BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM Prosedur Pencatatan Persediaan di PT. Phoenix Bumiputera

Transkripsi

1 BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM 4.1. Prosedur Pencatatan Persediaan di PT. Phoenix Bumiputera 1. Bagian persediaan menerima dokumen Purchase Order (PO) dari bagian sales. 2. Berdasarkan PO, bagian persediaan membuat delivery order untuk pengantar barang yang dipesan. Kemudian PO dikembalikan ke bagian sales. 3. Saat barang yang dipesan dikirimkan, bagian persediaan mencatat di buku surat jalan. 4. Barang dikirimkan bersama dengan delivery order yang terkait. 5. Bagian persediaan mencatat update stok barang di stock card untuk barang yang dikirimkan Jadwal Pengembangan Sistem Persediaan Berbasis Web Tabel 1 Jadwal Pengembangan Sistem Jadwal Pengembangan Sistem Persediaan Berbasis Web Bulan ke- Uraian 1 - Mengamati prosedur. - Menentukan user yang terlibat dan batasannya. 2 - Membuat desain dan perancangan sistem termasuk user interface. 3 - Implementasi program 15

2 Rancangan Aplikasi Sistem Persediaan Berbasis Web Rancangan Sistem Persediaan Gambar 1 Database dan pengaksesnya Gambar diatas menunjukkan bahwa user hanya memanfaatkan satu database saja, yaitu database perusahaan. Semua data yang diinput-kan akan tersimpan di dalam database dan pada saat user mengirimkan permintaan, user akan memperoleh informasi dari database. User Buat Laporan Delivery order Login Surat jalan << extend >> Tambah user Hapus user Update user Admin Update Barang Tambah Barang Hapus Barang Pesan Barang Gambar 2 Use case diagram

3 17 User dan batasan: 1. Karyawan (normal user) - Login: untuk masuk ke dalam sistem, user harus login terlebih dahulu. - Input dan update pencatatan persediaan. 2. Admin - Login: untuk masuk ke dalam sistem, admin harus login terlebih dahulu. - Input dan update pencatatan persediaan. - Mengolah data barang dalam persediaan. - Mengolah data user.

4 18 User Pengurus User Barang Order Sistem Persediaan Koperasi User Deskripsi user 1.0 Manage User Deskripsi user Update user Karyawan Update user Deskripsi Barang 2.0 Manage Barang Deskripsi Barang Update Barang Barang Order Deskripsi Barang Update Barang 3.0 Pengiriman Pengiriman Surat Jalan Gambar 3 Data Flow Diagram

5 Rancangan User Interface Gambar 4 Rancangan awal user interface

6 20 Gambar 5 Relasi tabel 4.4. Implementasi, Pengujian, dan Analisiss Sistem Implementasi dan Pengujian Sistem Halaman Login Gambar 6 Halam man Login

7 21 Halaman utama adalah merupakan juga halaman login di mana user harus memasukkan username dan password sesuai dengan yang tersimpan di dalam database. Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, hanya admin yang dapat mengolah data user. Setelah login, user akan dibawa masuk ke halaman Input Transaksi Menu Gambar 7 Drop-down menu Laporan Sistem memiliki 4 (empat) menu utama pada bagian atas setiap halaman, yaitu Input Transaksi, Surat Jalan, Laporan, dan LOGOUT. Apabila menu Laporan disorot, akan muncul drop-down menu Buku Surat Jalan Keluar, Buku Surat Jalan Masuk, dan Stock Card. Admin dan normal user akan mendapat akses menu yang berbeda. Admin memiliki tambahan menu Daftar Barang untuk mengolah data barang dan Daftar User untuk mengolah data user. Gambar 8 Menu bar untuk normal user

8 22 Gambar 9 Menu bar untuk admin Halaman Input Transaksi Gambar 10 Halaman awal Input Transaksi Melalui halaman Input Transaksi, user dapat membuat delivery order. Pertama-tama, user harus memasukkan nomor order atau nomor Purchase Order (PO) dan 4 (empat) digit nomor delivery order, kemudian meng-click tombol LANJUT untuk melanjutkan ke proses berikutnya. Gambar 11 Halaman lanjutan Input Transaksi Selanjutnya, user dapat memasukkan rincian order sesuai dengan PO. User dapat memilih barang melalui combo box yang tersedia, mengisikan jumlah barang yang terkait, dan kemudian meng-click tombol Tambahkan. Apabila user salah melakukan input, user dapat menghapus input yang salah dengan meng-click tautan

9 23 Hapus pada tabel Rincian Order. Setelah selesai meng-input-kan rincian order, user dapat membuat delivery order dengan meng-click tombol CETAK. Tombol CETAK sendiri baru akan muncul setelah user meng-input-kan data. Gambar 12 Menghapus input data rincian order Setelah meng-click tombol CETAK, jendela print akan muncul secara otomatis sehingga user akan dapat mencetak delivery order. Gambar 13 Contoh jendela print (web browser Mozilla Firefox v41)

10 24 Gambar 14 Tampilan delivery order Halaman Surat Jalan Pada halaman Surat Jalan, user dapat melihat daftar transaksi yang belum dikirimkan. User dapat melihat rincian transaksi dengan menyorot teks Lihat Rincian Transaksi di dalam tabel Transaksi yang tertampil. User dapat meng-click tombol Konfirmasi untuk mengakui pengiriman barang dan meng-update Buku Surat Jalan.

11 25 Gambar 15 Halaman Surat Jalan Halaman Buku Surat Jalan Keluar Halaman Buku Surat Jalan Keluar dapat dibuka melalui dropdown menu Laporan. Pertama-tama, user harus memilih dahulu rentang waktu yang diinginkan melalui menu kalender yang tersedia. Secara default, rentang waktu adalah dari tanggal 1 (satu) bulan sekarang sampai dengan tanggal saat ini. Gambar 16 Memilih rentang waktu pada halaman awal Buku Surat Jalan Keluar Setelah meng-click tombol Buat Laporan, sistem akan menampilkan Buku Surat Jalan keluar sesuai dengan rentang waktu yang dipilih.

12 26 Gambar 17 Tampilan bukb ku surat jalan keluar Halaman Bukuu Surat Jalan Masuk down menu Laporan. Caraa menavigasikan Halaman Buku Surat Jalan Masu uk dapat dibuka melalui dro op- halaman ini dan format outpu tampilannya tidak berbeda dengan halaman Buku Surat Jalan Keluar Halaman Stock Card Halaman Sto ock Card dapat dibuka mela alui drop-down me enu Laporan. Pertama-tama, user harus mem milih bara ang melalui combo box yan ng tersedia dan rentang wakt tu yan ng diin nginkan melalui me enu kalender yang ters sedia. Secara default, rentang waktu adalah dari tanggal 1 (satu) bul lan sekarang sampai dengan tanggal saat ini. Gambar 18 Memilih barang padap a halaman awal Stock Card

13 27 Setelah meng-click tombol Buat Laporan, sistem akan menampilkan informasi Stock Card sesuai dengan barang dan rentang waktu yang dipilih. Gambar 19 Tampilan stock card Halaman Daftar Barang Halaman Daftar Barang hanya dapat diakses oleh admin. Pada halaman Daftar Barang, admin dapat melihat daftar barang dan menambahkan barang ke dalam daftar. Cara untuk menambahkan barang adalah dengan mengisi field-field yang tersedia dan kemudian meng-click tombol INPUT. Gambar 20 Halaman Daftar Barang

14 28 Selain menambahkan barang, admin juga dapat menghapus dan mengedit data barang. Cara untuk menghapus barang adalah dengan meng-click tautan Hapus di dalam tabel Daftar Barang untuk barang yang ingin dihapus, sedangkan cara untuk mengedit barang adalah dengan meng-click tautan Edit. Apabila tautan Edit di-click, admin akan dibawa ke halaman baru untuk melakukan pengeditan data barang. Setelah selesai, admin dapat meng-click tombol UPDATE. Data barang akan ter-update dan admin akan dibawa kembali ke halaman Daftar Barang. Gambar 21 Halaman edit barang Halaman Daftar User Halaman Daftar User hanya dapat diakses oleh admin. Pada halaman Daftar User, admin dapat melihat daftar user dan menambahkan user ke dalam daftar. Cara untuk menambahkan user adalah dengan mengisi field-field yang tersedia dan kemudian mengclick tombol INPUT.

15 29 Gambar 22 Halaman Daftar User Selain menambahkan user, admin juga dapat menghapus dan mengedit data user. Cara untuk menghapus user adalah dengan meng-click tautan Hapus di dalam tabel Daftar User untuk user yang ingin dihapus, sedangkan cara untuk mengedit user adalah dengan meng-click tautan Edit. Apabila tautan Edit di-click, admin akan dibawa ke halaman baru untuk melakukan pengeditan daftar user. Setelah selesai, admin dapat meng-click tombol UPDATE. Data user akan ter-update dan admin akan dibawa kembali ke halaman Daftar User. Gambar 23 Halaman edit user

16 Analisis Sistem Implementasi dari sistem persediaan berbasis web di PT Phoenix Bumiputera dapat membantu dalam pencatatan persediaan barang di perusahaan. Selama ini pembuatan dokumen stock card dan buku surat jalan yang masih menggunakan kertas dan diisi secara manual cukup menyita waktu dalam pengerjaannya. Terlebih lagi, khususnya di kantor-kantor cabang, dokumen stock card juga perlu di-scan untuk kemudian dikirimkan ke kantor pusat. Dengan adanya sistem persediaan berbasis web ini, pekerjaan yang menyita waktu dapat dikurangi dan informasi yang paling up-to-date dapat diperoleh. Selain itu, oleh karena sistem ini berbasis web, sistem ini dapat bekerja lintas platform dan/atau lintas sistem operasi sehingga dapat menghemat sumber daya perusahaan. Sistem ini juga dapat memberikan kemudahan dalam penyesuaian atau kustomisasi laporan sesuai dengan kebutuhan. Terlepas dari manfaat yang diberikan, sistem ini masih memiliki beberapa kelemahan. Yang pertama adalah user interface (UI) yang masih canggung dalam penggunaannya dan perlu dibuat menjadi lebih user-friendly. Yang kedua, mengingat sistem ini memuat informasi yang penting dan cukup sensitif bagi perusahaan, keamanan (security) dari sistem masih perlu untuk ditingkatkan.