PETUNJUK TEKNIS E-KINERJA PENYULUH

Transkripsi

1 J u k n i s E - K i n e r j a P e n y u l u h 0 PETUNJUK TEKNIS E-KINERJA PENYULUH Tim Penulis Ditpena Islam DIREKTORAT PENERANGAN AGAMA ISLAM DITJEN BIMBINGAN MASYARAKAT ISLAM KEMENTERIAN AGAMA RI 2016

2 J u k n i s E - K i n e r j a P e n y u l u h 1 Kata Pengantar Alhamdulillah, atas dukungan dan dorongan semua pihak, aplikais E- Kinerja Penyuluh telah siap untuk menjadi media pencatatan dan pengawasan kinerja Penyuluh Agama Islam (PAI). Ini merupakan sebuah terobosan baru guna meningkatkan transparansi dan akuntabilitas kinerja PAI. Melalui aplikasi E-Kinerja Penyuluh, seluruh pihak dapat berpartisipasi melakukan pengawasan dengan efektif dan efisien. Aplikasi ini menandai berakhirnya era hardcopy sebagai bentuk pelaporan kinerja. Dengan demikian, akuntabilitas kinerja PAI dapat ditingkatkan lebih baik. Aplikasi ini merupakan aktualisasi dari spirit Menteri Agama Menyapa Penyuluh, sebuah program yang menjadi bukti besarnya perhatian pemerintah terhadap eksistensi PAI. Melalui program ini, setiap pengambil kebijakan pada masing-masing tingkatan dapat memantau mobilitas dan kinerja Penyuluh Agama Islam. Tahun 2016 merupakan momentum revitalisasi PAI. Lahir dari rahim perjuangan kemerdekaan, penyuluh agama Islam telah menancapkan eksistensinya sebagai penjaga, pembina dan pendamping ummat. Dari Sabang hingga Mauroke tertulis berbagai kisah heroik para penjaga umat yang harus kita apresiasi. Kini, tugas kita adalah mendorong dan memotivasi mereka untuk terus berkreasi melahirkan generasi Islam yang amanah dan istiqomah. Direktorat Penerangan Agama Islam telah mengambil beberapa langkah strategis guna merevitalisasi PAI. Revitalisasi tidak hanya sebatas jargon, melainkan tindakan nyata berupa kebijakan yang mencakup regulasi, pengawasan dan infrastruktur. Kami berharap, terbitnya aplikasi ini dapat memotivasi lahirnya inovasiinovasi baru yang akan terus mendorong peningkatan kinerja aparatur Penyuluh Agama Islam. Kepada semua pihak yang terlibat, kami ucapkan terima kasih. Semoga ini menjadi langkah besar menuju perubahan yang lebih baik. Jakarta, Mei 2016 Tim Penulis

3 J u k n i s E - K i n e r j a P e n y u l u h 2 Daftar Isi Kata Pengantar Daftar Isi BAB I Selayang Pandang 1. Landasan hukum 3 2. Tujuan 3 3. Ruang Lingkup 4 BAB II Penanggung Jawab 5 1. Direktorat penerangan Agama Islam 5 2. Kanwil Kementerian Agama Provinsi 6 3. Kementerian Agama Kabupaten/Kota 6 BAB II Penanggung Jawab 5 4. Direktorat penerangan Agama Islam 5 5. Kanwil Kementerian Agama Provinsi 6 6. Kementerian Agama Kabupaten/Kota 6 BAB III Administrator 7 1. Apa Saja Tugas dan Fungsi Admin? 7 2. Ketentuan Umum 8 3. Tugas dan tanggung Jawab 8 4. Reset Pasword 9 5. Print Out Rekap Kinerja Peta Keagamaan 10 BAB IV Teknis Pengisian Ketentuan Umum Teknis Pengisian Data Diri 12 Info Penting 13 Input Kegiatan 14 Edit/Hapus Kegiatan 16 Lampiran Kegiatan 16 Peta Keagamaan 16

4 J u k n i s E - K i n e r j a P e n y u l u h 3 BAB I SELAYANG PANDANG Revitalisasi Penyuluh Agama Islam sebagaimana tercantum dalam rencana Kerja Pemerintah (RKP), merupakan amanah yang harus dijabarkan secara teknis dalam bentuk kebijakan strategis. Revitalisasi Penyuluh Agama Islam merupakan program strategis guna meningkatkan peran dan kinerja PAI dalam melakukan pembinaan. Revitalisasi diwujudkan dalam tiga hal. Pertama, penguatan regulasi, diantaranya regulasi yang mengatur rekrutmen, pembinaan dan pengawasan kinerja PAI. Kedua, penyediaan database PAI berbasis aplikasi melalui Simpenais. Ketiga, peningkatan akuntabilitas kinerja PAI melalui dokumentasi berbasis online, yaitu E-Kinerja Penyuluh. Pengawasan kinerja Penyuluh Agama Islam dilakukan melalui aplikasi E- Kinerja Penyuluh. Aplikasi ini merekam dan mendokumentasikan kinerja dan kegiatan Penyuluh Agama Islam, dengan tujuan meningkatkan akuntabilitas dan transparansi kepenyuluhan agama Islam. Melalui E-Kinerja Penyuluh, seluruh kegiatan dan program pembinaan Penyuluh Agama Islam terekam dan dapat diakses secara virtual oleh para pengambil kebijakan. Landasan hukum 1. Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2004 tentang Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional. 2. Undang-Undang Republik Indonesia tentang Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara. 3. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 94 Tahun 2006 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negaran RI. 4. Peraturan Presiden Nomor 10 Tahun 2005 tentang Unit Organisasi dan Tugas Eselon 1 Kementerian Negara RI yang telah diubah terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 21 Tahun Peraturan Menteri Agama Nomor 10 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Agama RI.

5 J u k n i s E - K i n e r j a P e n y u l u h 4 Tujuan E-Kinerja Penyuluh lahir dengan tujuan: 1. Terdokumentasinya kinerja PAI secara online; 2. Meningkatkan akuntabilitas dan transparansi pengeloalan PAI; 3. Menciptakan pola evaluasi dan monitoring secara cepat dan efektif; 4. Menyajikan peta keagamaan secara aktual dan akurat. Ruang Lingkup E-Kinerja Penyuluh berisi beberapa rubrik, yaitu: 1. Dashbord Berisi tentang jumlah PAI Fungsional dan Honorer di masing-masing wilayah Rekapitulasi kinerja Daftar rubrikasi E-Kinerja Penyuluh 2. Info Penting Berisi informasi kepenyuluhan dan materi-materi dakwah. Melalui info penting, Penyuluh Agama Islam dapat mengakses informasi secara cepat dan akurat. 3. Data Diri Berisi data lengkap riwayat hidup PAI. Data ini akan menjadi dokumen kepegawaian mencakup: riwayat hidup, riwayat pendidikan, riwayat jabatan dan riwayat pengabdian. 4. Kegiatan Rubrik ini berisi daftar kegiatan yang telah dilaksanakan sesuai dengan kelas kepangkatan, mendokumentasikannya berdasarkan hari dan tanggal. 5. Peta Keagamaan Peta keagamaan berisi informasi keagamaan dan hal-hal yang menjerumus pada potensi konflik dan masalah keagamaan. Misalnya: keberadaan aliran sempalan, potensi konflik antar masyarakat. Melalui peta keagamaan, PAI dapat melaporkan kondisi di wilayah kerjanya secara online dan berbasis google mapp. 6. Report Rangkuman dan rekapitulasi daftar kegiatan yang dilakukan selama kurun waktu tertentu.

6 J u k n i s E - K i n e r j a P e n y u l u h 5 BAB II PENANGGUNG JAWAB E-kinerja Penyuluh didesain untuk digunakan secara berjenjang dari tingkat pusat hingga Kabupaten/Kota. Pada setiap tingkatan, ditetapkan seorang penanggung jawab yang merupakan representasi jabatan bidang Penerangan Agama Islam. Penanggung jawab ditetapkan melalui SK pejabat terkait pada masing-masing tingkatan. 1. Direktorat Penerangan Agama Islam Secara operasional, E-Kinerja Penyuluh berada di bawah kendali Subag Tata Usaha Ditpena Islam. Adapun dalam hal pemantauan dan pemanfaatan berada di bawah kendali Subdit Bimbingan Penyuluhan. Subag Tata Usaha juga bertugas melakukan pengembangan program aplikasi E-Kinerja Penyuuh sesuai dengan kebutuan di lapangan. Pada setiap tahun anggaran, dialokasikan anggaran untuk pengembangan tersebut. Adapun tugas dan tanggung jawab Subag Tata Usaha Ditpena Islam, yaitu: a) Memonitor pelaporan manual dan online pengisian E-Kinerja Penyuluh oleh admin provinsi; b) Mengintruksikan admin Pusat untuk menindaklanjuti kesulitan yang dihadapi admin provinsi/kabupaten dalam pengoperasian E-Kinerja Penyuluh; c) Memastikan seluruh data E-Kinerja Penyuluh telah tersosialisasikan kepada jajaran di tingkat Kanwil Kemenag Provinsi; d) Melaporkan hasil pemantauan E-Kinerja Penyuluh kepada Direktur Pena Islam setiap bulan ke-4 tahun anggaran 2. Kanwil Kementerian Agama Provinsi Di tingkat Provinsi, pemantauan dan pengawasan E-Kinerja Penyuluh berada di bawah kendali Kabid Pena Islam Provinsi, dibantu oleh Kepala Seksi Penyuluh Agama Islam dan Administrator. Segala bentuk kebijakan terkait opreasional E-Kinerja Penyuluh dikendalikan oleh Kepala Bidang Penaiszawa. Adapun tugas dan tanggung jawab dimaksud, yaitu: a) Memonitor pelaporan manual dan online pengisian data E-Kinerja Penyuluh oleh admin Kabupaten/Kota;

7 J u k n i s E - K i n e r j a P e n y u l u h 6 b) Menunjuk seorang Admin SIMPENAIS Provinsi untuk merangkap Admin E-Kinerja Penyuluh Tk. Provinsi. c) Mengintruksikan admin Provinsi untuk menindaklanjuti kesulitan yang dihadapi admin Kabupaten dalam pendataan dan/atau berkoordinasi dengan admin E-Kinerja Penyuluh Pusat; d) Mengevaluasi pengisian E-Kinerja Penyuluh pada setiap kabupaten/kota setiap triwulan. 3. Kementerian Agama Kabupaten/Kota: Kepala Seksi Biams Islam merupakan penaggung jawab E-Kinerja Penyuluh di tingkat Kabupaten/Kota. Adapun tugas dimaksud, yaitu: a) Memonitor pelaporan manual dan online pengisian E-Kinerja Penyuluh Penyuluh Agama Islam., dibantu oleh Admin E-Kinerja Penyuluh; b) Menunjuk Admin Simpenais Kabupaten/Kota untuk menjadi Admin E- Kinerja Penyuluh. c) Mengintruksikan Admin E-Kinerja Penyuluh Kabupaten/Kota untuk menindaklanjuti kesulitan yang dihadapi Penyuluh Agama Islam dalam pengisian; d) Menyelenggarakan Bimtek pengisian E-Kinerja Penyuluh bagi para Penyuluh Agama Islam; e) Melaporkan secara berkala perkembangan pengisian E-Kinerja Penyuluh kepada Kepala Bidang Penais Provinsi.

8 J u k n i s E - K i n e r j a P e n y u l u h 7 BAB III ADMINISTRATOR Administrator disingkat admin- adalah seorang staf JFU yang ditetapkan melalui SK pejabat terkait, bertugas mengelola E-kinerja penyuluh dan mengawasi penggunaannya. Admin adalah pelaksana teknis operasional E- kinerja penyuluh. Admin E-kinerja penyuluh juga merupakan admin Simpenais. Seperti halnya penanggung jawab, admin juga dibentuk secara berjenjang sesuai dengan tingkatan pada hirarki Kementerian Agama. Dalam menjalankan tugasnya, admin senantiasa berkoordinasi dengan pejabat di atasnya, sehingga segala aktivitasnya dapat terkoordinir. Apa Saja Tugas dan Fungsi Admin? 1. Admin Pusat a) Melakukan pemantauan data E-Kinerja Penyuluh seluruh Indonesia b) Membuat/merubah akun admin provinsi c) Mengoreksi in put data E-Kinerja Penyuluh d) Menyampaikan laporan hasil evaluasi E-Kinerja Penyuluh kepada Direktur Penerangan Agama Islam melalui Kasubag Tata Usaha. e) Menyampaikan kajian tentang pengembangan aplikasi E-Kinerja Penyuluh sesuai dengan usulan dari daerah. 2. Admin Provinsi a) Menggunakan username dan pasword Simpenais untuk masuk kedalam aplikasi E-Kinerja Penyuluh; b) Berkoordinasi dengan Kabid Pena Islam dalam pengawasan entry data E- Kinerja Penyuluh c) Menyelenggarakan pelatihan bagi admin E-Kinerja Penyuluh Kabupaten/Kota; d) Memantau pengisian E-Kinerja Penyuluh yang dilakukan penyuluh agama Islam;

9 J u k n i s E - K i n e r j a P e n y u l u h 8 3. Admin Kabupaten/Kota a) Berkoordinasi dengan Kasi Bimas Islam untuk pelaksanaan pengisian E- Kinerja Penyuluh; b) Mengawasi entry E-Kinerja Penyuluh yang dilakukan penyuluh agama Islam; c) Memastikan seluruh PAI melakukan pengisian dengan benar d) Menggunakan username dan pasword Simpenais untuk melakukan pemantauan kinerja penyuluh agama Islam di wilayah kerja masingmasing. Ketentuan Umum 1. Administrator dapat melihat seluruh catatan kinerja penyuluh di wilayahnya saja, tanpa bisa melihat data pada wilayah lain yang bukan tanggung jawabnya. 2. Administrator tidak dapat menghapus/edit in put data kinerja Penyuluh. Edit/hapus hanya dapat dilakukan oleh penyuluh yang bersangkutan. 3. Administrator tidak dibebankan untuk in put kegiatan pada e-kinerja penyuluh. 4. Administrator tidak boleh mereset paswords e-kinerja kecualai atas permintaan penyuluh yang bersangkutan, dibuktikan dengan bukti sah pemilik akun. Tugas dan Tanggung Jawab Administrator 1. Memastikan PAI Fungsional telah terdaftar pada Simpenais. Setiap PAI yang hendak melakukan pengisian E-Kinerja Penyuluh, maka harus dipastikan bahwa namanya telah terdata pada Simpenais. 2. Memastikan NIP dan tanggal kelahiran PAI tertulis secara benar, agar dapat digunakan sebagai username dan password E-kinerja. 3. Username dan Paswords Admin. Username dan paswords Administrator E-Kinerja Penyuluh mengikuti Username dan paswords pada Simpenais. Perubahan Username dan paswords mengikuti apa yang dirubah pada Simpenais. Jika terjadi lupa

10 J u k n i s E - K i n e r j a P e n y u l u h 9 password, maka Admin Kabupaten/Kota meminta password baru kepada Admin Provinsi. Reset Paswords Jika terdapat penyuluh yang lupa lupa paswords, maka Admin Kabupaten/Kota melakukan reset password melalui database pada Simpenais. Setelah di reset, maka password akan kembali menggunakan tanggal dan tahun kelahiran sebagaimana pertama kali aktivasi. Bukalah Form Penyuluh PNS Pilih Nama Dituju Reset Pasword.

11 J u k n i s E - K i n e r j a P e n y u l u h 10 Print Out Rekap Kinerja Untuk mendapatkan bukti otentik kegiatan penyuluh, administrator dapat melakukan print out kinerja. Untuk mendapatkan bukti otentik, bukalah lampiran untuk melihat dokumen pendukung. Bukalah menu report bukalah menu lampiran maka akan keluar dokumen yang dilampirkan tersebut. Peta Keagamaan Peta keagamaan didesain berdasarkan wiayah kerja masing-masing. Bagi Admin Kabupaten, hanya dapat melihat peta keagamaan di wilayah kerjanya saja. Begitu pula, admini provinsi hanya dapat melihat di wilayah provinsinya saja.

12 J u k n i s E - K i n e r j a P e n y u l u h 11 Untuk mendapatkan data detail, klik balon yang tampil pada peta, maka akan tampil sebagia berikut:

13 J u k n i s E - K i n e r j a P e n y u l u h 12 BAB IV TEKNIS PENGISIAN E-Kinerja Penyuluh merupkan aplikasi pelaporan kinerja, menggantikan pola pelaporan manual dalam bentuk hardcopy. Melaui aplikais ini, setiap Penyuluh dapat mendokumentasikan data diri dan kinerjanya terintegrasi dengan Simpenais. Ketentuan Umum 1. Setiap PAI Fungsional mendapatkan username dan paswords E-Kinerja Penyuluh dengan ketentuan: - Username: NIP - Pasword: tanggal lahir dengan format ddmmyyyy 2. Sebelum menggunakan aplikasi E-Kinerja Penyuluh, pastikan bahwa NIP dan nama terdaftar dalam Simpenais. Hanya mereka yang terdaftar dalam Simpenais yang dapat menggunakan E-Kinerja Penyuluh; Jika username dan paswords tidak bisa digunakan, segera menghubungi admin kabupaten/kota untuk mendapatkan konfrimasi reset pasword. Pastikan NIP dan tanggal lahir anda sama dengan apa yang tertulis dalam Simpenais. Jika terdapat kesalahan penulisan NIP dan tanggal lahir, maka minalah admin Simpenais Kabupaten untuk merubahnya pada database Simpenais. 3. Untuk menghindari pembajakan akun e-kinerja, Penyuluh agama Islam harus segera malporkan kepada Administrator Kabupaten/Kota jika terjadi lupa paswords. Teknis Pengisian 1. Data Diri Data diri pada E-Kinerja telah terhubung secara online dengan Simpenais. Pengisian data diri pada e-kinerja secara otomatis akan terekam pada Simpenais. Data diri harus diisi dengan melampirkan dokumen pada beberapa item, sebagai bentuk akuntabilitas.

14 J u k n i s E - K i n e r j a P e n y u l u h Info Penting Berisi tentang pengumuman, artikel dan lainnya yang disampaikan secara vertikal dari Direktorat Penerangan Agama Islam. Anda dapat mendownload lampiran pada info penting untuk dapat dibaca dan ditelaah.

15 J u k n i s E - K i n e r j a P e n y u l u h In Put Kegiatan Pilih menu Kegiatan in put kegiatan klik Add sebelah kanan layar anda. Akan muncul tampilan sebagai berikut: Berikut contoh pengisian kegiatan: a. Koordinasi Lintas Sektoral

16 J u k n i s E - K i n e r j a P e n y u l u h 15 b. Membuat Makalah/Khutbah Jumat/dll c. Pembinaan Dan Penyuluhan Rutin/Ceramah/narasumber/khutbah Jum at/kegiatan Sejenis Ceramah Lainnya d. Pendidikan dan Latihan (Diklat)

17 J u k n i s E - K i n e r j a P e n y u l u h Edit/Hapus Kegiatan Buklah menu In Put Kegiatan, lalu pilihlah nama kegiatan yang dituju, pilih menu edit/hapus pada layar sebelah kanan anda. 5. Lampiran Kegiatan Lampiran merupakan dokumen pendukung pelaksanaan kegiatan. Lampiran dapat berupa: undangan, makalah, foto, hasil notulasi dan sejenisnya. In Put Kegiatan-Add-Isilah nama kegiatan-lampirkan bukti kegiatan anda 6. Peta Keagamaan Peta keagaan merupakan laporan digital atas apa yang tengah dijadapi oleh PAI. Misal: laporan keberadaan aliran sempalan, perdagangan manusia, konflik keagamaan, dll. Untuk membedakan kondisinya, maka dibuatkan tiga pilihan warna: a) Merah : Rawan b) Biru : Sedang

18 J u k n i s E - K i n e r j a P e n y u l u h 17 c) Hijau : Aman Pilih menu peta keagamaan klik Add pada sebelah kanan layar anda Berikut contoh pengisiannya:

19 J u k n i s E - K i n e r j a P e n y u l u h Report Report berisi seluruh laporan yang telah diisi. Laporan dimaksud dapat di-print out. Pilih menu Report List Kegiatan- pilih menu prit pada sebelah kanan atas layar anda Cetak kegiatan Daftar kegiatan juga dapat dicetak dalam bentuk excel: 8. Merubah Pasword Pilih menu di sebelah pojok kanan atas layar anda, lalu klik dan pilihlah opsi merubah pasword.

20 J u k n i s E - K i n e r j a P e n y u l u h 19 Saatnya kita berhijrah dari BUDAYA LISAN DAN MANUAL menuju BUDAYA KOMPUTERISASI yang serba otomatis, cepat, efektif, dan efisien