BAB III METODE PENELITIAN

Transkripsi

1 44 BAB III METODE PENELITIAN A. Jenis Penelitan Sesuai dengan tujuan penelitian maka desain penelitian yang digunakan dalam penulisan ini dalam bentuk descriptive studies, dimana bentuk desain ini dimaksud adalah untuk menguraikan sifat-sifat penelitan mengenai suatu keadaan. Oleh karena itu penelitian yang dilakukan penulis ini menguraikan tentang masalah tentang pencatatan data persediaan dengan menggunakan system komputerisasi pada PT. Indosat Cabang Medan B. Jenis Data Data menurut jenisnya dapat berbagi atas 4 bagian yaitu : data kualitatif dan kuantitatif, data menurut dimensi waktu dan data menurut sumbernya. Data kualitatif merupakan data yang tidak dapat diukur dalam skala numeric, namun karena dalam statistic semua data harus dalam bentuk angka makan data kualitatif umumnya dikuantitatifkan agar dapat diproses lebih lanjut. Sedangkan data kuantitatif adalah data yang diukur dalam skala numeric (angka). Data kuantitatif dapat dibedakan menjadi 2 bagian yaitu : Data interval dan data rasio, dalam hal ini penulis menggunakan data yang diambil menurut sumbernya yaitu :

2 45 1. Data Internal dan Data Eksternal Data internal adalah data yang berasal dari dalam organisasi tersebut sedangkan data eksternal yang berasal dari luar organisasi. 2. Data primer atau data sekunder Data primer biasanya diperoleh dengan survey lapangan yang menggunakan semua metode pengumpulan data original. Dipihak lain data sekunder biasanya telah dikumpulkan oleh lembaga pengumpul data dan dipublikasikan kepada masyarakat pengguna data. Data-data diperoleh oleh penulis dari objek penelitian yaitu PT. Indosat Cabang Medan yang dibandingkan dengan berbagai literature yang berkaitan dengan objek penelitian. C. Teknik Pengumpulan Data Untuk memperoleh data yang diperlukan penulis mempergunakan teknik sebagai berikut : 1. Teknik Observasi yaitu dengan cara melakukan pengamatan secara langsung terhadap flow dari pencatatan persediaan yang tersedia di perusahaan serta dokumen-dokumen pendukung. 2. Teknik Wawancara yaitu dengan melakukan tanya jawab atau wawancara secara langsung dengan baigan-bagian terkait PT.Indosat Cabang Medan, misalnya : Bagian keuangan, logistic atau gudang 3. Teknik Kepustakaan, yaitu penulis mengumpulkan data dari berbagai literatus, diktat kuliah dan data-data lain yang berkaitan dengan persediaan.

3 46 D. Metode Penganalisaan Data Metode Analisis data yang digunakan adalah dengan metode Deskriptif yaitu suatu metode dengan mengumpulkan data, disusun, diinterpretasikan dan dianalisa sehingga memberikan keterangan yang lengkap bagi pemecahan permasalah yang dihadapi. E. Lokasi Penelitian Penulisan skripsi ini melakukan penelitian langsung terhadap objek yang dibahas yaitu pada PT. Indosat Cabang Medan tepatnya pada bagian Direct Sales (Card Management Cabang Medan)

4 BAB IV ANALISA DAN EVALUASI A. Elektronic Data Processing pada Pencatatan Persediaan Setelah diteliti lebih lanjut ternyata penerapan Elektronic Data Procesing dalam pencatatan persediaan maupun pengendaliannya sangat membantu pekerjaan dan meningkatkan efiseinsi yang sangat tinggi sifatnya. Karena ternyata pencatatan manual sangat banyak menghabiskan waktu dalam pengerjaannya, tidak efisien dalam pengaturan laporan karena setiap divisi atau setiap bagian yang mengambil bagian dalam pengelolaan persediaan ternyata memberikan laporan dalam format yang berbeda-beda yang tentu saja akan sangat menyulitkan dalam pembacaan laporan jika sewaktu-waktu diperlukan. Misalnya saja untuk audit, stock opname dan lain-lain. Belum lagi kesalahan yang dilakukan oleh human error yang sagat tinggi sifatnya manakala saat penghitungan stock dan pencatatannya. Sehingga salah sedikit saja dapat menjadi fatal jika hal ini lambat untuk diketahui. Karena sifat dari persediaan itu yang sangat liquid, sehingga jika pencatatan salah hal ini akan memberi performa yang buruk pada laporan keuangan cabang. Walaupun dalam hal ini setelah dilihat lebih lanjut ternyata diperusahaan ini sebelumnya menggunakan Electronic Data Processing, pencatatan persediaan dilakukan secara manual dan juga dientry secara manual kedalam sistem yang berhubungan dengan sistem aplikasi dari keuangan.

5 Dalam hal ini Electronic Data Procesing yang dipakai dalam pencatatan persediaan ini sudah memenuhi tujuan dari pemakaian Elektronic Data Procesing yaitu antar lain : 1. Elektronic Data Procesing yang dipergunakan telah menyakinkan dan membawa suatu perubahan dalma tingkat kerja namun tetap memiliki otorisasi dan persetujuan manajemen dalma pelaksanannya. 2. Elektronic Data Procesing yang dipergunakan memiliki desain dan implementasi dari program-program aplikasi yang dipergunakan disajikan secara spesifik namun memiliki otorisasi manajemen umum. 3. Elektronic Data Procesing yang dipergunakan dapat menyakinkan bahwa data source yang ada dapat tersimpan dengan aman dan terjaga integritas dari info yang tersimpan. 4. Elektronic Data Procesing yang dipergunakan dapat menyakinkan bahwa program aplikasi data sumber yang tidak cermat atau tidak diotorisasikan dengan tepat diindentifikasikan dan ditangani sesuai degan kebijaksanaan manajemen yang ditetapkan. 5. Elektronic Data Processing yang digunakan dapat menyakinkan para operator komputer dan orang-orang lainnya yang turut campur secara on line dengan sistem (user) tidak dapat melaksanakan modifikasi tanpa diotorisir terlebih dahulu. 6. Elektronic Data Procesing yang dipergunakan dapat meyakinkan bahwa terdapat tindakan pencegah untuk melindungi file-file dari turut campur tanpa otorisasi, modifikasi, pemusnahan atau pengrusakan.

6 Komponen komponen komputer yang dipergunakan pada PT. Indosat Tbk, Divisi seluler in adalah sebagai berikut : a. Hardware Komponen perangkat keras terdiri dari unit masukan, proses dan keluaran yang paling penting diperhatikan adalah pemeliharaan dan perawatan secara berkala dan teratur agar terhindar dari kerusakan yang akan menghabiskan biaya yang besar. b. Software Program yang digunakan perusahaan ada yang dirancang khusus oleh sistem analyst (programmer) perusahaan, namun ada juga yang dibuat oleh perusahaan software untuk program general ledger dan integrated system. Dibuat oleh perusahaan software. Namun untuk sistem pencatatannya persediaannya dibuat oleh programer perusahaan. Para pelaksana tugas pencatatan dengan fungsi-fungsi tugas yang lain seperti otorisasi, gudang dan kasir maupun akunting dipegang oleh orang yang berlainan dimana menurut akuntansi yang berlaku umum, hal ini telah memenuhi aturan. Jika hal ini memang berjalan sesuai dengan fungsi masingmasing seharusnya tidak ada kesalahan berarti yang terjadi. Sehingga proses pencatatan dan proses akunting lainnya dapat berjalan sebagaimana mestinya. Dan penggunaan Elektronic Data Procesing telah sangat banyak membantu pengerjaan proses pencatatan dan penyimpanan informasi ini.

7 c. Brainware Manusia merupakan aspek yang berhubungan dengan sistem brainware. Semakin tinggi kemampuan sumber daya manusia mengoperasikannya maka semakin besar peranannya sebagai pengolah data dalam perusahaan. Dalam hal ini perusahaan dalam pengolahan data menggunakan sistem pengolahan online processing. Dalam sistem online processing ini diartikan sebagai pengolahan transaksi secara individual melalui suatu sistem pada saat transaksi terjadi dan dari tempat timbulnya sebagai lawan dari pengakumulasikan transaksi dalam grup (batch). Dalam hal ini data dipelihara dan diupdate dalam penyimpanan data secara direct acces. Jadi siapa saja yang memiliki user akan aplikasi prottam yang berkaitan akan dapat mengupdate dan mengetahui perubahan yang terjadi terhadap fisik persediaan. Tentu saja dengan pengawasan bagian otorisasi sesuai dengan alur prosedur kerja. Untuk pengaplikasian sistem ini, penulis melihat memang telah diterapkan kepada bagian-bagian terkait agar selalu dapat mengupdate data. Penulis melihat onlie processing ini sangat bermanfaat dan cocok bagi pencatatan persediaan ini karena perputaran persediaan yang sangat cepat membuat informasi mengenai persediaan sangatlah dibutuhkan. Jika sewaktu-waktu diperlukan sebagai basic data pemesanan kembali persediaan kepada headquarter (Pusat). Online processing ini mencakup pemeliharaan file, pembuatan laporan, pencarian informasi dan pemecahan masalah. Namun secara keseluruhan, koordinasi telah dilakukan sedemikian rupa diantara bagian otorisasi, kasir, akuntansi dan logistik ini sebagai salah satu basic

8 service yang harus dimanfaatkan keberadaan Elektronic Data Processing ini sebagai salah satu basic service yang harus dimanfaatkan diperusahaan selain pencatatan secara manual, memang ternyata harus diakui pencatatan secara manual masih diperlukan seabgai salah satu back up data yang diperlukan untuk mencek kembali antara pencatatan secara komputerisasi dengan pencatatan manual. Data yang dimasukkan dalam Elektronic Data Processing ini dapat berupa : - Transaksi langsung (retail) antar pelanggan dengan kasir front line - Transaksi langsung antara pihak Channel Managemet dengan dealer. Jenis transaksi ini dicatat dihead quarter (pusat). Fungsi Channel Management akan memberi laporannya jika transaksi telah selesai dilaksanakan. Diperusahaan ini, komputer yang digunakan adalah komputer probadi dengan menjalankan sistem operasi windows XP dan linux. Dimana untuk berkomounikasi antara CPU yang satu dengan CPU yang lain menggunakan server dengan menggunakan sistem jaringan terbatas yaitu LAN. Di perusahaan in mempergunakan LAN untuk berhubungan antara satu komputer dengan komputer yang lain. Secara garis besar terdapat dua tipe jaringan / LAN yaitu jaringan peer to peer dan jaringan client server. Pada jaringan peer to peer, setiap komputer yang terhubungan ke jaringan dapat bertindak baik sebagai workstation maupun server. Sedangkan pada jaringan client server, hanya satu komputer yang bertugas sebagai server dan komputer lain yang berperan sebagai workstation. Dan diperusahaan ini mereka

9 menggunakan tipe jaringan client server untuk berhubungan antar satu komputer dengan komputer lainnya. Elektronic data processing untuk pencatatan persediaan menurut pengamatan penulis telah mengikuti kaidah akuntansi yang berlaku umum. Dimana setiap fungsi memiliki tugas masing-masing yang pada akhirnya menjadi satu team untuk menjalankan pendistribusian persediaan termasuk administrasi pencatatan persediaan sehingga dalam teori seharunya dapat menghitung revenue yang didapat dari persediaan ini yaitu untuk voucher dan penjualan simcard itu sendiri. Data persediaan retail dientri setiap hari memberi kemudahan bagi setiap fungsi untuk mengetahui persediaan mana yang telah terjual. Misalnya saja untuk penjualan voucher setiap voucher memiliki nomor seri yang berbeda. Setiap penjualan voucher terjadi, data nomor seri ini dimasukkan ke dalam sistem pencatatan persediaan sehingga jika diperiksa kembali ke dalam sistem akan didapati keterangan yang memunculkan informasi bahwasanya voucher dengan nomor serial tersebut telah terjual. Dan juga diketahui dipusat pelayanan voucher tersebut terjual. Lengkap dengan hari dan tanggal penjualan serta petugas yang melakukan transaksi tersebut. Sistem ini dapat mengeluarkan laporan bila user memerlukan. Contohnya saja user ingin mengetahui berapa banyak voucher yang terjual lengkap beserta nomor serialnya dan voucher yang terjual tersebut berasal dari batch mana, sistem ini dapat mengeluarkan laporannya dan kita dapat mencetaknya kedalam printer. Sehingga dapat menjadi bukti bagi kita mengenai transaksi yang dilakukan setiap

10 harinya. Bahkan juga sistem ini dipersiapkan untuk persediaan yang rusak atau yang diberikan untuk gift. B. Pengawasan persediaan dalam EDP Sistem Pengendalian akuntansi sebenarnya meliputi rencana organisasi dan semua metode serta yagn berkaitan terutama dengan dan berhubungan langsung dengan pengaman harta/kekayaan dan keandalan catatan keuangan sedangkan pengendalian administratif meliputi rencana organisasi dan semua metode serta prosedur yang berkaitan terutama dengan efiseinsi operasi dan ketaatan terhadap kebijaksanaan manajemen. (AICPA, 1958, hal 36-37) Dari pengendalian atau pengawasan inilah yang pada akhirnya akan menjadi tolak ukur sejauh mana manajemen atau fungsi-fungsi terkait yang berkaitan dengan persediaan baik dari mulai pemesanan, produksi, pendistribusian dan adiministrasi sendiri dapat dinilai. Pengawasan menjadi suatu kegiatan agar setiap fungsi dapat melaksanakan tugasnya dengan baik dan benar sehingga mencapai tujuan akhir yang diharapkan setiap perusahaan. Dalam hal pengendalian persediaan barang, hal yang harus dikendalikan dari suatu pengendalian persediaan adalah mengenai operasi pemesanan / penyimpanan, penyediaan bila dibutuhkan. Setiap perusahaan harus memiliki titik pemesanan sampai batas mana suatu perusahaan harus mulai memesan persediaan kembali. Adapun karakteristik yang yarus dikendalikan adalah saldo dari setiap barang dari total persediaan yang ada. Dalam hal ini persediaan simcard dan voucher yang memang arus pergerakannya sangat cepat. Diperlukan sistem

11 pengukuran yang merupakan serangkaian pencatatan persediaan. Disinilah Electronic Data Processing diperlukan sebagai fungsi pencatatan dan sebagai fungsi pengukuran yang notabene akan menjadi bahan baku bagi pengawasan dan pengendalian persediaan. Pengawasan dan pengendalian di perusahaan ini dilakukan di fungsi administrasi yang berada diheadquarter (Pusat). Fungsi inilah yang akan mengendalikan dan melihat sejauh mana proses pencatatan dan distribusi dilakukan dicabang. Dan akan langsung mengambil tindakan jika ada cabang yang melakukan kesalahan. Fungsi administratif ini terdapat dalam sistem pencatatan persediaan tentu saja dengan tingkat otorisasi tertentu yang dimiliki oleh orang yg memiliki tugas dan wewenang tersebut. Fungsi inilah yang akan memberikan dan mengumpulkan pencatatan mengenai persediaan yang diperlukan oleh fungsi keuangan. Sehingga dapat diketahui cabang mana yang memilili pencatatan persediaan yang paling baik. Hal ini tentu saja dapat mempengaruhi performansi cabang di pusat jika ternyata terdapat cabang yang pencatatan persediaannya tidak baik dimana hal ini akan mengakibatkan laporan keuangan dan flow piutang menjadi berantakan. Pengendalian akuntansi meliputi rencana organisasi dan semua metode serta prosedur yang berkaitan terutama dengan dan berhubungan langsung dengan pengamannan harta/kekayaan dan keandalan catatan keuangan. Pengendalian administratif meliputi rencana organisasi dan semua metode serta prosedur yang berkaitan terutama denga efesiensi operasi dan ketaatan terhadap kebijaksanaan manajemen. (AICPA 1958, hal 29)

12

13 71 BAB V KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan Berdasarkan penelitian dan penelaahan yang telah dilakukan penulis dan telah dijabarkan pada bab-bab sebelumnya, maka penulis ingin memberikan kesimpulan bahwa: 1. Pencatatan dan distribusi tugas untuk persediaan dan pendistribusian persediaan sudah memenuhi pedoman akuntansi yang berlaku umum. Dimana fungsi otorisasi, pencatatan, petugas gudang ditangani oleh orang-orang yang berbeda sehingga akan sangat kecil terjadi penyelewengan sehingga pencatatan ini seharusnya sudah memadai. 2. Dalam sistem pencatatan persediaan ini sendiri, menu yang tesedia sebagai Elektronic Data Procesing pencatatan sudah cukup memadai kebutuhan dari berbagai pengguna yang berhubungan dengan persediaan. Baik sebagai fungsi administrasi maupun sebagai fungsi pengawasan. Pencatatan dari sistem Elektronk Data Procesing ini juga dapat dikompile dalam bentuk hardcopy tergantung dari masing-masing pengguna. 3. Pengadaan Elektronic Data Processing ini cukup praktis dan sangat membantu untuk mengetahui posisi persediaan sehingga dapat menyediakan data kapan saja diperlukan. Fungsi Elektronic Data Processing sebagai sumber informasi terpenuhi.

14 72 4. Sistem yang terintegrasi secara nasional dan memiliki back up source yang jelas, membuat sistem pencatatan ini aman dari segala kehilangan data, data rusak dan sebagainya. Namun jika sistem ini error maka secara nasional pula pengguna sistem tidak dapat mengakses. 5. Walaupun telah menerapkan Elektronic Data Procesing, tetap tidak dapat menghilangkan fungsi form permintaan dan pengeluaran barang, dalam hal ini form manual tetap diperlukan dan dijalankan. 6. Elektronic Data Processing persediaan ini terintegrasi langsung dengan SAP dimana berkaitan langsung dengan bagian akuntansi sehingga memudahkan pengecekan kembali data yang tercatat dibagian akuntansi dengan data persediaan yang dicatat logistik/gudang apakah sesuai atau tidak B. SARAN 1. Dalam hal ini, penulis mengamati Persediaan diminta dari cabang kepusat dan pusat akan menerima form permintaan barang. Setelah form permintaan barang diterima oleh bagian, card management pusat, dan bagian penerima permohonan barang ini akan memproses permintaan cabang. Pengecekan juga dilakukan disistem, apakah memang benar adanya permintaan barang yang dilakukan oleh bagian terkait dicabang. Karena di dalam sistem, hanya bagian-bagian terkait yang dapat mengakseskan sistem tersebut. Setelah pengecekan maka permintaan cabang pun akan diproses sesuai dengan peraturan yang berlaku dan sesuai flow yang telah ditentukan. Bagian penerima permohonan barang ini akan mengotorisasi surat yang akan diteruskan kepada bagian gudang agar

15 73 menyediakan barang yang dimaksud dan agar melakukan pengiriman sesuai dengan permohonan yang telah diotorisasi ke cabang yang dimaksud. Bagian penerima barang akan mencatat kedalam sistem pencatatan bahwasanya barang yang diminta telah dikirimkan disertai dengan keterangan pengiriman Pada saat penerimaan barang oleh cabang, pihak card management cabang akan mengubah posisi pencatatan menjadi barang yang diterima. Disini terlihat jelas adanya link antara cardmanagement cabang dengan card management yang dipusat sehingga persediaan dipusat dan dicabang tercatat dengan rapi dan berkesinambungan dan langsung dapat diketahui brapa barang yang tersisa di pusat dan brapa barang yang bertambah dicabang. 2. Kasir adalah ujung tombak pelaksanaan pencatatan yang keluar. Lengkap dengan data-data dari persediaan barang itu sendiri seperti nomor kartu, kode wilayah, harga dan lain-lain. Namun penulis melihat sistem yang dipergunakan oleh kasir dan EDP pencatatan persediaan, merupakan aplikasi yang berbeda. Maka dari itu penulis menyarankan mungkin akan lebih baik jika dua aplikasi ini dibuat menjadi link dari aplikasi yang dipergunakan oleh kasir kepada sistem Elektronic Data Procesing dan bukan sebaliknya.