BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Kemampuan sistem informasi telah melewati 3 era evolusi model yang membawa perubahan bagi keselarasan antara strategi bisnis dengan strategi SI/TI, untuk setiap organisasi yang memanfaatkan kemampuan SI dalam mencapai keunggulan kompetitifnya. Dimana era pertama adalah (i) era Data Processing (DP) yang bertujuan meningkatkan efisiensi kegiatan operasional dengan mengotomatisasi proses berbasis informasi, era kedua (ii) era Management Information System (MIS) yang bertujuan meningkatkan efektivitas manajemen dengan meningkatkan kebutuhan informasi mereka untuk pengambilan keputusan dan era ketiga (iii) era Strategic Information System (SIS) mengubah daya saing dengan mengubah kebiasaan bisnis. Saat ini telah muncul era ke-4 dimana kemampuan SI difokuskan kepada proses penggunaan yang efektif selain memadukan pengetahuan SI dengan pengetahuan bisnis [1]. Kemampuan SI itu sendiri didasari oleh kompetensi SI yang berasal dari sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan dan dikerahkan secara heterogen ke seluruh perusahaan melalui proses, peran dan struktur. Peran Teknologi Informasi (TI) akan menjadi lebih penting untuk menciptakan proses yang efektif dan efisien, oleh karena itu TI bukan hanya masalah teknologi saja tetapi driver untuk renovasi bisnis. Perlu ada sebuah standar yang efektif dalam memastikan bahwa TI sejalan dengan tujuan bisnis dan memberikan nilai maksimum, karena sebuah standar TI akan menciptakan cara komunikasi yang efektif antar sektor bisnis dan TI dan juga antara pekerja internal TI [2]. Set standar TI merupakan dasar untuk tata kelola yang efektif, untuk mencapai hal tersebut organisasi harus melakukan berbagai kegiatan pengaturan dan pengendalian yang baik sehingga meningkatkan efisiensi pengorganisasian TI. Politeknik Negeri Balikpapan merupakan sebuah organisasi pendidikan yang berdiri sejak tahun Pada awalnya Politeknik Negeri Balikpapan 1

2 menempatkan TI sebatas pendukung kegiatan akademik mereka, akan tetapi mengingat laju pertumbuhan teknologi setiap tahunnya maka organisasi yang memiliki empat program studi utama ini berkeinginan untuk menjadikan TI sebagai driver bisnis mereka. Hal ini terlihat dari komitmen manajemen senior dengan membentuk unit kerja khusus yang menangani kegiatan TI di organisasi, sebagai unit kerja yang ditunjuk secara khusus oleh manajemen UPT SI (Unit Pelaksana Teknis Sistem Informasi) memiliki fungsi dan tanggungjawab dalam mengelola, memelihara dan menyediakan layanan TI untuk kepentingan pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat. UPT SI memiliki kewajiban dalam mengelola beberapa sistem informasi yang saat ini ada, diantaranya (i) Sistem Informasi Administrasi Akademik, (ii) Perpustakaan, (iii) Kepegawaian, Administrasi Umum, (iv) Akutansi, (v) SIMAK Barang Milik Negara, (vi) SIM Persediaan dan (vii) SI SIAK. Dari keseluruhan SI yang ada saat ini di Poltekba UPT SI memiliki tugas untuk mengkoordinasikan penggunaan dari sistem-sistem informasi tersebut dan membantu penggunaanya dari sisi TIK-nya. Oleh karena itu penelitian kali ini akan menjadikan Politeknik Negeri Balikpapan sebagai subyek yang akan diteliti karena saat ini belum pernah dilakukan penelitian yang bersifat akademis untuk memastikan proses pengelolaan TI yang ada di Politeknik Balikpapan sejalan dengan tujuan bisnis organisasi. Mengingat TI datang untuk bermain dan memiliki peran penting bagi pertumbuhan dan keberlanjutan dari organisasi [3] maka perlu dilakukan good governance dengan sebuah standar [2] dan supaya layanan TI di Politeknik Negeri Balikpapan mampu memenuhi kebutuhan bisnis secara berkelanjutan. Organisasi harus mampu mendefinisikan peran TI dalam bisnis, sama halnya dengan Politeknik Negeri Balikpapan perlu membuat suatu pernyataan yang menghubungkan pencapaian bisnis (orientasi profit) atau fokus organisasi (orientasi proses). Hal ini sesuai dengan hasil metodologi yang sudah diteliti sebelumnya, dimana salah satu dari lima model yaitu IT principles decisions memiliki dampak besar pada empat model lainnya [4], model ini mengkomunikasikan proses-proses peningkatan dan juga meningkatkan pemahaman top level manajemen tentang strategi TI. Diharapkan hasil dari penelitian yang akan dilakukan nanti bisa menerjemahkan segala proses 2

3 TI yang berjalan pada layanan layanan bisnis ke dalam suatu set standar TI yang memastikan proses tersebut sudah sesuai aturan dan memiliki dampak kepada tujuan yang ingin dicapai perusahaan. Dalam lingkungan bisnis yang sangat kompetitif saat ini, efektifitas dan inovasi dalam penggunaan TI memiliki potensi untuk mengubah bisnis serta mempengaruhi kinerja organisasi secara positif [5]. Sejumlah penelitian menunjukkan bahwa penggunaan TI secara intensif, terutama yang selaras dengan strategi bisnis dapat memberikan sejumlah peluang dan manfaat untuk perusahaan dari semua kegiatan dan ukuran [6]. Pendekatan yang baik atau lebih tepatnya pendekatan yang tak terelakkan untuk mengukur kinerja TI harus mencakup audit menyeluruh semua aspek SI dan TI, termasuk hardware, software, data jaringan, organisasi dan proses bisnis utama. Tujuan utama dari audit sistem informasi (IT Audit) adalah untuk secara sistematis, menyeluruh dan dengan hati hati memeriksa proses TI, untuk mengukur kinerja TI, untuk memperingatkan tentang resiko dan kemungkinan kelalaian dan dengan demikian memeriksa kualitas sistem informasi perusahaan [7],[8]. Pengukuran tingkat kesesuaian dalam penggunaan TI dengan tujuan bisnis perusahaan Politeknik Negeri Balikpapan saat ini belum dilakukan, padahal dapat dikatakan hampir seluruh kegiatan di organisasi sudah mengandalkan TI dalam memberikan layanan bagi organisasi. Dalam melakukan pengkoordinasian penggunaan sistem-sistem informasi yang telah ada dengan baik, maka UPT SI perlu memiliki dukungan sumber daya yang memadai, khususnya sumber daya manusia. Fungsi SI yang telah ada saat ini bisa dikatakan menjadi hal yang penting untuk dilakukan pengelolaan secara benar supaya bisa menghasilkan nilai TI yang diharapkan dari penggunaan keunggulan TIK oleh organisasi. SI/TI yang digunakan saat ini berfungsi mendukung kegiatan bisnis dan pencapaian tujuan bisnis Poltekba, mulai dari kegiatan transaksional seperti regristrasi mahasiswa baru sampai dengan kegiatan proses mengajar di kampus, termasuk didalamnya pengelolaan keuangan dan kepegawaian. Dengan dilakukannya penelitian melalui analisis pelaksanaan tata kelola TI akan dapat diketahui bagaimana peran TI di organisasi selama ini, sehingga pelaksanaan tata kelola TI di Poltekba dapat 3

4 memadai untuk digunakan dalam mengembangkan TI di organisasi, termasuk didalamnya menyediakan kebutuhan sumber daya yang harus dipenuhi oleh UPT SI dalam menjamin keberhasilan pengelolaan TI di Poltekba. Seorang auditor SI harus mengevaluasi bagaimana TI memungkinkan strategi bisnis bisa tercapai [9] lewat pengkoordinasian sumber daya yang tepat. Dengan kondisi seperti saat ini perkembangan sistem informasi khususnya kelayakan tata kelola TI dalam mendukung perkembangan TI di Politeknik Negeri Balikpapan belum bisa dikatakan sudah memadai untuk mendukung dan memenuhi tujuan bisnis organisasi itu sendiri. Dari Hasil analisis yang akan dilakukan, yaitu dengan memeriksa kepatuhan proses proses TI yang terintegrasi ke dalam proses bisnis, maka akan ditampilkan tingkat kematangan (maturity) TI organisasi, tidak hanya sisi penggunaan teknologi saja tetapi juga dari struktur, proses dan mekanisme hubungan yang ada di dalam organisasi [10]. Kesulitan dalam mengetahui tingkat kematangan TI di Poltekba akan menjadi dasar dalam melakukan analisis dengan menganalisa seluruh proses implementasi TI yang terintegrasi ke dalam proses bisnis organisasi. Mengukur tingkat maturity perusahaan akan dapat mengetahui tingkat kematangan penggunaan TI di suatu organisasi, sekaligus dapat mengetahui gap analysis antara tujuan bisnis perusahaan dengan posisi perusahaan saat ini. Perlu dilakukan kegiatan analisis indikator TI yang berkelanjutan terhadap target yang ingin dicapai perusahaan adalah sebagai bentuk konsekuensi optimisme pencapaian [11]. Hal lain yang mendukung mengapa perlu dilakukannya IT Governance karena saat ini karena TI adalah bagian penting dari semua organisasi, yang harus mengikuti tingkat superior pemerintahan karena alasan yang dijelaskan oleh Ward dan Peppard [6] : pertama, organisasi tergantung pada TI yang merupakan kunci utama menyajikan informasi kepada organisasi dan mendukung transaksi bisnis. Kedua, peningkatan jumlah ancaman virtual telah meningkat yang mengakibatkan kerentanan organisasi. Ketiga, sebagai akibat investasi yang lebih besar, TI telah menjadi sumber yang sangat penting yang membutuhkan tata kelola yang baik. Sehingga dapat disimpulkan bahwa tata kelola TI merupakan salah satu aspek penting dari tata kelola perusahaan secara keseluruhan. Pengelolaan TI 4

5 yang baik akan menjamin efisiensi dan pencapaian kualitas layanan yang baik bagi tujuan bisnis perusahaan. Hal ini disadari betul oleh Poltekba dengan membentuk unit pelaksana teknis yang secara khusus menangani jalannya pengelolaan TI di organisasi. Dari beberapa SI yang telah ada saat ini UPT SI selaku pemilik fungsi dan bertanggungjawab mengkoordinasikan berbagai kebijakan penggunaan TI, mulai dari kegiatan rutin harian TIK sampai dengan mengatur standar operasional untuk TI. Namun sampai dengan saat ini belum ada kegiatan evaluasi yang memastikan bahwa proses pengelolaan TI yang selama ini dijalankan oleh UPT SI dapat memadai digunakan untuk mengembangkan TI di organisasi, oleh karena itu perlu dilakukan kegiatan evaluasi yang memastikan bahwa pengelolaan proses-proses TI yang selama ini diimplementasikan benarbenar dapat mendukung pengembangan TI di organisasi. Untuk mencapai keberhasilan, manajemen harus mendefinisikan sebuah strategi dan menyediakan tata kelola perusahaan yang efektif. Untuk menjamin bahwa sistem informasi telah berjalan diperlukan suatu pengukuran yang efektif dan efisien terhadap peningkatan bisnis perusahaan melalui struktur yang mengkolaborasikan proses proses TI, sumber daya TI dan informasi ke arah dan tujuan perusahaan. Apabila suatu organisasi tidak melakukan sebuah good governance maka kecepatan dalam pengambilan keputusan tidak akan mampu memenuhi kebutuhan bisnis, karena hal tersebut tergantung pada kualitas aliran sistem informasi, dengan demikian peran TI menjadi penting dan menjadi isu menarik bagi para eksekutif dan terbukti dari skor hasil audit dan waktu pengiriman sistem informasi dari tahun menunjukkan bahwa kualitas proyek TI telah meningkat sejak diterapkannya standar tata kelola TI [2]. 1.2 Perumusan Masalah Evaluasi dengan cara menganalisis pelaksanaan tata kelola TI selama ini belum pernah dilakukan di Politeknik Negeri Balikpapan. Penelitian dilakukan untuk mengetahui kondisi pengendalian proses TI saat ini dalam mendukung peningkatan TI di organisasi. 5

6 1.3 Keaslian Penelitian Berdasarkan informasi dari pihak manajemen Unit Pelaksana Teknis SI di Poltekba (Politeknik Negeri Balikpapan), penelitian mengenai analisis tata kelola TI menggunakan framework COBIT 4.1 belum pernah dilakukan sebelumnya. Akan tetapi berdasarkan hasil dari beberapa sumber referensi penelitian yang menggunakan framework COBIT sudah pernah dilakukan, diantaranya : Sulistiyoningsih melakukan audit penerapan sistem informasi manajemen BKKBN di Jakarta menggunakan framework COBIT [12]. Penelitian dilakukan dengan cara melakukan audit penerapan Sistem Informasi manajemen kepegaiwan (SIMPEG), sehingga diketahui seberapa jauh pengaruh TI dalam menunjang kegiatan kepegawaian di BKKBN. Berdasarkan hasil rekapitulasi domain COBIT yang dipilih untuk melakukan audit penerapan SI manajemen BKKBN di Jakarta, 8 proses yang dipilih untuk audit kebanyakan menunjukkan tingkatan repeatable but intuitive untuk nilai terendah dan defined process untuk nilai tertinggi. Ini menunjukkan kondisi dimana organisasi telah memiliki pola yang berulang kali dalam melakukan manajemen aktivitas terkait dengan tata kelola TI, namun keberadaannya masih belum terdefinisi dengan baik dan formal, sehingga masih terjadi ketidakkonsistenan. Penelitian selanjutnya membahas evaluasi penerapan TI menggunakan framework COBIT [13], yang menjelaskan beberapa faktor karateristik responden melalui survey dengan pengamatan dan kuisioner, kemudian data diolah secara statistik yang merupakan hasil konversi nilai kematangan pada COBIT yang menjadi umum digunakan yaitu skala Likert. Penilaian kematangan proses TI di Universitas Riau menggunakan maturity model framework COBIT dan berdasarkan hasil penelitian dapat disimpulkan dari masing masing domain pada COBIT sehingga memudahkan dalam menganalisa dan memperkirakan kebutuhan TI dimasa yang akan datang. Dari hasil penelitian beberapa diantaranya masih ada tingkat maturity yang rendah dan membutuhkan peningkatan. Seperti pada domain PO (Planning and Organize) rektorat masih memerlukan koordinasi dan sosialisasi intensif pada level yang lebih bawah untuk mendukung terwujudnya visi dan misi universitas. 6

7 Kurniawan melakukan penelitian dengan mengevaluasi tata kelola TI menggunakan framework COBIT pada studi kasus Pemprov DIY. Peneliti mencoba mengukur untuk mengetahui kondisi tata kelola TI saat ini dan mengidentifikasi faktor faktor yang berpengaruh berdasar framework COBIT. Hasil penelitian menunjukkan tingkat kematangan defined, dimana manajemen telah berhasil menciptakan dan mengkomunikasikan standar baku pengelolaan proses proses TI yang terkait walaupun belum terintegrasi sepenuhnya. Hal lain ditunjukkan dari penelitian ini adalah dengan dilakukannya evaluasi tata kelola TI dapat menjembatani kesenjangan antara kebutuhan kontrol, isu isu teknis dan risiko bisnis [14]. Penilaian kondisi kini tata kelola data kependudukan pada aspek pengelolaan data dengan menggunakan kerangka kerja COBIT dilakukan oleh Pribadi [15]. Peneliti menilai kondisi kini tata kelola data kependudukan di Kota Pontianak dengan menganalisis identifikasi risiko pada pengelolaan data dan menilai tingkat kematangan pengelolaan data. Hasil penelitian menjelaskan identifikasi risiko oleh individu individu dalam instansi yang terlibat dalam pengelolaan data cenderung sedang. Sedangkan tingkat kematangan aspek pengelolaan data saat ini bervariasi, yaitu pada tingkat intuitive dimana penyelesaian masalah berdasarkan pola yang berulang dan tidak terdapat standarisasi penyelesaian masalah namun menggunakan pendekatan Ad hoc per kasus. Surwi melakukan evaluasi penerapan Sistem Informasi akademik pada Universitas Muhammadiyah Surakarta menggunakan framework COBIT. Penelitian dilakukan dengan mengukur tingkat kematangan (maturity level) manajemen TI, sehingga berpengaruh didalam menunjang kegiatan akademik. Dari hasil rekapitulasi menunjukkan bahwa Sistem Informasi Akademik yang diterapkan selama ini, dapat beroperasi dengan baik dan melaksanakan fungsinya seperti yang diharapkan didalam menunjang kegiatan akademik. Hal ini didukung dengan data tingkat kematangan beberapa porses yang dipilih peneliti untuk dievaluasi, diantaranya adalah domain Acquisition and Implement pada proses AI.04 dengan nilai kematangan 3,327, berada pada tingkatan defined [16]. 7

8 Penelitian yang akan dilakukan oleh peneliti adalah menganalisis pelaksanaan tata kelola TI menggunakan framework COBIT di Politeknik Negeri Balikpapan, terutama yang berhubungan dengan peningkatan TI di organisasi. Tahap awal yang akan dilakukan adalah dengan cara memilih beberapa proses yang terdapat pada domain COBIT, disesuaikan dengan kebutuhan dan kondisi terkini dari tata kelola TI. Metode pengumpulan data dilakukan dengan cara observasi, wawancara dan penyebaran kuesioner untuk mendapatkan kondisi terkini yang sesungguhnya. Tujuan dari penelitian ini adalah menganalisa pelaksanaan tata kelola TI, sehingga dapat diketahui faktor pendukung dan penghambat dalam mewujudkan tata kelola yang efektif. Hasil dari rekomendasi penelitian diharapkan dapat meningkatkan tata kelola TI lebih baik lagi sehingga bisa digunakan dalam rangka pengembangan TI di Politeknik Negeri Balikpapan. Fokus Penelitian Tabel 1.1 Perbandingan Penelitian Terdahulu dan Saat Ini Aspek Sulistyoningsih Safriantri Kurniawan Pribadi Peneliti melakukan Menganalisi Mengetahui Menganalisis audit s tingkat kondisi tata penerapan maturity TI kelola TI dan identifikasi Sistem di beberapa mengidentifikasi resiko pada Informasi fakultas faktor pengelolaan manajemen yang ada di faktor yang data. kepegaiwan Universitas berpengaruh (SIMPEG). Riau berdasar framework Metode Yang Dipakai Tujuan Penelitian COBIT dengan 8 proses TI yang dipilih untuk diaudit. Mengetahui pengaruh TI dalam menunjang kegiatan kepegawaian di BKKBN Kota Jakarta. Maturity Level COBIT dan skala Likert Menganalisa dan memperkirakan kebutuhan TI dimasa yang akan datang. COBIT. Metode COBIT dengan menggunakan seluruh 34 proses TI. Mengevaluasi dan mengidentifikasi faktor pencapaian tata kelola TI di Pemprov DIY. Metode COBIT dengan identifikasi resiko pada pengelolaan data. Menilai kondisi kini tata kelola data di Kota Pontianak. Menganalisis pelaksanaan tata kelola TI di Poltekba, terutama yang berhubungan dengan peningkatan TI di organisasi. Metode COBIT dengan memilih proses TI dari permintaan manajemen UPT SI. Meningkatkan tata kelola TI sehingga bisa digunakan dalam pengembang-an TI di organisasi. 8

9 1.4 Tujuan Penelitian Menganalisa pelaksanaan tata kelola TI yang ada saat ini di Politeknik Negeri Balikpapan sehingga bisa digunakan dalam mengembangkan TI di organisasi. 1.5 Manfaat Penelitian Adapun manfaat penelitian yang ingin dicapai adalah sebagai berikut : 1. Menjadi bahan pertimbangan, khususnya manajemen TI di Politeknik Negeri Balikpapan dalam menerapkan tata kelola TI yang baik sehingga memadai untuk dipergunakan dalam pengembangan TI di organisasi. 2. Manajemen TI jadi lebih mengetahui kondisi terkini dari pelaksananaan tata kelola TI, sehingga dari pihak manajemen dapat segera melakukan perbaikan apabila dirasa masih kurang memadai dari hasil analisis yang dilakukan oleh peneliti. 3. Sebagai pemenuhan kebutuhan dan kebijakan pengelolaan TI di lingkup organisasi, Khususnya UPT SI Poltekba. 9