BAB III GAMBARAN UMUM DIREKTORAT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS ISLAM INDONESIA YOGYAKARTA

Transkripsi

1 BAB III GAMBARAN UMUM DIREKTORAT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS ISLAM INDONESIA YOGYAKARTA A. Sejarah Singkat Direktorat Perpustakaan UII Yogyakarta Perpustakaan Universitas Islam Indonesia Yogyakarta mulai berdiri pada tahun 1950 dengan nama Perpustakaan Pusat UII. awalnya Perpustakaan memiliki koleksi ± 3000 eksemplar. Berlokasi di masjid Syuhada Kota baru. Kurun beberapa waktu kemudian berpindah tempat ke Balai Gadang di jalan Sagan, dan pada tahun 1966 pindah tempat ke kampus Universitas Islam Indonesia Jln. Cik Di Tiro 1 Yogyakarta. Pembangunan tahap pertama kampus di Jl. Cik Di Tiro 1 selesai Tahun Perpustakaan Pusat UII pada awalnya di tempatkan pada ruangan berukuran 11,50 x 7,50 m. dengan selesainya pembangunan kampus Jl. Cik Di Tiro 1 tahap kedua tahun 1982, Perpustakaan Pusat UII menempati ruang dengan luas 200 m 2. Dengan SDM 14 orang. UII Memiliki beberapa kampus yang tersebar dibeberapa lokasi yanng digunakan untuk perkuliahan yaitu kampus Jl. Taman siswa ( Fakultas Hukum dan Teknik Tekstil), Kampus jl. Demagan baru (Fakultas Teknik Sipil), Kampus jl. Lawu kota baru (Faultas Ekonomi) dan kampus sorowajan barat( Fakultas Agama Islam), karena berbagai kendala, utamanya transportasi maka berdiri Perpustakaan dimasing-masing fakultas. 23

2 24 Pada tahun 1999 Perpustakaan Pusat UII pindah ke kampus terpadu UII Jl. Kaliurang km 14,4 menepati ruangan dengan luas ruangan sebesar ± 1300 m 2 dan pada tahun 2001 luas ruangan bertambah menjadi m 2 Pada tahun 2006 Perpustakaan Pusat berganti nama menjadi Direktorat Perpustakaan. Pada tahun 2009 yayasan badan wakaf Universitas Islam Indonesia membangun gedung perpustakaan yang dirancang berkonsep modern, baik dari segi fasilitas fisik maupun layanannya. Namun baru dimulai membangun landasan untuk calon fondasi bangunan, mendadak ditemukan batu situs yang teryata adalah sebuah bangunan candi tua dengan ganesha yang di percaya sebagai dewa simbol ilmu pengetahuan. Setelah candi diekskavasi maka pembangunan gedung dilanjutan hingga selesai. Pada pertengahan tahun 2011 Direktorat Perpustakaan mulai pindah ke gedung baru disertai 5 (lima) Perpustakaan Fakultas yang berada di lingkungan Kampus Terpadu, yakni : Perpustakaan Fakultas Teknik Sipil dan Perencanaan, Perpustakaan Fakultas Teknologi Industri, Perpustakaan Fakultas Ilmu Agama Islam, Perpustakaan Fakultas MIPA, dan Perpustakaan Fakultas Psikologi & Ilmu Sosial Budaya diintegrasikan menjadi suatu menjadi satu di gedung Perpustakaan yang baru. Pada tanggal 17 oktober 2011 gedung Perpustakaan diresmikan oleh Menteri Kebudayaan dan Pariwisata Ir. Jero Wacik, SE di dampingi oleh Ibu Dr. Meutia Hatta, putri Bung Hatta (Alm) tokoh pendiri UII dan Proklamator RI, Dengan nama gedung Mohhammad Hatta, Perpustakaan dan Museum (Direktorat Perpustakaan).

3 25 B. Visi dan Misi Direktorat Perpustakaan UII Yogyakarta 1. Visi Mewujudkan Perpustakaan sebagai pusat layanan informasi bagi sivitas akademika UII dan masyarakat belajar yang dilandasi pada komitmen kesempurnaan (keunggulan), dengan mengutamakan pelayanan yang Islami, sesuai perkembangan IPTEK berbasis teknologi informasi global. 2. Misi Menjadi pusat akses informasi bagi masyarakat global, setingkat dengan Perpustakaan Perguruan Tinggi yang berkualitas. C. Tujuan dan Fungsi Direktorat Perpustakaan UII Yogyakarta Keberadaan Direktorat Perpustakaan Universitas Islam Indonesia, bertujuan sebagai pendukung kegiatan proses belajar-mengajar yang berperan dalam menunjang pelaksanaan Catur Darma Perguruan Tinggi, yaitu Darma Pendidikan/Pengajaran, Dharma Penelitian, Dharma Pengabdian Pada Masyarakat, dan Dakwah Islamiyah. D. Struktur Organisasi Direktorat Perpustakaan UII Yogyakarta Struktur Organisasi adalah Suatu kerangka yang menunjukan semua tugas kerja untuk mencapai tujuan organisasi, hubungan antara fungsi-fungsi tersebut, serta wewenang dan tanggung jawab setiap anggota organisasi yang melakukan tiap tiap tugas kerja tersebut. Darmono (2004:22).

4 26 Dibawah ini adalah struktur organisasi di Direktorat Perpustakaan Universitas Islam Indonesia. Bagan 1 Struktur Organisasi Direktorat Perpustakaan Universitas Islam Indonesia Yogyakarta DIREKTUR PERPUSTAKAAN Kepala Divisi Informasi Teknologi dan Jaringan Kepala Divisi Pengadaan, Administrasi Umum dan Keuangan Kepala Divisi Pelayanan Teknis Kepala Divisi Pelayanan Pemakai Kepala Divisi Rumah Tangga dan Perbekalan Ka.Ur Administrasi Ka.Ur Pelayanan Staf Staf Staf Staf Staf Sumber: Direktorat Perpustakaan Universitas Islam Indonesia Yogyakarta tahun E. Sumber Daya Manusia Direktorat Perpustakaan UII Yogyakarta Sumber daya manusia merupakan faktor yang sangat penting pada perpustakaan. Untuk menyelengarakan sebuah perpustakaan maka diperlukan Sumber daya manusia yang berkualitas dan profesional. guna untuk mendukung tercapainya tujuan awal dari penyelengaraan sebuah perpustakaan. Direktorat Perpustakaan Universitas Islam Indonesia memiliki sumber daya manusia.

5 27 Dibawah ini tabel Sumber daya manusia yang ada di Direktorat Perpustakaan Universitas Islam Indonesia. Tabel 1 Daftar SDM Direktorat Perpustakaan Universitas Islam Indonesia. No Nama Jabatan Bagian 1 Dr. Ir. Farham HM Saleh, Direktur Perpustakaan Direktur MSIE 2 Joko Sugeng Prianto, SIP, M.Hum Staf Pelayanan Teknis 3 Anton Risparyanto, S.Sos, Staf Pelayanan Pemakai M.Si 4 Sungadi, S.Sos, M.IP Staf Pelayanan Teknis 5 Gaib Suwasana, S.IP, M.IP Ka.Div.Pengadaan, Adm. Umum dan Keuangan 6 Suharti AD., SIP Ka.Div.Pelayanan Teknis 7 Admiko Suharto, A.Md Ka.Div.Informasi Teknologi dan Jaringan TU Pelayanan Teknis Pelayanan Informasi Teknologi dan Jaringan 8 Ngatini, A.Md Ka.Div.Pelayanan Pelayanan Pemakai Pemakai 9 Tatik Herawati, A.md Staf Pelayanan Pemakai 10 Nurul Khotimah, A.Md Staf Pelayanan Pemakai 11 Neneng Asaniyah, A.Md Staf Pelayanan Pemakai 12 Slamet Widodo, A.Md Staf Pelayanan Teknis 13 Winarno B. Setyawan KepalaUrusan Pelayanan Pemakai Pelayanan Sirkulasi 14 M. Jamil, A.Md Staf Pelayanan Pemakai 15 Ismanto Ka.Div. Rumah TU Tangga dan Perbekalan 16 Umi Wardanah Kepala Urusan Adm. TU Umum dan Keuangan 17 Widodo Staf TU

6 28 18 Rusman Staf Pelayanan Pemakai 19 Suparman Staf Pelayanan Pemakai 20 M. Suharto Staf Pelayanan Pemakai 21 Sumanto Staf Pelayanan Pemakai 22 Suroto Staf Pelayanan Pemakai 23 Titik Rochayati Staf Pelayanan Pemakai 24 Supribadi Staf Pelayanan Pemakai 25 Rochimah Staf Pelayanan Pemakai 26 Nunuk Sunarsih Staf Pelayanan Teknis 27 Wahid Hudaya Staf Pelayanan Teknis Sumber : Direktorat Perpustakaan Universitas Islam Indonesia Yogyakarta tahun F. Koleksi Perpustakaan Yang dimaksud dengan koleksi adalah semua bahan pustaka yang dikumpulkan, diolah dan disimpan untuk disebarluaskan kepada masyarakat guna memenuhi kebutuhan informasi mereka. Koleksi Direktorat Perpustakaan Universitas Islam Indonesia Yogyakarta terdiri dari berbagai macam koleksi yang tersedia dapat berupa Koleksi Tercetak dan tidak tercetak. Koleksi tersebut berasal dari hadiah, sumbangan, hibah maupun dari pembelian. Koleksi tersebut letaknya tersebar di ruangan Direktorat Perpustakaan Universitas Islam Indonesia Yogyakarta. Koleksi yang dimiliki oleh Direktorat Perpustakaan Universitas Islam Indonesia Yogyakarta adalah sebagai berikut :

7 29 1. Koleksi Tercetak a. Buku teks, dengan berbagai disiplin ilmu. b. Buku referensi, yang meliputi kamus, ensiklopedia, direktori, skripsi, tesis, disertasi. Buku referensi dan buku cadangan di tempatkan pada rak tersendiri. c. Terbitan berkala, terbitan berkala yang terdiri dari surat kabar, buletin, dan jurnal. 2. Koleksi Tidak Tercetak Koleksi non cetak yang ada berupa CD-ROM. 3. Koleksi digital Koleksi digital berupa e-book, e-ta, e-journal G. Keanggotaan Perpustakaan Anggota Direktorat Perpustakaan Universitas Islam Indonesia yaitu mahasiswa Universitas Islam Indonesia yang sudah melakukan herregistrasi dan telah melakukan keyin. Keanggotaan akan tercatat otomatis. Dosen, karyawan tetap Universitas Islam Yogyakarta Keanggotaannya tercatat secara otomatis sesudah melakukan registrasi ulang di perpustakaan. kepada Alumni Universitas Islam Indonesia dapat berkunjung ke perpustakaan dengan menunjukan Kartu Alumni Universitas Islam Indonesia yang diperoleh saat wisuda. Untuk mahasiswa luar/masyarakat umum yang ingin berkunjung mengisi formulir pendaftaran menunjukan dan menyerahkan fotokopi identitas yang masih belaku serta membayar biaya administrasi berlaku untuk satu kali kunjungan.

8 30 H. Gedung atau Ruang Perpustakaan Gedung atau ruang Direktorat Perpustakaan Universitas Islam Indonesia Yogyakarta ini terdiri dari lima lantai masing-masing lantai ruang terpisah menjadi 2 bagian, bagian utara dan bagian selatan. Berikut bagan gambaran gedung Direktorat Perpustakaan Universitas Islam Indonesia Yogyakarta. Adapun denah ruangan sebagai berikut. Bagan 2 Denah Penggunaan Ruangan Direktorat Perpustakaan Universitas Islam Indonesia Yogyakarta Bagian selatan Lantai Bagian utara R. Sidang I R. Direktur R. Sidang III R. Sidang 2 R. Audiovisual R.Administrasi R. Lab. Bahasa Koleksi Umum ( ) Skripsi: FTI, FTSP, FIAI R. Fotocopy Koleksi Referensi 1 Koleksi Cadangan Jurnal Skripsi: FMIPA, FK Koleksi Umum ( ) Skripsi: F. Hukum UG (Upper Ground) Koleksi Umum ( ) Skripsi: F.Ekonomi R. e-library R. Satpam R.Pengelola Museum R.Kantin LG (Lower Ground) Bassement R. Koleksi Skripsi R. Koleksi Langka R. Islamic Library R. Pengelola Candi R. Div. Pengadaan & Pelayanan R. Pengolahan Koleksi R. Div.IT & Pemeliharaan R. Proses Digital Sumber : Direktorat Perpustakaan Universitas Islam Indonesia Yogyakarta tahun 2013.

9 31 Keterangan : 1. Lantai 2 (LT.2) Lantai 2 ini terbagi menjadi 2 bagian yaitu bagian sayap selatan dan bagian sayap utara. letaknya di bagian paling atas gedung Direktorat Perpustakaan. Lantai Sayap selatan terdiri dari Ruang Laboratorium Bahasa, Ruang Sidang, Ruang Audiovisual, dan toilet. Dan Sayap utara terdiri dari Ruang Direktur, Ruang Administrasi, Ruang Sidang, Ruang kepala divisi pengadaan, administrasi umum keuangan, Ruang kepala devisi rumah tangga dan perbekalan dan toilet. 2. Lantai 1 (LT.1) Lantai 1 ini terbagi menjadi 2 bagian lantai Letaknya di bawah lantai 2 atau lantai keempat dari gedung Direktorat Perpustakaan. Pada lantai ini bagian tengah terdapat layanan sirkulasi oleh petugas sebagai pemisah bagian sayap selatan dan bagian utara. bagian sayap selatan terdapat Ruang Koleksi No DDC , koleksi Skripsi Fakultas teknik industri, koleksi jurnal, undang-undang, mushala wanita dan toilet. bagian sayap utara lantai ini terdapat Koleksi Referensi, Koleksi Tandon/Cadangan (Reserve), Koleksi Skripsi MIPA, Koleksi Jurnal, Ruang Fotocopy, mushalla pria dan toilet.

10 32 3. Lantai Upper Ground (LT.UG) Lantai Upper Ground (UG) letaknya di bawah lantai 1 gedung Direktorat Perpustakaan. di lantai ini bagian tengah sebagai pemisah bagian sayap selatan dan bagian sayap utara terdapat layanan sirkulasi dengan petugas dan layanan madiri shelf check( Peminjaman mandiri) dan book droop (pengembalian mandiri). Di bagian Sayap selatan terdiri koleksi No DDC , Koleksi Skripsi, TA, Fakultas Teknik Sipil dan Pembangunan, Fakultas Teknik Industri, Jurnal, Undang-undang, Mushalla wanita dan toilet. Sedangkan sayap utara terdiri dari Ruang Koleksi No DDC , Jurnal, Skripsi, TA, Mushalla Pria, dan toilet. 4. Lantai Lower Ground (LT.LG) Lantai Lower Ground (LG) adalah pintu masuk bagi pengunjung perpustakaan dari sisi selatan, barat dan timur. Letaknya di atas lantai basement. Pada pintu masuk terdapat absensi pengunjung elektronik serta tempat pemeriksaan tas dan pendaftaran anggota luar UII. Di bagian Sayap selatan terdiri dari Ruang E lectronic Library atau (e-lib), Ruang digitalisasi, Intranet, Ruang koleksi CD, Ruang Satpam. Sedangkan di bagian sayap utara terdapat ruang Islamic Library atau i-lib, Ruang Koleksi Langka, dan Ruang Skripsi, Disertasi, TA dan pelayanan bebas perpustakaan.

11 33 5. Lantai Bassement Lantai Bassement terletak di bagian paling bawah gedung Direktorat Perpustakaan. di bagian Sayap selatan terdiri dari Ruang Kantin, dan Ruang Pengelola Museum. Di bagian sayap utara terdapat Ruang Pengolahan Koleksi, Ruang Divisi Pengadaan dan Pelayanan, Proses Digital, Ruang Divisi IT (Informasi Teknologi dan Jaringan) dan Pemeliharaan, Toliet. I. Fasilitas Berbagai fasilitas disediakan oleh Direktorat Perpustakaan Universitas Islam Indonesia guna mendukung terpenuhinya kebutuhan pengguna antara lain : 1. Sarana dan Prasarana: a. Ruang baca dan ruang koleksi yang menyatu mempermudah pemustaka mencari koleksi sebagai sumber informasi. b. Jasa layanan Foto Copy. c. Ruang sidang. d. Setiap lantai dilengkapi dengan fasilitas Internet gratis melalui jaringan WiFi dengan band width yang memadai. e. Ruang konferensi/audio visual. f. Toilet yang tersedia di setiap lantai. g. Tempat ibadah (mushalla) yang tersedia di setiap lantai.

12 34 h. Ruang e-library, menyediakan jaringan internet dan intranet dapat digunakan sebagai sarana mengakses informasi digital, antara lain: e-journal, e-book, maupun e-tugas Akhir. i. Ruang i-library (Perpustakaan Islam), tersedia buku-buku koleksi langka mulai terbitan abad 18, hibah dari perpustakaan Islam dari berbagai bahasa, kitab kuning, disamping itu juga tersedia buku-buku dari berbagai golongan ilmu berbahasa Arab sumbangan dari kedutaan besar Arab Saudi. j. Lift dan tangga penghubung setiap lantai. k. Setiap ruangan tersedia AC, Sarana dan prasarana di Direktorat Perpustakaan Universitas Islam Indonesia Yogyakarta dapat dilihat pada tabel berikut : Tabel 2 Sarana dan Prasarana Direktorat Perpustakaan Universitas Islam Indonesia Yogyakarta No Nama Barang Jumlah 1 Meja setengah biro 7 unit 2 Meja sidang 16 unit 3 Meja Komputer 43 unit 4 Meja counter pelayanan 4 unit 5 Meja belajar 57 unit 6 Meja anjungan 14 unit 7 Meja sofa 17 unit 8 Kursi belajar 292 unit 9 Kursi sofa 38 unit

13 35 10 Kursi anjungan 3 unit 11 Kursi kerja 20 unit 12 Kursi sidang chitos biru 225 unit 13 Almari kaca 2 unit 14 Almari besi 5 unit 15 Filing cabinet 3 unit 16 Rak buku besi 321 unit 17 Rak kayu bundar 6 unit 18 Rak dinding 30 unit 19 Rak Koran 3 unit 20 Mesin fotokopi 2 unit 21 Mesin fax 1 unit 22 Telepon 9 unit 23 Printer 12 unit 24 Komputer OPAC Anjungan 9 unit 25 Komputer Kerja hp omni 200 pc 3 unit 26 Komputer 54 unit 27 Monitor LG Platron L 177w56 50 unit 28 Anjungan computer 6 unit 29 UPS 1 unit 30 Book Drop 1 unit 31 Pad Staff 4 unit 32 Self Check 1 unit 33 Scanner 6 unit 34 Barcode reader 5 unit 35 Security Gate 7 unit

14 36 36 Tabung pemadam 10 unit 37 AC besar 4 unit 38 AC kecil 12 unit 39 Auto fragrance sprayet/pewangi 8 unit 40 Televisi 1 unit 41 Jam dinding 8 unit 42 Trolly 5 unit 43 Dispenser 6 unit 44 Alat potong kertas 3 unit 45 Alat press buku 1 unit Sumber : Direktorat Perpustakaan Universitas Islam Indonesia Yogyakarta tahun Teknologi a. Sudah menerapkan buku tamu elektronik untuk mencatat para pemustaka dengan sarana SIMPus dan dicatat dalam DataBase. b. Menggunakan teknologi modern untuk melakukan peminjaman dan pengembalian koleksi. c. Dilengkapi fasilitas peminjaman buku mandiri oleh pemustaka yang memungkinkan transaksi dilakukan dalam hitungan detik. d. Dilengkapi Book Drop Box yang memungkinkan transaksi pengembalian buku dilakukan secara mandiri. e. Dilengkapi dengan Digital Library Assisstant untuk kebutuhan stock opname, dan beberapa fungsi lainnya terkait manajemen Perpustakaan.

15 37 3. Ruang Baca a. Tersedia ruang baca umum dengan meja serta 4 kursi sebanyak 24 unit tiap lantai juga disediakan meja sofa belajar sebanyak 8 unit di setiap lantai. b. Ruang baca umum dengan fasilitas 2 komputer Anjungan Browsing beserta 4 meja kursi sofa. c. Acces wifi bagi pengunjung yang membawa laptop. d. Ruang baca lesehan yang terdapat di lantai 1 dan lantai UG (Upper Ground) dengan kapasitas 12 orang dekat dengan area buku. J. Tata Tertib Direktorat Perpustakaan UII Yogyakarta 1. Tempat Parkir Pengunjung Direktorat Perpustakaan UII a. Untuk mobil, tempat parkir terletak di sebelah barat lapangan teknis, halaman selatan dan barat Gedung Mohammad Hatta b. Untuk sepeda motor, tempat parkir di halaman gedung D3 Ekonomi 2. Masuk Perpustakaan a. Seluruh pengunjung wajib mentaati tata tertib perpustakaan b. Menjaga ketenangan serta menggunakan koleksi dan sarana perpustakaan dengan baik c. Tas dapat dibawa masuk ke perpustakaan dan bertanggung jawab atas barang bawaan masing-masing

16 38 d. Check in presensi pengunjung menggunakan Kartu Mahasiswa (KTM) UII milik sendiri e. Bagi pengunjung dari luar UII melapor/mendaftar diri di pintu masuk perpustakaan di bagian Check in presensi untuk mendapatkan tanda pengenal sebagai tamu dengan meninggalkan kartu identitas diri dan mengisi buku tamu yang telah disediakan f. Mengisi buku tamu yang telah disediakan di E-Library dan koleksi Islam g. Membayar denda keterlambatan pengembalian pinjaman yang besarnya telah ditentukan h. Setiap pengunjung yang keluar dari perpustakaan diperiksa barang bawaannya 3. Anggota a. Mahasiswa aktif UII sudah otomatis menjadi anggota perpustakaan b. Dosen dan pegawai, layanan keanggotaan dapat diperoleh dengan mendaftarkan diri di bagian Check in presensi di bagian pintu masuk perpustakaan dengan menunjukkan kartu pegawai UII c. Pengunjung perpustakaan dari luar UII, dengan mendaftarkan diri di bagian check in presensi di pintu masuk dan membayar biaya administrasi sesuai commit ketentuan. to user

17 39 4. Peraturan Bebas Pustaka Layanan bebas pustaka ini diperuntukan kepada mahasiswa yang sudah selesai studinya maupun mahasiswa yang ingin cuti kuliah. Adapun cara mendapatkan pelayanan bebas pustaka sebagai berikut: a. Pelayanan bebas pustaka dapat dilakukan di bagian I-Library b. Menyerahkan 1 eksemplar hardcopy dan softcopy Tugas Akhir/ Skripsi yang sudah dimasukkan dalam CD yang sudah disahkan oleh dekan, pembimbing dan penguji c. Ketentuan CD softcopy sebagai berikut: 1) Data file Skripsi/Tugas Akhir tersimpan dalam format Word dan PDF. 2) Urutan file Skripsi/Tugas Akhir sebagai berikut: a) Cover. b) Preliminary : halaman pengesahan, halaman persembahan, motto, kata pengantar, daftar isi. c) Abstrak. d) Bab pertama hingga penutup. e) Daftar Pustaka. f) Lampiran. d. Menyerahkan buku sumbangan sesuai dengan program studi dengan harga minimal Rp ,- disertai dengan nota pembelian. Jumlah buku sumbangan minimal 1 eksemplar.

18 40 5. Larangan bagi Pengunjung Perpustakaan a. Dilarang menggunakan KTM UII milik mahasiswa lain untuk masuk dan juga melakukan peminjaman koleksi. b. Dilarang membawa makanan serta minuman masuk ke dalam Perpustakaan. c. Dilarang membuang sampah sembarangan, merusak sarana dan prasarana perpustakaan. d. Dilarang mencuri, mencoret, menyobek dan merusak koleksi perpustakaan dan sarana lainnya. e. Dilarang membuat gaduh dan mengganggu pemustaka lainnya f. Dilarang memakai kaos oblong/tanpa kerah, celana pendek/tanggung, dan sandal jepit. K. Layanan Direktorat Perpustakaan UII Yogyakarta Direktorat Perpustakaan Universitas Islam Indonesia Yogyakarta memiliki berbagai macam layanan untuk mendukung seluruh kegiatan di perpustakaan, antara lain: 1. Jam layanan Direktorat perpustakaan Senin s/d Kamis Jumat Istirahat Sabtu : WIB. : WIB. : WIB. : WIB.

19 41 2. Layanan Teknis Layanan teknis merupakan tempat dimana pertama kali koleksi diproses, mulai dari pengadaan hingga pengolahan. Unit ini bertanggung jawab terhadap seluruh koleksi yang tersedia di perpustakaan. Bahan pustaka yang datang akan di proses dan diolah mulai dari entri data ke komputer sehingga dapat diakses oleh pengguna dari OPAC( Online Public Acces Catalogue) ataupun langsung ke tempat bahan pustaka tersedia. 3. Layanan Sirkulasi Layanan Sirkulasi adalah pelayanan yang menyangkut peredaran koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan. Direktorat Perpustakaan UII menggunakan program simpus dalam melakukan proses sirkulasi agar lebih efektif dan efisien. Proses sirkulasi antara lain adalah, proses peminjaman, pengembalian, perpanjangan, pembayaran denda. Jam buka layanan layanan tersebut sebagai berikut : a. Peminjaman Layanan peminjaman di Direktorat Perpustakaan ada 2 alur, yaitu: 1) Peminjaman melalui petugas. Proses peminjaman sebagai berikut: a) Pengguna menyerahkan koleksi beserta kartu anggota kepada petugas.

20 42 b) Petugas akan memeriksa dan memasukan dengan scan nomor barcode kartu anggota. c) Petugas Memproses peminjaman buku dengan perintah program SIMPUS, dengan memilih menu peminjaman, dan klik Check out. d) Melihat tanggal jatuh tempo, lalu catat no anggota dan membubuhkan stempel tanggal kembali. e) Proses peminjaman selesai. 2) Peminjaman mandiri melalui Self Check Langkah-langkah peminjaman Self Check sebagai berikut: a) Meletakan kartu anggota dengan barcode menghadap ke barcode reader sampai ada tanda sinar merah. b) Mengetikkan Password Login UNISYS kemudian tekan enter. c) Akan muncul data pengguna yang akan melakukan transaksi. d) Meletakkan buku pada tempat sesuai petunjuk pada tampilan layar, tunggu sampai judul buku tampil di pojok kanan atas layar dan sampai berbunyi kling. Jika akan meminjam lebih dari satu buku maka buku tersebut harus segera diambil dan diganti buku berikutnya. e) Tekan tombol cetak Tanda Terima, Tunggu sampai keluar Print out tanda terima peminjaman.

21 43 b. Pengembalian Proses pengembalian koleksi di Direktorat Perpustakaan UII dapat melalui dua cara, yaitu: 1) Pengembalian melalui petugas a) Peminjam menyerahkan buku yang akan dikembalikan kepada petugas. b) Petugas memeriksa kondisi buku dan tanggal jatuh tempo. c) Petugas membuka program SIMPus dan Pad Staff Workstation. d) Buku di letakkan di atas pad staff dan akan secara otomatis terbaca oleh program SIMPus. e) Klik simpan f) Petugas akan mengkonfirmasi kepada pengguna jika pengembalian sukses atau jika ada denda keterlambatan. 2) Pengembalian mandiri melalui Book Drop Layanan pengembalian buku yang dilakukan sendiri oleh peminjam melalui book drop. Prosedur pengembalianya sebagai berikut : a) Masukkan buku yang akan dikembalikan ke lubang Book Drop satu persatu dengan berlahan. b) Tunggu sesaat sampai keluar struk tanda bukti pengembalian

22 44 c) Jika pengembalian sukses maka akan ada tulisan TITLE BERHASIL. Jika ada keterlambatan maka peminjam mengurus kepada petugas. c. Perpanjangan Proses perpanjangan dilakukan guna kepentingan pengguna sebab banyak pengguna yang biasanya masih ingin menggunakan koleksi tersebut. Pada proses perpanjangan waktu tambahan yang diberikan 10 hari sejak buku tersebut diperpanjang dan hanya dapat dilakukan satu kali. Langkahlangkah perpanjangan koleksi sama pada saat proses peminjaman akan tetapi hanya dapat dilakukan melalui petugas. Adapun langkah-langkahnya sebagai berikut : 1) Pengguna menyerahkan koleksi beserta kartu anggota kepada petugas. 2) Petugas akan memeriksa dan memasukan dengan scan nomor barcode kartu anggota. 3) Petugas memproses perpanjangan buku dengan perintah program SIMPUS, dengan memilih menu peminjaman, dan klik Check out. 4) Melihat tanggal jatuh tempo, catat no anggota dan membubuhkan stempel tanggal kembali. 5) Perpanjangan selesai.

23 45 d. Denda keterlambatan dan sanksi Layanan pembayaran denda ini ada dikarenakan adanya peminjam yang terkadang lupa atau mungkin disengaja dalam mengembalikan koleksi. Adapun langkah-langkah pembayaran denda adalah sebagai berikut : 1) Petugas akan memeriksa dan memasukan dengan scan nomor barcode anggota. 2) Memproses pembayaran denda buku dengan perintah program SIMPUS, dengan memilih menu denda. Maka akan diketahui berapa besar biaya denda. 3) Keterlambatan pengembalian dihitung setelah tanggal jatuh tempo pengembalian denda keterlambatan Rp (seribu rupiah) per eksemplar, apabila ada keterlambatan lebih dari 2 atau 3 bulan Direktorat Perpustakaan mengirimkan surat tagihan peminjaman. 4. Layanan Referensi dan Reserve (Koleksi Cadangan) Layanan Referensi adalah Pelayanan untuk membantu pemakai dalam menemukan informasi koleksi referensi, dapat berupa pertanyaan seperti dimana letak buku, bagaimana cara menggunakan koleksi referensi, maupun membimbing pemakai perpustakaan agar dapat mencari informasi secara mandiri. Layanan Referensi terletak pada Lantai 1 di sayap utara.

24 46 a. Koleksi Referensi antara lain ensiklopedi, kamus, local content (disertasi, tesis dan skripsi), handbook (buku petunjuk), year book (buku tahunan), jurnal, terbitan berseri/surat kabar, prosiding, dan sebagainya. b. Koleksi Referensi ditandai dengan label (call number) pada punggung buku bertuliskan R. c. Koleksi Referensi hanya dapat dibaca di tempat, tidak dipinjamkan. d. Koleksi Referensi hanya dapat difotokopi melalui petugas pada bagian informasi yang dibutuhkan, kecuali skripsi, tesis, dan disertasi. 5. Layanan Fotocopy Layanan yang disediakan bagi pengunjung perpustakaan yang ingin memfotokopi koleksi perpustakaan, dengan aturan yang berlaku di perpustakaan. Layanan ini disediakan di Lantai 1, khusus local content (skripsi, tesis, dan disertasi) tidak boleh difotokopi. 6. Layanan Islamic Library & Bebas Pustaka Layanan koleksi Arab menyediakan berbagai macam koleksi dari beberapa bidang ilmu dalam bentuk tulisan Arab dan menggunakan bahasa Arab karena koleksi yang ada di Unit ini merupakan sumbangan dari commit pemerintah to user Arab Saudi. Pada islamic

25 47 library ini selain melayani koleksi islam juga tempat pelayanan Surat bebas pustaka. Surat bebas pustaka ini diberikan kepada mahasiswa yang akan mengajukan wisuda, cuti, atau pindah kuliah. Adapun sayarat-syarat untuk mendapatkan surat bebas pustaka sebagai berikut: a. Bebas terhadap tanggungan peminjaman serta denda keterlambatan b. Menyerahkan buku baru sesuai program studi mahasiswa dengan nilai minimal Rp ,-. c. Menyerahkan satu buah TA/Skripsi dalam bentuk hardcopy. d. Menyerahkan 1 keping CD TA/Skripsi dalam format PDF dan Word dengan ketentuan sebagi berikut: 1) Cover (halaman judul) 2) Preliminari, terdiri dari halaman pengesahan, halaman persembahan, motto persembahan, kata pengantar, daftar isi, abstrak 3) Bab 1, Bab 2, Bab 3, dst. 4) Daftar Pustaka 5) Lampiran.

26 48 7. Layanan Skripsi Layanan Skripsi dapat ditemui diberbagai lantai, lantai tersebut LG, UG, dan Lantai 1. Lantai LG tersedia skripsi Fakultas Psikologi, lantai UG tersedia Skripsi dari Fakultas Ekonomi dan Fakultas Hukum. Di lantai 1 tersedia skripsi dari FTI, FTSP, FIAI, FMIPA dan F. Kedokteran. Koleksi skripsi dapat dimanfaatkan secara langsung oleh pengguna namun tidak dapat dipinjam dan difotokopi. 8. Layanan e-lib (Electronic Library) Layanan e-lib adalah Layanan yang menyediakan akses internet gratis dan Koleksi Skripsi dalam bentuk elektronik. Layanan e-library di perpustakaan meliputi : a. Layanan Intranet Layanan intranet ini berisikan skripsi, Tugas Akhir, Tesis yang sudah dikumpulkan mahasiswa dalam bentuk soft copy/file yang diunggah pada data base slims kemudian yang bisa di access dijaringan local yang ada di e-lib. File yang sudah di unggah pada data base ini hanya boleh dibaca ditempat. file tersebut Tidak bisa ditransfer ataupun print out. Direktorat perpustakaan universitas islam indonesia menyediakan 10 komputer untuk melihat atau mengakses layanan ini. Hal ini untuk membatasi terjadinya plagiarisme.

27 49 b. Layanan Peminjaman CD Penyerta Buku Layanan yang menyediakan koleksi elektronik berbentuk compact disk (CD). Koleksi CD ini hanya CD penyerta koleksi buku saja apabila pada penelusuran koleksi melalui opac terdapat tulisan disertai CD, cara peminjaman cd mencari pada rak cd yang sudah disediakan sesuai nomor buku bila tidak tahu, hubungi petugas e-library. c. Layanan Internet Gratis Layanan internet ini di peruntukan untuk mahasiswa UII saja dikarenakan hanya mahasiswa UII yang mempunyai Password Unisys. Layanan ini gratis dan sudah disediakan komputer sebanyak 50 komputer. Pemakai tinggal login dengan nim dan pasword Unisys dan langsung bisa memakainya. 9. Layanan Terbitan Berkala Layanan Terbitan Berkala layanan yang disediakan kepada Pemustaka. Layanan ini mencakup tentang penyediaan koleksi dalam bentuk jurnal, majalah, Koran, dan terbitan berkala lainnya. Pemustaka dapat langsung memanfaatkan layanan ini dengan cara membaca koleksi tersebut pada tempat yang telah disediakan dan apabila ada informasi yang dinginkan pemustaka dapat menfotokopi koleksi tersebut sebab koleksi ini tidak di pinjamkan melainkan hanya boleh baca di tempat dan di fotocopy.

28 50 L. Sumber Dana Sebuah perpustakaan dalam melaksanakan kegiatan tidak luput dari dana yang tersedia. Untuk mempelancar pelaksanaan kegiatan serta untuk tercapainya tujuan sebuah perpustakaan. Dalam menajalankan kegiatan perpustakaan, Direktorat Perpustakaan Islam Indonesia medapatkan dana yang di peroleh dari : 1. Anggaran Universitas Anggaran ini diperoleh dari Universitas Islam Indonesia Yogyakarta sesuai dengan kebutuhan perpustakaan. 2. Dana Mandiri Dana yang diperoleh dari beberapa kegiatan, seperti pembayaran denda keterlambatan peminjaman dan biaya administrasi pendaftaran mahasiswa luar kampus UII.