Buku Panduan User SISTEM INFORMASI WAJIB LAPOR KETENAGAKERJAAN DI PERUSAHAAN PROPINSI JAWA TIMUR

Transkripsi

1 0

2 PENGGUNAAN WEBSITE WAJIB LAPOR KETENAGAKERJAAN DI PERUSAHAAN 1. Untuk melakukan kegiatan wajib lapor ketenagakerjaan online, semua user harus mengakses halaman resmi website Sistem Informasi Ketenagakerjaan Perusahaan di Propinsi Jawa Timur (SIWALAN) melalui online di halaman : 2. Maka user akan mendapatkan tampilan halaman awal seperti gambar dibawah ini : 1

3 3. User Wajib Lapor Ketenagakerjaan di Perusahaan (WLK) yang sudah terdaftar dapat langsung login ke aplikasi SIWALAN menggunakan username dan password yang telah didaftarkan sebelumnya. 4. User WLK yang belum terdaftar harus melakukan registrasi terlebih dahulu dengan menekan/klik "Daftar". 2

4 5. Maka akan muncul halaman registrasi seperti pada gambar dibawah ini : 6. Selanjutnya pada kolom isian, user harus mengisikan data Nama Perusahaan, yang masih aktif (valid), Password untuk akun SIWALAN dan Konfirmasi Password-nya. Password harus memiliki karakter minimal 8 karakter. Setelah data semua terisi, langkah selanjutnya adalah klik "Daftar". Tunggu proses data pendaftaran yang telah dikirim hingga muncul notifikasi (pesan) bahwa pendaftaran sudah berjasil dilakukan lalu user diharapkan segera membuka yang telah digunakan sebagai akun SIWALAN. 7. Langkah berikutnya setelah melakukan pendaftaran, user harus membuka yang telah digunakan dalam pendaftaran sebagai akun SIWALAN untuk dikonfirmasi user, seperti pada gambar dibawah ini : Catatan : Apabila dalam Kotak Masuk Anda tidak terdapat kiriman pendaftaran dari sistem SIWALAN, silahkan Anda cek di kotak Spam pada Anda. 3

5 8. Setelah pendaftaran dalam Kotak Masuk dibuka, maka akan berisi tampilan informasi dari sistem dan harus dikonfirmasi, seperti contoh tampilan dibawah ini : 9. Pada langkah ini semua user harus melakukan konfirmasi dengan menekan/klik tombol "Konfirmasi" pada user, jika konfirmasi tidak dilakukan maka sistem akan memberikan notifikasi berupa pesan untuk mengkonfirmasi akun SIWALAN terlebih dahulu. Setelah konfirmasi , maka akun user telah aktif dan dapat digunakan untuk akses login, lalu user akan diarahkan ke halaman awal (home) SIWALAN sebagai tanda bahwa akun tersebut telah mendapatkan validasi dari sistem. 10. Langkah berikutnya setelah melakukan pendaftaran, user dapat login SIWALAN pada halaman "Masuk" menggunakan akun yang telah teregistrasi oleh sistem. Untuk dapat mengakses aplikasi SIWALAN, user harus login pada halaman login dengan menggunakan akun dan password yang telah teregistrasi seperti pada gambar dibawah ini : 4

6 11. Setelah mengisikan username dan password, tunggu proses selanjutnya karena sistem akan mem-verifikasi akun user SIWALAN, jika login dan password sudah benar, maka user akan login sukses dan dibawa ke halaman dashdoard SIWALAN. 12. Langkah berikutnya setelah login, user akan masuk ke halaman "Dashboard" yang berisi informasi data isian yang telah dimasukkan sebelumnya. Apabila user belum pernah menginput data perusahaan sebelumnya, maka halaman "Dashboard" akan berisi data kosong. 13. Untuk mengisi data data keadaan perusahan seperti nama perusahaan, alamat, jenis usaha dan lain lain dan juga sebelum anda membuat wajib lapor anda harus mengisi data tersebut melalui menu perusahaan. 14. Klik tab perusahaan untuk mengisi data perusahaan seperti nama perusahaan, alamat, no telepon, kabupten, kode pos, dan lain-lain. Jika data isian sudah terisi semua lalu klik simpan, dengan catatan bahwa kolom isian harus terisi semua, hal ini dikarenakan tombol "Simpan" tidak akan berfungsi apabila salah satu kolom masih ada yang kosong/belum terisi. 15. Tampilan menu "Perusahaan" beserta kolom isiannya adalah sebagai berikut: Kolom data isian perusahaan harus diisi semua dan tidak boleh kosong, lalu klik "Simpan" 5

7 Untuk kolom isian "Kota/Kabupaten"; "Kelurahan/Kecamatan"; dan "Jenis Usaha" menggunakan menu dropdown. 16. Data isian selanjutnya ada pada menu "Kepemilikan", di dalam menu "Kepemilikan" ini terdapat sub menu yaitu "Pemilik" dan "Pengurus". Klik menu "Pemilik" untuk mengisi data pemilik. Masukkan nama pemilik dan alamatnya, dan jika sudah mengisi data secara lengkap lalu klik "Simpan". 6

8 17. Data isian selanjutnya ada pada menu "Kepemilikan", lalu masuk ke menu "Pengurus". Masukkan nama pengurus dan alamatnya, dan jika sudah mengisi data secara lengkap lalu klik "Simpan". 18. Setelah melakukan input data secara lengkap di menu "Kepemilikan", selanjutnya arahkan ke menu "Legal" yang berisi data tentang tanggal pendirian, nomor akta pendirian, tanggal perpindahan, alamat lama, status perusahaan, status pemilikan, status permodalan perusahaan. Sebagai contoh dapat dilihat pada gambar dibawah ini : Tanggal Perpindahan Perusahaan BOLEH TIDAK DI ISI 7

9 19. Apabila kolom isian sudah terisi data semuanya, dan tombol "Simpan" telah di klik, maka akan muncul notifikasi seperti ini : 8

10 PANDUAN PENGISIAN WAJIB LAPOR KETENAGAKERJAAN DI PERUSAHAAN SECARA ONLINE 1. Bagi perusahaan yang sudah atau pernah mengisi data pada menu "Perusahaan", maka langkah selanjutnya adalah masuk ke menu "Wajib Lapor". Pada halaman menu "Wajib Lapor", sistem akan menampilkan data wajib lapor yang telah dilaporkan user yang bersangkutan secara online sebelumnya. Jika belum ada data wajib lapor yang telah dilaporkan, maka data tidak akan ditampilkan oleh sistem, seperti pada gambar dibawah ini : 2. Untuk membuat wajib lapor baru klik tombol "Wajib Lapor Baru". Jika dalam aplikasi ini sudah terdapat data wajib lapor maka saat user meng-klik tombol "Wajib Lapor Baru". Untuk user yang baru pertama kali menginputkan/menggunakan aplikasi SIWALAN dan data wajib lapor belum ada, maka akan muncul notifikasi (pop up) untuk memasukkan "Laporan Yang Ke" berapa yang akan dilaporkan, lalu klik "Simpan". Lalu sistem akan membuatkan form wajib lapor baru. Notifikasi (pop up) wajib lapor akan muncul seperti pada gambar berikut : 9

11 Catatan : Laporan Yang Ke diisi dengan angka melanjutkan laporan manual sebelumnya, contoh : Tahun 2016, PT. A wajib lapor ke-5, maka pada isian online diisi Laporan Yang Ke Setelah tombol "Wajib Lapor Baru" di-klik, maka user akan diarahkan ke halaman wajib lapor yang memuat kolom-kolom data yang harus diisi user sebagai pelaporan perusahaan yang faktual. Kolom-kolom data yang ditampilkan oleh sistem dapat berupa isian maupun dropdown menu yang ada di kolom detail. Catatan : Dropdown "Pilih Menu" merupakan langkah utama dalam setiap pengisian data wajib lapor ketenagakerjaan. Didalam dropdown "Pilih Menu" terdapat beberapa pilihan yang mana bila salah satu pilihan telah diisi semua datanya, maka user harus kembali menekan dropdown "Pilih Menu" untuk melakukan pengisian data lainnya. 10

12 1. KEADAAN KETENAGAKERJAAN - UMUM Setelah user masuk ke menu "Wajib Lapor Baru", data yang pertama diisi adalah data Keadaan Ketenagakerjaan Poin 1 Umum, klik "Pilih Menu" lalu pilih "Ketenagakerjaan Umum", sistem akan menampilkan halaman isian "Ketenagakerjaan - Umum". Isikan data sesuai dengan keadaan sebenarnya, lalu klik "Simpan", lalu tunggu hingga muncul notifikasi berhasil. 11

13 Untuk melanjutkan mengisi data isian yang lain, user harus kembali ke menu sebelumnya (breadcrumb) dengan tulisan "Data Wajib Lapor" yang berada di bawah menu utama, seperti gambar dibawah ini : 2. KEADAAN KETENAGAKERJAAN - WAKTU KERJA Setelah melengkapi isian data pada halaman "Keadaan Ketenagakerjaan - Umum", lalu kembali ke menu sebelumnya dan dilanjutkan mengisi poin ke 2 "Keadaan Ketenagakerjaan - Waktu Kerja". Caranya seperti langkah sebelumnya dengan memilih menu lalu pilih "Waktu Kerja". Pada halaman "Waktu Kerja", isian data hanya berupa pilihan yang harus dicentang data sesuai dengan kondisi sebenernya lalu klik simpan. Tunggu hingga muncul notifikasi berhasil atau proses selesai. 12

14 Untuk melanjutkan mengisi data yang lain, user haru kembali ke menu sebelumnya, yaitu Data Wajib Lapor yang berada di bawah menu utama. 3. KEADAAN KETENAGAKERJAAN - PENGGUNAAN ALAT DAN BAHAN Setelah menyelesaikan pengisian data pada poin 1 dan 2, untuk selanjutnya menuju halaman poin ke 3, yaitu "Penggunaan Alat dan Bahan". Untuk mengisi data ini, silahkan klik "Pilih Menu" pada kolom "Detail", lalu pilih "Penggunaan Alat dan Bahan". Setelah masuk pada halaman "Penggunan Alat dan Bahan", terdapat dropdown menu bertuliskan "Pilih alat/bahan". Didalam halaman ini user harus memillih alat atau bahan yang dimiliki dan sesuai dengan keadaan sebenarnya di perusahaan yang bersangkutan, lalu masukkan jumlahnya, setelah itu klik "Simpan". Untuk Alat dan Bahan Instalasi Pemadam Kebakaran, Bejana Tekanan, Pesawat Angkat-Angkut, Bejana Beracun dan Berbahaya setelah memilih alat dan bahan ini, masukkan jenis alat dan bahan yang ada yang sesuai kondisi perusahaan, masukkan jumlahnya. 13

15 Contohnya dapat dilihat pada gambar berikut : Untuk mengubah data yang ada user tinggal pilih ulang alat dan bahan melalui Dropdown "Pilih Alat/Bahan". Lalu ubah datanya selanjutnya klik "Simpan". Untuk melanjutkan mengisi data yang lainnya, silahkan kembali ke menu "Data Wajib Lapor" yang berada di bawah menu utama. 4. KEADAAN KETENAGAKERJAAN - LIMBAH PRODUKSI Poin selanjutnya adalah poin nomor 4 "Tentang Limbah Produksi". Untuk mengisi data ini "Pilih Menu - Pengolahan Limbah", setelah itu user akan diarahkan ke halaman berisikan dua tab yaitu "Limbah Produksi" dan "Installasi Pengolahan Limbah". Langkah pertama adalah masuk ke menu "Limbah Produksi". 14

16 Pilih Jenis limbah yang di hasilkan dari proses produksi pada perusahaan, jika sudah klik "Simpan". Selanjutnya pindah ke menu "Instalasi Pengolahan Limbah", untuk mengisi data ada tidaknya fasilitas pengolahan limbah, Amdal, dan no sertifikatnya. Isikan data sesuai dengan keadaan perusahaan, lalu klik "Simpan". 15

17 Untuk melanjutkan mengisi data yang lain, silahkan kembali ke menu "Data Wajib Lapor" yang berada di bawah menu utama. 5. KEADAAN KETENAGAKERJAAN - PENGUPAHAN, TUNJANGAN HARI RAYA KEAGAMAAN, BONUS / GRATIFIKASI Poin selanjutnya adalah mengisi poin nomor 5. Pengupahan, 6. Tunjangan Hari Raya Keagamaan, 7. Bonus/Gratifikasi. Untuk mengisi poin tersebut masuk dengan cara klik "Pilih Menu" pada kolom detail, lalu pilih "Pengupahan". Setelah berada pada form "Pengupahan", input data sesuai dengan keadaan sebenarnya di perusahaan, setelah selesai mengisi lalu klik "Simpan". 16

18 Untuk melanjutkan mengisi data yang lain, silahkan kembali ke menu "Data Wajib Lapor" yang berada di bawah menu utama. 6. KEADAAN KETENAGAKERJAAN - FASILITAS PERUSAHAAN Poin berikutnya adalah poin nomor 8 tentang "Fasilitas Perusahaan", cara untuk mengisi data ini adalah dengan cara klik Pilih Menu pada kolom Detail, lalu pilih "Fasilitas Perusahaan". Di dalam halaman ini akan ada dua tab yaitu menu "Fasilitas Keselamatan dan Kesehatan Kerja" dan menu "Fasilitas Kesejahteraan Kerja". Langkah ertama klik menu "Fasilitas Keselamatan dan Kesehatan Kerja". Akan ada dropdown bertuliskan "Pilih Fasilitas", pilihlah "Fasilitas Kesehatan dan Keselamatan Kerja" yang ada pada perusahaan, lalu Klik "Simpan". Khusus untuk "Fasilitas Dokter Pemeriksa, Paramedis, Ahli Petugas K3" setelah memilih akan muncul isian untuk data jumlah, masukkan jumlahnya terlebih dahulu setelah itu klik "Simpan". 17

19 Selanjutnya masuk ke menu "Fasilitas Kesejahteraan". Pilih "Fasilitas Kesejahteraan" yang ada sesuai keadaan perusahaan, lalu klik "Simpan". Untuk melanjutkan mengisi data yang lain, silahkan kembali ke menu "Data Wajib Lapor" yang berada di bawah menu utama. 7. KEADAAN KETENAGAKERJAAN - BPJS KETENAGAKERJAAN, BPJS KESEHATAN, PROGRAM PENSIUN Poin selanjutnya adalah poin nomor 9. BPJS Ketenagakerjaan, poin nomor 10. BPJS Kesehatan, dan poin nomor 11. Program Pensiun. Untuk dapat mengisi data ini klik "Pilih Menu" lalu pilih menu "BPJS, Program Pensiun". 18

20 Pada halaman ini terdapat 3 tab (menu), tab pertama tab "BPJS Ketenagakerjaan", tab ke dua tab "BPJS Kesehatan" dan tab ketiga tab "Program Pensiun". Pertama kita akan mengisi data untuk poin ke 9 yaitu "BPJS Ketenagakerjaan". Klik tab "BPJS Ketenagakerjaan", lalu isikan data sesuai dengan keadaan perusahaan. Pilih jenis "BPJS Ketenagakerjaan" yang ada pada perusahaan dan jenis nya, setelah itu klik "Simpan". 19

21 Selanjutnya klik tab "BPJS Kesehatan" untuk mengisi data poin nomor 10. Masukkan data sesuai dengan keadaan dan data BPJS Kesehatan yang ada pada perusahaan, setelah itu klik "Simpan". Terakhir klik tab "Program Pensiun" untuk mengisi poin ke 11. Pilih teknis pelaksanaan program pensiun yang ada pada perusahaan, lalu klik "Simpan". Untuk melanjutkan mengisi data yang lain, silahkan kembali ke menu "Data Wajib Lapor" yang berada di bawah menu utama. 20

22 8. KEADAAN KETENAGAKERJAAN - PERANGKAT HUBUNGAN INDUSTRIAL Berikut nya adalah mengisi data untuk poin nomor 12 untuk data "Perangkat Hubungan Industrial". Caranya adalah klik "Pilih Menu" lalu "Pilih Perangkat Hubungan Industrial". Pada halaman ini terdapat 2 tab pilihan, pertama tab "Perangkat Hubungan Kerja" dan kedua tab "Perangkat Organisasi Ketenagakerjaan". Langkah pertama klik tab "Perangkat Hubungan Kerja", lalu pilih jenis perangkat hubungan kerja yang ada pada perusahaan. Khusus untuk jenis perangkat hubungan kerja "PK" dan "KKB" harus menginputkan tanggal pengesahannya. Setelah memilih lalu klik "Simpan". PK = Perjanjian Kerja PP = Peraturan Perusahaan KKB atau PKB = Perjanjian Kerja Bersama 21

23 Berikutnya klik tab "Perangkat Organisasi Ketenagakerjaan", setelah itu pilih jenis organisasi ketenagakerjaan yang ada pada perusahaan, lalu klik "Simpan". Untuk melanjutkan mengisi data yang lain, silahkan kembali ke menu "Data Wajib Lapor" yang berada di bawah menu utama. 9. KEADAAN KETENAGAKERJAAN - RENCANA PEKERJA YANG DI BUTUHKAN DALAM 12 BULAN AKAN DATANG / RENCANA CTKI AKAN DI BERANGKATKAN, PERINCIAN RENCANA KEBUTUHAN PEKERJA 12 BULAN YANG AKAN DATANG, PEKERJA 12 BULAN TERAKHIR/CTKI YANG SUDAH DI BERANGKATKAN 12 BULAN TERAKHIR, PERINCIAN RENCANA KEBUTUHAN PEKERJA 12 BULAN YANG AKAN TERAKHIR, JUMLAH PENERIMAAN PEKERJA 12 BULAN TERAKHIR DAN JUMLAH PEKERJA BERHENTI 12 BULAN TERAKHIR, PROGRAM PELATIHAN, RENCANA KEBUTUHAN LATIHAN BAGI PEKERJA (DI RINCI MENURUT KEJURUAN) Pada langkah ini akan diinputkan data isian untuk poin 13 a, 13 b, 14 a, 14 b, 15, 16, dan 17 yang ada pada wajib lapor. Caranya klik menu dropdown pada wajib lapor yang di pilih lalu pilih "Pekerja". 22

24 Pada halaman ini terdapat tampilan 7 tab pilihan, tab pertama adalah bagian untuk poin 13 a, tab ke 2 untuk poin 13 b, tab ke 3 untuk poin 14 a, tab ke 4 untuk poin 14 b, tab ke 5 untuk poin ke 15 tab ke 6 untuk poin ke 16 dan tab ke 7 untuk poin 17. Pertama kita isikan data untuk poin 13 a dengan cara klik tab pertama "Rencana Pekerja yang dibutuhkan 12 bulan mendatang (untuk Umum) / Rencana CTKI yang akan diberangkatkan 12 bulan mendatang (untuk PJTKI)". Lalu masukkan data berdasarkan data yang ada pada perusahaan dan klik "Simpan". 23

25 Selanjutnya kita isikan untuk poin 13 b yang ada pada tab ke 2 "Rencana Kebutuhan Pekerja / Detail Rencana CTKI yang akan diberangkatkan". Masukkan data sesuai yang ada pada perusahaan, lalu klik "Simpan". Berikutnya kita klik tab ke 3 "Pekerja 12 bulan terakhir / CTKI yang telah di berangkatkan 12 bulan terakhir". Lalu masukkan datanya, setelah itu klik "Simpan". Berikutnya untuk poin 14 b yang berada pada tab ke 4 "Kebutuhan Pekerja 12 bulan terakhir / Detail CTKI yang telah diberangkatkan 12 bulan terakhir". Masukkan data yang sesuai dengan kondisi perusahaan, lalu klik "Simpan". 24

26 Langkah berikutnya poin ke 15 pada wajib lapor yaitu pada tab ke 5 "Rekap penerimaan pekerja 12 bulan terakhir dan pekerja berhenti 12 bulan terakhir". Masukkan datanya sesuai dengan keadaan sebenarnya, lalu klik "Simpan". Selanjutnya klik pada tab ke 6 "Program Pelatihan" untuk mengisi data poin ke 16. Pilih berdasarkan keadaan sebenarnya pada perusahaan, lalu klik "Simpan". Langkah terakhir klik pada tab ke 7 "Rencana kebutuhan latihan bagi pekerja (dirinci menurut kejuruan)". Masukkan datanya, lalu klik "Simpan". 25

27 CETAK TANDA TERIMA DAN WAJIB LAPOR KETENAGAKERJAAN DI PERUSAHAAN SECARA ONLINE Bagi perusahaan yang telah melaksanakan pengisian data wajib lapor ketenagakerjaan di perusahaan secara online, user perusahaan dapat mencetak Tanda Terima dan Wajib Lapor Ketenagakerjaan. Untuk dapat mencetak Tanda Terima WLK, user perusahaan dapat mengunduh berkas Tanda Terima WLK dengan menekan tombol Cetak Bukti seperti yang tertera pada gambar dibawah ini : Maka hasilnya akan seperti pada contoh gambar berikut : 26

28 Untuk dapat mencetak Bukti WLK, user perusahaan dapat mengunduh berkas Bukti WLK dengan menekan tombol Cetak WLK seperti yang tertera pada gambar dibawah ini : Maka hasilnya akan seperti pada contoh gambar berikut : 27

29 Sistem Informasi Wajib Lapor Ketenagakerjaan Di Perusahaan Contact Person : DINAS TENAGA KERJA DAN TRANSMIGRASI PROVINSI JAWA TIMUR Bidang Pengawasan Ketenagakerjaan & K3 Jl. Dukuh Menanggal No Surabaya Tlp. (031) ext. 30 Fax. (031) siwalanjatim@gmail.com SIWALAN Website : SIWALAN Whatsapp Group : SIWALAN Telegram Group : 28