KOMUNIKASI ORGANISASI

Transkripsi

1 MODUL PERKULIAHAN KOMUNIKASI ORGANISASI Teori Organisasi Fakultas Program Studi Tatap Muka Kode MK Disusun Oleh PASCASARJANA MAGISTER ILMU MK52004 KOMUNIKASI 03 Abstract Dalam sejarahnya, teori organisasi berkembang demikian jauh dari mulai yang sifatnya mekanistik-liner hingga yang mengutamakan hubungan manusiawi. Tiga kelompok teori komunikasi organisasi akan dikupas berdasarkan urutan kelahiranyya. Kompetensi Setelah membaca modul ini, mahasiswa diharapkan dapat memahami dan menerapkan tetang: 1. Fase klasik teori orgamisasi 2. Fase aliran perilaku, transisional 3. Fase mutakhir menuju subjektivisme.

2 MODUL 3 TEORI ORGANISASI A. Pendahuluan Sebagai sebuah kajian, organisasi dapat dilihat dalam berbagai teori. Antara teori yang satu berbeda dengan teori yang lain, meskipun kita dapat memahami bahwa tidak ada teori yang salah. Semua teori benar, tergantung penggunaannya. Apa yang dimaksud dengan teori? Menurut Hedriksen (1992), pengertian teori adalah suatu susunan hipotesis, konsep, dan prinsip pragmatis yang membentuk kerangka umum referensi untuk suatu bidang yang dipertanyakan. Menurut Kerlinger (1973), teori adalah konsep-konsep yang berhubungan satu sama lainnya yang mengandung suatu pandangan sistematis dari suatu fenomena. Selain itu, ada tiga hal yang perlu diperhatikan jika ingin mengenal teori yaitu: 1. Teori adalah suatu proporsi yang terdiri dan konstrak yang sudah didefinisikan secara luas sesuai dengan hubungan unsur-unsur dalam proporsi tersebut secarajelas. 2. Teori menjelaskan hubungan antar variabel sehingga pandangan yang sistematik dari fenomena yang diterangkan variabel-variabel tersebut dapat jelas. 3. Teori menerangkan fenomena dengan cara menspesifikasikan variabel yang saling berhubungan. Suatu teori adalah kumpulan dari beberapa konsep yang membentuk suatu pola realitas. Teori adalah suatu pernyataan yang menjelaskan secara khusus suatu proses, peristiwa, atau fenomena yang didasarkan pada observasi beberapa fakta, namun tanpa bukti absolut atau langsung. Beberapa teori membentuk suatu kelompok pertanyaan yang berkaitan satu sama lain sehingga 2

3 memberi makna pada suatu rangkaian kejadian. Teori dapat diuji, dirubah, atau digunakan sebagai pemandu riset atau sebagai dasar evaluasi. Teori diperoleh melalui dua metode pokok, yaitu secara deduktif dan induktif. Cara deduktif dimulai dengan menguji suatu gagasan umum, kemudian melakukan tindakan khusus untuk menarik suatu kesimpulan khusus. Sedangkan dengan cara induktif prosesnya berlangsung sebaliknya 1. Menurut Emory-Cooper (1999) 2, teori adalah suatu kumpulan konsep, definisi, proposisi, dan variable yang berkaitan satu sama lain secara sistematis dan telah digeneralisasikan, sehingga dapat menjelaskan dan memprediksi suatu fenomena (fakta-fakta) tertentu. Tulisan ini tidak akan membicarakan tentang fungsi teori dalam riset ilmiah (penelitian), tetapi lebih menekankan bagaimana ragam teori (perspektif) dalam menjelaskan organisasi. Organisasi telah menjadi objek kajian berbagai perspektif, hingga memunculkan tiga lairan atau fase besar, yaitu: (1) fase aliran klasik atau teori struktural kalsik, (2) fase aliran perilaku atau teori transisional, dan (3) fase teori mutakhir menuju subjektivisme 3. B. Fase Aliran Klasik Atau Teori Struktural Klasik Teori Struktural Kalsik (TSK) berasal dari dua teori yaitu: Pertama, teori saintifik manajemen yang dikembangkan oleh W. Tylor (1911) yang menekankan kepada pembagian kerja untuk mndapatkan hasil yang maksimal dan biaya seefisien mungkin. Penerusnya, Henry Fayol (1911) mengembangkan agak lebih luas yang menekankan kepada spesialisasi pekerjaan, otoritas, control dan pendelegasian tanggung jawab. Kedua, berasal dari teori birokrasi yang 1 Lihat 2 Lihat Umar, 2002, hal Lihat Masmuh, 2013, hal

4 dikembangkan oleh Max Weber (1947) yang menekankan pada pentingnya bentuk struktur hierarki yang efektif bagi organisasi 4. Bila merujuk kepada uraiannya Masmuh 5, fase aliran klasik terdiri dari beberap teori, yaitu teori manajemen ilmiah, teori birokrasi, dan teori manajemen administrasi. 1. Teori Manajemen Ilmiah Manajemen ilmiah, atau dalam bahasa Inggris disebut scientific management, pertama kali dipopulerkan oleh Frederick Winslow Taylor dalam bukunya yang berjudul Principles of Scientific Management pada tahun Dalam bukunya itu, Taylor mendeskripsikan manajemen ilmiah adalah penggunaan metode ilmiah untuk menentukan cara terbaik dalam menyelesaikan suatu pekerjaan. Beberapa penulis seperti Stephen Robbins menganggap tahun terbitnya buku ini sebagai tahun lahirnya teori manajemen modern. Ide tentang penggunaan metode ilmiah muncul ketika Taylor merasa kurang puas dengan ketidakefesienan pekerja di perusahaannya. Ketidakefesienan itu muncul karena mereka menggunakan berbagai macam teknik yang berbeda untuk pekerjaan yang sama, nyaris tak ada standar kerja di sana. Selain itu, para pekerja cenderung menganggap gampang pekerjaannya. Taylor berpendapat bahwa hasil dari para pekerja itu hanyalah sepertiga dari yang seharusnya. Taylor kemudian, selama 20 tahun, berusaha keras mengoreksi keadaan tersebut dengan menerapkan metode ilmiah untuk 4 Lihat Muhammad, 2001, hal Lihat Masmuh, 2013, hal

5 menemukan sebuah teknik paling baik dalam menyelesaikan tiap-tiap pekerjaan 6. Pada teori manajemen ilmiah, pengelolaan organisasi didasarkan pada prinsip-prinsip sebagai berikut: a. Pembagian pekerjaan b. Otoritas dan tanggung jawab c. Kesatuan komando d. Kesatuan arah e. Minat masing-masing bawahan terhadap minat umum f. Pembayaran yang wajar g. Sentralisasi h. Mata rantai komando i. Perintah j. Kesamaan k. Stabilitas kedudukan personel yang tetap l. Inisiatif m. Rasa kesatuan korp 7 Senada dengan Muhammad, Masmuh 8 dengan mengutif (Myres, 1987;52), mencatat beberapa variable yang menjadi titik tekan dalam teori manajemen ilmiah, yaitu: a. Pentingnya peranan manajemen dalam menggerakkan dan meningkatkan produktivitas perusahaan. b. Pengangkatan dan pemanfaatan tenaga kerja dengan persyaratanpersyaratannya. 6 Lihat 7 Lihat Muhammad, 2001, hal Lihat Masmuh, 2013, hal

6 c. Kondisi yang cukup untuk meningkatkan produktivitas kerja. Taylor membuat sebuah pedoman yang jelas tentang cara meningkatkan efesiensi produksi. Pedoman tersebut adalah: 1. Kembangkanlah suatu ilmu bagi tiap-tiap unsur pekerjaan seseorang, yang akan menggantikan metode lama yang bersifat untung-untungan. 2. Secara ilmiah, pilihlah dan kemudian latihlah, ajarilah, atau kembangkanlah pekerja tersebut. 3. Bekerja samalah secara sungguh-sungguh dengan para pekerja untu menjamin bahwa semua pekerjaan dilaksanakan sesuai dengan prinsip-prinsip ilmu yang telah dikembangkan tadi. 4. Bagilah pekerjaan dan tanggung jawab secara hampir merata antara manajemen dan para pekerja. Manajemen mengambil alih semua pekerjaan yang lebih sesuai baginya daripada bagi para pekerja. Dalam teori manajemen ilmiah, peranan manejer menjadi sangat sentral untuk dalam menata organisasi atau perusahaan hingga pada penentuan kebijakan yang menentukan kinerja perusahaan. Perusahaan demikian ketat untuk membuat spesialisasi pada pegawainya sehingga mampu memberikan efisiensi bagi perusahaan. Beberapa ilmuwan lain yang bernaung di bawah teori manajemen ilmiah ini diantaranya: Robert Owen, Charles Babbage, henry L. Gantt, dan Frank B. dan Lilian M. Gilberth, serta Herrington Emerson. 2. Teori Birokrasi Teori ini digagas oleh Max Weber ( ) yang lebih menekankan kepada bagaimana manusia bertindak secara rasional untuk mencapai 6

7 tujuannya 9. Sejatinya, teori Weber tidak secara khusus membahas tentang komunikasi, namun pandangan Weber mampu meletakan dasar-dasar asumsi yang sangat kuat yang memengaruhi para ahli komunikasi dalam menggambarkan atau menjelaskan mengenai komunikasi dalam organisasi. Teori birokrasi memandang organisasi sebagai proses birokrasi yang memiliki karakteristik sebagai berikut: a. Adanya aturan-aturan, norma-norma, dan prosedur yang baku mengenai apa yang dilakukan dalam menyelesaikan tugas-tugas organisasi. b. Spesialisasi peranan anggota menurut pembagian pekerjaan. c. Hierarki otoritas secara formal. d. Pekerjaan karyawan dikualifikasikan berdasarkan kompetensi teknis dan kemampuan melakukan pekerjaan e. Saling pertukaran dalam pekerjaann sehingga memungkinkan orang lain menggantikan pekerjaan seseorang. f. Hubungan interpersonal di antara anggota organisasi bersifat professional dan personal. g. Deskripsi pekerjaan yang rinci harus diberikan kepada anggota organisasi yang merupakan pedoman dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawab. h. Rasionalitas dan kemungkinan meramalkan aktivitas organisasi dan penyelesaian tujuan Lihat Morissan, 2009, hal Lihat Muhammad, 2001, hal

8 Sebagai sebuah teori tentau memiliki kelebihan dan kekurangan. Artinya tidak ada satupun dari teori yang melihat realitas secara utuh (komprehensif), melainkan hanya melihat dari satu sudut saja. Kelebihan Birokrasi Weberian: 1. Agar Fokus, Birokrasi harus dicerna sebagai satu fenomena sosiologis. Dan birokrasi sebaiknya dipandang sebagai buah dari proses rasionalisasi. 2. Konotasi atau anggapan negatif terhadap birokrasi sebenarnya tidak mencerminkan birokrasi dalam sosoknya yang utuh. Birokrasi adalah salah satu bentuk dari organisasi, yang diangkat atas dasar alasan keunggulan teknis, di mana organisasi tersebut memerlukan koordinasi yang ketat, karena melibatkan begitu banyak orang dengan keahliankeahlian yang sangat bercorak ragam. 3. Ada tiga kecenderungan dalam merumuskan atau mendefinisikan birokrasi, yakni: pendekatan struktural, pendekatan behavioral (perilaku) dan pendekatan pencapaian tujuan dari Max Weber a. Apa yang telah dikerjakan oleh Max Weber adalah melakukan konseptualisasi sejarah dan menyajikan teori-teori umum dalam bidang sosiologi. Di antaranya yang paling menonjol adalah teorinya mengenai birokrasi. b. Cacat-cacat yang seringkali diungkapkan sebenarnya lebih tepat dicerna sebagai disfungsi birokrasi. Dan lebih jauh lagi, birokrasi itu sendiri merupakan kebutuhan pokok peradaban modern. Masyarakat modern membutuhkan satu bentuk organisasi birokratik. Pembahasan mengenai birokrasi mempunyai kemiripan dengan apa yang diamati oleh teori organisasi klasik. 8

9 c. Dalam membahas mengenai otorita. Weber mengajukan tipe idealnya yang terdiri dari: otorita tradisional, kharismatik dan legal rasional. Otorita tradisional mendasarkan diri pada pola pengawasan di mana legimitasi diletakkan pada loyalitas bawahan kepada atasan. Sedang otorita kharismatik menunjukkan legimitasi yang didasarkan atas sifat-sifat pribadi yang luar biasa. Adapun otorita legal rasional kepatuhan bawahan di dasarkan atas legalitas formal dan dalam yurisdiksi resmi. d. Kelemahan dari teori Weber terletak pada keengganan untuk mengakui adanya konflik di antara otorita yang disusun secara hirarkis dan sulit menghubungkan proses birokratisasi dengan modernisasi yang berlangsung di negara-negara sedang berkembang. 4. Ada tujuh hal penting yang perlu diperhatikan untuk mengembangkan organisasi birokratik Pentingnya Birokrasi a. Teori yang lama memandang birokrasi sebagai instrumen politik. Tetapi dalam perkembangan selanjutnya, teori tersebut ditolak, dengan menyatakan pentingnya peranan birokrasi dalam seluruh tahapan atau proses kebijakan publik. b. Menurut Robert Presthus, pentingnya birokrasi diungkapkan dalam peranan-nya sebagai "delegated legislation", "initiating policy" dan"internal drive for power, security and loyalty". c. Dalam membahas birokrasi ada tiga pertanyaan pokok yang harus diperhati-kan, (1) bagaimana para birokrat dipilih, (2) apakah peranan birokrat dalam pembuatan keputusan, dan (3) 9

10 bagaimana para birokrat diperintah. Dalam hubungannya dengan pertanyaan kedua, hal pertama yang perlu disadari adalah ada perbedaan antara proses pembuatan keputusan yang aktual dengan yang formal. Dalam kenyataan birokrat merupakan bagian dari para pembuat keputusan. Kelemahan Birokrasi Weberian Pentingnya peranan birokrasi amat menonjol dalam negara-negara sedang berkembang dimana mereka semuanya telah memberikan prioritas kegiatannya pada penyelenggaraan pembangunan nasional. Di negara-negara ini kelemahan dan Problema dalam teori Birokrasi weber a. Kelemahan - kelemahan yang ada pada birokrasi terletak dalam hal: 1. Penetapan standar efisiensi yang dapat dilaksanakan secara fungsional 2. Terlalu menekankan aspek-aspek rasionalitas, impersonalitas dan hirarki 3. Kecenderungan birokrat untuk menyelewengkan tujuantujuan organisasi 4. Berlakunya pita merah dalam kehidupan organisasi b. Kelemahan-kelemahan yang terdapat dalam birokrasi sebenarnya tidak berarti bahwa birokrasi adalah satu bentuk organisasi yang negatif, tetapi seperti dikemukakan oleh K. Merton lebih merupakan "bureaucratic dysfunction" dengan ciri utamanya "trained incapacity''. c. Usaha-untuk memperbaiki penampilan birokrasi diajukan dalam bentuk teori birokrasi sistem perwakilan. Asumsi yang dipergunaksn 10

11 adalah bahwa birokrat di pengaruhi oleh pandangan nilai-nilai kelompok sosial dari mana ia berasal. Pada gilirannya aktivitas administrasi diorientasikan pada kepentingan kelompok sosialnya. Sementara itu, kontrol internal tidak dapat dijalankan. Sehingga dengan birokrasi sistem perwakilan diharapkan dapat diterapkan mekanisme kantrol internal. Teori birokrasi sistem perwakilan secara konseptual amat merangsang, tetapi tidak mungkin untuk diterapkan. Karena teori ini tidak realistik, tidak jelas kriteria keperwakilan, emosional dan mengabaikan peranan pendidikan Teori Manajemen Administrasi Teori manajemen administrasi erat kaitannya dengan teori birokrasi, yang di dalamnya sama-sama menekankan spesialisasi, hierarki, dan profesionalisme. Teori manajemen administrasi dikembangkan oleh henry Fayol, Chester Bernard, Lyndal F. Urwick, Mooney dan Reiley. Henry Fayol ( ) misalnya, mengatakan bahwa semua kegiatan dalam bidang industri dapat digolongkan ke dalam enam kelompok, yaitu: 1. Kegiatan-kegiatan Teknikal 2. Kegiatan-kegiatan komersial 3. Kegiatan-kegiatan Financial 4. Kegiatan-kegiatan Keamanan 5. Kegiatan-kegiatan akuntansi dan 6. Kegiatan-kegiatan manajerial 11 Lihat lan/knowledgebase/refleksi/493-kelebihan-dan-kekurangan-birokrasi-weberian 11

12 Selain itu, Fayol juga menyatakan bahwa terdapat 14 dasar yang menjadi kaidah perkembangan teori administrasi. Kaidah manajemen tersebut terdiri atas pembangian kerja, wewenang dan tanggung jawab, disiplin, kesatuan perintah, kesatuan pengarahan, mendahulukan kepentingan umum, balas jasa, sentralisasi, rantai skalar, tata terbit, keadilan, kelangganggengan personalia, inisiatif dan semangat korps Sementara itu, James D Mooney dan Allen Reilly berbepndapat bahwa koordinasi memegang peranan penting dalam sebuah perencanaan organisasi yang didalmnya menyangkut: a. Pembagian kerja b. Wewenang dan tanggung jawab c. Disiplin d. Kesatuan perintah e. Kesatuan pengarahan f. Mendahulukan kepentingan umum g. Balas jasa h. Sentralisasi i. Rantai Skalar j. Aturan k. Keadilan l. Kelanggengan personalia m. Inisiatif n. Semangat korps Kegiatan manajerial atau Fayol s Functionalism melingkupi hal-hal berikut ini: a. Perencanaan b. Pengorganisasian 12

13 c. Pemberian perintah d. Pengkoordinasian C. Fase Aliran Perilaku, Teori Transisional (Teori Neoklasik) Ada banyak sebutan untuk menunjuk teori ini, di antaranya: aliran perilaku (Myres), teori transisional (Wayne Pace), teori organisasi neoklasik (Sukanto reksohadiprodjo), teori atau aliran hubungan manusiawi (the human relations movement) 12. Teori ini menekankan kritisnya peranan individu (atau perilaku manusia yang mengutamakan hubungan manusiawi) untuk efektivitas organisasi. Teori organisasi hubungan kemanusiaan berangkat dari suatu anggapan bahwa dalam kenyataan sehari-hari organisasi merupakan hasil dari hubungan kemanusiaan (human relation). Teori ini beranggapan bahwa organisasi dapat diurus dengan baik dan dapat mencapai sasaran yang ditetapkan apabila didalam organisasi itu terdapat hubungan antar-pribadi yang serasi. Hubungan itu dapat berlangsung antara pimpinan dengan pimpinan yang setingkat, antara pimpinan dengan bawahan, antara bawahan dengan pimpinan, antara bawahan dengan bawahan. Tujuan dilaksanakannya human relation adalah untuk mendapatkan: a. Kepuasan psikologis para karyawan, b. Moral yang tinggi, c. Disiplin yang tinggi, d. Loyalitas yang tinggi, e. Motivasi yang tinggi. D. Teori Mutakhir Menuju Subjektivisme 12 Lihat masmuh, 2013, hal

14 Dalam perkembangannya, oragnisasi dituntut untuk dapat menyesuaikan dengan srus perubahan yang serta mampu seirama dengan globalisasi. Jika tidak mampu beradaptasi, maka organisasi hanyalah kumpulan orang-orang yang beraktivitas tanpa rencana, tidak memiliki spirit kompetitif sehingga pada gilirannya menjadi organisasi yang statis. Salah satu teori dibawah naungan teori mutakhir ini adalah teori pendekatan sistem yang digagas oleh karl Weick. Karl Weick (pelopor pendekatan sistem informasi) menganggap struktur hirarkhi, garis rantai komando komunikasi, prosedur operasi standar merupakan musuh dari inovasi. Ia melihat organisasi sebagai kehidupan organis yang harus terus menerus beradaptasi kepada suatu perubahan lingkungan dalam orde untuk mempertahankan hidup. Pengorganisasian merupakan proses memahami informasi yang samar-samar melalui pembuatan, pemilihan, dan penyimpanan informasi. Weick meyakini organisasi akan bertahan dan tumbuh subur hanya ketika anggota-anggotanya mengikutsertakan banyak kebebasan (free-flowing) dan komunikasi interaktif. Untuk itu, ketika dihadapkan pada situasi yang mengacaukan, manajer harus bertumpu pada komunikasi dari pada aturanaturan. Teori Weick tentang pengorganisasian mempunyai arti penting dalam bidang komunikasi karena ia menggunakan komunikasi sebagai basis pengorganisasian manusia dan memberikan dasar logika untuk memahami bagaimana orang berorganisasi. Menurutnya, kegiatan-kegiatan pengorganisasian memenuhi fungsi pengurangan ketidakpastian dari informasi yang diterima dari lingkungan atau wilayah sekeliling. Ia menggunakan istilah ketidakjelasan untuk mengatakan ketidakpastian, atau keruwetan, kerancuan, dan kurangnya predictability. Semua informasi dari lingkungan sedikit banyak sifatnya tidak jelas, dan aktivitas-aktivitas pengorganisasian dirancang untuk mengurangi ketidakpastian atau ketidakjelasan. Weick memandang pengorganisasian sebagai proses evolusioner yang bersandar pada sebuah rangkaian tiga proses: 14

15 Penentuan (enachment)à seleksi (selection)à penyimpanan (retention). Penentuan adalah pendefinisian situasi, atau mengumpulkan informasi yang tidak jelas dari luar. Ini merupakan perhatian pada rangsangan dan pengakuan bahwa ada ketidakjelasan. Seleksi, proses ini memungkinkan kelompok untuk menerima aspek-aspek tertentu dan menolak aspek-aspek lainnya dari informasi. Ini mempersempit bidang, dengan menghilangkan alternatif-alternatif yang tidak ingin dihadapi oleh organisasi. Proses ini akan menghilangkan lebih banyak ketidakjelasan dari informasi awal. Penyimpanan yaitu proses menyimpan aspekaspek tertentu yang akan digunakan pada masa mendatang. Informasi yang dipertahankan diintegrasikan ke dalam kumpulan informasi yang sudah ada yang menjadi dasar bagi beroperasinya organisasinya. Setelah dilakukan penyimpanan, para anggota organisasi menghadapi sebuah masalah pemilihan. Yaitu menjawab pertanyaan-pertanyaan berkenaan dengan kebijakan organisasi. Misal, haruskah kami mengambil tindakan berbeda dari apa yang telah kami lakukan sebelumnya? Sedemikian jauh, rangkuman ini mungkin membuat anda mempercayai bahwa organisasi bergerak dari proses pengorganisasian ke proses lain dengan cara yang sudah tertentu: penentuan; seleksi; penyimpanan; dan pemilihan. Bukan begitu halnya. Sub-subkelompok individual dalam organisasi terus menerus melakukan kegiatan di dalam proses-proses ini untuk menemukan aspek-aspek lainnya dari lingkungan. Meskipun segmen-segmen tertentu dari organisasi mungkin mengkhususkan pada satu atau lebih dari proses-proses organisasi, hampir semua orang terlibat dalam setiap bagian setiap saat. Pendek kata di dalam organisasi terdapat siklus perilaku. Siklus perilaku adalah kumpulan-kumpulan perilaku yang saling bersambungan yang memungkinkan kelompok untuk mencapai pemahaman tentang pengertian-pengertian apa yang harus dimasukkan dan apa yang ditolak. 15

16 Di dalam siklus perilaku, tindakan-tindakan anggota dikendalikan oleh aturanaturan berkumpul yang memandu pilihan-pilihan rutinitas yang digunakan untuk menyelesaikan proses yang tengah dilaksanakan (penentuan, seleksi, atau penyimpanan). Demikianlah pembahasan tentang konsep-konsep dasar dari teori Weick, yaitu: lingkungan; ketidakjelasan; penentuan; seleksi; penyimpanan; masalah pemilihan; siklus perilaku; dan aturan-aturan berkumpul, yang semuanya memberi kontribusi pada pengurangan ketidakjelasan 13. Referensi: Masmuh, Abdullah, Komunikasi Organisasi dalam Perspektif Teori dan Praktek. Malang: UMM Press. Morissan, Teori Komunikasi Organisasi. Bogor: Ghalia Indonesia. Muhammad, Komunikasi Organisasi. Jakarta: Bumi Aksara. Umar, Husen, Metode Riset Komunikasi Organisasi. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama Lihat 16