PENERAPAN CHANGE MANAGEMENT UNTUK PENINGKATAN MUTU DAN DAYA SAING DOSEN

Transkripsi

1 PENERAPAN CHANGE MANAGEMENT UNTUK PENINGKATAN MUTU DAN DAYA SAING DOSEN Eka Widhi Yunarso Manajemen Teknologi Informasi Politeknik Telkom Bandung ABSTRAK Politeknik Telkom merupakan salah satu institusi pendidikan dibawah naungan Yayasan Pendidikan Telkom dibidang vokasi ICT. Politeknik Telkom berkomitmen untuk berperan dalam membangun bangsa dan meningkatkan citra bangsa Indonesia khususnya di Asia Tenggara. Komitmen ini tertulis jelas dalam symbol gedung Politeknik Telkom Giving and Caring The World. Komitmen ini di masa yang akan datang akan dihadapkan pada tantangan dan peluang perubahan regulasi, persaingan dan perkembangan teknologi yang semakin kompleks untuk dapat menghasilkan lulusan yang kompetitif dan mampu menjawab kebutuhan Industri dalam skala nasional maupun Internasional. Untuk mengantisipasi perubahan tersebut, perlu dilakukan upaya peningkatan mutu dan daya saing dosen berbasis kinerja yang terencana dan terukur. Tujuan penelitian adalah melakukan analisis terhadap Tata Kelola Sumber Daya Manusia (SDM), dalam hal ini dosen, yang ada di lingkungan Politeknik Telkom dengan menerapkan Change Management. Beberapa tahapan yang dilakukan mulai dari Assess for Change (Conduct an Assessment, Pinpoint Opportunities), Prepare for Change (Align Change Strategy, Clarify Roles & Prioritize Action, Establish Measurement), Plan for Change (Develop an Implementation Plan), Implement the Change (Deal with G aps & Resistance) hingga Sustaining the Change (Integrate Learning & Results). Hasil yang diharapkan dari penelitian ini berupa dokumen usulan perbaikan (roadmap) terhadap Tata Kelola Sumber Daya Manusia (SDM) terutama dosen untuk mendukung peningkatan mutu dan daya saing dosen. Kata kunci: Change Management, Tata Kelola Sumber Daya Manusia (SDM). PENDAHULUAN Tidak dapat dipungkiri bahwa saat ini kebutuhan akan Information & Communication Technology (ICT) menjadi bagian penting dalam kehidupan manusia. Perkembangan ICT saat ini telah merambah berbagai aspek bidang kehidupan manusia. Seluruh Negara saat ini berlomba-lomba mengembangkan Teknologi informasi sebagai bagian dari upaya meningkatkan value bagi bangsanya masing-masing tidak terkecuali Indonesia. Bangsa Indonesia yang notabene dikatakan sebagai pemain baru dalam ICT (Information & Communication Technology) pun telah menggeser paradigmanya bahwa Teknologi Informasi dan komunikasi merupakan aspek terpenting sebagai Negara yang sedang berkembang. Dengan demikian Pendidikan dan pelatihan ICT mutlak diperlukan sebagai salah satu wujud mencerdaskan dan mensejahterakan kehidupan bangsa. Pendirian Politeknik Telkom pun merupakan bentuk nyata sumbangsih Yayasan Pendidikan Telkom (YPT) sebagai salah motor penggerak pendidikan bangsa dan Negara. Sejak awal berdirinya Politeknik Telkom dimaksudkan

2 untuk memberikan peran dalam membangun bangsa dan meningkatkan citra bangsa Indonesia khususnya di Asia Tenggara. Komitmen ini tertulis jelas dalam symbol gedung Politeknik Telkom giving and caring the world. Sebagaimana rencana pengembangan Politeknik Telkom, saat ini Politeknik Telkom terus membenahi berbagai aspek yang diperlukan guna mencapai visi 2017 yaitu menjadi World Class University (WCU). Program Pengembangan strategis ini dituangkan dalam Rencana Empat Tahunan (RENETA) Politeknik Telkom. Pada tahapan RENETA II, Politeknik Telkom memfokuskan diri pada Transformasi Mutu (Quality Transformation). Transformasi Mutu secara terukur harus dilakukan sebagai langkah strategis pencapaian visi 2017 sehingga pada prosesnya diharapkan Politeknik Telkom mampu menghasilkan lulusan atau sumber daya manusia yang memiliki daya saing dan kualitas internasional. Untuk mewujudkan transformasi Mutu yang baik mutlak diperlukan sumber daya Manusia yang berkualitas. Untuk dapat mewujudkan sumber daya manusia yang berkualitas mutlak diperlukan tata kelola (governance) yang berkualitas. CHANGE MANAGEMENT (CM) Change Management atau manajemen perubahan bertujuan untuk membatasi resiko yang terkait dengan adanya penerapan unsur-unsur baru ataupun modifikasi dalam lingkungan organisasi, khususnya, dalam pembangunan, manajemen proyek, pengadaan, outsourcing, jasa pengujian, dan kegiatan operasional lainnya. Change Management yang efektif adalah berupaya melakukan control atas tujuan yang ingin dicapai tanpa mengorbankan sifat agile organisasi. Tujuan mendasar lain dari change management atau manajemen perubahan adalah melakukan pemulihan cepat dari perubahan yang berhubungan dengan masalah, ketika permasalah tersebut timbul. Control yang kritis Version dan back-plan akan membantu organisasi dalam memulihkan dari kegagalan system terkait dengan patch, upgrade, dan revisi lainnya. Version pada dasarnya adalah serangkaian backup atas mekanisme kerja suatu system maupun organisasi sebelum system tersebut mengalami perubahan signifikan. Back-plan adalah dokumen prosedural yang detail yang menerangkan bagaimana staf harus menanggapi perubahan-terkait kegagalan, keluar dari masalah proses, memulihkan sistem kerja, dan prosedur perubahan untuk mencegah timbulnya permasalahan di masa yang akan depan. TATA KELOLA SUMBER DAYA MANUSIA (SDM) Tata Kelola Sumber Daya Manusia (SDM) Politeknik Telkom merupakan suatu system yang mengatur semua proses yang terkait akan Sumber Daya Manusai (SDM) di Politeknik Telkom. System tersebut didasarkan pada Peraturan Dasar Kepegawaian (PDK) dan Pola Karier Yayasan Pendidikan Telkom (YPT) yang ada. Tata Kelola Sumber Daya Manusia (SDM) Politeknik Telkom terdiri atas 7 (tujuh) fungsi, yaitu: Selection, Performance, Appraisal, Reward, Development, Career dan Competency. C-7-2

3 Gambar 1. Siklus Tata Kelola SDM Berdasarkan siklus Tata Kelola SDM tersebut, ada peluang untuk dilakukannya suatu manajemen perubahan untuk menyempurnakan Tata Kelola SDM dalam menjawab tantangan Politeknik Telkom menuju pencapaian World Class University di tahun METODOLOGI PENELITIAN Metode penelitian yang digunakan adalah didasarkan pada Change Management yang akan dilakukan. Ada beberapa tahapan yang dilakukan mulai dari Assess for Change, Prepare for Change, Plan for Change, Implement the Change hingga Sustaining the Change. Gambar 2. Tahapan Change Management C-7-3

4 HASIL DAN DISKUSI Change Management yang dilakukan terhadap Tata Kelola SDM ini baru sebatas pada tahapan Plan for Change yang diaplikasikan dalam bentuk roadmap Tata Kelola SDM yang telah disempurnakan. Dalam tahapan Assess for Change, analisa yang dilakukan terhadap siklus Tata Kelola SDM yang berjalan, memunculkan beberapa peluang yaitu penyempurnaan proses selection atau rekrutasi SDM, penyempurnaan proses performance, penyempurnaan proses appraisal yang akan terkait dengan proses reward dan development. Hasil yang didapatkan dari tahapan Assess for Change dilanjutkan ke tahapan selanjutnya, Prepare for Change. Dalam tahapan Prepare for Change ada beberapa hal yang dilakukan berdasarkan analisa tahapan sebelumnya. Penyempurnaan proses selection atau rekrutasi yang sebelumnya tersentralisasi di Yayasan Pendidikan dan Pelatihan Telkom (YPT) menjadi semi desentralisasi, yaitu dilakukan bersama antara YPT dan Politeknik Telkom. Penyempurnaan proses performance dilakukan dengan rencana penerapan Rencana Kerja Individu (RKI) yang diturunkan dari Rencana Kerja Manajerial (RKM) dan Rencana Kerja Unit (RKU), yang disesuaikan dengan tugas utama masing-masing. Dengan kata lain adanya keselarasan antara Job Spec dan Kualifikasi SDM tersebut. Penerapan RKI ini menjadi tolak ukur penilaian kinerja. Penyempurnaan proses appraisal didasarkan pada RKI yang telah disusun. Penilaian ini terbagi menjadi 2 (dua) jenis, Nilai Kerja Individu (NKI) untuk Tenaga Penunjang Akademik (TPA) dan Jam Ekuivalensi Dosen (JED) untuk Dosen. Dalam tahapan Plan for Change, ada beberapa Implementation Plan yang dapat dilakukan yaitu: Penyempurnaan proses selection atau rekrutasi ini in-line dengan strategi peningkatan mutu Politeknik Telkom dimana Politeknik Telkom lebih mengetahui talenta SDM yang ada, yaitu rekrutasi Dosen sesuai Job Requirement, dalam program vokasi dosen Industri (praktisi) harus lebih banyak dibandingkan dosen biasa (akademisi), adanya pola karir Dosen Institusi Dosen Prof YPT Dosen Tetap YPT sehingga menciptakan kondisi yang kompetitif, kompetensi memenuhi Pendidikan berkelanjutan dan sertifikasi keahlian Dosen & TPA sebagai dasar kualifikasi manajemen mutu Penyempurnaan proses performance dilakukan dengan rencana penerapan Rencana Kerja Individu (RKI) yang diturun kan dari Rencana Kerja Manajerial (RKM) dan Rencana Kerja Unit (RKU), yang disesuaikan dengan tugas utama masing-masing. Dengan kata lain adanya keselarasan antara Job Spec dan Kualifikasi SDM tersebut. Penerapan RKI ini menjadi tolak ukur penilaian kinerja. Penyempurnaan proses appraisal yang terkait dengan reward dan development disusun sebuah Implementation Plan berupa mekanisme renumerasi pengajaran bundling, berupa Insentif Berbasis Kinerja untuk menghargai prestasi Belajar Mengajar, Penelitian/Riset & Pengabdian Masyarakat dan pengembangan institusi serta Membangun sistem talent & engangement manajemen untuk menciptakan loyalitas SDM di lingkungan Politeknik Telkom. Penilaian kinerja merupakan acuan dalam penyempurnaan sistem remunerasi dosen atau pegawai C-7-4

5 di lingkungan Politeknik Telkom. Sistem remunerasi di lingkungan Politeknik Telkom harus menciptakan budaya kompetisi. Budaya kompetisi akan terbentuk apabila reward (sebagai salah satu bagian sistem remunerasi) yang diterima oleh seorang dosen/staf akan berbeda dengan dosen/staf yang lainnya yang didasarkan pada penilaian kinerja. Reward yang diperoleh oleh seorang dosen akan berbeda dalam hal: 1. Varians dalam hal jenjang seperti kepangkatan, JFA, level pendidikan, jabatan. Dalam hal ini varians sudah dapat dilaksanakan mengacu pada aturan YPT namun JFA sebagai suatu hal yang melekat pada seorang dosen belum secara penuh dijadikan sebagai acuan reward. 2. Varians dalam hal kinerja. Varians ini mengacu ke penilaian kinerja internal melalui mekanisme pembobotan prosentase pencapaian berdasarkan Rencana Kinerja Individu (RKI) 3. Varians dalam hal kompetensi. Varians ini mengacu pada standard kompetensi jabatan yang diemban yang meliputi operasional, pengambilan keputusan, pengalaman dsb. (mengacu kepada bidang yang diembannya tercapai atau tidak menurut ukuran yang telah ditentukan oleh Manajemen a.k.a SDM) 4. Varians dalam hal inovasi Varians ini didasarkan pada level tertentu tingkat inovasi menurut Manajemen 5. Varians dalam hal punishment Varians ini mengacu dalam pengurangan nilai total individu yang akan berpengaruh pada reward yang diperoleh. (kenaikan gaji dasar tahunan, kenaikan variabel reward dan karir seseorang). Gambar 3. Penyempurnaan Tata Kelola SDM Berbagai penyempurnaan di atas tentu saja akan menimbulkan dampak yang positif bagi pengembangan Politeknik Telkom sebagaimana berikut ini: Paradigma baru adalah SDM merupakan Human Capital. Dengan memberikan gaji yang baik akan memberikan motivasi, rasa aman, percaya diri dan produktivitas C-7-5

6 SDM produktif akan mendorong kualitas layanan dalam membentuk loyalitas dan inovasi dalam mengembangkan potensi penerimaan berdasarkan target kerja KESIMPULAN Penelitian yang dilakukan memberikan beberapa hasil yang dapat diambil kesimpulan, antara lain: SDM yang kompetitif diperoleh melalui mekanisme rekrutasi bertahap sehingga akan mudah dalam melakukan penilaian kinerja. Dengan sistem ini diharapkan akan muncul individu yang unggul sehingga kebutuhan institusi akan SDM yang berkualitas akan terpenuhi dalam menjalankan rencana strategisnya mewujudkan visi dan misi institusi. Membentuk budaya Kompetisi di kalangan dosen dan tenaga penunjang akademik (TPA) karena adanya varians penilaian kinerja bagi individu sehingga pada akhirnya Kinerja manajemen/lembaga akan bernilai tinggi Sumber Daya Manusia yang berkualitas khususnya dosen akan mampu meningkatkan Kualitas Tri dharma Perguruan Tinggi dan menciptakan banyak pemikiran inovatif yang membangun sehingga berbagai prestasi akan muncul. Kualitas Dosen yang mumpuni merupakan jembatan untuk menghasilkan lulusan yang unggul secara kualitas. Staf/TPA sistem yang dibangun diharapkan akan mampu Memenuhi Kepuasan kastamer (customer satisfaction) dan stakeholders institusi. SARAN Penelitian yang telah dilakukan dapat dilanjutkan ke tahapan berikutnya yaitu Implement the Change hingga Sustaining the Change, sehingga dapat diimplementasikan dalam kondisi riil di lingkungan Politeknik Telkom. DAFTAR PUSTAKA Beakdal, Thomas; Hansen, Kim L.; Todbjerg, Lars; Mikkelsen, Hendrik. (2006) Change Management Handbook. Final Edition. Davidson, Jeff (2002) The Complete Ideal s Guides: Change Management. First Edition. Alpha Books. Spafford, George (2003) IT Audit Checklist Series: Change Management. Sixth Edition. IT Compliance Institute. Government Office for The South West. ( 2007) Managing Change: How To Manage Change in an Organisation. First Edition. Envirowise & Government Office for The South West. Perumpalath, Binoy P.; Labib, Ashraf W. (2005) Modelling Business Process: An Integrated Approach. Portsmouth Business School. YPT (2009) Peraturan Dasar Kepegawaian (PDK) Yayasan Pendidikan dan pelatihan Telkom. YPT, Bandung. C-7-6