BAB I PENDAHULUAN Latar Belakang. Dalam sebuah perusahaan baik perusahaan manufaktur atau perusahaan

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Dalam sebuah perusahaan baik perusahaan manufaktur atau perusahaan dagang transaksi pembelian menjadi hal yang utama dalam perusahaan dan pasti terjadi. Perusahaan manufaktur melakukan pembelian bahan baku untuk kemudian diproses menjadi barang jadi kemudian dijual. Jenis pembelian dibedakan menjadi dua yaitu pembelian local dan pembelian impor. Pembelian local dilakukan dengan supplier dari dalam negeri sedangkan pembelian impor dilakukan dengan supplier luar negeri. Transaksi pembelian sendiri adalah suatu kegiatan untuk memperoleh barang dengan membayarkan sejumlah uang yang nilainya sama dengan barang yang diperoleh. Bagi perusahaan manufaktur barang yang dibeli adalah untuk memenuhi kebutuhan perusahaan misalnya bahan baku, yang digunakan untuk proses produksi. Saat ini sudah banyak perusahaan manufaktur salah satunya adalah PT. Tripilar Betonmas yang mengolah bahan baku menjadi barang jadi. Berlokasi di Jl. Solo-Semarang Km 6 Noborejo, Salatiga perusahaan ini memproduksi asbes dan silicaboard dengan bahan baku semen, chrysotile, dan kertas semen. Banyak transaksi yang ada pada PT. Tripilar Betonmas salah satunya adalah transaksi pembelian yang dilakukan guna memenuhi kebutuhan produksi dalam penyediaan bahan baku. PT. Tripilar Betonmas memiliki tiga bahan baku dan setiap bahan baku yang dimiliki perusahaan mempercayakan kepada lebih dari satu supplier. Dalam prosedur yang berjalan bagian pembelian memiliki hak untuk menentukan 1

2 2 supplier yang akan dipercaya untuk menyuplai bahan baku. Bagian pembelian tidak menentukan dengan sembarangan supplier yang akan dipakai namun berdasarkan data penilaian supplier yang dibuat. Dengan begitu bagian purchasing berkewajiban membuat data penilaian supplier pada setiap barang yang sudah diterima sebelumnya. Dengan mengacu pada Tanda Terima Barang (TTB) dari bagian gudang yang kemudian di cocokkan dengan Purchase Order (PO) yang dikirim ke supplier. Dalam penilaian supplier bagian pembelian masih meng-input data secara manual dengan menggunakan aplikasi LibreOffice. Dengan melihat tanggal datangnya barang pada TTB dan tanggal dipesannya barang pada PO yang dapat dilihat pada sistem MDS (sistem yang di gunakan dalam kegiatan pembelian). Data penilaian supplier yang dibuat secara manual mengakibatkan adanya beberapa masalah seperti misalnya kesalahan pemakai memasukkan data karena harus melihat satu per satu PO yang sesuai dengan TTB pada sistem MDS, beresiko kehilangan data penilaian supplier yang hanya disimpan di flashdisk oleh pemakai. Dalam data penilaian supplier ada beberapa penilaian yang tidak perlu diinput. Pertama, pada penilaian supplier untuk bahan baku kertas yaitu bersih/kotor, bagian gudang hanya akan menerima barang yang dianggap bersih dengan penilaian 100% kemudian membuat TTB dan jika barang dinilai kotor maka barang ditolak sehingga bagian gudang tidak membuat TTB. Dengan begitu penilaian bersih/kotor tentu sudah pasti sehingga tidak perlu dimasukkan. Kedua, pada penilaian supplier bahan baku chrusotile dan kertas semen yaitu retur. Tidak jauh berbeda dengan yang terjadi pada bahan baku kertas, dalam penilaian retur masing-masing data akan berisi sama yaitu tidak retur karena

3 3 bagian gudang akan membuat TTB setelah diterima barang yang baik dan sesuai pesanan. Jika terjadi retur maka bagian gudang tidak akan membuat TTB, kemungkinan kecil untuk melakukan retur pembelian pada bahan baku tersebut. Dengan dibuatnya sistem untuk penilaian supplier yang akan dirancang dengan menghubungkan langsung database pada sistem MDS dengan sistem yang baru. Pemakai tidak perlu lagi melihat satu per satu PO pada sistem MDS yang jelas dibutuhkan ketelitian dan beresiko kesalahan memasukkan data. Data juga akan tersimpan dengan baik tanpa takut kehilangan atau terhapus. Berdasarkan masalah tersebut dibuat judul Sistem Informasi Penilaian Supplier Bahan Baku di PT. Tripilar Betonmas sebagai laporan praktek kerja dan tugas akhir. Berisi tentang pembahasan rancangan sistem untuk data penilaian supplier bagi pemakai yang disini adalah bagian pembelian Tujuan Tujuan Umum Syarat mengikuti Ujian Akhir dan Tugas Akhir dalam matakuliah Praktek Kerja dan Tugas Akhir. Memperoleh wawasan tentang dunia kerja yang diperoleh di lapangan Tujuan Khusus Untuk mengetahui masalah atau kendala yang sering terjadi di PT. Tripilar Betonmas. Dapat menganalisa sistem informasi yang diterapkan PT. Tripilar Betonmas.

4 4 Membuat Sistem Informasi Pembelian pada penilaian supplier di PT. Tripilar Betonmas 1.3. Cakupan Topik Bahasan Berikut ini pokok topik yang akan di bahas: Konsep Database Pengembangan Database Data Flow Diagram (DFD/Diagram Arus Data) 1.4. Jadwal Praktek Kerja Waktu Minggu ke-1 (5 Jan- 10 Jan) Minggu ke-2 (12 Jan-17 Jan) Minggu ke-3 (19 Jan-24 Jan) Minggu ke-4 (26 Jan-31 Jan) Minggu ke-5 (2 Feb-7 Feb) Minggu ke-6 (9 Feb-14 Feb) Tabel 1.1. Jadwal Praktek Kerja Uraian Pekerjaan Membuat Purchase Order (PO), mengirim PO ke supplier via facsimile, melakukan konfirmasi ke supplier via phone, melakukan pengarsipan PO dan Tanda Terima Barang (TTB), mengecek barang yang sudah diterima. Membuat PO, mengirim PO ke supplier via fax, melakukan konfirmasi ke supplier via phone atas PO yang dikirim, menginput catatan pembelian, mengecek barang yang belum datang, mengubah data supplier, menginput Purchase Received (PR). Membuat PO, menginput PR, mengirim PO ke supplier via fax dan konfirmasi ke supplier via phone, menginput catatan penerimaan barang, mengarsip PR. Mengirim PO ke supplier via fax dan konfirmasi ke supplier via phone, menginput PR, menginput penilaian supplier, membuat PO, mengecek barang yang belum datang. Menginput PR, membuat PO, mengarsip PO, menginput penilaian supplier, mengirim PO ke supplier via fax dan konfirmasi ke supplier via phone Menginput PR, membuat PO, menginput penilaian supplier, membuat PO, mengirim PO ke supplier via fax dan konfirmasi ke supplier via phone, mengecek barang

5 5 Minggu ke-7 (16 Feb-21 Feb) Minggu ke-8 (23 Feb-28 Feb) Minggu ke-9 (2 Mar-7 Mar) Minggu ke-10 (9 Mar-12 Mar) Minggu ke-11 (16 Mar-20 Mar) Minggu ke-12 (23 Mar-26 Mar) Minggu ke-13 (30 Mar-2 April) yang belum datang. Membuat PO, menginput PR, mengarsip PO, mengirim PO ke supplier via fax dan konfirmasi ke supplier via phone, menginput penilaian supplier, mengarsip PR, mengecek barang yang sudah datang, menginput data supplier Membuat PO, menginput PR, mengirim PO ke supplier via fax dan konfirmasi ke supplier via phone, menginput penilaian supplier, mengecek barang yang belum datang, membuat PO. Menginput PR, menginput penilaian supplier, mengecek barang yang belum datang, membuat PO, mengirim PO ke supplier via fax dan konfirmasi ke supplier via phone. Membuat PO, menginput PR, mengirim PO ke supplier via fax dan konfirmasi ke supplier via phone, mengarsip PO, mengarsip PR, mengecek barang yang belum datang. Menginput PR, membuat PO, mengirim PO ke supplier via fax dan konfirmasi ke supplier via phone, mengecek barang yang belum datang, menginput penilaian supplier. Melakukan verifikasi TTB ke faktur, mengarsip TTB Melakukan verifikasi TTB ke faktur piutang, mengecek penerimaan TTB, mengarsip PO, mengarsip PR 1.5. Metode Pelaksanaan dan Pengumpulan Data Metode yang digunakan dalam penulisan laporan praktek kerja dan tugas akhir: 1. Praktek Kerja Penulis mengaplikasikan ilmu yang diperoleh dan melihat relevansinya melalui jalur pengembangan diri dengan mendalami aplikasi. Dengan mengikuti Praktek Kerja di PT. Tripilar Betonmas selama 3 bulan yang

6 6 mendapat penempatan di Bagian Pembelian. Penulis mengamati dan melakukan analisis kegiatan atau transaksi di Bagian Pembelian. 2. Pengamatan Pengamatan secara langsung terhadap objek dilakukan untuk mendapatkan data sesuai dengan keadaan sebenarnya di lapangan.selain melakukan pekerjaan penulis juga melakukan pengamatan di Bagian Pembelian khususnya yang berhubungan dengan bahan laporan penulis. Yang diamati antara lain adalah: Prosedur penilaian supplier khususnya supplier bahan baku Aplikasi yang digunakan oleh Bagian Pembelian Proses peng-input-an penilaian supplier Menganalisa masalah yang dimiliki Bagian Pembelian dalam penggunaan aplikasi yang sedang digunakan 3. Wawancara Bertanya secara langsung dan meminta penjelasan secara rinci pada sumber-sumber yang terkait, yang lebih memahami terhadap objek penelitian yang sedang dilakukan. 4. Studi Pustaka Pengambilan data dengan cara membaca literature dan buku-buku yang berhubungan dengan masalah Pengambilan data dengan cara membaca literature dan buku-buku yang berhubungan dengan masalah yang dibahas.