NALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK PADA SDK SANG TIMUR BATIKAN KECAMATAN UMBULHARJO. Naskah Publikasi

Transkripsi

1 NALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK PADA SDK SANG TIMUR BATIKAN KECAMATAN UMBULHARJO Naskah Publikasi diajukan oleh Nobertus Dake kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2013

2

3 ANALYSIS AND DESIGN OF ACADEMIC INFORMATION SYSTEM AT KANISIUS SANG TIMUR ELEMENTARY SCHOOL BATIKAN UMBULHARJO DISTRICT ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK PADA SDK SANG TIMUR BATIKAN KECAMATAN UMBULHARJO Nobertus Dake Jurusan Sistem Informasi STIMIK AMIKOM YOGYAKARTA Currently, SDK Sang Timur Batikan still use manual written report cards as a study report for parents/guardians of students. The Number of students and limited time will bother homeroom. The Academic Information Systems at SDK Sang Timur Batikan is a software that can help solve the problems mentioned above. In addition, these information systems could also helps the administrator for data storage, include data of students, teachers, and employees. This information system is built with Visual Studio 2010 (VB.Net), SQL 2005 Express, and Crystal Report. Keywords: Information System, Academic.

4 1. Pendahuluan Sebagai makluk hidup yang menghuni muka bumi ini, menginginkan agar hidupnya bahagia dan mampu menghadapi permasalahan hidupnya. Mengatasi permasalahan hidupnya itu tentu melalui beberapa prosedur tertentu sehingga permasalahan tersebut dapat teratasi, agar pekerjaan yang diupayakan mencapai kehidupan bahagia. Pekerjaan yang dilakukan manusia terkadang tidak sesuai dengan pilihannya, namun di pihak lain karena sesuatu dan lain hal menuntutnya demikian. Pekerjaan manusia ini dilakukan selain untuk mencari nafkah, juga proses memilih minat, bakat dan sebagai kebanggaan bagi orang lain dan diri sendiri. Salah satu pekerjaan yang dialami dalam suatu lembaga atau institusi resmi adalah menyangkut Sistem Informasi Akademik di sekolah yang merupakan tolak ukur menentukan perkembangan suatu lembaga khususnya pengelolaan data untuk kelancaran dan kelengkapan administrasi. Sistem informasi akademik sekolah adalah bagian penting erat hubungannya dengan dunia pendidikan. Dengan adanya informasi pihak sekolah dapat mengetahui kemampuan, kelemahan, kekuatan, peluang serta ancaman yang datang sehingga mampu menentukan strategi untuk lebih maju dan menghasilkan kualitas informasi terjamin. Pemanfaatan sistem informasi bagi pihak sekolah, akan membantu pihak sekolah dalam menjaga kualitas informasi yang membantu dalam proses administrasi pengelolaan data-data yang ada seperti data guru, data siswa, data kelas serta beberapa mata pelajaran. Dalam hal ini data tersebut akan bermanfaat dan memudahkan wali kelas serta pencetakan raport siswa dengan menggunakan sistem informasi akademik. 2. Landasan Teori 2.1 Sistem Informasi Akademik Pengertian akademik berasal dari kata Yunani yakni academos sebuah taman umum di Athena. Academos sendiri adalah pahlawan legendaris Troya, kemudian oleh Socrates kata academos menjadi akademik berarti semacam tempat perguruan, akademist. Akademik adalah keadaan orang-orang bisa menyampaikan dan menerima gagasan, pemikiran, ilmu pengetahuan, dan sekaligus dapat mengujinya secara jujur, terbuka, dan leluasa Konsep Data Base Basis data merupakan sekumpulan data yang saling terintegrasi satu dengan yang lainnya dan terorganisasi sesuai dengan skema atau struktur tertentu dan tersimpan dalam sebuah hardware komputer M. Rudyanto Arief, Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL dengan Microsoft SQL Server 2000, (Yogyakarta: Penerbit ANDI, 2006), hal. 33.

5 Basis data menurut Kusrini, M.Kom dalam bukunya, mendefenisikan berbagai sudut pandang sebagai berikut: 3 1. Himpunan kelompok data yang saling berhubungan yang mana diorganisir sedemikian rupa sehingga kelak dapat dimanfaatkan dengan cepat dan mudah. 2. Kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama sedemikian rupa tanpa adanya perulangan (redudancy) yang tidak perlu untuk memenuhi kebutuhan. 3. Kumpulan file, tabel atau arsip yang saling berhubungan yang disimpan di dalam satu penyimpanan elektronik. Basis data bertujuan untuk mengatur data, sehingga ditemukan kemudahan dan ketepatan dalam mengambil kembali. Untuk tindakan seperti itu maka perlu ada syarat basis data yang baik yakni tidak adanya redudansi dan inkosistensi data bahwa tidak terjadi suatu informasi tersimpan dibeberapa tempat. Akibat dari redudansi ini akan mengakibatkan inkosistensi data. Redudansi data bisa terjadi pada beberapa tabel dan juga bisa terjadi dalam beberapa tabel yang sama. 2.3 Software yang digunakan SQL Server 2005 Express SQL Server 2005 Express merupakan edisi gratis dari Microsoft yang memiliki fitur paling minumun jika dibandingkan dengan edisi-edisi lainnya. 4 Akan tetapi meski memiliki fitur paling minimum, fitur tersebut sudah lebih dari cukup untuk membangun sebuah aplikasi yang dapat mengolah data menjadi informasi yang berguna. Agar dapat memanipulasi data, SQL Server menggunakan sebuah bahasa pemrograman yang biasa dikenal dengan istilah T-SQL (Transact SQL) yang dapat dikelompokkan dalam dua bagian yakni: 5 1. DDL (Data Defenition Language) 6 Merupakan perintah - perintah dasar dalam kategori ini yakni: a. CREATE TABLE : Membuat tabel b. CREATE INDEX : Membuat index c. ALTER TABLE : Mengubah struktur tabel d. DROP TABLE : Menghapus tabel e. DROP INDEX : Menghapus index f. GRANT : Memberikan hak akses g. REVOKE : Menghapus hak akses 3 Kusrini, M.Kom., Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data, (Yogyakarta: Penerbit ANDI, 2007), hal. 2 4 Rangga Praduwiratna, Bermain Data dengan SQL Server, (Bandung, 2010), hal. 7 5 Ibid, hal.9 6 Op.cit, hal

6 2. DML (Data Manipulation Language) Merupakan perintah-perintah dasar yang masuk dalam kategori ini adalah: a. SELECT : Menampilkan record dari tabel atau view b. INSERT : Menyisipkan record ke dalam tabel c. UPDATE : Mengubah record dari tabel d. DELETE : Menghapus record dari tabel e. COMMIT : Menuliskan perubahan ke dalam disk f. ROLLBACK : Membatalkan perubahan yang dilakukan setelah perintah COMMIT terakhir Microsoft Visual Basic 2010 VB.Net (Visual Basic.Net) yang sudah mendapat tambahan beberapa fitur baru seperti VB6. Visual Basic.Net merupakan bahasa baru yang sudah di-redesign dan direstrukturisasi. Terutama penggunaan bahasa yang sudah lebih modern dengan penambahan fitur baru pada objek design, data akses, form dan tentu masih banyak lagi fitur tambahan terutama perubahan pada format filenya. 7 Komponen-komponen yang terdapat pada Visual Basic.Net Toolbox adalah tempat sekumpulan komponen atau objek digunakan merancang dan menata komponen untuk objek aplikasi. 2. Solution Exporer, adalah bagian yang berfungsi melihat beberapa item menyusun sebuah project. 3. Properties adalah berfungsi untuk menampung nilai property dari sebuah objek atau class. 4. Code Editor, merupakan suatu text area yang digunakan untuk sebuah objek atau class. 5. Code Editor, adalah suatu text area yang digunakan untuk merancang dan menata sebuah kode aplikasi dalam bentuk kode-kode baris program. 6. Menu, adalah kontrol Visual Studio yang berisi sekumpulan jalan pintas atau shortcut untuk mengakses perintah pengelolaan, pengaturan, dan lain-lain. 7. Toolbar, berfungsi sebagai shorcut untuk sebagian fungsi-fungsi yang sering digunakan di menu. 8. Server Explorer, merupakan bagian yang berfungsi sebagai tempat untuk manajemen database. 3. Analisis dan Perancangan Sistem 3.1 Identifikasi Masalah aspx 8 Alexander F.K. Sibero, Dasar-dasar VIsual Basic.Net, (Yogyakarta: Mediakom, 2010). hal.20

7 Pembuatan sistem yang baru memerlukan analisis sistem yang digunakan untuk panduan arah kepada permasalahan yang dihadapi dalam menggunakan sistem yang dibangun serta menganalisa kebutuhan sistem yang diperlukan. Dari hasil penelitian penulis pada objek pada bagian tata usaha SDK Sang Timur, ada beberapa masalah yang dihadapi, yakni: 1. Secara umum beberapa data sudah disimpan secara komputerisasi, tetapi media penyimpanannya masih belum rapi. Hal ini menyulitkan pegawai saat melakukan pencaharian data. 2. Pengelolaan data-data akademik masih berlaku manual, seperti pencatatan secara manual, maka besar kemungkinan terjadi kesalahan penulisan data. 3. Pada pengisian dan penulisan raport siswa, masih ditulis dengan sistem manual oleh masing-masing wali kelas. Hal ini tentu merepotkan wali kelas memberikan nilainya, sementara ada beberapa guru yang juga mengajar di tempat lain sehingga waktu penulisan raport sangat terbatas. 4. Setiap waktu yang telah ditentukan diadakan pemeriksaan baik oleh kepada sekolah atau dinas pendidikan setempat, mengenai informasi data terakhir. Dalam hal ini, bagian tata usaha mengalami keterlambatan memberikan informasi tersebut karena masih mencari dan mengumpulkan file atau data yang tidak tersimpan rapi. 3.2 Sasaran dan Batasan Sistem Kinerja dari sistem bagian akademik pada SDK Sang Timur Batikan dirasa kurang efesien dan kurang efektif, jika dilihat dari hasil Throughput dan Respon time. Throughput merupakan jumlah pekerjaan yang mampu dilaksanakan oleh sistem dalam waktu tertentu. Sedangkan response time adalah keterlambatan rata-rata antara satu transaksi dengan tanggapan yang diberikan terhadap transaksi tersebut. 3.3 Analisis PIECES Analisis ini dilakukan untuk mengetahui kelemahan-kelemahan sistem yang sedang berjalan atau sedang digunakan. Dari hasil analisis pada objek yang penulis temukan adalah adanya beberapa masalah yang menyebabkan sistem bekerja tidak optimal, sehingga perlu diupayakan pencaharian solusi permasalahannya. Analisis ini dilakukan dengan mengedepankan beberapa faktor yakni pengukuran pekerjaan, kehandalan, teknologi, laporan serta dokumentasi.

8 3.4 Flowchart yang diusulkan Gambar 3.2 Flowchart Sistem yang Diusulkan

9 3.4 Data Flow Diagram Gambar 3.3 Diagram Konteks Pada gambar DFD di atas, memperjelas aliran input dan output dari sistem informasi akademik ini. Ada pihak pelaku yang terlibat dalam sistem ini, yakni tata usaha dan wali kelas. 3.6 Data Flow Diagram Level 1 Gambar 3.4 DFD Level 1 ( Tata Usaha)

10 Pada DFD level 1 ini menjelaskan secara lebih rinci proses yang dilakukan dalam sistem baru. Level DFD 1 dibedakan menjadi dua, yakni bagian tata usaha dan untuk wali kelas. Tata usaha mempunyai hak penuh terhadap sistem, termasuk pengaturan data user. Dalam hal ini proses pencatatan data guru mengawali pencatatan data berikutnya, dan dibagi menjadi sepuluh proses utama. Kemudian data guru digunakan dalam pencatatan data kelas dan mata pelajaran. Sesudah melakukan aktivitas pencatatan data mata pelajaran, data orang tua dan data siswa bisa dilakukan. Data siswa yang telah diinputkan kemudian akan digunakan untuk melakukan pencatatan nilai dan proses kenaikan kelas. Untuk tahap akhir akan menghasilkan proses akhir dalam bentuk pembuatan laporan. 4 Implementasi dan Pembahasan 4.1 Implementasi Tabel Form Login Masukan username, password dan status kemudian klik tombol login. Jika username, password dan statusnya benar maka akan masuk ke halaman utama sistem ini. Tampilan ini adalah tampilan awal setiap kali program dijalankan Form Menu Utama Form ini akan terbuka bila login berhasil. Dalam Form Home user akan dapat menambahkan data baru, mengubah dan menghapus data yang sudah ada adapun isi dari form home sebagai berikut. 1. Master Data Pada form ini digunakan untuk mengolah data masukan yakni: a. Olah data Guru b. Olah data Kelas c. Olah data Mata Pelajaran d. Olah data Siswa e. Olah data Kenaikan Kelas f. Olah data Nilai g. Olah data Pengguna h. Olah data Tahun Ajaran i. Olah data Orang Tua Siswa j. Olah data Mengajar 2. Laporan-Laporan Dapat menghasilkan laporan data berupa; a. Data Siswa b. Data Guru

11 c. Data Orang Tua/Wali d. Data Mata Pelajaran e. Data Kelas f. Roport Siswa 3. Pengaturan Digunakan untuk mengubah data user yakni data Tata Usaha dan Wali Kelas 5 Penutup 5.1 Kesimpulan Dari hasil penelitian dan analisis yang dilakukan di Sekolah Dasar Kanisius Sang Timur Batikan dapat diambil kesimpulan: 1. Permasalahan operasional yang ada pada bagian Tata Usaha SD Kanisius Sang Timur Batikan ini, adalah terletak pada proses pencatatan dan data akademik serta pembuatan laporan. 2. Berdasarkan hasil identifikasi terhadap kebutuhan pengguna dan sistem, pada bagian tata usaha SD Kanisius Sang Timur Batikan, membutuhkan sistem yang dapat mendukung dan menangani kegiatan operasional, Kegiatan tersebut meliputi pencatatan data akademik dan pembuatan raport siswa. 3. Penelitian dan studi kasus yang dilakukan pada bagian tata usaha SD Kanisius Sang Timur Batikan, menghasilkan beberapa analisis, seperti analisis kelemahan sistem, analisis kebutuhan sistem, dan analisis kelayakan sistem. Pada tahapan analisis ini digunakan untuk merancang sistem baru sehingga sesuai kebutuhan. 4. Pengujian dilakukan dengan metoda white-box dan black-box. Konversi dilakukan dengan metoda pararel, maksudnya bahwa, sistem lama dan baru dijalankan secara bersama selama masa uji. 5. Perancangan dan implementasi sistem dilakukan dengan cara membuat desain proses, desain basis data, serta perancangan interface. Hasil desain ini diterapkan ke dalam DBMS dengan membuat table, trigger, view. Selanjutnya dikembangkan dengan aplikasi berbasis desktop dengan menggunakan Visual Studio 2010 yang mana tersambung dengan DBMS. Hasil keluaran dari aplikasi ini adalah laporan data akademik dan raport siswa. 5.2 Saran Berdasarkan analisis dari kesimpulan di atas, juga sebagai pertimbangan bagi SD Kanisius Sang Timur Batikan dalam usaha untuk meningkatkan proses meningkatkan kinerja sistem, saran yang ingin disampaikan adalah : 1. Dalam perancangan sistem baru ini, masih berbasis desktop, konektifitasnya belum menggunakan jaringan internet sebagai media komunikasi data. Bila

12 dilihat dari luas dan cakupan akses data dengan menggunakan teknologi internet lebih cepat. Namun dalam hal ini perlu juga diperhatikan faktor keamanan sistem. 2. Pada bagian tata usaha SD Kanisius Sang Timur Batikan, dapat mempertimbangkan penerapan sistem informasi ini. Karena dengan adanya sistem ini pencatatan data akademik dan pembuatan laporan akan mudah diatasi. Dengan minimnya tenaga yang bekerja pada bagian tata usaha, sistem ini cukup memberi solusi bagi terselenggaranya sistem yang selama ini sudah berjalan, meski sistem ini masih jauh dari kesempurnaan. 3. Penerapan sistem baru akan berjalan dengan baik dan lancar apabila setiap pihak yang terkait mendukung penerapan sistem tersebut.program ini belum sepenuhnya sempurna memenuhi harapan semua orang, semoga peneliti berikutnya terbantu dengan hasil karya ini. Demikian skripsi ini disusun, semoga dapat membantu kinerja sistem di SD Kanisius Sang Timur Batikan, sehingga dapat menghasilkan informasi dengan cepat, tepat dan akurat. Semoga skripsi ini dapat memberikan manfaat untuk bagian tata usaha, pembaca dan peneliti selanjutnya.

13 DAFTAR PUSTAKA Al Fatta, Hanif Analisis & Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern. Yogyakarta: Penerbit ANDI. Arief, M. Rudyanto Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL dengan Microsoft SQL Server Yogyakarta: Penerbit ANDI Jogiyanto, H.M Sistem Teknologi Informasi Edisi II. Yogyakarta: Penerbit ANDI Darmayuda, Ketut Pemrograman Apli kasi Database dengan Microsoft Visual Basic.NET Bandung: Penerbit INFORMATIKA F.K. Sibero, Alexander Dasar-dasar Visual Basic.NET. Yogyakarta: Mediakom. Hartono, Jogiyanto Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Penerbit ANDI diakses tanggal 28 Nopember diakses tanggal 28 Nopember diakses tanggal 17 Desember 2012 Kadir, Abdul Konsep dan Tuntunan Praktis Basis Data. Yogyakarta: Penerbit ANDI. Kadir, Abdul Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta: Penerbit ANDI. Kusrini Konsep dan Aplikasi Sistem Pendukung Keputusan. Yogyakarta: Penerbit ANDI. Kusrini Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta: Penerbit ANDI. Praduwiratna, Rangga Bermain Data dengan SQL Server. diakses tanggal 27 Nopember Robert A. Leitch, K. Roscoe Davis Accounting Information System. New Jersey: PrenticeHall