Manajemen Sistem Informasi Administrasi Sebagai Upaya Peningkatan Kualitas Pelayanan Jasa Pendidikan

Transkripsi

1 Manajemen Sistem Informasi Administrasi Sebagai Upaya Peningkatan Kualitas Pelayanan Jasa Pendidikan Kadek Rai Suwena a,*, Lulup Endah Tripalupi b abuniversitas Pendidikan Ganesha, Singaraja, Indonesia *(kadek_suwena@yahoo.co.id) ABSTRAK Sistem informasi administrasi akademik merupakan bagian dari administrasi perguruan tinggi. Keberadaan sistem informasi administrasi akademik dalam pengelolaan program pendidikan bukan merupakan suatu tujuan, tetapi sebagai alat atau sarana pendukung agar program pendidikan dapat terlaksana dengan tertib dan lancar. Hasil pengamatan (observasi) yang telah dilakukan oleh peneliti, bahwa pada tampilan fisik, layanan jasa pendidikan kurang didukung oleh sarana prasarana dan basis data yang cukup. Basis data dalam hal ini berkaitan dengan informasiinformasi pendukung kegiatan proses belajar mengajar yang dibutuhkan mahasiswa. Hasil pengamatan ini mengindikasikan bahwa bukan berarti layanan jasa pendidikan yang telah diberikan berada dalam kategori baik, tidak serta merta memuaskan apa yang diinginkan oleh pengguna. Keberadaan basis data yang memadai sehingga setiap informasi-informasi yang penting pendukung proses belajar mengajar dapat diperoleh dengan baik oleh pengguna. Dengan kata lain melalui penyelenggaraan sistem informasi administrasi akademik yang baik diharapkan dapat tercipta penyelenggaraan pendidikan yang efektif dan efisien. Kata kunci: sistem informasi, pelayanan, pendidikan PENDAHULUAN Tuntutan terhadap perguruan tinggi dewasa ini bukan hanya sebatas kemampuan untuk menghasilkan lulusan yang diukur secara akademik, melainkan keseluruhan program dan lembagalembaga perguruan tinggi harus mampu membuktikan kualitas yang tinggi didukung oleh akuntabilitas. Faktor yang menentukan tingkat keberhasilan dan kualitas suatu perguruan tinggi adalah kemampuan dosen dalam melaksanakan tugas tri darma perguruan tingginya. Keberhasilan suatu perguruan tinggi dalam menyelenggarakan tri darma perguruan tinggi memerlukan berbagai sarana pendukung, satu diantaranya adalah sistem informasi administrasi akademik. Kebutuhan akan sistem informasi administrasi akademik yang memadai bertujuan agar program-program pendidikan yang sudah direncanakan dapat berjalan dengan lancar, teratur, tertib 56

2 Suwena, Tripalupi Manajemen Sistem Informasi Administrasi sebagai dan efisien. Sistem informasi administrasi akademik merupakan bagian dari administrasi perguruan tinggi. Keberadaan sistem informasi administrasi akademik dalam pengelolaan program pendidikan bukan merupakan suatu tujuan, tetapi sebagai alat atau sarana pendukung agar program pendidikan dapat terlaksana dengan tertib dan lancar. Rochaety, dkk (2005: 14) mengemukakan bahwa dalam dunia pendidikan, keberadaan sistem informasi administrasi akademik merupakan salah satu komponen yang tidak dapat dipisahkan dari aktivitas pendidikan itu sendiri. Kedua domain ini memiliki tingkat ketergantungan yang cukup tinggi dalam membentuk karakteristik pengelolaan sistem informasi administrasi akademik. Sistem informasi administrasi akademik terdiri dari komponen - komponen pendukung lembaga pendidikan untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan pihak pengambil keputusan saat melakukan saat melakukan aktivitas pendidikan. Sistem informasi terbentuk dari komponen - komponen perangkat keras (hardwa re), perangkat lunak (software), dan perangkat manusia (brainware). Banyak pendapat mengatakan bahwa teknologi informasi merupakan salah satu senjata persaingan. Hal ini tidak perlu diragukan lagi karena saat ini teknologi informasi telah menjadi salah satu alat untuk meningkatkan efisiensi aktivitas operasional lembaga pendidikan. Melalui sistem informasi administrasi akademik yang mantap, yang dapat memberikan dukungan pelayanan terhadap keseluruhan pelaksanaan program pendidikan, diharapkan dapat tercipta tertib akademik, yang ditandai dengan keadaan disiplin, partisipasi, loyalitas, kepatuhan, komitmen dikalangan civitas akademika. Dengan kata lain melalui penyelenggaraan sistem informasi administrasi akademik yang baik diharapkan dapat tercipta penyelenggaraan pendidikan yang efektif dan efisien. Oleh karena itu kelancaran administrasi yang efisien dan efektif, pelayanan yang baik, peraturan akademik yang jelas dan dilaksanakan dengan baik, kelengkapan sarana dan prasarana yang baik, pelayanan yang baik akan menghasilkan keberhasilan kegiatan akademik di suatu perguruan tinggi. Untuk dapat mendeskripsikan keberhasilan kegiatan akademik di suatu perguruan tinggi diperlukan persepsi pengguna berkaitan dengan pengelolaan sistem informasi 57

3 administrasi khususnya layanan yang diberikan dengan menggunakan alat ukur berupa checklist yang memfokuskan perhatian pada fungsi manajerial (administrasi) yang berkaitan dengan berbagai pelayanan untuk kebutuhan mahasiswa dilihat dari dimensi tangible, reliability, responsivenes, assurance, dan empathy. Dari persepsi yang diberikan tersebut, dijadikan dasar untuk merencanakan sistem informasi administrasi dalam menunjang proses kegiatannya. METODE Dilihat dari pendekatannya, penelitian ini menggunakan pendekatan empirik (e x-post facto) yang merupakan suatu penelitian yang dilakukan untuk meneliti peristiwa yang telah terjadi dan kemudian menurut ke belakang untuk mengetahui faktor-faktor yang dapat menimbulkan kejadian tersebut (Sugiyono, 2005: 7). Orientasi dari penelitian ini adalah persepsi tentang layanan administrasi yang digunakan sebagai dasar untuk penyusunan sebuah Sistem Informasi Akademik, sehingga dapat menciptakan sebuah sistem informasi administrasi dalam bentuk WEB yang terintegrasi dengan sistem informasi manajemen lembaga dalam hal ini Universitas Pendidikan Ganesha. HASIL DAN PEMBAHASAN Kualitas Pelayanan pada Jasa Pendidikan Kualitas jasa pendidikan dapat diketahui dengan cara membandingkan persepsi pelanggan atas pelayanan yang diperoleh atau diterima secara nyata oleh mereka dengan pelayanan yang sesungguhnya diharapkan. Jika kenyataan lebih dari yang diharapkan, pelayanan dapat dikatakan bermutu. Sebaliknya jika kenyataan kurang dari yang diharapkan, pelayanan dapat dikatakan tidak bermutu. Namun apabila kenyataan sama dengan harapan, maka kualitas pelayanan disebut memuaskan. Dengan demikian, kualitas pelayanan dapat didefinisikan seberapa jauh perbedaan antara kenyataan dan harapan para pelanggan atas layanan yang diterima. (Rochaety, 2005: 105). Salah satu faktor yang menentukan tingkat keberhasilan dan kualitas perusahaan/ organisasi menurut Jhon Sviokla dalam Lupiyoadi (2001 : 147) adalah kemampuan organisasi memberikan pelayanan yang berkualitas kepada pelanggannya. Gaspersz (2005 : 240) mendefinisikan manajemen kualitas pelayanan sebagai suatu studi tentang bagaimana pemasaran dan operasional secara bersama melalui 58

4 Suwena, Tripalupi Manajemen Sistem Informasi Administrasi sebagai teknologi dan orang-orang mampu merencanakan, menciptakan, dan menyerahkan suatu paket yang bermakna bagi pelanggan dan kaitannya dengan pelayanan mereka. Terdapat kesulitan pelanggan dalam mengevaluasi kualitas pelayanan, sehingga dalam hal ini manajemen industri jasa yang berorientasi pada kepuasan pelanggan membutuhkan komitmen dan tindakan nyata dalam memberikan pelayanan prima kepada pelanggan. Pelayanan yang berkualitas, merupakan harapan setiap pengguna. Dari penelitian yang telah dilaksanakan diperoleh hasil bahwa pengguna kualitas pelayanan jasa pendidikan menurut pengguna menunjukkan nilai sebesar 67% yang berada pada rentang skor dalam kategori baik. Selain temuan yang diperoleh dari penyebaran kuesioner kepada mahasiswa, juga diperoleh data dari observasi yang secara langsung dilakukan peneliti dan hasil wawancara kepada beberapa orang mahasiswa yang sempat ditemui peneliti. Diadakannya observasi dan wawancara bertujuan untuk melengkapi data yang telah diperoleh malalui kuesioner. Hasil pengamatan (observasi) yang telah dilakukan oleh peneliti, bahwa pada tampilan fisik, layanan jasa pendidikan kurang didukung oleh sarana prasarana dan basis data yang cukup. Basis data dalam hal ini berkaitan dengan informasi-informasi pendukung kegiatan proses belajar mengajar yang dibutuhkan mahasiswa. Hasil pengamatan ini mengindikasikan bahwa bukan berarti layanan jasa pendidikan yang telah diberikan berada dalam kategori baik, tidak serta merta memuaskan apa yang diinginkan oleh pengguna. Untuk itu dalam upaya memberikan layanan jasa pendidikan yang berkualitas melalui sistem informasi administrasi tidak cukup hanya melihat tampilan dari pada layanan yang diberikan, sangat penting keberadaan basis data yang memadai sehingga setiap informasi-informasi yang penting pendukung proses belajar mengajar dapat diperoleh dengan baik oleh peserta. Sistem Informasi Manajemen sebagai Upaya Perbaikan Layanan Administrasi Pada Lembaga Pendidikan Pendidikan (education) merupakan jenis jasa yang diciptakan oleh penyedia jasa untuk disampaikan secara langsung pada pola pikir seseorang (people mind) dalam hal ini adalah mahasiswa dan dosen sebagai pengguna jasa 59

5 pendidikan. Dari ungkapan tersebut dapat diuraikan bahwa jasa pendidikan disajikan untuk mengisi pola pikir seseorang. Oleh karena itu, operasi jasa pendidikan lebih menekankan pada bagaimana menyajikan jasa pendidikan agar dapat diterima dengan cepat dan mudah oleh pengguna layanan pendidikan (mahasiswa dan dosen) Upaya perbaikan layanan dari input atau masukan berupa kurikulum, pedoman studi, perlengkapan sistem, tenaga kependidikan, dan standar operasional prosedur (SOP). Semua input diproses dan terjadi transformasi dari pengelola kepada pengguna (mahasiswa dan dosen) yang akan menghasilkan output berupa kepuasan pengguna. Sudah barang tentu kepuasan pengguna INPUT Kurikulum Pedoman Studi Perlengkapan Sistem Tenaga Kependidikan Standar Operasional Prosedur PROSES TRANSFORMASI Manajemen Operasi OUTPUT Gambar 1. Proses Transformasi Layanan Jasa Pendidikan (Administrasi) (Diadaptasi dari Rochaety, 2005: 172) administrasi pada lembaga akan tercapai jika apa yang menjadi pendidikan tidak sesederhana yang keinginan/harapan para pengguna dipikirkan karena masalah layanan dapat terpenuhi. Proses transformasi administrasi yang tampak belum disebut juga manajemen operasi jasa tentu merupakan masalah yang karena dalam tahap ini terjadi proses sebenarnya. Bisa jadi persoalan yang penyajian layanan jasa pendidikan tampak hanya merupakan gejala dari kemudian ditransformasikan dari persoalan lain yang tidak tampak. pengelola kepada pengguna Hope dalam Rochaety, 2005: 172 (mahasiswa dan dosen). Proses menyatakan bahwa proses transformasi layanan jasa sistem transformasi layanan jasa pendidikan informasi administrasi digambarkan (administrasi) dari penyedia jasa seperti gambar berikut. pendidikan (perguruan tinggi) berawal 60

6 Suwena, Tripalupi Manajemen Sistem Informasi Administrasi sebagai Untuk memperlancar kegiatan transformasi layanan jasa pendidikan (administrasi) serta agar dapat menyajikan layanan jasa pendidikan yang berkualitas dan sesuai dengan tujuan pendidikan dan apa yang menjadi harapan dari pengguna maka, dibutuhkan sistem informasi layanan jasa pendidikan (administrasi) sebagai sistem pendukung keputusan dalam memecahkan permasalahan layanan jasa pendidikan yang dihadapi. Hal ini dapat dilakukan dengan menciptakan model sistem informasi layanan jasa pendidikan seperti gambar 2. Dari gambar 2 dapat dijelaskan bahwa sebuah sistem informasi administrasi layanan jasa pendidikan berawal dari subsistem input yang terdiri dari sumber internal dan sumber lingkungan berupa sistem informasi akuntansi, subsistem infrastruktur untuk menyajikan layanan jasa pendidikan dan subsistem penyelidikan operasi berupa fenomena aktual dilapangan. Dari sumber internal dan lingkungan dibuat database, sebagai dasar pengambilan keputusan yang diwujudkan dalam subsistem output operasi dibantu oleh tenaga pendidikan selaku pengelola yang menghasilkan kualitas layanan yang diintegrasikan dengan biaya operasi. Efektivitas kegiatan transformasi sistem informasi administrasi pendidikan akan sangat tergantung kepada kualitas informasi yang digunakan untuk menyusun berbagai program kegiatan tersebut. Banyak lembaga pendidikan telah menyadari pentingnya pemenuhan kebutuhan sistem informasi akademik. Lembaga pendidikan tersebut mengembangkan sistem informasi akademik dengan tujuan untuk meningkatkan kualitas 61

7 INFORMASI Input Output Sumber Internal Sumber Lingkungan Penyelidikan Operasi DATABASE SISTEM INFORMASI LAYANAN Operasi Kualitas Layanan Pengguna Jasa Infrastruktur Jasa Biaya Gambar 2. Model Sistem Informasi Administrasi Layanan Jasa Pendidikan Berbasis Pengguna serta mendukung program dalam rangka menciptakan kepuasan bagi pihak - pihak yang berkepentingan. PENUTUP Keberhasilan suatu perguruan tinggi dalam menyelenggarakan tri darma perguruan tinggi memerlukan berbagai sarana pendukung, satu diantaranya adalah sistem informasi administrasi akademik. Melalui sistem informasi administrasi akademik yang mantap, yang dapat memberikan dukungan pelayanan terhadap keseluruhan pelaksanaan program pendidikan, diharapkan dapat tercipta tertib akademik, yang ditandai dengan keadaan disiplin, partisipasi, loyalitas, kepatuhan, komitmen dikalangan civitas akademika. Dengan kata lain melalui penyelenggaraan sistem informasi administrasi akademik 62

8 Suwena, Tripalupi Manajemen Sistem Informasi Administrasi sebagai yang baik diharapkan dapat tercipta penyelenggaraan pendidikan yang efektif dan efisien. REFERENSI Ariani, Dorothea Wahyu Manajemen Kualitas Pendekatan Sisi Kualitatif. Yogyakarta: Ghalia Indonesia. Arikunto, Suharsini Manajemen Penelitian. Cetakan Keenam. Jakarta: PT. Rineka Cipta. Darmawan, dkk Sistem Informasi Manajemen. Cetakan Pertama. Bandung: PT. Remaja Rosdakarya. Engkoswara, H Administrasi Pendidikan. Bandung: Penerbit Alfabeta. Fernandes, H.J.X Testing and Measurement. Jakarta: National Education Planning, Evaluation and Curriculum Development. Gaspersz, Vincevt Metode Analisis Untuk Peningkatan Kualitas. Jakarta : PT. Gramedia Pustaka Utama. Gaspersz, Vincevt Total Quality Management. Jakarta : PT. Gramedia Pustaka Utama Lupiyoadi, Rambat Manajemen Jasa: Teori Pemasaran dan Praktik. Jakarta : Salemba Empat Sugiyono Metode Penelitian Bisnis. Cetakan Pertama. Bandung: CV. Alfabeta. Tjiptono, Fandy Manajemen Jasa. Yogyakarta : Andi Yamit, Zulian Manajemen Kualitas Produk dan Jasa. Yogyakarta: Ekonomi. 63