PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI KONSINYASI PADA PT RMP JAYA PERKASA

Transkripsi

1 PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI KONSINYASI PADA PT RMP JAYA PERKASA Digha Winnes, Yanti, Gatot Imam Nugroho Universitas Bina Nusantara, KH. Syahdan, Gang U No. 18A, , Dighawinnes@yahoo.com Abstrak Perkembangan bisnis konsinyasi (penitipan) di Indonesia mengalami peningkatan, sehingga perusahaan dituntut memiliki dan/atau mengembangkan sistem informasi akuntansi konsinyasi. Tujuan pengembangan, ialah memberikan kemudahan PT. RMP Jaya Perkasa dalam menjalankan proses bisnisnya dengan sistem informasi akuntansi konsinyasi yang terintegrasi dan dalam analisis laporan-laporan terkait. Metodologi analisa yang digunakan adalah analisis berdasarkan proses bisnis konsinyasi yang telah ada berdasarkan kebutuhan perusahaan dengan memperhatikan kelemahan dari proses bisnis sebelumnya dengan pendekatan analisis dan perancangan berorientasi objek. Adapun hasil yang dicapai adalah keakuratan, ketepatan dan kecepatan dalam menghasilkan analisis laporan, peningkatan dalam penjualan produk, membantu perusahaan dalam bersaing dengan kompetitor. Berdasarkan penggunaan sistem informasi akuntansi konsinyasi pada PT. RMP Jaya Perkasa membantu meningkatkan kinerja perusahaan dan memberikan kemudahaan, keakuratan, ketepatan dan kecepatan akan menghasilkan laporan-laporan yang dibutuhkan. (DW) Kata Kunci : pengembangan, sistem informasi akuntansi konsinyasi, analisis dan perancangan berorientasi objek, bisnis konsinyasi (penitipan). Growth of consignment business in Indonesia has increased, so companies are required to have and/or develop the consignment accounting information system. The purpose of this development, is to ease PT. RMP Jaya Perkasa in running the business process with consignment accounting information system integrated and the analysis of relevant reports. Analysis methodology used was based on the analysis of consignment business processes existing based on company needs to notice of the weaknesses from previous business process with object-oriented analysis and design approach. The results achieved are accuracy, precision, and speed in generating analysis reports, an increase in product sales, and helping companies to compete with competitors. Based on the use of consignment accounting information system at PT. RMP Jaya Perkasa help improving the perfomance of the company and providing ease, accuracy, presicion and speeding in generating reports will be required. (DW)

2 Keywords : development, consignment accounting information system, object-oriented analysis and design, consignment business. PENDAHULUAN Akhir-akhir ini bisnis perdagangan semakin meningkat, baik itu secara tradisional maupun secara online. Seiring dengan meningkatnya perdagangan maka perusahaan dituntut untuk memiliki dan/atau mengembangkan sistem informasi akuntansi yang mendukung kelancaran proses bisnis perusahaan. Sistem informasi akuntansi menurut Jawabreh & Abdallah Alrabei (2012), The Impact of Accounting Information System in Planning, Controlling and Decision-Making Processes in Jodhpur Hotels, Asian Journal of Finance & Accounting menyatakan bahwa dengan adanya sistem informasi akuntansi didalam perusahaan akan membuat bisnis lebih sukses dengan mendapatkan kualitas data yang baik yang mana dapat menjadi infomasi yang berkualitas tinggi bagi perusahaan, informasi ini akan menjadi cara untuk perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan. Siklus penjualan merupakan kegiatan pertukaran barang atau jasa yang dilakukan penjual dan pembeli dan menerima pendapatannya dalam bentuk uang tunai. Dalam siklus penjualan terdapat tiga kegiatan penting, yaitu Sales Order Procedures, Sales Return Procedures, Cash Receipt Procedure. Persediaan merupakan barang yang dipertukarkan antara penjual dan pembeli, dimana dalam siklus penjualan persediaan ada pada kegiatan Sales Order Procedures sebagai kegiatan mengecek ketersediaan barang dan meng-update persediaan. Pengembangan dan penerapan sistem informasi akuntansi untuk siklus penjualan dan persediaan pada perusahaan-perusahaan telah banyak diterapkan, terutama perusahaan sejenis. Dan telah mendapatkan manfaat dari penerapan sistem informasi akuntansi tersebut dari kemudahaan dalam pemrosesan sampai dengan kualitas informasi yang baik dalam mendukung pengambilan keputusan guna melancarkan bisnis. PT RMP JAYA PERKASA merupakan perusahaan yang bergerak di bidang barang atau produk ritel khususnya pakaian wanita dan aksesoris, yang terletak di Jakarta tepatnya di Komp. Ruko Robinson 82 AC-AD, Jl. Bandengan Selatan, Jakarta Utara. Saat ini perusahaan hanya menggunakan bantuan sistem informasi Accurate dan belum memiliki sistem informasi akuntansi tersendiri dalam menjalankan bisnisnya. Sehingga menimbulkan masalah mulai dari ketidakcocokan sistem informasi dengan proses bisnisnya, masih ada penitipan barang ke department store yang tidak tercatat, informasi yang tidak ter-update mengenai persediaan, penerimaan kas yang belum tercatat dengan baik dan kadang ada yang tidak tercatat. Oleh karenanya ada keinginan untuk dapat meningkatkan kinerja dengan meminimalisir kelemahankelemahan tersebut, maka perlu dilakukan suatu perubahan dengan membangun sistem yang cocok dengan proses bisnis, proses pencatatan, pengolahan serta perekapan data dan pelaporan. Oleh karena hal tersebut, maka pengembangan dan penerapan sistem informasi akuntansi siklus penjualan dan persediaan dirasakan tepat untuk mewujudkan keinginan terciptanya kinerja yang meningkat dan optimal serta meminimalisir permasalahan atau kelemahan yang ada sebelumnya. Adapun tujuan penulisan adalah untuk menganalisis dan merancang : 1. Suatu sistem penjualan dari pencatatan Sales Order sampai Invoicing serta jurnal umum (General Journal) yang dibutuhkan. 2. Suatu sistem inventori untuk pencatatan barang keluar atau barang yang telah dijual. 3. Suatu sistem kas/bank untuk penerimaan kas. METODE PENELITIAN Dalam penulisan Skripsi ini, metodologi yang digunakan seperti berikut : a. Metode Pengumpulan Data Dalam metode pengumpulan data penulis menggunakan 3 teknik pengumpulan data, yaitu : 1. Studi Kepustakaan Dengan metode ini, informasi didapatkan melalui buku-buku yang berkaitan dengan siklus pendapatan dan persediaan, jurnal-jurnal siklus pendapatan dan persediaan serta situs-situs yang berkaitan dengan siklus pendapatan dan persediaan. 2. Survei Survei adalah proses dimana pengumpulan data dan informasi dilakukan secara langsung untuk menemukan permasalahan yang terjadi pada suatu perusahaan.

3 Dalam melakukan survei, penulis terjun langsung ke lokasi perusahaan PT RMP JAYA PERKASA untuk mengumpulkan data dan informasi serta mencari permasalahan yang terjadi pada proses bisnis PT RMP JAYA PERKASA. 3. Wawancara Wawancara adalah proses dimana dilakukannya tanya jawab dengan narasumber yang bersangkutan. Dalam melakukan pengumpulan data dan informasi, penulis melakukan wawancara secara langsung dengan penanggung jawab dan manajemen dari PT RMP JAYA PERKASA. b. Metode Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi 1. Metode Analisis Dalam metode analisis, analisis sistem dilakukan melalui dua tahapan yaitu: a. Analisis terhadap Temuan Survei dan Indetifikasi Kebutuhan Informasi Berdasarkan hasil survei dan wawancara pada tahap pertama, maka dilakukan analisis terhadap temuan survei atas sistem dan/atau proses bisnis yang sedang berjalan dengan analisis sitem berorientasi objek untuk menemukan kelemahan kelemahan pada sistem yang sedang berjalan serta untuk mengidentifikasi kebutuhan dari PT RMP JAYA PERKASA. b. Identifikasi Persyaratan Sistem Pada tahap ini, dilakukan identifikasi terhadap sistem lama yang akan dikembangkan. Sistem baru tersebut dikembangkan berdasarkan pembelajaran dari kelemahan sistem yang sedang berjalan agar sistem akan menjadi lebih baik. 2. Metode Perancangan Metode perancangan yang digunakan dalam merancang sistem baru akan dikembangkan dengan metode Object-Oriented Analysis and Design with the Unified Process berdasarkan Satzinger, Jackson, Burd. (2012). Adapun tahapan-tahapan perancangan yang dikemukan oleh Satzinger, Jackson, Burd. (2012) adalah sebagai berikut: a. Inception Phase Pada tahap pertama ini, memiliki tujuan mengembangkan perkiraan visi dari sistem, buat bisnis case-nya, tentukan ruang lingkup dan menghasilkan perkiraan kasar untuk biaya dan jadwal pengembangan sistem. Dimana pada tahap ini menggambarkan system enviroment. b. Elaboration Phase Pada tahap kedua ini, elaboration memiliki tujuan memperbaiki visi, mengidentifikasi dan menjelaskan semua persyaratan, menyelesaikan lingkup, desain dan mengimplementasikan arsitektur inti dan fungsi, mengatasi resiko tinggi, dan menghasilkan perkiraan yang realistis untuk biaya dan jadwal pengembangan sistem. c. Construction Phase Pada tahapan ketiga ini, construction memiliki tujuan menerapkan iteratif berisiko rendah yang tersisa, diprediksi dan elemen mudah dan mempersiapkan untuk penyebaran. Dengan use case yang telah dirancang pada tahap elaboration akan diimplementasikan ke dalam form yang ada. HASIL DAN BAHASAN Dari analisis proses bisnis yang ada pada PT. RMP Jaya Perkasa terhadap prosedur-prosedur proses bisnis dan evaluasi terhadap sistem berjalan, ditemukan beberapa permasalahan yang terjadi dalam Sistem Informasi Akuntansi dan Persediaan pada proses bisnis konsinyasi dan resiko, seperti:

4 Tabel 1 Analisis Masalah dan Resiko dalam Bisnis Berjalan Proses Analisis Masalah Resiko Data tidak dapat diproses dengan cepat, akurat dan relevan oleh sistem Terjadinya kelambatan, kesalahan atau ketidak akuratan informasi saat ini sehingga tidak mampu dalam pemrosesan. mendukung dan memenuhi kebutuhan informasi bagi manajemen. dan Persediaan Persediaan Dan Persediaan Serta Pelaporan Penerimaan kas yang tidak tercatat dengan baik dan/atau ada penerimaan kas yang tidak tercatat. Sistem yang digunakan saat ini tidak mengintegrasikan antara satu bagian dengan bagian lain yang terkait sehingga membutuhkan waktu yang lama dalam proses aliran datanya. Kurangnya informasi yang update mengenai persediaan yang ada pada konsinyi yang sesuai dengan keadaan pada saat itu sehingga konsinyor tidak bisa dengan cepat menambah persediaan konsinyi dan konsinyor hanya menunggu pihak konsinyi untuk meminta penambahan persediaan. Kurangnya laporan-laporan yang dapat mendukung pengambilan keputusan dan strategi perusahaan yang cepat dan akurat karena pada saat ini laporan masih dikumpulkan menurut laporan penjualan konsinyi, kemudian baru dianalisa dan dibuatkan laporan pendukungnya. Contoh : laporan penjualan top ten per bulan, laporan penjualan per artikel (no barang). Terjadinya penagihan kedua kalinya untuk satu konsinyi, informasi penerimaan kas yang tidak akurat. Terjadinya keterlambatan proses aliran data dan informasi guna mendukung proses bisnis. Terjadinya penumpukan dan/atau kekurangan persediaan atau barang pada gudang konsinyi. Kemungkinan terjadinya penurunan penjualan sehingga berakibat pada penurunan pendapatan. Laporan-laporan yang tidak akurat. Membutuhkan waktu yang lama dalam pembuatan laporan sehingga tidak dapat dengan tepat guna mendukung penggambilan keputusan manajemen. Berikut merupakan usulan pemecahan masalah atas permasalahan yang teridentifikasi dalam proses bisnis yang berjalan, terutama pada siklus pendapatan dan persediaan pada PT RMP Jaya Perkasa, seperti: Tabel 2 Analisis Masalah dan Usulan Pemecahan Masalah Proses Analisis Masalah Usulan Pemecahan Masalah Data tidak dapat diproses dengan Mengembangkan sistem yang cepat, akurat dan relevan oleh sistem dapat mengelola data dengan saat ini sehingga tidak mampu akurat dan tepat waktu agar dapat mendukung dan memenuhi mendukung kebutuhan informasi kebutuhan informasi bagi dan proses bisnis manajemen manajemen. dengan sistem penjualan konsinyasi yang terdiri dari consignment order, delivery order

5 dan Persediaan Persediaan Dan Persediaan Serta Pelaporan Penerimaan kas yang tidak tercatat dengan baik dan/atau ada penerimaan kas yang tidak tercatat. Sistem yang digunakan saat ini tidak mengintegrasikan antara satu bagian dengan bagian lain yang terkait sehingga membutuhkan waktu yang lama dalam proses aliran datanya. Kurangnya informasi yang update mengenai persediaan yang ada pada konsinyi yang sesuai dengan keadaan pada saat itu sehingga konsinyor tidak bisa dengan cepat menambah persediaan konsinyi dan konsinyor hanya menunggu pihak konsinyi untuk meminta penambahan persediaan. Kurangnya laporan-laporan yang dapat mendukung pengambilan keputusan dan strategi perusahaan yang cepat dan akurat karena pada saat ini laporan masih dikumpulkan menurut laporan penjualan konsinyi, kemudian baru dianalisa dan dibuatkan laporan pendukungnya. Contoh : laporan penjualan top ten per bulan, laporan penjualan per artikel (no barang). dan invoice. Mengembangkan sistem yang dapat mencatat penerimaan kas agar tidak ada penerimaan yang tidak dicatat. Mengembangkan suatu sistem informasi akuntansi yang dapat mengintegrasikan setiap bagianbagian yang terkait dalam suatu kegiatan atau proses tertentu. Seperti consignment order dapat dikirimkan langsung ke bagian SPV. Distribusi saat setelah consignment order selesai dibuat. Persediaan yang ada dapat diperiksa secara langsung melalui sistem persediaan tanpa melalui kontak terlebih dahulu ke kepala gudang. Mengembangkan sistem yang dapat mengetahui secara pasti dan cepat (ter-update) jumlah persediaan dari setiap artikel yang ada pada setiap konsinyi. Mengembangkan fitur-fitur yang dapat dengan cepat dan akurat membuatkan laporan-laporan tertentu yang diperlukan oleh manajemen untuk kebutuhan pengambilan keputusan dan anlisa strategi. Laporan-laporan tersebut seperti laporan penjualan top ten per bulan, penjualan per artikel, penjualan per konsinyi. Berikut merupakan fitur aplikasi berdasarkan usulan pemecahan masalah atas permasalahan yang teridentifikasi dalam proses bisnis yang berjalan, terutama pada siklus pendapatan dan persediaan pada PT RMP Jaya Perkasa, seperti: Tabel 3 Fitur Aplikasi dalam Usulan Pemecahan Masalah Proses Usulan Pemecahan Masalah Fitur Aplikasi Mengembangkan sistem yang dapat User Interface Aplikasi mengelola data dengan akurat dan tepat waktu agar dapat mendukung Consignment Order, Article Takeout Letter, Receive Goods Letter, kebutuhan informasi dan proses Memo Return, Residual Listreturn, bisnis manajemen dengan sistem penjualan konsinyasi yang terdiri dari consignment order, delivery order Article Take-in Letter, Consignment Sales, Bill of Letter, Payment dan invoice.

6 dan Persediaan Persediaan Dan Persediaan Serta Pelaporan Mengembangkan sistem yang dapat mencatat penerimaan kas agar tidak ada penerimaan yang tidak dicatat. Mengembangkan suatu sistem informasi akuntansi yang dapat mengintegrasikan setiap bagianbagian yang terkait dalam suatu kegiatan atau proses tertentu. Seperti consignment order dapat dikirimkan langsung ke bagian SPV. Distribusi saat setelah consignment order selesai dibuat. Persediaan yang ada dapat diperiksa secara langsung melalui sistem persediaan tanpa melalui kontak terlebih dahulu ke kepala gudang. Mengembangkan sistem yang dapat mengetahui secara pasti dan cepat (ter-update) jumlah persediaan dari setiap artikel yang ada pada setiap konsinyi. Mengembangkan fitur-fitur yang dapat dengan cepat dan akurat membuatkan laporan-laporan tertentu yang diperlukan oleh manajemen untuk kebutuhan pengambilan keputusan dan anlisa strategi. Laporan-laporan tersebut seperti laporan penjualan top ten per bulan, penjualan per artikel, penjualan per konsinyi. User Interface Aplikasi Payment Sistem Informasi Akuntansi Konsinyasi, User Interface Aplikasi Print out, Auto Checking Item order, Check Available Stock with Database. User Interface Aplikasi Inventory in Consignee Report. User Interface Aplikasi Inventory in Consignee Report, Inventory in Consignee Report, Sales Report, Cash Receipt Report, General Journal, Special Journal, Exception Report : Top 10 Product Report, Top 10 Consignee Report, Worst 10 Product Report, Worst 10 Consignee Report. SIMPULAN DAN SARAN Berdasarkan pengembangan Sistem Informasi Akuntansi Konsinyasi pada PT RMP JAYA PERKASA dapat disimpulkan bahwa : 1. Data tidak dapat diproses dengan cepat, akurat dan relevan oleh sistem saat ini sehingga tidak mampu mendukung dan memenuhi kebutuhan informasi bagi manajemen oleh karena itu dikembangkan sistem informasi akuntansi konsinyasi yang terkomputerisasi dan terintegrasi antara proses penitipan sampai dengan penjualan. 2. Penerimaan kas yang tidak tercatat dengan baik dan/atau ada penerimaan kas yang tidak tercatat oleh karena itu dikembangkan sistem yang dapat mencatat penerimaan kas dengan baik berupa bill of letter form untuk melakukan tagihan dan payment form berguna pada saat melakukan pembayaran harus berdasarkan nomor bill of letter. 3. Sistem yang digunakan saat ini tidak mengintegrasikan antara satu bagian dengan bagian lain yang terkait sehingga membutuhkan waktu yang lama dalam proses aliran datanya oleh karena itu dikembangkan sistem terkomputerisasi dan terintegrasi berupa pengecekan persediaan yang bisa dilakukan langsung dalam sistem dan pengiriman data rinci tentang pesanan barang titipan ke bagian terkait sehingga dapat memberikan proses yang lebih cepat dan efisien. 4. Kurangnya informasi yang update mengenai persediaan yang ada pada konsinyi sesuai dengan keadaan pada saat itu oleh karena itu dikembangkan sistem yang dapat mengetahui persediaan pada masing-masing konsinyi secara pasti dan cepat (ter-update) berupa residual list-monthly form yang berguna mengetahui jumlah persediaan terakhir. 5. Kurangnya laporan-laporan yang dapat mendukung pengambilan keputusan dan strategi perusahaan yang cepat dan akurat oleh karena itu dikembangkan sistem terkomputerisasi yang

7 menggunakan database sebagai media penyimpanan data berupa menyimpan data pelanggan, persediaan, serta dokumentasi transaksi penitipan sampai dengan penagihan yang dilakukan, sehingga kebutuhan akan data untuk dijadikan laporan yang dibutuhkan dapat terpenuhi dengan cepat, tepat dan akurat. Fitur-fitur laporan yang dikembangkan berupa laporan penjualan, laporan penerimaan kas, laporan analisi seperti laporan Top 10 Consignee, Top 10 Product, Worst 10 Consignee, Worst 10 Product. Adapun saran-saran yang dapat diberikan terkait dengan Sistem Informasi Akuntansi Konsinyasi kepada PT RMP JAYA PERKASA sebagai berikut : 1. Perusahaan diharapkan mengintegrasikan sistem informasi akuntansi konsinyasi siklus pendapatan dengan siklus pengeluaran dalam hal ini pembelian agar dapat mendukung pembelian yang tepat. 2. Perusahaan diharapkan melakukan perubahan tugas dan wewenang dari struktur organisasi agar dapat mendukung penggunaan sistem informasi akuntansi konsinyasi tersebut. 3. Perusahaan diharapkan meningkatkan pengawasan terhadap proses penitipan barang kepada konsinyasi sesuai dengan kebutuhan pasar di area konsinyi tersebut agar tidak terjadi tumpukan barang titipan yang tidak laku. 4. Perusahaan diharapkan melakukan pemeliharan terhadap infrastruktur yang mendukung sistem terkomputerisasi informasi akuntansi konsinyasi tersebut agar dapat mencegah terjadinya kerusakan sehingga kinerja sistem tidak terganggu. 5. Perusahaan diharapkan melakukan evaluasi sistem informasi akuntansi secara berkala agar dapat menjaga kesesuaian sistem yang digunakan dengan proses bisnis yang dijalankan perusahaan. Berdasarkan evaluasi tersebut, apabila terdapat perubahan atau perkembangan bisnis maka sistem dapat dikembangkan lagi atau diperbaharui agar dapat menyesuaikan dengan proses bisnis dalam perusahaan saat itu. REFERENSI Omar, A.A. Jawabreh & Ali, Mahmoud Abdallah Alrabei (2012). The Impact of Accounting Information System in Planning, Controlling and Decision-Making Processes in Jodhpur Hotels. Asian Journal of Finance and Accounting, Vol 4, No. 1, p Satzinger, John W., Jackson, Robert B., & Burd, Stephen D. (2005). Object-Oriented Analysis and Design with the Unified Process. USA : Course Technology, Cengage Learning. Satzinger, John W., Jackson, Robert B., & Burd, Stephen D. (2012). System Analysis and Design in A Changing World. (6 th edition). USA : Course Technology, Cengage Learning. RIWAYAT HIDUP Digha Winnes, lahir di kota Jambi pada 05 Juli Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Ilmu Ekonomi dan Komputer pada Saat ini sedang tidak bekerja.