BAB V PROSES RAPAT. Menerima Formulir Usulan Agenda Rapat dan Materi Rapat yang telah ditandatangani oleh Direksi. Membuat draft Undangan Rapat.

Transkripsi

1 BAB V PROSES RAPAT Proses Persiapan Rapat Komisaris Direksi Komisaris Mulai 1. Meminta Unit Kerja di bawah koordinasinya untuk menyiapkan materi rapat. 2. Mengisi dan menandatangani Formulir Usulan Agenda Rapat Menerima Formulir Usulan Agenda Rapat dan Materi Rapat yang telah ditandatangani oleh Direksi. Membuat draft Undangan Rapat. Menerima draft Undangan Rapat dan Materi Rapat dari Coporate Secretary. Memeriksa jadwal rapat dan mereview materi rapat. Menyerahkan materi rapat dan Formulir Usulan Agenda Rapat yang telah ditandatngani kepada Coporate Secretary. Menyerahkan draft Undangan Rapat dan Materi Rapat yang diajukan oleh Direksi kepada Sekretaris Komisaris untuk mendapat persetujuan dari Komisaris. Menerima materi rapat dari Coporate Secretary untuk dikoreksi. Serahkan Materi Rapat ke Direksi untuk dikoreksi. Kembalikan ke Coporate Secretary untuk diserahkan ke Direksi untuk dikoreksi. Kembalikan ke Coporate Secretary untuk diproses selanjutnya. Terima pemberitahuan Undangan Rapat dan Materi Rapat (soft copy/ hard copy). Terima Undangan Rapat Dewan Komisaris yang telah ditandatngani Komisaris Utama. Terima pemberitahuan Undangan Rapat dan Materi Rapat (soft copy/hard copy). Kirim Undangan Rapat dan Materi Rapat ke seluruh peserta rapat. Menerima dan menandatangani Surat Penunjukkan Notulis Rapat. Mengirimkan dan meminta Komisaris untuk menandatangani Surat Penunjukkan Notulis Rapat. Menyerahkan Surat Penunjukkan Notulis Rapat yang telah ditandatangani kepada Coporate Secretary. Menerima Surat Penunjukkan Notulis Rapat dari Komisaris. Selesai *) : Apabila yang mengajukan rapat adalah Dewan Komisaris, maka persiapan materi rapat dan pengisisan Formulir Usulan Agenda Rapat dapat dilakukan oleh PT Bank Ina Perdana Tbk Proses Rapat 1 / 16

2 Risalah Rapat Komisaris Anggota Dewan Komisaris Mulai Ketua Rapat dan anggota Dewan Komisaris lainnya yang berwenang menandatangani Risalah Rapat menerima dan mereview Risalah Rapat dari Corporate Secretary Membuat Risalah Rapat dan mengirimkan Risalah Rapat ke Dewan Komisaris untuk mendapat persetujuan Menerima dan melakukan koreksi terhadap Risalah Rapat Terima Risalah Rapat yang telah ditandatangi oleh Ketua Rapat dan salah seorang anggota Dewan Komisaris yang ditunjuk Kembalikan ke untuk dikoreksi Menandatangani risalah rapat dan mengembalikan ke Corporate Secretary untuk diproses selanjutnya Menerima dan mereview salinan Risalah Rapat Mengirimkan salinan Risalah Rapat ke seluruh anggota Dewan Komisaris Menerima tanggapan terhadap Risalah Rapat dari seluruh anggota Dewan Komisaris (bila ada) dan merevisi Risalah Rapat Meminta persetujuan kembali kepada Ketua Rapat dan anggota Dewan Komisaris lainnya terhadap hasil revisi Risalah Rapat Mengirimkan Risalah Rapat yang telah direvisi kepada seluruh anggota Dewan Komisaris Mengirimkan tanggapan terhadap Risalah Rapat (bila ada maksimum 10 hari sejak tanggal pengiriman Risalah Rapat oleh ) Menerima Risalah Rapat yang telah direvisi dari Minta Unit Kerja terkait/direksi terkait untuk menindaklanjuti hasil rapat dengan membuat Internal Memorandum (bila diperlukan) Simpan salinan Risalah Rapat Simpan Risalah Rapat asli (softcopy & hardcopy) PT Bank Ina Perdana Tbk Proses Rapat 2 / 16

3 Proses Persiapan Rapat Direksi Unit Kerja di bawah Koordinasi Direksi Direksi Mulai Menyiapkan materi rapat Meminta Unit Kerja untuk menyiapkan materi rapat *) Meminta persetujuan/ tanda tangan Direksi atas materi rapat Menerima dan mereview materi rapat dari Unit Kerja Menerima materi rapat dari Direksi untuk dikoreksi Kembalikan ke Unit Kerja untuk dikoreksi Menandatangani materi rapat Mengisi dan menandatangani Formulir Usulan Agenda Rapat Menyerahkan Formulir Usulan Agenda Rapat dan materi rapat kepada Menerima materi rapat dan Formulir Usulan Agenda Rapat dari Direksi Menerima undangan rapat untuk disetujui Membuat Undangan Rapat Meminta Direktur Utama/ Pengganti menandatangani Undangan Rapat A *) Apabila yang mengajukan rapat adalah anggota Dewan Komisaris atau pemegang saham, maka persiapan materi rapat dan pengisian Formulir Usulan Agenda Rapat dapat dilakukan oleh PT Bank Ina Perdana Tbk Proses Rapat 3 / 16

4 Proses Persiapan Rapat Direksi Unit Kerja di bawah Koordinasi Direksi Direksi A Kembalikan ke Corporate Secretary untuk dikoreksi Tanda tangani Surat Undangan dan kembalikan ke Corporate Secretary untuk diproses lebih lanjut Menerima undangan rapat yang telah ditandatangani Direktur Utama/Pengganti Menerima undangan rapat dan materi rapat dari Menerima undangan rapat dan materi rapat dari Mengirimkan undangan rapat dan materi rapat ke seluruh Direksi dan peserta rapat lainnya disertai tanda terima Menerima dan menandatangani Surat Penunjukan Notulis Rapat Mengirimkan dan meminta Direksi untuk menandatangani Surat Penunjukan Notulis Rapat Menyerahkan Surat Penunjukan Notulis Rapat yang telah ditandatangani kepada Menerima Surat Penunjukan Notulis Rapat dari Direksi Selesai PT Bank Ina Perdana Tbk Proses Rapat 4 / 16

5 Risalah Rapat Direksi Direksi Mulai Membuat risalah rapat dan mengirimkan draft risalah rapat tersebut ke seluruh anggota Direksi dan peserta rapat lainnya untuk mendapat persetujuan Menerima dan mereview draft risalah rapat dari Menerima dan melakukan koreksi terhadap Risalah Rapat Kembalikan ke Corporate Secretary untuk dikoreksi dan dirangkum (bila terdapat beberapa masukan dari beberapa Direksi) Menandatangani risalah rapat dan mengembalikan ke untuk diproses selanjutnya Menerima risalah rapat yang telah ditandatangani oleh seluruh peserta rapat Mengirimkan salinan risalah rapat ke seluruh peserta rapat Menerima risalah rapat dari Minta Unit Kerja terkait/direksi terkait untuk menindaklanjuti hasil rapat dengan membuat Internal Memorandum (bila diperlukan) Simpan salinan risalah rapat Simpan risalah rapat asli (hard copy & soft copy) PT Bank Ina Perdana Tbk Proses Rapat 5 / 16

6 Proses Persiapan Rapat Komite Pengaju Rapat (Ketua/Anggota Komite) Komite Audit/Pemantau Risiko/ Remunerasi dan Nominasi Mulai Menyampaikan permintaan untuk dilakukan Rapat Komite (Audit/Pemantau Risiko/Remunerasi dan Nominasi) Menerima permintaan rapat Komite dari pengaju rapat Mengisi dan menandatangani Formulir Usulan Agenda Rapat Mempersiapkan materi rapat Menyerahkan formulir usulan Agenda Rapat yang telah ditandatangani oleh Komisaris kepada Menerima Formulir usulan Agenda Rapat dari pengaju rapat Menerima permintaan materi rapat Meminta materi rapat dari Komite Mengirimkan materi rapat kepada sesuai dengan permintaan Menerima materi rapat dari Komite Membuat draft undangan rapat dan meminta persetujuan Ketua Komite Ketua Komite menerima draft undangan rapat A PT Bank Ina Perdana Tbk Proses Rapat 6 / 16

7 Proses Persiapan Rapat Komite Pengaju Rapat (Ketua/Anggota Komite) Komite Audit/Pemantau Risiko/Remunerasi dan Nominasi A Ketua Komite Kembalikan ke Corporate Secretary untuk dikoreksi Menandatangani surat undangan dan menyerahkan surat undangan ke Corporate Secretary untuk diproses selanjutnya Terima Undangan Rapat Komite yang telah ditandatangani oleh Ketua Komite Terima pemberitahuan undangan rapat dan Materi Rapat Kirim Undangan Rapat dan Materi Rapat ke seluruh peserta rapat Terima pemberitahuan Undangan rapat dan Materi Rapat Selesai PT Bank Ina Perdana Tbk Proses Rapat 7 / 16

8 Risalah Rapat Komite Komite Audit/Pemantau Risiko/Remunerasi dan Nominasi Mulai Ketua Komitemenerima dan mereview Risalah Rapat dari Membuat Risalah Rapat dan megirimkan Risalah Rapat ke Ketua Komite Menerima dan melakukan koreksi terhadap Risalah Rapat Menerima Risalah Rapat yang telah ditandatangani oleh Ketua Komite Kembalikan ke untuk dikoreksi Menandatangani risalah rapat dan mengembalikan ke Corporate S e c r e t a r y u n t u k d i p r o s e s selanjutnya Mengirimkan salinan Risalah Rapat ke seluruh anggota Komite Anggota Komite menerima salinan Risalah Rapat Menerima tanggapan terhadap Risalah Rapat dari seluruh anggota anggota Komite Meminta persetujuan kembali kepada Ketua Komite Mengirimkan salinan Risalah Rapat ke seluruh anggota Komite Anggota Komite memberikan tanggapan terhadap Risalah Rapat (bila ada maksimum 10 hari sejak tanggal pengiriman salinan Risalah Rapat oleh Menerima Risalah Rapat yang telah direvisi dari Simpan Risalah Rapat asli (softcopy & hardcopy) Simpan salinan Risalah Rapat PT Bank Ina Perdana Tbk Proses Rapat 8 / 16

9 Proses Persiapan Rapat Direksi Bersama Komisaris Komisaris Direksi Mulai Menerima dan mereview materi rapat Meminta persetujuan/ tanda tangan Direksi atas materi rapat Menyiapkan materi rapat Menandatangani materi rapat Kembalikan untuk dikoreksi Menerima materi rapat untuk dikoreksi Mengisi dan menandatangani Formulir Usulan Agenda Rapat Menyerahkan Formulir Usulan Agenda Rapat dan materi rapat kepada Menerima materi rapat dan Formulir Usulan Agenda Rapat dari Direksi Membuat Undangan Rapat Mengirim Undangan Rapat dan Materi Rapat Menerima Undangan Rapat Dan Materi Rapat Menerima Undangan Rapat Dan Materi Rapat Menyetujui Surat Penunjukan Notulis Rapat Membuat Surat Penunjukan Notulis Rapat Menerima Surat Penunjukan Notulis Rapat Selesai PT Bank Ina Perdana Tbk Proses Rapat 9 / 16

10 Risalah Rapat Direksi Bersama Komisaris Komisaris Direksi Mulai Membuat Draft Risalah Rapat dan mengirimkannya ke semua Direksi dan Komisaris Menerima dan mereview Draft Risalah Rapat Menerima dan mereview Draft Risalah Rapat Setuju Risalah Rapat Kembalikan untuk dikoreksi Kembalikan untuk dikoreksi Setuju Risalah Rapat Menerima Draft Risalah Rapat dikoreksi Menerima Draft Risalah Rapat yang disetujui Membuat Risalah Rapat dan mengirimkanya ke semua Direksi dan Komisaris Menandatangani Risalah Rapat dan mengirimkan kepada Corporate Secreatary Menandatangani Risalah Rapat dan mengirimkan kepada Corporate Secreatary Mengirimkan salinan Risalah yang telah ditandatangani Peserta Rapat ke semua peserta rapat Menerima Risalah Rapat yang telah ditandatangani Simpan Salinan Risalah Rapat Menerima Risalah Rapat yang telah ditandatangani Simpan Salinan Risalah Rapat Simpan Salinan Risalah Rapat hard copy & soft copy Dalam hal Anggota Direksi dan/atau Anggota Dewan Komisaris yang tidak menandatangani hasil rapat bersama, yang bersangkutan wajib menyebutkan alasannya secara tertulis dalam surat tersendiri yang dilekatkan pada risalah rapat PT Bank Ina Perdana Tbk Proses Rapat 10 / 16

11 Lampiran 1 Formulir Usulan Agenda Rapat Komisaris/ Direksi/ Komite/Direksi Bersama Komisaris *) Hari / Tanggal Agenda Rapat : : Jenis Agenda : Prensentasi Persetujuan Pembicara : No Agenda Lama Presentasi Pembicara Jakarta.. Menyetujui, (... ) Komisaris/Direktur/Anggota Komite. Note *) : Coret yang tidak perlu PT Bank Ina Perdana Tbk Proses Rapat 11 / 16

12 Lampiran 2 Undangan Rapat Komisaris/Direksi/Komite/Direksi Bersama Komisaris..*) Kepada : Dari : Hari / Tanggal : Perihal : Rapat Komisaris/Direksi/Komite / Direksi Bersama Komisaris.. ===================================================================== Kepada Yth : Seluruh Komisaris/Direksi/Anggota Komite, Dengan ini kami mengundang Bapak untuk hadir pada rapat Komisaris/Direksi/Komite/ Direksi Bersama Komisaris yang akan diadakan pada : Hari / Tanggal : Jam : Tempat : Agenda : No Agenda Lama presentasi Pembicara Jakarta,. (...) Komisaris Utama/Direktur Utama/Ketua Komite Note *) : Coret yang tidak perlu PT Bank Ina Perdana Tbk Proses Rapat 12 / 16

13 Lampiran 3 Pembatalan Undangan Rapat Komisaris/Direksi/Komite/Direksi Bersama Komisaris..*) Kepada : Dari : Hari /Tanggal : Perihal : Pembatalan Rapat Komisaris/Direksi/Komite/ Direksi Bersama Komisaris *) Dengan ini kami membatalkan rencana Rapat Komisaris/Direksi/Komite/Direksi Bersama Komisaris *) yang akan diadakan pada : Hari/Tanggal : Jam : Tempat : Agenda : Alasan : Jakarta Pemohon Pembatalan, (...) Komisaris/Direktur/Anggota Komite Note *) : Coret yang tidak perlu PT Bank Ina Perdana Tbk Proses Rapat 13 / 16

14 Lampiran 4 Surat Penunjukkan Notulis Kepada Yth : Dari : Komisaris/Direksi *) Perihal : Penunjukkan sebagai Notulis Rapat Dengan hormat, Dengan ini kami meminta kesediaan Bapak/Ibu untuk menjadi Notulis pada Rapat Komisaris/ Direksi/ Komite /Direksi Bersama Komisaris.*) yang akan diadakan pada : Hari/Tanggal : Jam : Tempat : Agenda : Terima kasih, Jakarta... (...) Komisaris/ Direksi Note *) : Coret yang tidak perlu PT Bank Ina Perdana Tbk Proses Rapat 14 / 16

15 Lampiran 5 Risalah Rapat Komisaris / Direksi / Komite/ Direksi Bersama Komisaris...*) Peserta rapat : Tempat : Hari/Tgl/Jam : Agenda : ===================================================================== Isi Rapat : Perbedaan Pendapat (dissenting opinions) : (Nama pembicara yang berbeda pendapat) (Isi dengan pendapat pembicara) (Nama Pembicara yang berbeda pendapat) (Isi dengan pendapat pembicara) Kesimpulan Rapat : (termasuk hasil keputusan atas perbedaan pendapat) Jakarta,.. ( Notulis ) Note *) : Coret yang tidak perlu PT Bank Ina Perdana Tbk Proses Rapat 15 / 16

16 Lampiran 6 Formulir persetujuan dari Dewan Komisaris/ Direksi/ Komite/ *) Materi yang didistribusikan : 1. Risalah Rapat Komisaris /Direksi/ Komite/ Direksi Bersama Komisaris Tgl 2. Permohonan persetujuan dengan sirkulasi untuk materi :.. 3. Lain- lain Dengan ini kami telah membaca dan menyetujui risalah rapat Tgl../materi.*) No Nama dan Jabatan Tanda Tangan dan Tanggal Keterangan 1 (Komisaris / Direktur Utama) 2 ( Komisaris / Direktur ) 3 (Komisaris /Direktur) 4. (Komisaris/Direktur) 5 Note *) : Coret yang tidak perlu OOO PT Bank Ina Perdana Tbk Proses Rapat 16 / 16