STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR BIRO ADMINISTRASI AKADEMIK DAN KEMAHASISWAAN UNIVERSITAS KUNINGAN

Transkripsi

1 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR BIRO ADMINISTRASI AKADEMIK DAN KEMAHASISWAAN UNIVERSITAS KUNINGAN SATUAN PENJAMINAN MUTU UNIVERSITAS KUNINGAN 2016

2 Area : Dibuat oleh Diperiksa oleh Disahkan oleh Kode/No : SPM-UNIKU.SOP SOP PENERIMAAN Tanggal : 24 Nopember 2016 MAHASISWA BARU Revisi : 01 Jumlah Hal. : 5 Halaman BIRO ADMINISTRASI AKADEMIK DAN KEMAHASISWAAN (BAAK) Dr. Sulistyono, MSi. Mufti Syarif, S.E. Dr. H. Iskandar, MM. 1. Tujuan 1) Tertibnya mekanisme layanan penerimaan mahasiswa baru mulai dari persiapan promosi sampai dengan layanan kegiatan mahasiswa baru. 2) Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam layanan penerimaan mahasiswa baru. 3) Terkendalinya proses penerimaan mahasiswa baru sesuai dengan peraturan yang berlaku dan tujuan pendidikan yang ditetapkan universitas. 2. Deskripsi Kegiatan layanan penerimaan mahasiswa baru dilakukan melalui beberapa tahapan proses, yaitu persiapan dan pelaksanaan promosi, penerimaan mahasiswa baru melalui seleksi jalur prestasi, jalur kerjasama (kolektif) dan jalur reguler, daftar ulang, dan pengunduran diri calon mahasiswa baru.proses penerimaan mahasiswa baru dilakukan dengan mengedepankan kemudahan layanan administrasi secara efisien dan efektif dengan mengacu pada peraturan akademik yang ditetapkan universitas. Kepanitiaan PMB disusun dengan memperhatikan struktur organisasi tingkat universitas. Secara struktur koordinator PMB dijalankan secara exofficio oleh wakil Rektor III. Promosi dan tes seleksi dipersiapkan oleh Panitia PMB dengan berkoordinasi hasil ke bagian akademik dan kemahasiswaan. Panitia PMB bekerjasama dengan Pusinfo mempersiapkan kesiapan jaringan dalam proses seleksi penerimaan. 3. Istilah dan Definisi 1) Program studi adalah unsur pelaksana kegiatan akademik dalam satu cabang ilmu pengetahuan, teknologi, atau seni. 2) Kompetensi adalah seperangkat tindakan cerdas dan penuh tanggung jawab yang dimiliki seseorang sebagai syarat untuk dianggap mampu oleh masyarakat dalam melaksanakan tugas di pekerjaan. 4. Ruang Lingkup 1) Persiapan Promosi 2) Pelaksanaan Promosi 3) PMB jalur prestasi, kerjasama dan reguler 4) Tes masuk 5) Seleksi 6) Publikasi hasil seleksi jalur reguler 7) Daftar Ulang

3 8) Pengunduran Diri Mahasiswa Baru 9) Data mahasiswa baru 5. Referensi 1) Peraturan Pemerintah Nomor 154 tahun ) Ketetapan Senat Akademik Universitas Kuningan 3) Renstra Universitas Kuningan 6. Prosedur Prakondisi : Pnitia PMB telah memasukkan jadual kegiatan PMB, alokasi ruangan ujian A. Prosedur PMB Skenario Online : Prosedur ini menggambarkan interaksi antara sistem dengan Calon Maba, Petugas PMB dan Bagian Keuangan BAKKUP ketika calon mahasiswa baru melakukan pendaftaran melalui intrenet tanpa harus datang ke stand pendaftaran PMB UNIKU. 1. Calon Maba mengunjungi situs PMB UNIKU (pmb.uniku.ac.id) 2. Calon Maba melakukan registrasi di sistem (membuat akun) dengan memasukkan data username, password dan Setelah prosedur membuat akun dilakukan, calon maba dapat login ke sistem menggunakan akun tersebut. 4. Jika login sukses, sistem akan menampilkan halaman pribadi calon maba. Selanjutnya calon maba dapat melengkapi formulir pendaftaran di halaman pribadi termasuk menentukan pilihan program studi. Sistem akan melakukan validasi data-data penting. Selanjutnya calon maba mengirimkan formulir yang telah diisi. 5. Setelah formulir pendaftaran dikirim, sistem memberikan petunjuk pembayaran biaya pendaftaran (nama bank, nomor rekening, kode pembayaran) dan cara mengkonfirmasikan pembayaran yang telah dilakukan. 6. Calon Maba melakukan pembayaran di Bank yang ditunjuk sesuai instruksi. 7. Dari halaman pribadinya calon maba dapat melakukan konfirmasi pembayaran pada panitia PMB (upload bukti pembayaran). 8. Setiap saat petugas PMB memantau konfirmasi pembayaran. Jika ada konfirmasi pembayaran, petugas akan memvalidasi pembayaran ke bagian keuangan BAKKUP. Jika valid, petugas akan akan merubah status pembayaran untuk calon maba tersebut menjadi confirmed (confermed-online). Sistem akan memberikan nomor pendaftaran, jadual ujian dan ruang ujian. 9. Dari halaman pribadinya calon maba dapat memantau status pebayarannya (apakah sudah dikonfirmasi atau belum) 10. Jika sudah dikonfirmasi Calon Maba akan memperoleh nomor pendaftaran, jadual ujian masuk, ruangan ujian dan dapat mencetak kartu ujian. Selanjtnya calon maba mengikuti ujian seleksi sesuai dengan jadual di ruangan yang telah ditetapkan. Pnitia ujian seleksi akan menyerahkan hasil ujian seleksi ke

4 panitia PMB untuk diumumkan. 11. Setelah panitia PMB memperoleh hasil ujian dari panitia ujian, panitia PMB memasukkan data hasil ujian ke sistem. 12. Dari halaman pribadinya calon maba dapat melihat pengumuman kelulusan serta berita/instruksi yang harus dilakukan selanjutnya. B. Prosedur PMB Skenario Onsite : Prosedur ini menggambarkan interaksi antara sistem dengan Calon Maba dan Petugas PMB ketika calon mahasiswa baru melakukan pendaftaran dengan datang ke stand pendaftaran PMB UNIKU. 1. Calon Maba datang ke stand PMB UNIKU. 2. Calon Maba membayar biaya pendaftaran pada petugas PMB. 3. Petugas PMB mambuatkan akun di sistem untuk Calon Maba (username, password) dengan status akun telah aktif (confirmed-onsite). Akun (username/password) yang telah dibuat diberikan kepada calon maba. 4. Petugas PMB memeriksa kelengkapan dokumen pendaftaran dan menandai nama dokumen yang telah dilengkapi pada daftar dokumen pendaftaran dari halaman staffsite. 5. Petugas PMB memasukkan data pendaftaran calon maba (hanya data krusial: nama, alamat, pilihan prodi dll, termasuk data Student Get Student). Sistem akan memberikan nomor pendaftarandan ruang ujian. 6. Petugas PMB mencetak kartu ujian. 7. Selanjutnya calon maba dapat login ke sistem menggunakan akun yang telah dibuatkan petugas untuk melengkapi data-data dari halaman pribadinya. 8. Selanjutnya calon maba mengikuti ujian seleksi sesuai dengan jadual di ruangan yang telah ditetapkan. Panitia ujian seleksi akan menyerahkan hasil ujian seleksi ke panitia PMB untuk diumumkan. 9. Setelah panitia PMB memperoleh hasil ujian dari panitia ujian, panitia PMB memasukkan data hasil ujian ke sistem. 10. Dari halaman pribadinya calon maba juga dapat melihat pengumuman kelulusan serta berita/instruksi yang harus dilakukan selanjutnya. C. Prosedur PMB Skenario Kolektif : Prosedur ini menggambarkan interaksi antara sistem dengan Kolektor, Calon Maba dan Petugas PMB ketika pendaftaran calon mahasiswa baru dikoordinir oleh kolektor (Guru BP) yang datang ke stand pendaftaran PMB UNIKU. 1. Kolektor (Guru BP) mendaftarkan calon maba ke petugas di stand PMB UNIKU. 2. Petugas PMB mambuatkan akun di sistem untuk calon mabacalon maba yang didaftarkan (username, password)

5 membuat akun secara massal. Status akun telah aktif (confirmed-kolektif). 3. Untuk masing-masing calon maba, Petugas PMB memasukkan data pendaftaran(hanya data krusial: nama, alamat, pilihan prodi dll). Sistem akan memberikan nomor pendaftarandan ruang ujian. 4. Petugas PMB mencetak masing-masing kartu ujian. 5. Petugas PMB mencetak daftar akun calon maba untuk diserahkan pada kolektor (Guru BP) yang nantinya diberikan kepada masing-masing calon maba oleh kolektor. 6. Selanjutnya calon maba dapat login ke sistem menggunakan akun yang telah dibuatkan petugas untuk melengkapi data-data dari halaman pribadinya. 7. Calon maba mengikuti ujian seleksi sesuai dengan jadual di ruangan yang telah ditetapkan. Panitia ujian seleksi akan menyerahkan hasil ujian seleksi ke panitia PMB untuk diumumkan. 8. Setelah panitia PMB memperoleh hasil ujian dari panitia ujian, panitia PMB memasukkan data hasil ujian ke sistem. 9. Dari halaman pribadinya calon maba juga dapat melihat pengumuman kelulusan serta berita/instruksi yang harus dilakukan selanjutnya. D. Prosedur PMB Skenario Jalur Prestasi : Prosedur ini menggambarkan interaksi antara sistem dengan Panitia Seleksi Jalur Prestasi, Calon Maba dan Petugas PMB ketika pendaftaran calon mahasiswa baru dilakukan memalui jalur prestasi. 1. Panitia Seleksi Maba Jalur Prestasi memberikan berkas kelulusan berisi data-data calon maba yang diterima pada Petugas PMB 2. Petugas PMB mambuatkan akun di sistem untuk calon maba (username, password) yang dinyatakan lulus dengan status akun telah aktif (confirmed-prestasi) 3. Petugas PMB memasukkan data pendaftaran calon maba (hanya data krusial: nama, alamat, pilihan prodi, status mahasiswa pindahan, dll). Sistem akan memberikan nomor pendaftaran. 4. Petugas PMB mengirimkan akun (username/password) kepada masing-masing calon maba. 5. Selanjutnya calon maba dapat login ke sistem menggunakan akun yang telah dibuatkan petugas untuk melengkapi data-data dari halaman pribadinya. catatan : Calon maba jalur prestasi tidak perlu mengikuti ujian saringan masuk. E. Prosedur PMB Skenario Pindahan : Prosedur ini menggambarkan interaksi antara sistem dengan

6 Calon Maba dan Petugas PMB ketika calon maba adalah mahasiswa pindahan. 1. Calon Maba datang ke stand PMB UNIKU 2. Calon Maba membayar biaya pendaftaran pada petugas PMB 3. Petugas PMB mambuatkan akun di sistem untuk Calon Maba (username, password) dengan status akun telah aktif (confirmed-pindahan) 4. Petugas PMB memasukkan data pendaftaran calon maba(hanya data krusial: nama, alamat, pilihan prodi, status mahasiswa pindahan, dll). Sistem akan memberikan nomor pendaftaran. 5. Selanjutnya calon maba dapat login ke sistem menggunakan akun yang telah dibuatkan petugas untuk melengkapi data-data dari halaman pribadinya. catatan : Calon maba pindahan tidak perlu mengikuti ujian saringan masuk F. Prosedur Pengumuman Hasil Ujian PMB : Prosedur ini menggambarkan interaksi antara sistem dengan Petugas PMB dan calon maba ketika pengumuman kelulusan seleksi masuk : 1. Petugas PMB mendownload daftar data calon maba peserta ujian saringan masuk dalam format spreadsheet 2. Petugas PMB memasukkan data kelulusan (lulus pilihan satu, lulus pilihan dua, tidak lulus, tidak hadir) serta data nilai hasil ujian pada spreadsheet tersebut 3. Petugas PMB meng-upload spreadsheet yang telah lengkap ke sistem. 4. Dengan data tersebut Petugas juga dapat membuat surat pengumuman hasil kelulusan yang akan dikirim via pos. 5. Calon maba dapat melihat pengumuman kelulusan dari site pribadinya.

7 Area : Dibuat oleh Diperiksa oleh Disahkan oleh Kode/No : SPM-UNIKU.SOP Tanggal : 24 Nopember 2016 SOP REGISTRASI Revisi : 01 Jumlah Hal. : 3 Halaman BIRO ADMINISTRASI AKADEMIK DAN KEMAHASISWAAN (BAAK) Dr. Sulistyono, MSi. Mufti Syarif, S.E. Dr. H. Iskandar, MM. 1. Tujuan Sebagai pedoman pendataan mahasiswa mengikuti perkuliahan dalam rentang waktu/periode 1(satu) semester. 2. Istilah dan Definisi 1) BAAK :Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan 2) Kabag. AA : KepalaBagian Administrasi Akademik 3) PUSINFO : PusatSistem Informasi 3. Ruang Lingkup Prosedur ini berlaku pada saat mahasiswa akan memasuki kegiatan awal perkuliahan. 4. Referensi Buku Pedoman Akademik Universitas Kuningan 5. Penanggung Jawab 6. Ketentuan Umum Kepala Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan 1) Untuk ketertiban proses administrasi calon mahasiswa baru 2) Untuk mengetahui berapa jumlahpendaftardiuniku 3) Untuk mengetahui berapa yang lulus ujian dan tidak lulus ujian 4) Untuk mengetahui berapa yang daftar ulang dan yang tidak daftar ulang 7. Prosedur Prakondisi : SOP persiapan awal tahun akademik telah dilakukan oleh BAAK, BAKKUP, Prodi (Setting Preferences). A. Prosedur Heregistrasi Mahasiwa Lama 1. Mahasiwa melakukan pembayaran biaya awal semester sesuai ketentuan di bank yang ditunjuk dengan menggunakan virtual account 2. Mahasiswa dapat memeriksa status pembayaran (satu hari selanjutnya) di studentsite-nya. 3. Jika tidak sesuai mahasiswa dapat menghubungi bagian keuangan BAKKUP dengan membawa slip pembayaran dari bank 4. Sistem secara otomatis akan merubah status mahasiswa menjadi teregistrasi (siap KRS) berdasarkan aturan (preferences) yang telah ditetapkan B. Prosedur Registrasi Mahasiswa Baru Reguler dan Pindahan (Belum memiliki NIM, Virtual Account dan studentsite) 1. Maba melakukan pembayaran biaya awal perkuliahan di loket pembayaran keuangan BAKKUP atau dengan cara mentransfer biaya awal perkuliahan ke rekening UNIKU yang telah ditentukan. Jika pembayaran dilakukan melalui perbankan, mahasiswa harus melakukan konfirmasi ke bagian

8 keuangan BAKKUP dengan membawa kuitansi bukti pembayaran dari bank. 2. Bagian keuangan BAKKUP memasukkan data pembayaran keuangan awal perkuliahan ke sistem. 3. Calon Maba menghubungi BAAK untuk melengkapi kekurangan persyaratan administrasi PMB yaitu menyerahkan fotokopi STTB, pas foto, dan perlengkapan lainnya yang diperlukan (untuk mahasiswa pindahan melengkapi dokumen konsultasi konversi mata kuliah dari program studi) 4. BAAK memeriksa semua kelengkapan dan memasukkan data ke sistem akademik serta memverifikasi pembayaran biaya awal perkuliahan maba. Jika sudah lengkap, BAAK akan memberikan approval dan sistem akan memberikan NIM dan Virtual Account serta merubah status mahasiswa di sistem menjadi teregistrasi (siap KRS) berdasarkan aturan yang telah ditetapkan. Jika belum lengkap calon maba diminta untuk melengkapinya terlebih dahulu. 5. BAAK mencetak kartu mahasiswa. 6. Mahasiwa baru menghubungi Pusat Sistem Informasi (PUSINFO) untuk memperoleh , akun akses internet dan akun studentsite. 7. Setelah semuanya lengkap, maba dapat melakukan prosedur pengisian KRS pada waktu yang ditentukan 8. Untuk mahasiswa pindahan sebelum melakukan pengisian KRS harus menghubungi program studi terlebuh dahulu untuk melakukan konversi mata kuliah. C. Prosedur Registrasi Mahasiswa Baru Jalur Prestasi (Belum memilliki N IM, Virtual Account dan Studentsite) 1. Maba menghubungi bagian keuangan BAKKUP untuk mendapatkan potongan 50% biaya awal perkuliahan dengan menujukkan bukti identitas. 2. Bagian keuangan BAKKUP memberikan beasiswa potongan 50% biaya awal kuliah melalui sistem untuk maba bersangkutan. 3. Maba membayar sisa biaya awal perkuliahan di loket pembayaran keuangan BAKKUP. 4. Bagian keuangan BAKKUP memasukkan data pembayaran keuangan maba. 5. Calon Maba menghubungi BAAK untuk melengkapi kekurangan persyaratan administrasi PMB yaitu menyerahkan fotokopi STTB, pas foto, dan perlengkapan lainnya yang diperlukan. 6. BAAK memeriksa semua kelengkapan dan memasukkan data ke sistem akademik serta memverifikasi pembayaran biaya awal perkuliahan maba. Jika sudah lengkap, BAAK akan

9 8. Dokumen/Arsip Terkait memberikan approval dan sistem akan memberikan NIM dan Virtual Account serta merubah status mahasiswa di sistem menjadi teregistrasi (siap KRS) berdasarkan aturan yang telah ditetapkan. Jika belum lengkap calon maba diminta untuk melengkapinya terlebih dahulu. 7. BAAK mencetak kartu mahasiswa. 8. Mahasiwa baru menghubungi Pusat Sistem Informasi (PUSINFO) untuk memperoleh , akun akses internet dan akun studentsite. 9. Setelah semuanya lengkap, maba dapat melakukan prosedur pengisian KRS pada waktu yang ditentukan 1) Alur Heregistrasi Mahasiswa Baru 2) Alur Heregistrasi mahasiswa Lama 3) Kartu Rencana Studi

10 Area : Dibuat oleh Diperiksa oleh Disahkan oleh Kode/No : SPM-UNIKU.SOP SOP KARTU RENCANA Tanggal : 24 Nopember 2016 STUDI (KRS) Revisi : 01 Jumlah Hal. : 2 Halaman BIRO ADMINISTRASI AKADEMIK DAN KEMAHASISWAAN (BAAK) Dr. Sulistyono, MSi. Mufti Syarif, S.E. Dr. H. Iskandar, MM. 1. Tujuan Melaksanakan kegiatan Pengisian KRS (Kartu Rencana Studi) pada setiap Semester. 2. Istilah dan Pengisian Kartu Rencana Studi adalah kegiatanyang dilakukan oleh Definisi seluruh mahasiswa yang aktif untuk mengambil atau menentukan matakuliah yang diambil pada setiap semester. Pengisian ini dilakukan langsung pada terminal computer pada ruang administrasi Prodi. 3. Ruang Lingkup 1) Menyiapkan data dan peralatan pendukung untuk kegiatan KRS, 2) Melaksanakan kegiatan pengisian matakuliah yang akan diambil oleh mahasiswa pada semester, 3) Menghasilkan data matakuliah yang diambil mahasiswa pada semester berjalan, 4) Mencetak KRS untuk mahasiswa, 5) Membuat jadwal pengisian KRS, 6) Mendokumentasi hasil kegiatan pengisian KRS, 7) Backup data yang berkaitan dengan kegiatan KRS 4. Sarana Sarana yang digunakan pada kegiatan Daftar Ulang adalah - Formulir Rencana Studi - Form Kartu Rencana Studi - Aplikasi KRS - Stempel 5. Referensi 1) Prosedur pelaksanaan kegiatan Pengisian KRS 2) Peraturan BAAK tentang pelaksanaan kegiatan pengisian KRS 6. Prosedur Prakondisi : SOP persiapan awal tahun akademik telah dilakukan oleh BAKKUP, BAAK, Prodi (Setting Preferences). - BAAK telah memastikan bahwa kurikulum sudah simasukkan ke sistem - BAAK telah memasukan jadual pengisian KRS dan perubahan KRS - Prodi telah menetapkan kurikulum yang digunakan oleh masingmasing maba - Prodi telah memasukan jadual kuliah ke sistem - Prodi telah menetapkan PA untuk masing-masing mahasiswa A. Prosedur Pengisian KRS Mahasiswa Prosedur ini menggambarkan interaksi antara sistem dengan

11 Mahasiswa, Dosen PA, Program Studi ketika proses pengisian Kartu Rencana Studi : 1. Setelah melakukan registrasi ulang (SOP- Heregistrasi ), mahasiswa dapat mengakses halaman pengisian KRS di studentsite. 2. Dari halaman pengisian KRS, mahasiswa dapat memilih mata kuliah yang akan diambilnya kemudian mengirimkannya untuk diverifikasi oleh dosen pembimbing (melalui sistem) 3. Dosen pembimbing memverifikasi KRS mahasiswa bimbingannya dari sistem (staffsite). Jika setuju, dosen PA melakukan persetujuan dan jika tidak dosen PA dapat memberikan pesan perbaikan pada mahasiswa bimbingan melalui sistem. 4. Mahasiswa wajib memantau terus status KRS nya (melalui studentsite-nya) sampai disetujui dosen pembimbing. 5. Setelah masa pengisian KRS habis + dua minggu masa perubahan KRS, program studi memberikan approval KRS dari sistem (staffsite). Status mahasiswa yang telah di approve program studi, secara otomatis menjadi aktif dan tagihan untuk uang SKS akan terbit. Sistem akan mengunci semua fitur pengisian KRS. - Mahasiswa yang tidak melakukan pengisian KRS atau menempuh prosedur cuti sampai masa pengisian KRS habis+ 2 mingguperubahan KRS akan diberi status tidak aktif. Note : Karena kehadiran minimal 75% maka tidak ada prosedur pengisian KRS setelah masa perubahan KRS. - Mahasiswa yang statusnya tidak aktif selama dua semester, akan dikenai prosedur drop out. 6. Setelah masa pengisian KRS habis, staf prodi/dosen pengampu mata kuliah dapat mencetak daftar hadir perkuliahan. B. Prosedur Perubahan KRS Prosdur ini ditempuh ketika mahasiswa ingin melakukan perubahan terhadap KRS yang telah disetujui (diapprove) oleh Dosen PA. Prosedur ini dapat dilakukan maksimum dua minggu setelah perkuliahan dimulai. 1. Dari studentsite-nya, mahasiswa mencetak KRS yang telah disetujui dosen PA serta formulir persetujuan perubahan KRS. 2. Mahasiswa berkonsultasi dengan dosen PA tentang perubahan yang akan dilakukan 3. Mahasiswa meminta persetujuan dari dosen pengampu mata kuliah yang ditinggalkan dan atau diambil baru dengan meminta tandatangan pada form perubahan KRS 4. Mahasiswa meminta persetujuan ketua program studi dengan meminta tandatangan pada form perubahan KRS 5. Dengan membawa semua berkas persetujuan, mahasiswa menghadap dosen PA untuk melakukan perubahan KRS 6. Dosen PA melakukan perubahan KRS untuk mahasiswa

12 bersangkutan dari sistem akademik (staffsite) 7. Mahasiswa dapat memeriksa hasil perubahan KRS dari studentsite-nya.

13 Area : Dibuat oleh Diperiksa oleh Disahkan oleh SOP LAYANAN PERMOHONAN SURAT KETERANGAN MASIH STUDI Kode/No : SPM-UNIKU.SOP Tanggal : 24 Nopember 2016 Revisi : 01 Jumlah Hal. : 1 Halaman BIRO ADMINISTRASI AKADEMIK DAN KEMAHASISWAAN (BAAK) Dr. Sulistyono, MSi. Mufti Syarif, S.E. Dr. H. Iskandar, MM. 1. Tujuan Sebagai pedoman pendataan mahasiswa dalam pembuatan surat masih studi. 2. Istilah dan 1) BAAK : BiroAdministrasi Akademik dan Kemahasiswaan Definisi 2) Kabag AA : Kepala Bagian Administrasi Akademik 3) BAA : Bagian Administrasi Akademik 4) PNS : Pegawai Negeri Sipil 3. Ruang Lingkup Prosedur ini berlaku bagi mahasiswa yang masih aktif dalam perkuliahan mulai dari registrasi mahasiswa baru di BAAK sampai dengan mahasiswa mendapatkan surat yang diperlukan. 4. Referensi Prosedur mutu pelayanan Surat Keterangan Masih Studi 5. Penanggung Kepala Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan Jawab 6. Prosedur 1) BAA membuat konsep dan menyediakan blanko surat permohonan yang ditujukan kepada Kepala BAAK. 2) Mahasiswa mengisi blanko surat keterangan masih studi dan mengambil blanko di BAA. 3) Mahasiswa mengisi blanko yang sudah disediakan di BAA. Untuk yang orang tuanya PNS, mahasiswa harus mengisi data orang tua lengkap seperti : Nama, NIP, nama instansi, pangkat/golongan dan alamat rumah orang tua mahasiswa yang bersangkutan. 4) Mahasiswa menyerahkan kembali blanko surat keterangan masih studi yang sudah diisi ke BAA. 5) Staf BAA menerima blanko dari mahasiswa bersangkutan yang kemudian akan diproses dan diberi nomor surat sesuai dengan nomor urut buku pengendali atau buku agenda BAA 6) Surat keterangan masih studi akan diparaf oleh Kabag. Administrasi Akademik yang selanjutnya akan ditanda tangani oleh Kepala BAAK. 7) Staf BAA akan mengarsipkan surat sesuai dengan jenis dan nomor urut surat. 8) Pengambilan surat masih studi di BAA selambat lambatnya 1 hari setelah penyerahan blanko dan mahasiswa akan minta stempel Universitas dibagian Umum. 9) Surat keterangan masih studi diberikan kepada mahasiswa yang aktif dalam perkuliahan. 7. Dokumen/Arsip 1) Surat Keterangan Masih Studi (Pns) Terkait 2) Surat Keterangan Masih Studi (Non-Pns)

14 Area : Dibuat oleh Diperiksa oleh Disahkan oleh SOP LAYANAN Kode/No : SPM-UNIKU.SOP PERMOHONAN Tanggal : 24 Nopember 2016 KETERANGAN CUTI Revisi : 01 STUDI Jumlah Hal. : 2Halaman BIRO ADMINISTRASI AKADEMIK DAN KEMAHASISWAAN (BAAK) Dr. Sulistyono, MSi. Mufti Syarif, S.E. Dr. H. Iskandar MM. 1. Tujuan Sebagai pedoman pendataan mahasiswa dalam melakukan cuti studi pada tiap semester berikutnya dan memberikan kesempatan kepada mahasiswa untuk tidak melakukan studi pada saat program studi berlangsung karena hambatan studi seperti tidak dapat membayar SPP atau karena adanya keperluan/kepentingan yang tidak memungkinkan untuk mengikuti kegiatan akademik pada semester yang akan berlangsung. 2. Istilah dan Definisi 1) BAAK : Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan 2) Kabag. AA : Kepala Bagian Administrasi 3) BAA : Bagian Administrasi Akademik 4) Kaprodi : KetuaProgram Studi 3. Ruang Lingkup Prosedur ini berlaku apabila mahasiswa yang bersangkutan telah mengikuti perkuliahan sedikitnya 2 semester mulai dari registrasi mahasiswa di BAA sampai batas waktu yang telah ditetapkan sesuai kalender akademik mahasiswa untuk pengajuan cuti studi dan akhirnya mahasiswa mendapatkan surat permohonan tersebut. 4. Referensi 1) Buku Pedoman Akademik Universitas Kuningan (UNIKU) 2) Kalender Akademik. 5. Penanggung Kepala Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan Jawab 6. Ketentuan Umum 1. Cuti studi diperbolehkan bila mahasiswa tersebut telah menempuh sedikitnya 2 semester. 2. Cuti bias diajukan paling lama 2 semester (bias terputus-putus / berlangsung 2 semester) 3. Cuti studi diberikan apabila adanya keterangan dari orang tua (Kurang biaya, terlambat registrasi, karenasakit) 7. Prosedur 1) BAA membuat konsep dan menyediakan blanko yang berisi permohonan cuti studi yang ditujukan kepada Rektor cq Kepala Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan 2) Waktu pengajuan cuti studi dilakukan sebelum atau pada saat registrasi berlangsung dan selambat-lambatnya 7 hari setelah registrasi berakhir. 3) Izin cuti studi diberikan kepada mahasiswa maksimal 2 semester, baik terputus maupun berturut turut. 4) Mahasiswa mengajukan cuti studi ke BAA dengan membawa surat keterangan bebas tanggungan dari perpustakaan dan menulis dibuku pengendali kemudian mahasiswa mengambil blanko surat cuti studi yang disediakan BAA. 5) Mahasiswa menyerahkan kembali blanko cuti studi yang sudah

15 8. Dokumen/Arsip Terkait diisi dan direkomendasi oleh Dekan Fakultas, Dosen Wali serta mendapat persetujuan dari Kaprodi yang bersangkutan dan sudah stempel Fakultas masing-masing ke BAA. 6) Staf BAA menerima blanko dari mahasiswa yang bersangkutan yang kemudian akan diproses dan diberi nomor surat sesuai dengan nomor urut buku pengendali atau agenda BAA. 7) Surat cuti akan diparaf oleh Kabag Akademik yang selanjutnya akan dimintakan tanda tangan Kepala Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan. 8) Staf BAA akan mengarsipkan surat sesuai dengan jenis dan nomor urut surat. 9) Pengambilan surat cuti studi di BAK selambat lambatnya 7 hari setelah penyerahan blanko dan mahasiswa akan minta stempel Universitas di bagian Umum. (harus ada surat tembusan ke fakultas) 1) Surat Permohonan Cuti Studi 2) Surat Keterangan Cuti Studi 3) Surat Keterangan Bebas Tanggungan dari Perpustakaan.

16 Area : Dibuat oleh Diperiksa oleh Disahkan oleh SOP LAYANAN Kode/No : SPM-UNIKU.SOP PERMOHONAN Tanggal : 24 Nopember 2016 KETERANGAN CUTI Revisi : 01 KHUSUS Jumlah Hal. : 2 Halaman BIRO ADMINISTRASI AKADEMIK DAN KEMAHASISWAAN (BAAK) Dr. Sulistyono, MSi. Mufti Syarif, S.E. Dr. H. Iskandar, MM. 1. Tujuan Data mahasiswa yang mengambil cuti terdata dan terlaporkan ke laman 2. Ruang Lingkup Perubahan yang dapat diubah di laman adalah 1. Nomor induk mahasiswa 2. Nama Lengkap 3. Tempat Lahir 4. Tanggal Lahir 5. Nama Ibu Kandung 3. Referensi Formulir pengajuan cuti khusus yang disediakan oleh program studi masing-masing. 4. Istilah dan Definisi 5. Penanggung BAAK Jawab 6. Pelaksana BAAK 7. Ketentuan Umum Cuti khusus adalah cuti yang alasannya baru diketahui oleh mahasiswa aktif yang bersangkutan setelah periode registrasi. Alasan cuti adalah sebab yang mengakiatkan mahasiwa yang bersangkutan memutuskan untuk cuti, diantaranya sakit, kecelakaan, melahirkan atau alasan kuat lainnya. 1. Membayar biaya administrasi cuti yang besarnya sesuai yang telah ditetapkan. 2. Seluruh mata kuliah yang telah dikontrak dibatalkan oleh BAAK setelah pengajuan cuti disetujui oleh Wakil Rektor Keuangan yang sudah dibayarkan pada semester yang bersangkutan dikonversi menjadi pembayaran tagihan semester berikutnya berdasarkan ketentuan yang berlaku. 4. Setelah ajuan cuti disetujui oleh Wakil Rektor 1 maka status mahasiswa berubah menjadi Cuti. 8. Prosedur 1) BAA membuat konsep dan menyediakan blanko yang berisi permohonan cuti yang ditujukan kepada Rektor cq Kepala Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan 2) Waktu pengajuan cuti dilakukan sebelum atau pada saat registrasi berlangsung dan selambat-lambatnya 7 hari setelah registrasi berakhir. 3) Izin cuti studi diberikan kepada mahasiswa maksimal 2 semester, baik terputus maupun berturut turut. 4) Mahasiswa mengajukan cuti ke BAA dengan membawa surat keterangan bebas tanggungan dari perpustakaan dan menulis dibuku pengendali kemudian mahasiswa mengambil blanko surat cuti studi yang disediakan BAA.

17 9. Dokumen/ Formulir Terkait 10. Lampiran Terkait 5) Mahasiswa menyerahkan kembali blanko cuti studi yang sudah diisi dan direkomendasi oleh Dekan Fakultas, Dosen Wali serta mendapat persetujuan dari Kaprodi yang bersangkutan dan sudah stempel Fakultas masing-masing ke BAA. 6) Staf BAA menerima blanko dari mahasiswa yang bersangkutan yang kemudian akan diproses dan diberi nomor surat sesuai dengan nomor urut buku pengendali atau agenda BAA. 7) Surat cuti akan diparaf oleh Kabag Akademik yang selanjutnya akan dimintakan tanda tangan Kepala Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan. 8) Staf BAA akan mengarsipkan surat sesuai dengan jenis dan nomor urut surat. 9) Pengambilan surat cuti studi di BAK selambat lambatnya 7 hari setelah penyerahan blanko dan mahasiswa akan minta stempel Universitas di bagian Umum. (harus ada surat tembusan ke fakultas) Persyaratan pengajuan Cuti Khusus : 1. Foto copy Kartu Tanda Mahasiswa 2. Tanda bukti pembayaran SPP dan SKS pada semester yang bersangkutan 3. Bukti pendukung alasan permohonan cuti, misal : surat keterangan dokter, atau surat keterangan lainnya yang menguatkan alasan cuti. 4. Surat pertimbangan dari Pembimbing Akademik 1. Kartu Tanda Mahasiswa 2. Surat Pertimbangan Pembimbing Akademik 3. Surat Keterangan Dokter/Bidan/lainnya yang mendukung 4. Bukti Pembayaran SPP dan SKS Semester yang bersangkutan

18 Area : Dibuat oleh Diperiksa oleh Disahkan oleh SOP LAYANAN Kode/No : SPM-UNIKU.SOP PERMOHONAN Tanggal : 24 Nopember 2016 KETERANGAN AKTIF Revisi : 01 KULIAH Jumlah Hal. : 2Halaman BIRO ADMINISTRASI AKADEMIK DAN KEMAHASISWAAN (BAAK) Dr. Sulistyono, MSi. Mufti Syarif, S.E. Dr. H. Iskandar, MM. 1. Tujuan Mengaktifkan kembali status mahasiswa yang semula berstatus non aktif atau cuti, agar bisa melakukan kontrak kredit. 2. Ruang Lingkup Status mahasiswa yang diperbolehkan untuk diubah statusnya adalah mahasiswa yang pada semester sebelumnya : 1. Mengajukan cuti, baik cuti reguler maupun cuti khusus 2. Non aktif dikarenakan tidak melakukan kontrak kredit pada semester sebelumnya. 3. Referensi Formulir pengajuan aktif kembali yang yang disediakan oleh program studi masing-masing, dan diisi oleh mahasiswa yang bersangkutan. 4. Istilah dan Definisi 1. Aktif kuliah adalah status mahasiswa melakukan pengambilan kontrak kredit pada semester berjalan. 2. Non Aktif adalah status mahasiwa yang tidak melakukan kontrak kredit pada semester sebelumnya baik dengan pemberitahuan atau tanpa pemberitahuan ke program studinya. 3. Cuti khusus adalah cuti yang alasannya baru diketahui oleh mahasiswa aktif yang bersangkutan setelah periode registrasi. 4. Cuti Reguler adalah cuti yang sudah direncanakan pada semester sebelumnya. 5. Penanggung BAAK Jawab 6. Pelaksana 1. PROGRAM STUDI 2. BAKKUP 3. BAAK 7. Ketentuan Umum 1. Membayar biaya administrasi cuti yang besarnya sesuai yang telah ditetapkan. 2. Seluruh mata kuliah yang telah dikontrak dibatalkan oleh BAAK setelah pengajuan cuti disetujui oleh Wakil Rektor Keuangan yang sudah dibayarkan pada semester yang bersangkutan dikonversi menjadi pembayaran tagihan semester berikutnya berdasarkan ketentuan yang berlaku. 4. Seteah ajuan cuti disetujui oleh Wakil Rektor 1 maka status mahasiswa berubah menjadi Cuti. 8. Prosedur 1) BAAmembuatkonsepdanmenyediakanblankosurat permohonanyang ditujukankepadakepala BAAK. 2) Mahasiswa mengisi blanko surat keterangan masih studi dan mengambil blanko di BAA. 3) Mahasiswa mengisi blanko yang sudah disediakan di BAA. Untuk yang orang tuanya PNS, mahasiswa harus mengisi data orang tua lengkap seperti : Nama, NIP, nama instansi, pangkat/golongan dan alamat rumah orang tua mahasiswa yang

19 9. Dokumen/ Formulir Terkait 10. Lampiran Terkait bersangkutan. 4) Mahasiswa menyerahkan kembali blanko surat keterangan masih studi yang sudah diisi ke BAA. 5) Staf BAA menerima blanko dari mahasiswa bersangkutan yang kemudian akan diproses dan diberi nomor surat sesuai dengan nomor urut buku pengendali atau buku agenda BAA 6) Surat keterangan masih studi akan diparaf oleh Kabag. Administrasi Akademik yang selanjutnya akan ditanda tangani oleh Kepala BAAK. 7) Staf BAA akan mengarsipkan surat sesuai dengan jenis dan nomor urut surat. 8) Pengambilan surat masih studi di BAA selambat lambatnya 1 hari setelah penyerahan blanko dan mahasiswa akan minta stempel Universitas dibagian Umum. 9) Surat keterangan masih studi diberikan kepada mahasiswa yang aktif dalam perkuliahan. Persyaratan pengajuan Cuti Khusus : 1. Foto copy Kartu Tanda Mahasiswa 2. Tanda bukti pembayaran SPP dan SKS pada semester yang bersangkutan 3. Bukti pendukung alasan permohonan cuti, misal : surat keterangan dokter, atau surat keterangan lainnya yang menguatkan alasan cuti. 4. Surat pertimbangan dari Pembimbing Akademik 1. Kartu Tanda Mahasiswa 2. Surat Pertimbangan Pembimbing Akademik 3. Surat Keterangan Dokter/Bidan/lainnya yang mendukung 4. Bukti Pembayaran SPP dan SKS Semester yang bersangkutan

20 Area : Dibuat oleh Diperiksa oleh Disahkan oleh SOP LAYANAN Kode/No : SPM-UNIKU.SOP PERUBAHAN DATA Tanggal : 24 Nopember 2016 MAHASISWA DI Revisi : 01 FORLAP Jumlah Hal. : 1Halaman BIRO ADMINISTRASI AKADEMIK DAN KEMAHASISWAAN (BAAK) Dr. Sulistyono, MSi. Mufti Syarif, S.E. Dr. H. Iskandar, MM. 1. Tujuan Data individu mahasiswa tercantum di laman dengan benar sesuai dokumen kependudukan dan administratif lainnya. 2. RuangLingkup Perubahan yang dapat diubah di laman adalah 1. Nomor induk mahasiswa 2. Nama Lengkap 3. Tempat Lahir 4. Tanggal Lahir 5. Nama Ibu Kandung 3. Referensi Persyaratan yang diperoleh dari pemohon dalam hal ini mahasiswa 4. Istilah dan Definisi Forlap adalah halaman resmi DIKTI yang memuat data individu mahasiswa dan history perkuliahannya sehingga mahasiwa yang tercantum di laman tersebut dianggap sebagai mahasiswa legal. BAAK 5. Penanggung Jawab 6. Pelaksana BAAK 7. Prosedur 1. Mahasiswa melakukan pengecekan data di forlap 2. Mahasiswa mencatat kesalahan data di forlap 3. Mahasiswa lapor ke BAAK 4. Mahasiswa mengirimkan file-file digital persyaratan ke BAAK 5. BAAK mengajukan perubahan data di halaman forlap 6. Mahasiswa dan BAAK memantau hasil perubahan di halaman forlap 8. Dokumen/ Formulir Terkait 9. Lampiran Terkait 1. Surat pengantar perbaikan data dari BAAK 1. Kartu Tanda Mahasiswa 2. Kartu Tanda Penduduk 3. Ijazah dan Transkrip Terakhir 4. Akte kelahiran 5. Kartu Keluarga

21 Area : Dibuat oleh Diperiksa oleh Disahkan oleh Kode/No : SPM-UNIKU.SOP Tanggal : 24 Nopember 2016 SOP UJIAN SUSULAN Revisi : 01 Jumlah Hal. : 2 Halaman BIRO ADMINISTRASI AKADEMIK DAN KEMAHASISWAAN (BAAK) Dr. Sulistyono, MSi. Mufti Syarif, S.E. Dr. H. Iskandar, MM. 1. Tujuan Prosedur ujian susulan bertujuan menjelaskan proses pengurusan permohonan ujian susulan. 2. Istilah dan Ujian susulan adalah ujian yang diadakan setelah pelaksanaan Definisi ujian reguler yang disetujui BAAK karenaalasan khusus, yaitu: Sakit dirawat di rumah sakit (rawat inap) Kemalangan keluarga (orang tua atau saudara sekandung meninggal dunia) Menunaikan ibadah haji atau kegiatan agama lainnya. Alasan kedinasan 3. Ruang Lingkup Prosedur ujian susulan meliputi penyajian informasi tentang tata cara, ketentuan serta syarat-syarat pengajuan permohonan ujian susulan. 4. Referansi Prosedur pengajuan permohonan dan pelaksanaan ujian susulan mengacu pada peraturan BAAK tentang pelaksanaan ujian susulan. 5. Sarana Sarana yang digunakan dalam menunjang pelaksanaan ujian susulan adalah: Program untuk pembuatan surat keterangan jadual ujian susulan Surat keterangan ujian susulan Stempel 6. Prosedur 1) Mengajukan permohonan untuk Ujian Susulan ke Program Studi melalui Sekretariat Panitia Ujian Tengah/Akhir Semester selama Ujian Tengah/Akhir berlangsung. 2) Membawa dan menyerahkan persyaratan yang diperlukan,yaitu: a. Bagi Mahasiswa yang sakit dan harus dirawat dirumah sakit: 1. Surat Permohonan Ujian Susulan (dari orang tua/wali) 2. Surat Keterangan Dokter 3. Surat Keterangan Rawat dari rumah sakit 4. 1 lembar fotocopy tanda bukti pembayaran rumah sakit 5. 1 lembar fotocopy KTM dan KRS b. Bagi Mahasiswa yang orang tua atau saudara sekandungnya meninggal dunia 1. Surat Permohonan Ujian Susulan (dari orangtua/wali) 2. Surat Keterangan Kematian dari Lurah / Kepala Desa / RW /RT / Rumah Sakit 3. 1 lembar fotocopy Kartu Keluarga

22 4. 1 lembar fotocopy KTM dan KRS c. Bagi Mahasiswa yang menunaikan ibadah haji kegiatan agama lainnya: 1. Surat Permohonan Ujian Susulan (dari orang tua/wali). 2. Surat Keterangan dari Departemen Agama (instansi keagamaan) lembar foto copy pembayaran ONH untuk yang menunaikan ibadah haji 4. 1 lembar foto copy paspor untuk yang menunaikan ibadah haji lembar fotocopy KTM dan KRS. d. Bagi mahasiswa yang mendapat tugas kedinasan : 1. Surat keterangan dari dinas yang bersangkutan. 2. Melihat pengumuman nama-nama mahasiswa yang permohonannya disetujui melalui loket Prodi pada tanggal yang telah ditentukan. 3. Mengambil Surat Keterangan Ujian Susulan bagi mahasiswa yang namanya tercantum pada pengumuman tersebut di loket Prodi. 4. Megikuti ujian sesuai jadual yang telah ditentukan Prodi. Bagi mahasiswa yang tidak melapor kembali ke Prodi dan/atau tidak hadir pada saat ujian susulan berlangsung maka permohonannya dianggap batal..

23 Area : Dibuat oleh Diperiksa oleh Disahkan oleh SOP LAYANAN UJIAN Kode/No : SPM-UNIKU.SOP TUGAS AKHIR, Tanggal : 24 Nopember 2016 YUDISIUM DAN Revisi : 01 WISUDA Jumlah Hal. : 2Halaman BIRO ADMINISTRASI AKADEMIK DAN KEMAHASISWAAN (BAAK) Dr. Sulistyono, MSi. Mufti Syarif, S.E. Dr. H. Iskandar, MM. 1. Tujuan 1) Tertibnya mekanisme layanan Ujian Tugas Akhir, Yudisium dan Wisuda yang diberikan oleh BAAK kepada mahasiswa. 2) Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam layanan tugas akhir yudisium dan wisuda. 3) Meningkatkan kecepatan layanan kepada pihak-pihak yang membutuhkan. 4) Terkendalinya proses layanan sesuai dengan peraturan yang berlaku dan tujuan pendidikan yang ditetapkan universitas. 5) Menjamin terpenuhinya baku mutu standar layanan. 2. Deskripsi Kegiatan layanan Ujian Tugas Akhir, Yudisium dan Wisuda adalah kegiatan layanan yang diberikan oleh BAAK kepada mahasiswa dan unit kerja lain, melalui proses dari pendaftaran ujian tugas akhir sampai dengan pelaksanaan wisuda. 3. Istilah dan Definisi 1) Ujian tugas akhir 2) Yudisium 3) Wisuda 4) Buku Lulusan 4. Ruang Lingkup 1) Pendaftaran dan Pembayaran Uang Ujian Tugas Akhir 2) Validasi data peserta ujian di BAAK 3) Pelaksanaan Ujian Tugas Akhir 4) Yudisium 5) Pendataan Lulusan di BAAK 6) Penerbitan ijasah dan transkrip asli beserta ligalisir 7) Pelaporan data lulusan ke Kopertis 8) Pendaftaran Wisuda 9) Buku Lulusan 10) Pelaksanaan Wisuda 5. Referensi Peraturan Akademik. 6. Prosedur Prosedur layanan ujian tugas akhir, yudisium dan wisuda terlampir pada Lampiran 1.

24 Lampiran 1. Prosedur Layanan Ujian Tugas Akhir, Yudisium, dan Wisuda Kegiatan No Pendaftaran dan Pembayaran Uang Ujian Tugas Akhir 1 Mahasiswa/ Wisudawan Pihak yang terkait Dok Waktu Prodi/Sekret Fakultas Bank BAAK WR II mnt Pelaksanaan Ujian Tugas Akhir 2 Yudisium Tidak LULUS mg mg Pengambilan Ijasah dan Transkrip mg Pendaftaran Wisuda mnt Pelaksanaan Wisuda bln

25 Area : Dibuat oleh Diperiksa oleh Disahkan oleh Kode/No : SPM-UNIKU.SOP SOP LAYANAN Tanggal : 24 Nopember 2016 WISUDA Revisi : 01 Jumlah Hal. : 2Halaman BIRO ADMINISTRASI AKADEMIK DAN KEMAHASISWAAN (BAAK) Dr. Sulistyono, MSi. Mufti Syarif, S.E. Dr. H. Iskandar, MM. 1. Tujuan Sebaga ipredikat bagi mahasiswa yang telah mengikuti acara prosesi akademik. 2. Istilah dan Definisi 1) BAAK : Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan 2) Kabag. AA : Kepala Bagian Akademik Akademik 3) BAA : BagianAdministrasiAkademik 4) PUSINFO : PusatSistem Informasi 3. Ruang Lingkup Prosedur ini berlaku mulai mahasiswa melakukan ujian Tugas Akhir /Skripsi/Tesis sampai pelaksanaan acara wisuda. 4. Referensi Buku Pedoman Akademik Universitas Kuningan (UNIKU) 5. Penanggung Jawab Kepala Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan 6. Ketentuan Umum Wisuda mahasiswa adalah merupakan akhir proses kegiatan akademik mahasiswa selama mengikuti perkuliahan di UNIKU 7. Prosedur 1) Bagian Akademik memberitahukan melalui pengumumam /Kalender Akademik yang ditandatangani oleh Rektor, bahwa wisuda akan dilaksanakan. 2) Fakultas/Sekolah Pasca Sarjana yang telah melaksanakan ujian Tugas Akhir/Skripsi/Tesis menyerahkan berkas mahasiswa yang akan wisuda ke Bagian Adminstrasi Akademik. 3) Kabag.AA mengecek berkas-berkas dari fakultas/ Sekolah Pasca Sarjana dengan beberapa persyaratan termasuk SK Yudisium. 4) Mahasiswa telah dinyatakan lulus Ujian Tugas Akhir/Skripsi/Tesis. 5) Mengambil dan mengisi formulir yang disediakan oleh Tata Usaha Fakultas sesuai ketentuan. 6) Bebas seluruh tanggungan Administrasi Keuangan Universitas sesuai dengan ketentuan. 7) Membayar biaya wisuda ke bank yang ditunjuk. 8) Menyerahkan kwitansi wisuda; warna biru untuk Bagian Keuangan, merah muda untuk Bagian Administrasi Akademik Universitas, warna hijau untuk Fakultas masing-masing dan warna putih untuk yang bersangkutan. 9) Telah mengikuti dan lulus ujian Yudisium. 10) Kabag.AA mengelompokkan perprogram studi bagi mahasiswa yang akan wisuda. 11) Kabag.AA merekap nama-nama mahasiswa calon

26 8. Dokumen/Arsip Terkait wisudawan, berikut Indeks Prestasi. 12) Kabag. AA melapor kepada pimpinan terkait jumlah calon wisudawan beserta nilai komulatifnya untuk menentukan wisudawan terbaik. 1) Calon wisuda harus telah menyerahkan skripsi yang telah dijilid keperpustakaan 2) Terdaftar pada buku memori wisudawan tahun pelaksanaan

27 Area : Dibuat oleh Diperiksa oleh Disahkan oleh Kode/No : SPM-UNIKU.SOP SOP LAYANAN Tanggal : 24 Nopember 2016 PEMBUATAN DAN Revisi : 01 PENCETAKAN IJAZAH Jumlah Hal. : 1Halaman BIRO ADMINISTRASI AKADEMIK DAN KEMAHASISWAAN (BAAK) Dr. Sulistyono, MSi. Mufti Syarif, S.E. Dr. H. Iskandar, MM. 1. Tujuan Memberikan pedoman kepada pihak terkait dalam proses pelaksanaan pembuatan ijasah dan transkrip bagi mahasiswa Universitas Kuningan yang sudah menyelesaikan studinya serta sudah menyelesaikan semua administrasi baik yang bersifat akademik maupun non akademik. 2. RuangLingkup Prosedur Pembuatan Ijazah dan Transkrip Nilai untuk Mahasiswa Jenjang D3, S1, dan S2 berlaku bagi mahasiswa yang telah menempuh semua kewajiban akademik. 3. Referensi Persyaratan pembuatan dan pencetakan ijazah dan transkrip nilai yang diperoleh dari Fakultas di lingkungan Universitas Kuningan. 4. Istilah dan Definisi a. Ijazah adalah surat tanda tamat belajar yang diberikan kepada mahasiswa yang sudah menyelesaikan semua persyaratan akademiknya. b. Mahasiswa dinyatakan LULUS apabila mahasiswa sudah menempuh semua kewajiban akademik dengan ketentuan IPK yang berlaku. 5. Penanggung BAAK Jawab 6. Pelaksana BAAK 7. Prosedur 1. BAAK menerima laporan sidang dan dokumen yang terkait dengan kelulusan 2. Pengecekan data yang diserahkan Fakultas dengan mensinkronkan data pada Forlap DIKTI 3. Diajukan untuk permohonan PIN Ijazah 4. Bila tidak ada masalah akan dibuatkan SK Penetapan Lulusan oleh Rektor 5. Permohonan Blanko ijazah dan Transkrip nilai 6. Bila tidak ada masalah pencetakan ijazah dilakukan 8. Dokumen/ Formulir Terkait 9. Lampiran Terkait Laporan sidang dari Fakultas 1. Formulir Penulisan Ijazah 2. Ijazah sebelumnya mahasiswa

28 Area : Dibuat oleh Diperiksa oleh Disahkan oleh Kode/No : SPM-UNIKU.SOP SOP LAYANAN Tanggal : 24 Nopember 2016 PENGAMBILAN Revisi : 01 IJAZAH Jumlah Hal. : 2 Halaman BIRO ADMINISTRASI AKADEMIK DAN KEMAHASISWAAN (BAAK) Dr. Sulistyono, MSi. Mufti Syarif, S.E. Dr. H. Iskandar, MM. 1. Tujuan Memberikan pedoman kepada pihak terkait dalam prosedur pengambilan ijasah, transkrip, dan SKPI bagi mahasiswa Universitas Kuningan yang sudah menyelesaikan studinya serta sudah menyelesaikan semua administrasi baik yang bersifat akademik maupun non akademik. 2. RuangLingkup Prosedur Pengambilan Ijazah, Transkrip Nilai dan SKPI untuk Mahasiswa Jenjang D3, S1, dan S2 berlaku bagi mahasiswa yang telah menempuh semua kewajiban akademik. 3. Referensi Formulir Pengambilan Ijazah, Transkrip Nilai akademik dan SKPI. 4. Istilah dan Definisi a. Ijazah adalah surat tanda tamat belajar yang diberikan kepada mahasiswa yang sudah menyelesaikan semua persyaratan akademiknya. Ijazah D3, S1 disahkan oleh Dekan, S2 oleh Direktur dan Rektor Universitas Kuningan. b. Transkrip nilai akademik adalah kumpulan nilai-nilai mata kuliah Kumulatif yang telah di tempuh dan dinyatakan lulus sesuai ketentuan yang berlaku sebagai hak mahasiswa karena yang bersangkutan dapat menyelesaikan studinya sampai dengan batas yang telah ditentukan. Transkrip yang dimaksud adalah transkrip yang disahkan oleh Dekan untuk D3 dan S1, sedangkan S2 oleh Direktur. BAAK 5. Penanggung Jawab 6. Pelaksana BAAK 7. KetentuanUmum Membawa Formulir pengambilan Ijazah dan Transkrip Akademik. 8. Prosedur 1. Pengambilan ijazah, transkrip dan SKPI dilakukan langsung oleh lulusan dan tidak bisa diwakilkan. Pengambilan ijazah oleh orang lain/keluarga harus menyertakan surat kuasa bermaterai Pengambilan ijazah, transkrip dan SKPI lulusan membawa surat formulir pengambilan ijazah, transkrip nilai dan SKPI yang berisi telah memenuhi seluruh kewajiban keuangan ditanda tangani oleh bagian keuangan, dinyatakan bebas dari pinjaman buku di tanda tangani perpustakaan dan telah menyerahkan TA/Skripsi/Tesis dan menyelesaikan kewajiban akademik lainnya ditanda tangani oleh ketua program studi. 3. BAAK selanjutnya melakukan pengecekan persyaratan pengambilan ijazah. 4. Lulusan mengecek kebenaran identitas, foto dan isi dokumen 5. Apabila sudah sesuai, lulusan tanda tangan ijazah, transkrip dan

29 9. Dokumen/ Formulir Terkait 10. Lampiran Terkait SKPI dan bukti pengambilan. 6. Apabila ada kesalahan nama/identitas lain, maka dokumen asli akan dilakukan revisi sesuai prosedur yang berlaku. 7. Apabila sampai pada waktu yang ditentukan ijazah, transkrip dan SKPI tidak diambil maka kepada yang bersangkutan dikenakan denda keterlambatan sebesar Rp per bulan. Formulir Pengambilan Ijazah, Transkrip Nilai akademik dan SKPI. Formulir Pengambilan Ijazah, Transkrip Nilai akademik dan SKPI.

30 Area : Dibuat oleh Diperiksa oleh Disahkan oleh SOP PENGARSIPAN Kode/No : SPM-UNIKU.SOP DAN LAYANAN Tanggal : 24 Nopember 2016 ADMINISTRASI Revisi : 01 AKADEMIK Jumlah Hal. : 4Halaman BIRO ADMINISTRASI AKADEMIK DAN KEMAHASISWAAN (BAAK) Dr. Sulistyono, MSi. Mufti Syarif, S.E. Dr. H. Iskandar, MM. 1. Tujuan 1. Tertibnya mekanisme pengarsipan untuk berbagai kegiatan yang ada di BAAK. 2. Terkoordinasinya seluruh kegiatan pengarsipan oleh seluruh staf yang ada di BAAK. 3. Meningkatnya kecepatan pencarian dokumen yang akan dibutuhkan untuk kepentingan layanan dan informasi. 4. Terjaminnya keamanan data-data/dokumen yang ada di BAAK. 2. Deskripsi Pengarsipan adalah kegiatan yang diarahkan untuk menjamin agar seluruh kegiatan yang dilakukan di BAAK dapat terdokumentasi dengan baik. 3. Istilah dan Definisi 1) Publik adalah pihak-pihak pengguna informasi mahasiswa yang meliputi : Orang Tua Mahasiswa, Mahasiswa, Donatur, Lembaga Pemerintah/Non-Pemerintah. 4. Ruang Lingkup 1) Pengarsipan cuti studi 2) Pengarsipan perpanjangan studi 3) Pengarsipan DO akademik 4) Pengarsipan DO administrasi 5) Penggantian KTM yang hilang 5. Prosedur Prosedur pengarsipan dan layanan administrasi akademik terlampir pada Lampiran 1.

31 Lampiran 1. Prosedur Pengarsipan dan Layanan Administrasi Akademik 1. Pengarsipan Cuti Alur Proses Dokumen Keterangan mulai Berkas-berkas persyaratan cuti diterima BAAK Bukti bayar, surat persetujuan cuti dari dekan Petugas menstatuskan mahasiswa cuti studi di komputer Petugas mengirimkan tembusan cuti studi ke sek prodi, perpustakaan, sek dekanat Fakultas, Rektorat Petugas mengarsip satu lembar cuti studi, di file mahasiswa Agenda cuti untuk penomora n SK Surat Keteranga n Cuti Melalui jaringan (SI) petugas menstatuskan cuti studi bagi mahasiswa yang bersangkutan. Status akan muncul di riwayat mahasiswa Petugas mengembalikan KTM dengan diberi status cuti studi dan memberikan Surat Keterangan Cuti kepada mahasiswa Agenda cuti untuk menentukan penomoran SK Cuti dan masa berlakunya Selesai Pengarsipan di file mahasiswa untuk informasi sudah berapa kali mahasiswa telah melakukan cuti.

32 2. Pengarsipan Perpanjangan Studi Alur Proses Dokumen Keterangan mulai BAAK menerima tembusan Surat Ijin Perpanjangan Masa Studi dari dekan (I, II) atau Rektor (III) Petugas mengarsip satu lembar SK Perpanjangan Studike file mahasiswa Tembusan Surat Ijin Perpanjang an Masa Studi dari dekan/ Agenda perpanjan gan masa studi Agenda perpanjangan masa studi untuk mencatat nomor SK dekan dan masa berlakunya Pengarsipan di file mahasiswa untuk informasi sudah berapa kali mahasiswa melakukan perpanjangan studi. Selesai

33 3. Pengarsipan DO Akademik / Mengundurkan diri Alur Proses Dokumen Keterangan mulai BAAK menerima copian daftar usulan mahasiswa DO Akademik / mengundurkan diri dari program studi Copian daftar usulan mahasiswa DO Akademik/ Pengundura n diri Agenda mahasiswa DO Akademik/ Pengunduran diri untuk mencatat nomor SK BAAK menerima disposisi dari Rektor untuk menerbitkan SK DO Akademik/ Pengunduran diri kepada mahasiswa yang ada di daftar usulan dari program studi yang di DO Akademik/ BAAK menerbitkan SK DO Akademik/ pengundurkandiri dan transkrip akademik kepada mahasiswa yang bersangkutan Agenda pemberian nomor SK SK DO Akademik/ Pengundura n diri dan transkrip akademik SK DO akademik/ Pengunduran diri dikirim kepada mahasiswa yang bersangkutan, sementara transkrip akademik disimpan di BAAK apabila nanti sewaktuwaktu dibutuhkan oleh yang bersangkutan Pihak terkait yang menerima tembusan SK DO/ Pengunduran diri adalah: PR I, II, III, dekan, wakil dekan, kaprodi, perpustakaan, BAKKSP BAAK mengirimkan SK DO Akademik / Pengunduran diri kepada orang tua mahasiswa dan sekaligus mengirim tembusan ke beberapa pihak terkait Pengarsipan di file mahasiswa untuk informasi mahasiswa DO Akademik/ Pengunduran diri BAAK mengarsip SK DO Akademik/ Pengunduran diri untuk ditempatkan pada file mahasiswa Selesai

34 Area : Dibuat oleh Diperiksa oleh Disahkan oleh Kode/No : SPM-UNIKU.SOP SOP PEMBUATAN Tanggal : 24 Nopember 2016 STLS Revisi : 01 Jumlah Hal. : 2Halaman BIRO ADMINISTRASI AKADEMIK DAN KEMAHASISWAAN (BAAK) Dr. Sulistyono, MSi. Mufti Syarif, S.E. Dr. H. Iskandar, MM. 1. Tujuan Sementara menunggu penyelesaian ijazah maka bagi mahasiswa yang sudahlulus sidang D3,S1,dan S2 akan dibuatkan Surat Tanda Lulus Sementara (STLS). 2. Istilah dan Definisi Surat Tanda Lulus Sementara (STLS) adalah tanda bukti yang menyatakan bahwa mahasiswa yang bersangkutan telah dinyatakan lulus siding pada jenjang pendidikan yang ditempuh di Universitas kuningan. Sementara menunggu penyelesaian ijazah asli, STLS ini diberikan kepada yang bersangkutan untuk dipergunakan sebagaimana mestinya. 3. Ruang Lingkup Pembuatan STL Suntuk Mahasiswa Jenjang D3,S1dan S2 yang telah lulus sidang di Universitas K u n i n g an. 4. Referansi SK Rektor tentang Sidang Kelulusan 5. Sarana a. Personal komputer b. Kertas khusus untuk STLS c. Printer d. Stempel e. Lem 6. Prosedur 1) Menerima berkas isian dan fotocopy ijazah terakhir yang dimiliki mahasiswa peserta sidang serta file data kelulusan sidang dari bagian sidang. 2) Menggabungkan data dari bagian sidang ke master data gabungan untuk masing-masing jenjang dan jurusan. 3) Mengkoreksi data di master dan disesuaikan dengan ijazah terakhir. 4) Cetak STLS. 5) Meminta tanda tangan Dekan/Direktur. 6) Stempel di atas tanda tangan Dekan/Direktur. 7) Menempel foto. 8) Distribusikemahasiswa.

35 1. Diagram Alir Prosedur Mulai Menerima berkas isian, fotocopy ijazah terakhir dan file mahasiswa yang lulus sidang dari Bagian Sidang Menggabungkan file dari bagian sidang ke master data lulusan Koreksi data master dengan menyesuaikan berkas isian serta ijazah terakhir Mencetak STLS STLS ditanda tangan Dekan / Direktur Menyetempel STLS Menempel foto di STLS STLS siap didistribusikan ke mahasiswa Selesai

36 Area : Dibuat oleh Diperiksa oleh Disahkan oleh SOP ADMINISTRASI DAN KEGIATAN KEMAHASISWAAN Wakil Rektor III Dr. Sulistyono, MSi. Mufti Syarif, S.E. Dr. H. Iskandar, MM. Kode/No : SPM-UNIKU.SOP Tanggal : 24 Nopember 2016 Revisi : 01 Jumlah Hal. : 4Halaman 1. Tujuan 2. Deskripsi 3. Istilah dan Definisi 1) Tertibnya mekanisme pelayanan administrasi maupun kegiatan kemahasiswaan di Universitas Kuningan. 2) Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam layanan kegiatan kemahasiswaan, seperti Wakil Rektor III, staff Wakil Rektor III, Wadek bid kemahasiswaan, bagian keuangan, BAKKSP, sekretariat fakultas/jurusan, organisasi kemahasiswaan. 3) Tersedianya dokumen yang lengkap untuk layanan informasi bagi kepentingan evaluasi dan pengembangan universitas, misalnya untuk akreditasi dan audit internal maupun eksternal, maupun hibah. Pelayanan administrasi dilakukan oleh Kabag Kemahasiswaan untuk memproses berbagai macam permohonan mahasiswa yang terkait dengan kepentingan kegiatan kemahasiswaan. Administrasi kegiatan kemahasiswaan ini perlu didokumentasikan secara khusus untuk melihat persiapan, proses, maupun hasil kegiatan kemahasiswaan melalui monitoring dan evaluasi oleh tim dosen. 1) Administrasi adalah proses penanganan dokumen baik yang diterima maupun yang akan dikeluarkan di Kabag Kemahasiswaan. 2) Kegiatan Kemahasiswaan adalah kegiatan yang dilakukan oleh mahasiswa untuk meningkatkan kemampuan softskills mereka. 3) Proposal Kegiatan adalah deskripsi perencanaan kegiatan mahasiswa secara detil yang setidaknya memuat latar belakang, tujuan, peserta kegiatan, lokasi kegiatan, daftar nama panitia dan penanggungjawab lengkap dengan no telpon yang dapat dihubungi, indikator capaian kegiatan, dan anggaran. 4) Rancangan Kegiatan dan Anggaran Tahunan adalah rancangan penganggaran pendapatan dan belanja berdasarkan kegiatan/ aktifitas setiap tahun ajaran. 5) Ijin Kegiatan adalah permohonan menyelenggarakan kegiatan dari berbagai pihak terkait, mulai dari Prodi sampai Universitas, ataupun ijin yang harus diperoleh dari luar UNIKU misalnya dari Kepolisian. 6) Sponsorship adalah kegiatan pencairan sumber dana dari pihak

37 4. Ruang Lingkup 5. Aktivitas 6. KeadaanKhusus (jika ada) 7. Dokumentasi 8. Prosedur- Prosedur Terkait lain di luar sumber dana yang dikelola PR III. Kegiatan ini diperlukan mengingat dana yang dikelola oleh PR III tidak mungkin bisa mendanai seluruh kegiatan kemahasiswaan. Selain itu, kegiatan pencarian sponsorship juga mengasah kemampuan entrepreneurship mahasiswa. 7) Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ) adalah standard yang sudah ditetapkan dalam melaporkan kegiatan yang sudah dilaksanakan bersama dengan rincian anggaran yang dipakai. Laporan ini disampaikan selambat-lambatnya 2 minggu setelah kegiatan selesai dilaksanakan. Seandainya dana yang dipakai cukup besar dan waktu kegiatan berlangsung cukup lama, dana kegiatan tidak akan dicairkan seluruhnya tetapi bertahap sesuai dengan kebutuhan riil dan dipertanggungjawabkan sebelum pencairan tahap berikutnya. Pelayanan administrasi dan kegiatan kemahasiswaan dilakukan di lingkungan Universitas Kuningan. No. Prosedur Tanggung jawab 1 Mengisi dan melengkapi dokumen Mahasiswa 2 Memproses dokumen Rektorat 3 Merekap dokumen Rektorat 4 Rekomendasi Rektorat 5 Pelaksanaan Mahasiswa 6 Laporan dalam bentuk kegiatan mahasiswa (Laporan Rektor) Rektorat Apabila mahasiswa yang mengajukan permohonan pelayanan administrasi mengisi dokumen mereka dengan tidak jujur atau tidak benar, mahasiswa tersebut akan mendapatkan sangsi yang berupa surat peringatan dan seandainya mahasiswa tersebut tidak mengindahkan Surat Peringatan, mahasiswa dapat dikenai sangsi akademis. Dokumen-dokumen maupun laporan-laporan yang yang dihasilkan dari prosedur ini antara lain: arsip surat masuk dan keluar, proposal dan LPJ, arsip sponsorship. Perintah kerja layanan administrasi a. Penyusunan Proposal b.penyusunan LPJ c. Inventarisasi barang-barang (PR III dan unit-unit kegiatan) d.pengadaan barang e. Pemesanan dan pendistribusian Jaket almamater f. Pemesanan-pemesanan (tiket, konsumsi, barang di gudang, dst.)

38 g.ketentuan dan penggunaan Sekretariat HMJ h.rekap untuk laporan Rektor i. Tarif untuk pihak-pihak yang perlu diberi apresiasi: pelatih kegiatan kemahasiswaan, dosen pendamping, tim seleksi Mawapres, dsb. j. Sertifikat kegiatan mahasiswa k.rapat-rapat: 1) Pemesanan tempat 2) Absen 3) Konsumsi 4) Fotocopy bahan pertemuan 5) Perlengkapan: sound system, lap top, viewer, roll cable, active speaker l. Surat-surat 1) Pendistribusian surat keluar 2) Pencatatan surat masuk 3) Surat Tugas untuk mahasiswa 4) Surat Keterangan 5) Surat Undangan 9. Prosedur Prosedur layanan administrasi kemahasiswaan terlampir pada Lampiran 1dan Perintah kerja prosedur layanan administrasi kemahasiswaan pada Lampiran 2

39 Lampiran 1. Prosedur layanan administrasi kemahasiswaan Kegiatan Usulan kegiatan /proposal Pengajuan proposal No UKM / HMP / BEMF / BEMU/ Mahasiswa Unit Terkait BAKKUP / Bagian Keuangan Rektorat Dokumen 1 Surat, proposal (Instruksi Kerja: Pengajuan Proposal), 2 Surat, proposal Waktu 2 bulan 1 minggu Cek kesesuaian proposal dan RKAT 3 Surat, proposal, dan RKAT 2 minggu Putusan (revisi, tolak, disetujui) Catatan dan checklist evaluasi Proposal Pencairan dana 4 1 minggu Pelaksanaan Kegiatan 5 1 hari Laporan pertanggung jawaban 6 1 hari

40 Area : Dibuat oleh Diperiksa oleh Disahkan oleh SOP PENGAJUAN KEGIATAN INISIATIF LEMBAGA KEMAHASISWAAN Wakil Rektor III Dr. Sulistyono, MSi. Mufti Syarif, S.E. Dr. H. Iskandar MM. Kode/No : SPM-UNIKU.SOP Tanggal : 24 Nopember 2016 Revisi : 01 Jumlah Hal. : 2Halaman 1. Tujuan Memberikan gambaran kepada pengurus Lembaga Kemahasiswaan bagaimana mengajukan kegiatan yang akan diselenggarakan oleh lembaganya. 2. Istilah dan Definisi A. Bidang Kemahasiswaan Salah satu fungsi organisasi Universitas Kuningan, yang mempunyai tugas : Pembinaan Lembaga Kemahasiswaan, penegakan disiplin mahasiswa, pembinaan mahasiswa non Lembaga Kemahasiswaan, pembinaan mahasiswa baru, dan pengurusan beasiswa. Bidang kemahasiswaan di bawah tanggung jawab WR III dan WADEK II. B. Lembaga Kemahasiswaan (LK) Organisasi Mahasiswa yang ada di Universitas kuningan yaitu Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM) dan Badan Legistatif Mahasiswa (BLM) ditingkat Universitas ataupun Fakultas, Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM) dan Himpunan Mahasiswa Jurusan (HMJ), Unit Kegiatan yang bernaung di bawah BEM. C. Kegiatan Inisiatif Kegiatan yang diselenggarakan oleh sebuah atau gabungan beberapa LK Universitas Kuningan. Kegiatan ini bisa bersifat internal Universitas Kuningan atau mengundang eksternal Universitas Kuningan. D. Proposal Dokumentertulis tentang usulan suatu proyek atau kegiatan. E. Ketua Pelaksana kegiatan Orang yang ditunjuk oleh ketua LK untuk menjadi pelaksana kegiatan F. Pembina LK Orang yang bertugas untuk melakukan pembinaan terhadap LK. Pembina LK adalah WR III/ WADEK II/Ketua Jurusan. Prosedur ini meliputi kegiatan pengajuan kegiatan inisiatif berikut dokumen pendukung. 3. Ruang Lingkup 4. Referansi Surat Keputusan Rektor tentang pengangkatan Ketua Lembaga Kemahasiswaan, Program Kerja Lembaga Kemahasiswaan, Surat Keputusan tentang pengangkatan ketua panitia kegiatan 5. Sarana Sarana yang digunakan dalam SOP adalah proposal

41 6. Prosedur 1) Adanya program kerja LK atau penawaran kegiatan/kerjasama dari Lembaga/Instansi di dalam ataupun di luar Universitas Kuningan. 2) Ketua LK menunjuk ketua pelaksana kegiatan yang dituangkan dalam bentuk Surat Keputusan. 3) Ketua Pelaksana bekerjasama dengan tim, menyusun proposal. 4) Setelah Proposal selesai dibuat, Ketua pelaksana kegiatan mengajukan proposal ke ketua LK untuk dievaluasi. 5) Jika proposal ada perbaikan, maka ketua pelaksana wajib memperbaiki proposal. Setelah selesai diperbaiki, proposal diserahkan kembali ke LK untuk dievaluasi 6) Jika Proposal tidak ada perbaikan oleh Ketua LK, Ketua Pelaksana mengajukan proposal ke pembina LK. 7) Ketua pelaksana menyerahkan 2 buah proposal dengan menyertakan surat permohonan yang ditujukan kepada pembina LK. Surat permohonan ditandangani oleh ketua pelaksana dan ketua LK. 8) Pembina LK mengevaluasi proposal kegiatan termasuk anggaran dalam kurun waktu yang sudah disepakati bersama. 9) Setelah selesai mengevaluasi, pembina LK memberikan hasil evaluasi proposal kepada ketua Pelaksana. 10) Jika proposal ada perbaikan maka ketua pelaksana wajib memperbaiki proposal dan setelah selesai diperbaiki, proposal diserahkan ke pembina LK untuk dievaluasi kembali. 11) Jika Proposal diterima, pembina LK menandatangani lembar persetujuan dan juga memberitahukan dana yang disetujui. 1 Proposal diserahkan ke ketua pelaksana dan 1 disimpan sebagai arsip bidang kemahasiswaan. 12) Selanjutnya ketua pelaksana dan tim menyiapkan surat permohonan peminjaman sarana dan prasana pendukung kegiatan seperti tempat, kendaraan, peralatan dll. 13) Pada waktu yang telah disepakati, Pembina LK menbuat surat pencairan dana.

42 Area : Dibuat oleh Diperiksa oleh Disahkan oleh SOPLAYANAN BEASISWA Wakil Rektor III Dr. Sulistyono, MSi. Mufti Syarif, S.E. Dr. H. Iskandar, MM. Kode/No : SPM-UNIKU.SOP Tanggal : 24 Nopember 2016 Revisi : 01 Jumlah Hal. : 18 Halaman 1. Tujuan 1) Tertibnya mekanisme pelayanan beasiswa mulai dari pengumuman lowongan penerimaan beasiswa, proses pelamaran, seleksi sampai dengan pengambilan dana dan laporan 2) Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam layanan pemberian beasiswa, seperti mahasiswa, program studi, sekretariat fakultas/jurusan, Sekprodi, Wakil Rektor III, bagian keuangan dan Kabag Kemahasiswaan yang membidangi beasiswa. 2. Deskripsi Proses penerimaan beasiswa dilakukan melalui proses seleksi yang didasarkan pada kriteria-kriteria dari setiap badan/organisasi pemberi beasiswa serta kuota yang diberikan. Proses seleksi dilakukan oleh tim. Hanya pelamar yang lolos seleksi yang akan mendapatkan beasiswa. 3. Istilah dan Definisi 1) Beasiswa adalah bantuan dana untuk mahasiswa berupa bantuan biaya studi 2) Seleksi adalah proses pertimbangan dalam menerima atau menolak pengajuan beasiswa 3) Kuota adalah jatah mahasiswa penerima berdasarkan jumlah total mahasiswa per fakultas dibagi jumlah beasiswa yang tersedia 4) Kriteria adalah standard yang sudah ditetapkan dalam menyeleksi beasiswa, yaitu: IP mahasiswa, penghasilan orang tua, jumlah anggota keluarga yang menjadi tanggungan orang tua, jumlah kegiatan mahasiswa baik di dalam maupun di luar kampus. 4. Ruang Lingkup Pemberian beasiswa di lingkungan Universitas Kuningan 5. Aktivitas No. Prosedur Tanggung jawab 1 Pengumuman beasiswa Rektorat 2 Mengisi dan melengkapi Mahasiswa persyaratan 3 Rekapitulasi pelamar beasiswa Rektorat 4 Rekomendasi Prodi/Fakultas 5 Putusan seleksi Prodi/Fakultas

43 6 Penetapan penerima beasiswa Rektor 7 Pengumuman mahasiswa Rektorat penerima beasiswa 8 Pengambilan dana beasiswa Rektorat dan Mahasiswa 9 Pendampingan penerima Rektorat beasiswa 10 Laporan (Laporan Rektor) Rektorat 6. Keadaan Khusus Apabila penerima beasiswa terbukti menipu, memalsukan data (jika ada) maka hak penerimaan beasiswa dicabut. 7. Dokumentasi Dokumen-dokumen maupun laporan-laporan yang yang dihasilkan dari prosedur ini antara lain: pengumuman lowongan penerimaan beasiswa, daftar pelamar, dokumen persyaratan pengajuan beasiswa (surat penghasilan orang tua, kartu hasil studi, surat lamaran, kartu mahasiswa yang masih berlaku), hasil seleksi, laporan keputusan hasil seleksi, surat kontrak, bukti pengambilan dana beasiswa, laporan penerima beasiswa ke lembaga pemberi beasiswa. 8. Prosedur Prosedur layanan beasiswa terlampir pada Lampiran 1.

44 Lampiran 1. Prosedur layanan beasiswa Kegiatan Pengumuman beasiswa Unit Terkait No mahasiswa Prodi/Fakulta rektorat Dokumen s 1 surat dan pengumuman Waktu 2 bulan Mengisi dan melengkapi persyaratan Rekapitulasi pelamar beasiswa 2 Surat penghasilan orang tua, transkrip nilai, surat keterangan tidak mampu/tangg ungan orang tua, blangko pendaftaran beasiswa 3 Daftar pelamar beasiswa 1 mingg u 2 mingg u Seleksi Penerima Beasiswa (Instruksi Kerja: Seleksi penerimaan beasiswa) Rekomendasi 4 Daftar calon penerima beasiswa Putusan seleksi 5 Surat keputusan 1 mingg u 1 hari Penetapan penerima beasiswa Pengumuman mahasiswa penerima beasiswa 6 Daftar penerima beasiswa 7 Daftar penerima beasiswa 1 hari 1 hari Pengambilan dana beasiswa Pendampingan penerima beasiswa 8 Bukti penerimaan beasiswa 1 tahun 9 1 hari Laporan 10 Laporan mengenai data penerima beasiswa untuk Laporan Rektor 7 hari

45 Lampiran 2. Perintah Kerja Layanan Beasiswa A. BEASISWA PENINGKATAN PRESTASI AKADEMIK (B-PPA) 1. Persyaratan : a) Mahasiswa program D3 minimal semester II atau Sarjana (S-1) minimal semester II yang masih aktif mengikuti kuliah sampai setinggi-tingginya semester VI untuk S1 dan semester IV untuk D3. b) Surat Permohonan tertulis mahasiswa kepada Rektor atau pejabat perguruan tinggi yang ditunjuk. c) Aktif dalam kegiatan kemahasiswaan (ekstra kurikuler) yang diprogramkan oleh Perguruan Tinggi. d) Tidak berstatus penerima atau sedang mengajukan Beasiswa lain e) Memiliki IPK > 3,00 f) Tercantum dalam surat keputusan Rektor g) Periode penerimaan selama1 (satu) tahun. 2. Kuota, Periode dan Besarnya Beasiswa : a) Kuota Beasiswa ini ditentukan oleh Kopertis IV. b) Periode penerimaan setiap semester selama 1 (satu) tahun. c) Besarnya beasiswa adalahsesuai dengan ketentuan yang diberikan oleh Kopertis IV, yang diberikan setiap semester. 3. Lampiran : a) Surat Keterangan kemampuan Studi (IPK sampai dengan semester terakhir) dilampiri Fotocopy Transkrip nilai yang telah ditempuh dengan Indek Prestasi Kumulatif (IPK) paling rendah 3,00 yang disahkan oleh Kaprodi. b) Mengisi Surat Keterangan Kegiatan Kemahasiswaan Ekstra Kurikuler dan dilampiri Fotokopi piagam atau bukti prestasi lainnya (ko-kurikuler dan atau ekstrakurikuler) yang diselenggarakan oleh Kemdikbud dan atau organisasi lain baik pada tingkat Nasional, Regional maupun Internasional. c) Surat Keterangan penghasilan Orang Tua/Wali dari penanggung jawab biaya studi yang disahkan pihak yang berwenang. d) Daftar Keluarga Penanggung jawab biaya studi berupa Fotokopi Kartu Keluarga. e) Surat Pernyataan tidak menerima beasiswa /bantuan biaya pendidikan lain dari sumber APBN/APBD yang diketahui oleh Wakil Rektor Bidang Kemahasiswaan. f) Surat Keterangan berkelakuan baik dari Dekan. g) Fotokopi Kartu Tanda Mahasiswa (KTM) yang masih berlaku dan Kartu rencana Studi (KRS) sebagai bukti mahasiswa aktif serta terdaftar pada Forlap/EPSBED/PDDIKTI. h) Rekomendasi dari Dekan/Kaprodi. 4. Tahapan Pengajuan : a) Mahasiswa dapat mengambil, mengisi dan mengembalikan formulir yang sudah dilengkapi dengan persyaratan yang telah ditentukan sesuai jadwal yang

46 telah ditentukan. b) Formulir yang telah dikembalikan setelah batas waktu yang ditentukan akan didata dan direkapitulasi serta dihitung kuotanya berdasarkan jumlah mahasiswa perprodi dan jumlah kuota beasiswa yang disediakan. c) Data rekapitulasi tersebut dikonsultasikan kepada Wadek Bidang Kemahasiswaan darimana mahasiswa tersebut berasal untuk menentukan mahasiswa yang diusulkan untuk mendapat beasiswa. d) Usulan dari Wadek Bidang Kemahasiswaan direkap kembali untuk seluruh prodi di fakultas dan dikirimkan ke Wakil Rektor Bidang Kemahasiswaan. e) Usulan dari Wakil Rektor Bidang Kemahasiswaan direkap kembali untuk seluruh Universitas dan dikirimkan ke Kopertis IV. f) Kopertis IV akan mengirimkan pemberitahuan seandainya usulan penerima beasiswa tersebut disetujui dan kapan dana beasiswa tersebut dikirimkan untuk segera dibagikan kepada mahasiswa yang berhak. g) Beasiswa ini diberikan kepada mahasiswa dalam 2 tahap (pola 6 bulan/tahap I, dan 6 bulan/tahap II) dan pada pencairan Tahap ke-1 dan ke-2 mahasiswa wajib mengumpulkan KHS untuk dilaporkan kepadakopertis IV. B. BEASISWA BANTUAN BIAYA PENDIDIKAN PENINGKATAN PRESTASI AKADEMIK (BBP-PPA) 1. Persyaratan : a) Mahasiswa program D3 minimal semester II atau Sarjana (S-1) minimal semester II yang masih aktif mengikuti kuliah sampai setinggi-tingginya semester VI untuk S1 dan semester IV untuk D3. b) Surat Permohonan tertulis mahasiswa kepada Rektor atau pejabat perguruan tunggi yang ditunjuk. c) Aktif dalam kegiatan kemahasiswaan (ekstra kurikuler) yang diprogramkan oleh Perguruan Tinggi. d) Tidak berstatus penerima atau sedang mengajukan Beasiswa lain. e) Memiliki IPK > 2,75. f) Kondisi Orang Tua/Wali tidak mampu yang dinilai dengan dasar pertimbangan : Penghasilan/pendapatan Orang Tua/Wali sebesar < Rp ,-/bulan (PRIORITAS I) dan < Rp ,-/bulan (PRIORITAS II). Pekerjaan Orang Tua/Wali yang secara ekonomis tergolong lemah : PNS/ABRI, Pensiunan, Veteran, Buruh, Petani, Nelayan, Pedagang kecil dan status lain g) Surat Keterangan tidak mampu/layak diberi beasiswa dari Desa/Kelurahan asal mahasiswa. h) Tercantum dalam surat keputusan Rektor. i) Periode penerimaan selama 1 (satu) tahun. 2. Kuota, Periode dan Besarnya Beasiswa : a) Kuota Beasiswa ini ditentukan oleh Kopertis IV.

47 b) Periode penerimaan setiap semester selama 1(satu) tahun. c) Besarnya beasiswa adalahsesuai dengan ketentuan yang diberikan oleh Kopertis IV, yang diberikan setiap semester. 3. Lampiran : a) Surat Keterangan kemampuan Studi (IPK sampai dengan semester terakhir) dilampiri Fotocopy Transkrip nilai yang telah ditempuh dengan IPK paling rendah 2,75 yang disahkan oleh Rektor b) Mengisi Surat Keterangan Kegiatan Kemahasiswaan Ekstra Kurikuler dan dilampiri Fotokopi piagam atau bukti prestasi lainnya (ko-kurikuler dan atau ekstrakurikuler) yang diselenggarakan oleh Kemdikbud dan atau organisasi lain baik pada tingkat Nasional, Regional maupun Internasional. c) Surat Keterangan Penghasilan orang tua dari instansi tempat bekerja atau surat pernyataan penghasilan orang tua bermeterai Rp bagi yang berwirausaha atau Mengisi Surat Keterangan Tidak Berpenghasilan, dinyatakan oleh Pemerintah Daerah setempat (Lurah/Kepala Desa, Kecamatan). d) Daftar Keluarga Penanggung jawab biaya studi berupa Fotokopi Kartu Keluarga e) Surat Pernyataan tidak menerima beasiswa /bantuan biaya pendidikan lain dari sumber APBN/APBD yang diketahui oleh Wakil Rektor Bidang Kemahasiswaan f) Surat Keterangan berkelakuan baik dari Dekan. g) Fotokopi Kartu Tanda Mahasiswa (KTM) yang masih berlaku dan Kartu rencana Studi (KRS) sebagai bukti mahasiswa aktif serta terdaftar pada Forlap/EPSBED/PDDIKTI h) Rekomendasi dari Dekan/Kaprodi 4. Tahapan Pengajuan : a) Mahasiswa dapat mengambil, mengisi dan mengembalikan formulir yang sudah dilengkapi dengan persyaratan yang telah ditentukan sesuai jadwal yang telah ditentukan. b) Formulir yang telah dikembalikan setelah batas waktu yang ditentukan akan didata dan direkapitulasi serta dihitung kuotanya berdasarkan jumlah mahasiswa perprodi dan jumlah kuota beasiswa yang disediakan. c) Data rekapitulasi tersebut dikonsultasikan kepada Wadek Bidang Kemahasiswaan darimana mahasiswa tersebut berasal untuk menentukan mahasiswa yang diusulkan untuk mendapat beasiswa. d) Usulan dari Wadek Bidang Kemahasiswaan direkap kembali untuk seluruh prodi di fakultas dan dikirimkan ke Wakil Rektor Bidang Kemahasiswaan. e) Usulan dari Wakil Rektor Bidang Kemahasiswaan direkap kembali untuk seluruh Universitas dan dikirimkan ke Kopertis IV. f) Kopertis IV akan mengirimkan pemberitahuan seandainya usulan penerima beasiswa tersebut disetujui dan kapan dana beasiswa tersebut dikirimkan untuk segera dibagikan kepada mahasiswa yang berhak.

48 g) Beasiswa ini diberikan kepada mahasiswa dalam 2 tahap (pola 6 bulan/tahap I, dan 6 bulan/tahap II) dan pada pencairan Tahap ke-1 dan ke-2 mahasiswa wajib mengumpulkan KHS untuk dilaporkan kepadakopertis IV. C. BEASISWA BIDIK MISI 1. Persyaratan : a) Mahasiswa baru program D3 atau Sarjana (S-1) semester I yang aktif mengikuti kuliah. b) Surat Permohonan tertulis mahasiswa kepada Rektor atau pejabat perguruan tunggi yang ditunjuk. c) Aktif dalam kegiatan kemahasiswaan (ekstra kurikuler) yang diprogramkan oleh Perguruan Tinggi. d) Tidak berstatus penerima atau sedang mengajukan Beasiswa lain. e) Memiliki rangking 1 sampai dengan 10 di SLTA. f) Kondisi Orang Tua/Wali tidak mampu yang dinilai dengan dasar pertimbangan : Penghasilan/pendapatan Orang Tua/Wali sebesar < Rp ,-/bulan (PRIORITAS I) dan < Rp ,-/bulan (PRIORITAS II). Pekerjaan Orang Tua/Wali yang secara ekonomis tergolong lemah : PNS/ABRI, Pensiunan, Veteran, Buruh, Petani, Nelayan, Pedagang kecil dan status lain Kelayakan tempat tinggal mahasiswa g) Program studi sebagai homebase kuliah mahasiswa yang bersangkutan berakreditasi minimal B. h) Tercantum dalam surat keputusan Rektor i) Periode penerimaan selama 8 (delapan) semester, dan akan ditinjau kelayakannya setiap semester berdasarkan IPK dengan nilai minimal 2, Kuota, Periode dan Besarnya Beasiswa : a) Kuota Beasiswa ini ditentukan oleh Kopertis IV. b) Periode penerimaan setiap semester selama 8 (delapan) semester. c) Besarnya beasiswa adalahsesuai dengan ketentuan yang diberikan oleh Kopertis IV, yang diberikan setiap semester. 6. Lampiran : a) Surat Keterangan kemampuan Studi saat di SLTA berupa Fotocopy rapor sekolah dari kelas 10, 11 dan 12 untuk melihat rangkingnya (1 s.d 10) yang disahkan oleh Kepala Sekolah asal mahasiswa. b) Mengisi Surat Keterangan Kegiatan Kemahasiswaan Ekstra Kurikuler dan dilampiri Fotokopi piagam atau bukti prestasi lainnya (ko-kurikuler dan atau ekstrakurikuler) yang diselenggarakan oleh Kemdikbud dan atau organisasi lain baik pada tingkat Nasional, Regional maupun Internasional. c) Surat Keterangan Penghasilan orang tua dari instansi tempat bekerja atau surat pernyataan penghasilan orang tua bermeterai Rp bagi yang berwirausaha atau Mengisi Surat Keterangan Tidak Berpenghasilan,

49 dinyatakan oleh Pemerintah Daerah setempat (Lurah/Kepala Desa, Kecamatan). d) Daftar Keluarga Penanggung jawab biaya studi berupa Fotokopi Kartu Keluarga. e) Surat Pernyataan tidak menerima beasiswa /bantuan biaya pendidikan lain dari sumber APBN/APBD yang diketahui oleh Wakil Rektor Bidang Kemahasiswaan. f) Surat Keterangan berkelakuan baik dari Kepolisian (SKCK). g) Fotokopi Kartu Tanda Mahasiswa (KTM) yang masih berlaku dan Kartu rencana Studi (KRS) sebagai bukti mahasiswa aktif serta terdaftar pada Forlap/EPSBED/PDDIKTI. h) Rekomendasi dari Dekan/Kaprodi. 7. Tahapan Pengajuan : a) Mahasiswa dapat mengambil, mengisi dan mengembalikan formulir yang sudah dilengkapi dengan persyaratan yang telah ditentukan sesuai jadwal yang telah ditentukan. b) Formulir yang telah dikembalikan setelah batas waktu yang ditentukan akan didata dan direkapitulasi serta dihitung kuotanya berdasarkan jumlah mahasiswa perprodi dan jumlah kuota beasiswa yang disediakan. c) Data rekapitulasi tersebut dikonsultasikan kepada Wadek Bidang Kemahasiswaan darimana mahasiswa tersebut berasal untuk menentukan mahasiswa yang diusulkan untuk mendapat beasiswa. d) Usulan dari Wadek Bidang Kemahasiswaan direkap kembali untuk seluruh prodi di fakultas dan dikirimkan ke Wakil Rektor Bidang Kemahasiswaan. e) Wakil Rektor Bidang Kemahasiswaan membentuk panitia seleksi untuk menyeleksi berkas, survey lapang dan rapat pleno penentuan mahasiswa penerima beasiswa. f) Usulan dari Wakil Rektor Bidang Kemahasiswaan direkap kembali untuk seluruh Universitas dan dikirimkan ke Kopertis IV. g) Kopertis IV akan mengirimkan pemberitahuan seandainya usulan penerima beasiswa tersebut disetujui dan kapan dana beasiswa tersebut dikirimkan untuk segera dibagikan kepada mahasiswa yang berhak. h) Beasiswa ini diberikan kepada mahasiswa satu kali setiap semester dan setiap semester mahasiswa wajib mengumpulkan KHS untuk dilaporkan kepadakopertis IV. D. BEASISWA Pemuda, Atlet/Keluarga Atlet Berprestasi, Guru non PNS, Tenaga Medis dan Mahasiswa Berprestasi (PAGM) 1. Persyaratan : a) Mahasiswa program D3, Sarjana (S-1) dan Magister (S2) minimal semester II yang masih aktif mengikuti kuliah sampai setinggi-tingginya semester VI untuk S1, semester IV untuk D3 dan semester III untuk S2.

50 b) Mahasiswa berasal dari daerah 3T (Terluar, Terdepan dan Tertinggal) di Propinsi Jawa-Barat dan ber KTP Jawa Barat. c) Surat Permohonan tertulis mahasiswa kepada Rektor atau pejabat perguruan tunggi yang ditunjuk. d) Aktif dalam kegiatan kemahasiswaan (ekstra kurikuler) yang diprogramkan oleh Perguruan Tinggi atau berprestasi di bidang olahraga, seni dan budaya. e) Tidak berstatus penerima atau sedang mengajukan Beasiswa lain f) Memiliki IPK > 3,00 g) Tercantum dalam surat keputusan Rektor h) Periode penerimaan selama1 (satu) tahun. 2. Kuota, Periode dan Besarnya Beasiswa : a) Kuota Beasiswa ini ditentukan oleh Pemerintah Propinsi Jawa Barat. b) Periode penerimaan setiap 1 (satu) tahun. c) Besarnya beasiswa adalahsesuai dengan ketentuan yang diberikan oleh Pemprov Jawa Barat, yang diberikan satu kali. 3. Lampiran : a) Surat Keterangan kemampuan Studi (IPK sampai dengan semester terakhir) dilampiri Fotocopy Transkrip nilai yang telah ditempuh dengan IPK paling rendah 3,00 yang disahkan oleh Kaprodi. b) Mengisi Surat Keterangan Kegiatan Kemahasiswaan Ekstra Kurikuler dan dilampiri Fotokopi piagam atau bukti prestasi lainnya (ko-kurikuler dan atau ekstrakurikuler) yang diselenggarakan oleh Kemdikbud dan atau organisasi lain baik pada tingkat lokal, Nasional, Regional maupun Internasional. c) Surat Keterangan penghasilan Orang Tua/Wali dari penanggung jawab biaya studi yang disahkan pihak yang berwenang. d) Daftar Keluarga Penanggung jawab biaya studi berupa Fotokopi Kartu Keluarga. e) Surat Pernyataan tidak menerima beasiswa /bantuan biaya pendidikan lain dari sumber APBN/APBD yang diketahui oleh Wakil Rektor Bidang Kemahasiswaan. f) Surat Keterangan berkelakuan baik dari Dekan. g) Fotokopi Kartu Tanda Mahasiswa (KTM) yang masih berlaku dan Kartu rencana Studi (KRS) sebagai bukti mahasiswa aktif serta terdaftar pada Forlap/EPSBED/PDDIKTI. h) Rekomendasi dari Dekan/Kaprodi. 4. Tahapan Pengajuan : a) Mahasiswa dapat mengambil, mengisi dan mengembalikan formulir yang sudah dilengkapi dengan persyaratan yang telah ditentukan sesuai jadwal yang telah ditentukan. b) Formulir yang telah dikembalikan setelah batas waktu yang ditentukan akan didata dan direkapitulasi serta dihitung kuotanya berdasarkan jumlah mahasiswa perprodi dan jumlah kuota beasiswa yang disediakan. c) Data rekapitulasi tersebut dikonsultasikan kepada Wadek Bidang

51 Kemahasiswaan darimana mahasiswa tersebut berasal untuk menentukan mahasiswa yang diusulkan untuk mendapat beasiswa. d) Usulan dari Wadek Bidang Kemahasiswaan direkap kembali untuk seluruh prodi di fakultas dan dikirimkan ke Wakil Rektor Bidang Kemahasiswaan. e) Usulan dari Wakil Rektor Bidang Kemahasiswaan direkap kembali untuk seluruh Universitas dan dikirimkan ke Pemerintah Propinsi Jawa Barat dalam bentuk SK Rektor berupa Daftar Nominator Tetap (DNT). f) Pemerintah Propinsi Jawa Barat akan mengirimkan pemberitahuan seandainya usulan penerima beasiswa tersebut disetujui dan kapan dana beasiswa tersebut dikirimkan untuk segera dibagikan kepada mahasiswa yang berhak. g) Beasiswa ini diberikan kepada mahasiswa dalam 1 tahap dan pada saat pencairan mahasiswa wajib mengumpulkan KHS untuk dilaporkan kepada Pemerintah Propinsi Jawa Barat. E. BEASISWA BANTUAN PENDIDIKAN 1. Persyaratan : a) Mahasiswa program D3, Sarjana (S-1) dan Magister (S2) minimal semester II yang masih aktif mengikuti kuliah sampai setinggi-tingginya semester VI untuk S1, semester IV untuk D3 dan semester III untuk S2. b) Surat Permohonan tertulis mahasiswa kepada Rektor atau pejabat perguruan tunggi yang ditunjuk. c) Aktif dalam kegiatan kemahasiswaan (ekstra kurikuler) yang diprogramkan oleh Perguruan Tinggi. d) Tidak berstatus penerima atau sedang mengajukan Beasiswa lain. e) Memiliki IPK > 2,75. f) Kondisi Orang Tua/Wali tidak mampu yang dinilai dengan dasar pertimbangan : Penghasilan/pendapatan Orang Tua/Wali sebesar < Rp ,-/bulan (PRIORITAS I) dan < Rp ,-/bulan (PRIORITAS II). Pekerjaan Orang Tua/Wali yang secara ekonomis tergolong lemah : PNS/ABRI, Pensiunan, Veteran, Buruh, Petani, Nelayan, Pedagang kecil dan status lain g) Tercantum dalam surat keputusan Rektor h) Periode penerimaan selama 1 (satu) tahun. 2. Kuota, Periode dan Besarnya Beasiswa : a) Kuota Beasiswa ini ditentukan olehpemerintah Propinsi Jawa barat. b) Periode penerimaan setiap 1(satu) tahun. c) Besarnya beasiswa adalahsesuai dengan ketentuan yang diberikan oleh Pemprov Jawa Barat, yang diberikan satu kali. 3. Lampiran : a) Surat Keterangan kemampuan Studi (IPK sampai dengan semester terakhir) dilampiri Fotocopy Transkrip nilai yang telah ditempuh dengan Indek Prestasi

52 Kumulatif (IPK) paling rendah 2,75 yang disahkan oleh Rektor b) Mengisi Surat Keterangan Kegiatan Kemahasiswaan Ekstra Kurikuler dan dilampiri Fotokopi piagam atau bukti prestasi lainnya (ko-kurikuler dan atau ekstrakurikuler) yang diselenggarakan oleh Kemdikbud dan atau organisasi lain baik pada tingkat Nasional, Regional maupun Internasional. c) Surat Keterangan Penghasilan orang tua dari instansi tempat bekerja atau surat pernyataan penghasilan orang tua bermeterai Rp bagi yang berwirausaha atau Mengisi Surat Keterangan Tidak Berpenghasilan, dinyatakan oleh Pemerintah Daerah setempat (Lurah/Kepala Desa, Kecamatan). d) Daftar Keluarga Penanggung jawab biaya studi berupa Fotokopi Kartu Keluarga e) Surat Pernyataan tidak menerima beasiswa /bantuan biaya pendidikan lain dari sumber APBN/APBD yang diketahui oleh Wakil Rektor Bidang Kemahasiswaan f) Surat Keterangan berkelakuan baik dari Pimpinan Universitas. g) Fotokopi Kartu Tanda Mahasiswa (KTM) yang masih berlaku dan Kartu rencana Studi (KRS) sebagai bukti mahasiswa aktif serta terdaftar pada Forlap/EPSBED/PDDIKTI. h) Rekomendasi dari Dekan/Kaprodi. 4. Tahapan Pengajuan : a) Mahasiswa dapat mengambil, mengisi dan mengembalikan formulir yang sudah dilengkapi dengan persyaratan yang telah ditentukan sesuai jadwal yang telah ditentukan. b) Formulir yang telah dikembalikan setelah batas waktu yang ditentukan akan didata dan direkapitulasi serta dihitung kuotanya berdasarkan jumlah mahasiswa perprodi dan jumlah kuota beasiswa yang disediakan. c) Data rekapitulasi tersebut dikonsultasikan kepada Wadek Bidang Kemahasiswaan darimana mahasiswa tersebut berasal untuk menentukan mahasiswa yang diusulkan untuk mendapat beasiswa. d) Usulan dari Wadek Bidang Kemahasiswaan direkap kembali untuk seluruh prodi di fakultas dan dikirimkan ke Wakil Rektor Bidang Kemahasiswaan. e) Usulan dari Wakil Rektor Bidang Kemahasiswaan direkap kembali untuk seluruh Universitas dan dikirimkan ke Pemerintah Propinsi Jawa Barat. f) Pemerintah Propinsi Jawa Barat akan mengirimkan pemberitahuan seandainya usulan penerima beasiswa tersebut disetujui dan kapan dana beasiswa tersebut dikirimkan untuk segera dibagikan kepada mahasiswa yang berhak. g) Beasiswa ini diberikan kepada mahasiswa dalam 1 tahap dan pada saat pencairan mahasiswa wajib mengumpulkan KHS untuk dilaporkan kepada Pemerintah Propinsi Jawa barat.

53 F. BEASISWA BANTUAN TUGAS AKHIR 1. Persyaratan : a) Mahasiswa program D3 minimal semester V atau Sarjana (S-1) minimal semester VII atau Magister (S2) minimal semester III yang sedang menyelesaikan tugas akhir sampai setinggi-tingginya semester IX untuk S1 dan semester VII untuk D3 dan semester V untuk S2. b) Surat Permohonan tertulis mahasiswa kepada Rektor atau pejabat perguruan tunggi yang ditunjuk. c) Aktif dalam kegiatan kemahasiswaan (ekstra kurikuler) yang diprogramkan oleh Perguruan Tinggi. d) Tidak berstatus penerima atau sedang mengajukan Beasiswa lain. e) Kondisi Orang Tua/Wali tidak mampu yang dinilai dengan dasar pertimbangan : Penghasilan/pendapatan Orang Tua/Wali sebesar < Rp ,-/bulan (PRIORITAS I) dan < Rp ,-/bulan (PRIORITAS II). Pekerjaan Orang Tua/Wali yang secara ekonomis tergolong lemah : Non PNS/ABRI, Pensiunan, Veteran, Buruh, Petani, Nelayan, Pedagang kecil dan status lain f) Tercantum dalam surat keputusan Rektor. g) Periode penerimaan selama 1 (satu) tahun. 2. Kuota, Periode dan Besarnya Beasiswa : a) Kuota Beasiswa ini ditentukan oleh Pemerintah Propinsi Jawa Barat. b) Periode penerimaan setiap semester selama 1(satu) tahun. c) Besarnya beasiswa adalahsesuai dengan ketentuan yang diberikan oleh Pemprov Jawa Barat, yang diberikan satu kali. 3. Lampiran : a) Fotocopy Proposal Tugas Akhir/Usulan Penelitian yang sudah ditandatangani dosen pembimbing dan Kaprodi. b) Mengisi Surat Keterangan Kegiatan Kemahasiswaan Ekstra Kurikuler dan dilampiri Fotokopi piagam atau bukti prestasi lainnya (ko-kurikuler dan atau ekstrakurikuler) yang diselenggarakan oleh Kemdikbud dan atau organisasi lain baik pada tingkat lokal, Nasional, Regional maupun Internasional. c) Surat Keterangan Penghasilan orang tua dari instansi tempat bekerja atau surat pernyataan penghasilan orang tua bermeterai Rp bagi yang berwirausaha atau Mengisi Surat Keterangan Tidak Berpenghasilan, dinyatakan oleh Pemerintah Daerah setempat (Lurah/Kepala Desa, Kecamatan). d) Daftar Keluarga Penanggung jawab biaya studi berupa Fotokopi Kartu Keluarga. e) Surat Pernyataan tidak menerima beasiswa /bantuan biaya pendidikan lain dari sumber APBN/APBD yang diketahui oleh Wakil Rektor Bidang Kemahasiswaan. f) Surat Keterangan berkelakuan baik dari Dekan/Direktur.

54 g) Fotokopi Kartu Tanda Mahasiswa (KTM) yang masih berlaku dan Kartu rencana Studi (KRS) sebagai bukti mahasiswa aktif serta terdaftar pada Forlap/EPSBED/PDDIKTI. h) Rekomendasi dari Dekan/Kaprodi. 4. Tahapan Pengajuan : a) Mahasiswa dapat mengambil, mengisi dan mengembalikan formulir yang sudah dilengkapi dengan persyaratan yang telah ditentukan sesuai jadwal yang telah ditentukan. b) Formulir yang telah dikembalikan setelah batas waktu yang ditentukan akan didata dan direkapitulasi serta dihitung kuotanya berdasarkan jumlah mahasiswa perprodi dan jumlah kuota beasiswa yang disediakan. c) Data rekapitulasi tersebut dikonsultasikan kepada Wadek Bidang Kemahasiswaan darimana mahasiswa tersebut berasal untuk menentukan mahasiswa yang diusulkan untuk mendapat beasiswa. d) Usulan dari Wadek Bidang Kemahasiswaan direkap kembali untuk seluruh prodi di fakultas dan dikirimkan ke Wakil Rektor Bidang Kemahasiswaan. e) Usulan dari Wakil Rektor Bidang Kemahasiswaan direkap kembali untuk seluruh Universitas dan dikirimkan ke Pemerintah Propinsi Jawa Barat. f) Pemerintah Propinsi Jawa Barat akan mengirimkan pemberitahuan seandainya usulan penerima beasiswa tersebut disetujui dan kapan dana beasiswa tersebut dikirimkan untuk segera dibagikan kepada mahasiswa yang berhak. g) Beasiswa ini diberikan kepada mahasiswa dalam 1 tahap dan pada saat pencairan mahasiswa wajib mengumpulkan KHS untuk dilaporkan kepada Pemerintah Propinsi Jawa Barat. G. BEASISWA UNIVERSITAS KUNINGAN 1. Persyaratan : a) Mahasiswa program D3 minimal semester II atau Sarjana (S-1) minimal semester II yang masih aktif mengikuti kuliah sampai setinggi-tingginya semester VII untuk S1 dan semester V untuk D3. b) Surat Permohonan tertulis mahasiswa kepada Rektor atau pejabat perguruan tunggi yang ditunjuk. c) Aktif dalam kegiatan kemahasiswaan (ekstra kurikuler) yang diprogramkan oleh Perguruan Tinggi atau berprestasi di bidang olahraga, seni dan budaya. d) Tidak berstatus penerima atau sedang mengajukan Beasiswa lain e) Memiliki IPK > 3,00 f) Tercantum dalam surat keputusan Rektor g) Periode penerimaan selama1 (satu) tahun. 2. Kuota, Periode dan Besarnya Beasiswa : a) Kuota Beasiswa ini ditentukan oleh Rektor. b) Periode penerimaan setiap 1 (satu) tahun.

55 c) Besarnya beasiswa adalah Rp ,-/ tahun untuk mahasiswa berprestasi di tingkat Nasionaldan Rp ,-/tahun untuk mahasiswa berprestasi di tingkat Kabupaten dan Propinsi 3. Lampiran : a) Surat Keterangan kemampuan Studi (IPK sampai dengan semester terakhir) dilampiri Fotocopy Transkrip nilai yang telah ditempuh dengan IPK paling rendah 3,00 yang disahkan oleh Dekan b) Mengisi Surat Keterangan Kegiatan Kemahasiswaan Ekstra Kurikuler dan dilampiri Fotokopi piagam atau bukti prestasi lainnya (ko-kurikuler dan atau ekstrakurikuler) yang diselenggarakan oleh Kemdikbud dan atau organisasi lain baik pada tingkat Nasional, Regional maupun Internasional. c) Surat Keterangan penghasilan Orang Tua/Wali dari penanggung jawab biaya studi yang disahkan pihak yang berwenang. d) Daftar Keluarga Penanggung jawab biaya studi berupa Fotokopi Kartu Keluarga. e) Surat Pernyataan tidak menerima beasiswa /bantuan biaya pendidikan lain dari sumber APBN/APBD yang diketahui oleh Wakil Rektor Bidang Kemahasiswaan. f) Surat Keterangan berkelakuan baik dari Pimpinan Universitas. g) Fotokopi Kartu Tanda Mahasiswa (KTM) yang masih berlaku dan Kartu rencana Studi (KRS) sebagai bukti mahasiswa aktif serta terdaftar pada Forlap/EPSBED/PDDIKTI. h) Rekomendasi dari Dekan/Kaprodi. 4. Tahapan Pengajuan : a) Mahasiswa dapat mengambil, mengisi dan mengembalikan formulir yang sudah dilengkapi dengan persyaratan yang telah ditentukan sesuai jadwal yang telah ditentukan. b) Formulir yang telah dikembalikan setelah batas waktu yang ditentukan akan didata dan direkapitulasi serta dihitung kuotanya berdasarkan jumlah mahasiswa perprodi dan jumlah kuota beasiswa yang disediakan. c) Data rekapitulasi tersebut dikonsultasikan kepada Wadek Bidang Kemahasiswaan darimana mahasiswa tersebut berasal untuk menentukan mahasiswa yang diusulkan untuk mendapat beasiswa. d) Usulan dari Wadek Bidang Kemahasiswaan direkap kembali untuk seluruh prodi di fakultas dan dikirimkan ke Wakil Rektor Bidang Kemahasiswaan. e) Usulan dari Wakil Rektor Bidang Kemahasiswaan direkap kembali untuk seluruh Universitas dan dikirimkan ke Rektor. f) Rektor akan mengirimkan pemberitahuan seandainya usulan penerima beasiswa tersebut disetujui dan kapan dana beasiswa tersebut dikirimkan untuk segera dibagikan kepada mahasiswa yang berhak. g) Beasiswa ini diberikan kepada mahasiswa dalam 1 tahap dan pada saat pencairan mahasiswa wajib mengumpulkan KHS untuk dilaporkan kepada Rektor.

56 . H. BEASISWA BADAN AMIL ZAKAT KABUPATEN KUNINGAN 1. Persyaratan : a) Mahasiswa program D3 minimal semester II atau Sarjana (S-1) minimal semester II yang masih aktif mengikuti kuliah sampai setinggi-tingginya semester VII untuk S1 dan semester V untuk D3. b) Surat Permohonan tertulis mahasiswa kepada Rektor atau pejabat perguruan tunggi yang ditunjuk. c) Aktif dalam kegiatan kemahasiswaan (ekstra kurikuler) yang diprogramkan oleh Perguruan Tinggi. d) Tidak berstatus penerima atau sedang mengajukan Beasiswa lain. e) Memiliki IPK > 2,75. f) Kondisi Orang Tua/Wali tidak mampu yang dinilai dengan dasar pertimbangan : Penghasilan/pendapatan Orang Tua/Wali sebesar < Rp ,-/bulan (PRIORITAS I) dan < Rp ,-/bulan (PRIORITAS II). Pekerjaan Orang Tua/Wali yang secara ekonomis tergolong lemah : PNS/ABRI, Pensiunan, Veteran, Buruh, Petani, Nelayan, Pedagang kecil dan status lain g) Tercantum dalam surat keputusan Rektor h) Periode penerimaan selama 1 (satu) tahun. 2. Kuota, Periode dan Besarnya Beasiswa : a) Kuota Beasiswa ini ditentukan oleh Badan Amil Zakat Kabupaten Kuningan. b) Periode penerimaan setiap semester selama 1(satu) tahun. c) Besarnya beasiswa adalahsesuai dengan ketentuan yang diberikan oleh Badan amil Zakat Kabupaten Kuningan, yang diberikan satu kali. 3. Lampiran : a) Surat Keterangan kemampuan Studi (IPK sampai dengan semester terakhir) dilampiri Fotocopy Transkrip nilai yang telah ditempuh dengan Indek Prestasi Kumulatif (IPK) paling rendah 2,75 yang disahkan oleh Dekan b) Mengisi Surat Keterangan Kegiatan Kemahasiswaan Ekstra Kurikuler dan dilampiri Fotokopi piagam atau bukti prestasi lainnya (ko-kurikuler dan atau ekstrakurikuler) yang diselenggarakan oleh Kemdikbud dan atau organisasi lain baik pada tingkat Nasional, Regional maupun Internasional. c) Surat Keterangan Penghasilan orang tua dari instansi tempat bekerja atau surat pernyataan penghasilan orang tua bermeterai Rp bagi yang berwirausaha atau Mengisi Surat Keterangan Tidak Berpenghasilan, dinyatakan oleh Pemerintah Daerah setempat (Lurah/Kepala Desa, Kecamatan). d) Daftar Keluarga Penanggung jawab biaya studi berupa Fotokopi Kartu Keluarga. e) Surat Pernyataan tidak menerima beasiswa /bantuan biaya pendidikan lain dari sumber APBN/APBD yang diketahui oleh Wakil Rektor Bidang

57 Kemahasiswaan. f) Surat Keterangan berkelakuan baik dari Pimpinan Universitas. g) Fotokopi Kartu Tanda Mahasiswa (KTM) yang masih berlaku dan Kartu rencana Studi (KRS) sebagai bukti mahasiswa aktif serta terdaftar pada Forlap/EPSBED/PDDIKTI. h) Rekomendasi dari Dekan/Kaprodi. 4. Tahapan Pengajuan : a) Mahasiswa dapat mengambil, mengisi dan mengembalikan formulir yang sudah dilengkapi dengan persyaratan yang telah ditentukan sesuai jadwal yang telah ditentukan. b) Formulir yang telah dikembalikan setelah batas waktu yang ditentukan akan didata dan direkapitulasi serta dihitung kuotanya berdasarkan jumlah mahasiswa perprodi dan jumlah kuota beasiswa yang disediakan. c) Data rekapitulasi tersebut dikonsultasikan kepada Wadek Bidang Kemahasiswaan darimana mahasiswa tersebut berasal untuk menentukan mahasiswa yang diusulkan untuk mendapat beasiswa. d) Usulan dari Wadek Bidang Kemahasiswaan direkap kembali untuk seluruh prodi di fakultas dan dikirimkan ke Wakil Rektor Bidang Kemahasiswaan. e) Usulan dari Wakil Rektor Bidang Kemahasiswaan direkap kembali untuk seluruh Universitas dan dikirimkan ke Badan Amil Zakat Kabupaten Kuningan. f) Badan Amil Zakat Kabupaten Kuningan akan mengirimkan pemberitahuan seandainya usulan penerima beasiswa tersebut disetujui dan kapan dana beasiswa tersebut dikirimkan untuk segera dibagikan kepada mahasiswa yang berhak. g) Beasiswa ini diberikan kepada mahasiswa dalam 1 tahap dan pada saat pencairan mahasiswa wajib mengumpulkan KHS untuk dilaporkan kepadabadan Amil Zakat Kabupaten Kuningan. I. BEASISWA BATIK TRUSMI 1. Persyaratan : a) Mahasiswa program D3 minimal semester III atau Sarjana (S-1) minimal semester III sampai setinggi-tingginya semester VII untuk S1 dan semester V untuk D3. b) Surat Permohonan tertulis mahasiswa kepada Rektor atau pejabat perguruan tunggi yang ditunjuk. c) Aktif dalam kegiatan kemahasiswaan (ekstra kurikuler) kewirausahaan yang diprogramkan oleh Perguruan Tinggi. d) Tidak berstatus penerima atau sedang mengajukan Beasiswa lain. e) Kondisi Orang Tua/Wali tidak mampu yang dinilai dengan dasar pertimbangan: Penghasilan/pendapatan Orang Tua/Wali sebesar < Rp ,-/bulan (PRIORITAS I) dan < Rp ,-/bulan (PRIORITAS II).

58 Pekerjaan Orang Tua/Wali yang secara ekonomis tergolong lemah : PNS/ABRI, Pensiunan, Veteran, Buruh, Petani, Nelayan, Pedagang kecil dan status lain f) Tercantum dalam surat keputusan Rektor. g) Periode penerimaan selama 1 (satu) tahun. 2. Kuota, Periode dan Besarnya Beasiswa : a) Kuota Beasiswa ini ditentukan oleh Batik TRUSMI. b) Periode penerimaan setiap semester selama 1(satu) tahun. c) Besarnya beasiswa adalahsesuai dengan ketentuan yang diberikan oleh Batik Trusmi. 3. Lampiran : a) Fotocopy Proposal Usaha di lingkungan Kampus yang sudah ditandatangani oleh dosen pembimbing dan Kapus Kewirausahaan b) Mengisi Surat Keterangan Kegiatan Kemahasiswaan Ekstra Kurikuler dan dilampiri Fotokopi piagam atau bukti prestasi lainnya (ko-kurikuler dan atau ekstrakurikuler) yang diselenggarakan oleh Kemdikbud dan atau organisasi lain baik pada tingkat Nasional, Regional maupun Internasional. c) Surat Keterangan Penghasilan orang tua dari instansi tempat bekerja atau surat pernyataan penghasilan orang tua bermeterai Rp bagi yang berwirausaha atau Mengisi Surat Keterangan Tidak Berpenghasilan, dinyatakan oleh Pemerintah Daerah setempat (Lurah/Kepala Desa, Kecamatan). d) Daftar Keluarga Penanggung jawab biaya studi berupa Fotokopi Kartu Keluarga. e) Surat Pernyataan tidak menerima beasiswa /bantuan biaya pendidikan lain dari sumber APBN/APBD yang diketahui oleh Wakil Rektor Bidang Kemahasiswaan. f) Surat Keterangan berkelakuan baik dari Pimpinan Universitas. g) Fotokopi Kartu Tanda Mahasiswa (KTM) yang masih berlaku dan Kartu rencana Studi (KRS) sebagai bukti mahasiswa aktif serta terdaftar pada Forlap/EPSBED/PDDIKTI. h) Rekomendasi dari Dekan/Kaprodi. 4. Tahapan Pengajuan : a) Mahasiswa dapat mengambil, mengisi dan mengembalikan formulir yang sudah dilengkapi dengan persyaratan yang telah ditentukan sesuai jadwal yang telah ditentukan. b) Formulir yang telah dikembalikan setelah batas waktu yang ditentukan akan didata dan direkapitulasi serta dihitung kuotanya berdasarkan jumlah mahasiswa perprodi dan jumlah kuota beasiswa yang disediakan. c) Data rekapitulasi tersebut dikonsultasikan kepada Wadek Bidang Kemahasiswaan darimana mahasiswa tersebut berasal untuk menentukan

59 mahasiswa yang diusulkan untuk mendapat beasiswa. d) Usulan dari Wadek Bidang Kemahasiswaan direkap kembali untuk seluruh prodi di fakultas dan dikirimkan ke Wakil Rektor Bidang Kemahasiswaan. e) Usulan dari Wakil Rektor Bidang Kemahasiswaan direkap kembali untuk seluruh Universitas dan dikirimkan ke Batik TRUSMI. f) Batik TRUSMI akan mengirimkan pemberitahuan seandainya usulan penerima beasiswa tersebut disetujui dan kapan dana beasiswa tersebut dikirimkan untuk segera dibagikan kepada mahasiswa yang berhak. g) Beasiswa ini diberikan kepada mahasiswa dalam 1 tahap dan pada saat pencairan mahasiswa wajib mengumpulkan KHS untuk dilaporkan kepadabatik TRUSMI.

60 Area : Dibuat oleh Diperiksa oleh Disahkan oleh Kode/No : SPM-UNIKU.SOP SOP PELAPORAN Tanggal : 24 Nopember 2016 FORLAP/PD DIKTI Revisi : 01 Jumlah Hal. : 3 Halaman BIRO ADMINISTRASI AKADEMIK KEMAHASISWAA (BAAK) Dr. Sulistyono, MSi. Mufti Syarif, S.E. Dr. H. Iskandar, MM. 1. Tujuan 1) Tertibnya pelaporan FORLAP/PD DIKTI mulai persiapan sampai dengan pengiriman dokuman. 2) Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam kegiatan pelaporan FORLAP/PD DIKTI. 3) Terkendalinya pelaksanaan pelaporan FORLAP/PD DIKTI sampai ke Kopertis. 4) Menjamin terpenuhinya baku mutu FORLAP/PD DIKTI. 5) Meningkatkan dukungan layanan administratif terhadap kinerja pengelolaan program studi. 2. Deskripsi Laporan FORLAP/PD DIKTI dimaksudkan untuk evaluasi kinerja program studi yang dilakukan oleh pihak eksternal dalam hal ini adalah Kopertis, dengan tujuan monitoring dan evaluasi terkait dengan baku standart FORLAP/PD DIKTI. Bentuk layanan yang diberikan adalah laporan seluruh rangkaian kegiatan perkuliahan selama satu semester termasuk seluruh fasilitas, sarana dan prasarana yang disediakan untuk pelaksanaan kegiatan tersebut kepada Kopertis. Laporan yang sudah dikirim oleh Perguruan Tinggi akan dimuat di internet yang dapat diakses oleh publik dengan alamat Laporan FORLAP/PD DIKTI menjadi bagian yang tak terpisahkan ketika program studi mengajukan akreditasi kepada BAN PT/LAM PT. Ada hal yang seharusnya masuk definisiukuran Baku Mutu FORLAP/PD DIKTI : N0 PARAMETER BAKU STANDARD 1 Jumlah mahasiswa / prodi / angk. > 30 2 Rasio mahasiswa : dosen A. IPA B. IPS <30 : 1 <45 : 1 3 Ijin mengajar bagi dosen tidak tetap Ada / Tidak (PNS Dikti) di PT lain. 4 Rerata beban (mengajar) dosen tetap < 12 EWMP. 5 Realisasi pembelajaran (tatap muka) > 70%

61 3. Istilah dan Definisi antara dosen dng mhs. 6 Jumlah SKS yang diambil mahasiswa < 0,5% berdasarkan IPS (%-tase penyimpangan). 7 Nisbah lulusan : mhs aktif / tahun. > 16% 8 Jumlah mahasiswa DO / tahun. < 8% 9 Lama studi mahasiswa (semester) Rerata IPS. > 2,00 11 Jumlah penelitian & publikasi ilmiah > 5% dosen. 12 Rasio mahasiswa mendaftar : daya > 80% tamping. 13 Rasio mhs diterima : mendaftar ulang > 80% (registrasi). 14 Rasio ruang belajar dng mahasiswa. > 0,5 m2 15 Rasio ruang kerja : jml dosen > 4 m2 16 Rasio buku dengan mahasiswa A. Program Sarjana > 10% B. Program Pascasarjana > 500 judul 17 Luas laboratorium yang dapat diakses oleh program studi. > 800 m2 (Universitas) 18 Jumlah Tenaga administrasi. 4 org D3 & 3 org S1 (Universitas) 19 Rasio ruang administrasi dng jml >4 m2 tenaga adm. 20 Luas ruang kuliah. >1000 m2 (Universitas) 21 Luas ruang administrasi. >80 m2 (Universitas) 22 Luas tanah PT. >10.000m2 (Universitas) 23 Rasio mahasiswa lulus tepat waktu 40% per angkatan. 24 Luas ruang perpustakaan. >600 m2 (Universitas) 1) PD DIKTI adalah singkatan dari Pangkalan Data Pendidikan Tinggi. 2) Program studi adalah unsur pelaksana kegiatan akademik dalam satu cabang ilmu pengetahuan, teknologi, atau seni. 4. Ruang Lingkup 1) Pelaporan kegiatan akademik setiap awal semester dan akhir semester menggunakan sinkronisasi data ke server DIKTI. 2) Ukuran kinerja program studi.

62 3) Monitoring kinerja akademik program studi. 5. Referensi 1) UU Sisdiknas No. 20/2003 Ps. 1(21), Ps. 57(1) - Evaluasi Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi. 2) Kepmendiknas No. 184/2001 Ps. 5, SK Dirjen Dikti No. 08/2002, SK Dirjen Dikti No. 34/ FORLAP/PD DIKTI. 3) UU Sisdiknas No. 20/2003 Ps. 50(2), Ps. 51(2), PP SNP No. 19/2005 Ps. 4, Ps. 91, Ps. 92(1 & 8) - Penjaminan Mutu PT. 4) UU Sisdiknas No. 20/2003 Ps. 1(22), Ps. 60, PP SNP No. 19/2005 Ps. 1(27), Ps. 86, Ps. 87, Ps Akreditasi PT (Audit Eksternal). 5) UU Sisdiknas No. 20/2003 Ps. 35(1), Ps. 50(2), PP SNP No. 19/2005 Ps. 1(1), Ps. 2, Ps. 4 - Standar Nasional Pendidikan. 6. Prosedur Prosedur Pelaporan Evaluasi Program Studi Berbasis Evaluasi Diri terlampir pada Lampiran 1. CATATAN : Koreksi BAAK paling awal dilakukan 2 bulan sebelum pengiriman. Hasil diakhir (menunggu data di upload di. Jika laporan belum lengkap maka proses penyelesaian dilakukan oleh petugas operator FORLAP/PD DIKTI.

63 Area : Dibuat oleh Diperiksa oleh Disahkan oleh Kode/No : SPM-UNIKU.SOP SOP LAYANAN Tanggal : 24 Nopember 2016 EKSTERNAL Revisi : 01 Jumlah Hal. : 4 Halaman BIRO ADMINISTRASI AKADEMIK KEMAHASISWAA (BAAK) Dr. Sulistyono, MSi. Mufti Syarif, S.E. Dr. H. Iskandar, MM. 1. Tujuan 1) Tertibnya mekanisme pelayanan yang diberikan oleh BAAK kepada seluruh stakeholder yang membutuhkan layanan. 2) Meningkatkan kecepatan layanan kepada pihak-pihak yang membutuhkan. 3) Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam proses layanan di BAAK. 4) Terkoordinasinya unit-unit kerja di luar BAAK dalam proses pemberian layanan yang diberikan BAAK. 5) Menjamin terpenuhinya baku mutu standart layanan. 2. Deskripsi Layanan eksternal adalah layanan yang diberikan oleh BAAK terkait dengan layanan diluar kegiatan perkuliahan kepada pihak-pihak eksternal diluar mahasiswa. Layanan yang diberikan dapat berbentuk legalisasi suatu dokumen yang dikeluarkan oleh UNIKU khususnya BAAK atau permintaan data/informasi yang dibutuhkan oleh pihak eksternal. Bentuk layanan tersebut misalnya legalisir ijasah, permintaan data oleh kopertis, Rektorat,dll 3. Istilah dan Definisi 1) Pihak-pihak eksternal yang dimaksud misalnya alumni, unit-unit kerja di UNIKU, Rektorat, instansi lain di luar UNIKU dll. 2) Dokumen adalah surat keputusan yang dapat berbentuk sertifikat, ijasah, atau transkrip yang dikeluarkan oleh UNIKU. 3) Pengguna/stakeholder adalah perusahaan, instansi baik swasta maupun pemerintah, atau lembaga di luar UNIKU. 4) Pejabat terkait adalah dekanat dan Rektorat. 4. Ruang Lingkup 1) Legalisasi dokumen yang dikeluarkan UNIKU khususnya BAAK. 2) Terjemahan ijasah. 3) Pembuatan salinan dokumen asli yang hilang. 4) Permintaan data terkait administrasi akademik oleh pihak.eksternal. 5) Validasi dokumen yang dikeluarkan UNIKU/BAAK oleh pihak eksternal. 5. Referensi Pedoman akademik tahun Prosedur Prosedur layanan eksternal terlampir pada Lampiran 1.