PERENCANAAN STRATEGI SISTEM INFORMASI DAN TEKNOLOGI INFORMASI UNTUK MENINGKATKAN EFEKTIFITAS COST ESTIMATION DIVISION PADA PT

Transkripsi

1 PERENCANAAN STRATEGI SISTEM INFORMASI DAN TEKNOLOGI INFORMASI UNTUK MENINGKATKAN EFEKTIFITAS COST ESTIMATION DIVISION PADA PT. QUANTA QS COSTINDO DENGAN METODE ENTERPRISE ARCHITECTURE Adittia Rivaldi Jl. Seruni I D1/8 Jurang mangu barat Tangerang, , adhit_rivald@yahoo.com Muhammad Aify Fauzan Jl. Tanah Rendah V No.19 Jakarta, , m.aify_fauzan@yahoo.com Santo F. Wijaya

2 Abstract The objective of research is to provide more complete information of facilitate cost estimation division in running business processes. The method we use in this thesis research is a method of analysis that includes the study of literature and methods of field studies, interviews and questionnaires. With the application of information systems strategy and information technology, we expect the outcomes could facilitate cost estimation division in estimating time and cost. The conclusion of this study is the presence of a new system up to date and with the support of information systems and information technology can help PT. Quanta QS Costindo particularly cost estimation division in running business processes and we expect to increase the turn over of the company and facilitate the project owner requests a project that will run in the corporate network as well as widen the scope of work for services offered by PT. Quanta QS Costindo. Keyword : information, cost estimation, PT. Quanta QS Costindo Abstrak Tujuan penelitian ialah mempermudah cost estimation division dalam menjalankan proses bisnis. Metode yang digunakan dalam penelitian penulisan skripsi ini adalah metode analisis yang meliputi studi kepustakaan dan metode studi lapangan, yaitu wawancara dan kuisioner. Dengan penerapan strategi system informasi dan teknologi informasi, diharapkan hasil yang dicapai dapat mempermudah cost estimation division dalam melakukan estimasi waktu dan biaya. Kesimpulan yang didapat dari penelitian ini yaitu dengan adanya sistem baru yang uptodate serta dengan dukungan sistem informasi dan teknologi informasi dapat membantu PT. Quanta QS Costindo khususnya cost estimation division dalam menjalankan proses bisnisnya serta diharapkan dapat menaikan omzet perusahaan dan mempermudah pemilik proyek melakukan request atas proyek yang akan dijalankan serta melebarkan jaringan perusahaan dalam lingkup pekerjaan atas jasa yang ditawarkan oleh PT. Quanta QS Costindo. Kata Kunci : informasi, cost estimation, PT. Quanta QS Costindo

3 PENDAHULUAN Dengan teknologi informasi dan sistem informasi yang berkembang dari masa ke masa, maka perusahan-perusahaan yang ada mau tidak mau harus mengikuti perkembangan teknologi. Laju informasi yang semakin cepat menuntut perusahaan untuk terus berinovasi. Hal ini dilakukan agar perusahan dapat mengikuti persaingan yang ada dan dapat mengembangkan usaha dengan lebih baik. Sistem informasi menjadi salah satu faktor perkembangan suatu perusahaan dan mampu mendorong perusahaan untuk meningkatkan kinerja bisnis perusahaan. Namun, sistem informasi yang baik tidak mudah dihasilkan begitu saja, dibutuhkan juga analisis dan perencanaan yang baik agar menghasilkan sistem informasi yang berkualitas guna mendukung strategi bisnis dan tujuan perusahaan yang lebih efektif dan terarah. PT.Quanta QS Costindo bergerak dalam bidang jasa Quantity Surveying / Cost Consultant menangani berbagai macam proyek pembangunan seperti apartemen, hotel, pusat perbelanjaan, office building, kampus, sekolah, rumah sakit, gudang, pabrik, jalan tol dan jembatan, serta jalan kereta api, pelabuhan udara dan laut. PT.Quanta QS Costindo memberikan pelayanan jasa yang menguntungkan dan bermanfaat bagi pemilik proyek karena harga yang ditawarkan quantity surveying / cost consultant relatif kecil dibandingkan dengan keuntungan yang didapat, seperti : budget yang reasonable, cost estimate dan cash flow yang dibuat secara realistis, dan melakukan pengawasan serta pengendalian anggaran biaya. Namun, dalam menjalankan proses bisnis PT. Quanta QS Costindo sulit menentukan estimasi biaya karena harga yang terus berubah, kemudian sulitnya menentukan estimasi waktu pelaksanaan suatu proyek karena tidak adanya tim survey perusahaan sehingga sering terjadi proses evaluasi yang mengakibatkan suatu perubahan. Hal ini sering kali menimbulkan masalah yang cukup krusial mulai dari tidak terorganisasinya data-data hingga Rencana Anggaran Biaya (RAB) yang tidak sesuai dengan kebutuhan dan proses evaluasi yang terlalu memakan waktu sehingga mengakibatkan project schedule menjadi tidak sesuai dengan yang diharapkan oleh pemilik proyek/project manager. Perencanaan strategi sistem informasi dan teknologi informasi diharapkan dapat membantu perusahaan dalam mempercepat proses bisnis dan juga meminimalisir kesalahan atau masalah yang terjadi dalam perusahaan. Oleh karena itu penulis menjadikan PT. Quanta QS Costindo sebagai objek penelitian dan menulis skripsi dengan judul PERENCANAAN STRATEGI SISTEM INFORMASI DAN TEKNOLOGI INFORMASI UNTUK MENINGKATKAN EFEKTIFITAS COST ESTIMATE DIVISION PADA PT. QUANTA QS COSTINDO DENGAN METODE ENTERPRISE ARCHITECTURE.

4 Tujuan Tujuan dari penulisan skripsi ini adalah : a. Menganalisis strategi bisnis, sistem informasi dan teknologi informasi yang sedang berjalan pada perusahaan agar dapat mengetahui dan mampu mengidentifikasi permasalahan yang terjadi pada perusahaan. b. Menganalisis kebutuhan perusahaan akan sistem informasi dan teknologi informasi baik software maupun hardware untuk menunjang serta mendukung proses bisnis perusahaan. c. Membuat suatu perencanaan sistem informasi dan teknologi informasi untuk strategi bisnis perusahaan yang kompetitif dalam persaingan bisnis. Manfaat Manfaat penulisan skripsi ini adalah : a. Memberikan alternatif jawaban atas permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan. b. Menghasilkan suatu perencanaan strategi sistem informasi dan teknologi informasi pada perusahaan yang berguna untuk meningkatkan nilai kompetitif perusahaan dalam persaingan bisnis.

5 METODE PENELITIAN Metodologi penelitian yang digunakan dalam mendukung penulisan skripsi adalah sebagai berikut : 1. Studi kepustakaan Metode ini dilakukan dengan mengumpulkan sumber tertulis dengan cara membaca, mencari serta menyimpulkan dari berbagai macam bacaan, artikel, ebook, buku dan sumber lainnya. Metode ini berguna untuk menggali landasan teori yang digunakan untuk penelitian terhadap perusahaan serta memberikan pengetahuan/informasi sebagai acuan dan panduan dalam analisis dan perancangan sistem informasi dan teknologi informasi perusahaan. 2. Analisis sistem berjalan a. Survey Analisis sistem berjalan dilakukan dengan cara survey perusahaan terlebih dahulu untuk mendapatkan informasi apa saja yang terdapat didalam perusahaan tersebut terkait dengan company profil perusahaan. b. Observasi Analisis sistem berjalan dilakukan dengan cara turun langsung ke lapangan (perusahaan) dan melakukan obervasi terkait dengan proses bisnis, sistem kerja, sistem informasi dan teknologi informasi apa saja yang dipakai oleh perusahaan serta melihat kinerja karyawan pada perusahaan. c. Wawancara Analisis sistem berjalan dilakukan dengan cara melakukan wawancara/tanya jawab terhadap pihak perusahaan seperti manager, staff dan karyawan terkait dengan permasalahan. d. Enterprise Architecture Analisis proses bisnis perusahaan yang sedang berjalan (current architecture) dengan menggunakan metode Enterprise Architecture untuk dijadikan tolak ukur dalam membuat perencanaan proses bisnis dimasa yang akan dating (future architecture).

6 HASIL DAN BAHASAN Pada future architecture ini akan dijelaskan bagaimana sistem dikembangkan pada cost estimation division dengan autodesk quantity take off serta metode pembiayaan proyek untuk mengestimasi waktu dan biaya. Kemudian dengan penambahan divisi yang saling berhubungan mampu membantu perusahaan dalam menjalankan proses bisnis. Pada future architecture ini juga akan diterapkan bantuan teknologi sebagai alat pemasaran perusahaan kepada pelanggan (public) mengenai pelayanan perusahaan untuk meningkatkan jumlah pelanggan serta efektifitas kinerja karyawan. Untuk proses implementasi sistem baru, perusahaan menerapkan sistem yang lama dengan yang baru secara bersamaan. Sistem yang baru dibuat untuk men-support perusahaan dalam menjalankan proses bisnis. Namun, Sistem yang lama tidak merugikan. Apabila perusahaan ingin menerapkan sitem lama dan sistem baru secara bersamaan, maka tidak akan terjadi suatu masalah baru. Current view Kurangnya sumber daya manusia serta pembagian lingkup pekerjaan yang tidak sesuai (jobdesk). Sistem data yang tidak terstruktur. Sulit dalam mengestimasi waktu dan biaya. Sistem yag dilakukan secara manual dalam menjalankan proses bisnis Tabel 1.0 Current & Future Views Future View Penambahan sumber daya manusia pada marketing & survey team division sesuai lingkup pekerjaan yang dibutuhkan dan mendukung proses bisnis perusahaan dalam meningkatkan kinerja karyawan pada PT. Quanta QS Costindo. Adanya IT division yang membuat suatu sistem dalam penyimpanan data secara terstruktur Usulan pembelian sofware serta menggunakan metode estimasi Adanya penambahan teknologi yang mendukung dalam menjalankan proses bisnis perusahaan. Tabel berikut menjelaskan siklus perencanaan yang diusulkan kepada perusahaan dalam bentuk strategi yang harus dijalankan oleh pihak perusahaan dengan memperhatikan kebutuhan internal perusahaan. Tabel 1.1 Sequencing Plan Strategi tahun pertama Strategi tahun kedua Strategi tahun ketiga 1. Menjaga hubungan baik dengan 1. Melakukan evaluasi atas 1. Mengambangkan para pelanggan (pemilik apa yang telah dibangun hasil evaluasi proyek). perusahaan. 2. Mengembangkan 2. Melakukan pelatihan terhadap 2. Memperbaiki sistem sistem aplikasi karyawan untuk meningkatkan kinerja perusahaan. aplikasi. 3. Mencari pelanggan (pemilik proyek) baru agar tidak mengandalkan reputasi perusahaan dan pemilik proyek tetap. 4. Membangun jaringan komputer perusahaan agar masing-masing divisi dapat terkoneksi.

7 5. Membangun web untuk penjualan. 6. Menjalin hubungan baik dengan perusahaan sejenis. 7. Membangun database. Gambar 1.0 Siklus Perencanaan PT. Quanta QS Costindo akan mengikuti proses standar perubahan dalam konfigurasi EA. Dimana seiring berjalan proses bisnis makan sistem pada perusahaan akan mengikuti program EA yang telah dibuat untuk menuju strategi perusahaan.

8 SIMPULAN DAN SARAN Simpulan Berdasarkan hasil analisis proses bisnis internal pada PT. Quanta QS Costindo, dapat disimpulkan bahwa perusahaan ini memiliki kekurangan dalam pengembangan sistem infomasi dan teknologi informasi untuk dapat membantu proses bisnis perusahaan sebagai berikut: Perencanaan strategi sistem informasi dan teknologi informasi diharapkan dapat membantu dalam mempercepat proses bisnis cost estimation division. Dengan bantuan teknologi informasi, data yang dibutuhkan cost estimation division dapat lebih mudah dan aman diakses, akurat serta terorganisir dengan baik sehingga proses bisnis menjadi lebih efektif dan efisien. Saran Berikut ini merupakan saran dalam pengembangan sistem informasi dan teknologi informasi dalam menentukan strategi sekaligus perencanaan perusahaan untuk mengurangi permasalahan dalam perusahaan terkait dengan proses bisnis perusahaan, adalah sebagai berikut : Memperbaiki sistem dan proses bisnis perusahaan menjadi lebih terintegrasi antara satu sama lain antara sistem dengan masing-masing divisi dalam melakukan proses bisnis. Memberikan pelatihan atas lingkup pekerjaan yang diusulkan dalam perencanaan strategi system informasi dan teknologi informasi pada PT. Quanta QS Costindo. Kemudian dengan menjaga serta memelihara sistem yang sudah baik serta menjaga kinerja masing-masing divisi, perusahaan diharapkan dapat terus berkembang dalam proses bisnis perusahaaan.

9 REFERENSI BUKU : Andrew Whalley. (2010). Strategic Marketing. Andrew whalley & ventus publishing aps. David Mckean (2012). IT Management Projects. Programs. and Business Change. David Mckean & ventus publishing aps. David Mckean (2012) IT strategy & Technology Innovation. David Mckean & Ventus publishing aps. Elizabeth Hardcastle (2011) Business Information System. Elizabeth Hardcastle & Ventus publishing aps Freddy Rangkuti. (2012) SWOT Balanced Scorecard. Teknik Menyusun Strategi Korporat yang efektif plus cara mengelola kinerja resiko. PT. gramedia pustaka utama Jakarta. John Ward & Joe Peppard (2002). Strategic planning for information system. Cranfield School of Management. Cranfield. Bedfordshire. UK. M. Diega Amanda & Nuansa Parilanang (2010). Perencanaan Strategi system informasi & teknologi informasi pada CV. Dwi murti. Mansyur. SE.. M.Si (2010). Manajemen Pembiayaan Proyek. Laksbang Pressindo Jogjakarta. MTD training (2010). Thinking Strategically. MTD training & ventus publishing aps. O Brien, J.A. (2005). Introduction to Information Systems. McGraw Hill Higher Education, New York. Roni jaya & lukas alexander (2012). RIS. PERENCANAAN STRATEGI SISTEM INFORMASI DAN TEKNOLOGI INFORMASI PADA PT.TRIPUTRA INTI MAKMUR DENGAN METODE ENTERPRISE ARCHITECTURE. Scott A. Bernard (2005). An Introduction To Enterprise Architecture. Author House. Ted James (2011). Operations Strategy. Ted James & Ventus Publishing aps. JURNAL: Budi Yuwono, Annas Vijaya (2011). MENGUKUR KORELASI ANTARA TINGKAT KEMAPANAN TATA KELOLA TEKNOLOGI INFORMASI DENGAN PRODUKTIVITAS PERUSAHAAN. Universitas Indonesia. George C. Gonzalez, Pratyush Nidhi Sharma, and Dennis Galletta (2012). Factors Influencing the Planned Adoption of Continuous Monitoring Technology. American Accounting Association/Journal of Information System. Robert Davison, Philip Powell & Eileen Trauth (2011). Information System Journal. ISI Journal Citation Reports Ranking: 2011: 11/83 (Information Science & Library Science). Sine Nomine (2011). Expert; Jurnal Sistem Informasi. Binus University. Susana Limanto, Ellysa Tjandra (2011). IMPROVING EFFICIENCY AND EFFECTIVENESS OF CONSULTATION PROCESS BETWEEN LECTURERS AND STUDENTS THROUGH AN INFORMATION SYSTEM SOFTWARE BASED INTRANET. Universitas Indonesia.

10 RIWAYAT PENULIS

11 P IC T U R E PERSO NAL INFO RM ATIO N Binusian ID Full Name Address ADITTIA RIVALDI adhit_rivald@yahoo.com Current PD. SAFARI INDAH JL. SERUNI I D1 008 TANGERANG DKI Jakarta, Indonesia Permanent PD. SAFARI INDAH JL. SERUNI I D1 008 TANGERANG DKI Jakarta, Indonesia Phone Numbers Gender Birth Place / Date Nationality Marital Status Religion Mobile : Home : Male JAKARTA / 30 Jan 1991 Indonesia Single Islam FORM AL EDUCATION Mar present Jun Jun 2009 Bina Nusantara University, Jakarta, Indonesia Bachelor (S1), Information Systems GPA: 2.13 SMA KARTIKA X-I, Jakarta, Indonesia Senior High, Not applicable GPA: N/A Jun Jun 2006 MTSN 3, Jakarta, Indonesia Junior High, Not applicable GPA: N/A O R G A N IZ A T IO N E X P E R IE N C E Jul Jul 2012 P4BI (Perhimpunan Putra Putri Pegawai dan Pensiunan Bank Indonesia), section coordinator field event coordinating all events held by P4BI

12 P IC T U R E PERSO NAL INFO RM ATIO N Binusian ID Full Name Address MUHAMAD AIFY FAUZAN m.aify_fauzan@yahoo.com Current JL TANAH RENDAH V, NO. 19 RT.005/006 TANAH ABANG JAKARTA PUSAT DKI Jakarta, Indonesia Permanent JL TANAH RENDAH V, NO. 19 RT.005/006 TANAH ABANG JAKARTA PUSAT DKI Jakarta, Indonesia Phone Numbers Gender Birth Place / Date Nationality Marital Status Religion Home : Mobile : Male JAKARTA / 23 Mar 1986 Indonesia Single Islam FORM AL EDUCATION Jun present Jun Jun 2004 Jun Jun 2001 Bina Nusantara University, Jakarta, Indonesia Bachelor (S1), Information Systems GPA: 2.44 SMK YUPPENTEK 1, Tangerang, Indonesia Senior High, Not applicable GPA: N/A SLTP Negeri 5, Tangerang, Indonesia Junior High, Not applicable GPA: N/A O R G A N IZ A T IO N E X P E R IE N C E Oct Oct 2012 Jan Jan 2011 Oct Oct 2011 Seni Teater Mahasiswa Bina Nusantara, President Strategy Development, Performance Management, Public Relations. Pemuda Panca Marga, Secretary Communication, Scheduling Meetings, Maintaining Archives, Preparing Drafts, Reporting Seni Teater Mahasiswa Bina Nusantara, Artistic Division Managing Organization Assets W O R K IN G E X P E R IE N C E Sep Aug 2006 POSITION-COMPANY NAME PT. Putraja Perkasa, Jakarta, Indonesia IT/MIS-Technical Support JOB DESCRIPTION Installing and conviguring computer systems, diagnosing and solving hardware/software fau logging customer/employee queries Aug May 2009 POSITION-COMPANY NAME PT. Putraja Perkasa, Jakarta, Indonesia Others JOB DESCRIPTION Give instructions and/or orders to subordinates, Be held responsible for the work and actions other employees,

13