Manajemen Pengadaan Barang Alat Tulis Kantor Pada Biro Pengembangan Prasarana dan Sarana Universitas Katolik Indonesia Atma Jaya Jakarta

Transkripsi

1 Manajemen Pengadaan Barang Alat Tulis Kantor Pada Biro Pengembangan Prasarana dan Sarana Universitas Katolik Indonesia Atma Jaya Jakarta Inadya Anggraini 1, Dirgahayu Erri 2, Sederhana Sembiring 3, Eka Putri Handayani 4 1 Manajemen Administrasi (ASM BSI) ASM BSI Jakarta JL Jatiwaringin Raya, Jakarta Timur 2 Manajemen Informatika (MI - AMIK) AMIK BSI Jakarta Jl. Fatmawati Raya, Jakarta Selatan 3 ASM BSI Jakarta Jl. Jatiwaringin Raya, Jakarta Timur sederhana.shb@bsi.ac.id 4 ASM BSI Jakarta Jl. Jatiwaringin Raya No. 18, Jakarta Timur eka.eph@bsi.ac.id Abstrak Manajemen pengadaan merupakan bagian dari Supply Chain Management yang secara sistematik dan strategis memproses pengadaan barang dan jasa. Manajemen pengadaan dimulai dari sumber dimana barang diperoleh hingga sampai ke tempat tujuan berdasarkan tepat mutu, jumlah, harga, waktu, sumber, dan tempat untuk memenuhi kebutuhan pelanggan. Barang yang dimaksud dalam manajemen pengadaan disini hanya dikhususkan pada alat tulis kantor. Dalam memperoleh data penulis menggunakan beberapa metode diantaranya: metode observasi, metode wawancara, dan studi dokumentasi. Pengadaan alat tulis kantor dilakukan apabila persediaan di gudang telah mencapai stok minimum atau karena adanya permintaan dari pengguna. Tempat pengadaan barang dilakukan pada Biro Pengembangan Prasarana dan Sarana Universitas Katolik Indonesia Atma Jaya Jakarta. Manajemen pengadaan pada Universitas Katolik Indonesia Atma Jaya meliputi perencanaan, penempatan sumber daya manusia, dan penilaian/evaluasi terhadap karyawan dan penyedia barang. Pengadaan barang dilakukan pada periode Januari-Desember Kendala yang timbul dalam pengadaan barang adalah kurangnya sumber daya manusia dan waktu pengiriman barang dari penyedia yang tidak sesuai dengan pesanan. Upaya mengatasi kendala dalam pengadaan barang adalah melakukan penambahan karyawan, sehingga pekerjaan dapat diselesaikan dengan baik dan tepat waktu dan mempunyai beberapa penyedia lain agar resiko keterlambatan pengadaan alat tulis kantor dapat diatasi. Kata Kunci: Manajemen Pengadaan Barang I. PENDAHULUAN Manajemen merupakan suatu pendekatan yang dinamis dan proaktif dalam menjalankan suatu kegiatan di organisasi. Dapat juga dikatakan suatu proses yang meliputi perencanaan (planning), penyusunan organisasian (organizing), penetapan orang-orang (staffing), pengarahan (directing), pelaporan (reporting), dan penilaian (evaluating). Sedangkan pengadaan adalah upaya mendapatkan barang dan jasa yang dibutuhkan serta dilakukan berdasarkan pemikiran yang logis, sistematis, mengikuti norma dan etika yang berlaku. Oleh karena itu, manajemen pengadaan merupakan masalah penting yang dihadapi oleh perusahaan atau suatu organisasi untuk mendukung kelancaran pengadaan barang dan jasa yang pada akhirnya akan berpengaruh pada kelancaran pemenuhan permintaan. Manajemen pengadaan merupakan bagian dari Supply Chain Management yang secara sistematik dan strategis memproses pengadaan barang dan jasa. Manajemen pengadaan dimulai dari sumber dimana barang diperoleh hingga sampai ke tempat tujuan berdasarkan tepat mutu, jumlah, harga, waktu, sumber, dan tempat untuk memenuhi kebutuhan pelanggan. Manajemen pengadaan memiliki paradigma yang bersifat strategis melalui pendekatan optimalisasi pemanfaatan sumber daya. Selain itu juga dapat meningkatkan daya saing dan persaingan bisnis yang sehat, sehingga dapat bermanfaat bagi masyarakat. Biro Pengembangan Prasarana dan Sarana merupakan Biro yang menangani permintaan pengadaan barang (alat tulis kantor) di Universitas Katolik Indonesia Atma Jaya. Prosedur pengadaannya dimulai dari proses permintaan sampai dengan diterimanya barang ke pengguna. Langkah pertama yang harus dilakukan untuk permintaan pengadaan barang adalah mengisi form FR-UAJ-21-01/RO yang ditujukan kepada Kepala Biro Pengembangan Prasarana dan Sarana. Apabila permintaan disetujui oleh Kepala Biro Pengembangan Prasarana dan Sarana, maka prosesnya Prosiding SIMNASIPTEK: Hal. B-27

2 II. akan berlanjut ke langkah berikutnya, namun bila tidak surat permintaan akan dikembalikan ke pengguna yang mengajukan. Terkadang masih terdapat banyak permasalahan yang muncul dari aktivitas manajemen pengadaan barang tersebut. Dari pemaparan tersebut, penulis tertarik untuk melakukan penelitian tentang Manajemen Pengadaan Barang (Alat Tulis Kantor) pada Biro Pengembangan Prasarana dan Sarana Universitas Katolik Indonesia Atma Jaya Jakarta LANDASAN TEORI Untuk mengetahui seberapa banyak pembelian berdasarkan jenis alat tulis kantor, maka peneliti memaparkan data pengadaan alat tulis kantor periode Januari sampai dengan Desember Menurut Feriyanto dan Triana (2015) Manajemen adalah suatu proses penyelenggaran berbagai kegiatan dalam rangka penerapan tujuan dan sebagai kemampuan atau keterampilan orang yang menduduki jabatan manajerial untuk memperoleh sesuatu hasil dalam rangka mencapai tujuan melalui kegiatan-kegiatan orang lain. Menurut Follrt dalam Sule dan Saefullah (2005) Manajemen adalah seni dalam menyelesaikan sesuatu melalui orang lain. Selain itu menurut McHugh dalam Sule dan Saefullah (2005) Manajemen adalah sebuah proses yang dilakukan untuk mewujudkan tujuan organisasi melalui rangkaian kegiatan berupa perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian orang-orang serta sumber daya organisasi lainnya. Menurut Schermerhorn dalam Feriyanto dan Triana (2015) proses manajemen yang harus dijalankan oleh seorang manajer yaitu: 1. Planning (perencanaan) meliputi pemilihan misi dan tujuan organisasi serta cara terbaik untuk mencapainya. 2. Organizing (organisasi) adalah proses membagi pekerjaan, mengalokasikan sumber daya, dan pengaturan serta koordinasi aktivitas anggota organisasi untuk melaksanakan rencana. 3. Leading (kepemimpinan) adalah mempengaruhi anggota organisasi agar mereka memberikan kontribusi terhadap tujuan kelompok dan organisasi. 4. Controlling (pengendalian) adalah pengukuran dan pengoreksian untuk kerja individu dan organisasi. Menurut McHugh dalam Sule dan Saefullah (2005) fungsi manajemen yaitu: 1. Perencanaan atau planning, yaitu proses yang menyangkut upaya yang dilakukan untuk mengantisipasi kecenderuangan di masa yang akan datang dan penentuan strategi dan taktik yang tepat untuk mewujudkan target dan tujuan organisasi. 2. Pengorganisasian atau organizing, yaitu proses yang menyangkut bagaimana strategi dan taktik yang telah di rumuskan dalam perencanaan didesain dalam sebuah struktur organisasi yang tepat dan tanguh, sistem dan lingkungan organisasi yang kondusif, dan bisa memastikan bahwa semua pihak dalam organisasi bisa berkerja secara efektif dan efisien guna mencapai tujuan organisasi. 3. Pengimplementasian atau directing, yaitu proses implementasi program agar bisa dijalankan oleh seluruh pihak dalam organisasi serta proses memotivasi agar semua pihak tersebut dapat menjalankan tanggung jawabnya dengan penuh kesadaran dan produktifitas yang tinggi. 4. Pengendalian dan pengawasan atau controlling, yaitu proses yang dilakukan untuk memastikan seluruh rangkaian kegiatan yang direncanakan, diorganisasikan, dan diimplementasikan bisa berjalan sesuai dengan target yang diharapkan sekalipun berbagai perubahan terjadi dalam lingkungan dunia bisnis yang dihadapi. Menurut Sule dan Saefullah (2005) fungsi-fungsi manajemen adalah sebagai berikut: 1. Manajemen Sumber Daya Manusia. Manajemen sumber daya manusia adalah penerapan manajemen berdasarkan fungsinya untuk memperoleh sumber daya manusia yang terbaik bagi bisnis yang kita jalankan dan bagaimana sumber daya manusia yang terbaik tersebut dapat dipelihara dan tetap bekerja bersama kita dengan kualitas pekerjaan yang senantiasa konstan ataupun bertambah. 2. Manajemen Produksi. Manajemen produksi adalah penerapan manajemen berdasarkan fungsinya untuk menghasilkan pruduk yang sesuai dengan standar yang ditetapkan berdasarkan keinginan konsumen, dengan teknik produksi yang seefisien mungkin. 3. Manajemen Pemasaran. Manajemen pemasaran adalah kegiatan manajemen berdasarkan fungsinya yang pada intinya berusaha untuk mengidentifikasi apa sesungguhnya yang di butuhkan oleh konsumen, dan bagaimana cara pemenuhannya dapat diwujudkan. 4. Manajemen Keuangan. Manajemen keuangan adalah kegiatan manajemen berdasarkan fungsinya yang pada intinya berusaha untuk memastikan bahwa kegiatan bisnis yang dilakukan mampu mencapai tujuannya secara ekonomis, yaitu diukur berdasarkan profit. 5. Manajemen Informasi. Manajemen informasi adalah kegiatan manajemen berdasarkan fungsinya yang pada intinya berusaha memastikan bahwa bisnis yang dijalankan tetap mampu untuk bertahan dalam jangka panjang. Menurut Emerson dalam Sule dan Saefullah (2005) ada dua belas prinsip manajemen yaitu: 1. Tujuan-tujuan dirumuskan dengan jelas. 2. Kegiatan yang dilakukan harus masuk akal dan realistis. 3. Adanya staf yang memiliki kualifikasi yang tepat. Prosiding SIMNASIPTEK: Hal. B-28

3 4. Adanya kedisplinan. 5. Diberlakukannya pemberian kompensasi yang adil. 6. Perlu adanya laporan dari setiap kegiatan secara tepat, akurat, dan terpercaya, sehingga diperlukan sistem informasi atau akuntansi. 7. Adanya kejelasan dalam pemberian perintah, perencanaan, dan pembagian kerja. 8. Adanya penetapan standar dari setiap pekerjaan, baik dari segi kualitas kerja maupun waktu pengerjaan. 9. Kondisi pekerjaan perlu distandardisasi.. Kegiatan operasional harus juga distandardisasikan. 11. Instruksi-instruksi praktis tertulis harus dibuat secara standar. 12. Sebagai kompensasi atas efisiensi, perlu dibuat rencana pemberian insentif. Beberapa definisi manajemen pengadaan peneliti sajikan beberapa diantaranya menurut (LEMINDO 20) Pengadaan adalah kegiatan untuk memperoleh barang/jasa oleh kementrian/lembaga/satuan kerja perangkat daerah/institusi yang prosesnya dimulai dari perencanaan kebutuhan sampai di selesaikannya seluruh kegiatan untuk memperoleh barang/jasa. Burt dalam Siahaya (2012) mengatakan manajemen pengadaan adalah proses sistematis yang memutuskan apa, kapan dan seberapa banyak pembelian, undang-undang pembelian dan proses untuk memastikan bahwa apa saja yang diperlukan dapat diterima pada waktu yang tepat dalam kuantitas dan kualitas yang ditentukan. Menurut buissnes of directory dalam Siahaya (2012) Manajemen pengadaan adalah tindakan pengadaan untuk pengadaan sesuatu yang dibeli dari satu titik (sumber) ke tujuan. Pembelian adalah tindakan membeli (dari/perspektif keuangan administrasi) layanan atau barang yang akan dibeli dan terdiri dari kegiatan pencarian pemasok, negosiasi, penyelesaian harga dan kesepakatan pengiriman. Menurut Siahaya (2012:3) Manajemen pengadaan adalah bagian dari manajemen rantai supply bahwa proses lengkap memperoleh barang dan jasa, dari persiapan dan pengolahan permintaan melalui penerimaan dan persetujuan faktur untuk pembayaran. Menurut Siahaya (2012) dalam pelaksanana kegiatan pengadaan sejak perencanaan harus menerapkan prinsip pengadaan: 1. Efektif Sesuai dengan kebutuhan yang telah di tetapkan dan dapat memberikan manfaat yang sebesar-besarnya sesuai dengan sasaran yang di tetapkan perusahaan. 2. Efisien Diusahakan dengan menggunakan dana, daya dan fasilitas yang sekecil-kecilnya untuk mencapai sasaran yang di tetapkan dalam waktu sesingkatsingkatnya dan dapat di pertanggung jawabkan dalam rangka memberikan kontribusi yang sebesar-besarnya bagi keuntungan negara. 3. Kompetitif Dilakukan melalui seleksi dan persaingan yang sehat diantara penyedia barang/jasa yang setara dan memenuhi syarat/kriteria tertentu berdasarkan ketentuan dan prosedur yang jelas serta transparan. 4. Transparan Semua ketentuandan informasi, baik teknis maupun administratif termasuk tata cara evaluasi, hasil evaluasi dan penetapan pemenang harus bersifat terbuka bagi penyedia barang dan jasa yang berminat. 5. Adil Tidak diskriminatif dalam memberikan perlakuan bagi semua penyedia barang dan jasa dan tidak mengarah untuk memberi keuntungan kepada pihak tertentu, dengan cara dan atau alasan apa pun. 6. Bertanggung jawab Mencapai sasaran baik fisik, keuangan mau pun manfaat bagi kelancaran pelaksanaan usaha sesuai dengan prinsip-prinsip dan kebijakan serta ketentuan yang berlaku dalam pengelolaan rantai suplai. 7. Berpihak kepada produk dalam negeri Mendukung dan menumbuh kembangkan kemampuan Nasional untuk lebih mampu bersaing di tingkat nasional, regional dan internasional. 8. Berwawasan lingkungan Mendukung dan mengembangkan kegiatan dengan memperhatikan kemampuan dan dampak lingkungan. Menurut (LEMINDO 20) prinsip pengadaan adalah sebagai berikut: 1. Efisien, berarti pengadaan barang harus diusahakan dengan menggunakan dana dan daya yang minimum untuk mencapai kualitas dan sasaran dalam waktu yang ditetapkan atau menggunakan dana yang telah ditetapkan untuk mencapai hasil dan sasaran dengan kualitas yang maksimum. 2. Efektif, berarti pengadaan barang harus sesuai dengan kebutuhan dan sasaran yang telah ditetapkan serta memberikan manfaat yang sebesar-besarnya. 3. Transparan, berarti semua ketentuan dan informasi mengenai pengadaan barang bersifat jelas dan dapat diketahui secara luas oleh penyedia barang yang berminat serta oleh masyarakat pada umumnya. 4. Terbuka, berarti pengadaan barang dapat diikuti oleh semua penyedia barang yang memenuhi persyaratan/kriteria tertentu berdasarkan ketentuan dan prosedur yang jelas. 5. Bersaing, berarti pengadaan barang harus dilakukan melalui persaingan yang sehat diantara sebanyak mungkin penyedia barang yang setara dan memenuhi persyaratan, sehingga dapat di peroleh barang yang ditawarkan secara kompetitif dan tidak ada interfensi yang meggangu terciptanya mekanisme pasar dalam pengadaan barang. 6. Adil/tidak diskriminatif, berart memberikan perlakuan yang sama bagi semua calon penyedia barang dan tidak mengarah untuk memberi keuntungan kepada pihak tertentu, dengan tetap memperhatikan kepentingan nasional. 7. Akuntabel, berarti harus sesuai dengan aturan dan ketentuan yang terkait dengan pengadaan barang sehingga dapat dipertanggungjawabkan. Prosiding SIMNASIPTEK: Hal. B-29

4 Menurut (LKPP 20) terdapat sejumlah prinsip pengadaan yang harus dijadikan dasar dalam melaksanakan proses pengadaan barang/jasa, yang terdiri dari: 1. Efisien Efisiensi pengadaan diukur terhadap seberapa besar upaya yang dilakukan untuk memperoleh barang/jasa dengan spesifikasi yang sudah ditetapkan. Upaya yang dimaksud mencakup dana dan daya yang dikeluarkan untuk memperoleh barang/jasa. Semakin kecil upaya yang diperlukan maka dapat dikatakan bahwa proses pengadaan semakin efisien. 2. Efektif Efektifitas pengadaan diukur terhadap seberapa jauh barang/jasa yang diperoleh dari proses pengadaan dapat mencapai spesifikasi yang sudah ditetapkan. 3. Transparan Bagaimana proses pengadaan barang/jasa dilakukan dapat diketahui secara luas. Proses yang dimaksud meliputidasar hukum, ketentuan-ketentuan, tata cara, mekanisme, aturan main, spesifikasi barang/jasa, dan semua hal yang terkait dengan bagaimana proses pengadaan barang/jasa dilakukan. Dapat diketahui secara luas berarti semua informasi tentang proses tersebut mudah diperoleh dan mudah diakses oleh masyarakat umum, terutama penyedia barang/jasa yang berminat. 4. Terbuka Berarti pengadaan barang/jasa dapat diikuti oleh semua penyedia barang/jasa yang memenuhi persyaratan/kriteria yang ditetapkan sesuai ketentuan yang berlaku. Setiap penyedia yang memenuhi syarat dapat dengan mudah mendapatkan informasi tentang prosedur yang jelas untuk mengikuti lelang/seleksi. 5. Bersaing Proses pengadaan barang dapat menciptakan iklim atau suasana persaingan yang sehat di antara para penyedia barang/jasa, tidak ada intervensi yang dapat mengganggu mekanisme pasar, sehingga dapat menarik minat sebanyak mungkin penyedia barang/jasa untuk mengikuti lelang/seleksi yang pada gilirannya dapat diharapkan untuk dapat memperoleh barang/jasa dengan kualitas yang maksimal. 6. Adil/tidak diskriminatif Berarti proses pengadaan dapat memberikan perlakuan yang sama bagi semua calon penyedia barang/jasa dan tidak mengarah untuk memberi keuntungan kepada pihak tertentu, kecuali diatur dalam peraturan ini. Sebagai contoh bahwa dalam peraturan ini mengatur agar melibatkan sebanyak mungkin Usaha Kecil, Usaha Menengah dan Koperasi Kecil. Disamping itu juga mengutamakan produksi dalam negeri. 7. Akuntabel Berarti harus sesuai dengan aturan dan ketentuan yang terkait dengan pengadaan barang/jasa sehingga dapat dipertanggungjawabkan. Menurut Siahaya (2012) fungsi dan peranan manajemen pengadaan yaitu: 1. Fungsi Manajemen pengadaan mempunyai berbagai macam fungsi yang dapat di kelompokan menjadi: a. Pembelian (purchasing), merupakan kegiatan lebih di fokuskan kepada pembelian barang (material) dan peralatan (equipment). b. Penyewaan (leasing), merupakan kegiatan sewamenyewa baik secara sewa murni atau sewa dengan opsi untuk membeli. c. Konstruksi (construction), merupakan kegiatan membangun wujud fisik. d. Konsultasi (consultacion), merupakan kegiatan jasa keahlian professional. e. Inpeksi (inspection), merupakan kegiatan pemeriksaan dan pengujian. f. Swakelola (self management), merupakn kegiatan yang dilaksanakan sendiri (internal). g. Tukar tambah (trade-in), merupakan kegiatan tukar-menukar barang dengan membayar selisih harga, untuk memperoleh barang yang sesuai dengan kebutuhan operasi, untuk menghindari kerugian perusahaan. h. Beli kembali (factory buy-back), merupakan kegiatan pembelian kembali oleh pabrik pembuat terhadap barang yang tidak terpakai untuk mengurangi kerugian perusahaan. i. Barter (exchange), merupakan kegiatan tukarmenukar barang secara langsung (tukar guling). 2. Peranan Manajemen pengadaan berperan sebagai proses penentuan secara sistematik terhadap, apa (spesifikasi, kualitas), kapan (jadwal, delivery time), bagaimana (sumber, sistem) dan berapa (kuantitas) untuk mengadakan barang dan jasa dari sumber pengadaan sampai ketempat tujuan sesuai kualitas dan kuantitas, biaya yang optimal dan waktu suplai yang wajar untuk memenuhi kebutuhan. III. METODOLOGI PENELITIAN Guna mendapatkan bahan/data keterangan yang diperlukan sebagai bahan pokok dalam penulisan ini, maka penulis menggunakan beberapa metode pengumpulan data melalui: 1. Metode Observasi Metode yang dilakukan untuk memperoleh data/bukti secara langsung pada Biro Pengembangan Prasarana dan Sarana Universitas Katolik Indonesia Atma Jaya Jakarta, yang beralamat di Jalan Jendral Sudirman Kav. 51, Jakarta. 2. Metode Wawancara Penulis melakukan tanya jawab kepada pihak Kepala Biro Pengembangan Prasarana dan Sarana di Universitas Katolik Indonesia Atma Jaya berkaitan dengan manajemen pengadaan barang (alat tulis kantor). 3. Studi Dokumentasi Sebagai bahan kelengkapan dan sekaligus sebagai perbandingan, penulis melakukan pendekatan dengan buku buku dan literatur sebagai bahan referensi yang Prosiding SIMNASIPTEK: Hal. B-30

5 berhubungan dengan masalah yang dibahas untuk mengelola semua masukan yang diperoleh. Penulis hanya memilih hal hal yang berguna dan berhubungan dengan penelitian manajemen pengadaan barang. Selain menggambarkan metode pengumpulan data sebagai metodelogi penelitian peneliti juga menjelaskan sudut pandang teoritik sebagai kerangka berfikir diantaranya pemahaman mengenai manajemen pengadaan. IV. HASIL DAN PEMBAHASAN Pengadaan alat tulis kantor di Unika Atma Jaya dilakukan apabila persediaan alat tulis kantor di gudang telah mencapai stok minimum atau karena adanya permintaan dari pengguna dalam hal ini fakultas/unit/bagian/pusat/lembaga/biro secara mendesak. Prosesnya dilaksanakan oleh Biro Pengembangan Prasarana dan Sarana Unika Atma Jaya berdasarkan alur kerja. Skema alur pengadaan barang (alat tulis kantor) pada BPPS Unika Atma Jaya, sebagai berikut: 1. Pengajuan permintaan barang (alat tulis kantor) dari pengguna di Universitas Katolik Indonesia dilakukan dengan cara mengisi formulir FR-UAJ-21-01/RO yang ditanda tangani oleh pimpinan dari pengguna yang mengajukan dan ditujukan kepada Kepala Biro Pengembangan Prasarana dan Sarana. Formulir tersebut dapat diunduh di laman iso.atmajaya.ac.id. 2. Setelah formulir diterima oleh Biro Pengembangan Prasarana dan Sarana (BPPS), formulir tersebut didisposisikan oleh Kepala BPPS. Disposisi tersebut berisikan apakah pengajuan dapat diproses atau ditolak. Pengajuan akan diproses apabila formulir tersebut telah diisi secara lengkap dan jelas serta penanda tangan merupakan pimpinan dari pengguna yang mengajukan. 3. Setelah mendapatkan disposisi untuk diproses dari Kepala BPPS, formulir ditanda tangani oleh Kabag. Pengadaan. 4. Selanjutnya dimintakan penawaran kepada beberapa penyedia. 5. Setelah mendapatkan beberapa penawaran dari penyedia, maka dilakukan pemilahan penawaran, harga yang dipilih merupakan 3 penawaran terendah, penawaran yang tidak terpilih akan diberitahukan kepada penyedia yang memberi penawaran. 6. Penawaran harga yang diperoleh dari 3 penyedia kemudian dimintakan persetujuan kepada Bagian Anggaran. 7. Apabila anggaran untuk pengadaan alat tulis kantor masih tersedia dan mencukupi, maka akan diproses untuk pemesanan barang, namun jika tidak, pengajuan permintaan pengadaan alat tulis kantor akan dikembalikan kepada pengguna. Proses pemesanan dilakukan dengan mengisi formulir FR- UAJ-21-02/R0 atau dapat disebut juga dengan surat pesanan pembelian. 8. Setelah melakukan pemesanan akan dilakukan pembayaran oleh Bagian Anggaran. 9. Apabila pembayaran telah dilakukan, penyedia akan mengirimkan ATK ke gudang.. Alat tulis kantor yang telah diterima gudang dari penyedia akan diserahkan ke pengguna yang meminta dengan menggunakan formulir bukti serah terima barang FR-UAJ-21-03/RO. Dalam melaksanakan manajemen pengadaan barang (alat tulis kantor), Biro Pengembangan Prasarana dan Sarana Universitas Katolik Indonesia melalui beberapa tahap proses yang meliputi: 1. Perencanaan Pengadaan Alat Tulis Kantor Untuk memenuhi kebutuhan alat tulis kantor untuk seluruh pengguna di Universitas Katolik Indonesia Atma Jaya, Kepala BPPS harus memiliki perencanaan pengadaan yang matang. Hal yang terpenting dalam perencanaan pengadaan adalah perencanaan anggaran untuk pemenuhan kebutuhan alat tulis kantor. Penyusunan Rencana Anggaran Belanja (RAB) dilakukan setiap awal tahun. Didalamnya disebutkan hal-hal apa saja yang dianggarkan dan berapa banyak untuk kebutuhan universitas dalam satu tahun kedepan termasuk kebutuhan alat tulis kantor. 2. Penempatan Sumber Daya Manusia Dimana staf yang ditempatkan pada Bagian Pengadaan Biro Pengembangan Prasarana dan Sarana Unika Atma Jaya merupakan orang-orang yang andal dalam manajemen pengadaan barang. Untuk menciptakan sumber daya manusia yang andal dalam bidang pengadaan barang, Unika Atma Jaya memberikan pelatihan yang diikuti oleh beberapa perusahaan atau institusi yang ada di seluruh Indonesia. Biasanya pelatihan dilakukan hanya satu kali untuk seorang karyawan dan berbayar. Bagi yang telah lulus dalam pelatihan tersebut akan mendapatkan sertifikat sebagai ahli pengadaan barang. Namun bagi yang tidak lulus akan dievaluasi lagi apakah staf tersebut layak ditempatkan pada Bagian Pengadaan. 3. Penilaian/evaluasi Penilaian/evaluasi dilakukan mulai dari penilaian staf pengadaan, yaitu dengan cara fit and proper test yang diadakan oleh Biro Sumber Daya Manusia. Fit and proper test dilakukan setiap 4 tahun sekali. Materi tesnya tergantung dari keahlian dan bidang pekerjaan yang dijalani setiap karyawan. Dari hasil tes tersebut akan terlihat seberapa layaknya seorang karyawan menempati kedudukannya. Selain itu, penilaian/evaluasi juga perlu dilakukan terhadap penyedia barang. Hal itu dilakukan dengan cara mengevaluasi kinerja penyedia/pemasok barang dan jasa sesuai dengan ketentuan kriteria setiap 3 bulan sebelum masa kontrak kerjasama berakhir. Berikut Prosiding SIMNASIPTEK: Hal. B-31

6 ketentuan kriteria penyedia barang yang ada di Unika Atma Jaya: a. Pengadaan barang dan jasa dapat dilaksanakan lewat pembelian langsung ke eceran (retail), kerja sama institusional, dan tender. b. Bonafiditas penyedia harus terjamin. c. Punya rekam jejak layanan prajual, saat pengiriman barang, serta pascajual yang baik. d. Menawarkan harga yang kompetitif, dengan sekurang-kurangnya ada tiga pembanding (penyedia), kecuali jika ada agen tunggal di Indonesia. e. Cara pembayaran yang fleksibel dan tidak harus dengan sistem cash on delivery (c.o.d). f. Ketepatan waktu untuk memenuhi janji atau kesepakatan yang telah ditentukan. Pembelian berdasarkan jenis alat tulis kantor yang terpenuhi selama 1 tahun, maka dapat dipaparkan data pengadaan alat tulis kantor periode Januari sampai dengan Desember 2014, sebagai berikut: DATA PENGADAAN ALAT TULIS KANTOR 1 Januari Desember Februari BPPS-PGSF Paper no Februari BPPS-PGSF Stapler Maret Pusat Peng Bahasa Map F Maret Fakultas Kedokteran Straples Maret Biro Akun Keuangan Binder April Marketing & PR Batery AAA April Fakultas Psikologi Map F April Fakultas Psikologi Amplop F 28 7 Mei Fakultas Hukum Cutter B Mei Fakultas Hukum Isi staples Mei Fakultas Hukum Solatape Mei Fakultas Hukum PengBes Mei Fakultas Hukum Amplop P Mei Fakultas Hukum Odner Mei Fakultas Hukum Box file Mei Fakultas Hukum Kertas A Mei Fakultas Hukum Kertas Folio Mei Fakultas Kedokteran Double T 36 N0. Permintaa n Fakultas/Unit/Bagia n Jenis Ju 38 9 Mei Fakultas Kedokteran Gunting K 39 9 Mei Fakultas Kedokteran Lakban H Mei Fakultas Kedokteran Lakban M Januari Pusat Pengajara Bahasa Map A Januari Fakultas Ekonomi Spidol H Mei Pusat Kajian Budaya Kertas A Juni Fakultas Kedokteran Spidol Biru Juni Fakultas Kedokteran Spidol H Januari Fakultas Kedokteran Binder Januari Fakultas Kedokteran Binder Januari Fakultas Kedokteran Binder Januari Fakultas Kedokteran Binder Januari Fakultas Kedokteran Binder Januari Fakultas Kedokteran Binder Januari BPPS-RT Solatape 3 7 Februari Fakultas Teknik Odner Februari Fakultas Ekonomi Corection P Februari Fakultas Ekonomi Lem Februari Fakultas Ekonomi Batery AA Februari Fakultas Ekonomi Lakban H Februari BPPS-PGSF Batery AA Februari BPPS-PGSF Kertas A Februari BPPS-PGSF Kertas Folio Februari BPPS-PGSF Kertas Q Februari BPPS-PGSF Odner Juni BPPS-PGSF Amplop C Juni BPPS-PGSF Kertas A Juni BPPS-PGSF Kertas A Juni BPPS-PGSF Kertas Folio 48 9 Juni BPPS-PGSF Kertas Q 49 9 Juni BPPS-PGSF Odner Juni BPPS-PGSF Odner Juni BPPS-PGSF Odner Juni BPPS-PGSF Lakban H 53 9 Juni 2014 BPPS-PGSF Lakban M Juni Balkes Kertas A Juli FIABIKOM Odner Juli BPPS-PGN Amplop C Juli BPPS-PGN Odner Agustus Perpustakaan Kertas A Agustus Perpustakaan Straples B Agustus Perpustakaan Lakban H Agustus Fakultas Teknik Map Hijau 30 Prosiding SIMNASIPTEK: Hal. B-32

7 62 11 Agustus Fakultas Teknik Map Merah Agustus Fakultas Teknik MapKuning Agustus Fakultas Teknik Map Biru Agustus Fakultas Teknik MapKuning Agustus Fakultas Teknik Map Putih Agustus Puskom Amplop P Agustus Fakultas Ekonomi Pulpen Biru Agustus Fakultas Ekonomi Pulpen H Agustus Fakultas Ekonomi Spidol M Agustus Fakultas Ekonomi Isi stapless Sept BPPS-PGN Batery AA Sept BPPS-PGN Kertas A Sept BPPS-PGN Kertas Folio Sept BPPS-PGN Odner Sept BPPS-PGN Odner Sept BPPS-PGN Solatape Sept Fakultas Ekonomi Box File Sept Biro SDM BClip Sept Biro SDM BClip Sept Biro SDM BClip Sept Biro SDM BClip Sept Biro SDM BClip Sept Biro SDM BClip Sept Fakultas Kedokteran Stabilo Sept Fakultas Kedokteran Penggaris Sept Fakultas Kedokteran Kertas A Oktober Fakultas Hukum Kertas Folio Oktober Fakultas Hukum Amplop P 90 6 Oktober PASTORAN Kertas A Oktober Biro Akademik Spidol M 92 8 Oktober Biro Akademik Penghapus Oktober Biro Akademik Pensil Oktober Biro Akademik Pulpen H 95 8 Oktober Biro Akademik BClip Oktober Biro Akademik Amplop C Oktober Biro Akademik Lem 98 8 Oktober Biro Akademik Straples K Oktober Biro Akademik Cutter Kecil 6 8 Oktober Biro Akademik Lakban H 3 2 Nov Fakultas Teknik Kertas A4 4 Nov Biro Akademik Odner Nov Fakultas Ekonomi Spidol H 11 Nov Fakultas Ekonomi Pulpen 11 Nov Fakultas Ekonomi Lakban H Nov2014 UPT Puskom Box File 7 17 Nov Fakultas Kedokteran Spidol M Nov Fakultas Kedokteran Kertas A4 9 2 Desember Pus Pengajaran Bahasa Spidol H Desember Pus Pengajaran Bahasa Pulpen 20 Sumber: Biro Pengembangan Prasarana dan Sarana Unika Atma Jaya, Jakarta. Pada tabel III.1 diatas terlihat bahwa jumlah pengadaan Alat Tulis Kantor (ATK) pada Biro Pengembangan Prasarana dan Sarana Universitas Katolik Indonesia Atma Jaya pada tahun 2014 tidak selalu sama setiap bulannya, untuk lebih jelasnya penulis menguraikannya sebagai berikut: 1. Januari 2014 dilakukan pengadaan ATK berupa map A4 sebanyak 0 box, spidol hitam sebanyak satuan, binder clip no 200 sebanyak 0 box, binder clip no 5 sebanyak 0 box, binder clip no 7 sebanyak 0 box, binder clip no 111 sebanyak 0 box, binder clip no 260 sebanyak 0, bider clip no 155 sebanyak 0 box, dan solatape 3 satuan. Ruparupa ATK tersebut diminta oleh Pusat Pengajaran Bahasa, Fakultas Ekonomi, Fakultas Kedokteran, dan BPPS-RT. 2. Februari 2014 dilakukan pengadaan ATK berupa odner 401 sebanyak 70 satuan, correction pen sebanyak 60 satuan, lem sebanyak 120 satuan, batery AA sebanyak 0 box, lakban hitam 5 satuan, kertas A4 800 rim, kertas folio 400 rim, kertas quarto 400 rim, peper clips no 3 sebanyak 60 box, dan strapler no sebanyak 40 satuan. Rupa-rupa ATK tersebut diminta oleh Fakultas Teknik, Fakultas Ekonomi, dan BPPS-PGSF. 3. Maret 2014 dilakukan pengadaan ATK berupa Map F4 sebanyak 20 box, straples 20 satuan, dan binder clip no 7 sebanyak 40 box. Rupa-rupa ATK tersebut diminta oleh Pusat Pengajaran Bahasa, Fakultas Kedokteran, dan Biro Akuntansi dan Keuangan. 4. April 2014 dilakukan pengadaan ATK berupa batery AAA sebanyak 2 box, Map F4 sebanyak 6 box, dan amplop folio sebanyak 6 box. Rupa-rupa ATK tersebut diminta oleh Marketing dan Public Relation dan Fakultas Psikologi. 5. Mei 2014 dilakukan pengadaan ATK berupa cutter besar sebanyak 1 satuan, isi straples sebanyak 6 box, solatape sebanyak 5 satuan, penggaris besi sebanyak 1 satuan, amplop putih sebanyak 5 box, odner 402 sebanyak 6 satuan, box file sebanyak 6 satuan, kertas A4 sebanyak 19 rim, kertas folio sebanyak 12 rim, double tape sebanyak 36 satuan, gunting kertas 15 Prosiding SIMNASIPTEK: Hal. B-33

8 sebanyak satuan, lakban hitam sebanyak 5 satuan, lakban merah sebanyak 4 satuan. Rupa-rupa ATK tersebut diminta oleh Fakultas Hukum, Fakultas Kedokteran, dan Pusat Kajian Budaya dan Bahasa. 6. Juni 2014 dilakukan pengadaan ATK berupa spidol biru sebanyak 20 satuan, spidol hitam sebanyak 20 satuan, amplop coklat sebanyak 40 box, kertas A3 sebanyak 200 rim, kertas A4 sebanyak 702 rim, kertas folio sebanyak 0 rim, kertas quarto sebanyak 0 rim, odner 401 sebanyak 0 satuan, odner 402 sebanyak 12 satuan, odner 403 sebanyak satuan, lakban hitam sebanyak satuan, dan lakban merah sebanyak satuan. Rupa-rupa ATK tersebut diminta oleh Fakultas Kedokteran, BPPS-PGSF, dan Balkes. 7. Juli 2014 dilakukan pengadaan ATK berupa odner 403 sebanyak 25 satuan, amplop coklat A4 sebanyak 34 box, dan odner 403 sebanyak 20 satuan. yang diminta oleh FIABIKOM dan BPPS-PGN. 8. Agustus 2014 dilakukan pengadaan ATK berupa kertas A4 sebanyak rim, streples besar sebanyak 1 satuan, lakban hitam sebanyak 1 satuan, map hitam muda 30 box, map merah jambu sebanyak 25 box, map kuning muda sebanyak box, map biru muda sebanyak 20 box, map kuning sebanyak 20 box, map putih sebanyak 15 box, amplop putih sebanyak 3 box, pulpen biru sebanyak 48 satuan, pulpen hitam sebanyak 120 satuan, spidol merah sebanyak 24 satuan, dan isi staples no.1m sebanyak 23 box. Rupa-rupa ATK tersebut diminta oleh Perpustakaan, Fakultas Teknik, UPT. Puskom, dan Fakultas Ekonomi. 9. September 2014 dilakukan pengadaan ATK berupa battery AA sebanyak 37 box, kertas A4 sebanyak rim, kertas folio sebanyak 230 rim, odner 402 sebanyak 0 satuan, odner 403 sebanyak 0 satuan, solatape 1/5 x 72 sebanyak satuanbox file sebanyak 30 satuan, binder clip no 200 sebanyak 36 box, binder clip no 260 sebanyak 0 box, binder clip no 155 sebanyak 200 box, binder clip no 5 sebanyak 300 box, binder clip no 7 sebanyak 0 box, binder clip no 111 sebanayk 300 box, stabilo sebanyak 30 satuan, dan penggaris sebanyak 25 satuan. Rupa-rupa ATK tersebut diminta oleh BPPS- PGN, Fakultas Ekonomi, Biro Sumber Daya Manusia, dan Fakultas Kedokteran.. Oktober 2014 dilakukan pengadaan ATK berupa kertas folio sebanyak 300 rim, amplop putih sebanyak box, kertas A4 sebanyak 20 rim, spidol merah sebanyak satuan, karet pengapus sebanyak 12 satuan, pensil sebanyak 20 satuan, pulpen hitam sebanyak satuan, binder clip no 111 sebanyak 40 box, amplop coklat sebanyak 20 box, lem sebanyak satuan, straples kecil sebanyak 5 box, cutter kecil sebanyak 6 satuan, dan lakban hitam sebanyak 3 satuan. Rupa-rupa ATK tersebut diminta oleh Fakultas Hukum, Pastoran, dan Biro Akademik. 11. November 2014 dilakukan pengadaan ATK berupa kertas A4 sebanyak 54 rim, odner 402 sebanyak satuan, spidol hitam sebanyak 1 satuan, pulpen sebanyak satuan, lakban hitam sebanyak 5 satuan, box file sebanyak satuan, spidol merah sebanyak 30 satuan. Rupa-rupa ATK tersebut diminta oleh Fakultas Teknik, Biro Akademik, Fakultas Ekonomi, UPT. Puskom, dan Fakultas Kedokteran. 12. Desember 2014 dilakukan pengadaan ATK berupa spidol hitam sebanyak 26 satuan dan pulpen sebanyak 20 satuan, yang diminta oleh Pusat Pengajaran Bahasa. V. KESIMPULAN Berdasarkan uraian yang telah dibahas pada bab sebelumnya, peneliti mencoba menarik kesimpulan mengenai kegiatan manajemen pengadaan barang (alat tulis kantor) pada Biro Pengembangan Prasarana dan Sarana Universitas Katolik Indonesia Atma Jaya, sebagai berikut: 1. Pengadaan alat tulis kantor di Unika Atma Jaya dilakukan apabila persediaan di gudang telah mencapai stok minimum atau karena adanya permintaan dari pengguna. 2. Prosedur pengadaan alat tulis kantor di Unika Atma Jaya melalui beberapa tahapan yang dimulai dari pengajuan formulir sampai dengan diterimanya alat tulis kantor ke pengguna yang mengajukan. 3. Pengajuan permintaan pengadaan alat tulis kantor di Unika Atma Jaya dilakukan dengan mengisi formulir FR-UAJ-21-01/RO yang ditujukan kepada Kepala Biro Pengembangan Prasarana dan Sarana. 4. Manajemen pengadaan pada Biro Pengembangan Prasarana dan Sarana Unika Atma Jaya meliputi perencanaan, penempatan sumber daya manusia, dan penilaian/evaluasi terhadap karyawan dan penyedia barang. 5. Pada Januari 2014 sampai dengan Desember 2014 bagian pengadaan Biro Pengembangan Prasarana dan Sarana Unika Atma Jaya telah memenuhi 120 permintaan pengadaan alat tulis kantor yang diajukan oleh fakultas/unit/bagian/pusat/lembaga/biro. 6. Dalam melaksanakan kegiatan manajemen pengadaan, bagian pengadaan memiliki kendala yaitu kurangnya sumber daya manusia dan sering terjadi keterlambatan pengiriman pemesanan alat tulis kantor dari pihak penyedia, sehingga berpengaruh terhadap ketepatan waktu dalam pemenuhan permintaan kebutuhan alat tulis kantor di Unika Atma Jaya. REFERENSI Daft, Richard L Manajemen. Jakarta: Salemba Empat. Feriyanto, Andri Pengantar Manajemen (3 in 1) Untuk Mahasiswa dan Umum. Kebumen: Mediatera. Lembaga Manajemen Indonesia. 20. Buku Konsolidasi Susunan dalam Satu Naskah Perpres No. 54 Tahun 20 Beserta Seluruh Prosiding SIMNASIPTEK: Hal. B-34

9 Perubahannya Tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. Jakarta: Lembaga Manajemen Indonesia. Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, 20. Pengantar Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. Jakarta: Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. Siahaya, Willem Manajemen Pengadaan. Bandung: Alfabeta. Sule, Ernie T dan Kurniawan Saefullah Pengantar Manajemen. Jakarta: Prenada Media. Simposium Nasional Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (SIMNASIPTEK) 2015 Prosiding SIMNASIPTEK: Hal. B-35