MAKALAH PRINSIP-PRINSIP ORGANISASI TEORI HENRY FAYOL (MATA KULIAH ORGANISASI DAN MANAJEMEN)

Transkripsi

1 MAKALAH PRINSIP-PRINSIP ORGANISASI TEORI HENRY FAYOL (MATA KULIAH ORGANISASI DAN MANAJEMEN) Disusun oleh : 1. Nur Azizah ( ) 2. Nurul Purnama Wati ( ) 3. Novia Yuliana ( ) 4. Kunto Megantoro ( ) PROGRAM STUDI ILMU ADMINISTRASI NEGARA FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS TIDAR 2017 i

2 KATA PENGANTAR Dengan mengucap puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan hidayah-nya sehingga penyusun dapat menyelesaikan makalah Makalah Prinsip-Prinsip Organisasi Teori Henry Fayol ini tanpa halangan yang berarti. Tersusunnya makalah ini tentunya tidak lepas dari peran serta berbagai pihak yang telah memberikan bantuan secara materil dan spiritual, baik secara langsung maupun tidak langsung. Oleh karena itu penyusun mengucapkan terima kasih kepada : 1. Dosen pengampu mata kuliah Organisasi dan Manajemen. 2. Orang tua yang telah memberikan dukungan dan bantuan kepada penyusun sehingga makalah ini dapat terselesaikan. 3. Teman-teman yang telah membantu dan memberikan dorongan semangat agar makalah ini dapat kami selesaikan Penyusun menyadari bahwa dalam makalah ini masih banyak kekurangan dan jauh dari kata sempurna. Oleh karena itu penyusun mengharap kritik dan saran yang bersifat membangun demi kesempurnaan makalah ini. Semoga makalah ini dapat memberikan peranan tersendiri dan manfaat bagi pembaca. Magelang, 16 Maret 2017 Penyusun ii

3 DAFTAR ISI HALAMAN SAMPUL... i KATA PENGANTAR... ii DAFTAR ISI... iii BAB I PENDAHULUAN... 1 A. Latar Belakang... 1 B. Rumusan Masalah... 2 C. Tujuan... 2 BAB II PEMBAHASAN... 3 A. Teori Organisasi menurut Henry Fayol... 3 B. Kelebihan dan Kelemahan Teori Organisasi Henry Fayol... 7 C. Contoh Penerapan Teori Organisasi Henry Fayol... 8 D. Relevansi Teori Organisasi Henry Fayol di Masa Sekarang... 9 BAB IV PENUTUP A. Kesimpulan B. Saran DAFTAR PUSTAKA iii

4 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Organisasi merupakan kesatuan (entity) sosial yang dikoordinasikan secara sadar, dengan sebuah batasan yang relatif dapat diidentifikasi, yang bekerja atas dasar yang relatif terus-menerus untuk mencapai tujuan bersama atau sekelompok tujuan (Stephen P. Robbins, 1995:44). Perkataan dikoordinasikan dengan sadar mengandung pengertian manajemen. Kesatuan sosial berarti unit itu terdiri dari orang atau kelompok orang yang berinteraksi satu sama lain. Batasan yang relatif yang dapat diidentifikasikan artinya batasan dapat berubah dalam kurun waktu tertentu dan tidak selalu jelas, namun batasan yang nyata harus ada agar kita dapat membedakan antara anggota dan bukan anggota. Anggota dalam sebuah organisasi mempunyai suatu keterikatan yang terus-menerus, artinya organisasi menghadapi perubahan yang konstan didalam keanggotaan mereka meskipun pada saat mereka menjadi anggota, orang-orang dalam organisasi berpartisipasi secara relatif teratur. Pada intinya, kegiatan organisasi berorientasi pada tujuan yang telah ditetapkan. Untuk mencapai tujuan tersebut dibutuhkan alat-alat yang dinamakan proses manajemen. Manajemen adalah sesuatu hal yang dilakukan oleh manajer dalam upaya mereka untuk mencapai produktifitas (Prof. Dr. J. Winardi, SE, 2004:22). Adapun salah satu pelopor ilmu manajemen adalah Henry Fayol. Menurut Henry Fayol melaksanakan manajemen berarti membuat ramalan (To Forecast) dan menyusun rencana, melakukan pengorganisasian, melaksanakan komando, mengoordinasi dan mengawasi. Pada tahun 1919 Henry Fayol menerbitkan buku yang berjudul Administrasi Industri dan Umum (General and Insdustrial Administration). Menurut Henry Fayol suatu organisasi dapat dikatakan berhasil apabila melaksanakan prinsip-prinsip manajemen. Prinsip-prinsip manajemen ini dapat pula dikatakan sebagai prinsip-prinsip organisasi. Hal ini terbukti dengan dua literatur yang berbeda, namun menggunakan prinsip-prinsip yang sama. 1

5 B. Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang di atas, maka rumusan masalah dalam penulisan makalah ini adalah Bagaimana teori organisasi menurut Henry Fayol dan implementasinya di masa sekarang ini? C. Tujuan Berdasarkan rumusan masalah tersebut, maka yang menjadi tujuan dari penulisan makalah ini adalah untuk mengetahui mengenai teori organisasi menurut Henry Fayol dan implementasinya di masa sekarang ini. 2

6 BAB II PEMBAHASAN A. Teori Organisasi Menurut Henry Fayol Pada tahun 1919 Henry Fayol menerbitkan buku yang berjudul Administrasi Industri dan Umum (General and Insdustrial Administration). Pandangan-pandangan Fayol dianggap sebagai suatu pemikiran tentang organisasi administratif. Dia berpendapat bahwa semua organisasi terdiri dari unit atau sub sistem sebagai berikut: 1. Aktivitas-aktivitas teknikal (produksi, manufaktur, adaptasi). 2. Aktivitas-aktivitas komersial (membeli, menjual, pertukaran). 3. Aktivitas-aktivitas finansial (mencari dan memanfaatkan modal secara optimum). 4. Aktivitas-aktivitas pengamanan (proteksi dan hak milik orang-orang). 5. Aktivitas-aktivitas akunting (pencatatan persediaan, neraca, biaya, statistik). 6. Aktivitas-aktivitas manajerial atau aktivitas-aktivitas administratif (perencanaan, organisasi, komando, koordinasi dan pengawasan). (Stephen P. Robbins, 1995:39) Dalam aktivitas manajerial Henry Fayol mengemukakan fungsi-fungsi manajemen yang sistematis yaitu terdiri dari: 1. Perencanaan (planning), berupa penentuan langkah-langkah yang memungkinkan organisasi mencapai tujuan-tujuannya. 2. Pengorganisasian (organizing), dalam arti mobilisasi bahan materiil dan sumber daya manusia guna melaksanakan rencana. 3. Memerintah (Commanding), memberi arahan kepada karyawan agar dapat menunaikan tugas pekerjaan mereka. 4. Pengkoordinasian (Coordinating), memastikan sumber-sumber daya dan kegiatan organisasi berlangsung secara haromonis dalam mencapai tujuannya. 5. Pengendalian (controlling), memantau rencana untuk membuktikan apakah rencana itu sudah dilaksanakan sebagaimana mestinya. 3

7 Pada saat Fayol menuliskan hasil penelitiannya tentang manajemen pabrik di Amerika Serikat, ia mengkonsolidasikan prinsip-prinsip organisasinya. Fayol mencoba mengembangkan prinsip-prinsip umum yang dapat diaplikasikan pada semua manajer dari semua tingkatan organisasi dan menjelaskan fungsi-fungsi yang harus dilakukan oleh seorang manajer. Fayol mengusulkan empat belas prinsip yang menurutnya dapat digunakan secara universal dan dapat diajarkan disekolah-sekolah dan universitas-universitas. Banyak dari prinsip organisasi tersebut meskipun kurang keuniversalannya, namun diikuti secara luas oleh para manajer sekarang ini. Keempat belas prinsip tersebut antara lain adalah sebagai berikut ini: 1. Pembagian kerja Dalam konteks ini pembagian kerja diartikan sebagai pengelompokan aktivitas yang ada dalam sebuah organisasi ke dalam bidang-bidang yang sejenis. Bidang-bidang kerja tersebut kemudian dipecah-pecah ke dalam jenis-jenis tugas yang lebih spesifik dan kemudian diserahkan kepada anggota. Dari prinsip pembagian kerja ini akan diperoleh tingkat spesialisasi yang tinggi sehingga produktifitas organisasi secara keseluruhan juga tinggi. 2. Wewenang dan tanggung jawab Untuk dapat melaksanakan tugasnya dengan baik, setiap anggota harus diberi kewenangan tertentu seimbang dengan tugas yang diterimanya. Selanjutnya setiap tugas yang diterima harus diikuti pula dengan tuntutan tanggung jawab yang sepadan. Jadi, dalam hal ini harus ada keseimbangan antara tugas, kewenangan dan tanggung jawab. 3. Disiplin Peraturan-peraturan yang ada tidak akan berarti apa-apa jika tidak ditaati dan dilaksanakan oleh seluruh anggota. Pemimpin berkewajiban menciptakan suasana yang sanggup `memaksa` seluruh anggota mentaati berbagai peraturan yang ada. Kedisiplinan bukan saja akan menguntungkan organisasi secara internal, tetapi juga mampu menimbulkan kesan positif pihak luar (publik) terhadap organisasi yang 4

8 bersangkutan. Untuk menegakkan disiplin perlu diciptakan mekanisme yang memungkinkan para pelanggar dikenai sanksi secara proporsional. 4. Kesatuan perintah (kesatuan Komando) Kesulitan tidak dapat timbul jika seorang bawahan memiliki lebih dari satu orang atasan langsung. Jika pada saat yang sama atasan-atasannya tersebut memerintah untuk melaksanakan tugas yang sama pentingnya maka sulit bagi seorang bawahan untuk menentukan pilihan, perintah atasan yang mana yang harus dikerjakannya terlebih dahulu. Oleh karena itu, seorang bawahan hendaknya memiliki seorang atasan langsung saja. Dengan demikian bawahan tersebut memperoleh kepastian dari siapa menerima perintah dan kepada siap harus mempertanggung jawabkan kegiatannya. 5. Koordinasi (Kesatuan pengarahan) Pemimpin organisasi harus sanggup menyelaraskan seluruh aktivitas bawahan ke arah tujuan yang telah ditetapkan. Berapapun banyaknya jumlah anggota dan jenis serta macam aktivitas yang dilaksanakan anggota, dan berapapun beragamnya bagian-bagian yang ada dalam sebuah organisasi, semuanya itu harus dikoordinasikan dan diseleraskan ke arah satu titik, yaitu tercapainya tujuan organisasi. 6. Mengutamakan kepentingan organisasi daripada kepentingan pribadi Setiap anggota memiliki motivas tertentu dan kepentingan pribadi dalam bergabung ke sebuah organisasi. Semua itu sah-sah saja, akan tetapi sebagai bagian dari sebuah kelompok, mereka harus mengutamakan kepentingan kelompok. Pemimpin harus mampu meyakinkan seluruh anggota agar menempatkan kepentingan organisasi di atas kepentingan pribadi. Jika situasi seperti itu dapat terwujud, maka diharapkan setiap anggota akan mampu menyumbangkan apa yang terbaik dari dirinya untuk kepentingan organisasi. 7. Pengupahan yang wajar Upah yang diterima anggota dapat berupa uang, materi dan non-materi. Adapun wujudnya, upah harus diberikan secara wajar dan adil. Pemimpin harus mampu menghargai prestasi kerja bawahan dan mengimbanginya 5

9 dengan kontra prestasi yang layak. Salah satu motivasi pokok anggota bergabung ke sebuah organisasi ialah harapan akan dapat terpenuhinya kepentingan pribadi melalui upah yang diterima dari organisasi. Ini berarti bahwa upah memegang peran penting dalam membangkitkan dan memelihara semangat kerja bawahan. Yang tidak kalah pentingnya ialah penghargaan khusus terhadap anggota yang menunjukkan prestasi luar biasa. Penghargaan semacam itu akan menciptakan iklim kompetisi yang positif dan memacu anggota untuk berprestasi lebih tinggi. 8. Sentralisasi versus desentralisasi Di satu pihak sentralisasi menguntungkan jika dilihat dari segi keefektifan pengambilan keputusan. Tetapi di pihak lain, ditinjau dari segi pengembangan organisasi dan efiseiensi kerja desentralisasi lebih menguntungkan. Oleh karena itu, hendaknya diambiil bentuk tengahtengah yang paling menguntungkan di antara sentralisasi dan desentralisasi. Ada bidang-bidang tertentu yang sebaiknya dipusatkan pengelolaannya dan ada bidang-bidang lain yang diserahkan pengelolaannya kepada unit-unit yang ada. 9. Inisiatif Organisasi hidup dalam lingkungan masyarakat yang selalu berkembang dan di tengah-tengah organisasi lain dalam situasi persaingan yang ketat. Agar dapat bertahan hidup (dan kalau mungkin berkembang), organisasi harus membuka diri, responsif, serta mampu menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan. Perubahan dan inovasi merupakan kebutuhan yang tidak dapat dihindari. Untuk mencapai kondisi seperti itu diperlukan berbagai pemikiran kreatif dan inisiatif. Pemimpin harus memiliki kemampuan seperti itu, sekurang-kurangnya mampu menciptakan iklim yang memungkinkan munculnya berbagai inisiatif baru yang positif. Dalam menghadapi situasi yang bersifat rutin pun inisiatif dan kreativitas tetap diperlukan. 10. Rasa kesetiakawanan kelompok Seorang pemimpin organisasi harus mampu menggalang rasa kesetiakawanan antar anggota sehingga mereka merasa sebagai satu tim 6

10 yang harus bergerak secara kompak dan terpadu. Perasaan seperti itu penting sebab dari situ akan muncul kekuatan dan semangat kelompok, kebanggaan terhadap organisasi serta kesetiaan anggota terhadap organisasi. 11. Rantai skalar Garis wewenang dari manajemen puncak sampai ke tingkat yang paling rendah merupakan rantai skalar. Komunikasi harus mengikuti rantai skalar ini. Tetapi, jika dengan mengikuti rantai tersebut malah tercipta kelambatan, komunikasi, silang dapat diizinkan jika disetujui oleh semua pihak, sedangkan atasan harus diberitahu. 12. Stabilitas masa kerja para pegawai Perputaran atau (tutnover) pegawai yang tinggi adalah tidak efisien. Manajemen harus menyediakan perencanaan personalia yang teratur dan memastikan bahwa untuk mengisi kekosongan harus selalu ada pengganti. 13. Tata tertib Orang dan bahan harus ditempatkan pada tempat dan waktu yang tepat. 14. Keadilan Para manajer harus selalu baik dan jujur terhadap para bawahan. (Muhyadi, 2012: 26). B. Kelebihan dan Kelemahan Teori Organisasi Henry Fayol 1. Kelebihan Adapun kelebihan dari teori organisasi Henry Fayol adalah: - Adanya managerial skill yang dapat diterapkan pada semua jenis kelompok kegiatan mulai menjadi penting dan dipehatikan oleh perusahaan. - Berfokus pada organisasi secara keseluruhan - Menumbuhkan kebutuhan untuk menemukan pedoman pengelolaan organisasi yang kompleks - Teknik efisiensi dan penelitian waktu dan gerak mampu meningkatkan efisiensi dan produktivitas tenaga kerja. 7

11 - Metode pemilikan dan pengembangan tenaga kerja menunjukkan pentingnya latihan dan pendidikan untuk meningkatkan efektivitas kerja. - Metode ini juga mampu memberikan rancangan kerja dan mendorong manajer untuk mencari alternatif terbaik dalam melaksanakan suatu pekerjaan 2. Kelemahan Sedangkan kelemahan dari teori organisasi Henry Fayol adalah: - Peningkatan produktivitas memungkinkan peningkatan hasil, tetapi sering mengakibatkan pemberhentian pekerja atau diubahnya upah. - Teori ini kurang melihat kebutuhan sosial para pekerja dan tidak pernah melihat ketegangan-ketegangan yang terjadi karena kebutuhan itu tidak terpenuhi. Hal ini terjadi karena manajer yang mengikuti aliran ini hanya memperhatikan aspek material dan fisik. - Manajer juga harus mengakui keterbatasan dari perspektif klasik dan menghindari fokus sempitnya terhadap efisiensi dari perspektif penting lainnya. Kekurangan dari manajemen klasik ialah prespektif tersebut menganggap remehnya peran individu dalam organisasi. C. Contoh Penerapan Teori Organisasi Henry Fayol SPBU atau yang di tengah masyarakat tersebut juga dengan istilah POM bensin meupakan unit usaha Migas mitra PT. PERTAMINA dengan komoditas yang sangat strategis, kegiatan utamanya adalah menyalurkan atau menjual Bahan Bakar Minyak kendaraan rakyat atau pribadi. Namun, sebagaimana kita ketahui bahwa mekanisme perdagangan atas komoditas yang namanya Minyak dan Gas ini tidaklah sebebas komoditas perdagangan pada umunya melainkan tata niaganya diatur oleh Undang-Undang migas maka penyalurannya pun diatur sedemikian rupa sehingga dipisahkan antara Migas yang bersubsidi dengan Migas yang non subsidi yang mana SPBU ini khusus menyalurkan atau melayani penjualan BBM yang bersubsidi saja, sedangkan BBM yang non subsidi yaitu untuk kebutuhan industri atau kebutuhan komersial lainnya maka penyalurannya tidak dilayani oleh SPBU 8

12 ini melainkan akan dilayani oleh unit usaha Migas mitra PT PERTAMINA lainnya. Pada PT PERTAMINA sudah menerapkan salah satu prinsip dari keempat belas prinsip organisasi menurut Henry Fayol, misalnya penerapan prinsip pengupahan yang wajar. Hal ini dikarenakan banyaknya para pegawai yang menerima upah tinggi sesuai dengan jabatan dan beban kerjanya. Seperti yang kita ketahui bahwa PT PERTAMINA sangat mementingkan kesejahteraan dari pegawainya. Pegawai dianggap sebagai aset perusahaan bukan hanya sebagai faktor produksi. Upah yang tinggi tersebut merupakan wujud penghargaan bagi para pegawai sesuai dengan beban kerjanya. Misalnya seorang karyawan yang harus masuk ketika hari libur nasional, meskipun bisa menggantikan hari liburnya di hari yang lain. D. Relevansi Teori Henry Fayol di Masa Sekarang Memang teori ataupun prinsip yang dikemukakan oleh Henry Fayol begitu ideal. Sehingga sangat baik jika semua teorinya dapat diimplementasikan di perusahaan di masa sekarang ini. Namun pada kenyataannya setiap perusahaan pasti tidak akan bisa menerapkan semua prinsip yang dikemukakan oleh Henry Fayol. Mungkin bisa diterapkan beberapa prinsip saja dari kesemua prinsip yang ada. Walaupun ada sebuah perusahaan yang dapat menerapkan kesemua prinsip yang ada, pastinya penerapannya tidak dapat berjalan secara maksimal. Apalagi jika masalahmasalah yang dihadapi suatu perusahaan sekarang ini sudah sangat kompleks. 9

13 BAB IV PENUTUP A. Kesimpulan Dalam suatu organisasi, proses manajemen merupakan suatu hal yang tidak dapat dihindari keberadaannya. Seperti prinsip-prinip organisasi yang dikemukakan oleh Henry Fayol. Menurutnya suatu organisasi harus memenuhi 14 prinsip, yaitu pembagian kerja, wewenang dan tanggung jawab, disiplin, kesatuan perintah, koordinasi, mengutamakan kepentingan organisasi daripada kepentingan pribadi, pengupahan yang wajar, sentralisasi versus desentralisasi, inisiatif, rasa kesetiakawanan kelompok, rantai skalar,stabilitas masa kerja pegawai, keadilan dan tata tertib. Dari teori organisasi Henry Fayol dapat diketahui kelebihannya, salah satunya yaitu metode ini mampu memberikan rancangan kerja dan mendorong manajer untuk mencari alternatif terbaik dalam melaksanakan suatu pekerjaan. Akan tetapi, di sisi lain juga terdapat beberapa kelemahan, di antaranya peningkatan produktivitas memungkinkan peningkatan hasil, tetapi sering mengakibatkan pemberhentian pekerja atau diubahnya upah. B. Saran Sebagaimana fungsi manajemen Henry Fayol, maka suatu organisasi harus melakukan rancangan terhadap kegiatan yang dilakukan, memerintah memberi arahan kepada karyawan agar dapat mengerjakan pekerjaannya, mengkoordinasi kepastian pada sumber-sumber yang ada untuk mencapai tujuan, serta mengendalikan dengan cara melihat apakah rencana tersebut berjalan dengan baik. Untuk itu fungsi manajemen memiliki pengaruh yang erat kaitannya dengan keberhasilan suatu organisasi. 10

14 DAFTAR PUSTAKA Thoha, Miftah Perilaku Organisasi Konsep Dasar dan Aplikasinya. Jakarta: Rajawali Pers. Robbins, Stephen P Teori Organisasi. Jakarta: Penerbit Arcan. Winardi, J Manajemen Perilaku Organisasi. Jakarta: Kencana Muhyadi Dinamika organisasi. Yogyakarta: Penerbit Ombak Rokhayati, Isnaeni Perkembangan Teori Manajemen Dari pemikiran Scientific Management Hingga Era Modern Suatu Tinjauan Pustaka. Jurnal Ekonomi dan Bisnis. Purwokerto: Unsoed Purwokerto 11