses Stock Opname Proses stock opname yang berhubungan dengan hasil produksi di gudang ada 3 (tiga) yaitu : 1) Stock opname Gula dan Tetes Berdasarkan dari Surat Direksi No. PTPN IX.0/SE/085/2008 tanggal 9 Mei 2008 dan diberlakukannya pembuatan Laporan stok opname (BA STO) yang bertujuan menghindari terjadinya selisih antara administrasi dengan fisik yang ada, yaitu: a) Pada waktu Luar Masa Giling (LMG) dilaksanakan setiap 1(satu) bulan sekali pada akhir bulan. b) Pada waktu Dalarn Masa Giling (DMG) dilaksanakan 1(satu) minggu sekali. Secara khusus untuk persediaan gula harus pula dinyatakan lokasi tempat timbunannya, sedangkan untuk tetes diperlukan pengambilan sample dari masing - masing tangki tetes. Selain itu diperlukan juga data lain seperti ruang kosong dan tingkat buih tetes. Setelah diambil sample, tetes akan dirinci per tengki timbunan dan disertai data analisa seperti keterangan brix (tingkat kepekatan kadar gula), berat jenis, kuanta dan perkiraan batas aman keluberan tangki tetes. Setelah dilakukan stock opname maka akan 70

88 dibukukan ke dalam Laporan Harian Gula dan Tetes pada hari yang bersangkutan. Berita Acara Stock opname dikirim ke Kantor Direksi untuk bagian pemasaran & pengadaan dan bagian pembiayaan serta telah dapat diterima selambat-lambatnya 2 (dua) hari setelah tanggal laporan. 2) Stock opname Akhir Giling Pada setiap akhir giling, akan dilakukan penghitungan stock opname yang akan dilakukan oleh tim yang telah ditetapkan melalui Surat Keputusan (SK) Tujuan dari dilakukan stock opname ini adalah membandingkan persediaan yang ada pada kartu gudang dengan persediaan riil, baik itu barang persediaan bahan atau barang, barang in courant, dan persediaan hasil baik gula dan tetes. Tugas dari Tirn Stock opname adalah sebagai berikut: a) Melaksanakan Stock opname Persediaan Bahan atau Barang Perlengkapan Barang In Courant dan Persediaan Hasil meliputi Gula, Tetes dan Gula Sisa. b) Melaporkan hasil Stock opname tersebut kepada Administratur. c) Mengirimkan hasil Stock opname kepada Kapala bagian Pembiayaan Kantor Direksi, Kapala bagian Pemasaran 71

89 dan Pengadaan Kantor Direksi dan Kepala Biro SPI Kantor Direksi. 3) Stock opname Akhir Tahun Pada setiap akhir tahun dilakuakan stock opname akhir tahun tetapi untuk stock opname akhir tahun hanya melakukan srock terhadap barang hasil produksi seperti gula dan tetes. Melihat dari pendokumentasian akan administrasi operasional gudang yang telah dijabarkan diatas. Didapat kesimpulan bahwa seluruh operasi kegiatan kerja yang terjadi di gudang hasil produksi PG. Tasikmadu Karanganyar telah dikenakan administrasi mulai dari barang jadi hasil produksi masuk ke gudang hasil produksi sampai pengeluaran dari gudang hasil produksi. Hal demikian dilakukan untuk melakukan mendapatkan ketepatan, pengendalian persedian dan keamanan barang jadi produksi dari PG. Tasikmadu Karanganyar yang berupa gula dan tetes. Pendokumentasian yang terimplementasikan dengan baik dan penuh perhatian juga pengawasan dari setiap birokrasi yang berhubungan dengan formolir pengesahan surat administrasi tersebut akan membawa efektivitas dan efisiensi administrasi operasional gudang terlaksana secara maksimal. Namun dalam pelaksanaanya administrasi operasional gudang masih terlihat bahwa proses berlangsung memakan waktu, seperti pada saat 72

90 pengeluaran barang para pengemudi harus menunggu pengesahan dari karena birokrasi atau petugas yang mengesahkan surat SPPB atau DO tersebut tidak berada dalam satu wilyah kantor. Hal demikian memungkinkan adanya cela adanya pihak calo mencarikan pengesahan. Gambar 3.3 Kartu Gudang Sumber : bagian gudang PG. Tasikmadu Karanganyar 73

91 Gambar 3.4 Surat Jalan Sumber : bagian gudang PG. Tasikmadu Karanganyar 74

92 Gambar 3.5 Bon Pengeluaran Gula Sumber : Petugas A.K.U 75

93 Gambar 3.6 Bon Pengeluaran Tetes Sumber : Petugas A.K.U 76

94 Gambar 3.7 ADPIS Gula Sumber : bagian gudang hasil produksi PG. Tasikmadu Karanganyar 77

95 Gambar 3.8 Laporan Harian Persediaan Gula Sumber : Petugas A.K.U 78