LAMPIRAN A BORANG PENCALONAN ANUGERAH MALAYSIAN GOVERNMENT OPEN SOURCE SOFTWARE (MYGOSS) Nama Organisasi: Jabatan Peguam Negara

Transkripsi

1 LAMPIRAN A BORANG PENCALONAN ANUGERAH MALAYSIAN GOVERNMENT OPEN SOURCE SOFTWARE (MYGOSS) Nama Organisasi: Jabatan Peguam Negara 2. Nama Projek OSS Yang Dicalonkan: AGC Platform for E-Learning (A-PEL) 3. Tarikh (bulan & tahun) projek yang dicalonkan mula beroperasi: 1 Mei Maklumat pegawai yang membuat pencalonan: Nama: Eteze Binti Lawe Jawatan: Pegawai Teknologi Maklumat Gred F48 Agensi: Jabatan Peguam Negara Alamat: Jabatan Peguam Negara No. 45, Persiaran Perdana, Presint 4, Putrajaya. Telefon: Faks: E-mel: eteze@agc.gov.my 5. Pegawai yang boleh dihubungi untuk mendapatkan maklumat lanjut: Nama: Khairul Asrah Rahman Jawatan: Pegawai Teknologi Maklumat Gred F41

2 Telefon: Faks: E-mel:

3 LAPORAN PENCALONAN ANUGERAH MALAYSIAN GOVERNMENT OPEN SOURCE SOFTWARE (MYGOSS) 2011 Nama Projek: AGC PLATFORM FOR E-LEARNING (A-PEL) 1. Profil Kementerian / Jabatan / Institusi Jabatan Peguam Negara (AGC) merupakan salah satu agensi di bawah Jabatan Perdana Menteri. pada tahun 1948 di bawah Perlembagaan Persekutuan 1957 dan berperanan untuk a) Memberikan khidmat nasihat, termasuk memberi khidmat nasihat dalam bidang undangundang antarabangsa dan syariah kepada Kerajaan Persekutuan dan Kerajaan Negeri; b) Menjadi sumber rujukan kepada Kerajaan Persekutuan dan Kerajaan Negeri mengenai apaapa masalah perundangan yang timbul; c) Menggubal semua perundangan untuk Kerajaan Persekutuan; d) Memberikan arahan pendakwaan bagi kes-kes jenayah; e) Mewakili Kerajaan di dalam semua kes-kes sivil; dan f) Menguruskan penyemakan dan pencetakan semula undang-undang dan membuat kajian pembaharuan undang-undang. Fungsi Jabatan ini adalah sejajar dengan Visi, Misi, Objektif dan Slogan Jabatan iaitu Visi Organisasi Perundangan Awam Bertaraf Dunia Misi Untuk mendukung undang-undang dan melindungi kepentingan Negara dengan memberikan nasihat dan perkhidmatan perundangan yang berkualiti tinggi dengan cekap, adil dan saksama mengikut Perlembagaan dan Undang-Undang Objektif Memberi perkhidmatan dan perundangan yang berkualiti dan akan sentiasa bertindak mengikut Perlembagaan dan Undang-Undang dengan cekap, saksama dan adil Slogan Cekap, Saksama dan Adil Untuk melaksanakan tugas-tugas di Jabatan Peguam Negara dengan lebih berkesan, Jabatan ini telah disusun kepada Pejabat Peguam Negara dan Pejabat Peguam Cara Negara serta sembilan - 1 -

4 (9) seperti berikut a) Pendakwaan; b) Hal Ehwal Antarabangsa; c) Gubalan; d) Penasihat; e) Perbicaraan dan Rayuan; f) Penyelidikan; g) Guaman; h) Penyemakan dan Pembaharuan Undang-Undang; dan i) Pengurusan. Carta Organisasi terkini Jabatan Peguam Negara ditunjukkan dalam Rajah 1 seperti berikut Peguam Negara Malaysia Peguam Cara Negara Malaysia Peguam Cara Negara II Malaysia Hal Ehwal Antarabangsa Penasihat Gubalan Penyelidikan Pengurusan Pendakwaan Guaman Perbicaraan dan Rayuan Penyemakan dan Pembaharuan Undang- Undang Rajah 1: Carta Organisasi Jabatan Peguam Negara 2. Sinopsis Projek Sistem ini telah mula beroperasi sebagai Projek Knowledge Management (KM) Jabatan Peguam Negara sejak 1 Oktober 2009 dan dimuatkan dalam Portal Intranet AGC sebagai repositori rujukan. AGC telah mengkaji semula sistem sedia ada ini untuk membangunkan sebuah portal pembelajaran bagi memperkasa kualiti dan produktiviti Jabatan. Sistem yang dibangunkan secara in-house berdasarkan cetusan idea Seksyen Pusat Sumber dibantu secara teknikal oleh Seksyen Teknologi Maklumat, Pengurusan telah melibatkan transformasi pembelajaran online dan dinamakan AGC Platform for E- Learning (A-PEL) dilancarkan pada 1 Mei

5 Rajah 2 : Sistem A-PEL (AGC Platform for E-Learning) Sistem ini telah digunapakai di seluruh Malaysia terbuka kepada semua warga AGC di Ibu Pejabat dan Pejabat Penasihat Undang-Undang (PUU) Negeri AGC, bertujuan memperkembangkan budaya inovasi serta memastikan bahawa inovasi-inovasi yang dihasilkan dapat diseragamkan di semua Pejabat untuk memaksimumkan manfaat daripadanya. Tujuan utama A-PEL dilaksanakan adalah untuk meningkatkan sistem penyampaian Jabatan Peguam Negara demi memenuhi kehendak stakeholders dan pelanggan Jabatan. Secara tidak langsung ia juga dapat mengurangkan karenah birokrasi di mana kemudahan pembelajaran dapat dilakukan sepanjang masa pada bila-bila masa dan di mana-mana sahaja untuk membolehkan pembelajaran menjadi lebih berkesan dari segi kos dan masa. Selain itu juga bagi membudayakan pembelajaran sepanjang hayat A-PEL telah diwujudkan untuk melahirkan modal insan yang berpengetahuan tinggi, kreatif dan inovatif. 3. Teknologi yang digunakan Selaras dengan arahan kerajaan dalam mengaplikasikan penggunaan perisian dan alatan sumber terbuka (Open Source) dalam membangunkan sistem-sistem aplikasi ICT di Jabatan, sistem ini juga telah dibangunkan dengan menggunakan tool pembangunan sistem dan pangkalan data bercirikan sumber terbuka. Ini bermakna, kos operasi pembangunan sistem ini adalah percuma secara amnya. Sistem ini dibangunkan menggunakan teknologi Hypertext Processor (PHP) versi dan juga HTML. Bahasa pengaturcaraan PHP dipilih kerana ia boleh membangunkan sistem berasaskan web yang dinamik, interaktif, menarik dan yang paling penting, ia boleh dimuat turun secara percuma dan mempunyai jaringan komuniti yang luas. Pangkalan data MySQL pula digunakan bagi menyimpan rekod (metadata) semua laporan yang - 3 -

6 dibuat oleh pegawai. Kebolehan optimasi pangkalan data yang ada pada MySQL menjadikan fungsi query dapat dilaksanakan dengan pantas dan berkesan selain boleh mengindeks kunci utama dalam table bagi meningkatkan prestasi capaian ke atas rekod. Selain itu, pelayan web Apache versi digunakan supaya server side scripting dapat beroperasi. Sistem ini boleh dicapai pada bila-bila masa melalui internet dengan menggunakan id pengguna dan kata laluan. Platform Linux pula yang juga berasaskan sumber terbuka digunakan sebagai sistem pengoperasian pelayan bagi sistem ini. 4. Kelebihan / Keunikan Berikut adalah kelebihan dan keunikan teknikal A-PEL a) A-PEL merupakan sistem berteraskan Web yang boleh dicapai melalui Internet, Intranet atau Extranet. b) Dibangunkan sepenuhnya secara dalaman (in-house) merupakan sistem berkomputer yang efektif dan tidak memerlukan sebarang kos pembangunan sistem kerana menggunakan kepakaran dalaman. c) Antara muka sistem mudah difahami kerana mempunyai kemudahan capaian maklumat secara online sekaligus membantu melaksanakan tugas dengan cepat dan tepat melalui fungsi carian. d) Sistem A-PEL ini telah dibahagi mengikut beberapa Access Control List (ACL) yang mana menu-menu antara muka adalah berbeza mengikut peringkat akses setiap kategori pengguna. e) Penggunaan bahasa pengaturcaraan PHP dan pangkalan data MySQL serta penggunaan Sistem Pengoperasian Linux untuk server A-PEL merupakan perisian open source adalah menyokong saranan agensi pusat (MAMPU) dalam menggunakan sumber / alatan perisian terbuka dalam membangunkan sistem. f) Memudahkan penyimpanan data dan maklumat kerana sistem A-PEL menggunakan rekabentuk teknologi three-tier iaitu peringkat pengguna, peringkat aplikasi dan pangkalan. g) Penggunaan data storage bagi menyimpan fail-fail dokumen serta video juga menjadikan sistem ini mudah dicapai dan loading time bagi sistem adalah cepat dan pantas. h) Mengurangkan kos dan penggunaan kertas. i) Rekabentuk rangkaian secara berpusat di mana pelayan ditempatkan di Ibu Pejabat Jabatan Peguam Negara sekaligus memudahkan penyelenggaraan ke atas sistem

7 Rajah 3 : Gambar Rajah Aplikasi Rangkaian A-PEL j) Menjimatkan masa, meningkatkan kecekapan dan mengurangkan penggunaan tenaga. k) Mempunyai Audit Trail dan membantu memenuhi kriteria berkursus tujuh (7) hari dalam setahun bagi kakitangan penjawat awam di mana enam (6) jam pembacaan online adalah bersamaan dengan satu (1) hari berkursus. 5. Inovasi Jabatan Peguam Negara sentiasa berusaha untuk mempertingkatkan kualiti dan keberkesanan sistem A-PEL yang telah dibangunkan untuk memenuhi keperluan maklumat dan menggalakkan pembelajaran warga AGC. Masalah-masalah yang dihadapi sebelum inovasi dihasilkan dan penyelesaian selepas inovasi serta outcome adalah seperti berikut: a) Bahan bacaan tidak mencukupi untuk memenuhi keperluan maklumat pegawai dan kakitangan AGC bukan sahaja di Ibu Pejabat tetapi terutamanya di PUU Negeri. b) Kategori bahan pembacaan adalah terhad dan masa pembacaan jua terhad kepada waktu pejabat sahaja. Sumber alternatif perlu jua dirujuk dan ini tidak menyeluruh. c) Tidak dapat akses Kertas Kerja Seminar/ Kursus/ Ceramah dan lain-lain yang dianjurkan oleh AGC melainkan jika dipilih untuk hadir dan ini pula kerap diadakan di Ibu Pejabat sahaja. d) Perlu meluangkan masa untuk mengunjungi Perpustakaan di Ibu Pejabat dan Negeri-Negeri untuk menyemak koleksi bahan yang sedia ada. e) Perlu menyediakan beberapa salinan naskhah bahan koleksi perpustakaan yang melibatkan perbelanjaan yang tinggi

8 Pegawai/Kakitangan mengunjungi Perpustakaan di Ibu Pejabat dan Negeri Mencari bahan untuk merujuk maklumat yang diperlukan Berjaya dapat bahan tetapi terhad Rujukan bahan dihadkan kepada seorang pegawai sahaja Tidak Perolehi Maklumat Yang Diperlukan Rajah 4 : Carta Aliran Kerja Sebelum Inovasi Selepas Inovasi dihasilkan, masalah-masalah yang dihadapi oleh pengguna dapat diselesaikan a) Memudahkan pegawai dan kakitangan AGC di Ibu Pejabat dan Negeri-Negeri mengakses pelbagai maklumat pada bila-bila masa dan di mana-mana jua berada. b) Sistem A-PEL adalah penyelesaian kepada masalah pergantungan berterusan kepada bahan fizikal di mana ia menggantikan bahan kertas kepada bahan elektronik. c) Maklumat/dokumen dalam bentuk elektronik boleh sentiasa dicapai secara online oleh sebilangan besar pengguna dan tidak terhad kepada seorang sahaja. d) Dapat akses dengan mudah Kertas Kerja Seminar/Kursus/Ceramah dan Sesi Perkongsian Ilmu yang penting anjuran AGC oleh warga AGC di Ibu Pejabat dan jua di negeri-negeri. e) Penjimatan kos pembelian bahan rujukan yang banyak. f) Audit Trail diaktifkan apabila login dan logout di mana jumlah jam/ hari pembacaan dipaparkan untuk makluman dan input dalam sistem latihan AGC SISPEL. g) Summary Audit Trail disediakan khas untuk Ketua Jabatan/ Ketua / Penasihat Undang-Undang Negeri/ Ketua Unit untuk mengakses dan memantau pembacaan melalui A- PEL pegawai-pegawai di bawah seliaan masing-masing

9 PENGGUNA A-PEL JABATAN PEGUAM NEGARA Akses APEL online pada bila-bila masa dan di mana-mana sahaja Menjimatkan masa, kos dan tenaga Pelbagai kategori maklumat/ bahan Pencarian maklumat mengikut keyword, tajuk dll. Audit Trail Memenuhi keperluan maklumat dan meningkatkan produktiviti warga AGC Jumlah jam/hari pembacaan online untuk input dalam SISPEL Rajah 5 : Carta Aliran Kerja Selepas Inovasi 6. Kualiti / Pengiktirafan Keberkesanan projek a) Perkhidmatan Awam Melahirkan penjawat awam yang berperibadi ulung, sentiasa meningkatkan ilmu pengetahuan, inovatif dan kreatif. Pembinaan fikiran dan pembentukan sikap yang positif dapat dipertingkatkan dengan ilmu. Seseorang pekerja yang berilmu pengetahuan akan menyumbang kepada keberkesanan dan kecekapan organisasi. Ini dapat dilihat daripada hasil kerja yang dikeluarkan di mana dapat diukur melalui kualiti penulisan yang dihasilkan; kuantiti output yang meningkat; masa yang lebih pendek untuk menghasilkan output; kos yang lebih rendah; dan sebagainya. Selain itu jua dapat mengoptimumkan penggunaan sumber manusia dan kewangan. b) Orang Ramai Pekerja yang berilmu pengetahuan dan berfikiran kritikal dapat memberi perkhidmatan yang cemerlang kepada orang ramai, seperti keputusan yang cepat serta tepat dan nasihat yang berkualiti. Ini adalah sejajar dengan saranan kerajaan untuk peningkatan sistem penyampaian (delivery sistem) kepada orang ramai. c) Jabatan Peguam Negara A-PEL dapat melahirkan pekerja yang berilmu, berkemahiran, berdaya saing dan dapat menyumbang kepada peningkatan prestasi organisasi dan peningkatan kualiti penyampaian perkhidmatan kepada pelanggan. Ia jua menyumbang kepada penjimatan perbelanjaan berhemah Jabatan. Warga AGC dapat menjalankan tugas sebagai Penasihat Undang- Undang yang berkaliber, terutama dalam pengendalian kes-kes mahkamah bagi pihak Kerajaan. Jabatan jua dapat membantu pegawai baru memahami dan mengambil alih tugas - 7 -

10 dengan lebih mudah melalui perkongsian maklumat A-PEL dengan tujuan membina pegawai dan kakitangan AGC sebagai aset terpenting dalam melakukan transformasi negara. d) Penjimatan Masa Pengaksesan A-PEL boleh dibuat pada bila-bila masa secara online sama ada di rumah atau di Pejabat. Maklumat terperinci boleh dicapai oleh pengguna mengikut keperluan masingmasing. Pada masa yang sama pengguna tidak perlu menunggu untuk jangka masa yang lama bagi mendapatkan maklumat. e) Penjimatan Kos Dengan pelaksanaan A-PEL secara tidak langsung menyumbang kepada peningkatan produktiviti hasil kerja dan pada masa yang sama kos perbelanjaan berkurangan. Selain itu ianya juga menjimatkan a) Kos penghantaran b) Paperless c) Penyimpanan maklumat secara soft copy menjimatkan penggunaan ruang dan simpanan bahan. f) Peningkatan Produktiviti Selaras dengan penjimatan masa, kecekapan juga dapat ditingkatkan. g) Mudah Digunakan Sistem ini juga mesra pengguna (user friendly) dan fleksibel untuk diselaraskan dengan perubahan dari masa ke masa. Dengan penggunaan A-PEL setiap maklumat dapat dicapai di hujung jari (at your finger tips) dengan cepat, mudah, tepat dan pada bila-bila masa. h) Pengiktirafan Dalam / Luar Negara Rekabentuk projek dan kualiti yang dihasilkan dalam pembangunan A-PEL telah mengambilkira dan memenuhi semua kehendak dan keperluan pengguna agar sistem A-PEL mesra pengguna, cekap dan cepat. Ini telah diiktirafkan seperti berikut: (i) Penggunaan A-PEL Menyeluruh A-PEL adalah suatu sistem berkomputer yang stabil dan praktikal digunakan oleh Warga AGC di Ibu Pejabat dan Negeri-Negeri. Maklumat Kertas Kerja Kursus/Seminar/Ceramah dan lain-lain maklumat penting yang terdapat di Ibu Pejabat dapat dikongsi dan dihayati bersama di negeri-negeri yang selalunya berkurangan dan terhad bahan-bahan rujukan. Sistem ini boleh dipercayai dan digunapakai secara menyeluruh oleh: Semua Penasihat Undang-Undang Negeri Cawangan Wilayah Kuala Lumpur, AGC Sabah dan AGC Sarawak - 8 -

11 Semua Ketua Ibu Pejabat AGC Semua Ketua Seksyen/Ketua Unit AGC (ii) Pengiktirafan Inspektorat SSR MAMPU 2010 Mendapat pengiktirafan oleh Inspektorat MAMPU sebagai Best Practices yang boleh dicontohi oleh Jabatan dan Agensi lain dalam Penilaian Sistem Star Rating (SSR) MAMPU di Jabatan Peguam Negara pada 13 Oktober (iii) Sijil Penghargaan Penggunaan A-PEL Tertinggi Selaras dengan peningkatan pengetahuan dan untuk memupuk dan menyemarakkan budaya kreatif, Pengurusan telah mengiktiraf dan menganugerahkan Sijil Penghargaan Penggunaan A-PEL Tertinggi kepada pegawai dan kakitangan yang mengakses A-PEL berdasarkan jumlah masa pembacaan online tertinggi. (iv) Ucaptama Program Galakan Membaca 1Malaysia Jabatan Peguam Negara oleh YBhg. Datuk Peguam Cara Negara Penggunaan A-PEL sebagai platform pembelajaran online dan perkongsian ilmu warga AGC telah diiktirafkan oleh YBhg. Datuk Peguam Cara Negara dalam Ucaptama Program Galakan Membaca AGC pada 10 Jun 2011 bagi memastikan setiap warga Malaysia mampu bersaing menyusuri pembangunan negara yang semakin mencabar. (v) Penubuhan Jawatankuasa-Jawatankuasa Pemantauan Penubuhan Jawatankuasa-Jawatankuasa berikut untuk memantau dan melaksanakan penambahbaikan sistem A-PEL : Penubuhan Jawatankuasa Pemandu ICT yang dipengerusikan oleh YBhg. Tan Sri Peguam Negara Malaysia. Jawankuasa Pasukan Petugas Portal AGC yang dipengerusikan oleh Pengarah Pengurusan Jawatankuasa Teknikal A-PEL yang dipengerusikan oleh Timbalan Pengarah Pengurusan (Seksyen Pusat Sumber). 7. Potensi A-PEL boleh direplikasi di mana-mana agensi yang ingin melaksanakan pembelajaran sepanjang hayat secara online sama ada digunakan terus atau melaksanakan pengubahsuaian kerana ciriciri berikut a) Keperluan pembangunan sistem yang mudah dan percuma iaitu menggunakan perisian sumber terbuka seperti PHP, pangkalan data MySQL dan sistem pengoperasian server Linux. b) Berasaskan web, dengan itu Pengguna boleh terus menggunakan sistem melalui web browser

12 8. Kandungan Tempatan Projek AGC Platform for E- Learning (A-PEL) dapat meningkatkan nilai tambah maklumat menerusi fungsi dan ciri-ciri sistem yang boleh dicapai dengan mudah, cepat dan berkesan melalui pembelajaran online warga Jabatan Peguam Negara (AGC) bagi membudayakan amalan Organisasi Pembelajaran (Learning Organisation). Komitmen yang amat tinggi daripada Pegawai Atasan iaitu YBhg. Peguam Negara Malaysia serta Ketua-Ketua Jabatan Peguam Negara telah menjayakan pembangunan dan penggunaan A-PEL ke tahap yang membanggakan. Pembangunan projek yang dibangunkan secara in-house dengan kemahiran pegawai ICT di Seksyen Teknologi Maklumat hasil cetusan idea Seksyen Pusat Sumber, Pengurusan, Jabatan Peguam Negara ini menggunakan peralatan dan perisian sedia ada tanpa mengeluarkan kos boleh diubahsuai bagi kegunaan Jabatan/ Kementerian/ Agensi dari semasa ke semasa. Kemudahan pencarian maklumat pelbagai cara dan Audit Trail telah memenuhi keperluan maklumat warga AGC di Ibu Pejabat AGC dan Negeri-Negeri. Projek A-PEL mempunyai kebolehharapan yang tinggi, mudah digunakan dan kos yang berpatutan supaya dapat diterima oleh para pengguna. Adalah menjadi hasrat Jabatan Peguam Negara untuk memperkasakan lagi A-PEL sebagai wadah pemangkin dalam membudayakan pembelajaran sepanjang hayat sejajar dengan dasar Kerajaan ke arah 1Malaysia Berinovasi Tinggi. Disediakan oleh : Seksyen Teknologi Maklumat Pengurusan Jabatan Peguam Negara Tarikh : 11 November