Lampiran Narasi TEMUAN First Surveillance ISO 9001 oleh LRQA

Transkripsi

1 Lampiran Narasi TEMUAN First Surveillance ISO 9001 oleh LRQA 5.6 TINJAUAN MANAJEMEN Dalam rangka pelaksanaan tinjauan manajemen yang lebih terarah, telah dibuat standar, yaitu Manual Prosedur tentang Tinjauan Manajemen, kode: , tanggal 6 Agustus Masukan untuk tinjauan manajemen mencakup: 1. Hasil audit 2. Umpan balik pelanggan 3. Kinerja proses dan kesesuaian produk 4. Status tindakan pencegahan dan tindakan korektif 5. Tindak lanjut tinjauan manajemen yang lalu 6. Perubahan yang dapat mempengaruhi sistem manajemen mutu 7. Saran untuk koreksi Keluaran tinjauan manajemen: 1. Koreksi pada efektivitas sistem manajemen mutu dan prosesnya 2. Koreksi pada produk berkaitan dengan persyaratan pelanggan 3. Sumber daya yang diperlukan Contoh Kasus: Keluhan Pelanggan Terhadap Pelaksanaan PKK MABA 2011 Masukan untuk tinjauan manajemen Point: Hasil audit Pelaksanaan PKK Maba perlu peningkatan perencanaan dan pelaksanaan di lapangan Point: Umpan balik pelanggan Keluhan Mahasisa Baru pada saat Pelaksanaan PKK MABA 2011: Terjadi tindakan yang kurang menyenangkan saat pelaksanaan PKK MABA di lapangan. Keluhan ini dimasukkan oleh Maba Teknik tgl. 19 Agustus Point: Kinerja proses dan kesesuaian produk Proses pelaksanaan PKK Maba masih perlu ditingkatkan terutama terhadap perlakuan terhadap Maba, penyediaan sarana dan prasarana yang menunjang pelaksanaan, sehingga proses pelkasanaan menjadi lebiih baik dan terjadi kesesuaian produk dari pelaksanaan PKK Maba seperti yang diharapkan. 1

2 Point: Status tindakan pencegahan dan tindakan korektif Pada tgl. 22 Agustus 2011 dilakukan pertemuan segenap pimpinan Fakultas dan jurusan untuk membahas masalah tersebut. Rapat menghasilkan keputusan untuk menyelesaikan permasalahan berdasarkan akar masalah yang bisa ditarik dari keluhan maba tersebut. Point: Tindak lanjut tinjauan manajemen yang lalu Rencana tindak lanjut yang dilakukan antara lain: persiapan pelaksanaan yang lebih matang, penyamaan visi dan misi pembinaan Maba. Point: Perubahan yang dapat mempengaruhi sistem manajemen mutu 1. persiapan pelaksanaan (3 bulan) sebelumnya, 2. penyelenggaraan workshop terkait pematangan persiapan dan proses PKK Maba, 3. reorganisasi, 4. evaluasi pelaksanaan yang lebih komprehensif, dan 5. koordinasi yang lebih intensif diantara jajaran pimpinan Fakultas dan Prodi. Point: Saran untuk koreksi Pelaksanaan dan Perlakuan panitia program PKK Maba yang lebih humanis dan bertanggung jawab. Keluaran tinjauan manajemen Koreksi pada efektivitas sistem manajemen mutu dan prosesnya 1. Prodi yang terkait keluhan mempersiapkan surat jawaban 2. Peran Prodi ditingkatkan Koreksi pada produk berkaitan dengan persyaratan pelanggan 1. Peningkatan prasarana terkait pelaksanaan program PKK Maba 2. Penyebaran kuisioner umpan balik pelaksnaan PKK maba 3. Pedoman pelaksanaan PKK Maba akan dimasukkan dalam Buku pedoman Fakultas Teknik Sumber daya yang diperlukan 1. SDM: Pimpinan fakultas, Pimpinan Prodi, Organisasi Mahasiswa 2. Sarana dan Prasarana: Ruangan, audio visual, air bersih. 2

3 Contoh Kasus: Rapat Pimpinan Fakultas Teknik 24 November 2011 Masukan untuk tinjauan manajemen Point: Hasil audit 1. Perlu peningkatan administrasi penelitian dan pengabdian pada masysrakat serta hasil publikasi dosen, 2. BPPFTUB lebih berperan dengan hal di atas, 3. Rapat Kerja Fakultas diharapkan lebih mempertajam arah kebijakan Fakultas, 4. Penggunaan ruangan di lingkungan Fakultas belum teratur Point: Umpan balik pelanggan 1. Peningkatan up date data penelitian dan pengabdian masyarakat terhadap semua sumber dana yang didapatkan, 2. Rapat kerja yang lebih terarah, terprogram, dan berkesinambungan Point: Kinerja proses dan kesesuaian produk 1. Untuk mendukung ini maka dilakukan peningkatan dokumentasi administrasi penelitian dan pengabdian kepada masyarakat pada semua level sumber dana yang diapatkan, sehingga akses data bagi yang memerlukan bisa dilakukan secara tepat, 2. Dilakukan perumusan program yang kebih baik di tingkat Prodi dan Fakultas Point: Status tindakan pencegahan dan tindakan korektif Pelaksanaan diskusi untuk perumusan dan penyusunan program di lingkungan Fakultas Point: Tindak lanjut tinjauan manajemen yang lalu Setiap prodi mengirimkan tim untuk penyusunan program kerja Fakultas. Point: Perubahan yang dapat mempengaruhi sistem manajemen mutu 1. Penyusunan road map penelitian di Prodi, 2. Mekanisme penggunaan ruangan, 3. Pelibatan Kalab dan KKDK dalam penyusunan program kerja di Prodi, 4. Pembuatan matriks capaian dan program kerja Point: Saran untuk koreksi Peningkatan kinerja lembaga di lingkungan Fakultas terkait penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, dan pelibatan Prodi yang lebih intensif dalam penyusunan program kerja Fakultas. 3

4 Keluaran tinjauan manajemen Koreksi pada efektivitas sistem manajemen mutu dan prosesnya 1. Penyusunan road map penelitian dan pengabdian kepada masyarakat yang mengacu pada RIP UB, 2. Peran Prodi ditingkatkan dalam penyusunan program kerja. Koreksi pada produk berkaitan dengan persyaratan pelanggan 1. Penyusunan road map penelitian dan pengabdian kepada masyarakat dan sosialisasinya, 2. Penyebaran kuisioner umpan balik pelaksnaan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, 3. Pedoman dan prosedur penggunaan ruang. Sumber daya yang diperlukan 1. SDM: Pimpinan fakultas, Pimpinan Prodi, Pimpinan Lembaga di lingkungan Fakultas, dan Karyawan 2. Sarana dan Prasarana: Peraturan dan Pedoman terkait ruangan dan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat; Ruangan; audio visual; air bersih. 4

5 Contoh Kasus: Rapat Pimpinan Fakultas Teknik 8 Desember 2011 Masukan untuk tinjauan manajemen Point: Hasil audit 1. Adanya penyerapan keuangan yang menonjol pada akhir tahun, 2. Berakhirnya masa jabatan Kalab, 3. Penyediaan ruangan untuk Program Magister dan Doktor di lt. 4. Point: Umpan balik pelanggan 1. Penyesuaian tarif sesuai kearifan lokal, 2. Penyesuaian dana proporsional untuk laboratorium dan prodi, 3. Kekurangan ruang untuk penyelenggaraan PMD. Point: Kinerja proses dan kesesuaian produk 1. Untuk mendukung ini maka dilakukan pembahasan tentang acuan normatif untuk penentuan tarif/honor, 2. Desain pembelanjaan yang lebih baik, 3. Efisiensi penggunaan ruang untuk PMD. Point: Status tindakan pencegahan dan tindakan korektif 1. Pelaksanaan diskusi untuk perumusan dan penyusunan acuan pentarifan, penghonoran, dan pembelanjaan di lingkungan Fakultas, 2. Perbaikan ruangan untuk PMD. Point: Tindak lanjut tinjauan manajemen yang lalu 1. Setiap prodi mengirimkan tim untuk penyusunan standar acuan normatf di lingkungan Fakultas, 2. Perencanaan penyediaan ruangan untuk PMD. Point: Perubahan yang dapat mempengaruhi sistem manajemen mutu 1. Penyusunan acuan pentarifan, penghonoran, dan pembelanjaan di Fakultas, 2. Pengangkatan Kalab di lingkungan Prodi, 3. Penyediaan ruang untuk penyelenggaraan PMD. Point: Saran untuk koreksi Peningkatan kinerja laboratorium, Kalab, Kaprodi di lingkungan Fakultas terkait penyusunan program kerja dan manajemen pembelanjaan yang lebih baik. 5

6 Keluaran tinjauan manajemen Koreksi pada efektivitas sistem manajemen mutu dan prosesnya 1. Penyusunan acuan standar pentarifan, penghonoran dan pembelanjaan, 2. Peran Prodi ditingkatkan dalam penyusunan program kerja, 3. Efisiensi dan efektifitas pemanfaatan ruang untuk PMD. Koreksi pada produk berkaitan dengan persyaratan pelanggan 1. Penyusunan standar tarif dan sosialisasinya, 2. Penyebaran kuisioner umpan balik pelaksanaan pembelajaran di PMD, 3. Pedoman dan prosedur pembelanjaan. Sumber daya yang diperlukan 3. SDM: Pimpinan fakultas, Pimpinan Prodi, Pimpinan Lembaga di lingkungan Fakultas, dan Karyawan 4. Sarana dan Prasarana: Peraturan dan Pedoman terkait standar tarif, standar penggunaan ruangan, dan standar pembelanjaan; Ruangan; audio visual; air bersih. 6