METODE OBSERVASI & WAWANCARA

Transkripsi

1 Modul ke: WAWANCARA SETTING INDUSTRI/ORGANISASI Bagian 2. Wawancara Analisis Jabatan Drs. Agung Sigit Santoso, M.Si., Psi. FAKULTAS PSIKOLOGI UNIVERSITAS MERCU BUANA

2 TUJUAN PEMBELAJARAN Tujuan Instruksional Khusus : Setelah mempelajari mempelajari materi kuliah METODE OBSERVASI & WAWANCARA ini diharapkan para mahasiswa dapat : 1. Mengenal dan memahami teori, metode, proses, struktur, dan keterampilan observasi & wawancara 2. Mampu menyusun rencana dan melakukan persiapanpersiapan untuk observasi & wawancara 3. Mampu menerapkan setiap tahapan dalam proses observasi & wawancara sesuai kebutuhan dan tujuannya sebagai bagian dalam praktek pemeriksaaan psikologis.

3 TUJUAN PEMBELAJARAN Tujuan Instruksional Umum : Setelah mempelajari materi kuliah Metode Observasi & Wawancara ini diharapkan para mahasiswa dapat : Memahami berbagai jenis metode observasi & wawancara yang dipergunakan sebagai bagian dalam proses pemeriksaan psikologis, serta mampu mempraktekkannya tahap demi tahap sesuai kebutuhan psikodiagnostik.

4 WAWANCARA SETTING INDUSTRI/ORGANISASI Bagian 2. Analisa Jabatan

5 WAWANCARA SETTING INDUSTRI/ORGANISASI Penggunaan wawancara dalam setting Psikologi Industri dan Organisasi (PIO) ini biasanya dilakukan pada saat (a) Seleksi dan penempatan; (b) Job Analysis; (c)coaching, (d) Performance appraisal, diperlukan dalam rangka perusahaan akan melakukan promosi, mutasi atau demosi terhadap karyawannya; dan juga saat proses (e) Exit interview, saat karyawan sudah tidak bekerja lagi, terkadang dibutuhkan wawancara dengan karyawan itu.

6 CONTOH PANDUAN WAWANCARA ANALISA JABATAN PANDUAN KERJA ASSOSIATE KEGIATAN ANALISA JABATAN & EVALUASI JABATAN DI SEKRETARIAT JENDERAL DEPNAKERTRANS NAMA KEGIATAN Konsultansi Analisa Jabatan dan Evaluasi Jabatan di lingkungan Sekretaria Jenderal Depnakertrans RI. TUJUAN KEGIATAN Pada dasarnya program Konsultansi ini bertujuan sebagai berikut : 1. Menyusun suatu Uraian Jabatan dan Persyaratan Jabatan (Job Des. & Job Spec.) yang up to date / sesuai dengan kondisi terahir dari jabatan yang ada saat ini. 2. Menghitung Job Score yang sesuai dengan tuntutan tugas dan beban kerja yang ada. 3. Menyempurnakan Job Structure Organisasi Depnakertrans RI.

7 PELAKSANAAN KEGIATAN Jangka Waktu Lokasi Kegiatan Sel Sekretariat o 8 Minggu efektif, o 13 April s/d 13 Juni 2009 o Kantor Depnakertrans, Jl Taman Makam Pahlawan Kalibata, Jak- o Kantor Depnakertrans, Jl Gatot Subroto, Kuningan Jak-Sel o Pusdiklat Nakertrans, Jl Pusdiklat Kp. Makasar, Jak-Tim o Pusat K3 Naker, Jl Yos Sudarso, Jak-Utara o Kantor PPSDM Consultant.

8 RUANG LINGKUP KEGIATAN ASSOSIATE 1. Diluar pertemuan sosialisasi tanggal 6 8 April 2009, Assosiate wajib mengikuti Workshop Teknis pelaksanaan dan penyegaran konsep JA JE, yang akan diselenggarakan sekitar tanggal 8 April Mempelajari seluruh konsep dan teknis pelaksanaan yang berkaitan dengan pemenuhan standar kwalitas hasil Analisa Jabatan. 3. Menguasai Teknis pengambilan data berupa kegiatan wawancara Analisa Jabatan dan observasi lapangan (bila diperlukan) 4. Merencanakan dengan cermat, kegiatan pengambilan data dengan menghubungi pejabat nara sumber, untuk membuat janji wawancara atau observasi. 5. Membangun pola hubungan dan komunikasi yang efektif dan profesional dengan para pejabat yang di wawancarai. 6. Melaksanakan kegiatan Wawancara dan Obeservasi sesuai dengan Daftar Pertanyaan/ Bentuk Laporan Uraian Jabatan dan Petunjuk Teknis yang diberikan. Dikerjakan secara cermat dan Profesional sehingga memberikan hasil yang optimal.

9 7. Dalam proses pengambilan data, berlaku ukuran ukuran teknis sebagai berikut : Satu Job Title, data dan informasinya di ambil paling tidak dari 2 pejabat yaitu : (1) Pemangku Jabatan, dan (2) Atasan. Lama waktu wawancara 1 (satu) job title diperkirakan 4 jam kerja. Untuk mendapatkan seluruh informasi sampai dengan tersusunnya Draft Laporan Analisa Jabatan berupa Uraian Jabatan, sangat mungkin perlu melakukan dua kali pertemuan wawancara pada setiap nara sumber. Assosiate WAJIB, melakukan konfirmasi tentang Draft Laporan JA, kepada para pejabat yang di wawancara, melakukan perbaikan perbaikan yang diperlukan sampai pada akhirnya para pejabat tersebut menerima dan menyetujui Draft Laporan JA yang ditandai dengan memberikan Tanda Tangan serta Nama jelas pada formulir persetujuan yang telah disediakan. 8. Menyerahkan seluruh berkas kerja, form persetujuan dan Draft Laporan JA kepada Sekretariat.

10 FORMAT PENULISAN URAIAN JABATAN URAIAN JABATAN A. IDENTITAS JABATAN KODE JABATAN : NAMA JABATAN : SUB.BAGIAN / SUB. BIDANG : BAGIAN / BIDANG : BIRO/PUSAT : Untuk diisi oleh analis Tuliskan nama jabatan anda, BUKAN nama anda Tuliskan sub bagian anda Tuliskan bagian anda Tuliskan biro anda SETJEN/DITJEN/ITJEN : SEKRETARIAT JENDERAL DEPARTEMEN : DEPNAKERTRANS IDENTITAS PEJABAT Nama Pejabat : Masa Kerja di Jabatan ini : Masa Kerja di Departemen : Nama Atasan langsung : Jabatan Atasan : Tuliskan nama lengkap anda beserta gelar akademis Tuliskan masa kerja anda di jabatan ini tahun bulan Tuliskan masa kerja anda di Depnakertrans atau Depnaker atau Deptrans tahun bulan Tuliskan nama lengkap atasan anda beserta gelar akademis Tuliskan nama jabatan atasan anda

11 B. KEDUDUKAN JABATAN DALAM STRUKTUR ORGANISASI C. TUJUAN / FUNGSI JABATAN Tuliskan fungsi jabatan anda atau jelaskan mengapa jabatan anda harus ada di organisasi ini. Dengan panduan kalimat di bawah ini : Bertanggung jawab kepada..., dalam rangka/untuk... agar/sehingga... D.1. TUGAS POKOK Tugas Pokok 1 : (Tugas pokok adalah tugas-tugas yang berhubungan langsung dengan fungsi jabatan) Tahapan Pelaksanaan Tugas : (Tahap pelaksanaan tugas adalah uraian tahapan kerja yang dituliskan berdasarkan urutan: INPUT PROSES OUTPUT diawali dengan kata kerja) Contoh : Menerima penugasan dari, Mempelajari.., dst dst Wewenang : Mengusulkan.., Menetapkan.., Memutuskan., dll Indikator Prestasi : Tuliskan ukuran-ukuran yang menunjukkan prestasi/keberhasilan yang harus dicapai pada tugas tersebut

12 D.1. TUGAS TAMBAHAN Tugas Pokok 1 : (Tugas tambahan adalah tugas-tugas yang tidak berhubungan langsung dengan fungsi jabatan, namun dilakukan secara rutin) Tahapan Pelaksanaan Tugas : (Tahap pelaksanaan tugas adalah uraian tahapan kerja yang dituliskan berdasarkan urutan: INPUT PROSES OUTPUT diawali dengan kata kerja) Contoh : Menerima penugasan dari, Mempelajari.., dst dst Wewenang : Mengusulkan.., Menetapkan.., Memutuskan., dll Indikator Prestasi : Tuliskan ukuran-ukuran yang menunjukkan prestasi/keberhasilan yang harus dicapai pada tugas tersebut

13 D.1. TUGAS LAIN-LAIN Tugas Pokok 1 : (Tugas lain-lain adalah tugas-tugas yang tidak berhubungan langsung dengan fungsi jabatan, dan tidak dilakukan secara rutin, hanya sekali-sekali saja.) Misalkan sesekali mewakili atasan menghadiri rapat, sesekali diminta mengajar di pusdiklat, dsb. Tahapan Pelaksanaan Tugas : (Tahap pelaksanaan tugas adalah uraian tahapan kerja yang dituliskan berdasarkan urutan: INPUT PROSES OUTPUT diawali dengan kata kerja) Contoh : Menerima penugasan dari, Mempelajari.., dst dst Wewenang : Mengusulkan.., Menetapkan.., Memutuskan., dll Indikator Prestasi : Tuliskan ukuran-ukuran yang menunjukkan prestasi/keberhasilan yang harus dicapai pada tugas tersebut

14 E. HUBUNGAN KERJA Dengan Jabatan yang lebih Tinggi JABATAN YANG DIHUBUNGI UNIT KERJA MAKSUD HUBUNGAN INTERNAL (Internal adalah di dalam satu kesekjenan yang sama) Sebutkan unit kerja jabatan dimaksud Misalnya: melaporkan, melaksanakan tugas, menerima arahan, dll EXTERNAL (Ditjen, Itjen, Badan, Departemen / Instansi lain) Dengan Jabatan yang Setara JABATAN YANG DIHUBUNGI UNIT KERJA MAKSUD HUBUNGAN INTERNAL (Internal adalah di dalam satu kesekjenan yang sama) Sebutkan unit kerja jabatan dimaksud Misalnya: berkoordinasi, bekerjasama, dll EXTERNAL (Ditjen, Itjen, Badan, Departemen / Instansi lain) Dengan Jabatan yang Lebih Rendah JABATAN YANG DIHUBUNGI UNIT KERJA MAKSUD HUBUNGAN INTERNAL (Internal adalah di dalam satu kesekjenan yang sama) Sebutkan unit kerja jabatan dimaksud Misalnya: memerintahkan, mengontrol, mengawasi, dll EXTERNAL (Ditjen, Itjen, Badan, Departemen / Instansi lain)

15 F. TANGGUNG JAWAB JABATAN PEMBERIAN PENGAWASAN Jabatan yang diawasi Jumlah pejabat Pekerjaan yang diawasi Frekuensi Pengawasan Sebutkan nama jabatan yang diawasi orang Misalnya : Membuat perencanaan kerja, melaksanakan tugas pokok, tambahan, lain-lain setiap saat, setiap jam, setiap hari, setiap minggu, bulan, tahun, sewaktu-waktu, dll PENERIMAAN PENGAWASAN Pekerjaan yang diawasi Pengawasan oleh Frekuensi Pengawasan Misalnya : Membuat perencanaan kerja, melaksanakan tugas pokok, tambahan, lain-lain Sebutkan nama jabatan yang melakukan pengawasan setiap saat, setiap jam, setiap hari, setiap minggu, bulan, tahun, sewaktuwaktu, dll OUT PUT ADMINISTRASI Tuliskan hasil kerja yang berupa dokumen, file, catatan, disposisi, dll. Nama Formulir / File / Catatan dst KEUANGAN Jumlah Sebutkan jumlah uang yang anda kelola sebagai pejabat pada jabatan tsb. Rp. Untuk Keperluan Sebutkan untuk keperluan apa saja boleh dipergunakan (secara global). dst

16 ALAT / MESIN / BAHAN Nama alat/mesin/bahan Alat / mesin / bahan yang dimaksud adalah yang selama ini ada, BUKAN yang diharapkan ada atau yang seharusnya ada Peralatan : 1. Komputer, Printer, Akibat Kesalahan Tuliskan kondisi atau situasi kerja yang dirasakan bila alat / mesin / bahan tersebut tidak berfungsi dengan baik. Bahan-Bahan Alat Bantu Kerja : 1. UU ttg Jementerianl, peraturan pelaksanaannya; 2. UU dan peraturan pelaksanaan lainnya yang terkait; 3. DIPA; 4. Buku pedoman, sistem dan prosedur kerja; 5. Instruksi lisan maupun tertulis dari Sekjen/Ditjen 6. Surat-surat masuk dan konsep-konsep surat dinas;data yang dikumpulkan oleh Pelaksana. 7. Dan atau lain-lainnya...(tuliskan) RAHASIA Jenis Kerahasiaan Tuliskan dokumen-dokumen hasil kerja dan bahan dokumen penunjang / alat bantu kerja yang dipakai yang seharusnya dijaga kerahasiannya. Mulai dari yang bersifat Confidential/ Rahasia, Sangat rahasia. Jika tidak ada tugas yang sifatnya rahasia, cukup tuliskan TIDAK ADA. Akibat jika terjadi kebocoran Tuliskan akibatnya terhadap situasi unit kerja, departemen atau bahkan negara, jika terjadi kebocoran atas kerahasiaan tsb.

17 G. LINGKUNGAN KERJA 1. Akibat jika terjadi kecelakaan 2. Gangguan kesehatan yang mungkin terjadi 3. Kegiatan pejabat a. duduk b. berdiri c. berjalan 4. Tempat kerja a. Di dalam Gedung b. Di luar Gedung 5. Kondisi Lingkungan : Tidak ada, sangat minimal, sakit, cacat, meninggal. : (Misalnya: kelelahan, sakit mata, paru-paru, stress, dll) : % : % : % : % : % a. Suhu b. Penerangan c. Ventilasi d. Ketenangan e. Kebersihan f. Keleluasaan - luas ruang - luas meja Kondisi Kurang Cukup Baik 1. Alat Keselamatan Kerja: Tuliskan alat keselamatan kerja yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas anda, JIKA ADA.

18 H. PERSYARATAN JABATAN & KOMPETENSI 1. Pendidikan Minimal : SMA, D1, D2, D3, S1, S2, S3. Bukan jenjang pendidikan yang dimiliki pejabat saat ini, tetapi jenjang pendidikan minimal yang dibutuhkan untuk posisi jabatan ini. Jurusan : Sebutkan secara spesifik jurusan atau spesialisasi yang diperlukan untuk menduduki jabatan tersebut 2. Diklat Kedinasan Minimal : Misal: Spama, Spadya, Adum, Adumla, Suslia, Suspim, dsb 3. Pelatihan Ketrampilan & Pengetahuan Minimal 4. Pengalaman Penugasan pada jabatan tertentu : Misal : Pelatihan K3, Pengadaan barang, Bahasa Inggris, dsb : Misal : Pernah menjabat di lingkungan binawas, dsb Persyaratan Fisik : Misal : tidak buta warna, tidak cacat fisik, tidak pakai kaca mata, dsb 6. Persyaratan Jenis Kelamin : Misal : harus laki-laki atau harus perempuan atau bisa keduanya 7. Persyaratan Usia Minimal : Bukan usia anda saat ini, tetapi usia untuk menduduki jabatan tersebut Maksimal :

19 LEMBAR PENGESAHAN : o Nama Konsultan Analis Jabatan :. o Tanggal Pengumpulan Data : s/d Mei 2009 Menyetujui Uraian Jabatan Ini Jakarta,. Mei 2009 Atasan Pemangku Jabatan Pemangku Jabatan (...) Nama Jabatan (...) Nama Jabatan

20 Daftar Pustaka : 1. Gorden, R.L. (1996). Basic Interviewing Skills. Illionis: F.E. Peacock Publisher 2. Stewart, J.C., Cash, W.B. (2000). Interviewing: Principles and Practices. United States of America: The McGraw-Hill 3. Rahayu, I.T. (2004). Observasi & Wawancara. Malang: Bayumedia Publishing. 4. Disarikan dari beberapa sumber. Terima Kasih Drs. Agung Sigit Santoso, M.Si., Psi.