Konsep Just in Time Guna Mengatasi Kesia-Siaan dan Variabilitas dalam Optimasi Kualitas Produk

Transkripsi

1 Konsep Just in Time Guna Mengatasi Kesia-Siaan dan Variabilitas dalam Optimasi Kualitas Produk Darsini Program Studi Teknik Industri, Fakultas Teknik, Universitas Veteran Bangun Nusantara Sukoharjo, Jl. S.Humardani No. 1 Sukoharjo dearsiny@yahoo.com Abstrak Just in time merupakan suatu falsafah dalam peningkatan mutu proses berkelanjutan. Just in time memfokuskan pada penghapusam kesia-siaan dari proses produksi. Kesia-siaan merupakan pemborosan yang harus ditekan seminim mungkin dan harus dihilangkan dalam kegiatan proses produksi. Kesia-siaan dapat berupa waktu yang tidak akurat dan manajemen operasional proses yang buruk. Kesia-siaan yang berupa pengangguran, penumpukan persediaan bahan, permesinan yang tidak terpelihara dengan baik mengkibatkan mutu kegiatan menjadi buruk yang pada akhirnya berakibat pada pemborosan dan deficit keuangan organisasi. Just in time dimaksudkan untuk mengikat karyawan agar bekerja dengan manajemen yang baik dan pemasok juga merasa terikat untuk membangun suatu sistem yang memberikan pelayanan kepada konsumen dengan biaya yang lebih rendah dan mutu yang tinggi. Kata-kata kunci : Pengurangan kesia-siaan, Pengurangan variabilitas, Kualitas proses Pendahuluan Kesia-siaan dalam proses produksi barang maupun jasa adalah pemberian penjelasan mengenai sesuatu yang tidak menambah nilai produk, baik yang disimpan, diperiksa, terlambat diproduksi, mengantre maupun yang rusak. Lebih jauh lagi, setiap kegiatan yang menurut konsumen tidak menambah nilai produk merupakan suatu kesiasiaan. JIT mempercepat proses produksi sehingga memungkinkan penghantaran produk kepada konsumen lebih cepat dan persediaan dalam prosespun menurun jumlahnya, sehingga memungkinkan pemanfaatan yang lebih produktif pada asset yang sebelumnya disimpan dalam persediaan. Variabilitas merupakan penyimpangan (masalah) terhadap proses optimal yang mengantarkan produk tepat waktu pada setiap saat. Pengurangan Variabilitas : (1) semakin kecil variabilitas, maka semakin kecil pula kesia-siaan yang terjadi, (2) kebanyakan variabilitas terjadi karena perusahaan mentolerir kesia-siaan atau karena buruknya manajemen perusahaan. Faktor penyebab timbulnya Variabilitas : (1) kesalahan pemasok dalam mengirim barang / bahan, yang dapat berupa kesalahan dalam spesifikasi barang yang dikirim atau jumlahnya, (2) kesalahan operator atau mesin dalam proses pembuatan produk, (3) kesalahan dalam membuat gambar teknis (engineering drawing) atau desain produk, (4) kesalahan dalam menginterpretasi keinginan pelanggan, sehingga menyebabkan produk yang dibuat tidak sesuai dengan keinginan pelanggan. WIDYATAMA 42

2 Sebagai contoh dalam perusahaan yang memproduksi yang memerlukan persediaan barang yang cukup seharusnya perlu diperhatikan tingkat persediaannya, sehingga menghemat biaya penyimpanan (gudang) dan biaya modal, JIT juga diistilahkan sebagai produksi tanpa persediaan (stockless production atau zero inventories), selain hal di atas dalam hal meningkatnya pengendalian mutu, dimana barang/bahan yang dipasok harus memenuhi kualitas dan kuantitas sesuai dengan yang dipersyaratkan, Mempercepat proses produksi, sehingga memungkinkan produk disampaikan ke tangan konsumen / pelanggan lebih cepat atau tepat waktu. Hal inilah pentingnya konsep Just in time (JIT) diperlukan dalam optimasi kualitas produk. Just in time merupakan sistem perbaikan yang berkelanjutam dan menyerang (mengurangi) kesia-siaan dan gangguan dasar (variabilitas) yang mengakibatkan pemborosan (ketidak-efektifan dan inefisisensi suatu kegiatan). Just in time dapat menurunkan waktu siklus dalam proses dan dapat menurunkan waktu siklus dalam penjadwalan, dalam persediaan pendistribusian kepada pelanggan. Just in time dapat menambah percepatan proses produksi sehingga memungkinkan produk dapat lebih cepat diantarkan ke konsumen. Penurunan penumpukan barang dalam proses ini memungkinkan aset sebelumnya disimpan menjadi persediaan dapat dimanfaatkan secara lebih produktif. Pengelolaan JIT bertujuan untuk menghapuskan segala sesuatu yang tak bernilai tambah pada setiap saat. Prinsip ini berasal dari pengamatan sederhana: konsumen hanya bersedia membayar nilai tambah yang kita hasilkan. Semua yang lain adalah Muda atau tak bernilai tambah. Oleh karena itu tujuan pengelolaan JIT terfokus pada penghapusan semua bentuk pemborosan (Muda). JIT juga adalah sistem yang mengejar kesempurnaan (nilai yang esential) saat Muda atau pemborosan dihapu Faktor Kunci Sukses dalam Just in Time (JIT) Menurut konsep JIT, untuk menjalankan pergerakan bahan baku maka manajer mengurangi variabilitas yang disebabkan factor internal maupun eksternal. Variabilitas adalah setiap penyimpangan dari proses optimal yang mengantarkan produk sempurna tepat waktu setiap saat. Semakin kecil variabilitas semakin kecil pula kesia-siaan yang terjadi. Kebanyakan, terjadinya variabilitas timbul karena perusahaan mentolerir kesiasiaan, atau karena manajemen yang jelek Dalam menjalankan penggerakan kegiatan dengan konsep produksi tepat waktu (just in time), banyak elemen atau input yang dijadikan masukan secara internal dan eksternal yang salah satunya adalah masalah variabilitas. Menurut Render dan Heizer (2001), variabilitas atau gangguan dasar adalah setiap penyimpangan dan suatu elemen penyebab kegagalan proses, misalnya bahan baku tidak seragam, kerja operator yang tidak wajar, mesin yang tidak presisi dan lain sebagainya. Di dalam konsep produksi tepat waktu, semakin kecil variabilitas dalam sistem semakin kecil pula kesia-siaan yang terjadi. Variabilitas tersebut terjadi karena : a) Permintaan konsumen tidak diketahui, b) Karyawan, mesin dan pemasok memproduksi dalam jumlah yang tidak sesuai dengan standar, terlambat diproduksi atau jumlah produknya tidak sesuai, c) Engineering drawing atau spesifikasi belum ditetapkan sehingga menyebabkan banyak ketidak sesuaian, d) Karyawan memproduksi sebelum spesifikasi ditetapkan sehingga menyebabkan banyak ketidak sesuaian (Render & Heizer, 1999). 43 WIDYATAMA

3 Didalam manajemen just in time diilustrasikan urutan tujuan masing-masing departemen dalam menunjang keunggulan komparatif pada Tabel 1 (Render & Heizer, 1999). Tabel 1. Just In Time Menunjang Keunggulan Kompetetif Pemasok Mengurangi dan menjadwal jumlah pasokannya Membina hubungan yang baik dengan pelanggan Pengiriman bahan yang bermutu dan tepat waktu Tata letak Tata letak kerja yang tepat disetiap proses Teknologi kelompok lebih diutamakan dalam kegiatan proses Mesin yang dapat dipindah-pindahkan dan diganti Lingkungan kerja yang kondusif Pengurangan secara tepat dalam penyimpanan persediaan Pengiriman langsung ke area kerja Persediaan Ukuran lot yang sederhana, kecil dan akurat Waktu pemasangan yang pendek Kotak-kotak khusus untuk menyimpan sejumlah komponen tertentu Penjadwalan Penyimpangan dari jadwal harus dihilangkan Penjadwalan bertingkat dan bertahap Pemasok diinformasikan mengenai jadwal perusahaan Teknik kanban Pemeliharaan Ringkasan harian Keterlibatan operator Produksi yang Pengendalian proses statistic bermutu Mutu dijaga oleh pemasok Pemberdayaan karyawan Komitmen Hasil yang Didapat Manfaatnya Mutu di dalam perusahaan Karyawan yang diberdayakan dan dilatih secara silang (antar bidang) Klasifikasi kerja yang sedikit agar fleksibel sehingga karyawan dapat mendukung proses produksi Dukungan pelatihan untuk karyawan Dukungan manajemen, karyawan dan pemasok Pengurangan antrian dan keterlambatan, sehingga proses produksi semakin cepat, aset bisa digunakan untuk kegiatan yang lebih produktif, dan perusahaan dapat memenangkan pesanan. Peningkatan mutu, sehingga kesia-siaan dapat berkurang. Penurunan biaya sehingga meningkatkan margin laba atau menurunkan harga jual. Pengurangan variabilitas di tempat kerja sehingga kesia-siaan berkurang. Pengurangan kegiatan pengerjaan ulang sehingga kesia-siaan berkurang dan perusahaan dapat memenangkan pesanan. Tanggapan terhadap konsumen lebih cepat dengan biaya yang lebih rendah dan mutu yang lebih tinggi. Proses produksi dapat efektif dan efisien. WIDYATAMA 44

4 Tujuan dan Metode Kemitraan JIT (Just in Time) Didalam menjalankan manajemen produksi tepat waktu, konsep just in time ini mempunyai komitmen dan strategi yang diterapkan guna mendukung tegaknya proses produksi yang efisien dan efektif dalam mengurangi kesia-siaan dan gangguan dasar, yaitu : a) Menghilangkan kegiatan-kegiatan yang tidak perlu. Misalnya kegiatan menerima dan memeriksa kiriman pesanan. Hal ini akan membutuhkan waktu yang lama, maka dalam sistem just in time tidak diperlukan, lebih utama jika mencari pemasok yang baik dalam pengiriman produk, b) Menghilangkan persediaan dalam pabrik. Just in time mengirimkan bahan baku dimana dan kapan saja dibutuhkan. Persediaan bahan mentah diperlukan hanya bila tidak ada alasan untuk tidak dipercaya bahwa pemasok dapat diandalkan, c) Menghilangkan persediaan dalam pengalihan. Model ini bertanggung jawab atas persediaan yang akan digunakan sampai persediaan ini dimanfaatkan oleh pelanggan. Persediaan konsinyasi atau peralihan ini mendorong pemasok dan calon pemasok untuk beroperasi didekat perusahaan yang memberikan pengiriman secara rutin, d) Menghindarkan pemasok yang tidak baik. Hal ini dimaksudkan agar perusahaan menjaga mutu, keandalan, kondisi penjualan dan pembeli agar saling percaya dan dihasilkan mutu yang sempurna guna menghindari ketidak puasan konsumen (Montgomery. 1993). Metode JIT : (1) menekankan bahwa semua material harus menjadi bagian aktif dalam sistem produksi dan tidak boleh menimbulkan masalah yang pada akhirnya dapat mengakibatkan timbulnya biaya persediaan, (2) dalam JIT, persediaan diusahakan seminimum yang diperlukan untuk menjaga tetap berlangsungnya produksi, (3) bahan / barang harus tersedia dalam jumlah dan waktu yang tepat pada saat diperlukan, serta dengan spesifikasi / mutu yang tepat sesuai dengan yang dikehendaki, (4) JIT sebagai suatu sistem perbaikan yang berkelanjutan untuk mengatasi kesia-siaan dan variabilitas, (5) JIT mempercepat proses produksi, sehingga memungkinkan produk dapat lebih cepat diantarkan ke konsumen dan persediaan barang dalam prosespun menurun jumlahnya. Manfaat JIT : (1) Berkurangnya tingkat persediaan, sehingga menghemat biaya penyimpanan (gudang) dan biaya modal, JIT juga diistilahkan sebagai produksi tanpa persediaan (stockless production atau zero inventories), (2) Meningkatnya pengendalian mutu, dimana barang/bahan yang dipasok harus memenuhi kualitas dan kuantitas sesuai dengan yang dipersyaratkan, (3) Mempercepat proses produksi, sehingga memungkinkan produk disampaikan ke tangan konsumen / pelanggan lebih cepat atau tepat waktu. Pemasok dan Manajemen Pemasok Untuk membuat suatu jaringan kerja, kelompok kerja dan manajemen kemitraan kerja dalam produksi tepat waktu banyak yang harus diperhatikan oleh perusahaan terhadap para pemasok. Secara umum pemasok mempunyai beberapa kekhawatiran dalam pelaksanaan kerjanya yang meliputi : (a) Keinginan dilaksanakan diversifikasi, (b) Pelaksanaan penjadwalan konsumen yang tidak baik, (c) Perubahan engineering, (d) Pemastian mutu, (e) Ukuran lot yang kecil, (f) Kedekatan dalam pengiriman dan lokasi (Heizer & Render, 2001). Untuk mensukseskan penerapan sistem produksi tepat waktu, agen pembelian harus memperhatikan kekhawatirasn sasaran tersebut kepada 45 WIDYATAMA

5 pemasoknya, temasuk pengiriman, pengemasan, ukuran lot, pemgembalian dan seterusnya. Selain itu JIT juga harus memperhatikan masalah kemitraan. Kemitraan bertujuan bersama-sama menghilangkan kesia-siaan dalam penurunan waktu dan biaya. Tabel-2 mengemukakan karakteristik kemitraan sistem produksi tepat waktu. Tabel 2. Karakteristik Kemitraan Sistem Produksi Tepat Waktu PEMASOK Sedikit pemasok Jarak Pemasok dekat Transaksi yang berulang kali dengan pemasok yang sama Transaksi yang berulang kali dengan pemasok yang sama Analisis untuk memungkinkan pemasok yang disukai menjadi tetap dalam hal harga Tender kompetetif terbatas (hanya untuk pembelian batu) Pembeli menolak integrasi vertikan dan pencegahan bisnis pemasok Pemasok mendorong agar dilakukan perluasan pembelian terhadap pasokannya JUMLAH PRODUK Tingkat outputnya stabil Pengiriman secara berkala dalam jumlah lot yang kecil Perjanjian kontrak berjangka panjang Administrasi untuk pemesanan lebih sedikit Jumlah pengiriman tetap selama jangka waktu kontrak Tidak boleh terlambat dalam pengiriman Pemasok mengemas jumlah pesanan yang tepat MUTU PRODUK Spesifikasi produk yang diminta kepada pemasok biasanya sedikit Pemasok dibantu untuk memenuhi kebutuhan mutu Hubungan antara karyawan pengendalian mutu lebih dekat Pemasok menggunakan alat pengendali proses untuk inspeksi sample lot PENGANGKUTAN Penjadwalan muatan yang masuk Pengangkutan dengan kendaraan perusahaan sendiri Tata Letak Proses Didalam mensukseskan penerapan produksi tepat waktu yang efektif dan efisien perlu dukungan tata letak proses yang optimal. Orientasi pada tata letak ini antara lain meliputi : (a) Pengurangan jarak proses, sehingga mengurang waktu biaya, (b) Peningkatan fleksibilitas dalam membantu peningkatan produksi, (c) Pengurangan ruang gerak dan persediaan, persediaan sistem produksi tepat waktu merupakan persediaan minimal yang diperlukan untuk mempertahankan operasi sistem yang sempurna. Tata Letak JIT, dirancang sedemikian rupa agar: (1) memungkinkan dikuranginya kesia-siaan dalam pergerakan barang / bahan, sehingga dapat meningkatkan efisiensi, (2) memungkinkan menggerakkan bahan baku langsung ke WIDYATAMA 46

6 lokasi yang memerlukan, (3) tata letak (lay out) yang fleksibel, sehingga dapat mengurangi pergerakan manusia dan bahan baku Persediaan Pendukung yang terintegral dalam sistem produksi tepat waktu akan menghasilkan hasil yang optimal. Persediaan yang dilakukan dalam sistem produksi tepat waktu bertujuan mengantisipasi (berjaga-jaga) atau just in case jika terjadi sesuatu dalam proses. Persediaan tambahan digunakan untuk menutup variasi atau masalah. Tujuan persediaan ini menurut Montgomery (1993) adalah : (a) Variabilitas tersembunyi, (b) Pengurangan persediaan yang sia-sia, (c) Pentingnya ukuran lot yang kecil, (d) Penurunan biaya yang terpasang. Penjadwalan Penjadwalan yang efektif dikomunikasikan dalam perusahaan kepada pemasok dengan baik, akan mendukung penerapan sistem produksi tepat waktu. Penjadwalan yang lebih baik juga meningkatkan kemampuan untuk memenuhi pesanan konsumen menurunkan persediaan dengan memproduksi dalam ukuran lot yang kecil dan mengurangi barang dalam proses. Tujuan dilaksanakan penjadwalan ini adalah: (a) Tepat waktu dalam pengiriman, (b) Tepat waktu dalam kegiatan proses, (c) Strategi yang efektif mengoreksi keterlambatan dan kesia-siaan kegiatan, (d) Merencanakan kegatan sehingga tepat waktu sesuai rencana. Kanban Kanban berasal dari kata jepang yang berarti kartu. Kanban ini bertujuan untuk : (a) Sebagai tanda mengurangi persediaan dalam proses produksi, (b) Memberikan penekanan pada pemenuhan jadwal, pengurangan waktu dan biaya yang diperlukan untuk pemasangan mesin dan penanganan bahan baku yang ekonomis, (c) Dapat mengurangi biaya dan mengefisiensikan ruangan yang terbuang dan tenaga yang kerja yang diperlukan (Taylor & Russell, 2000). Mutu Produk Pengaruh dan hubungan antara mutu dengan konsep JIT sangatlah erat. Adapun hubungan tersebut memiliki tiga hal yang diperhatikan, yaitu : (a) Just in time, mengurangi biaya pemerolehan mutu yang baik. Hal ini terjadi karena sistem produksi tepat waktu menurunkan biaya dan waktu persediaan, sehingga lebih sedikit unit cacat yang diproduksi dan lebih sedikit unit yang perlu dikerjakan ulang, sehingga persediaan menyembunyikan mutu yang buruk dan just in time segera menunjukkan mutu yang buruk, (b) Just in time, berorientasi pada peningkatan mutu, dimana mengurangi antrian dan waktu agar menjaga bukti kesalahan tetap diingat dan membatasi akibat mutu produk yang tidak dapat diandalkan, (c) Just in time, mengurangi semua biaya yang berkaitan dengan persediaan melindungi kinerja produksi yang tidak baik akibat mutu produk yang tidak dapat diandalkan (Taylor & Russell, 2000). 47 WIDYATAMA

7 Pemberdayaan Karyawan Di dalam peningkatan mutu dan kegiatan proses produksi tepat waktu, aspek karyawan sangatlah penting untuk dilibatkan agar semua kegiatan dapat berlangsung secara efektif, efisien dan optimal. Peningkatan mutu yang dihasilkan secara optimal dan berkelanjutan akan memberikan para pekerja berkesempatan untuk memperkaya cara kerja mereka. Pemberdayaan yang berhasil akan saling terkait dan saling menghargai dipihak karyawan dan manajemen sehingga semuanya bekerja sama untuk menciptakan kinerja perusahaan yang lebih produktif dan lebih eksis. Penutup Just in time merupakan suatu falsafah pemecahan masalah yang berkelanjutan dalam kegiatan proses produksi yang harus dihadapi, yang dapat menyebabkan sesuatu kegiatan terbuang percuma dan kesia-siaan dalam proses produksi. Keuntungan penerapan just in time sangatlah berguna dan bermanfaat dalam keunggulan kompetitif bagi perusahaan atau organisasi dalam melangsungkan kegiatannya. Just in time sebagai sistem perbaikan yang berkelanjutan dan menyerang (mengurangi) kesia-siaan dan gangguan dasar (variabilitas) yang mengakibatkan pemborosan (ketidak-efektifan dan efisiensinya suatu kegiatan). Just in time dapat menurunkan waktu siklus dalam proses dan dapat menurunkan waktu siklus dalam penjadwalan, dalam persediaan dan dalam pendistribusian kepada pelanggan. Daftar Rujukan Render, B dan Heizer, J Operation Management, International, Edition (Fifth Edition), Prentice Hall Inc. Render, B dan Heizer, J Prinsip-prinsip Manajemen Operasi, Penerbit Salemba Empat, Jakarta. Rusell, R.S dan Taylor, B. W Operation Management, Third Edition, Prentice Hall Inc. Montgomery. D. C. (Alih Bahasa Soejoeti. Z) Pengantar Pengendalian Kualitas Statistik. University Gadjah Mada Press. Yogyakarta. WIDYATAMA 48