BOARD MANUAL. PT PG Rajawali II. Cirebon, 14 Oktober Bambang Adi Sukarelawan Komisaris. Zainal Muttaqin Rasyad Direktur Utama

Transkripsi

1 PedomanTataHubunganKerja DewanKomisarisdanDireksi PTPG RajawaliI BoardManual

2 BOARD MANUAL PT PG Rajawali II Cirebon, 14 Oktober 2014 DEWAN KOMISARIS DIREKSI Bambang Adi Sukarelawan Komisaris Zainal Muttaqin Rasyad Direktur Utama Riyanto Prabowo Komisaris M. Zainal Abidin Direktur Keuangan BOARD MANUAL PT PG RAJAWALI II 1

3 DAFTAR ISI BAB I... 3 PENDAHULUAN TUJUAN DASAR HUKUM DEWAN KOMISARIS Tugas Dewan komisaris Wewenang Dewan komisaris Kewajiban Dewan komisaris Pembagian Tugas Dewan Komisaris DIREKSI Tugas Direksi Wewenang Direksi Kewajiban Direksi Susunan dan Pembagian Tugas Direksi... 5 BAB II... 7 TATA LAKSANA HUBUNGAN KERJA KOMISARIS DAN DIREKSI PERTEMUAN FORMAL Kehadiran Direksi dalam Rapat Dewan Komisaris Kehadiran Dewan Komisaris dalam Rapat Direksi PERTEMUAN INFORMAL KOMUNIKASI FORMAL KOMUNIKASI INFORMAL... 8 BAB III... 9 KEGIATAN ANTAR ORGAN PERSEROAN PENYELENGGARAAN RUPS KEGIATAN DIREKSI Kegiatan Direksi yang Harus Mendapat Persetujuan Tertulis dari Dewan Komisaris Prosedur untuk Mendapatkan Persetujuan Tertulis dari Dewan Komisaris Kegiatan-kegiatan Direksi yang Harus Mendapat Tanggapan Tertulis dari Dewan Komisaris dan Persetujuan RUPS Prosedur untuk mendapatkan Tanggapan Tertulis dari Dewan Komisaris dan Persetujuan RUPS...11 BOARD MANUAL PT PG RAJAWALI II 2

4 BAB I PENDAHULUAN 1.1 TUJUAN Buku Pedoman Dewan Komisaris dan Direksi (selanjutnya disebut dengan Board Manual) adalah panduan bagi Direksi dan Dewan Komisaris yang menjelaskan tahapan aktivitas pengambilan keputusan yang dapat menjadi acuan bagi Direksi dan Dewan Komisaris dalam melaksanakan tugas masingmasing untuk mencapai visi dan misi Perseroan. Board Manual merupakan salah satu softstructure yang digunakan dalam implementasi praktek Good Corporate Governance (selanjutnya disingkat GCG) di lingkungan Perusahaan. Board Manual bertujuan untuk : 1. Menjadi pedoman tentang tugas pokok dan fungsi kerja Dewan Komisaris dan Direksi beserta masing-masing organ pendukungnya; 2. Meningkatkan kualitas dan efektivitas hubungan kerja Dewan Komisaris dan Direksi; 3. Memastikan prinsip-prinsip GCG telah diimplementasikan dalam pelaksanaan tugas dan hubungan kerja antara Dewan Komisaris dan Direksi. Board Manual bersifat dinamis dan selalu berkembang sehingga Dewan Komisaris dan Direksi dapat melakukan penyempurnaan sesuai dengan kebutuhan. Ketentuan yang terdapat dalam Board Manual harus sesuai dengan peraturan perundang-undangan dan keputusan RUPS. Jika terdapat ketentuan dalam Board Manual yang bertentangan dengan peraturan yang lebih tinggi, maka yang berlaku adalah ketentuan yang lebih tinggi. 1.2 DASAR HUKUM 1. Undang-Undang Nomor 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas (PT); 2. Anggaran Dasar PT PG Rajawali II; 3. Peraturan Menteri Negara Badan Usaha Milik Negara Republik Indonesia Nomor PER 01/MBU/2011 tentang Penerapan Tata Kelola Perusahaan yang BOARD MANUAL PT PG RAJAWALI II 3

5 Baik (Good Corporate Governance) pada Badan Usaha Milik Negara; serta perubahannya dalam PER-09/MBU/ Pedoman Tata Kelola Perusahaan (Code of Corporate Governance) PT PG Rajawali II; 1.3 DEWAN KOMISARIS Tugas Dewan komisaris 1. Mengawasi kebijakan dan jalannya pengurusan Perseroan. 2. Memberikan nasihat kepada Direksi sesuai tujuan Perseroan Wewenang Dewan komisaris 1. Memperoleh akses dan informasi mengenai pengurusan kegiatan Perusahaan; 2. Meminta Direksi untuk memberikan penjelasan mengenai pengurusan kegiatan Perusahaan; 3. Membentuk komite-komite, jika dianggap perlu; 4. Menggunakan tenaga ahli, jika diperlukan; 15 Ayat 1 PER- 01/MBU /2011 Pasal 12 UU PT Pasal Ayat 2 (a) Kewajiban Dewan komisaris 1. Memberikan pendapat dan saran kepada RUPS mengenai RJPP dan RKAP yang diusulkan Direksi; 2. Memberikan pendapat dan saran kepada RUPS mengenai setiap masalah yang dianggap penting, termasuk mengenai kelayakan visi dan misi Perusahaan; 3. Meneliti dan menelaah laporan berkala dan tahunan yang disiapkan Direksi, termasuk Laporan hasil audit SPI; 4. Menandatangani RJPP dan Laporan Tahunan; 5. Melaporkan kepada RUPS tentang terjadinya gejala menurunnya kinerja Perusahaan; 6. Menginformasikan kepemilikan sahamnya dan/atau keluarganya pada Perseroan tersebut dan Perseroan lain. 15 Ayat 2 (b) Pembagian Tugas Dewan Komisaris 1. Membentuk komite yang ketuanya dirangkap oleh salah satu anggota Dewan Komisaris. 2. Pembagian kerja diantara para anggota Dewan Komisaris diatur oleh mereka 14 Ayat 20 BOARD MANUAL PT PG RAJAWALI II 4

6 sendiri. 3. Untuk kelancaran tugas, Dewan Komisaris dapat dibantu oleh Sekretaris Dewan Komisaris yang diangkat oleh Dewan Komisaris atas beban Perseroan. UU PT Pasal 108 (3) 1.4 DIREKSI Tugas Direksi 1. Melaksanakan pengurusan Perseroan dan bertindak selaku pimpinan. 2. Memelihara dan mengurus kekayaan Perseroan Wewenang Direksi 1. Menetapkan kebijakan kepengurusan Perseroan; 2. Mengatur ketentuan-ketentuan tentang kepegawaian Perseroan; 3. Mengangkat dan memberhentikan karyawan Perseroan; Untuk pejabat Perusahaan sampai dengan 1 (satu) tingkat di bawah Direksi wajib mendapat persetujuan Dewan Komisaris; 4. Mengatur penyerahan kekuasaan Direksi untuk mewakili Perseroan di dalam dan di luar Pengadilan; 5. Menjalankan tindakan-tindakan lainnya, baik mengenai pengurusan maupun mengenai pemilikan kekayaan Perseroan. UU PT Pasal 92 (1) 12 ayat 1 12 ayat 17 (a) Kewajiban Direksi 1. Mengusahakan dan menjamin terlaksananya usaha dan kegiatan Perseroan sesuai dengan maksud dan tujuan serta kegiatan usahanya; 2. Menyiapkan RJPP dan RKAP serta menyampaikannya kepada Dewan Komisaris dan Pemegang Saham untuk mendapatkan pengesahan RUPS; 3. Memelihara risalah rapat serta menyelenggarakan pembukuan Perseroan; 4. Menyusun sistem akuntansi sesuai dengan standar akuntansi keuangan dan berdasarkan prinsip-prinsip pengendalian intern; 5. Memberikan pertanggungjawaban berupa laporan tahunan, laporan berkala serta laporan lainnya; 6. Menyiapkan susunan organisasi pengurusan Perseroan; 12 ayat 17 (b) Susunan dan Pembagian Tugas Direksi 1. Direksi terdiri dari : Direktur Utama dan Direktur Keuangan. 2. Direktur Utama BOARD MANUAL PT PG RAJAWALI II 5

7 a. Mengkoordinasikan seluruh kebijakan perusahaan. b. Mengendalikan pelaksanaan kebijakan perusahaan di bidang produksi baik on farm maupun off farm. c. Mengarahkan dan memberdayakan seluruh sumber daya perusahaan secara optimal untuk mewujudkan visi dan misi perusahaan. d. Memimpin anggota Direksi dalam melaksanakan keputusan Direksi. e. Melaksanakan pengelolaan perusahaan untuk kepentingan dan tujuan perusahaan. f. Menentukan kebijakan tertinggi perusahaan. 3. Direktur Keuangan a. Mengendalikan kebijakan perusahaan di bidang keuangan dan pengelolaan aset perusahaan. b. Mengendalikan kebijakan perusahaan di bidang SDM dan Umum. c. Mengendalikan kebijakan perusahaan di bidang Pengadaan Barang dan Jasa. BOARD MANUAL PT PG RAJAWALI II 6

8 BAB II TATA LAKSANA HUBUNGAN KERJA KOMISARIS DAN DIREKSI 2.1 Pertemuan Formal Pertemuan formal adalah rapat Dewan Komisaris dan rapat Direksi yang diselenggarakan oleh masing-masing organ Perseroan dan menghasilkan suatu keputusan. Pertemuan formal tersebut diselenggarakan baik atas undangan Dewan Komisaris maupun Direksi Kehadiran Direksi dalam Rapat Dewan Komisaris Dewan Komisaris mengadakan rapat paling sedikit setiap sebulan sekali dan dapat mengundang Direksi jika dipandang perlu. PER- 01/MBU /2011 Pasal 14 13& Kehadiran Dewan Komisaris dalam Rapat Direksi 1. Kehadiran Dewan Komisaris dalam Rapat Direksi atas Undangan Direksi Direksi dapat mengundang anggota Dewan Komisaris untuk menjelaskan, memberikan masukan atau melakukan diskusi terhadap suatu permasalahan sebagai bahan bagi Direksi untuk menjalankan fungsinya. Anggota Dewan Komisaris baik bersama-sama maupun sendiri-sendiri berwenang untuk menghadiri rapat Direksi dan memberikan pandanganpandangan terhadap hal-hal yang dibicarakan. 2. Kehadiran Dewan Komisaris dalam Rapat Direksi atas Permintaan Dewan Komisaris Direksi mengadakan rapat setiap kali jika dianggap perlu oleh seorang atau lebih anggota Dewan Komisaris atau pemegang saham yang bersama-sama mewakili 1/10 (satu per sepuluh) atau lebih dari jumlah seluruh saham dengan hak suara. Kehadiran Dewan Komisaris dalam Rapat Direksi juga dimungkinkan atas permintaan Dewan Komisaris atau salah satu anggota Dewan Komisaris untuk memberikan pandangan-pandangan terhadap hal-hal yang dibicarakan. BOARD MANUAL PT PG RAJAWALI II 7

9 2.2 Pertemuan Informal 1. Pertemuan informal adalah pertemuan anggota Dewan Komisaris dan anggota Direksi di luar forum rapat-rapat formal. Pertemuan ini dapat dihadiri pula oleh anggota atau anggota-anggota dari organ lainnya, atau anggota kedua organ secara lengkap, untuk membicarakan atau mendiskusikan suatu permasalahan dalam suasana informal. PER- 01/MBU /2011 Pasal Pertemuan bukan untuk menghasilkan keputusan, melainkan untuk menyelaraskan pendapat melalui pengungkapan pandangan, serta mengupayakan kesamaan pandangan/pemahaman yang tidak mempunyai kekuatan mengikat bagi kedua pihak. 2.3 Komunikasi Formal Komunikasi formal adalah komunikasi yang terjadi antar organ yang berkaitan dengan pemenuhan ketentuan formal seperti diatur dalam Anggaran Dasar dan atau kelaziman berdasarkan praktik-praktik terbaik (Best Practice) dalam perusahaan, berupa penyampaian laporan dan atau pertukaran data, informasi dan analisis pendukungnya. 2.4 Komunikasi Informal Komunikasi informal adalah komunikasi antar organ Direksi dan Dewan Komisaris, antara anggota atau anggota-anggota organ satu dengan yang lainnya, di luar dari ketentuan komunikasi formal yang diatur dalam Anggaran Dasar dan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Selain menggunakan surat/nota pribadi secara tertulis (hard-copy), komunikasi informal didukung oleh implementasi e-office, antara lain berupa : pribadi; Group-Chatting; Knowledge Management Systems. BOARD MANUAL PT PG RAJAWALI II 8

10 BAB III KEGIATAN ANTAR ORGAN PERSEROAN 3.1 Penyelenggaraan RUPS Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) adalah rapat yang dihadiri oleh Pemegang Saham yang memenuhi syarat kuorum dan diselenggarakan oleh Direksi atas permintaan Dewan Komisaris, Direksi atau Pemegang Saham yang mewakili 1/10 bagian dari jumlah seluruh saham dalam rangka mengambil keputusan penting yang berkaitan dengan modal yang ditanam dalam perusahaan dan/atau untuk pengambilan keputusan atas hal-hal yang kewenangannya tidak diserahkan kepada Direksi atau Dewan Komisaris. 8 Penyelenggaraan RUPS terdiri dari : 1. RUPS Tahunan RUPS Tahunan adalah RUPS yang diadakan setiap tahun untuk pengesahan RKAP, RJPP, dan Laporan Tahunan yang telah disusun oleh Direksi. 2. RUPS Luar Biasa RUPS luar biasa dapat diadakan setiap waktu berdasarkan kebutuhan dan kepentingan Perseroan. 3.2 Kegiatan Direksi Kegiatan Direksi yang Harus Mendapat Persetujuan Tertulis dari Dewan Komisaris 12 Ayat 8 a. Menerima pinjaman jangka pendek dari Bank atau Lembaga Keuangan lain; b. Memberikan pinjaman jangka pendek sampai dengan jumlah tertentu; c. Mengagunkan aktiva tetap untuk kredit jangka pendek; d. Menghapuskan aktiva tetap bergerak dengan umur ekonomis yang lazim berlaku; e. Menghapuskan piutang macet dan persediaan barang mati sampai dengan nilai tertentu; f. Mengadakan kerjasama operasi atau kontrak manajemen untuk jangka waktu tidak lebih dari 1 (satu) tahun atau tidak lebih dari 1 (satu) siklus usaha; g. Menetapkan dan menyesuaikan struktur organisasi. BOARD MANUAL PT PG RAJAWALI II 9

11 3.2.2 Prosedur untuk Mendapatkan Persetujuan Tertulis dari Dewan Komisaris 1. Direksi mengajukan permohonan persetujuan kepada Dewan Komisaris, dilampiri dokumen-dokumen pendukung; 2. Dalam waktu 7 (tujuh) hari kerja sejak menerima permohonan Direksi, Dewan Komisaris harus memberikan pernyataan mengenai kelengkapan dokumen tersebut (dengan menyebutkan kekurangannya, jika belum lengkap); 3. Apabila dalam waktu 30 (tiga puluh) hari sejak diterimanya permohonan atau penjelasan dan dokumen secara lengkap dari Direksi tetapi Dewan Komisaris tidak memberikan keputusan, maka Dewan Komisaris dianggap menyetujui usulan Direksi Kegiatan-kegiatan Direksi yang Harus Mendapat Tanggapan Tertulis dari Dewan Komisaris dan Persetujuan RUPS a. Mengambil bagian atau ikut serta dalam badan-badan lain atau mendirikan perusahaan baru; b. Melepaskan penyertaan Perseroan dalam Perseroan atau badan-badan lain diluar kegiatan usaha Perseroan. c. Menerima atau memberikan pinjaman jangka menengah/panjang; d. Memberikan pinjaman jangka pendek yang melebihi jumlah tertentu; e. Menghapuskan aktiva tetap bergerak dengan umur ekonomis yang lazim berlaku; f. Melepaskan dan menghapuskan aktiva tetap tidak bergerak; g. Mengagunkan aktiva tetap untuk kredit jangka menengah/panjang; h. Mengadakan kerjasama operasi atau kontrak manajemen dengan pihak lain untuk jangka waktu lebih dari 1 (satu) tahun; i. Mengadakan kerjasama lisensi, Bangun Guna Serah (Build, Operate and Transfer/BOT), Bangun Guna Milik (Build, Operated and Owned/BOO); j. Mengadakan perjanjian-perjanjian lain yang mempunyai dampak keuangan bagi Perseroan; k. Mengikat Perseroan sebagai penjamin (borg atau avalist) yang mempunyai akibat keuangan melebihi suatu jumlah tertentu yang ditetapkan oleh RUPS; l. Menghapuskan piutang macet yang melebihi nilai tertentu; m. Menghapuskan persediaan barang mati yang melebihi nilai tertentu; n. Mencalonkan anggota Direksi dan atau Dewan Komisaris yang mewakili 12 Ayat 11 BOARD MANUAL PT PG RAJAWALI II 10

12 Perseroan pada perusahaan patungan dan atau anak perusahaan Prosedur untuk mendapatkan Tanggapan Tertulis dari Dewan Komisaris dan Persetujuan RUPS 1. Direksi mengajukan permohonan untuk mendapatkan tanggapan tertulis dari Dewan Komisaris, dilampiri dokumen-dokumen pendukung. 2. Dalam waktu 7 (tujuh) hari kerja sejak menerima permohonan Direksi, Dewan Komisaris harus memberikan pernyataan mengenai kelengkapan dokumen (dengan menyebutkan kekurangannya, jika belum lengkap); 3. Apabila dalam waktu 30 (tiga puluh) hari sejak diterimanya permohonan atau penjelasan dan dokumen secara lengkap dari Direksi tetapi Dewan Komisaris tidak memberikan rekomendasi secara tertulis, maka Dewan Komisaris dianggap menyetujui usulan Direksi; BOARD MANUAL PT PG RAJAWALI II 11