KSO SUCOFINDO SURVEYOR INDONESIA

Transkripsi

1 USER GUIDE Aplikasi VPTI Online Ver 3.0 * Komoditi selain Telepon Seluler, Komputer Genggam(Handheld) dan Komputer Tablet KSO SUCOFINDO SURVEYOR INDONESIA

2 Table of Contents BAB I. Pengenalan Singkat Aplikasi VPTI Online... 2 BAB II. Spesifikasi Sistem Komputer Yang Dibutuhkan... 3 BAB III. Struktur Menu... 4 A. Login User... 4 B. PROFILE... 5 C. VR (Verification Request)... 5 C.1. VR FORM... 6 C.2. VR LIST... 9 C.3. IP/IT/SPI License C.4. DOWNLOAD D. MONITORING QUOTA E. TRACKING (VO) E.1. VO date E.2. PENCARIAN BERDASARKAN VO E.3. VERIFICATION ORDER LIST E.4. INSPECTION PROGRESS AND SPLIT F. REVISI F.1. Revisi VO G. FAQ H. CHANGE PASSWORD I. LOGOUT Page 1 of 28

3 BAB I. Pengenalan Singkat Aplikasi VPTI Online Sistem Aplikasi VPTI Online, merupakan Sistem Informasi yang dikembangkan dalam rangka mempermudah pihak Importir untuk proses pengajuan Verification Request dan Monitoring Status Verification Order. Buku Panduan Penggunaan Aplikasi VPTI Online dibuat untuk memudahkan user dalam mengoperasikan, memahami dan menguasai alur proses dari Aplikasi VPTI Online. Sistem ini disusun dalam bentuk yang sederhana dan menggunakan bahasa yang mudah di mengerti. Berikut ini merupakan Tampilan Utama Aplikasi VPTI Online : Page 2 of 28

4 BAB II. Spesifikasi Sistem Komputer Yang Dibutuhkan Sistem Aplikasi VPTI Online dapat dijalankan dengan menggunakan komputer yang memiliki spesifikasi minimum sistem seperti yang tertera di bawah ini: 1. Software Sistem Operasi : Windows XP / Windows 7 Web Browser : Mozilla Firefox / Google Chrome 2. Hardware Processor Intel Pentium 4 Memori (RAM) 512 MB Harddisk 50 GB Koneksi Internet Minimum 256 kbps Page 3 of 28

5 BAB III. Struktur Menu A. Login User Melalui komputer yang terhubung ke internet (baik melalui jaringan LAN, atau akses menggunakan modem), akses website VPTI Online pada browser Mozilla Firefox atau Google Chrome dengan URL Berikut merupakan tampilan awal Aplikasi VPTI-Online. Isian Password Isian Username Tombol Sign in untuk masuk ke Aplikasi tampilan halaman pertama VPTI Online Untuk mengakses aplikasi VPTI-Online, importer/pengguna aplikasi terlebih dahulu sudah memiliki user name dan password yang telah diberikan sebelumnya. Page 4 of 28

6 B. PROFILE Jika username dan password yang dimasukkan sudah benar, maka selanjutnya user akan menuju ke halaman Company Information. Seperti pada gambar berikut ini : Halaman company Information Halaman Company Information (Menu Profile) mencakup informasi data identitas perusahaan seperti Nama perusahaan, Contact, No. NPWP, Alamat lengkap, No. Telepon, dan lainnya. C. VR (Verification Request) Untuk memulai pengajuan VPTI Online, user bisa meng-klik tombol VR pada pojok kanan atas. Halaman VR ini terdiri dari tiga sub menu diantara nya : Sub Menu VR Form VR List IP/IT/SPI License Download Form isian pengajuan VR. Keterangan Daftar VR yang telah pernah diajukan. Form upload perijinan importer mencakup IP/IT/SPI. Halaman download Aplikasi HS-Module, Informasi pembayaran Host-to- Host dan user manual VPTI-Online Page 5 of 28

7 C.1. VR FORM VR Form merupakan form pengajuan VR. Semua inputan form wajib diisi terkecuali inputan pada kolom Supplier dan remark. Inputan Supplier tidak wajib diisi jika datanya sama dengan Exporter. Berikut merupakan tampilan dari VR Form: Tombol get data Exporter Tombol get data supplier Tombol get data port loading dan discharge Form Verification Request (VR) Fungsi tombol get data pada sisi kiri pada bagian supplier, exporter, adalah menampilkan data yang sudah pernah di input (setelah VR data menjadi VO). Sedangkan pada bagian port of loading dan port of discharge merupakan data referensi pelabuhan muat dan bongkar. Berikut tampilan setelah tombol get data di klik : Page 6 of 28

8 Jendela Pop-up Supplier Untuk memasukan data pada form VR (get data) klik tombol Add Jendela pop-up Exporter Untuk memasukan data pada form VR (get data) klik tombol Add Jendela pop-up port of Loading Jendela pop-up port of discharge Data pada List Supplier dan List Exporter akan terisi otomatis oleh sistem, setelah adanya pengajuan VR yang sudah menjadi VO. Kotak isian yang tercantum dengan segitiga bertanda Page 7 of 28

9 seru ( ), berarti field tersebut wajib diisi. Jika dari beberapa field ada beberapa data yang masih kosong atau belum terisi, maka akan tampil contoh peringatan seperti gambar berikut : Peringatan sesuai dengan kategori isian data Untuk kolom isian Detail of Commodity, dilampirkan saja file hasil generate aplikasi HS- Module (lihat pada point C.4 Download). Direkomendasikan agar file hasil generate aplikasi HS- Module sudah siap sebelumnya. Klik tombol attachment ( ) pada Upload Detail of Commodity. Berikut tampilannya : Tombol Attachment Pop-up Jendela Upload Page 8 of 28

10 Lanjutkan input kode acak (security code) yang berjumlah 5 digit. Refresh Kode acak (security number) Kemudian klik tombol SUBMIT untuk mengirimkan pengajuan VR untuk segera diproses. C.2. VR LIST Halaman ini berisi daftar VR yang sudah pernah diajukan sebelumnya. Dari halaman ini user dapat melihat informasi status VR yang disubmit. Berikut tampilan pada VR List: Halaman Tab Menu VR List Pada VR List terdapat table data berupa informasi pengajuan, informasinya meliputi: Upload Kolom VR Submit No. keterangan Kolom untuk menampilkan tombol Re-Upload data uraian barang (jika tombol aktif), yang artinya adalah data uraian yang di upload tidak masuk ke system. Nomor submit pengajuan VR Online dan tanggal submit Page 9 of 28

11 Exporter Register Verification Order Template File Nama exporter Nomor registrasi dan tanggal, adalah nomor yang digenerate setelah pengajuan VR sudah valid Nomor Verification Order (VO) dan tanggal diterbitkan. File uraian barang yang diupload (file hasil generate HS-Module). Pada kolom VR List terdapat beberapa tombol antara lain : Tombol Keterangan Untuk menambahkan pengajuan baru, dengan mengklik tombol add user akan menuju ke pengisian form VR, dengan kondisi field-field yang kosong. Menampilkan data VR yang diajukan dalam bentuk PDF pada Browser, user harus sudah mempunyai aplikasi pdf reader ( Adobe Reader ) dalam menjalankan aplikasi ini. Refresh data atau tampilan data VR List. Page 10 of 28

12 Berikut tampilan halaman preview : Halaman Preview VR Draft VR yang di preview ini bisa disimpan ataupun dicetak. Untuk penyimpanan masih menggunakan format PDF. Disarankan user menginstall aplikasi PDF Reader seperti Adobe Acrobat Reader. Page 11 of 28

13 C.3. IP/IT/SPI License Submenu ini digunakan untuk mengupload softcopy surat perijinan yang dimiliki Importir. Berikut tampilan tab IP/IT/SPI License : Tombol digunakan untuk mengupload file IP/IT/SPI. Berikut tampilannya : Dropdown list Type untuk memilih jenis perijinan yang akan diupload Kolom IP/IT/SPI No untuk mengisi No Perijinan Kolom File untuk melampirkan file IP/IT/SPI dalam format zip/jpg/pdf. Tombol Submit untuk mengupload file Page 12 of 28

14 C.4. DOWNLOAD Pada halaman ini terdapat file zip HS Module dan tata cara host to host melalui Bank Mandiri yang dapat di download oleh importir. Berikut tampilan halaman download template : Link download aplikasi HS Module Jendela pop-up setelah list download template di klik. Halaman Download Template Untuk membuka aplikasi silahkan diklik dua kali icon pada desktop atau pada start menu yang berbentuk icon seperti berikut ini : HS_Module.zip harus di extract terlebih dahulu agar aplikasi GenerateDetailof Commodity dapat digunakan, dengan cara : 1. klik kanan pada file HS_Module.zip 2. Extract Here / Extract File / Extract to HS Module. Setelah HS Module selesai di extract, folder HS_Module akan muncul seperti di bawah ini : Folder berisi _data1.dat sampai _data5.dat, Setting.cfg dan USER GUIDE HS MODUL.pdf, GenerateDetailofCommodity.exe Jalankan aplikasi GenerateDetailofCommodity.exe dengan cara double click, berikut logonya : Berikut tampilan pada aplikasi HS Module: Page 13 of 28

15 Tampilan utama aplikasi Generate of Commodity Format File Template Kolom Keterangan Cara Input Example HS Code Nomor pos tarif barang Scroll pada tanda panah bawah untuk memilih hs code Good Description Uraian jenis, type, model barang Isian Good Description Laptop termasuk notebook dan subnotebook Country of Origin Negara asal barang Isian Negara asal barang Quantity jumlah barang Isian jumlah barang (pemisah desimal menggunakan titik ) China 25 UoM (Unit of Measurement) Jenis Satuan barang Isian Jenis Satuan barang UNI Net Weight Jumlah berat bersih Isian berat bersih barang (pemisah desimal menggunakan titik) UoM (Unit of Measurement) Jenis Satuan Berat Bersih Isian jenis satuan berat bersih 100, KGM Preference Facility (ATIGA/ACFTA/AKFTA /IJEPA/AIFTA) Jenis perjanjian kawasan perdagangan Isian Jenis perjanjian kawasan perdagangan ACFTA License No. Nomor perijinan dari KEMENDAG Isian Nomor ijin IP/IT/SPI 04.PI Page 14 of 28

16 D. MONITORING QUOTA Monitoring quota digunakan agar importir dapat memantau realisasi quota. Menu ini tersedia untuk beberapa komoditi seperti Beras (X.05), Gula (X.09) dan Hortikultura (X.24). Sebagai contoh importir dibawah ini belum menggunakan quota karena di kolom Realisasi Quota masih 0. Halaman Menu Monitoring Quota Untuk melihat detailnya, klik salah satu HS Code, lalu akan muncul pop up Detail Monitoring Quota seperti di bawah ini. Untuk HS Code ini belum ada penggunaan kuota, bisa dilihat pada kolom Real yang masih kosong. Pop up Detail Monitoring Quota Page 15 of 28

17 E. TRACKING (VO) Pada halaman ini berisi Informasi mengenai status data VO (Verification Order). Berikut tampilannya : Verification Order List Isian VO Date Tombol Cari Isian Nomor VO Tabel Informasi Inspection progress dan Split Halaman Verification Order Status Jika kita lihat pada gambar di atas, Halaman status VO mempunyai beberapa bagian-bagian di antaranya adalah : Bagian VO date VO Verification Order List Inspection Progress tabel Split tabel Tombol Cari Progress Status Keterangan Scroll list berisi tanggal untuk pencarian data VO Isian pencarian data pengajuan berdasarkan Nomor VO Daftar informasi partial VO Daftar informasi proses VO hingga final Daftar Informasi LS yang mempunyai split, setiap split di berikan halaman tersendiri pada tiap tabnya. Klik untuk mulai pencarian data VO Merupakan monitoring informasi detail mengenai data VO, dari mulai pengajuan VR sampai dengan pencetakan LS dan distribusi. Informasi split pada LS juga dapat terlihat pada tabel ini. Page 16 of 28

18 E.1. VO date Jika di klik akan tampil seperti berikut : Daftar untuk pencarian berdasarkan Tanggal E.2. PENCARIAN BERDASARKAN VO Berfungsi sebagai pencarian data sesuai dengan nomor VO yang di input, berikut tampilannya : Tombol Search Input No VO yang ingin di tampilkan E.3. VERIFICATION ORDER LIST Menampilkan VO dan partialnya. Jika No VO di klik maka akan muncul nomor partialnya, seperti gambar berikut : Sub Menu Partial VO Dan untuk sub partial pada No VO yang berwarna biru menginformasikan bahwa partial tersebut Status nya sudah Terbit LS, seperti tampilan berikut ini : Page 17 of 28

19 Text berwarna biru, Status nya sudah Terbit LS Text berwarna hitam, Status nya belum Terbit LS E.4. INSPECTION PROGRESS AND SPLIT Merupakan table informasi dari Status VO dan partial nya. Tombol Upload dan check-list box Jika di lihat pada Tabel Progress status dan di sub bagian Final, dapat terlihat disana terdapat tombol Upload FD, tombol tersebut berfungsi sebagai fasilitas untuk meng Upload data-data pendukung, berupa Packing list, Invoice, Bill Of Lading dan Other (dokumen lain pendukung FD) pada database KSO. Jika tombol Upload FD di klik maka akan muncul tampilan sebagai berikut: Page 18 of 28

20 Tombol attachment Drop down category Pilih Category File lalu pilih kategory file yang akan di upload. Seperti tampilan berikut ini : Selanjutnya memasukan file yang akan di upload dengan mengklik tombol attach file ( Upload File. File yang diupload harus dalam bentuk ZIP. ) pada Pilih file ZIP tersebut lalu klik Open maka akan tercatat nama file pada jendela upload di aplikasi seperti berikut ini : Page 19 of 28

21 File sudah masuk, dan siap submit/upload Jika kondisi tampilan sudah seperti diatas, maka proses upload sudah siap untuk dijalankan, klik tombol SUBMIT untuk memulai proses upload, dan jika dibatalkan bisa meng-klik tombol CANCEL. Proses upload dikatakan berhasil setelah munculnya jendela konfirmasi seperti berikut ini : Untuk file document seperti Invoice dan BL (Bill lading) tahap proses uploadnya sama seperti pada upload packing list diatas, hanya merubah category file yang akan di upload saja. Jika Invoice, Packing List dan BL sudah di upload semuanya, maka untuk memastikan data tersebut sudah masuk kedalam sistem aplikasi Online. Aplikasi menandakannya dengan memberikan checklist pada CHECK BOX di tabel proses seperti berikut : Tiga check-box sudah ter check-list Pastikan tiga check-box sudah ter check-list dari hasil upload sistem agar proses selanjutnya bisa di jalankan. Other adalah kategori untuk mengupload file lain selain Packing List, BL dan Invoice. Page 20 of 28

22 Klik check box kategori Packing List Selain check list pada check box, importir juga bisa memastikan dokumen yang di upload sudah benar atau belum. Klik pada salah satu kategori. Misalnya kategori Packing List maka tampilan di bawah ini akan muncul. Untuk preview dokumen, klik pada dokumen yang ingin dilihat. Klik untuk preview dokumen Tombol split juga tersedia untuk mengupload FD bagi VO yang memiliki split. Importir harus mengklik tombol split untuk mengupload FD sesuai dengan splitnya. Cara upload FD sama dengan yang telah dijelaskan di atas. Tombol Split untuk upload FD VO yang split Page 21 of 28

23 F. REVISI F.1. Revisi VO Menu Revisi VO adalah fasilitas bagi importir melakukan revisi VO secara langsung dari website VPTI. Klik tombol maka akan muncul form Add New Revisi VO seperti di bawah ini : Isian nama importir yang mengajukan revisi Isian Nomor VO Tempat untuk melampirkan file Remark digunakan importir untuk mencantumkan bagianbagian VO yang akan direvisi Tombol untuk membatalkan pengajuan revisi VO Tombol untuk mensubmit setelah selesai mengisi form Setelah menekan tombol Submit, maka akan muncul pengajuan revisi pertama seperti di bawah ini. Untuk melihatnya, klik tombol View. Tombol untuk melihat pengajuan revisi Page 22 of 28

24 Di bawah ini merupakan tampilan List Revisi VO : Pada List Review VO juga ditampilkan respon dari bagian revisi VO. Respon tersebut juga diinformasikan ke importir berupa notifikasi . Importir dapat langsung merespon kembali langsung dari website. G. FAQ Menu FAQ berisi tentang tanya jawab hal-hal yang berkaitan dengan penggunaan website VPTI Online. Berikut tampilannya : Page 23 of 28

25 H. CHANGE PASSWORD Sebaiknya User mengganti password secara berkala, untuk menjaga keamanan informasi terhadap user yang tidak berhak. Dengan cara mengklik tombol bergambar kunci pada menu di bawah ini. Tombol Change Password Setelah tombol change password di klik maka akan muncul tampilan Pop-up message sebagai berikut : Masukan password yang lama Masukan Password Baru Masukan kembali password yang baru untuk konfirmasi Pilih Ceklist untuk menampilkan karakter Tombol Simpan Page 24 of 28

26 I. LOGOUT Untuk keluar dari sistem Aplikasi VPTI Online User dapat meng-klik tombol Logout pada Menu Utama. Berikut tampilan nya : Tombol Logout Page 25 of 28